INTRODUCCIÓN
Hoy día los sistemas hacen uso de la tecnología de información, el avance, mantenimiento y operación de dichos sistemas necesita de individuos especialista en el área. Los sistemas de información están introducidos en la actividad organizacional. Los sistemas de información administrativa están volviéndose indispensables, a gran velocidad, para la planificación, la toma de decisiones y el control. La velocidad y exactitud con que los directivos pueden recoger información sobre lo que está funcionando bien o mal determinarán, en gran medida, la eficacia que tendrán los sistemas de control.
Un sistema de información es un conjunto de procedimientos ordenados que, al ser ejecutados, proporcionan información para apoyar la toma de decisiones y el control de la Institución. La información se puntualiza como una entidad palpable o impalpable que permite reducir la incertidumbre acerca de algún estado o suceso.
Ante las presiones económicas y las situaciones de las inscripciones que las universidades enfrentan, se ha demostrado que los procesos manuales suelen ser más lentos y engorrosas para responder a las necesidades del entorno competitivo, de allí la importancia de los sistemas de información administrativa ya que estos ayudan agilizar los procesos y es de gran ayuda.
HISTORIA DE LOS SISTEMAS DE INFORMACION
El estudio de los sistemas de información se originó como una sub-disciplina de las ciencias de la computación en un intento por entender y racionalizar la administración de la tecnología dentro de las organizaciones. Los sistemas de información han madurado hasta convertirse en un campo de estudios superiores dentro de la administración. Adicionalmente, cada día se enfatiza más como un área importante dentro de la investigación en los estudios de administración, y es enseñado en las universidades y escuelas de negocios más grandes en todo el mundo.
SISTEMA
Es un conjunto de componentes que interactúan entre sí para lograr un objetivo común, y desde esta perspectiva toda organización es un sistema definido por flujos informativos. Ejemplo: sistema nervioso, sistema económico, sistema comunicación.
ELEMENTOS DE LOS SISTEMAS
CONOCIMIENTO
Es la inteligencia puesta al servicio de la experiencia aprendida y que es únicamente productiva (conocible) cuando es usa o integrada a una tarea específica (Sociedad Informatizada)
PROCESO
Manipulación de los datos.
DIFERENCIA ENTRE DATO E INFORMACION
DATO. Puede ser un número, una palabra, una imagen.
INFORMACIÓN. Son datos que dentro de un contexto dado tienen un significado para alguien. Para los negocios la información debe ser de calidad y se consideran tres dimensiones:
ü Tiempo
ü Contenido
ü Forma.
SISTEMA DE INFORMACIÓN (SI)
Para Samuelson "sistema de información es la combinación de recursos humanos y materiales que resultan de las operaciones de almacenar, recuperar y usar datos con el propósito de una gestión eficiente en las operaciones de las organizaciones".
" Conjunto integrado de procesos, principalmente formales, desarrollados en un entorno usuario-ordenador, que operando sobre un conjunto de datos estructurados (BD) de una organización, recopilan, procesan y distribuyen selectivamente la información necesaria para la operatividad habitual de la organización y las actividades propias de la dirección de la misma."
Andreu, Ricart.
EVOLUCIÓN DE LOS SISTEMAS DE INFORMACIÓN
En la década de los setenta, Richard Nolan, un conocido autor y profesor de la Escuela de Negocios de Harvard, desarrolló una teoría que impactó el proceso de planeación de los recursos y las actividades de la informática.
Según Nolan, la función de la Informática en las organizaciones evoluciona a
través de ciertas etapas de crecimiento, las cuales se explican a continuación:
Etapa de inicio. Características más relevantes:
ü Comienza con la adquisición de la primera computadora.
ü Se implantan nóminas o contabilidad.
ü Sistemas depende de contabilidad.
ü No hay preparación formal en el área de computación.
ü Resistencia al cambio para aplicar nuevos sistemas.
Etapa de contagio o expansión. Los aspectos sobresalientes que permiten diagnosticar rápido que una empresa se encuentra en esta etapa son:
ü Implantación exitosa
ü Se aplica en otras funciones de la empresa.
ü Se realiza de manera desordenada y sin control.
ü Especialista en el área de sistemas.
ü Los gastos empiezan a crecer.
Etapa de control o formalización. Para identificar a una empresa que transita por esta etapa es necesario considerar los siguientes elementos:
ü Controlar el uso de recursos computacionales.
