Sistemas de administración de inventarios

Los inventarios son bienes tangibles que se tienen para la venta en el curso ordinario del negocio o para ser consumidos en la producción de bienes o servicios para su posterior comercialización. Los inventarios comprenden, además de las materias primas, productos en proceso y productos terminados o mercancías para la venta, los materiales, repuestos y accesorios para ser consumidos en la producción de bienes fabricados para la venta o en la prestación de servicios; empaques y envases y los inventarios en tránsito.

La base de toda empresa comercial es la compra y venta de bienes o servicios; de aquí la importancia del manejo del inventario por parte de la misma. Este manejo contable permitirá a la empresa mantener el control oportunamente, así como también conocer al final del período contable un estado confiable de la situación económica de la empresa.

Ahora bien, el inventario constituye las partidas del activo corriente que están listas para la venta, es decir, toda aquella mercancía que posee una empresa en el almacén valorada al costo de adquisición, para la venta o actividades productivas.

Por medio del siguiente trabajo se darán a conocer algunos conceptos básicos de todo lo relacionado a los Inventarios en una empresa, métodos, sistema y control.

Objetivos del inventario.

Los objetivos que perseguimos al mantener cierta cantidad de inventarios son los siguientes:

1.- Garantizar el abastecimiento de materia prima a la colada continua. Este objetivo representa una prioridad pues en los procesos continuos se debe mantener la producción las 24 horas para evitar cierres y arranques costosos

2.- Asegurar que las materias primas no hayan excedido el tiempo recomendado para su utilización (artículos con caducidad). La empresa ha sufrido graves pérdidas por que compran materia prima en exceso, la cual en algunos casos se coloca a la intemperie en la parte posterior del almacén y como son materiales higroscópicos sufren daños irreversibles.

3.-Asegurar la existencia de Materiales Auxiliares, los cuales sirven para la reparación de las ollas en donde se realiza la fundición. El no contar con la suficiente cantidad de estos materiales representa no poder producir ningún tipo de producto.

4.-Disminuir los costos de ordenar y de almacenamiento. Estos costos se definirán en la sección siguiente.

Administración del inventario

Los inventarios mas comunes son los de: materias primas, productos en proceso y productos terminados.

La administración de los inventarios depende del tipo o naturaleza de la empresa. También depende del tipo de proceso que se use: producción continua, órdenes específicas y montajes o ensambles.

En procesos de producción continua las materias primas se adquieren con anticipación y el producto terminado permanece poco tiempo en el inventario. En procesos de órdenes específicas la materia prima se adquiere después de recibir el pedido o la orden y el producto terminada prácticamente se entrega inmediatamente después de terminado. En método de producción por proceso de montaje requiere, en general, más inventarios de productos en proceso que los sistemas continuos pero menos que los procesos por órdenes.

Si embargo la administración del inventario, en general, se centra en 4 aspectos básicos: 1) cuantas unidades deberían ordenarse ( o producirse ) en un momento dado?, 2) en que momento debería ordenarse ( o producirse ) el inventario?, 3) que artículos del inventario merecen una atención especial?, 4) puede uno protegerse

Los costes de los inventarios y su tamaño

A la hora de tomar cualquier decisión respecto al diseño del sistema de inventarios, es importante tener en cuenta que repercutirá en los costes de la empresa. Los costes que se desprenden de la existencia de inventarios son los siguientes:

• Costes de almacenamiento: es una categoría amplia que incluye todos los costes que se derivan de la posesión por la empresa de ciertos niveles de existencias. Los costes de las instalaciones de almacenamiento, el transporte, los seguros, los robos, las roturas, la obsolescencia o depreciación y el coste de oportunidad del capital. Si los costes de almacenamiento son altos, se favorece los niveles de inventario bajos y el reabastecimiento frecuente.

• Costes de preparación (o de cambio en la producción): cada vez que se decide elaborar un lote de un producto determinado, se incurre en costes derivados de obtener los materiales precisos, disponer el equipo necesario, etc. Si no existieran costes o pérdidas de tiempo al pasar de un producto a otro, se producirían lotes pequeños. Así se reducirían los niveles de inventario y se producirían ahorros de costes. Sin embargo, la existencia de costes de cambio hace que exista un estímulo para producir lotes de mayor tamaño.

• Costes de pedido: se refieren a los costes de dirección y administrativos para preparar el pedido o la orden de producción.

