La gobernabilidad en las organizaciones, ante los nuevos retos de la administración (página 2)

La vinculación del término de gobernabilidad a la actividad en las organizaciones es bastante reciente, este vio sus inicios, sobre la década de los 70, fundamentalmente relacionado con el ejercicio del poder a nivel de país, es decir, el gobierno, como vía de lograr una relación entre centralización y democracia.

Comienza a transferirse hacia la actividad empresarial, a partir de la experiencia en grandes organizaciones que debían encargarse de lograr establecer patrones de comportamientos comunes a un conjunto de organizaciones no vinculadas únicamente a estas instituciones u organizaciones, o como, un medio de lograr el gobierno en organizaciones en su transito de una filosofía a otra, con la introducción de nuevas practicas como; gestión por procesos, gestión de servicio, etc.

Gobernabilidad, algunas definiciones

Se pueden dar algunas definiciones de este término, que posibilitan la reflexión sobre la amplitud de este, y su transformación, en el tiempo, donde se observa una evolución hacia la consideración de los intereses de las personas y su inclusión en la toma de decisiones.

"Ejercicio de cualquier autoridad legal, económica y administrativa en la gestión de los asuntos de una corporación a todos los niveles, entendiendo que esta comprende los mecanismos, procesos e interrelaciones, a través de los cuales los empleados, unidades, gerencias, departamentos y equipos articulan sus intereses, ejercitan sus derechos legales y contractuales, cumplen con sus obligaciones y median sus diferencias" adaptado de la definición general propuesta por (adaptado de la definición dada por Naciones Unidas)

"Es el sistema a través del cual las empresas son dirigidas y controladas. La estructura de gobernabilidad debe especificar los derechos y responsabilidades de los diferentes roles, tales como los accionistas, la junta directiva, la alta gerencia y en general otros interesados (stakeholders) tales como bancos, gobierno y comunidades impactadas, entre otros. Provee la estructura de fijación de objetivos y de los medios para monitorear su desempeño." (OECD Abril 1999 y Cadbury 1992.)

."….Conjunto de reglas por las cuales una empresa toma decisiones……….

….. Potencial que tiene la organización de mantener la situación de armonía de los diferentes intereses que se dan cita en una empresa ………" (El Poder de la Comunicación Estratégica, por I. Pizzolante N.)

"La gobernabilidad tiene que ver con la existencia o inexistencia de estructuras que permitan el logro de la misión y objetivos que se propone y con la distribución del poder y la autoridad en ella. La gobernabilidad no es otra cosa que una forma de alcanzar los resultados"…"la distribución del poder se hace visible en la existencia de órganos diferentes tanto personales como colegiados que posean la autoridad institucional para la toma de decisiones y que sean accesibles a los miembros que integran la institución" L. E. Orozco (febrero 2007) Gestión y gobernabilidad de las instituciones de la educación superior

A nuestro juicio el esquema de gobernabilidad es la unión de un conjunto de elementos formales e informales que sustentan todas las relaciones que se constituyen en una organización, permitiendo establecer todas las relaciones de comunicación por las que se lograr el control y el feedback en la misma.

Luego los esquemas de gobernabilidad han venido como una evolución o complemento de las estructuras organizativa, aportando a estas, elementos informales, como medio de lograr el control o gobierno, es decir que en estos esquemas están presentes elementos formales, a los cuales se ceñían fundamentalmente las estructuras organizativas y elementos propios de las nuevas formas de administración, entre ellos valores compartidos, ética de las organizaciones. Los esquemas de gobernabilidad conciben a la organización en una relación amplia y diversa con otras organizaciones y su medio.

A juicio de los autores el esquema de gobernabilidad, posibilita conjugar la participación, demanda, con la centralización (con nuevas características), necesaria para la integración y unión de la organización. La proporción en la conjugación de estas variables estarán, en dependencia de la filosofía y cultura de la organización, de esta se desprenden los valores y principios que servirán de guía para todo el diseño del esquema de gobernabilidad y los elementos que lo componen, determinándose como se asumirá en toda la organización, los procesos de toma de decisiones y participación.

