Guía de estudio de Microsoft Excel 2010 (página 2)

SESIÓN Nº 04

Modificando la estructura de una hoja de cálculo

• CAMBIOS DE ESTRUCTURA.

Vamos a utilizar los métodos disponibles en Excel 2010 para modificar el aspecto de las filas, columnas, el aspecto general de una hoja de cálculo y obtener así un aspecto más elegante.

• Alto de fila

Excel 2010 ajusta automáticamente la altura de una fila dependiendo del tipo de letra más grande utilizado en esa fila. Por ejemplo, cuando el tipo de letra mayor de la fila 2 es Arial de 10 puntos, la altura de esa fila es 12,75. Si aplicamos Times New Roman de 12 puntos a una celda de la fila 2, la altura de toda la fila pasa automáticamente a 15,75.

Si deseamos modificar la altura de alguna fila, podemos utilizar dos métodos:

• El primer método consiste en utilizar el menú.

• a) Seleccionar las filas a las que quieras modificar la altura. En caso de no seleccionar ninguna, se realizará la operación a la fila en la que nos encontramos.

• b) En la pestaña Inicio, pulsar el botón Formato del menú Celdas.

• c) Elegir la opción Alto de fila…

• d) Aparecerá el cuadro de diálogo Alto de fila en el que tendrás que indicar el alto de la fila, para indicar decimales utilizar la coma ",".

• e) Escribir la altura deseada, en este caso está 12,75 que es la altura que tiene la fila por defecto.

• f) Hacer clic sobre el botón Aceptar para que los cambios se hagan efectivos.

• El segundo método consiste en utilizar el ratón.

• Colocar el puntero del ratón en la línea situada debajo del número de la fila que desees modificar, en la cabecera de la fila.

• El puntero del ratón adopta la forma de una flecha de dos puntas, tal como:

• Mantener pulsado el botón del ratón, y arrastrar la línea a la nueva posición. Conforme movemos el ratón, la altura de la fila cambia.

• Al final soltar el botón del ratón.

• Autoajustar

Si hemos modificado la altura de una fila, podemos redimensionarla para ajustarla a la entrada más alta de la fila, utilizando dos métodos distintos.

• El primer método consiste en utilizar el menú.

• Selecciona las filas a las que desees modificar la altura.

• Seleccionar del menú Formato que se encuentra en la pestaña Inicio.

• Elige la opción Autoajustar alto de fila.

• Este segundo método es mucho más rápido:

• Situarse sobre la línea divisoria por debajo de la fila que deseas modificar, en la cabecera de la fila.

• Tal como vimos a la hora de modificar la altura con el ratón, el puntero del ratón se convertirá en una flecha de dos puntas.

• Haz doble clic, el tamaño se reajustará automáticamente.

• Ancho de columna

En Excel 2010 la anchura por defecto de una columna es de 8,43 caracteres o 10,71 puntos. A menudo, la anchura estándar de una columna no es suficiente para visualizar el contenido completo de una celda.

Si deseamos modificar la anchura de alguna columna, podemos utilizar dos métodos:

• El primer método consiste en utilizar el menú.

• Seleccionar las columnas a las que quieres modificar la anchura. En caso de no seleccionar ninguna, se realizará la operación a la columna en la que nos encontramos.

• Desplegar el menú Formato de la pestaña Inicio.

• Se abrirá otro submenú.

• Elegir la opción Ancho de columna…

•  Aparecerá el siguiente cuadro de diálogo.

• Escribir la anchura deseada.

• Hacer clic sobre el botón Aceptar.

• El segundo método consiste en utilizar el ratón.

• Situar el puntero del ratón en la línea situada a la derecha del nombre de la columna que desees modificar, en la cabecera de la columna.

• El puntero del ratón adopta la forma de una flecha de dos puntas, tal como:

• Mantener pulsado el botón del ratón, y arrastrar la línea a la nueva posición.

• Observa como conforme nos movemos la anchura de la columna va cambiando.

• Soltar el botón del ratón cuando el ancho de la columna sea el deseado.

• Cambiar el nombre de la hoja

Como ya sabes, en Excel 2010 creamos libros de trabajo formados por varias hojas. Por defecto cada hoja se referencia como Hoja1, Hoja2,

Si trabajamos con varias hojas dentro del libro es aconsejable utilizar un nombre de hoja para identificarla de forma más rápida.

La longitud máxima de los nombre de las hojas es de 31 caracteres.

No puede haber dos hojas de cálculo dentro del mismo libro de trabajo con el mismo nombre.