• Costes de ruptura de stocks o de escasez: si se agotan las existencias de un artículo, un pedido debe esperar hasta que se repongan las existencias de productos terminados o se cancele la orden. Debe alcanzarse una solución que equilibre los costes derivados de mantener niveles elevados de existencias en el almacén y los costos derivados de la falta de ellas. Se trata de una labor compleja, porque con frecuencia es difícil estimar las pérdidas en ganancias, las ventas no realizadas, o las penalizaciones derivadas de la tardanza.

Para establecer la cantidad correcta que se debe pedir a los proveedores o determinar el tamaño óptimo de los lotes que se procesan es necesario identificar el tamaño del lote que es capaz de minimizar el valor total de los cuatro costes que acabamos de señalar, considerado globalmente.

Sistemas de control de inventarios

Existen dos sistemas muy conocidos y utilizados para el registro de las operaciones relacionadas con el Inventario y el Costo de Venta o costo de la mercancía vendida; estos son:

• Sistema de Inventario Periódico: Los saldos de la cuenta inventario permanecen sin cambios ya que las entradas se registran en la cuenta compras. Consiste fundamentalmente en contar y valorar las existencias de mercancías en una fecha determinada para su control y conocimiento. Se puede realizar trimestralmente, semestralmente o anualmente. Este sistema es usado generalmente en empresas pequeñas, teniendo como desventaja que no se puede conocer la cantidad del inventario sin antes efectuar una toma física. Además, este sistema tampoco permite conocer en una fecha cualquiera cual es el costo de venta del producto, pues para ello también se necesita de una toma física y el registro de los asientos de cierre de manera de poder determinar el costo de los productos vendidos.

Las características más importantes son:

• 1. Las cuentas utilizadas son compras, gastos de importación, fletes en compras, por los aumentos y descuentos, bonificaciones, descuentos y rebajas en compras, devoluciones en compras, por las disminuciones.

• 2. El monto de las ventas se lleva al día a precios de ventas, pero no así el costo de lo que se ha vendido. El costo es determinado al final del período contable y es necesario conocer el inventario inicial y el inventario final (a través de una toma física).

• Sistema de Inventario Continuo o Perpetuó: Consiste en el registro y control permanente, constante y sistemático de los artículos comprados o terminados, de los artículos vendidos, etc., es decir, el registro contable en la cuenta de inventario de todas las generaciones que signifiquen aumento o disminución de las existencias físicas, así como cualquier modificación en el costo unitario de las mismas.

Este sistema tiene las siguientes características:

• 1. La cuenta de compras, gastos de importación y fletes en compras, no se utilizan, ya que se le cargan directamente a la cuenta de inventario de mercancías (aquellas cuentas que signifiquen incrementos en unidades y precios). En relación con cuentas llamadas devoluciones en compras, descuentos, rebajas y bonificaciones en compras tampoco se utilizan, ya que le abonamos directamente a la cuenta de inventario de mercancías (aquellas que significan disminuciones en unidades y precios).

• 2. El costo de venta se lleva en forma continua, ya que al momento de vender, se determina y registra este costo (cargándole a la cuenta) y su contrapartida es un crédito a la cuenta de inventarios de mercancías; No se necesita un conteo físico de las existencias para efectuar el asiento de cierre. Sin embargo, el conteo físico se realiza como una medida de control interno para comprobar la efectividad del sistema y en caso de ser necesario medidas correctivas, se realizan los ajustes correspondientes.

• 3. Las devoluciones en ventas, también afectan a la cuenta de inventario de mercancía, ya que al producirse esta, se va a cargar a la cuenta de inventario de mercancía el monto correspondiente de la devolución, con crédito a la cuenta de costo de ventas.

Métodos de valuación y control de inventario

La valuación de los inventarios y del costo de ventas puede resultar un proceso complejo, por cuanto al menos tres factores pueden influir en la decisión del cómo hacerlo de la manera más objetiva y pertinente. Entre otros se tienen: el tipo de artículos o partidas físicas que comprende el inventario, los costos que se involucran en el inventario y la manera en como el flujo de costos se va a transferir del inventario al costo de ventas. Otro elemento significativo a considerar es el estado de la economía en relación con la inflación, lo cual incide en los cambios de los costos de adquisición.

