Organización, operación y control de un centro de cómputo

1. Organización de un centro de cómputo
2. Operación y control de un centro de cómputo

UNIDAD I: ORGANIZACIÓN DE UN CENTRO DE CÓMPUTO

2.3 Guías de estructuración

2.3.1 Funcional

Se caracteriza por la agrupación del trabajo en unidades de tipo funcional, o lo que es lo mismo, los trabajos similares se adjudican a una sección dependiente de un centro de coordinación.

Cada función principal es coordinada por un nivel superior en el organigrama

2.3.2 Divisional

Se establece basándose en la constitución de unas unidades pequeñas y autónomas en torno a la constitución general de la empresa.

Se puede distinguir:

Divisional geográfica

• Agrupa las actividades de la empresa en función de las regiones atendidas, y su adopción se recomienda cuando con ella se pueden satisfacer mejor las necesidades de la clientela.
• Estará formada por divisiones regionales independientes, encargándose cada una de ellas de la producción y venta de sus productos. Cada división geográfica contará, además, con los servicios oportunos de personal y administración

Divisional por productos

• Agrupa todas las actividades dentro de una misma entidad para garantizar, de este modo, su adecuado funcionamiento. Se incorpora cada grupo de productos homogéneos a una división integrada en el conjunto de empresas

Divisional por clientes

• Por lo general se aplica en empresas comerciales, principalmente almacenes, y su función consiste en crear unidades cuyo interés primordial es servir a los distintos compradores o clientes.

Divisional por proceso o equipo

• En la industria, el agrupamiento de equipos en distintos departamentos reportará eficiencia y ahorro de tiempo; así como también en una planta automotriz, la agrupación por proceso.

Divisional por secuencia

• Es utilizada en empresas productoras que trabajan sin interrupción los tres turnos, para controlar cada uno de los turnos; o cuando se trate de labores que manejen una gran cantidad de números o letras.

2.3.3 Proceso de datos distribuidos

Cooperantes

En este caso se entiende que los procesos interactúan entre sí y pertenecen a una misma aplicación.

Independientes

En el caso de procesos independientes en general se debe a que no interactúan y un proceso no requiere información de otros o bien porque son procesos que pertenecen a distintos usuarios.

La diferencia entre un proceso y un programa, es que un proceso es una actividad de cierto tipo que contiene un programa, entradas salidas y estados.

En los entornos con grandes computadoras y minicomputadoras, el procesamiento y la memoria se encuentran centralizados. Hay varias razones para ello, incluyendo el costo, la seguridad y la gestión.

Los terminales conectados al ordenador central permiten que otros usuarios puedan compartir las posibilidades de cálculo y la memoria de las computadoras centrales.

Este tipo de proceso centralizado se diferencia del sistema de proceso distribuido utilizado por las LAN.

En un proceso distribuido, la mayor parte de los procesos se lleva a cabo en la memoria individual de las computadoras personales, a las que denomina estaciones de trabajo.

2.4 Formas de operar de un centro de cómputo

2.4.1 Centralizada

Aquí, los datos, los programas de aplicación y la presentación se encuentran en el servidor. La imagen final se transmite a los terminales de los usuarios. Desde los terminales, las cadenas de caracteres de las entradas de los usuarios se reenvían al host. Este concepto es el que sirve de base para los mainframe.

2.4.2 Descentralizada

Las bases de datos están repartidas en distintos servidores o incluso clientes. Las aplicaciones funcionan igualmente en distintos servidores o en parte también en clientes.

2.4.3 Centralizada/Descentralizada

Combina las características de las formas antes mencionadas (centralizada y descentralizada), dando como resultado una red de computadoras con datos que se encuentran tanto internamente como en el servidor, ya que este respalda la información en cada una de las estaciones de trabajo.

UNIDAD II: OPERACIÓN Y CONTROL DE UN CENTRO DE CÓMPUTO3.1 Estándares y procedimientos

Su aparente inflexibilidad y la dificultad de mantenerlos actualizados es una característica muy propia de los estándares y procedimientos. Por ejemplo, si el procedimiento para el procesamiento de lotes de información establece que toda la información debe estar disponible para el procesamiento computarizado antes de que cualquier información sea procesada es innecesariamente restrictivo si cada lote puede ser procesado separadamente. En este caso los estándares deberían ser cambiados. Sería incorrecto el concluir que debido a que estos estándares son innecesariamente restrictivos, los estándares son indeseables; en lugar de esto, la conclusión debería ser que los estándares poco realistas son indeseables.