Elementos de los esquemas de gobernabilidad

Un esquema de gobernabilidad esta formado por un conjunto de elementos que se pueden clasificar en dos grandes grupos. Los asociados a los procesos, diseños formales, de la estructura organizativa, la tecnología usada con este fin a los que denominaremos duros y los relacionados con elementos de comportamiento organizacional o individual, a los que denominaremos blandos.

Entre los elementos duros podríamos citar: Visión, Misión, procesos de la organización y su cadena de valor, sistemas de objetivos, sistemas de indicadores estratégicos, tácticos y operativos, sistemas organizativos; distribución de funciones, roles y responsabilidades, definición de los sistemas de las relaciones internas y externas, distribución del poder y la autoridad formal (estructura organizativa), sistemas de control o rendición de cuenta, sistemas de evaluación y compensación.

Dentro de los componentes blandos se pueden mencionar: los factores de liderazgo, sistemas y esquemas de comunicación informales, internos y externos, normas de conductas, valores organizacionales, actitudes y comportamientos de grupo, sistemas de creencias apoyadas por la organización, ética, cultura organizacional. Son aquellos relacionados con aspectos subjetivos que le imprimen los hombres en su accionar en las organizaciones.

Estos dos grandes grupos de elementos que constituyen la gobernabilidad no existen de forma independiente, estos componentes se complementan, existiendo una estrecha interrelación entre ellos, Ej: la forma en que se determina la misión de la organización, puede llevar un mayor o menor grado de centralización o participación, el establecimiento de los procedimientos formales, pueden hacerse consensuados o imponerse, esto además se vincula con los estilos de liderazgo que priman en la organización por citar solo algunos ejemplos. El nivel de importancia que se le brinda a uno u otro de estos grupos, varía de acuerdo con el tipo de organización y filosofía de gestión o valores adoptados en ella, haciéndose necesario un adecuado balance entre componentes duros y blandos, siendo difícil hacer absoluto, el empleo de uno sin considerar o condicionarlo al otro. Considerándose; que en las actuales organizaciones se va observando con más fuerza los elementos blandos como medio de lograr la gobernabilidad, de estos sistemas.

Lograr el balance entre estos elementos constituye, el gran desafió en las actuales condiciones, de las organizaciones, siendo necesaria la conjugación de la proporción exacta de cada uno de los elementos en dependencia de la filosofía de gestión, pero esto transcurre en un contexto que le impone a la organización determinadas condiciones, siendo necesario buscar alternativas, entre los elementos del esquema.

¿Por qué los esquemas de gobernabilidad?

Esto se ha producido por la necesidad de superar las estructuras organizativas y los organigramas y encaminar los diseños de las organizaciones, bajo la concepción de principios y valores que ayuden orientar todos los elementos de los esquemas (considerando dentro de esto elementos informales), con concepciones macros y enfoque estratégico, que llevan implícito el cambio en la organización.

Los esquemas dan margen a la autoridad informal como vía de lograr el control y gobierno en las organizaciones, permitiendo establecer formas para involucrar y motivar a los empleados, mediante una diversificada participación de sus empleados en la toma de decisiones y en la elaboración de los sistemas de planes estratégicos, tácticos y operativos, se concibe sistemas de formación, divulgación, compensación, que propicien el desarrollo de estos elementos blandos.

Se le da una connotación diferente a los grupos de trabajo, los cuales ya no sólo se restringen a la alta dirección, propiciándose una amplia creación de comités, órganos colegiados, mesas de trabajo, equipos de coordinación,.etc. Donde se deposita parte de la autoridad formal e informal, participando estos, en decisiones y propuesta que se presentan ante la alta dirección o ápice estratégico. Pasan a un primer plano, reuniones, juntas, etc. como formas indispensables en el proceso de dirección, por nombrar algunos.