ü Orientados a facilitar el control de las operaciones.
ü El depto. de Sistemas tiene una posición Gerencial.
ü Se orienta al control administrativo y la justificación económica.
ü Desarrollo de estándares de trabajo.
ü Se integra al personal en el depto. de Sistemas
Etapa de integración. Las características de esta etapa son las siguientes:
ü La integración de los datos y de los sistemas surge como un resultado directo de la centralización del departamento de sistemas bajo una sola estructura administrativa.
ü Las nuevas tecnologías relacionadas con base de datos, sistemas administradores de bases de datos y lenguajes de cuarta generación, hicieron posible la integración.
ü El costo del equipo y del software disminuyó por lo cual estuvo al alcance de más usuarios.
ü Los usuarios y el departamento de sistema iniciaron el desarrollo de nuevos sistemas, reemplazando los sistemas antiguos, en beneficio de la organización.
Etapa de administración de datos. Entre las características que destacan en esta etapa están las siguientes:
ü El departamento de Sistemas de Información reconoce que la información es un recurso muy valioso que debe estar accesible para todos los usuarios.
ü Para poder cumplir con lo anterior resulta necesario administrar los datos en forma apropiada, es decir, almacenarlos y mantenerlos en forma adecuada para que los usuarios puedan utilizar y compartir este recurso.
ü El usuario de la información adquiere la responsabilidad de la integridad de la misma y debe manejar niveles de acceso diferentes.
Etapa de madurez. Entre los aspectos sobresalientes que indican que una empresa se encuentra en esta etapa, se incluyen los siguientes:
ü Informática de la organización definida.
ü Desarrollo de sistemas de manufactura.
ü Aplicación de tecnología en la base de datos.
ü Se perfeccionan los controles implantados.
ü Planeación de los recursos de cómputo.
ü Buena comunicación con la dirección general y los usuarios de la organización.
¿PORQUE SISTEMAS DE INFORMACION?
LA NUEVA ECONOMÍA
ü Globalización
ü Alto nivel tecnológico
ü Integración
ü Rapidez
ü Clientes activo más importante
ü Innovación
ü Conocimiento
Tres potentes cambios a nivel mundial han alterado el orden de los negocios:
ü El surgimiento y fortalecimiento de la economía global.
ü La transformación de las economías y sociedades industriales en economías de servicios basadas en los conocimientos y la información.
ü La transformación de la empresa de negocio.
Globalización
ü Administración y control en un mercado global.
ü Competencia en mercados mundiales.
ü Grupos de trabajo globales.
ü Sistemas de entrega globales.
Transformación de las economías y sociedades industriales
ü Economías basadas en conocimiento e información.
ü Nuevos productos y servicios.
ü Conocimientos: Un activo estratégico y productivo central.
ü Competencia basada en el tiempo.
ü Vida más corta de los productos.
ü Entorno turbulento.
ü Base de conocimiento limitada en los empleados.
Transformación de la empresa
ü Aplanamiento.
ü Flexibilidad.
ü Independencia de la ubicación.
ü Bajos costos de transacción y coordinación.
ü Facultación (empowerment).
ü Trabajo de colaboración y equipo.
ü Fiabilidad (en un periodo de tiempo).
ü Información presentada en varios formatos.
ü Interface amigable con el usuario.
ü Solo información justa.
OBJETIVOS
ü Automatizar procesos
ü Proporcionar información
ü Lograr ventajas competitivas
ELEMENTOS DE UN SI
Un sistema de información contiene información sobre una organización y su entorno. Dentro de este entorno figuran clientes, proveedores, competidores, accionistas y agencias reguladoras que interactúan con la organización y sus sistemas de información
Dato
Información
Entrada
Procesamiento
Salida
Retroalimentación
Dato: Es una representación simbólica (numérica, alfabética, etc.), de un atributo o característica de una entidad. El dato no tiene valor semántico (sentido) en sí mismo, pero convenientemente tratado (procesado) se puede utilizar en la realización de cálculos o toma de decisiones.
Información: Es un conjunto organizado de datos, que constituyen un mensaje sobre un determinado ente o fenómeno.
ü Estudiantes sobresalientes
ü Estudiantes que reprueban
ü Porcentaje de estudiantes que aprueban
ü Porcentaje de estudiantes que reprueban
Entrada: Es la interacción del humano-computadora, la entrada es la información producida por el usuario. La Entrada viene también de dispositivos de redes, etc.