Si todos los costos de las compras de un mismo tipo de artículo permanecen constantes (cero inflación), la manera como van a ser transferidos al Costo de Ventas es muy sencillo, pues será al precio constante.

Pero lo normal, es que en el curso de un período contable, en cualquier economía, los artículos se compran a precios diferentes, probablemente con un crecimiento sostenido debido al efecto de la inflación, sin descartar que pudiera bajar en un momento dado.

¿Cómo podemos resolver esto?. Para ello, se deberá recurrir a la aplicación constante de un método de asignación de costos, basados en supuestos sistemáticos de flujos de inventario. Esto significa que debe decidirse sobre el cómo, a través de la contabilidad, los costos del inventario van a ser transferidos al costo de ventas, decisión básica por cuanto ello afectará la determinación de la utilidad del ejercicio. Se tendrá que decidir si transferir identificando el costo de cada unidad, o en el orden que se compraron, o de acuerdo a los costos de las últimas compras, o sacando promedio, etc. , decisión que en definitiva se corresponderá con el método de valoración seleccionado, y que por el Principio de la Comparabilidad (Consistencia), deberá ser aplicado año a año, salvo excepciones muy justificadas que permitan cambiar el método.

Otro punto a considerar es que se trata de flujos de costos según el sistema de información contable, pero no se trata de un flujo físico real de las unidades en el almacén, en consecuencia, no se exige él supuesto que el flujo de costos coincida con el flujo físico o movimiento de las mercancías.

Pero en cualquier caso, es importante señalar, que sea cual fuere el método escogido, las cantidades de las unidades físicas registradas en los mayores auxiliares del inventario, serán siempre iguales a las reportadas en el almacén.

El monto de la cuenta "Inventario de Mercancías", como el de "Costo de Ventas", dependerá del método de valuación que se aplique. El saldo de "Inventario de Mercancía" corresponde al costo de unidades en existencia, resultante de la aplicación consistente del Método de Valuación escogido entre varias opciones, para lo cual debe tenerse en cuenta el tipo de empresa, la particularidad de sus actividades, si la economía es inflacionaria o no, así como la debida correspondencia con los principios de contabilidad, especialmente el Período Contable, la Asociación de Ingreso y Gasto, la Prudencia, etc., teniendo como objetivo principal, la determinación justa de la utilidad del ejercicio contable.

Los métodos básicos de valuación del Inventario más conocidos son:

Identificación Específica o Costo Específico: Este método consiste en mantener en los registros contables los precios de adquisición de cada producto, o una serie especial de productos, identificados o asociados a su respectiva factura de compra, incorporándose las modificaciones por incrementos o ajustes de casa ítem o unidades en existencia en el inventario de mercancías. Para tales efectos, por cada tipo de productos, se lleva una tarjeta de control y los valores de costos que se manejan en ellas serán utilizados para los registros de salidas (ventas), para determinar el costo de venta y para valorar el inventario final…

Por lo general, se aplica en negocios de compra-venta, que manejan productos de fácil identificación, de valor unitario significativo, tales como venta de maquinarias, vehículos, obras de arte, etc., en los cuales es importante el control de los valores de cada producto o serie de producto.

PEPS: Primero que entra, primero que sale, conocido también como FIFO (First in First Out). Se basa en el supuesto de que las primeras adquisiciones deben ser las primeras en salir, es decir, desde el punto de vista contable, los registros de ventas o cualquier salida de unidades físicas deben realizarse por las unidades y sus respectivos valores de costos, que presenten los lotes registrados en primer término, continuando con la secuencia cronológica de las adquisiciones. Se resalta "desde del punto de vista contable", por cuanto en el almacén y despacho por las ventas, se realizan las salidas de acuerdo a los pedidos de los clientes, independientemente del orden de las adquisiciones. Sin embargo, lo que sí debe coincidir entre la información contable y el manejo del almacén, es en cuanto al número de unidades en existencia pues debe ser el mismo.

Para tales efectos es necesario mantener un registro auxiliar (tarjeta Kardex) para cada tipo de producto, y registrar en orden estricto de adquisición (cronológico) todas las entradas, agrupando las unidades por lotes o capas de cada compra. En la misma tarjeta se lleva el registro por las salidas que se realicen.