Se logra la coherencia, a partir de los comportamientos y actitudes creadas como formas validas de trabajo en las organizaciones, estableciendo las normas y reglas de los grupos y personas que se requieren y posibilitan la comunicación entre estos equipos, pues la flexibilidad que se le demanda a la organización por sus clientes no permite la alta formalización. Comienza a establecerse las competencias laborales que tienen en su base, valores y comportamientos necesarios para el logro de la misión de la organización

Estos elementos, son altamente variables, en dependencia del sector o esfera del mercado a que esta dirigido, el bien final que presta la organización, las características del entorno en que se encuentra ubicada la misma, y de los empleados que la forman, por nombrar algunos. Haciendo complejo el diseño de los esquemas de gobernabilidad, debiéndose tener en cuenta un conjunto de factores.

Factores a tener en cuenta en la elaboración de los esquemas de gobernabilidad

Se consideran factores, a las variables que se manifiestan en la organización o en el medio donde se desenvuelve, ejerciendo una influencia sobre la misma, estas variables se comportan como variables continuas, pudiendo adoptar cualquier valor entre los extremos de la misma, es decir, se manifiestan de valores que oscilan entre un mínimo o nulo y un máximo, ellos determinan, el balance que debe existir entre los elementos formales (duros) o blandos del esquema propuesto. La clasificación de estos factores es compleja, por su gran interrelación. Proponiéndose como criterios los siguientes:

Factores externos: son aquellos su influencia que se ejerce, desde el exterior, y sobre los que la organización no puede actuar, para transformarlos o cambiarlos Ej: sistemas de controles que sobre ella inciden, demanda de los clientes, exigencias de organizaciones gubernamentales, del sector o corporación a la que se pertenece (de existir), mercado de trabajo, de la competencia, etc.

Factores internos: son aquellos propiciados por la organización, existen en ella, sobre los que esta puede incidir o transformar de alguna forma. Ej: Procesos, características del factor humano, dispersión, estructura organizativa, definición de contenidos y roles de las diferentes áreas, sistemas para la toma de decisiones, estilos de liderazgo empleados, sistemas de rendición de cuenta, cultura y valores organizacionales, sistemas de compensación establecido, etc.

Elementos a tener en cuenta para el diseño de los esquemas de gobernabilidad

Partiendo de estos factores se hace necesario considerar los siguientes elementos en el diseño.

• Misión de la organización, la cual esta asociada a las responsabilidades que le han sido asignada, o ha adquirido la organización.
• Sistemas legales y exigencias establecidas para el sector.
• Estrategias macros del sector y sistemas de objetivos establecidos.
• Procedimientos de trabajo usados por el micro entorno que la rodea.
• Nivel de incidencia del entorno.
• Nivel de independencia o rol de la organización.
• Tipo de influencia y sistemas de controles que debe observar la organización.
• Desarrollo y exigencias de la competencia.
• Contexto social, características del mercado de trabajo, reglamentaciones y disposiciones legales al respecto.
• Principios éticos asumidos como validos en el funcionamiento de la misma.
• Tendencias y mejores prácticas que existen a nivel nacional o internacional.

Cómo elaborar un esquema de gobernabilidad, una propuesta.

Se propone la siguiente secuencia de etapas o fases para la elaboración de un esquema de gobernabilidad, donde es posible realizar paralelamente varias de estas fases.

