Aplicación del procedimiento para la gestión de inventario a través de un producto

Resumen del trabajo

El presente trabajo se titula "Aplicación del procedimiento para la gestión de inventario a través de un producto".El desarrollo del mismo estuvo originado por los numerosos cambios que sufre la economía cubana, de lo cual se ha derivado la búsqueda y posterior utilización de políticas óptimas de inventarios para reducir los costos asociados a esta actividad. Este artículo puede utilizarse para ampliar los conocimientos del personal involucrado en la administración de los inventarios y convertirse en una vía para ayudar, guiar y posteriormente automatizar las decisiones sobre políticas de inventarios que no se encuentre o se ajusten a las condiciones concretas que actualmente se emplean.

El trabajo tiene como objetivo ejemplificar el diseño de un procedimiento para la gestión de inventario a través de un producto que emplea la Empresa Eléctrica Villa Clara en sus trabajos en función de brindar un servicio con mayor calidad y prontitud a la población. Se visualiza todo el proceso hasta la obtención de la política óptima a seguir con el transformador de corriente 100/5 15 kV, producto seleccionado para aplicar dicho procedimiento.

Palabras claves

Gestión de inventario

Costos de inventario

Modelos matemáticos

Introducción

El Ministerio de la Industria Básica (MINBAS) integra sectores estratégicos de la economía cubana como son la electricidad, el petróleo, la geología y minería, el níquel y el cobalto, la química farmacéutica, la goma, el cemento, vidrio y papel, cuyas principales producciones y servicios se orientan tanto al mercado nacional como internacional. El MINBAS debido a que abarca numerosas actividades se encuentra compuesto por varias uniones y grupos empresariales, que cuentan con numerosos recursos para su funcionamiento que a su vez son de vital importancia para el país.

Para un empleo eficiente de los factores productivos es necesaria la utilización de una administración sustentada en la utilización de métodos y procedimientos existentes y viables, puesto que muchas de las gestiones administrativas adolecen de un análisis riguroso lo que conlleva a un mal manejo de los recursos, creándose de esta forma una reserva de eficiencia la cual el país no está en condiciones de mantener.

El presente trabajo aborda una de las esferas de la gestión administrativa, esto es, la relacionada con la administración de los inventarios. El objetivo del presente trabajo es ejemplificar el diseño de un procedimiento para la gestión de inventario a través de un producto que emplea la Empresa Eléctrica Villa Clara en sus trabajos en función de brindar un servicio con mayor calidad y prontitud a la población.

Desarrollo

Para la realización del presente trabajo se dispone de la información básica necesaria para aplicar el procedimiento. El esquema del procedimiento general para la gestión de inventarios se muestra en la figura 1.

Figura 1. Procedimiento para la gestión de inventario.

Caracterización de la situación de los inventarios en la Empresa Eléctrica Villa Clara.

Dicha entidad cuenta con un establecimiento donde se almacenan todos a aquellos recursos que se utilizan para los trabajos directos en las líneas o centrales eléctricas, así como aquellos que no están vinculados a la producción. El mismo es el encargado de distribuir los materiales o equipos hacia los almacenes de los diferentes municipios según la demanda de los mismos, brindando servicio de almacenaje permanente a las UEBs (Unidades Empresariales de Base) de la cabecera municipal. Actualmente esta entidad posee un sistema automatizado en explotación para el proceso contable denominado SISCONT 5, implantado por el Ministerio de la Industria Básica (MINBAS), mediante el cual se realizan todos los registros de acuerdo a los subsistemas contables. Para la gestión de compra se implementa un procedimiento, cuyo objetivo es establecer los requerimientos generales de todo el proceso de adquisición de materiales y equipos necesarios con la calidad y en los términos requeridos para el buen funcionamiento. El mismo organiza todo el proceso de compra e implementa los modelos a utilizar. Las solicitudes de compra se presentan en el Flujo de Caja y las seleccionadas se proponen al Consejo de Administración para su aprobación. Los recursos cuando entran al almacén central se agrupan en un mismo local habilitado, la clasificación del tipo de inventario es a través del clasificador implementado por la Unión Eléctrica, en el caso de los materiales se clasifican según el presupuesto por donde se realice la compra y luego la cuenta que especifica el clasificador, el resto de los recursos según la finalidad en la cuenta que lo aclare.

Selección de los productos

Existe un conjunto de productos en el almacén que pueden utilizar una política de inventarios según el criterio de los especialistas de la organización. Sin embargo el producto seleccionado se eligió a raíz de pertenecer al grupo de aquellos de lento movimiento para los cuales se hace necesaria la utilización de modelos de inventarios. El producto seleccionado es el transformador de corriente 100/5 15 kV.