Los estándares y procedimientos son difíciles de mantener actualizados. La solución a esta situación es el actualizar la documentación antes de que nuevos estándares y procedimientos sean autorizados para hacerse efectivos. En lugar de un procesamiento entorpecido, los estándares y procedimientos en realidad inculcan disciplina de la cual variaciones racionales y pensamiento creativo es posible. Proveen una buena base de la cual las mejoras pueden ser evaluadas y, cuando sean justificadas, añadidas. Sin estándares y procedimientos definidos de manera precisa, cualquier nueva idea implementada es probable que tenga resultados impredecibles; aún si los resultados son satisfactorios es probable que sólo unas cuantas personas las conozcan.

3.1.1 Categorías

Los estándares y procedimientos han sido vistos y categorizados desde varios puntos de vista. De hecho, los estándares y procedimientos han sido definidos como dos tipos de estándares:

· Estándares de métodos: Como guías, los estándares son utilizados para establecer prácticas uniformes y técnicas comunes.

· Estándares de desempeño: Como normas, los estándares son utilizados para medir el desempeño de la función del procesamiento de datos. Los estándares y procedimientos dan respuesta a preguntas tales como las siguientes:

· ¿Cómo podrá ser juzgada la obtención de los objetivos del Centro de Cómputo?

· ¿Cómo será estructurado el Centro de Cómputo para cumplir estos objetivos?

· ¿Cómo será juzgada la exactitud de las trayectorias de carreras del personal?

· ¿Cómo serán establecidos las trayectorias de carrera adecuadas?

· ¿Cómo será juzgado el presupuesto efectivo?

· ¿Cómo se realizara el presupuesto?

Estas son sólo unas cuantas de las preguntas que deben ser consideradas cuando se preparan los estándares y procedimientos del centro de datos. Naturalmente, en primer lugar sólo los más importantes y urgentes estándares y procedimientos deberían ser establecidos, evitando así el  retraso que resultaría si se requiriera la documentación completa antes de que sea liberada cualquier documentación. Los elementos menos críticos pueden ser incluidos sobre un período de tiempo, posiblemente en diversos pasos.

Categorías de estándares

Los estándares de administración incluyen requerimientos de reporte de actividades y desempeño, control de presupuesto y valuación de personal y asesoría de trayectoria de carrera. Algunas instalaciones tienen estándares claramente definidos, al igual que los procedimientos, en tales tópicos. Otras tienen estándares muy vagos, usualmente debido a las presiones de operaciones de día con día, y estas distracciones son frecuentemente el resultado de estándares y procedimientos de estaciones de trabajo y flujo de trabajo mediocres.

Los estándares de operaciones se aplican a estaciones de trabajo y flujo de trabajo, las cuales son metas obvias para la estandarización. El desempeño esperado del procesamiento en línea y por lotes, ya sea producción o prueba, debe darse a conocer al personal del centro de datos. El qué tan bien sean cumplidos estos estándares determina qué tan eficiente y confiablemente funciona el Centro de Cómputo y cómo son atendidos los usuarios.

Los estándares de contingencia pueden ser considerados parte de los estándares de operaciones, pero debido a que no son parte de las actividades diarias y ocurren solamente bajo condiciones de emergencia, su documentación es mantenida separadamente, posiblemente en una bandeja separada. También debido a la ausencia de urgencia inmediata, son ignorados frecuentemente, como fue mencionado con los estándares administrativos. Estos estándares comprenden varios niveles de emergencia, desde el daño de varias unidades de disco a la destrucción de todo el Centro de Cómputo.

Los estándares de servicio de soporte, la última categoría de los estándares, incluye la relocalización del Centro de Cómputo, la selección del equipo, evaluación del desempeño de la computadora y la documentación.

Categorías de Procedimientos

Procedimientos Administrativos. Aunque consisten de secuencias de actividades claramente definidas, los procedimientos administrativos tienden a ser flexibles y son frecuentemente establecidos como normas. Debería haber procedimientos definidos para desarrollar presupuestos, analizar variaciones y valuar el desempeño del centro de datos. Al igual que en todos los procedimientos, los administrativos y las normas deberían ser reexaminadas periódicamente para mayor efectividad.