Si deseamos modificar el nombre de una hoja, podemos utilizar dos métodos:

• Ocultar hojas

Si deseas ocultar hojas de cálculo del libro de trabajo, seguir los siguientes pasos:

• Seleccionar las hojas a ocultar. Para seleccionar más de una recuerda que debes hacer clic sobre las pestañas inferiores mientras pulsas la tecla Ctrl. No se pueden seleccionar todas las hojas, deberá quedar al menos una en el libro de trabajo.

• Seleccionar el menú Formato.

• Elegir la opción Ocultar y mostrar.

• Aparecerá otro submenú.

• Seleccionar la opción Ocultar hoja.

• Mostrar hojas ocultas

Si deseamos mostrar hojas ocultas, seguir los siguientes pasos:

• Seleccionar el menú Formato.

• Elegir la opción Ocultar y mostrar. Aparecerá otro submenú.

• Elegir la opción Mostrar hoja…. Aparecerá el cuadro de diálogo Mostrar con las hojas ocultas.

• Seleccionar la hoja a mostrar.

• Hacer clic en Aceptar.

• Insertar y eliminar elementos.

Vamos a ver las diferentes formas de insertar y eliminar filas, columnas, celdas y hojas operaciones muy útiles cuando tenemos un libro ya creado y queremos retocarlo o cuando a mitad del diseño de una hoja nos damos cuenta que se nos ha olvidado colocar una fila o columna.

• Insertar filas en una hoja

En muchas ocasiones, después de crear una hoja de cálculo, nos daremos cuenta de que nos falta alguna fila en medio de los datos ya introducidos.

Para añadir una fila, seguir los siguientes pasos:

• Seleccionar la fila sobre la que quieres añadir la nueva, ya que las filas siempre se añaden por encima de la seleccionada.

• Seleccionar el menú Insertar del apartado Celdas en la pestaña Inicio.

• Elegir la opción Insertar filas de hoja.

Todas las filas por debajo de la nueva, bajarán una posición.

• Insertar columnas en una hoja

Para añadir una columna, seguiremos los siguientes pasos:

• Seleccionar la columna delante de la cual quieres añadir otra, ya que las columnas siempre se añaden a la izquierda de la seleccionada.

• Seleccionar el menú Insertar de la pestaña Inicio.

• Elegir la opción Insertar columnas de hoja.

• Todas las columnas por la derecha de la nueva se incrementarán una posición.

• En caso de no haber seleccionado ninguna columna, Excel 2010 toma la columna donde estamos situados como columna seleccionada.  

• Si quieres añadir varias columnas, basta con seleccionar tantas columnas, en el primer paso, como columnas a añadir.

• Insertar hojas en un libro de trabajo

Si necesitas trabajar con más de tres hojas en un libro de trabajo, tendrás que añadir más. El número de hojas puede variar de 1 a 255.

• Para añadir una hoja, seguiremos los siguientes pasos:

• Situarse en la hoja posterior a nuestra nueva hoja, ya que las hojas siempre se añadirán a la izquierda de la seleccionada.

• Seleccionar el menú Insertar.

• Elegir la opción Insertar hoja.

• O bien pulsar la combinación de teclas Mayús + F11.

• Otra forma es pulsar el botón Insertar hoja de cálculo de la zona inferior.

• En este caso se insertará a continuación de las existentes, es decir, a la derecha del todo.

•  Una vez insertada la hoja se puede cambiar su posición

• Eliminar filas y columnas de una hoja

• Para eliminar filas, seguir los siguientes pasos:

• Seleccionar las filas o columnas a eliminar.

• Seleccionar el menú Eliminar de la pestaña Inicio.

• Eligir la opción Eliminar filas de hoja o Eliminar columnas de hoja.

• Al eliminar filas o columnas de nuestra hoja de cálculo, no varía el número de filas o columnas, seguirá habiendo 1048576 filas y 16384 columnas, lo que pasa es que se añaden al final de la hoja, tantas como filas o columnas eliminadas.

• Eliminar celdas de una hoja

• Para eliminar varias celdas, seguir los siguientes pasos:

Seleccionar las celdas y despliega el menú Eliminar de la pestaña Inicio. Luego, elige la opción Eliminar celdas….

• O bien seleccionar las filas y pulsa la combinación de teclas Ctrl + -.

• Aparecerá el cuadro de diálogo de la imagen. Elige cómo quieres realizar el desplazamiento. Observa como desde aquí también te permite eliminar filas o columnas enteras.

• Por último, hacer clic sobre Aceptar.

• Eliminar hojas de un libro de trabajo

• Para eliminar una hoja, seguir los siguientes pasos:

• Situarse en la hoja a eliminar.

