Procedimiento general para el control de la actividad de dirección a las aldeas universitarias

Introducción

El agotamiento del modelo de desarrollo venezolano vigente hasta finales del siglo

pasado, ha puesto a las organizaciones educativas en un sitial de primer orden en cuanto a su responsabilidad como motor de inclusión, generadoras de conocimientos, creadoras de mejores condiciones para el trabajo y facilitadoras de opciones de diálogo y participación social.

En el contexto del plan sectorial de la educación universitaria del período 2008-2013, esta se reconoce como un derecho humano fundamental y un factor estratégico para el desarrollo de la nación. Entre sus principales exigencias se destaca la necesidad de que esta constituya un espacio abierto a la formación permanente de todos y todas, para garantizar la participación de la sociedad, en la creación, transformación y socialización de conocimientos, contribuir a superar la división del trabajo manual e intelectual, desarrollar la cooperación solidaria, la justicia, la igualdad, la participación, y las capacidades para comprender y conocer el pasado y el lugar en el mundo, así como pensar críticamente, modelar el futuro y ejercer las potencialidades para crear una nueva sociedad más participativa, democrática y de inclusión social.

El Ministerio del Poder Popular para la Educación Universitaria como ente rector del trabajo de las aldeas universitarias de la Misión Sucre constituye el órgano principal en materia de formulación, ejecución, evaluación y regulación de políticas, planes, programas y proyectos que coadyuvan al logro y consolidación de las estrategias de desarrollo nacional en materia de formación de recursos humanos en la educación universitaria venezolana. Este ministerio consciente de su responsabilidad con el desarrollo económico, científico, tecnológico, social, político y cultural de la sociedad venezolana, ha basado su gestión en la instrumentación de un conjunto de objetivos, políticas y estrategias que buscan acompañar, apoyar y desarrollar nuevas formas de organización de las instituciones de educación universitaria, de manera que incidan en su pertinencia, calidad, equidad y financiamiento, de cara a su consolidación como efectivas organizaciones de democratización del conocimiento, de formación integral de profesionales e intelectuales y de servicio a las comunidades, para cumplir sus altísimas responsabilidades y compromisos.

En el presente trabajo se pretende abordar un conjunto de aspectos fundamentales, que sirven de base para el diseño de herramientas para el control de la actividad de dirección en las aldeas universitarias en la República Bolivariana de Venezuela, así como el análisis de los diferentes enfoques y postulados teóricos abordados por reconocidos autores en la materia tratada.

[Carnota Lauzán, (1987); Stoner, (2007); Sánchez Sánchez, (2011)].

Los resultados del diagnóstico organizativo a las diferentes aldeas universitarias del eje Valles del Tuy generó la situación problemática de esta investigación la cual estuvo relacionada con un grupo de aspectos que a continuación se harán alusión:

• 1. Deficiencias en el control de los principales parámetros e indicadores que miden la gestión en las aldeas universitarias.

• 2. Carencia de un sistema de trabajo integral que tenga en cuenta los principales elementos de un sistema de control para la gestión en las aldeas universitarias como son los objetivos de control, los puntos estratégicos para el desarrollo del control, los tipos de control (previo, corriente y posterior), los medios y técnicas de control, así como el análisis sistemático de los indicadores de eficiencia académica trimestral, semestral y anual.

• 3. Es aún insuficiente el análisis colectivo de los indicadores de eficiencia académica con el colectivo de profesores y estudiantes a nivel de las diferentes aldeas universitarias y en los niveles del eje y de la coordinación regional.

• 4. Pobre seguimiento por parte de los coordinadores de las aldeas universitarias de los señalamientos que le han sido planteados en los controles realizados en la coordinación regional y en las diferentes visitas de acompañamiento pedagógico llevadas a cabo por parte de los directivos de la coordinación regional así como de otros directivos de las diferentes instituciones de educación universitaria.

El problema científico a resolver estuvo orientado a la solución de cómo utilizar los métodos y técnicas de la investigación científica para la solución de una situación tan importante como es el control en las aldeas universitarias, que se caracteriza por una cultura organizacional de trabajo operativo que atenta contra esta importante función de dirección y donde la totalidad de sus directivos se encuentran a tiempo parcial en la actividad en ocasiones "ad honoren" como motivación fundamental de apoyar el proyecto del ciudadano presidente Hugo Rafael Chávez Frías, y es aún incipiente los recursos y medios técnicos de dirección para desarrollar un adecuado control a nivel de las aldeas universitarias.