Análisis de factores externos que influyen en la organización

El objetivo de esta fase es determinar los patrones de comportamiento, deberes y responsabilidades que deben ser asumidos en la organización. Debiéndose considerar; las restricciones legales, disposiciones que existen en la materia, para el sector al que pertenece la organización o procesos que en ella se desarrollan, estatutos de constitución de la organización, sus reglamentaciones. el nivel de libertad de acción que posee la organización, controles establecidos por organizaciones gubernamentales, clientes, que pueden dar, determinadas restricciones a los procesos, productos–servicios que la misma brinda, la flexibilidad ante esto que se le impone o que debe ajustarse la organización, posición ante la competencia, mejores prácticas, etc. Ej. Sistema de protección al cliente, Normas de calidad. Regulaciones laborales exigidas. Se debe tener presente que no todas las partes que conforman la organización están sujetas a las mismas influencias, ni responden a los mismos intereses de los clientes.

Para lograr esta fase obtener esta información es necesaria la revisión de documentos y contar con un estudio de clientes externos

Resultados

• Obligaciones y responsabilidades sociales.
• Filosofía y tendencias de gestión adoptada y conveniente
• Características de sus relaciones externas
• Características de sus mercados y clientes
• Principios básicos de funcionamiento
• Diferenciar influencias por áreas y respuestas que deben dar

En dependencia de los grados o niveles de libertad, podrán emplearse más elementos blandos dentro del esquema propuesto.

Determinación de la correspondencia entre Misión, Visión y las responsabilidades

Toda organización adquiere compromisos con la sociedad, sus empleados, con la rama, compañía, etc. Estos son considerados como responsabilidades, que deben cumplirse, bajo determinadas disposiciones, que se imponen en un contexto social, en que esta, se desarrolla. Bajo estos factores externos, las organizaciones elaboran su Misión y realizan una proyección estratégica, debiendo existir correspondencia entre esta y sus responsabilidades.

Resultados

• Misión.
• Visión.
• Cadena de valor: Procesos claves, soporte y estratégicos
• Contrataciones (autsarsin).
• Valores organizacionales.
• Objetivos o Metas supremos.
• Liderazgo
• Principios de comportamiento de la organización
• Políticas generales.

La coherencia entre estos elementos son los que garantizan un esquema de gobernabilidad que responda a las necesidades e imperativos de la organización. Estos elementos serán desplegados a través de todo el diseño estratégico de la organización, los procedimientos en las diferentes áreas, los sistemas de rendición de cuentas y compensación.

Determinación de los roles o funciones que realizan las diferentes áreas de la organización

La distribución de los roles y procesos que debe desarrollar la organización es uno de aspectos fundamentales en el establecimiento de los esquemas de gobernabilidad, se debe buscar un equilibrio en la asignación que de estos se realizan en las diferentes áreas, teniendo presente que estas áreas pueden responder a diferentes intereses, propios de la organizaron, u exigencias de los clientes.

Resultados de esta fase

• Determinación de los roles o funciones que serán desarrollados por la organización.
• Determinación de los objetivos específicos necesarios a desarrollar.
• Criterios de agrupamiento.
• Determinación de las áreas y unidades de negocio necesarios.
• Distribución proporcional de procesos, funciones o roles en las diferentes áreas o unidades. Competencias demandadas.
• Insumos de entrada y salida de cada área según demandas internas y externas.
• Comité, equipos de trabajo que deben existir, su constitución y principios generales de funcionamiento en las áreas.

A partir de esta fase se propone el ordenamiento de áreas, sus contenidos y equipos de trabajo de ser necesarios.

Determinar las posibilidades de decisión de las áreas

A partir de los roles y funciones que cada área debe desarrollar y de las características, requisitos o competencias exigidas para el personal que desarrollan estos, se debe establecer el poder o autoridad (formal e informal) con que esta área y su personal debe poseer y la responsabilidad que cada una adquiere. Lograr la correcta correspondencia entre estos elementos, permiten igualar deberes y derechos en la organización.

Resultados

• Autoridad otorgada a cada área, que permita el cumplimiento de los roles, funciones en correspondencia con la filosofía establecida.
• Tipo de autoridad que debe sustentar sus líderes. Competencias, comportamientos.
• Responsabilidades y deberes adquiridos por cada área o unidad.
• Autoridad que dispone cada equipo, mesa de trabajo y atribuciones.
• Responsables de equipos o mesas de trabajo, tipo de autoridad que debe sustentar.
• Responsabilidades adquiridas por los jefes, miembros de equipos y empleados.