• Seleccionar el menú Eliminar de la pestaña Inicio.

• Elegir la opción Eliminar hoja.

ACTIVIDADES DE EXTENSIÓN

• DISEÑAR LA SIGUIENTE TABLA.

• AGREGAR UNA FILA ENTRE LOS ALUMNOS: Díaz Vela y Huamán Cubas.

• AGREGAR UNA COLUMNA ENTRE LOS CAMPOS: Edad y Sexo.

• ELIMINAR EL CAMPO DE LA COLUMNA EMAIL.

• AGREGAR UNA FILA ENTRE Nº Y LISTA DE ALUMNOS Y ESCRIBIR: Especialidad: Computación e Informática.

• COPIAR LOS DATOS DE LA TABLA EN LA HOJA 2 Y HOJA 3.

• Asignar los siguientes nombres a las hojas: Computación, Computación I, Computación II.

SESIÓN Nº 05

Formateando el contenido de las celdas

FORMATO DE CELDAS.

Excel nos permite no solo realizar cuentas sino que también nos permite darle una buena presentación a nuestra hoja de cálculo resaltando la información más interesante, de esta forma con un solo vistazo podremos percibir la información más importante y así sacar conclusionesde forma rápida y eficiente. Por ejemplo podemos llevar la cuenta de todos nuestros gastos y nuestras ganancias del año y resaltar en color rojo las pérdidas y en color verde las ganancias, de esta forma sabremos rápidamente si el año ha ido bien o mal.

A continuación veremos las diferentes opciones disponibles en Excel 2010 respecto al cambio de aspecto de las celdas de una hoja de cálculo y cómo manejarlas para modificar el tipo y aspecto de la letra, la alineación, bordes, sombreados y forma de visualizar números en la celda.

Fuente

Excel nos permite cambiar la apariencia de los datos de una hoja de cálculo cambiando la fuente, el tamaño, estilo y color de los datos de una celda.

Para cambiar la apariencia de los datos de nuestra hoja de cálculo, podemos utilizar los cuadros de diálogo o la banda de opciones, a continuación te describimos estas dos formas, en cualquiera de las dos primero deberás previamente seleccionar el rango de celdas al cual se quiere modificar el aspecto:

• Utilizando los cuadros de diálogo:

• En la pestaña Inicio haz clic en la flecha que se encuentra al pie de la sección Alineación.

• Se abrirá el cuadro de diálogo Formato de celdas. En ella encontraremos las fichas Número, alineación, fuente, bordes, relleno y proteger.

• Elija los aspectos relacionados con Fuente para mejorar la apariencia del contenido de las celdas.

• Una vez elegidos todos los aspectos deseados, hacemos clic sobre el botón Aceptar.

• A continuación pasamos a explicarte las distintas opciones de la ficha Fuente.

• a. FUENTE:Son los tipos de letra disponibles. Hay que elegir una de la lista.

• Estilo:Se elegirá de la lista un estilo de escritura. No todos los estilos son disponibles con cada tipo de fuente. Los estilos posibles son: Normal, Cursiva, Negrita, Negrita Cursiva.

• Tamaño:Dependiendo del tipo de fuente elegido, se elegirá un tamaño u otro. Se puede elegir de la lista o bien teclearlo directamente una vez situados en el recuadro.

• Subrayado:Observa como la opción activa es Ninguno, haciendo clic sobre la flecha de la derecha se abrirá una lista desplegable donde tendrás que elegir un tipo de subrayado.

• Color: Por defecto el color activo es Automático, pero haciendo clic sobre la flecha de la derecha podrás elegir un color para la letra.

• Efectos: Tenemos disponibles tres efectos distintos: Tachado, Superíndice y Subíndice. Para activar o desactivar uno de ellos, hacer clic sobre la casilla de verificación que se encuentra a la izquierda.

• Fuentenormal: Si esta opción se activa, se devuelven todas las opciones de fuente que Excel 2010 tiene por defecto.

En la Cinta de opciones disponemos de unos botones que nos permiten modificar algunas de las opciones vistas anteriormente y de forma más rápida. Si seleccionas previamente un texto, los cambios se aplicarán a él, y si no se aplicarán al nuevo texto que escribas. Puedes encontrar los botones para:

• b. ALINEACIÓN:

Se puede asignar formato a las entradas de las celdas a fin de que los datos queden alineados u orientados de una forma determinada.

Para cambiar la alineación de los datos de nuestra hoja de cálculo, seguir los siguientes pasos:

• Seleccionar el rango de celdas al cual queremos modificar la alineación.