Procedimientos de operaciones. Cada estación de trabajo en el centro de datos debería tener sus procedimientos para el procesamiento de tareas, incluyendo cualquier excepción de procesamiento que pueda ser necesario. Debería ser claro qué secuencia de actividades son a las que se deben de adherir cada persona, qué formas deben ser preparadas y qué tronco debe ser completado. Debe ser claro también para cada persona cuándo el procesamiento no puede continuar para una tarea, y en estos casos lo que debería de hacerse.  Procedimiento de contingencia. Estos procedimientos se aplican a situaciones de emergencia. Por lo tanto, aunque pueden nunca ser usados, deben estar siempre bien definidos y capaces de una implementación inmediata. El desarrollo de procedimientos de contingencia es una tarea que la administración es más probable que la haga a un lado día con día, y por la cual la administración superior y los auditores son propensos a ser críticos de la administración del centro de datos.

Procedimientos del servicio de soporte. Estos procedimientos afectan indirectamente el qué tan bien son procesadas las tareas; comprenden al monitoreo, la evaluación y corrección de funciones en el centro de datos. Los procedimientos deberían ser establecidos para monitorear y evaluar, y corregir cuando sea necesario, actividades del centro de datos; esto incluye la adecuación de todos los estándares y procedimientos y la adherencia a estos estándares y procedimientos.

3.1.2 Beneficios

• Control de actividades de procesamiento.

La clarificación de estándares, de expectativas, permite el desarrollo de procedimientos para satisfacer estas expectativas. Estos procedimientos, no sólo indican las acciones requeridas, pero también indican cuando estas acciones son tomadas y por quienes. Así de esta manera, si el estándar para el mantenimiento de unidades de cintas establece que las cabezas de lectura deben ser limpiadas al menos una vez cada cuatro horas, se deberían establecer procedimientos para atender a esta acción y para monitorear este procedimiento para asegurar adherencia. Sin en este estándar la limpieza de las cabezas de lectura podría ocurrir una sola vez al día. Donde los estándares son ausentes o definidos vagamente, un control de procesamiento se vuelve incierto y poco confiable. Los estándares soportan la consistencia y confiabilidad del procesamiento.

La consistencia del procesamiento es soportada por estándares ya que cualquier desviación de los estándares se vuelven aparentes y reciben una acción correctiva. Con los estándares y procedimientos adecuados se hace posible el controlar las actividades del procesamiento, y el establecer calendarios con la confianza de que estos serán cumplidos.

• Control de calidad de procesamiento

La calidad del procesamiento depende definitivamente en la habilidad del centro de datos para procesar todas las entradas recibidas para utilizar los archivos correctos y para distribuir las salidas apropiadamente. Cuando estos controles básicos de calidad están ausentes, la entrada es extraviada o sólo parcialmente procesada, son usados los archivos incorrectos o posiblemente hasta destruidos, y las salidas son procesadas inapropiadamente, distribuidas incorrectamente o hasta perdidas. Estos sucesos han sido observados en la mayoría de las instalaciones, con diversos grados de gravedad; en instalaciones con pocos estándares (y no documentados) todos podrían ocurrir, y ocurrir frecuentemente.

Los estándares y procedimientos adecuados permiten también atención a los controles implementados en sistemas de aplicación. Con los procedimientos de verificación y el procesamiento de documentación adecuados, el personal del centro de datos es capaz de asegurar que una tarea procede y finaliza como se espera. Los controles de conteo y cantidades son verificados, y los mensajes de consola son entendidos y respondidos apropiadamente. Control de tiempo, costos y recursos.

La eficiencia y anulación de esfuerzo perdido, los cuales son beneficios resultantes de estándares y procedimientos, ahorren tiempo, disminuyen el personal y recursos de equipos requeridos para una tarea y de esta manera reducir el costo de la misma. El tiempo de recursos ahorrados se vuelven entonces disponibles para otras tareas, y debido a que el uso de recursos se reduce, se retrasa la adquisición de hardware con una capacidad incrementada. Este retraso se hace presente en costos de procesamiento menores. Debido a que el procesamiento de tareas de manera eficiente recae en costos de procesamiento para tareas menores, las tareas pueden ser procesadas de una manera diferente en la cual sólo se podría justificar marginalmente su costo por los beneficios recibidos.