Establecer los dispositivos de enlace

Lograr la coordinación entre todas las áreas, así como con el entorno de la organización es uno de los elementos que se deben diseñar con cuidado, dependiendo de ello en gran medida el éxito de la organización. Se estable la imagen ante clientes y proveedores. Según las demandas de coordinación deberán establecerse órganos colegiados, que con determinada periodicidad se reúnan y cumplan con este fin, determinados roles. Estos pueden tener un carácter permanente o situacional, poseen autoridad para accionar fuera de sus áreas de trabajo, según procedimientos que se establezcas en la organización, tomando decisiones o proponiendo al ápice estratégico, según compete. De esta fase se establece todas las formas de coordinación entre las áreas y empleados.

Resultados

• Mecanismos de coordinación más convenientes entre las diferentes áreas.
• Formas de trabajo de estos dispositivos de enlace
• Bases y fuentes de autoridad de los miembros. Competencias necesarias
• Procedimientos y usos de autoridad
• Relaciones con el entorno.
• Facultades y poderes concedidos en correspondencia de la ética

Propuesta de procesos de toma de decisiones, su participación

La revisión y coherencia de la autoridad otorgada debe ser analizada estableciéndose a partir de los tipos y necesidades de decidir que existen, en la organización. Debido a que en el diseño de estos esquemas se tiene en cuenta las propuestas que desde diferentes áreas se hacen, se debe evaluar la coherencia de estas propuestas. Constituye insumos en esta fase la conjugación de los factores externos e internos (demandas), la filosofía de gestión que se desea fomentar, las áreas de la organización, el tipo de interacción interna, su nivel de relación con el entorno, los órganos colegiados que se necesitan, funciones y autoridad. Quedando como resultado de esta fase la claridad en el rol y aporte de cada elemento al gobierno y el logro de los objetivo y metas de la organización.

Resultados

• Proceso y procedimiento de toma de decisiones en los diferentes niveles, áreas, órgano y equipo de trabajo, dependiendo del proceso que desarrolla (estratégico, soporte, clave)
• Niveles de aprobación y jerarquías
• Distribución de las fuentes y bases de autoridad en la organización
• Formas de relación con el entorno, según demandas de las diferentes áreas y la organización
• Políticas de decisión

Estilos de liderazgo convenientes para la organización

Se proponen formas y estilos de liderazgo más convenientes a usar en dependencia de los factores que influyen en la organización, especialmente a: mejores prácticas e intenciones de sus máximos líderes y expectativas de clientes internos y externos, dependiendo de filosofía adoptada.

Resultados

• Estilos de liderazgo
• Bases de autoridad informal
• Procesos de comunicación informales
• Sistemas de compensaciones o estimulación
• Normas de conductas aceptadas.
• Ética de la organización en su relación con el entorno
• Estilos de trabajo de los órganos colegiados y equipos

En este sentido se recomienda posteriormente estudios de estos elementos y la autoridad informal ganada en el ejercicio del puesto o rol desempeñado, debiéndose abarcar con este estudio todo tipo de área o comité y del uso de las diferentes fuentes de autoridad, pudiéndose ver como parte del clima organizacional generado por el esquema adoptado.

Sistema de rendición de cuenta de la organización

Las demandas del entorno; clientes externos, sistemas de controles y reglamentaciones, así como la necesidad de la coordinación de la organización y los estilos de trabajo, obligan a establecer aquellos puntos y formas de control más convenientes, a lo que denominamos rendición de cuenta, y permiten, realizar el control de la gestión empresarial, su retroalimentación y su posibilidad de respuesta al entorno.