Algunas características de este método de valuación son las siguientes:

• El inventario final queda valuado a los precios más recientes, los más altos en caso de una economía inflacionaria, lo cual es beneficioso por representar los valores más cercanos a los precios de reposición actualizados en el mercado.

• El costo de ventas se registra a los costos más antiguos, normalmente los más bajos.

• La utilidad bruta del ejercicio queda sobrestimada, afectándose de igual manera la determinación de la utilidad neta, lo cual genera mayor pago en impuesto sobre la renta con incidencia en la liquidez. Así mismo, mayor disponibilidad en el monto de las utilidades disponibles para el reparto de dividendos, lo cual puede incidir en la descapitalización de la empresa.

• No aplica razonablemente el principio de la debida asociación de ingresos y gastos y la correcta determinación de la utilidad del ejercicio.

• La aplicación de este método es recomendado internacionalmente, sobre todo en aquellos países donde no exista hiperinflación.

UEPS: Último que entra, primero que sale, conocido también como LIFO (Last in First Out). Se basa en el supuesto de que las últimas adquisiciones deben ser las primeras en salir, es decir, desde el punto de vista contable, los registros por ventas, o cualquier salida física de unidades, deben realizarse por los costos de los lotes registrados en último término, continuando en sentido contrario a la secuencia cronológica de adquisiciones. Se resalta "desde el punto de vista contable", por cuanto en el almacén y despacho por las ventas, se realizan las salidas de acuerdo a los pedidos de los clientes, independientemente del orden de las adquisiciones. Lo que sí debe coincidir entre la información contable y el manejo del almacén, es en cuanto al número de unidades en existencia pues debe ser el mismo. Tal como se estudio en PEPS, para llevar el control del movimiento de las unidades y sus respectivos lotes se utiliza una tarjeta auxiliar (Kardex) para cada tipo de producto, en la cual se registra en orden cronológico y secuencial los lotes o capas por cada compra.

Algunas características de este método de valuación son las siguientes:

• El inventario final en una economía inflacionaria, queda valuado a los precios más antiguos, los más bajos, lo cual acarrea que difieran significativamente de los precios de reposición actualizados en el mercado.

• El costo de ventas se registra a los costos más recientes, normalmente los más altos.

• La utilidad bruta del ejercicio queda sobrestimada, afectándose de igual manera la determinación de la utilidad neta.

• Al utilizar este método se aplica razonablemente el principio de la debida asociación de ingresos y gastos, la correcta determinación de la utilidad del periodo y la prudencia.

• La aplicación de este método es recomendado, sobre todo en aquellos países donde exista hiperinflación.

• Cuando se utiliza el sistema de inventario periódico, los resultados son diferentes, a que si se utiliza el sistema de inventario continuo.

Promedio: Simple y Ponderado (Periódico); Móvil (Continuo).

• Promedio Simple (Inventario Periódico): Este método de valuación, de poco uso, se calcula sumando los precios unitarios de cada compra en un período determinado, por ejemplo un mes, y dividiéndola entre el número de adquisiciones.

Cuando hay gastos de compras, como fletes, acarreo, etc., deben incluirse en los costos de cada compra, y ajustar el costo unitario por estos incrementos.

• Promedio Aritmético Ponderado (Inventario Periódico): Este método como el anterior descrito, es muy poco usado para la valuación de los inventarios. El costo unitario promedio – ponderado se calcula de la siguiente manera: en primer término se suman los montos de las facturas respectivas a cada compra realizada en un período determinado, incluyendo cualquier gasto posterior relacionado con esas compras. En segundo término, se suman también las unidades de cada una de esas compras. Y finalmente, se divide el primer resultado, como total de las adquisiciones, entre el segundo resultado que es el total de unidades adquiridas en el período tomado.

• Promedio Móvil (Inventario Continuo): De acuerdo con este método, no se segregan las compras por lotes, sino que se acumulan, y por los movimientos de las mercancías, se mantiene un único costo unitario promedio, recalculándose cada vez que se incrementen las unidades físicas o valores de costos de las mercancías en existencias. El costo unitario promedio se calcula, dividiendo el costo total acumulado, entre las unidades físicas totales.