• Haz clic en la flecha que se encuentra al pie de la sección Alineación.

• Aparecerá la ficha de la imagen.

• Elegir las opciones deseadas y pulsar el botón Aceptar.

Las opciones de la ficha son:

• a. Alineación del texto Horizontal: Alinea el contenido de las celdas seleccionadas horizontalmente, es decir respecto de la anchura de las celdas. Al hacer clic sobre la flecha de la derecha podrás elegir entre una de las siguientes opciones:

• b. Alineación del texto Vertical: Alinea el contenido de las celdas seleccionadas verticalmente, es decir, respecto de la altura de las celdas. Esta opción sólo tendrá sentido si la altura de las filas se ha ampliado respecto al tamaño inicial. Al hacer clic sobre la flecha de la derecha podrás elegir entre una de las siguientes opciones:

• c. SUPERIOR: Alinea el contenido de las celdas seleccionadas en la parte superior de éstas.

• d. CENTRAR: Centra el contenido de las celdas seleccionadas respecto a la altura de las celdas.

• e. INFERIOR: Alinea el contenido de las celdas seleccionadas en la parte inferior de éstas.

• f. JUSTIFICAR: Alinea el contenido de las celdas seleccionadas tanto por la parte superior como por la inferior.

• g. DISTRIBUIDO: Distribuye el texto en la celda, de forma que no se solape con las colindantes. Si es necesario amplía el tamaño de la celda.

• h. Orientación: Permite cambiar el ángulo del contenido de las celdas para que se muestre en horizontal (opción por defecto), de arriba a abajo o en cualquier ángulo desde 90º en sentido opuesto a las agujas de un reloj a 90º en sentido de las agujas de un reloj. Excel 2010 ajusta automáticamente la altura de la fila para adaptarla a la orientación vertical, a no ser que se fije explícitamente la altura de ésta.

• i. Ajustar texto: Por defecto si introducimos un texto en una celda y éste no cabe, utiliza las celdas contiguas para visualizar el contenido introducido, pues si activamos esta opción el contenido de la celda se tendrá que visualizar exclusivamente en ésta, para ello incrementará la altura de la fila y el contenido se visualizará en varias filas dentro de la celda.

• j. Reducir hasta ajustar:Si activamos esta opción, el tamaño de la fuente de la celda se reducirá hasta que su contenido pueda mostrarse en la celda.

• k. Combinar celdas:Al activar esta opción, las celdas seleccionadas se unirán en una sola.  

• l. Dirección del texto: Permite cambiar el orden de lectura del contenido de la celda. Se utiliza para lenguajes que tienen un orden de lectura diferente del nuestro por ejemplo árabe, hebreo, etc.

En la Cinta de opciones disponemos de unos botones que nos permitirán modificar algunas de las opciones vistas anteriormente de forma más rápida, como:

• c. BORDES

Excel nos permite crear líneas en los bordes o lados de las celdas.

Para cambiar la apariencia de los datos de nuestra hoja de cálculo añadiendo bordes, seguir los siguientes pasos:

• Seleccionar el rango de celdas al cual queremos modificar el aspecto.

• Seleccionar la pestaña Inicio.

• Hacer clic sobre la flecha que se encuentra bajo la sección Fuente.

• En el cuadro de diálogo que se abrirá hacer clic sobre la pestaña/fichaBordes.

• Aparecerá el cuadro de diálogo de la derecha.

• Elegir las opciones deseadas del recuadro.

• Una vez elegidos todos los aspectos deseados, hacer clic sobre el botón Aceptar.

A continuación pasamos a explicarte las distintas opciones del recuadro.

• a) Preestablecidos: Se elegirá una de estas opciones:

• b) Ninguno: Para quitar cualquier borde de las celdas seleccionadas.

• c) Contorno: Para crear un borde únicamente alrededor de las celdas seleccionadas.

• d) Interior: Para crear un borde alrededor de todas las celdas seleccionadas excepto alrededor de la selección.

• e) Borde: Este recuadro se suele utilizar cuando no nos sirve ninguno de los botones preestablecidos. Dependiendo del borde a poner o quitar (superior, inferior, izquierdo,…) hacer clic sobre los botones correspondientes. ¡CUIDADO! Al utilizar los botones preestablecidos, el borde será del estilo y color seleccionados, en caso de elegir otro aspecto para el borde, primero habrá que elegir Estilo y Color y a continuación hacer clic sobre el borde a colocar.

• f) Estilo: Se elegirá de la lista un estilo de línea.

• g) Color: Por defecto el color activo es Automático, pero haciendo clic sobre la flecha de la derecha podrá elegir un color para los bordes.