Resultados:

• Determinación de indicadores de proceso y resultados necesarios para la organización
• Insumos de información de cada área
• Forma y periodicidad de entrega de información.
• Sistemas de coordinación para la entrega de datos.
• Puntos de controles de efectividad del sistema informativo.
• Cumplimiento de objetivos
• Comportamiento de los indicadores (análisis)

Evaluación; Clima organizacional. Cultura organizacional

Como elementos evaluadores de la coherencia entre el esquema de gobernabilidad y la filosofía de gestión que lleva la organización, se deben realizar estudios de clima organizacional, lo que puede ser realizado por la aplicación de los elementos duros diseñados y su efecto en los blandos.

Resultados:

• Nivel y rapidez de respuesta de la organización.
• Evaluación de niveles de satisfacción
• Motivación
• Liderazgo
• Condiciones de trabajo
• Comunicación
• Relaciones interpersonales
• Flexibilidad
• Asimilación de los valores organizacionales
• Cumplimiento de los objetivos generales y de cada área

Asociar acciones a cada disyuntiva

En cada una de las fases relacionadas con anterioridad se toman decisiones y se realizan propuestas en correspondencia con los factores analizados, la que varían según criterios del equipo de diseño para lo que se contara con la aprobación de la alta gerencia de la organización. Se podrán adoptar posiciones paliativas en el diseño de los elementos del esquema de gobernabilidad que permitan contrarrestar efectos de factores no deseados para la filosofía de gestión de la organización.

Principios a tener en cuenta en el diseño de los esquemas de gobernabilidad

• Coherencia entre los elementos que componen el esquema de gobernabilidad.
• Expresado de forma sintética y de ser posible apoyado con gráficos, diagramas lógicos y colores que respondan a significados que orienten procedimientos, posiciones y roles.
• Operatividad y funcionalidad del esquema: entendible, con palabras que son usadas y propias de la actividad u organización
• Ampliamente divulgado y conocido
• De mejoramiento continuo
• Comprensible a todos los niveles de la organización

Principales problemas encontrados

En la aplicación de estas fases para la elaboración de esquemas de gobernabilidad se han encontrado los siguientes problemas.

• Las diferentes áreas no tienen definida su misión, ni establecida con claridad sus roles o funciones, haciendo esto que se solapen en algunas funciones fundamentalmente aquella, asociada a circunstancias de carácter situacional
• Se confunden posiciones, y roles sub o sobre estimando aquellas que brindan apoyo.
• De igual forma sucede con los órganos colegiados o comité. La importancia que se le concede depende en ocasiones de la fuerza del líder y no de su trascendencia para la misión de la organización.
• Inconsecuencia entre Misión, roles y responsabilidades adquiridas.
• No se siguen criterios homogéneos para el agrupamiento de los procesos o funciones en las diferentes áreas.
• Existen desigualdades en los volúmenes de trabajo en las áreas condicionado por características de los líderes o esquemas inadecuados.
• No se siguen los sistemas de rendición de cuenta establecidos
• Incoherencia entre las filosofías adoptadas y los procedimientos aplicados
• Se distribuyen funciones, actividades a las áreas por las características de sus jefes
• Existen múltiples relaciones informales que no valoradas en los esquemas aun cuando son válidas
• No se estudian la efectividad de los esquemas implantados, ni los niveles de satisfacción con los aplicados.
• Procedimientos y reglamentaciones con excesiva información, que desmotiva su lectura y compresión por los interesados.
• Desproporción entre los elementos coordinadores, que van desde insuficientes en algunas organizaciones a tendencias a ser excesivos en otras, dificultándose su coordinación o excesivo tiempo para lograr esto.

Podemos plantear como una conclusión final que el fracaso en la aplicación de muchas filosofías de gestión en la actualidad se debe a que éstas no son concretadas en los sistemas formales que son empleados en la organización.

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Autor:

MSc. Ileana Sarmentero Bon

DrC. Marcial Fonseca Guevara