Propuestas para mejorar la gestión de documentos y la planificación de los proyectos

Resumen
Introducción
Desarrollo
Problemas que afectan las tareas de planificación del Proyecto
Propuestas para mejorar la gestión de documentos y la planificación del Proyecto
Conclusiones
Bibliografía
Anexos

Resumen

En el presente trabajo se muestra la estructura que de manera general presenta cada uno de los proyectos que se desarrollan en la Misión, enfatizando en el papel que les ha sido asignado a los Gestores de Planificación y Control como parte fundamental del equipo de dirección del Proyecto. Además se mencionan los principales problemas que se han identificado y que afectan en alguna medida la calidad de las actividades de los Gestores de Planificación y Control y del Proyecto, así como las propuestas para solucionar algunos de estos problemas.

Palabras clave: calidad, estructura, gestores, misión, proyecto.

Introducción

Las normas, procedimientos y otros documentos reguladores, contribuyen a la capacidad de lograr y cuantificar las mejoras en el funcionamiento de las entidades.

La misión UCI en Venezuela, que se desarrolla desde el año 2004 ha realizado contrataciones a empresas de los diferentes Ministerios de la República de Bolivariana de Venezuela con el fin de brindarles soluciones de software, sistemas de seguridad, cursos de capacitación, campañas institucionales, etc.

Durante los meses de Octubre a noviembre del año 2006, se elaboraron las bases de la organización propuesta para la Misión UCI en Venezuela, reconociendo y caracterizando a la misma como una estructura matricial y flexible, que se ajuste a las necesidades cambiantes de la Misión; como un aparato administrativo eficiente, que se constituya en el soporte del trabajo de los Proyectos y que debe basarse en el principio de la integración y la coordinación de los Proyectos y las organizaciones, en función de un único objetivo: satisfacer las necesidades del cliente.

En el presente trabajo se muestra el organigrama que de manera general presenta cada uno de los Proyectos y se enfatiza en el papel que les ha sido asignado a los Gestores de Planificación y Control, como parte fundamental del equipo de dirección del Proyecto. El mismo tiene como objetivos:

Mostrar las principales funciones, facultades y responsabilidades que le han sido asignadas a los Gestores de Planificación y Control en cada uno de los Proyectos que se ejecutan en la Misión.
Identificar los principales problemas que se han presentado y que afectan en alguna medida la calidad de las actividades de los Gestores de Planificación y Control y del Proyecto, así como las propuestas para solucionar algunos de estos problemas.
Crear un procedimiento para mejorar la forma en que se gestionan los documentos en el Proyecto.

Desarrollo

La gestión de proyectos es la disciplina de organizar y administrar recursos de manera tal que se pueda culminar todo el trabajo requerido en el proyecto dentro del alcance, el tiempo, y coste definidos.

El éxito de un proyecto requiere una buena planificación, donde se debe involucrar a todo el equipo para estimar los tiempos y los esfuerzos requeridos para cada actividad.

La planificación requiere que el gerente del Proyecto decida qué personas, recursos y presupuestos se van a utilizar para completar el mismo.

En el caso de la Misión se ha definido un rol de Gestor de Planificación y Control dentro de cada uno de los Proyectos, este pertenece al área de la Administración del Proyecto, se subordina al Gerente General y tiene como misión fundamental coordinar la planificación y control de los recursos humanos y aseguramiento de los materiales vinculados con el Proyecto al que pertenece, entre otras funciones, facultades y responsabilidades que le han sido asignadas. Sus relaciones con el económico y los jefes de Sub Proyecto son de coordinación. (Ver Organigrama del Proyecto en Anexo 1)

Principales Funciones del Gestor de Planificación y Control:

