Evaluación del clima organizacional y de la comunicación interna en una empresa en perfeccionamiento empresarial

Introducción

La Psicología de las Organizaciones fue la antes llamada Psicología Industrial, reconocida también bajo las nominaciones de Psicología del Trabajo o Psicología de Personal. Esta disciplina surge a principios del siglo XX y evoluciona de la relación hombre – trabajo con el fin de optimizarla a la relación individuo – organización con la finalidad de lograr la efectividad y desarrollo organizacional.

La Psicología Organizacional se ocupa del estudio de los aspectos subjetivos que se manifiestan y conforman en la actividad laboral; contextualizada en el ámbito material y socio – psicológico en que existe (desde las condiciones inmediatas del puesto laboral, hasta las de la organización en su totalidad). Este estudio se realiza con el fin de contribuir al desarrollo de los individuos y de la organización en pos de la eficacia organizacional.

La organización laboral, constituye un sistema social abierto, complejo y cambiante. Por ello se hace imprescindible comprender la dinámica socio – psicológica de la misma, con la finalidad de garantizar la flexibilidad del sistema a través de mecanismos que logren asimilar y adaptarse creativamente a las influencias del entorno. De esta forma, se pudiera garantizar su finalidad, que no es más que satisfacer las necesidades de grupos humanos específicos, de otras organizaciones y de la sociedad.

Para lograr lo anterior, es necesario realizar, en toda organización laboral, un diagnóstico organizacional, al tratarse de un instrumento de gran utilidad para la realización de un análisis interno de sus fortalezas y debilidades, y uno externo que contemple las amenazas y oportunidades de la misma.

El diagnóstico es un proceso cíclico, sistémico, flexible y con carácter proactivo. Sus objetivos centrales son: conocer y describir la situación actual de una organización dada, para determinar sus fortalezas y debilidades, así como las amenazas y oportunidades que le ofrece el entorno en el cual se encuentra insertada. La recopilación de datos posibilita: la orientación hacia la disminución o erradicación de problemas y definir planes de acción a seguir, delimitando sus posibles efectos y pautando igualmente las fuentes de resistencia a las transformaciones pertinentes, que pudiesen obstaculizar la movilización de recursos necesarios para el cambio.

Partiendo de la información proporcionada a través del diagnóstico y de la acción de retroalimentación que debe mediar entre los profesionales que lleven a cabo la investigación, y la organización objeto de estudio, se hace posible que esta ultima se vuelva más eficaz y adaptable, tanto a las transformaciones del medio ambiente en que se halla enclavada, como a las ocurridas en lo interno del sistema, reconciliando las relaciones y metas humanas, con los objetivos y fines de la organización.

Las fases o momentos del diagnóstico son: recopilación de datos, integración de los mismos para describir la situación actual de la organización, orientación hacia el proceso de solución de problemas y, retroalimentación de la información obtenida a través de su diseminación entre los miembros del cuerpo gerencial y los trabajadores involucrados en el proceso.

OBJETIVOS

• 1. Determinar las Fortalezas y Debilidades de la entidad estudiada a partir de la evaluación de algunas variables socio psicológicas.

• 2. Proponer acciones de mejoras para resolver las debilidades que se detecten.

Metodología

Para este trabajo de investigación se aplicó un Cuestionario Organizacional[1]

El cuestionario de referencia está validado y aplicado ampliamente por la Facultad de Psicología de la Universidad de la Habana, está concebido para medir CLIMA ORGANIZACIONAL, que no es más que la percepción que tienen los trabajadores de diferentes variables objetivas y subjetivas de su centro laboral.

El diagnóstico se realizó al 52,71% del total de trabajadores posibles a encuestar (68 de 129).