Para dar solución a este problema científico se plantea como hipótesis general de la investigación ¿Es posible elaborar un procedimiento general que permita explicar las etapas o fases que han sido tenidas en cuenta para la instrumentación de un procedimiento para el control de la actividad de dirección en las aldeas universitarias de la misión Sucre en el eje Valles del Tuy del estado Miranda en la República Bolivariana de Venezuela?

Como objetivo general de la tesis consiste en elaborar un procedimiento general para el control de la actividad de dirección en las aldeas universitarias de la misión Sucre en el eje Valles del Tuy del estado Miranda en la República Bolivariana de Venezuela.

Los objetivos específicos del trabajo son los siguientes:

• 1. Estudiar la problemática general del control de la actividad de dirección en las organizaciones en las condiciones actuales y en especial en las aldeas universitarias de la misión Sucre en la República Bolivariana de Venezuela.

• 2. Realizar un estudio diagnóstico de las problemáticas principales que caracterizan a las aldeas universitarias del eje Valles del Tuy en la Misión Sucre del estado Miranda en la República Bolivariana de Venezuela.

• 3. Elaborar el procedimiento general para la mejora del control de la actividad de dirección en las aldeas universitarias del eje Valles del Tuy en la Misión Sucre del estado Miranda en la República Bolivariana de Venezuela y los correspondientes procedimientos específicos con los respectivos métodos y técnicas utilizadas.

• 4. Validar el procedimiento general propuesto sobre la base de la aplicación de técnicas de la estadística no paramétrica y el uso de expertos.

Para dar solución al problema científico planteado, se requiere del empleo de métodos que respondan a estas exigencias; entre los aplicados en esta investigación se destacan los siguientes:

Métodos generales: El método hipotético-deductivo, para la elaboración de la hipótesis general de la investigación y para proponer el procedimiento general que debe realizarse para la realización del control de la actividad de dirección en las aldeas universitarias en el "Eje Valles del Tuy" en el estado Miranda en la República Bolivariana de Venezuela; el método sistémico, para lograr el funcionamiento armónico y coordinado de los procesos con la estrategia de la organización; el método dialéctico, para el estudio crítico de las investigaciones precedentes, tanto en Venezuela como en otros países, tomadas como punto de partida para alcanzar un nivel superior en los sistemas de control diseñados a partir de los resultados obtenidos.

Métodos lógicos: El método analítico-sintético, al detallar cada de las actividades que se desarrollan en las diferentes aldeas universitarias y su integración con el trabajo de la coordinación regional.

Métodos empíricos: los métodos de la entrevista, y la observación para obtener los problemas presentes en el proceso estudiado y los métodos de expertos para la validación del procedimiento general propuesto.

Métodos matemáticos: los métodos estadísticos no paramétricos como el índice de consenso entre expertos para la validación del procedimiento general entre otros.

Consideraciones generales sobre la función de control como elemento de la ciencia de la dirección

La dirección como ciencia desde el punto de vista funcional puede ser vista como el proceso mediante el cual se lleva a cabo la planificación, la organización, el mando y el control de un grupo social con vistas a lograr determinados resultados bajo ciertas condiciones y restricciones. Dentro de este grupo de funciones generales o comunes que conforman el ciclo administrativo de la dirección la función de control comprende la determinación de si la tarea ejecutada o en proceso de ejecución se llevó o viene llevándose a cabo de acuerdo con los marcos fijados en la planificación e incluye la orientación a quien corresponda para que tome las medidas rectificadoras que se requieran o conozca los éxitos alcanzados.

El objetivo del presente capítulo es presentar la revisión bibliográfica que sustenta la investigación realizada, a partir del estudio de la literatura especializada en el área del conocimiento sobre la temática del control como una función del ciclo administrativo de dirección, y a la vez un tema de gran actualidad y relevancia en el mundo empresarial y en todas las organizaciones productivas y de servicios en sentido general, así como su integración con otras temáticas de la ciencia de la dirección como se muestra en la Figura Nº1.

Para su desarrollo se realizó el análisis de diversas concepciones teóricas, filosofías y herramientas de manera que facilitará la comprensión de temáticas utilizadas a lo largo de la investigación y que justificará el problema abordado, analizándose críticamente el criterio de varios autores y estableciendo las consideraciones de la autora al respecto.