En la Cinta de opciones disponemos de un botón que nos permitirá modificar los bordes de forma más rápida:

Si se hace clic sobre el botón se dibujará un borde tal como viene representado en éste. En caso de querer otro tipo de borde, elegirlo desde la flecha derecha del botón. Para abrir la ventana con las opciones que hemos visto, elegir Más bordes….

• d.  RELLENOS

Excel nos permite también sombrear las celdas de una hoja de cálculo para remarcarlas de las demás.

Para ello, seguir los siguientes pasos:

• Seleccionar el rango de celdas al cual queremos modificar el aspecto.

• Seleccionar la pestaña Inicio.

• Hacer clic sobre la flecha que se encuentra bajo la sección Fuente.

• Hacer clic sobre la pestaña Relleno.

• Aparecerá la ficha de la derecha.

• Elegir las opciones deseadas del recuadro.

• Una vez elegidos todos los aspectos deseados, hacer clic sobre el botón Aceptar.

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 EL FORMATO CONDICIONAL

El formato condicional sirve para que dependiendo del valor de la celda, Excel aplique un formato especial o no sobre esa celda.

El formato condicional suele utilizarse para resaltar errores, para valores que cumplan una determinada condición, para resaltar las celdas según el valor contenido en ella, etc.

• Cómo aplicar un formato condicional a una celda:

• Seleccionamos la celda a la que vamos a aplicar un formato condicional.

• Accedemos al menú Formato condicional de la pestaña Inicio.

Aquí tenemos varias opciones, como resaltar algunas celdas dependiendo de su relación con otras, o resaltar aquellas celdas que tengan un valor mayor o menor que otro.

Ejemplo Utilizando el formato condicional Mayor que:

• 1. Seleccione el rango de celdas que desea aplicar el rango de celdas.

• 2. Clic en la opción Inicio.

• 3. Clic en el menú Formato condicional.

• 4. Clic en el sub menú Resaltar Reglas de Celdas.

• 5. Clic en la opción Es Mayor Que

• 6. En el cuadro de la izquierda escriba la condición. Puede ser un número o un texto.

• 7. En la opción de con elegir el formato que desee.

• 8. Clic en aceptar.

ACTIVIDADES PRÁCTICAS.

• 1. Diseñe la siguiente tabla de datos.

• 2. Aplique las alineaciones que se muestran en la tabla.(giros de texto, etc.)

• 3. Aplique la fuente que Ud. desee a la tabla de datos.

• 4. Combine las celdas que desee.

• 5. Aplique los bordes que Ud. desee.

• 6. Aplique un color de relleno a los títulos de la tabla.

• 7. Resalte con formato condicional de color azul la especialidad de computación.

• 8. Resalte con formato condicional de color rojo la especialidad de inglés.

• 9. Resalte con formato condicional de color verde la especialidad de inicial.

SESIÓN Nº 06

Consolidando datos con fórmulas

LAS FÓRMULAS Y FUNCIONES.

En esta sesión nos profundizaremos a uno de los temas más importantes del área, pues en su comprensión y manejo está la base de Excel. Qué es una hoja de cálculo sino una base de datos que utilizamos con una serie de fórmulas y funciones para evitar tener que recalcular por cada cambio que hacemos. Por eso esta unidad es fundamental para el desarrollo del curso y la buena utilización de Excel.

Vamos a profundizar en el manejo de funciones ya definidas por Excel 2010 para agilizar la creación de hojas de cálculo, estudiando la sintaxis de éstas así como el uso del asistente para funciones, herramienta muy útil cuando no conocemos muy bien las funciones existentes o la sintaxis de éstas.

• ACLARANDO POR ÚNICA VEZ:

Una fórmula es un conjunto de métodos creados o establecidos por el propio usuario para dar con el resultado deseado, mientras que una función es un conjunto de métodos establecidos en el programa, o sea que las funciones ya vienen con una sintaxis que no se puede modificar.

Veamos el siguiente ejemplo.

• Para encontrar el sub total lo haremos a través de una fórmula y de igual modo haremos con el total uno lo haremos usando formulas y otro usando funciones.

Observaciones: como se puede ver para encontrar el resultado del primer total se usó una fórmula y se han tenido que mencionar todas las celdas que contienen el valor del sub total, en cambio usando una de las funciones que es la suma para consolidar el total solamente se ha tenido que mencionar el nombre de la función seguida de paréntesis y luego solamente escribir la primera celda y la última celda.

• Copiado especial para fórmulas.