Cuando hay gastos directos relacionados con las compras, como fletes, acarreo, gastos de importación, seguros, etc. , cancelados después del registro de la compra, se tienen dos opciones: a) Si dicho monto se debita a la cuenta del "Inventario de Mercancía", se incorpora en la tarjeta, en la sección de entradas en la columna de costo total y en la sección de "Saldos", se acumula en la columna de costo total y sé recalcula el costo unitario promedio móvil, no afectando el número de unidades en existencia; b) Si dicho monto se debita al Costo de Venta, no afecta el costo unitario promedio en tarjeta.

Algunas características de este método de valuación son las siguientes:

• Es el más utilizado de los métodos que promedian los costos unitarios.

• No maneja segregación de lotes, sino que presenta acumuladas las existencias.

• Cada vez que se adquieren mercancías el costo unitario promedio móvil que representa la sección de "Saldos", debe ser modificado.

• Este método es aceptado internacionalmente.

• El inventario final queda valuado a los costos promedios entre los más antiguos y los más recientes, y de igual manera el costo de venta.

• Se dificulta la aplicación del costo por gastos directos relacionados con compras, si no se puede precisar si las unidades afectadas están en existencias o vendidas.Es el más sencillo y económico en su aplicación.

Modelos inventarios

• 1. Modelo determinista.

Es difícil idear un modelo general de inventarios que tome en cuenta todas las variaciones de los sistemas reales, incluso, aun si puede ser formulado un modelo lo suficientemente general tal vez no sea posible su resolución analítica, por consiguiente, estos modelos tratan de ser ilustrativos de algunos sistemas de inventarios.

Demanda ocurre con tasa D(por unidad de tiempo), el nivel más alto del inventario ocurre cuando se entrega la cantidad ordenada, la demora en la entrega se supone una constante conocida. Mientras más pequeña es la cantidad ordenada, más frecuente será la colocación de nuevos pedidos, sin embargo se reducirá el nivel del inventario(promedio) mantenido en la bodega.

En la práctica, la mayoría de las veces, se tiene un mayor tiempo de fabricación o de retraso, desde el instante en que se coloca una orden hasta que ella es realmente entregada, en consecuencia, en el modelo la política de pedidos debe especificar con claridad en punto de reordenamiento o reposición, este debe ocurrir cuando queden L unidades de tiempo previo a la entrega, como lo muestra la figura

Como existen costos asociados al colocar pedidos y mantención del inventario en el almacén, la cantidad del artículo se selecciona para permitir un compromiso entre ambos costos.

Formulas a utilizar:

Problema 1

EOQ CON REABASTECIMIENTO UNIFORME.MODELO DEL TAMAÑO ECONÓMICO DE LOTE DE PRODUCCIÓN

En los modelos analizados anteriormente se ha supuesto que el pedido de reabastecimiento se recibe completo en un instante. Para la mayor parte de los establecimientos comerciales este es un supuesto válido; pero en una situación fabril, el reabastecimiento se produce a través de una corrida de producción, y ésta puede consumir una cantidad considerable de tiempo para llegar a su fin. La siguiente figura representa la conducta de los inventarios en una operación productiva, en la que la producción pasa al inventario de artículos terminados y los bienes que se demandan se extraen de aquí.

En ésta figura se muestra el caso de una operación de reabastecimiento de inventario a través de producción, con tiempo de adelanto de cero y en la que no se permiten agotamientos.

Problema 2

Tamaño óptimo del lote

El producto X es un artículo estándar en el inventario de una firma. El ensamblaje final del producto se lleva a cabo en una línea de ensamblaje que está en funcionamiento todos los días.

Un componente del producto X (llámese componente XI) se fabrica en otro departamento. Cuando produce el XI, este departamento trabaja a una tasa de 100 unidades diarias. La línea de ensamblaje utiliza el componente XI a una tasa de 40 unidades diarias. Dados los datos siguientes, ¿cuál es el tamaño óptimo del lote para la producción del componente XI ?

Tasa de utilización diaria (d) = 40 unidades

Demanda anual (D) = 10.000 (40 unidades x 250 días de trabajo)

Producción diaria (p) = 100 unidades

Costo de preparación de la producción (S) = US$ 50

Costo de mantenimiento anual (H) = US$ 0.50 por unidad

Costo del componente x1 (C) = US$ 7 cada uno

Plazo (L) = 7 días

SISTEMAS DE INVENTARIOS QUE TIENEN DEMANDA INCIERTA O PROBABILÍSTICA.