Elaborar y mantener el control del cronograma de ejecución del Proyecto y sus Sub Proyectos.
Mantener actualizada la plantilla de cargos y de personal del Proyecto.
Elaborar solicitud de necesidades materiales en cada etapa de ejecución en Venezuela para conciliar con el Económico.
Elaborar y despachar el Plan de Misiones del Proyecto con el área de Trámites de la Misión, conciliando el mismo con el económico del Proyecto para los gastos de personal.
Elaborar y actualizar la planilla de control del personal.
Garantizar la actualización diaria de la intranet de la Misión en lo referido al control del personal y a la documentación del Proyecto entregada a la contraparte.
Velar por el cumplimento de las normas de protección e higiene de cada uno de los puestos de trabajo creados en la Misión para el Proyecto.
Velar por la entrega de los pasaportes al área de Trámites de la Misión.
Coordinar con el Área Comercial de la Misión para el control de los Contratos internos que se firmen para la prestación de servicios o suministros de bienes al Proyecto.
Coordinar la prestación de servicios legales al Proyecto con el área de Asesoría

Legal de la Misión.

Coordinar la ejecución de la Política de Gestión Documental aprobada por la Dirección de la Misión y vela por la actualización del Expediente del Proyecto que se archiva en el área de Asesoría Legal de la Misión.
Garantizar la entrega de la documentación del Proyecto y Sub Proyectos al área de Asesoría Legal de la Misión.

Facultades del Gestor de Planificación y Control:

Dirigir la elaboración de los Cronogramas de Ejecución del Proyecto y controlar su ejecución.
Coordinar todos los procesos relacionados con los recursos humanos del Proyecto.
Coordinar la ejecución de la Política de Gestión Documental aprobada.
Coordinar la prestación de servicios legales con Asesoría Legal.

Responsabilidades del Gestor de Planificación y Control:

Control eficiente, oportuno, veraz y seguro de los recursos humanos del Proyecto, así como del Cronograma y Expediente.
Actualización permanente de la situación migratoria de los colaboradores.
Velar por el cumplimiento de lo establecido en materia de protección e higiene del trabajo dentro de su Proyecto.
Actualización de la intranet de la Misión en cuanto a documentación y lo relacionado con los recursos humanos del Proyecto.

Problemas que afectan las tareas de planificación del Proyecto

En muchas ocasiones los proyectos no son gestionados por las mismas personas que posteriormente lo van a gerencial, lo cual puede provocar que los términos que del Contrato no queden claros para los futuros desarrolladores.
Durante el periodo de desarrollo del proyecto se cambian a los planificadores, en ocasiones los que terminan no realizan una entrega de las actividades que se realizan a los nuevos designados, lo que provoca perdida de tiempo y calidad en las actividades de planificación.
El Project es el software que se usa, de manera general en todos los proyectos para la planificación, ya que permite organizar la información acerca de la asignación de tiempos a las tareas, los costos asociados y los recursos, tanto de trabajo como materiales del proyecto para que se puedan respetar los plazos sin exceder el presupuesto y conseguir así los objetivos planteados. Pero existen otros programas que tienen mayores prestaciones y que pudieran ser usados para la planificación y control de los proyectos, permitiendo que todo el equipo de trabajo contribuya al control del cronograma de ejecución.
Ocurre con mucha frecuencia que por cuestiones de amistad con la Contraparte se entregan documentos que no están sellados por alguna de las Partes, o llegan a la Parte Venezolana documentos sin firmar por la Parte Cubana, con errores de ortografía, sin los formatos establecidos, etc.
En ocasiones no se cumple estrictamente con el sistema de referencia de los documentos que han sido establecidos para un mejor control de los mismos en el área de Asesoría Legal, lo que dificulta la búsqueda de documentos sobre todo cuando ya se han acumulado una gran cantidad de ellos.