Recuerde que cuando emplea en las fórmulas el nombre de las celdas Ud. Solamente tiene trabajo de realizar correctamente la primera fórmula y el resto solamente tiene que realizar un copiado especial. Ver la siguiente imagen donde se explica el desarrollo del copiado especial.

• Referencias relativas y absolutas

• a. Referencias relativas

Una referencia relativa en una fórmula, como A1, se basa en la posición relativa de la celda que contiene la fórmula y de la celda a la que hace referencia. Si cambia la posición de la celda que contiene la fórmula, se cambia la referencia. Si se copia la fórmula en filas o columnas, la referencia se ajusta automáticamente. De forma predeterminada, las nuevas fórmulas utilizan referencias relativas.

Por ejemplo, si copia una referencia relativa de la celda B2 a la celda B3, se ajusta automáticamente de =A1 a =A2.

• b. Referencias absolutas

Una referencia de celda absoluta en una fórmula, como $A$1, siempre hace referencia a una celda en una ubicación específica. Si cambia la posición de la celda que contiene la fórmula, la referencia absoluta permanece invariable. Si se copia la fórmula en filas o columnas, la referencia absoluta no se ajusta. De forma predeterminada, las nuevas fórmulas utilizan referencias relativas y es necesario cambiarlas a referencias absolutas.

Por ejemplo, si copia una referencia absoluta de la celda B2 a la celda B3, permanece invariable en ambas celdas =$A$1.

• c. Referencias mixtas

Una referencia mixta tiene una columna absoluta y una fila relativa, o una fila absoluta y una columna relativa. Una referencia de columna absoluta adopta la forma $A1, $B1, etc. Una referencia de fila absoluta adopta la forma A$1, B$1, etc. Si cambia la posición de la celda que contiene la fórmula, se cambia la referencia relativa y la referencia absoluta permanece invariable. Si se copia la fórmula en filas o columnas, la referencia relativa se ajusta automáticamente y la referencia absoluta no se ajusta. Por ejemplo, si se copia una referencia mixta de la celda A2 a B3, se ajusta de =A$1 a =B$1.

ACTIVIDADES.

• 1. Diseñe la siguiente tabla de datos en la hoja 1, y aplique los siguientes atributos: ancho de columnas 6 puntos, color de relleno a las celdas superiores amarillo, color de relleno a las celdas inferiores verde, tamaño de fuente 12, tipo de fuente arial.

• 2. Escriba las fórmulas para obtener los resultados de cada columna.

• 3. Cambiarle de nombre a la hoja1 por tabla de multiplicar, hacer lo mismo en la hoja 2 para la adición del 1 – 12.

• 4. Diseñe la tabla en la hoja2 y asignarle el nombre de planilla de pagos, color de relleno a las celdas de los títulos gris 20%, tamaño de fuente 12, tipo de fuente arial.

• 5. Escriba las fórmulas para obtener los resultados de cada columna.

• 6. Calcular el total de horas trabajadas al mes, pago bruto, los descuentos (AFP y ESSALUD), calcular el total descuento, total a pagar y el total desembolso.

SESIÓN Nº 07

Insertando funciones

INTRODUCIR FUNCIONES

Una función es una fórmula predefinida por Excel (o por el usuario) que opera con uno o más valores y devuelve un resultado que aparecerá directamente en la celda o será utilizado para calcular la fórmula que la contiene.

La sintaxis general de cualquier función es:

=Nombre función(argumento1; argumento2;…;argumentoN)

Siguen las siguientes reglas:

• Si la función va al comienzo de una fórmula debe empezar por el signo =.

• Los argumentos o valores de entrada van siempre entre paréntesis. No dejes espacios antes o después de cada paréntesis.

• Los argumentos pueden ser valores constantes (número o texto), fórmulas o funciones.

• Los argumentos deben de separarse por un punto y coma (;) esto es variable de acuerdo a la configuración del sistema operativo.

Tenemos la función SUMA( ) que devuelve como resultado la suma de sus argumentos. El operador ":" nos identifica un rango de celdas, así A1:C8 indica todas las celdas incluidas entre la celda A1 y la C8, así la función anterior sería equivalente a:

=A1+A2+A3+A4+A5+A6+A7+A8+B1+B2+B3+B4+B5+B6+B7+B8+C1+C2+C3+C4+C5+C6+C7+C8

En este ejemplo se puede apreciar la ventaja de utilizar la función.

Las fórmulas pueden contener más de una función, y pueden aparecer funciones anidadas dentro de la fórmula.

Ejemplo: =SUMA(A1:B4)/SUMA(C1:C8)

Como se ve aquí en esta función se está anidando otro rango de suma.