Análisis de la demanda

El producto seleccionado tiene una demanda independiente, esto es, su demanda no depende de la demanda de otro producto y además es aleatoria, ya que es difícil conocer con exactitud cual será el comportamiento de la misma.

Para demostrar que el mismo tiene un comportamiento estocástico de la demanda se aplicó la prueba de normalidad Kolmogorov-Smirnov y se realizó el análisis con el software SPSS. Los supuestos considerados fueron los siguientes:

• Nivel de significación del 5%.

• Utilización de las siguientes pruebas de hipótesis:

Ho: El conjunto de datos se distribuye normalmente. (Hipótesis de nulidad)

H1: El conjunto de datos no se distribuye normalmente. (Hipótesis alternativa)

Regla de decisión:

Si el nivel de significación calculado es menor que 0.05 se rechaza la hipótesis de nulidad.

El resultado obtenido se muestra en la siguiente tabla:

Tabla #1. Prueba de normalidad Kolmogorov-Smirnov para la distribución de la

demanda.

Según los resultados obtenidos se puede afirmar que los datos se distribuyen normalmente.

Para realizar el estudio de la proyección de la demanda para los productos se utilizó como técnica de pronóstico el Promedio Simple (SA) porque de ellas es la que presenta menor MAD, que da la medida del error global para el pronóstico. Los datos recopilados sobre el MAD del producto se muestran en la tabla siguiente:

Tabla #2. Demanda del producto para el 2011.

Fuente:Salida/WinQSB

Definición del modelo económico-matemático a utilizar.

El producto seleccionado forma parte del stock de productos que son suministrados a este almacén por varios proveedores por lo que resulta más conveniente aplicar el modelo período fijo de reorden. La política de inventario para ese caso es revisar el inventario cada cierto tiempo óptimo calculado y realizar el reaprovisionamiento por diferencia entre las existencias y el nivel de inventario óptimo también calculado.

Cálculo de los costos del inventario.

Los costos relevantes considerados en este modelo son el costo de almacenamiento y el costo de reaprovisionamiento. El cálculo de los mismos se detalla a continuación.

• Cálculo del costo de almacenamiento

Se consideraron en este caso las siguientes partidas:

• Salario

• Depreciación

• Mantenimiento

• Energía

Para calcular el costo por concepto de salario se propone determinar el peso ponderado de cada producto con respecto al total de productos analizados y el índice de referencia según tiempo en el almacén, a estos se les aplica el gasto de salario del personal del almacén, obteniéndose el costo por salario.

Se calcula

Donde:

i : Producto i = 1, n.

Ii: Índice de referencia según el tiempo en el almacén del producto i.

Di: Cantidad de días que permanece el producto i en almacén.

Vi: Cantidad de veces que entra el producto i al almacén.

PPi: Peso ponderado del producto i.

Tpi: Tiempo promedio que permanece en el almacén del producto i.

HP: Horizonte de planificación.

TP: Total de productos.

CPi: Cantidad de producto i que entró al almacén.

GS: Gasto de salario.

CSi: Costo de salario para el producto i.

Para dicho cálculo se utilizó el salario del personal del almacén. Los datos se muestran en la siguiente tabla:

Tabla #3. Cálculo del costo de salario.

Fuente: Elaboración propia

Para calcular el costo por concepto de depreciación se propone aplicar al gasto total de depreciación del almacén el peso ponderado del producto y el índice de referencia según el tiempo en el almacén ya calculado anteriormente, obteniéndose el costo por depreciación. En el marco del presente trabajo el producto seleccionado se encuentra en el almacén central de la entidad, el cual se halla totalmente depreciado por lo que el cálculo del costo asociado este concepto no procede.

Para el cálculo del costo por concepto de mantenimiento se debe tener en cuenta el gasto de los productos que se utilizan para esta función así como el gasto de salario del personal vinculado al mantenimiento para el año analizado. A este gasto se le aplica el peso ponderado del producto y el índice de referencia según tiempo de almacenamiento obteniéndose el costo por concepto de mantenimiento para el mismo.

Se calcula

Donde:

i : Producto i = 1, n.

Ii: Índice de referencia según el tiempo en el almacén del producto i.

Di: Cantidad de días que permanece el producto i en almacén.

Vi: Cantidad de veces que entra el producto i al almacén.

PPi: Peso ponderado del producto i.

Tpi: Tiempo promedio que permanece en el almacén del producto i.

HP: Horizonte de planificación.

TP: Total de productos.

CPi: Cantidad de producto i que entró al almacén.

GM: Gasto de mantenimiento.