Figura Nº 1: Hilo conductor de la investigación teórica.

Fuente: Elaboración propia.

Haciendo un análisis detallado del contenido de las definiciones planteadas por algunos de estos autores, se han extraído algunos aspectos importantes que se exponen a continuación:

• El control es una filosofía que abarca todas las materias que hacen posible el estudio de los factores de éxito o de fracasos de las organizaciones.

• Constituye un proceso continuo, reiterativo y holístico que emplean los directivos como guía para el funcionamiento de la organización.

• El control debe ser una herramienta para la mejora de la eficiencia y la eficacia organización y no instrumento cuyos gastos sean superiores a los recursos que son necesarios para su instrumentación

• Las funciones de la dirección como elemento de la ciencia de la dirección.

Todo sistema de dirección, por muy distintas que sean sus características o función

social, está compuesto por un conjunto de funciones complejas en su conformación, desarrollo y funcionamiento. La dirección ha sido definida como la guía, conducción y control de los esfuerzos de un grupo de individuos hacia un objetivo común.

El trabajo de cualquier directivo puede ser dividido en un grupo de funciones generales que son las siguientes:

• 1. Planificar: determinar qué se va a hacer. En esta función se plantean un grupo de decisiones que incluyen el esclarecimiento establecimiento de objetivos, políticas, programas y campañas; determinación de métodos y procedimientos específicos y fijación de previsiones día a día.

• 2. Organizar: agrupar las actividades necesarias para desarrollar los planes en unidades directivas y definir las relaciones entre los ejecutivos y los empleados en tales unidades organizativas.

• 3. Coordinar los recursos: obtener, para su empleo en la organización, el personal ejecutivo, el capital, el crédito y los demás elementos necesarios para realizar los programas. 

• 4. Dirección, mando o toma de decisiones: emitir instrucciones. Incluye el punto decisivo de asignar los programas a los responsables de llevarlos a cabo y también las relaciones diarias entre el superior y sus subordinados.

• 5.  Controlar: vigilar si los resultados prácticos se conforman lo más exactamente posible a los programas.  A continuación se exponen un grupo de elementos formadores del ciclo administrativo de la dirección en la Figura Nº 2.

Figura Nº 2: Elementos formadores del ciclo administrativo de la dirección.

Fuente: Elaboración propia.

Siempre que se está en presencia de un proceso de dirección, estas funciones deben estar implícitas, aunque la subdivisión que se presenta tenga un carácter puramente

analítico y metodológico, ya que todos se producen de forma simultánea en un período

de tiempo dado, y sin atenerse a este orden predeterminado en el cual se presentan. En la actualidad, esta subdivisión la conforman solamente la planificación, la organización, la dirección (liderazgo o mando) y el control, pues se considera que en cualquiera de las restantes, la coordinación es parte de ellas.

Lo que si resulta indiscutible es que cada una de estas funciones juega un papel determinante dentro del proceso de dirección, complementándose mutuamente y formando un sistema de relaciones de dirección. 

Muchos autores plantean la importancia relativa que tiene la planificación por sobre las restantes funciones; pero resulta innegable la relación estrecha que existe entre cada una de ellas.

• El control como función general de la dirección.

Es la función fundamental de la ingeniería cuyo mayor propósito es medir, evaluar y corregir las operaciones del proceso, máquina o sistema bajo condiciones dinámicas para lograr los objetivos deseados dentro de las especificaciones de costo y seguridad.

El control es un proceso por medio del cual se modifica algún aspecto de un sistema para que se alcance el desempeño deseado en el mismo. La finalidad del proceso de control es hacer que el sistema se encamine completamente hacia sus objetivos. El control no es un fin en sí mismo, es un medio para alcanzar el fin, o sea mejorar la operación del sistema.   El control es una función de la dirección que se elabora para asegurar que los hechos concuerden con los planes. Para que sea eficaz, se debe enfocar al presente, se debe centrar en la corrección y no en el error, debe, asimismo, ser específico, de tal forma que se concentre en los factores claves que afecten los resultados. Es universal y abarca todas las fases de la empresa [Burfk Scanlon; 1987]. Algunos autores como S. García Echevarría (1991) aseguran que el tema del "controlling", adquiere en la actualidad una nueva interpretación porque la empresa se encuentra en un proceso de cambio total. Este autor establece que se deben descubrir los entornos y las potencialidades propias de la organización; pues el sistema de dirección tiene que orientarse a descubrir las estrategias para adaptarse a situaciones cambiantes. Define el Controlling Moderno como la filosofía de la anticipación y la terapia de la prevención.