Se supone que se conoce la distribución de probabilidad para la demanda, pero que esa demanda es impredecible en un día o mes dado. Con frecuencia, este es el caso. Cuando se trata de ventas en una tienda, ventas industriales y la mayoría de los servicios.

La incertidumbre al predecir la demanda significa que siempre existe la posibilidad de que haya faltantes, es decir, de quedar sin artículos en almacén. El riesgo puede reducirse teniendo un inventario grande, pero nunca puede eliminarse. La tarea de administrar los inventarios es balancear el riesgo de faltantes y el costo de la existencia adicional.

En la mayoría de los sistemas de inventarios, el costo de quedar sin artículos en almacén no se conoce con exactitud. En estos casos, la administración debe tomar una decisión subjetiva en cuanto al riesgo que se correrá.

En los casos en que el costo por faltantes puede determinarse, es posible obtener las políticas óptimas de inventario.

• 2. Modelo EOQ Probabilístico

Este modelo permite faltantes en la demanda, la política requiere ordenar la cantidad y siempre que el inventario caiga al nivel R. Como en el caso determinista, el nivel de reorden R es una función del tiempo de entrega, entre colocar y recibir un pedido. Los valores óptimos de Y y R, se determinan minimizando el costo esperado por unidad de tiempo que incluye la suma de los costos de preparación, conservación y faltante.

El modelo tiene 3 suposiciones:

• 1.  La demanda no satisfecha durante el tiempo de entrega se acumula.

• 2.  No se permite mas de una orden pendiente.

• 3.  La distribución de la demanda durante el tiempo de entrega permanece estacionaria (sin cambio) con el tiempo.

3. Modelo Probabilístico Con Periodo fijo de Reorden

Con un modelo de periodo fijo de reorden se verifica el balance de inventario a intervalos fijos de tiempo y se coloca un pedido por la diferencia entre el inventario que se tiene y el punto hasta el que se ordena.

Como el periodo de revisión es fijo, puede ocurrir un faltante en cualquier momento durante el periodo de revisión.

En este modelo se considera que la demanda tiene distribución normal, la demanda durante el tiempo de entrega se distribuye normalmente y los costos de faltantes no se conocen.

Para encontrar el periodo óptimo para ordenar se ignora toda incertidumbre y se aplica el modelo del Intervalo económico de reorden ( EOI), después se aplica el concepto de nivel de servicio para encontrar el punto hasta el que se ordena.

Efectos de los errores en inventarios

Los negocios determinan los inventarios al final del periodo. En el proceso de contar los artículos, aplicar los costos unitarios y calcular los importes, pueden surgir errores. Como lo muestra el segmento 1 del periodo de la figura 1, un error en el importe del inventario final crea errores en el costo de mercancías vendidas y en los importes del margen bruto. Compare el periodo 1, cuando el inventario final esta sobreestimado y el costo de mercancías vendidas esta subestimado, cada uno en $5,000, con el periodo 3, el cual está correcto. El periodo 1 debería verse exactamente como el periodo 3.

Figura 1

Recuerde que el inventario final de un periodo es el inventario inicial del siguiente periodo. Por lo tanto, el error en el inventario final, se lleva al siguiente periodo; observe los importes resaltados en la figura 1.

Debido a que la misma cifra del inventario final que se resta al calcular el costo de mercancías vendidas en un periodo se suma como inventario inicial al calcular el costo de mercancías vendidas en el siguiente periodo, el efecto del error se cancela al final del segundo periodo. La sobrestimación del costo de mercancías vendidas en el periodo 2 compensa la subestimación en el costo de mercancías vendidas en el periodo 1. Por lo tanto, el importe del margen bruto total para los dos periodos es la cifra correcta de $100,000, haya sido o no anotado un error al momento de calcular. Estos efectos se resumen en la figura 2.

Sin embargo, los errores de inventario no pueden ignorarse simplemente porque ya están compensados. Suponga que está analizando asuntos en las operaciones de negocio. La figura 1 muestra una baja en el margen bruto del periodo 1 al periodo 2, seguida por un aumento en el periodo 3. Pero esa ilustración de operaciones no es real debido al error contable. El margen bruto correcto es de $50,000 para cada periodo. El proporcionar una información exacta para la toma de decisiones requiere que se corrijan todos los errores del inventario.