INFORMACIÓN SOBRE LAS VARIABLES QUE MIDE EL CUESTIONARIO

VARIABLE 1: PERCEPCIÓN DE LA DIRECCIÓN: Imagen que tienen los trabajadores de la organización acerca de sus directivos, su preparación profesional para el ejercicio de las funciones administrativas y la toma de decisiones; y valoración del carácter de las relaciones interpersonales que establecen con sus subordinados.

VARIABLE 2: RELACIONES INTERPERSONALES: Satisfacción de los trabajadores de la organización con el establecimiento de relaciones interpersonales armónicas con los miembros de su grupo de trabajo y de la organización total y valoración del carácter colaborador o competitivo de dichas relaciones.

VARIABLE 3: IDENTIFICACIÓN CON LA ORGANIZACIÓN: Sentimiento de identidad de los trabajadores con la organización y los objetivos organizacionales; y sentido de pertenencia a la misma.

VARIABLE 4: PERCEPCIÓN DEL FUNCIONAMIENTO DEL CENTRO: Valoración de los trabajadores acerca del funcionamiento actual de su organización, su eficiencia y eficacia y las perspectivas futuras que le ven a la misma.

VARIABLE 5: SATISFACCIÓN CON EL TRABAJO: Estado emocional positivo o agradable que manifiestan los trabajadores de la organización con relación a su trabajo y que resulta de la valoración que realizan acerca del trabajo en sí mismo, sus condiciones de trabajo y sus experiencias laborales.

VARIABLE 6: POLÍTICAS DE RECURSOS HUMANOS: Percepción de los trabajadores de la organización acerca de las políticas de gestión de los recursos humanos desarrolladas por los directivos del centro y valoración que realizan acerca de la calidad de las mismas.

VARIABLE 7: ADMINISTRACIÓN ESTRATÉGICA: Valoración de los miembros de la organización acerca del grado en que las estrategias del centro están orientadas hacia el desarrollo organizacional, siguiendo la dirección un proceso relativamente estructurado para la elaboración y puesta en prácticas de dichas estrategias.

El análisis realizado a partir de este cuestionario nos permitió caracterizar el estado del clima organizacional y además el estado de sub variables relacionadas con la comunicación organizacional; desde este último punto de vista se analizaron 18 subvariables, del total de 38 sub variables consideradas en dicho estudio.

Las sub variables comunicativas son.

• 1. Confianza en los trabajadores

• 2. Comunicación

• 3. Información

• 4. Orientación a la calidad total

• 5. Estilo de Dirección

• 6. Trabajo en equipo

• 7. Capacidad de Aprendizaje

• 8. Relaciones Individuo-Individuo

• 9. Establecimiento y dominio de los objetivos organizacionales

• 10. Relaciones Intergrupales

• 11. Participación

• 12. Selección de Personal e Inducción a la Organización

• 13. Programas de Desarrollo y Planes de Carrera

• 14. Evaluación del Desempeño

• 15. Protección e Higiene del Trabajo

• 16. Estímulo a la creatividad y la innovación

• 17. Reconocimientos y Castigos

• 18. Relaciones jefe -subordinados.

Los resultados finales de la calificación cuantitativa del Cuestionario de Diagnóstico Organizacional nos darán una puntuación media en cada variable, así como en cada una de las subvariables objeto de análisis (Promedio Subvariable y Promedio de la Variable, respectivamente). Esta puntuación será un valor ordinal que oscilará entre 1 y 5 puntos.

Los valores que se acerquen a 4 y 5 podrán considerarse FORTALEZAS dentro de los aspectos evaluados, los que estén entre 3,5 y 4 podrán considerarse como aspectos donde hay cierta satisfacción pero se encuentran presentes elementos o fuentes de insatisfacción; por debajo de 3,5 se puede hablar de DEBILIDADES, ya que habrá más fuentes de insatisfacción que de satisfacción.

La muestra de trabajadores encuestada fue el 52,71% del total posible, 68 de 129, eliminándose de la misma aquellas personas que no se encontraban trabajando por vacaciones, enfermedad y otros, e intencionalmente, los jefes.