Una de las claves fundamentales del Controlling Moderno radica básicamente en:

• La función de coordinación.

• La vinculación del presente con el futuro.

• La coordinación en el comportamiento de los hombres en las distintas funciones heterogéneas, coordinadas de forma homogénea en cuanto a criterios económicos.

CONTROL

El control es el proceso mediante el cual se verifica el cumplimiento exitoso o no de la actividad de dirección, se analizan las causas y se toman las medidas en caso que así se justifique. Es el punto donde se cierra un ciclo de dirección para dar comienzo al otro.

EFECTIVIDAD DEL CONTROL

Para que el control sea efectivo debe desarrollarse como una unidad y aplicarse en todo tiempo a la organización, pudiendo clasificarse en: Control Preliminar, Control concurrente, Control posterior. Este se apoya en la comprobación, fiscalización e inspección de las variables organizativas para descubrir desviaciones reales o potenciales que influyen o pueden llegar a influir sobre los objetivos de la organización.

PROCEDIMIENTOS DEL CONTROL

• El estudio del procedimiento general para el control de la actividad de dirección en las aldeas universitarias constituye uno de los objetivos fundamentales en la actividad de dirección porque permite el análisis integrador y sistémico de las funciones generales del ciclo administrativo de la dirección (la planificación, la organización, el mando y el control) aplicado a las aldeas universitarias como principal espacio docente educativo donde se materializa la misión Sucre en la República Bolivariana de Venezuela.

• La estudio y la profundización en la temática del control de la actividad de dirección de los coordinadores de las aldeas universitarias constituye una importante herramienta de trabajo en el logro de la eficiencia del trabajo de dirección de estas instituciones educativas universitarias que realizan sus funciones en los diferentes espacios educativos con personal que en la mayoría de los casos no dedica su actividad a tiempo completo para el trabajo de la misión y adolecen de una formación pedagógica para el mejor desempeño de la misma a pesar de su alta voluntad política.

3.2.4 Conceptualización del procedimiento general desarrollado.

Las etapas que conforman el procedimiento general desarrollado son los siguientes:

• 1. Acondicionamiento primario.

• 2. Diseño estratégico y organización.

• 3. Mando y control.

• 4. Implementación y seguimiento.

Para definir estas etapas así como los procedimientos específicos y las actividades que lo componen fue necesario integral experiencia acumulada en el conjunto de procedimientos desarrollados por varios autores, las necesidades aun no resueltas en cuanto al control como función de dirección en las aldeas universitarias de la Misión Sucre en el eje "Valles del Tuy" del estado Miranda.

Como resultado del conjunto de criterios se llegó a establecer un procedimiento general para la realización del control de la actividad de dirección en estas organizaciones el cual está integrado por las etapas que se muestran a continuación.

Posteriormente son explicados un grupo de procedimientos específicos, así como un conjunto de métodos y técnicas que conforman el procedimiento general propuesto.

Figura Nº 9: Procedimiento para el control de la actividad de dirección en las aldeas universitarias del eje "Valles del Tuy " del estado Miranda.

. Fuente: Elaboración propia.

Procedimiento Nº.1: Sensibilización y capacitación del personal.

Objetivo: Sensibilizar y capacitar a todo el equipo de dirección sobre la necesidad e importancia del estudio que se está realizando sobre el control de la actividad de dirección en las aldeas universitarias en el eje "Valles del Tuy".

El grupo de métodos y técnicas que son utilizadas en este procedimiento específico son las reuniones, los trabajos de mesa, entrevistas, entre otros.

Procedimiento Nº 2: Diagnóstico preliminar de la entidad.

Objetivo: Diagnosticar la situación de las aldeas universitarias de la misión Sucre en el eje "Valles del Tuy" para poder determinar las posibles fortalezas, debilidades, amenazas y oportunidades de la misma con el propósito de establecer posteriormente las posibles estrategias y acciones estratégicas.

Los métodos y técnicas que pueden ser utilizados son las entrevistas, encuestas, el análisis documental, entre otros.