Propuestas para mejorar la gestión de documentos y la planificación del Proyecto

Que los proyectos sean gestionados y contratados por la mismas personas que posteriormente lo van a gerencial y desarrollar, esto puede evitar mal entendidos durante su desarrollo por actividades que puedan no estar claras para algunas de las Partes producto de no haber participado desde los inicios del Proyecto.
Evitar la sustitución de los Gestores de Planificación y Control durante el tiempo que dure el proyecto, pero en caso de que no fuera posible, lograr un período de entrega de al menos una semana, donde al nuevo Planificador se le explique en qué consiste el Contrato, qué se hace en su Proyecto, qué tareas le corresponden hacer según su rol. Actividades como estas pueden evitar perdidas de tiempo y calidad en la planificación del Proyecto.
El Project Server es un programa complementario de Project Professional permite la cooperación en línea entre jefes de proyecto, integrantes del grupo y/o personas interesadas. Project Server funciona con Project Web Access, utiliza una interfaz de usuario basada en Web para obtener acceso a la información de Project Server. Junto con Project, ofrece una solución eficaz para la colaboración entre grupos, una gran flexibilidad y diversas ventajas para comunicarse eficazmente con los integrantes de un grupo, con otros jefes de equipo y con otras personas interesadas. Esta puede ser una mejor vía para que los miembros del equipo puedan acceder a la información del proyecto, las tareas que le son asignadas y así mismo ir chequeando el cumplimiento de cada una de ellas.
Crear un procedimiento para organizar el proceso de gestión de los documentos en el Proyecto, con el fin de evitar que los mismos lleguen a la Contraparte con errores técnicos, legales, de formato, o sin cuño y firma de la Parte Cubana. (Ver Proceso de gestión de documentos en el Anexo 2)

A continuación se describe la forma en que se está realizando el proceso de gestión de los documentos en el Proyecto que específicamente estamos administrando, desde que se redacta el documento hasta que finalmente queda archivado en Asesoría Legal, con los responsables, las entradas y salidas de cada actividad.

Flujo del proceso: Gestión de documentos.

1. Redactar documento.

Responsable: Gerente / Asesor Legal / Jefe de Sub proyecto / Gestor de Planificación y Control.

Entrada:

Información para la redacción del documento.

El proceso de gestión de un documento dentro del proyecto comienza con la redacción del mismo. En dependencia de la situación el documento puede ser desde el Contrato, Anexos, Suplementos, hasta entregables, actas de entregas, actas de aceptación, minutas de reuniones, etc.

Salida:

Documento redactado.

2. Realizar primera revisión del documento.

Responsable: Gerente / Gestor de Planificación y Control.

Entrada:

Documento redactado.

El documento redactado es revisado internamente en el proyecto. Si está correcto se pasa a la siguiente actividad en caso contrario ir a Redactar documento (1).

Salida:

Documento revisado.

3. Referenciar documento.

Responsable: Gestor de Planificación y Control.

Entrada:

Documento revisado.

Cada uno de los documentos que se generan en el proyecto es referenciado para tener un mejor control de los mismos. La referencia se genera de la siguiente manera:

Por ejemplo, SA-GE-CC-001, donde SA corresponde al nombre del Proyecto, GE al

Sub Proyecto, CC al tipo de documento y 001 es un número consecutivo para cada uno de los tipos de documentos1.

Salida:

Documento revisado referenciado.

4. Realizar segunda revisión del documento.

Responsable: Asesor Legal.

Entrada:

Documento revisado referenciado[1]

El documento referenciado es revisado nuevamente con el objetivo de ver si cumple con las los requisitos legales y de formato de las plantillas establecidos por ALBET S.A. Si el documento es correcto lo entrega al Gestor de Planificación y Control para realizar la siguiente actividad en caso contrario ir a Redactar documento (1).

Salida:

Documento revisado por el Asesor Legal.

5. Imprimir documento.

Responsable: Gestor de Planificación y Control.

Entrada:

Documento revisado por el Asesor Legal.

Se imprimen dos copias del documento. (Una de ellas se le entrega a la Contraparte una vez firmado y sellado el documento por ambas Partes, la otra regresa a la Parte Cubana para su digitalización y archivado).

Salida:

Documento impreso.

6. Sellar documento.

Responsable: Asesor Legal.

Entrada:

Documento impreso.