ü Ingresar nombres de estudiantes, en cualquier orden.
ü Ingresar notas, las mismas que serán valores reales dentro del rango.
Procesamiento: Acciones que toman los datos de entrada para procesarlos (clasificarlos, ordenarlos, validarlos, etc.) y generar la información de utilidad al usuario.
ü Ordenación de nombres
ü Validación de notas
ü Calculo del promedio de las tres mejores notas de Control
ü Cálculo de la nota total en base a los pesos asignados a Control, Cátedras y Final.
ü Detección de los estudiantes que aprueban y reprueban.
ü Generación de gráficos.
Salida: Es la información que la computadora entregará al usuario.
ü Resultados de quienes aprueban y reprueban
ü Gráficos de aprovechamiento
ü Indicadores de aprovechamiento
Retroalimentación: Es el valor añadido que proporciona el SI para que los usuarios puedan tomar decisiones empresariales o para que el mismo SI sea mejorado.
FINALIDAD DE LOS SI
La finalidad de los sistemas de información, como las de cualquier otro sistema dentro de una organización, son procesar entradas, mantener archivos de datos relacionados con la organización y producir información, reportes y otras salidas.
UN SISTEMA DE INFORMACIÓN REALIZA CUATRO ACTIVIDADES BASICAS
Entrada: el sistema toma los datos que requiere para procesar la información. Las entradas pueden ser manuales o automáticas.
ü Datos generales del cliente: nombre, dirección, tipo de cliente, etc.
ü Políticas de créditos: límite de crédito, plazo de pago, etc.
ü Facturas (interface automático).
ü Pagos, depuraciones, etc.
Almacenamiento: A través de esta capacidad el sistema puede recordar la información guardada en la sesión o proceso anterior.
ü Movimientos del mes (pagos, depuraciones).
ü Catálogo de clientes.
ü Facturas.
Procesamiento de información: Capacidad del sistema para efectuar cálculos de acuerdo con una secuencia de operaciones preestablecidas. Estos cálculos pueden efectuarse con datos introducidos recientemente en el sistema o bien con datos que están almacenados.
ü Cálculo de antigüedad de saldos.
ü Cálculo de intereses moratorios.
ü Cálculo del saldo de un cliente.
Salidas de información: Es la capacidad de un sistema de información para sacar la información procesada o bien datos de entrada al exterior.
ü Reporte de pagos.
ü Estados de cuenta.
ü Pólizas contables (interface automática)
ü Consultas de saldos en pantalla de una terminal.
CARACTERÍSTICAS SI
ü Proporcionar información para la toma de decisión.
ü Su forma de desarrollo es a base de incrementos y a través de su evolución dentro de la organización.
ü Su función es lograr ventajas que los competidores no posean tales como ventajas en costos y servicios diferenciados con el cliente y proveedores.
ü Evita retrasos.
ü Obtención de la información.
ü Acceso a la información para evitar perdida, proteger clientes.
IMPORTANCIA DE LOS SI
Es importante tener una cultura informática en nuestras organizaciones que permitan y den las condiciones necesarias para que los sistemas de información logren los objetivos planteados. Además afectan directamente la forma en que los administradores deciden, la forma en que los directivos planifican y a veces que bienes y servicios se producen. Así como también los SI sirven para:
ü Respaldar las operaciones empresariales.
ü Respaldar la toma de decisiones gerenciales.
ü Respaldar la ventaja competitiva estratégica.
Poder de cómputo a una creciente fuerza de trabajo móvil y global. Industrias que no pueden sobrevivir sin uso extensivo de S.I.
ü E-commerce (Amazon, eBay, Google, E-Trade, online universities)
ü Compañías de servicios Finanzas, Seguros, Estado, Viajes, Medicina, Educación.
ü Cadenas comerciales: Walmart, El corte Ingles
ü Manufactureras: General Motors, General Electric
ü TICs (tecnología de información y telecomunicaciones) son la base para negocios en el siglo XXI
TIPOS DE SI
Según la función a la que vayan destinados o el tipo de usuario final del mismo, los SI pueden clasificarse en: (esta clasificación obedece a un punto de vista empresarial)
1.- Sistemas Para El Procesamiento De Transacciones (TPS): Sustituye los procedimientos manuales por otros basados en computadora. Trata con procesos de rutina bien estructurados, incluye aplicaciones para el mantenimiento de registros.