AUTOSUMA Y FUNCIONES MÁS FRECUENTES

Una función como cualquier dato se puede escribir directamente en la celda si conocemos su sintaxis, pero Excel dispone de herramientas que facilitan esta tarea.

En la pestaña Inicio o en la de Fórmulas encontrarás el botón de

Para utilizar éstas opciones, asegúrate de que tienes seleccionada la celda en que quieres que se realice la operación antes de pulsar el botón.

INSERTAR FUNCIÓN SUMA

Para insertar cualquier otra función, también podemos utilizar el asistente o directamente escribir el nombre de la función y luego especificar los valores para su sintaxis. Recuerde que la función suma sirve para obtener un consolidado de datos realizando una sumatoria de todos ellos.

Pasos:

• 1. Situarse en la celda donde queremos introducir la función.

• 2. Hacer clic en la pestaña Fórmulas

• 3. Elegir la opción Insertar función.

• 4. Aparecerá el siguiente cuadro de diálogo Insertar función:

• 5. Elija una categoría donde está la función que se desea trabajar.

• 6. Seleccione la función suma de la lista.

• 7. Luego, nos muestra la siguiente ventana.

Ejemplos usando la función suma:

Ejemplo N° 01

Práctica N° 01

Actividades:

• 1. Elabore la siguiente tabla de datos aplicando el siguiente formato: título tamaño de letra: 16 fuente: tahoma, color azúl.

• 2. Encabezados de la tabla: color de relleno: amarillo, color de fuente: azul, fuente: arial.

• 3. Encuentre utilizando la función suma el total según provincia, el total según candidato y el total de votos emitidos.

• 4. Subir a la plataforma para su respectiva evaluación.

INSERTAR FUNCIÓN PROMEDIO.

Devuelve el promedio (media aritmética) de los argumentos. Por ejemplo, si el rango (rango: dos o más celdas de una hoja. Las celdas de un rango pueden ser adyacentes o no adyacentes.) A1:A20 contiene números, la fórmula =PROMEDIO(A1:A20) devuelve el promedio de dichos números.la sintaxis de esta función es la siguiente:

Ejemplo:

• 1. Como podemos ver en la siguiente tabla se está obteniendo los promedios de cada uno de los alumnos en los cuatro aplicativos tomados.

SESIÓN Nº 08

Trabajando con funciones matemáticas y trigonómetricas

Las funciones matemáticas son aquellas que permiten desarrollar problemas de naturaleza matemática y trigonométrica. A continuación detallaremos como utilizar estas funciones.

EMPLEANDO LAS FUNCIONES.

Realice la siguiente tabla de datos en una hoja de cálculo y luego emplee las funciones correspondientes para desarrollar la práctica planteada, consulte con su docente.

Recuerde que para iniciar una función lo podemos hacer a través del asistente de funciones o directamente escribiendo la sintaxis de la función en las celdas.

SESIÓN Nº 09

Trabajando con funciones estadísticas

7.1. FUNCIONES ESTADÍSTICAS:

Las funciones estadísticas nos permiten realizar cálculos estadísticos de manera más fácil e instantáneos ya que reemplaza el procedimiento de las fórmulas estadísticas que se emplean en su desarrollo. A continuación detallo alguna de las funciones más empleadas.

EJEMPLO DE APLICACIÓN DE LAS FUNCIONES ESTADÍSTICAS

Diseñe la siguiente tabla de datos y emplee las funciones para encontrar los resultados.

ACTIVIDAD PRÁCTICA

Diseñe la tabla de datos, luego encuentre los resultados para la estadística del resultado del censo, emplee las funciones estadísticas estudiadas según el tipo de datos que desee obtener.

SESIÓN Nº 10

Funciones lógicas

La funciones lógicas en Excel nos permiten evaluar dos o más valores para obtener un resultado de acuerdo a los parámetros que se establezcan, el comparar dos valores numéricos, textos u otros para obtener un resultado requiere de una lógica a seguir, respetando la sintaxis de las funciones a utilizar.

Dentro de las funciones más utilizadas tenemos a las siguientes:

10.1. Función Si:

Esta función realiza una comprobación y devuelve un valor si la comprobación es verdadera y otro valor si resulta falsa.

Sintaxis:

Función:=SI(prueba_logica;valor_si_verdadero;valor_si_falso)

Ejemplo:

Como hemos visto con la función =SI podemos evaluar comparando dos cantidades en base a un criterio específico establecido por el usuario, recordando que esta función trabaja con un resultado verdadero y uno falso y el resultado depende de la condición que se establezca.