Procedimiento Nº 3: Fortalecimiento del equipo de dirección.

Objetivo: Fortalecer y contribuir al mejoramiento de la eficiencia y eficacia del trabajo del equipo de dirección, mediante una mejor formación y desarrollo del personal de dirección. Desde el punto de vista interno se han venido desarrollando con el apoyo de la asesoría cubana y el Convenio Cuba-Venezuela un grupo de actividades de capacitación que han fortalecido de manera significativa la especialización vertical y horizontal de nuestros profesores y del equipo de dirección de la coordinación regional de manera general.

Procedimiento Nº 4: Obtención de datos y registro para la validación del diagnóstico.

Objetivo: Recopilar y registrar toda la información primaria para la obtención de los diferentes indicadores que caracterizan el funcionamiento de las aldeas universitarias en sentido general.

Los métodos y técnicas que pueden ser utilizados son las visitas a las diferentes aldeas universitarias, el acompañamiento metodológico, los gráficos de control, entrevistas, encuestas, entre otras.

Procedimiento Nº 5: Comunicación de la información a los miembros de la organización.

Objetivo: Comunicar e informar a todo el equipo de dirección y a los demás coordinadores de las aldeas universitarias, profesores y estudiantes el funcionamiento de la misión, las causas y condiciones que han dado lugar al avance o retroceso de algunos parámetros fundamentales de su funcionamiento como la cantidad de desincorporados entre otros.

Los métodos y técnicas que pueden ser utilizados son los consejos de dirección, las reuniones, las charlas, los recorridos por las diferentes aldeas universitarias entre otras.

Procedimiento Nº 6: Organización de la información y planteamiento de las estrategias de trabajo a llevar a cabo.

Objetivo: Organizar todas las acciones o medidas que deben ser llevadas a efectos y el planteamiento de las diferentes estrategias de trabajo a ser desarrolladas.

Los métodos y técnicas que pueden ser utilizados las técnicas de trabajo en grupo y la matriz de fortalezas, debilidades, amenazas y oportunidades, entre otras

Procedimiento 7: Implementación de las acciones estratégicas.

Objetivo: Llevar a vías de hecho las estrategias que han sido concebidas en la coordinación regional de la misión Sucre por parte del equipo de dirección con los correspondientes planes tácticos y operativos.

Los métodos y técnicas que pueden ser utilizados en este procedimiento son las reuniones, Consejos de dirección, las técnicas de trabajo en grupo entre otras.

Procedimiento Nº 8: Control y seguimiento periódico. (Diario, mensual, trimestral) y evaluación de los indicadores e índices de eficiencia académica.

Objetivo: Controlar la marcha del cumplimiento de los indicadores e índices de eficiencia académica y de funcionamiento en las aldeas universitarias de manera mensual, trimestral y anual.

Recomendaciones

• Generalizar el procedimiento general para el control de la actividad de dirección de la coordinación regional a los coordinadores de las aldeas universitarias en los "Valles del Tuy" en la República Bolivariana de Venezuela a otras coordinaciones regionales o de ejes de la Misión Sucre en el país.

• Utilizar los elementos que han sido tenidos en cuenta en el trabajo, para el estudio del diagnóstico organizativo en otras coordinaciones regionales y de ejes de la misión Sucre e incluso en otras instituciones de educación universitaria en la República Bolivariana de Venezuela.

• Capacitar y concientizar al personal implicado en la actividad de dirección de la Misión Sucre sobre los elementos claves de este procedimiento que se propone, así como en las direcciones principales que deben ser tenidas en cuenta para su implantación.

Algunos autores como S. García Echevarría (1991) aseguran que el tema del "controlling", adquiere en la actualidad una nueva interpretación porque la empresa se encuentra en un proceso de cambio total. Este autor establece que se deben descubrir los entornos y las potencialidades propias de la organización; pues el sistema de dirección tiene que orientarse a descubrir las estrategias para adaptarse a situaciones cambiantes. Define el Controlling Moderno como la filosofía de la anticipación y la terapia de la prevención.

Autor:

Lic. Yina Yuraima Vizcaya.

Tutor: Dr. MSc Ing. Ramón Sánchez Sánchez.

Profesor Titular

Curso 2010-2011

Universidad Central "Marta Abreu" de las Villas

Facultad de Ingeniería Industrial y Turismo Centro de Estudios de Dirección Empresarial