CMi: Costo de mantenimiento para el producto i.

El costo por mantenimiento para un año se desglosa en la siguiente tabla:

Tabla #4. Gasto por concepto de mantenimiento

Fuente: Elaboración propia

Por lo que el costo por este concepto sería de la siguiente forma:

Tabla #5. Cálculo del costo de mantenimiento.

Fuente: Elaboración propia

Para el cálculo del costo por concepto de energía se propone clasificar los productos en cuanto a su requerimiento energético. Se debe tener en cuenta el consumo de cada equipo, la cantidad de horas que funcionan al día y el costo del Kw/h para el año analizado. Al gasto calculado se le aplica el peso ponderado de los productos con respecto al total y el índice de referencia según tiempo en el almacén, obteniéndose el costo por concepto de energía por producto.

Se calcula:

Donde:

i : Producto i = 1, n.

Ii: Índice de referencia según el tiempo en el almacén del producto i.

Di: Cantidad de días que permanece el producto i en almacén.

Vi: Cantidad de veces que entra el producto i al almacén.

PPi: Peso ponderado del producto i.

Tpi: Tiempo promedio que permanece en el almacén el producto i.

HP: Horizonte de planificación.

TP: Total de productos.

CPi: Cantidad de producto i que entró al almacén.

GE: Gasto de energía.

CEi: Costo de energía para el producto i.

La economía del país sufrió una renovación tecnológica y como consecuencia se hace necesaria la realización de una nueva tarifa eléctrica.

Tabla #6. Cálculo del consumo total de energía según nueva tarifa.

Fuente: Elaboración propia

Tabla #7. Cálculo del gasto total de energía del almacén central según la tarifa eléctrica actual en Cuba.

Fuente: Elaboración propia

El cálculo del costo de la energía se muestra en la tabla que aparece a continuación:

Tabla #8. Cálculo del costo de energía

Fuente: Elaboración propia

El costo de almacenamiento se obtiene de la suma de los costos calculados anteriormente, como muestra la siguiente tabla:

Tabla #9. Cálculo del costo de almacenamiento.

Fuente: Elaboración propia

Donde:

C1: Costo de almacenamiento.

Cálculo del costo de reaprovisionamiento

Para el cálculo del costo de reaprovisionamiento debe tenerse en cuenta que este es un costo fijo independientemente del tamaño del lote. Se debe incluir en el cálculo todos los gastos asociados a este concepto. En este caso son:

• Costo por concepto de salario del personal encargado de realizar los pedidos.

• Costo por concepto de servicios telefónicos para gestionar pedidos.

• Costo por concepto de salario del personal encargado de realizar las compras.

Para el cálculo del costo por concepto de salario del personal encargado de realizar los pedidos se propone aplicar al gasto de salario de dicho personal el por ciento del gasto de salario que se utiliza en realizar gestiones de compra en el período analizado, el por ciento que representa el almacén analizado del resto en caso de que existan y el número de pedidos que se realizan en el período.

Se calcula:

CS= (Gs*a* ? )/r

Donde:

CS- Costo por concepto de salario.

Gs- Gasto por concepto de salario para el período.

a- Por ciento que representa el almacén analizado del resto de los almacenes, en caso de que existan.

?- Por ciento del costo de salario correspondiente a la gestión de compra.

r- Número de pedidos.

Para el cálculo del costo por concepto de servicios telefónicos en función de gestionar los pedidos se propone aplicar al gasto por este servicio el por ciento que representa el almacén analizado del resto en caso de que existan, el número de pedidos que se realizan en el período y el por ciento del gasto telefónico que se dedica a gestionar las compras.

Se calcula:

CF = (Gf* a * ß)/r

Donde:

CF- Costo por servicio telefónico.

Gf- Gasto por servicio telefónico para el período.

a-Por ciento que representa el almacén analizado del resto de los almacenes, en caso de que existan.

ß- Por ciento del gasto telefónico que se destina a realizar gestiones de compra.

r- Número de pedidos.

Para el cálculo del costo por concepto de salario del personal encargado de realizar las compras se debe tener en cuenta el por ciento que representa el almacén analizado con respecto al resto y el número de pedidos.

Se calcula:

CS = (Gs* a)/r

Donde:

CS-Costo por concepto de salario.

Gs- Gasto por concepto de salario para el período.

a- Por ciento que representa el almacén analizado del resto de los almacenes, en caso de que existan.

r- Número de pedidos.

Para dicho cálculo se tuvieron en cuenta los siguientes supuestos:

• El salario anual del personal encargado de la gestión de compras es de $39120.00 en el período analizado. Aproximadamente un 85% del tiempo laboral se dedica a realizar gestiones de compra. Se debe tener en cuenta el por ciento que representa los productos de líneas del resto.