Esta función puede soportar siete anidaciones. La lógica de funcionamiento llevado a los algoritmos funciona de la siguiente manera.

Ejemplo usando la función si anidado.

EJERCICIO DE EXTENSIÓN

Diseñe la siguiente tabla de datos y encuentre los datos de las respectivas columnas.

SESIÓN Nº 11

Trabajando con la función buscarv

Función BUSCARV(valor_buscado; matriz_buscar_en; indicador_columnas; ordenado)

Busca un valor en la primera columna de la izquierda y devuelve el valor en la misma fila desde una columna especificada.

Tiene el mismo efecto que la función anterior salvo que en esta función realiza la búsqueda por columnas.

SESIÓN Nº 11

Realizando análisis estadístico de datos con la hoja de cálculo

7.1. INTRODUCCIÓN

Laestadísticaes larama de lasmatemáticasquesededicaalanálisise interpretaciónde series de datos, generando unos resultados que se utilizan básicamente endos contextos: la toma de decisiones yla proyección de situacionesfuturas.

Tradicionalmente la estadística se ha dividido en dos ramas diferentes:

• La estadística descriptiva,sirvepararecoger, analizare interpretar losdatos.

• Laestadística inferencial,intentadeterminaruna situaciónfuturabasándoseen información pasada.

LaestadísticadescriptivaMediante la inferenciaestadísticase

7.2. VARIABLES, MUESTRAS Y TABLAS DEDATOS

La parte más conocida de la estadística es aquella en la que se estudian una o más características de una cierta población, generando una tabla de datos sobre la que se realizan cálculos para obtener diversas medidas. De esta forma, se obtiene por ejemplo la altura media de los alumnos de una clase.

Una hoja de cálculo es una de las herramientas más adecuadas para introducirtablasde valores y obteniendo resultados y efectuando representaciones gráficas quefaciliten su representación.

7.2.1. Población, muestras y variables

Se llama población al conjunto de los individuos sobre los que se lleva a cabo un estudio estadístico.

Los individuos de una población no tienen que ser necesariamente personas, pueden ser un conjunto de personas, o de objetos, o de medidas… que puede ser muy grande,infinita, cambiante con el tiempo…Cuando la población es muy grande, se suele elegir para el estudio estadístico una parte de la misma.

Se llama muestra a una parte de la población elegida mediante algún criterio.

7.2.2. Tipos de variables

Dependiendo de cómo sea la característica que vamos a estudiar podemos encontrarnos con dos tipos distintos de variables estadísticas:

• a) Variablescualitativas, si los valores de la variable no se pueden medir, por ejemplo sexo, estado civil, nivel de estudios, color de ojos,…

• b) Variable cuantitativas,si los valores se puedenmedir,por ejemplo,altura,edad,peso,… A su vez lasvariables cuantitativas pueden ser:

• Discretas,silosvaloresquetomalavariablesonaislados,porejemploedad,número de hermanos,…

• Continua,silavariablepuedetomartodoslosvaloresdeunintervalo,porejemplo peso, altura,temperatura,…

Al ser tratados con Excel, los valores de las variables cualitativas aparecerán normalmente como textos,mientras que las cuantitativas seránnúmeros, enteros ocondecimales enelcaso discreto, o intervalos, enelcaso continuo.

7.3. TABLAS ESTADÍSTICAS

Una vez determinada la población,l as características que quieren analizarse y seleccionada la muestra, llega elmomento de recoger los datos y de organizarlos en tablas.

Las tablas de frecuencias resumen numéricamente, la información sobre el carácter estadístico que queremos estudiar.

Antes de construir una tabla de frecuencias, vamos a definir los elementos que suelen apareceren ella:

PRÁCTICA DE ESTADÍSTICA LLEVADA A UNA HOJA DE CÁLCULO.

• Ponga mucha atención y lea detenidamente el desarrollo del siguiente ejemplo.

• Vamos a trabajar en base a una variable cualitativa llamada: Lugar de nacimiento. Para la cual vamos a realizar su análisis estadístico correspondiente.

• Primero: diseñe la siguiente tabla, digite los datos correspondientes tal y como está en la imagen inferior.

RESUMEN: estas son las fórmulas que se deben implementar inicialmente.

Bibliografía

LINKOGRAFÍA

http://es.wikipedia.org/wiki/Microsoft_Excel

Webgrafia

http://es.wikipedia.org/wiki/Hoja_de_c%C3%A1lculo

Autor:

PROF. Felix B. Gutierrez Aguado

www.lomejordecanete.hol.es

Área: computación e Informatica