• Mejoras de la moral del personal.

Con los procedimientos para guiar sus actividades y con estándares para juzgar su desempeño, el personal del centro de datos puede proceder seguro de si mismo y es más probable que asuman responsabilidad de los resultados. El personal está expuesto a críticas interminables y errores frecuentes cuando las expectativas no son documentadas, aquellos que no están informados de estos "secretos" son más propensos a realizar errores, a ser criticados y volverse descontentos.

Los estándares y procedimientos documentados tienen efectos opuestos: las expectativas son conocidas y el personal evita los errores y la crítica, actúan seguros y obtienen satisfacción de su trabajo.

Las relaciones entre el personal del Centro de Cómputo y los usuarios también son afectadas. Al hacer a todos conscientes de lo que se espera se pueden evitar los conflictos, o al menos minimizarlos. Los procedimientos definidos apropiadamente proveen medios para la comunicación de las expectativas de tareas y problemas, y para la coordinación de actividades. El personal del centro de datos es más propenso a volverse sensitivos a los problemas de los usuarios y proveer procedimientos alternativos para conocer estos problemas.

El personal del Centro de Cómputo también entenderá que las fechas límites de los usuarios son significativas y estarán motivados para cumplir con ellas. Los usuarios por otro lado, estarán conscientes de los requerimientos del centro de datos para procesar sus tareas apropiadamente y también para apreciar las limitaciones de recursos. Con la eficiencia y confiabilidad implementada, los usuarios confiarán más en el servicio del Centro de Cómputo. Esta confianza se pierde frecuentemente. La presencia de estándares y procedimientos, por lo tanto, soporta la moral del personal y estimula la confianza del usuario.

• Adaptabilidad a los cambios

¿Qué pasa cuando la documentación de estándares y procedimientos no existe y el personal se va? Las nuevas personas contratadas deben aprender de instrucciones verbales, sin importar qué tan incompletas y apuradas sean éstas, o por prueba y error. Los estándares y procedimientos documentados hacen la diferencia. Debido a que estos documentos guían a las acciones y clarifican expectativas, evitando la mayoría si no es que todos los errores, los efectos perjudiciales del cambio de personal son minimizados.  Otros cambios ocurren en un Centro de Cómputo, y estos también son adaptados mucho más fácil que de otra manera cuando los estándares y procedimientos existen. Se provee una base para la modificación en lugar de la tarea de un análisis y definición total. Estos otros cambios podrían ser organizacionales, tal como la adición de un nivel de administración o la adición de un grupo de control o soporte. Cuando esto ocurre, primero se revisan los estándares existentes para su modificación, y después los procedimientos son revisados en caso de requerir algún cambio. Lo mismo se aplica, por ejemplo, cuando hay cambios a la configuración de equipo o Software de sistema operativo.

Los cambios podrían ser necesarios debido a la información reportada, método de recopilación de esta información o la asignación de responsabilidades. Es aparente que la existencia de estándares y procedimientos no es un aspecto trivial, algo que sea pospuesto hasta que "tengamos algún tiempo disponible" lo cual es probable que no ocurra. Los estándares y procedimientos es la base de la cual depende un centro de datos estable, eficiente y confiable. Estos proveen la dirección y control absolutamente necesarios en un Centro de Cómputo.

3.2 Documentación

La eficiencia y el costo de la operación de un sistema de cómputo se ven fuertemente afectados por la calidad e integridad de la documentación requerida para el proceso en la computadora. Los instructivos de operación proporcionan al operador información sobre los procedimientos que debe seguir en situaciones normales y anormales del procesamiento, y si la documentación es incompleta o inadecuada lo obliga a improvisar o suspender los procesos mientras investiga lo conducente, generando probablemente errores, reprocesos, desperdicio de tiempo de máquina.

Debemos de considerar la operación de los sistemas en línea, los cuales deben estar residentes en todo momento, con su correspondiente sistema de comunicación.

La característica general del control de la documentación es mostrar al gerente, auditor, al usuario y a otros lo que se supone que es el sistema y como debe funcionar. Los controles de documentación cumplen con los siguientes propósitos:

• Mejoran la comunicación. • Proporcionan material de referencia sobre lo que ha sucedido en el pasado. • Es una guía para el mantenimiento, modificación y recuperación de los sistemas. • Sirve como herramienta de capacitación y educación del personal. • Reduce el impacto de la rotación del personal clave.