• El costo por servicio telefónico en la gestión de los pedidos en el período analizado es $6121.32. Aproximadamente un 75% del mismo se dedica a realizar gestiones de compra. Se debe tener en cuenta el por ciento que representa los productos de líneas del resto.

• El personal encargado de realizar las compras en el almacén devenga un salario promedio anual de $51720.00. Los productos de líneas representan 73 % del total. Aproximadamente un 90% del tiempo laboral se destina a realizar gestiones de compras.

A partir de estos supuestos se calculó el costo de reaprovisionamiento.

Tabla #10. Cálculo del costo de pedido.

Fuente: Elaboración propia.

Donde:

CSP: Costo de salario del encargado de realizar los pedidos.

CSF: Costo de servicio telefónico para gestionar los pedidos.

CSC: Costo de salario del personal encargado de las compras.

C3: Costo de reaprovisionamiento.

%A: Por ciento que representa los materiales de líneas del resto.

%B: Por ciento dedicado a la gestión de compra.

Desarrollo del modelo de inventario

Modelo de período fijo de reorden:

El período fijo de reorden se determina por la siguiente expresión matemática:

Donde:

T*: Período fijo de reorden.

Costo de reaprovisionamiento.

Costo de almacenamiento.

Demanda anual.

En este tipo de modelo el reaprovisionamiento se realiza cada cierto período óptimo de tiempo (fijo) en el cual se revisa el inventario y se pide la diferencia entre el nivel de inventario óptimo y las existencias en ese momento. El nivel de inventario óptimo se formula matemáticamente de la siguiente forma:

Donde:

S*: nivel óptimo de inventario.

Demanda diaria Promedio.

Tiempo de Entrega Promedio.

T*: Período fijo de reorden.

Desviación estándar para la demanda del tiempo de entrega.

Nivel de Servicio.

?: Inventario de seguridad.

Para determinar la política óptima de inventario del producto seleccionado se utilizó la siguiente información:

• Satisfacción del nivel de servicio de un 95 %.

• Cálculo de la demanda en el tiempo de entrega.

• Para calcular la desviación estándar de la demanda del tiempo de entrega se aplicó la prueba de normalidad Kolmogorov-Smirnov y se realizó el análisis con el software SPSS. Los supuestos considerados fueron los siguientes:

• Nivel de significación del 5%.

• Utilización de las siguientes pruebas de hipótesis:

Ho: El conjunto de datos se distribuye normalmente. (Hipótesis de nulidad)

H1: El conjunto de datos no se distribuye normalmente. (Hipótesis alternativa)

Regla de decisión:

Si el nivel de significación calculado es menor que 0.05 se rechaza la hipótesis de nulidad.

Para realizar el cálculo de la de la demanda en tiempo se entrega se utilizaron los siguientes datos:

Tabla #11: Tiempo de entrega en un año.

Fuente: Elaboración propia.

Tabla #12: Demanda y demanda diaria en tiempo de entrega.

Fuente: Elaboración propia.

Tabla #13. Prueba de normalidad Kolmogorov-Smirnov para la demanda del tiempo de entrega.

Con los datos obtenidos en los cálculos realizados procedemos a elaborar el modelo económico.

Tabla #14. Cálculo del período óptimo de reaprovisionamiento y el nivel óptimo de inventario.

Fuente: Elaboración propia.

s*( TRANSF C. 100/5 15 KV) = Dd (T*+L) + ß = 4 unidades

T*( TRANSF C. 100/5 15 KV) =

3 meses

La política optima para el transformador de corriente 100/5 15 kV es realizar revisiones del inventario cada tres meses y efectuar pedidos por la diferencia entre las existencias y el nivel óptimo ya calculado de 4 unidades

Conclusiones

El manejo de los inventarios es sin lugar a dudas un elemento crítico, para el buen desarrollo de la empresa, si este no se efectúa correctamente la posibilidad de tener problemas de abastecimiento o mayores costos es muy alta, es por esto que permanentemente se deben estar revisando los normas para su manejo, siendo conscientes de que estamos en una realidad donde lo único constante es el cambio y que si no somos consecuentes con esta realidad la posibilidad de dejar de ser competitivo y salir del mercado es muy alta.

En las decisiones administrativas el criterio del experto es insustituible, sin embargo un buen manejo de los instrumentos cuantitativos facilita de manera considerable su labor, con lo que la rentabilidad de la empresa debe mejorar considerablemente.

Bibliografía

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Autor:

Lic. Diana Leisy Morales Manso

Villa Clara

Junio 2012