Gráfico ABC como técnica de gestión de inventarios

Un aspecto importante para el análisis y la administración de un inventario es determinar qué artículos representan la mayor parte del valor del mismo midiéndose su uso en dinero y si justifican su consecuente inmovilización monetaria.

Estos artículos no son necesariamente ni los de mayor precio unitario, ni los que se consumen en mayor proporción, sino aquellos cuyas valorizaciones (precio unitario x consumo o demanda) constituyen % elevados dentro del valor del inventario total.

Generalmente sucede que, aproximadamente el 20% del total de los artículos, representan un 80% del valor del inventario, mientras que el restante 80% del total de los artículos inventariados, alcanza el 20% del valor del inventario total.

El gráfico ABC (o regla del 80/20 o ley del menos significativo) es una herramienta que permite visualizar esta relación y determinar, en forma simple, cuáles artículos son de mayor valor, optimizando así la administración de los recursos de inventario y permitiendo tomas de decisiones más eficientes.

Según este método, se clasifican los artículos en clases, generalmente en tres (A,

B o C), permitiendo dar un orden de prioridades a los distintos productos:

ARTICULOS A: Los más importantes a los efectos del control.

ARTICULOS B: Aquellos artículos de importancia secundaria.

ARTICULOS C: Los de importancia reducida.

La designación de las tres clases es arbitraria, pudiendo existir cualquier número de clases. También el % exacto de artículos de cada clase varía de un inventario al siguiente. Los factores más importantes son los dos extremos: unos pocos artículos significativos y un gran número de artículos de relativa importancia. Esta relación empírica formulada por Vilfredo Pareto, ha demostrado ser una herramienta muy útil y sencilla de aplicar a la gestión empresarial. Permite concentrar la atención y los esfuerzos sobre las causas más importantes de lo que se quiere controlar y mejorar.

El método o gráfico ABC puede ser aplicado a:

• Las ventas de la empresa y los clientes con los que se efectúan las mismas (optimización de pedidos).

• El valor de los stocks y el número de ítems de los almacenes.

• Los costos y sus componentes.

Los beneficios de la empresa y los artículos que los producen (determinar aquellos productos que, teniendo una alta penetración en el mercado -facturación-, disponen de baja rentabilidad; detectar por prioridades aquellos productos que, teniendo una baja penetración -comercialización-, disponen de alta rentabilidad).

Problema 3

A continuación se desarrollará un problema que permitirá visualizar cómo se determinan las tres zonas (A-B-C) en un inventario constituido por 20 artículos:

Solución

1. Se debe determinar la participación monetaria de cada artículo en el valor total del inventario. Para ello se debe construir una tabla de acuerdo a lo siguiente:

• Columna nº 1: Corresponde al nº de artículo.

• Columna nº 2: Los porcentajes de participación de cada artículo en la cantidad total de artículos. Para nuestro ejemplo, como tenemos un inventario constituido por 20 artículos, cada artículo representa el 5% dentro del total (100%/ 20 art.= 5%)

• Columna nº 3: Representa la valorización de cada artículo. Para obtenerla, multiplicamos su precio unitario por su consumo. Al pie de la columna obtenemos el valor de nuestro inventario de los 20 artículos.

• Columna nº 4: Nos muestra el % que representa cada una de las valorizaciones en el valor total del inventario

2. Ahora se deben reordenar las columnas 1 y 4, tomando las participaciones de cada artículo en sentido decreciente, lo que dará origen a la tabla nº 3:

3. Trazado de la gráfica y determinación de zonas ABC

A partir de los datos de la tabla 3 y la gráfica se puede observar que unos pocos artículos son los de mayor valorización. Si solo se controlaran estrictamente los tres primeros, se estaría controlando aproximadamente el 60% del valor del inventario.

Asignamos la zona A para estos artículos. Controlando también los art. 3, 6 y 11, se estaría controlando, en forma aproximada, el 82% del valor del inventario. (Zona B)

Se ve claramente en la gráfica que el 15% del inventario justifica el 60% del valor, mientras que el 30% del mismo justifica el 82% de dicho valor; a su vez, el 70% del inventario justifica el 18% del valor. Si se tiene en cuenta los costos de mantenimiento y de control de estos últimos, se llega a la conclusión que no es necesario controlarlos estrictamente, ya que son de poca valorización, y que debe mantenerse el mínimo stock posible de los mismos.