Consecuencias de no tener una documentación adecuada:

1. Operaciones ineficientes y no coordinadas. 2. Aumento en esfuerzos redundantes. 3. Decepción del personal de sistemas y de los usuarios.

La documentación relacionada directamente con el sistema de información basado en computadora consta de tres tipos: 1. Documentación general de sistemas. Es una guía y proporciona reglas de operación para los usuarios cuando interactúan con el sistema.

2. Documentación de procedimientos. Consta del manual de procedimientos el cual introduce a todo el personal de operación, de programación y de sistemas al plan maestro del sistema. Este manual se actualiza mediante el empleo de guías periódicas.

3. Documentación de programas. La componen todos los documentos, diagramas y esquemas que explican los aspectos del programa que soporta un diseño de sistemas en particular.

3.2.1 Manual de estándares y procedimientos

Es colectada usualmente en una bandeja sencilla y se les da un título tal como el manual de estándares y procedimientos del centro de datos o libro de referencia del centro de cómputo. Cualquiera que sea el título utilizado, las funciones y contenido del manual son básicamente las mismas para todas las instalaciones. Debería contener todas las cuatro categorías de estándares y sus procedimientos asociados. Así de esta manera, este manual es la guía primaria para todas las actividades del centro de datos, pero requiere los otros tres tipos de documentación para una guía total de las actividades del centro de datos. Se deben incluir en esta documentación muestras y explicaciones de todas las formas y listados utilizados en el centro de datos.

3.2.2 Manual del usuario

Provee a los usuarios con una idea acerca del funcionamiento y los requerimientos del centro de datos. Esta idea permite la coordinación de actividades y soporta el desarrollo de confianza entre usuarios y personal del centro de datos. Esta documentación es llamada el libro de mano usuario/centro de datos, o simplemente libro de mano del usuario. El libro de mano debería empezar con una carta de la administración indicando el soporte de los estándares contenidos. Después se explica el propósito y beneficios anticipados, indicando cómo los usuarios se benefician con el cumplimiento de estándares. Si estos cuatro tipos de documentación del centro de datos son preparados apropiadamente, es posible el obtener desempeño y servicio consistente del Centro de Cómputo.

3.3 Evaluación del Rendimiento

Los objetivos son evaluar la configuración actual, tomando en consideración las aplicaciones y el nivel de uso del sistema, evaluar el grado de eficiencia con el cual el sistema operativo satisface las necesidades de la instalación y revisar las políticas seguidas por la unidad de informática en la conservación de su programa.

Esta orientada a:

• Evaluar posibles cambios en el hardware a fin de nivelar el sistema de cómputo con la carga de trabajo actual, o de comparar la capacidad instalada con los planes de desarrollo a mediano y largo plazo.
• Evaluar las posibilidades de modificar el equipo para reducir el costo o bien el tiempo de proceso. Evaluar la utilización de los diferentes dispositivos periféricos.
• Es la recolección y análisis de información relativa al rendimiento del sistema existente.
• Permite localizar embotellamientos con rapidez.
• Puede ayudar a decidir la forma de mejorar el rendimiento.

Puede ser útil para determinar la distribución de trabajos de varios tipos:

• Permitiría aconsejar el uso de compiladores optimizadores o compiladores rápidos y sucios.
• El controlador del rendimiento puede hacerse por medio de técnicas de hardware o software:
• Los monitores de software: generalmente son económicos. Pueden distorsionar las lecturas del rendimiento debido a que consumen recursos del sistema.
• Los monitores de hardware: generalmente son más costosos. Su influencia sobre la operación del sistema es mínima.
• Los monitores: producen grandes cantidades de datos que deben ser analizados manualmente o por sistema. Indican con precisión como está funcionando el sistema. Son de mucha ayuda para evaluar sistemas en desarrollo y tomar las decisiones de diseño adecuadas.

3.3.1 Definición de Evaluación

Evaluar:

tr. Determinar, estimar el valor, el precio o la importancia de algo: evaluar los daños, el comportamiento de alguien. ? Se conj. como actuar.