ü Está basado en la computadora y la relación de los trabajos rutinarios, es el más importante y el más utilizado dentro de la empresa, pues reduce el tiempo de las operaciones o actividades rutinarias de la empresa.
Las características más comunes dentro de la empresa son las siguientes:
ü A través de éstos suelen lograrse ahorros significativos de mano de obra, debido a que automatizan tareas operativas de la organización.
ü Con frecuencia son el primer tipo de Sistemas de Información que se implanta en las organizaciones. Se empieza apoyando las tareas a nivel operativo de la organización.
ü Son intensivos en entrada y salida de información; sus cálculos y procesos suelen ser simples y poco sofisticados.
ü Son fáciles de justificar ante la dirección general, ya que sus beneficios son visibles y palpables.
Ejemplos:
ü Nomina
ü Planeamiento y control de la producción nombre del producto, fecha de producción, lote, etc.
ü Facturación Punto de venta, precio, dato de facturación, valor del artículo.
ü Cuentas por pagar y por cobrar Valor del título, fecha de vencimiento, etc.
ü Existencias Código de material, tipo de material, etc.
ü Contabilidad Valor de lanzamiento, naturaleza, etc.
2.- Sistemas de Soporte para la Decisión (DSS): Sistema interactivo basado en computadora, el cual ayuda a los tomadores de decisión utilizando modelos y datos para resolver problemas no estructurados. El objetivo principal de estos sistemas es el de apoyar, no reemplazar, las capacidades de decisión del ser humano. Ejemplo: análisis de los costes de la contratación
3.- Sistemas de Soporte a la toma de Decisiones en Grupo (GDSS): Ayuda a que la toma de decisiones sea más eficaz para todos los niveles de usuarios individuales. Ofrecen muchas herramientas útiles para el trabajo en grupo. Permiten que los documentos compuestos incluyan aplicaciones de diferentes compañías de software. El SW de GDSS, ayuda a la programación, comunicación y administración conjunta de grupos de trabajo.
Características
ü Diseño especial
ü Facilidad de uso
ü Flexibilidad
ü Apoyo a la toma de decisiones
ü Aportaciones anónimas
ü Reducción del comportamiento negativo del grupo
ü Mantenimiento de registros automáticos
Elementos
ü Base de datos
ü Base de modelos
ü Gerente de diálogo
Alternativas
ü Salón de decisiones
ü Red de decisiones de área local
ü Tele conferencias
ü Red de decisión de área extensa
4. Sistemas de Trabajo con Conocimientos (KWS): Los sistemas de oficina y las estaciones de trabajo de diseño. Su principal cometido es integrar los conocimientos en el conjunto de la organización y canalizar los flujos de información asociados a puestos intensivos en información. Son denominados K.W.S (Knowledge Work Systems).
Como se observa el conocimiento como activo intangible es difícil de administrar, incluso apenas se está comprendiendo cómo se puede administrar; el conocimiento es parte fundamental para las organizaciones y su forma de hacer negocios y tener ventajas competitivas. Dichas herramientas nos ayudan a identificar o clasificar nuestros activos de conocimiento y a llevar los procesos de su gestión de una manera más efectiva, todas las habilidades y los conocimientos deben de ser identificados y valorados, accesibles desde cualquier sitio, deben ser capturados o almacenados, para que a su vez se puedan desarrollar y mejorar.
ü Para CREAR conocimiento: Knowledge Work Systems (KWS), apoyan las actividades de los empleados y profesionistas de alto desempeño y los ayudan a crear nuevos conocimientos e integrarlos a la empresa (CAD, sistemas de modelación y simulación).
ü Para COMPARTIR conocimiento: Grupos de trabajo, donde se comparte el conocimiento, este puede ser presencial o a distancia (e-mail, teleconferencias, groupware).
ü Para DISTRIBUIR conocimiento: Office Automation Systems, ayuda a controlar el flujo de información a través de la organización (procesamiento de datos, calendarios electrónicos).
5.- Sistemas de Automatización de Oficinas (OAS): Es una aplicación de Tecnología de información diseñada para aumentar la productividad de los trabajadores de datos en la oficina, apoyando las actividades de coordinación y comunicación de la oficina típica. Aplicaciones destinadas a ayudar al trabajo diario del administrativo de una empresa u organización forman parte de este tipo
de software los procesadores de textos, las hojas de cálculo, los editores de presentaciones, los clientes de correo electrónico, etc.