Resultados

Como se aprecia del gráfico que muestra el resultado de la variable 1, hay dos sub variables que puntúan como FORTALEZAS, la supervisión y las relaciones jefes subordinados, lo que quiere decir que hay una adecuada percepción de cómo se lleva a cabo el control del trabajo hacia los trabajadores por parte de los directivos, así como que el respeto mutuo caracteriza las relaciones entre jefes y trabajadores. Las otras tres sub variables son fortalezas pero con alguna fuente de insatisfacción, no hay debilidades.

La variable 2 es una de las que obtiene mejores resultados generales, aunque solo tiene una FORTALEZA importante, relaciones individuo – individuo; las otras dos sub variables puntúan como fortalezas pero con alguna fuente de insatisfacción. No tiene debilidades.

La variable 3 tiene tres sub variables que se consideran FORTALEZAS importantes, sentido de pertenencia al grupo, satisfacción con el centro e información; lo que quiere decir que los trabajadores sienten el valor social de la organización y la satisfacción de sus necesidades individuales; así como que perciben que tienen información sobre la organización de su trabajo y lo que necesitan para trabajar. Hay tres sub variables que son fortalezas pero con algún grado de insatisfacción. Hay una sola DEBILIDAD, la participación, tributando a ello: No considero importante asistir a las reuniones de mi cnetro, porque no contribuyen a mejorar el trabajo.

Esta variable tiene solo dos sub variables que puntúan como FORTALEZAS importantes, la eficacia y el trabajo en equipo; es decir, consideran que la organización se ocupa del cumplimiento de los objetivos y metas de la misma, así como perciben que la consecución de esos objetivos depende de la colaboración y la interdependencia de todas las áreas. El resto de las sub variables puntúan como fortalezas con fuentes de insatisfacción, siendo las menos fuertes, la comunicación y la capacidad de aprendizaje, tributando a ello: Las asambleas del centro deben aprovecharse más para la comunicación de informaciones importantes al personal; La política de mi organización no permite que nos equivoquemos en nuestro trabajo aprendiendo de nuestros errores y Tenemos viejas costumbres muy arraigadas que afectan la efectividad del trabajo.

Esta variable es la de menor puntuación de todas las variables estudiadas con este instrumento, aunque su valor no llega a ser una debilidad. Existe una sola FORTALEZA importante; la motivación pro el trabajo, los trabajadores sienten gusto por el trabajo que realizan, se sienten realizados a través del mismo. Hay 5 sub variables que puntúan como fortalezas pero con fuentes de insatisfacción, siendo dentro de estas las de menor valor, el estímulo a la creatividad y la innovación y la satisfacción con la política de estimulaciones, tributando a este resultado: No he sido estimulado en mi trabajo por aportes personales creativos y No me siento satisfecho en mi trabajo con los estímulos que recibo, acordes a lo trabajo. Una sola sub variable puntúa como DEBILIDAD, la satisfacción con la política de retribuciones con 2,71 puntos, tributando a ello: El sueldo que recibo es menor de lo que deberían pagarme por el trabajo que realizo y La cantidad de salario que recibo no es satisfactoria.

La variable 6 es una de las que más alto puntúa dentro de las estudiadas en el cuestionario, en la misma se perciben 2 FORTALEZAS importantes, protección e higiene del trabajo y evaluación del desempeño; y dos fortalezas con fuentes de insatisfacción.

Esta variable es la mejor evaluada de las 7, se perciben 3 FORTALEZAS importantes, el establecimiento y dominio de los objetivos organizacionales, la orientación a la satisfacción del cliente y la planeación estratégica, las otras dos sub variables puntúan como fortalezas pero con fuentes de insatisfacción.

El gráfico anterior refleja el resumen de todas las variables, existiendo tres FORTALEZAS IMPORTANTES y 5 con algunas fuentes de insatisfacción que fuimos analizando puntualmente.