El documento impreso es sellado y en caso de que esté compuesto por más de una hoja, el Asesor Legal pone medias firmas en cada una de ellas.

Salida:

Documento impreso y sellado.

7. Sellar documento.

Responsable: Coordinador General / Gerente general / Jefe de Sub proyecto.

Entrada:

Documento impreso y sellado.

El documento es firmado por la Parte Cubana, en dependencia del tipo de documento puede ser firmado por el Coordinador General, el Gerente General, el Jefe de Sub proyecto o en algunos casos como el Proyecto Técnico, por los tres.

Salida:

Documento impreso, sellado y firmado por la Parte Cubana.

8. Realizar revisión del documento por la Parte Venezolana.

Responsable: Parte Venezolana.

Entrada:

Documento impreso, sellado y firmado por la Parte Cubana.

El documento es revisado por la Parte Venezolana. Si cumple con los requisitos establecidos por la Contraparte pasa a realizar la siguiente actividad en caso contrario ir a Redactar documento (1).

Salida:

Documento revisado por la Parte Venezolana.

9. Firmar y sellar documentos por la Parte Venezolana.

Responsable: Parte Venezolana

Entrada:

Documento revisado por la Parte Venezolana.

Una vez revisados el documento, la Parte Venezolana procede a firmar y sellar el mismo como constancia de que se encuentra conforme con lo allí escrito.

Salida:

Documento aprobado (firmado y sellado) por la Parte Venezolana.

10. Digitalizar el documento.

Responsable: Gestor de Planificación y Control.

Entrada:

Documento aprobado (firmado y sellado) por la Parte Venezolana.

El documento aprobado por la Parte Venezolana se escanea con el fin de guardar la información digital, debido a que la información en formato duro se destruye cada cierto tiempo.

Salida:

Documento digital.
Documento en formato duro.

11. Publicar en la Intranet.

Responsable: Gestor de Planificación y Control.

Entrada:

Documento digital.

La documentación del proyecto se publica en la Intranet de la Misión, en la medida en que es generada, con el objetivo de bridar a los miembros del proyecto la información en el momento que sea necesario.

Esta documentación solo podrá ser modificada por el Gestor de Planificación y Control, y este a su vez es el encargado de dar los permisos de acceso a los miembros del proyecto que puedan utilizarla.

Salida:

Documento publicado

12. Archivar.

Responsable: Gestor de Planificación y Control.

Entrada:

• Documento en formato duro.

El documento aprobado por la Parte Venezolana, en formato duro, es archivado en

Asesoría Legal (Venezuela), cada cierto tiempo esta información es transportada hacia

Cuba para ser almacenada en los archivos legales de ALBET S.A.

Salida:

• Documento archivado.

Conclusiones

El Gestor de Planificación y Control se ha convertido en una parte importante dentro de los Proyectos que se desarrollan en la Misión. Es responsabilidad del mismo velar por el cumplimiento del cronograma de ejecución de conjunto con el Gerente General y los demás miembros del equipo de desarrollo, a fin de culminar las tareas en los tiempos establecidos en el Contrato.

Durante el desarrollo de este trabajo:

Se mostraron las principales funciones, facultades y responsabilidades que le han sido asignadas a los Gestores de Planificación y Control en cada uno de los Proyectos que son ejecutados en la Misión.
Se identificaron los principales problemas que se han presentado y que afectan en alguna medida la calidad de las actividades de los Gestores de Planificación y Control y del Proyecto, así como la propuesta de algunas soluciones para estos problemas.
Se creó un procedimiento para mejorar la forma en que se gestionan los documentos en el Proyecto.

Para alcanzar el éxito del proyecto se necesita entre muchos otros factores, de una buena planificación, esta solo se logra con el trabajo conjunto de todo el equipo. Cada miembro del equipo de desarrollo debe sentirse comprometido con el Proyecto para culminar el mismo en tiempo, sin sobrepasar los costos establecidos y con la calidad requerida para satisfacer las necesidades del cliente.