Coordinan a diversos trabajadores de información, unidades geográficas y áreas funcionales. Manejan y controlan documentos. Programan actividades. Comunican.
ü Sirven a las necesidades de información en los niveles de conocimientos en la institución.
ü Coordinan y administran
ü Enlazan el trabajo
ü Acoplan a la institución
Para cumplir con las funciones ya descritas, las oficinas en general llevan a cabo cinco actividades de oficinas principales:
ü Administración de documentos
ü Programación de las actividades de las personas y grupos
ü Comunicación con personas y grupos
ü Administración de los datos
ü Administración de proyectos
6.- Sistemas de Información para la Administración (SIA): (MIS Management Information System) son un conjunto organizado de personas, procedimientos, software, bases de datos y dispositivos para suministrar la información rutinaria a administradores y tomadores de decisiones.
Proporcionan informes periódicos para la planeación, el control y la toma de decisiones. Son sistemas que se sustentan en la relación que surge entre las personas y las computadoras. Su interés principal es la eficiencia operativa. Objetivo
ü Ofrecer a la administración la información necesaria de manera habitual y continua.
ü No sólo ofrece datos, sino el conjunto de éstos analizados y procesados.
ü Ayudar en el proceso de planeación como una herramienta en el desarrollo de estrategias para dar ventajas competitivas a la empresa.
ü Disminuir la necesidad de dependencia de un ejecutivo en el mecanismo de control en una empresa.
ü Permitir una comunicación más lateral y cruzada sobre una base formal en una organización.
Y principalmente, dar soporte en la toma de decisiones en los altos mandos administrativos de una organización mediante el uso de la información recabada
7.- Sistemas de información Estratégicos
Son los que ayudan a los administradores del nivel superior (o alta gerencia) a abordar y resolver cuestiones estratégicas y tendencias a largo plazo, tanto en la compañía como en su entorno exterior.
Características:
ü Suelen desarrollarse "in house", es decir, dentro de la organización, por lo tanto no pueden adaptarse fácilmente a paquetes disponibles en el mercado.
ü Su forma de desarrollo es la base de incrementos y a través de su evolución dentro de la organización. Se inicia con un proceso o función en particular y a partir de ahí se van agregando nuevas funciones o procesos.
ü Apoyan en el proceso de innovación de productos y proceso dentro de la empresa.
ü Cambian significativamente el desempeño de un negocio al medirse por uno o más indicadores clave, entre ellos, la magnitud del impacto.
ü Contribuyen al logro de una meta estratégica.
ü Generan cambios fundamentales en la forma de dirigir una compañía, la forma en que compite o en la que interactúa con clientes y proveedores.
ü Su función es lograr ventajas que los competidores no posean, tales como ventajas en costos y servicios diferenciados con clientes y proveedores.
NIVELES DE LA ORGANIZACIÓN Y ESTRUCTURA DE LOS SI
Sistemas a nivel operativo: Apoyan a los gerentes operativos en el seguimiento de actividades y transacciones elementales de la organización como ventas, ingresos, depósito en efectivo, nómina, decisiones de crédito y flujo de materiales en una fábrica.
Tienen como objetivo responder a las preguntas de rutina y seguir el flujo de las transacciones a través de la organización. ¿Cuántas partes hay en el inventario? ¿Qué pasó con el pago del señor Gutiérrez?
Sistemas a nivel del conocimiento: Apoyan a los trabajadores del conocimiento y de datos de una organización. El propósito de estos sistemas es ayudar a las empresas comerciales a integrar el nuevo conocimiento en los negocios y ayudar a la organización a controlar el flujo del trabajo de oficina. Estos tipos de sistemas están entre las aplicaciones de crecimiento más rápidas en los negocios actuales.
Sistemas a nivel administrativo: Sirven a las actividades de supervisión, control, toma de decisiones, y administrativas de los gerentes de nivel medio. La pregunta principal que plantean estos sistemas es: ¿Van bien las cosas? Por lo general, este tipo de sistemas proporcionan informes periódicos más que información instantánea de operaciones. Apoyan a las decisiones no rutinarias y tienden a enfocarse en decisiones menos estructuradas para las cuales los requisitos de información no siempre son claros.
Sistemas a nivel estratégico: Ayudan a los directores a enfrentar y resolver aspectos estratégicos y tendencias a largo plazo, tanto en la empresa como en el entorno externo. Su función principal es compaginar los cambios del entrono externo con la capacidad organizacional existente.
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