La asignación de las zonas A, B y C en la gráfica que estamos analizando se

realizó en función del alto % de valorización de los tres primeros artículos (25,47%, 18.55% y 16.08%, respectivamente), sin embargo, las zonas pueden asignarse de forma diferente, por ejemplo, incluyendo en la zona A los seis primeros artículos, que representan alrededor del 80% del valor del inventario, en la zona B los siguientes tresartículos, y los restantes en la zona C. De esta forma, controlando el 30% del inventario (zona A) se estaría controlando aproximadamente el 80% del valor del mismo.

Observando las zonas A y B de la gráfica que se da a continuación, se puede ver que el 45% del inventario justifica alrededor del 90% de su valor y que el 55% del inventario justifica, aproximadamente, el 10% del mismo valor.

Resultados

Si bien cada almacén tiene distintos tipos de curvas ABC, lo importante es recordar que:

• Para los artículos A, se debe usar un estricto sistema de control, con revisiones continuas de los niveles de existencias y una marcada atención para la exactitud de los registros, al mismo tiempo que se deben evitar sobre-stocks.

• Para los artículos B, llevar a cabo un control administrativo intermedio.

• Para los artículos C, utilizar un control menos rígido y podría ser suficiente una menor exactitud en los registros. Se podría utilizar un sistema de revisión periódica para tratar en conjunto las órdenes surtidas por un mismo proveedor.

Los sistemas informáticos permiten hacer uso de niveles uniformes de control para todos los artículos, sin embargo, el establecimiento y análisis de prioridades que se pueden realizar con la técnica ABC resultan muy útiles a los fines de mejores tomas de decisiones

Seguridad de inventarios

La mayoría de las empresas deben mantener ciertas existencias de seguridad para hacer frente a una demanda mayor que la esperada. Estas reservas se crean para amortiguar los choques o situaciones que se crean por cambios impredecibles en las demandas de los artículos.

Los inventarios de reserva a veces son mantenidos en forma de artículos semiterminados para balancear los requerimientos de producción de los diferentes procesos o departamentos de que consta la producción y así poder ajustar las programaciones de la producción y surtir a tiempo.

Por lo regular es imposible poder anticipar todos los problemas y fluctuaciones que pueda tener la demanda, aunque es muy cierto que los negocios deben tener ciertas existencias de reserva si no quieren tener clientes insatisfechos.

La existencia de reserva de inventarios es un precio que pagan las empresas por la filosofía de servicio a la clientela que produce un incremento en la participación del mercado que se atiende.

Conclusiones

En la actualidad para el mundo financiero, es muy importante determinar cuál es la cantidad más óptima para invertir en un inventario, para el gerente de producción su interés será el que se cubra la materia prima necesaria para la producción en el momento que esta va a ser procesada, y para los agentes de venta, el saber que cuentan con unidades suficientes para cubrir su demanda y cualquier eventualidad que pueda aumentar las utilidades de la empresa, y para ésta conocer de qué manera puede disminuir sus costos por tener inventarios que cubran todas estas características.

La administración habilidosa de los inventarios, puede hacer una contribución importante a las utilidades mostradas por la firma. Con él la empresa puede realizar sus tareas de producción y de compra economizando recursos, y también atender a sus clientes con más rapidez, optimizando todas las actividades de la empresa.

La eficiencia del proceso de administración de un sistema de inventarios, es el resultado de la buena coordinación entre las diferentes áreas de la empresa, teniendo como premisas sus objetivos generales.

Anexos

1.SISTEMAS DE INVENTARIO:

2. PLANILLA DE INVENTARIO:

3. TOMA DE INVENTARIO

Autor:

Arteaga, José

Córdova, Antonio

Ruiz, Kony

Roa, Carolina

Rivas, José

Docente:

Ing. Andres Eloy Blanco

Enviado por:

Iván José Turmero Astros

CATEDRA: INGENIERÍA INDUSTRIAL

SISTEMAS DE ADMINISTRACIÓN DE INVENTARIOS

UNIVERSIDAD NACIONAL EXPERIMENTAL POLITÉCNICA

"ANTONIO JOSÉ DE SUCRE"

VICE-RECTORADO PUERTO ORDAZ

DEPARTAMENTO DE INGENIERÍA ELECTRÓNICA

METODOLOGÍA DE LA INVESTIGACIÓN

CIUDAD GUAYANA, SEPTIEMBRE DE 2008.