Conclusiones

Consideramos que todos los resultados deben ser analizados detenidamente pues aunque la muestra fue solo de un poco más del 50%, los resultados nos indican que hay fuentes de insatisfacción en algunas de las variables evaluadas lo que puede redundar en desmotivación y falta de interés de los trabajadores por su trabajo y su centro, si tenemos en cuenta que lo más afectado, y que está en manos de la organización resolver, es la participación y en alguna medida y relacionado con la participación, la comunicación. A pesar que hay más información, los vínculos y cooperación entre todos, la posibilidad de enriquecer con sus criterios la toma de decisiones, sigue siendo una asignatura pendiente.

Principales Fortalezas de esta organización:

• 1. Relaciones individuo – individuo (4,43)

• 2. Establecimiento y Dominio de los objetivos organizacionales (4,34)

• 3. Orientación a la satisfacción del cliente (4,23)

• 4. Protección e Higiene del trabajo (4,14)

• 5. Relación jefe subordinado (4,13)

• 6. Eficacia (4,13)

• 7. Sentido de Pertenencia al grupo (4,12)

• 8. Motivación por el trabajo (4,12)

• 9. Planeación estratégica (4,09)

• 10. Satisfacción con el centro (4,08)

• 11. Supervisión (4,08)

• 12. Trabajo en equipo (4,08)

• 13. Evaluación del desempeño (4,07)

• 14. Información (4,02)

Principales Debilidades de esta organización:

• 1. Satisfacción con la Política de Retribuciones (2,71)

• 2. Participación (3,0)

Sin llegar a ser debilidades, reflejaremos algunas sub variables que tienen fuentes de insatisfacción:

• 1. Estímulo a la creatividad y la innovación (3,66)

• 2. Comunicación (3,64)

• 3. Capacidad de aprendizaje (3,58)

• 4. Satisfacción con la Política de Estimulaciones (3,50)

Recomendaciones

1. Lograr que las reuniones y asambleas se utilicen como un medio de comunicación que satisfaga las necesidades comunicativas de los trabajadores y sea un espacio de participación real.

2. Procurar una adecuada vinculación entre estímulos morales y materiales.

3. Potenciar la cooperación y el trabajo en equipo como una expresión de la comunicación horizontal.

Resultados de las variables comunicativas

En la Tabla se muestran las variables del Cuestionario que se consideraron relacionadas con la Comunicación y que analizaremos puntualmente.

Desde la perspectiva de la comunicación interna, se puede concluir que después de las acciones implantadas en el SIGCH y del Sistema de Comunicación Institucional, se ha mejorado en los niveles de información, los trabajadores conocen y dominan los objetivos personales y organizacionales; se les retroalimenta a través de la evaluación del desempeño, y se establecen adecuadas relaciones interpersonales, a nivel de individuos, de grupos y de jefes y subordinados; no obstante hay que seguir insistiendo en la participación, como una forma de enriquecer las decisiones y de incrementar el compromiso de los trabajadores para con las metas de la organización, así como la comunicación horizontal (cooperación entre áreas), aspecto todavía débil.

Bibliografía consultada

Avila, A. Manual Práctico para la utilización del Cuestionario de Diagnóstico Organizacional. Soporte digital.

Peiró, JM. Psicología de las organizaciones. Editorial "Félix Varela", La Habana, 2004.

Moros, H y Díaz, M.: Selección de lecturas de Psicología Organizacional, tomo II. Editorial: Félix Varela, La Habana, 2005

Moros, H; Díaz, M.; M, Vázquez; A, Ávila: Guía Metodológica: asignatura Psicología Organizacional II. Soporte digital.

Autor:

Natividad Lainé Oquendo

[1] Basado en investigaciones realizadas por el colectivo de Profesores de Psicología Organizacional de la Facultad de Psicología, Universidad de la Habana (1964-2004). Versión Adaptada por A. Ávila (2005). .