Evaluación:

f. Cálculo, valoración de una cosa: evaluación de los beneficios, de los conocimientos.

3.3.2 Objetivo

• Perfeccionar los sistemas de control interno
• Asignar adecuadamente objetivos de gestión
• Fomentar la conciencia del coste y del ahorro
• Propiciar una mayor eficiencia en el uso de recursos disponibles
• Mejorar el funcionamiento organizativo y optimizar resultados de gestión de unidades
• Facilitar, en una 2ª fase, la implantación de los sistemas de evaluación del desempeño.

3.3.3 Lista de actividades a evaluar

1.- Evaluación de los Sistemas

• Evaluación de los diferentes sistemas en operación (flujo de información, procedimientos, documentación, redundancia, organización de archivos, estándares de programación, controles, utilización de los sistemas).
• Evaluación del avance de los sistemas en desarrollo y congruencia con el diseño general
• Evaluación de prioridades y recursos asignados (humanos y equipos de cómputo)
• Seguridad física y lógica de los sistemas, su confidencialidad y respaldos

2.- Evaluación de los equipos

• Capacidades
• Utilización
• Nuevos Proyectos
• Seguridad física y lógica
• Evaluación física y lógica

3.3.4 Beneficios

Ayuda a convertir el enfoque «individual» o subjetivo de la valoración de las necesidades por parte de los miembros de la comunidad en un planteamiento «comunitario» objetivo más amplio.

La gente se siente realmente implicada, y pasar por el análisis de los datos pone en marcha una valoración de las causas que están en la raíz de su situación, lo que facilita la educación para el desarrollo, que a su vez les ayuda a comprender mejor su papel como grupo de apoyo y presión para hacer los cambios necesarios.

Una inspección o valoración de la comunidad, llevada a cabo profesionalmente por la propia gente comienza el proceso de participación y motivación, vital para el sostenimiento de las actividades.

Desde el punto de vista individual, se considera la perspectiva del beneficiario del proyecto. La perspectiva de la comunidad local plantea el problema de la fuente de financiamiento. Respecto a la sociedad nacional, hay que considerar no solo los costos y beneficios directos, sino también los de carácter secundario e intangible.

3.3.5 Índices de rendimiento

3.4 Guías administrativas

Dentro de estas guías administrativas que ayudan a llevar un control del Centro de Cómputo se encuentran:

 Indicadores de éxito

 Indicadores de problemas

 Control administrativo

A continuación se definen estas guías.

4.1 Indicadores de éxito

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3.4.2 Indicadores de problemas

• Actitudes desfavorables del usuario final
• Costos excesivos
• Proyectos demorados
• Rotación elevada
• Personal inexperto
• Errores frecuentes en Hardware y Software
• Lista excesiva de espera de solicitudes de usuarios
• Tiempo de respuesta del computador demorado
• Numerosos proyectos de desarrollo abortados o
• suspendidos
• Compras de Hardware/ Software sin soporte o no autorizadas
• Frecuentes ampliaciones de capacidad de Hardware/ Software
• Reportes de excepciones extensos
• Reportes de excepciones a los que no se le dio seguimiento
• Poca motivación
• Ausencia de planes de reemplazo
• Confianza de uno o dos miembros claves del personal
• Falta de entrenamiento adecuado

3.4.3 Control Administrativo

Es un esfuerzo sistemático para establecer normas de desempeño con objetivos de planificación , para diseñar sistemas de reinformación, para comparar los resultados reales con las normas previamente establecidas, para determinar si existen desviaciones y para medir su importancia, así como para tomar aquellas medidas que se necesiten para garantizar que todos los recursos de la empresa se usen de la manera más eficaz y eficiente posible para alcanzar los objetivos de la empresa

Este control emana directamente de la administración del sistema de información y son funciones administrativas tradicionales, por ejemplo, la selección y ubicación de personal, la delineación de responsabilidades, la descripción de tareas, el señalamiento de estándares de ejecución, etc.

BIBLIOGRAFÍA

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http://www.emprender-en-aragon.es/guiaprac/pag4/pag4b.htm

http://www.monografias.com/trabajos16/rendimiento-manufactura/rendimiento-manufactura

Hecho por:

Marisol García García

Centro de Bachillerato Industrial y de Servicios No. 240

Puerto Escondido, Oaxaca