La finalidad de evaluar los trabajos que se realizan para iniciar la operación de un sistema, esto es, la prueba integral del sistema, adecuación, aceptación por parte del usuario, entrenamiento de los responsables del sistema etc.
Indicar cuáles puntos se toman en cuenta para la prueba de un sistema:
Prueba particular de cada programa ( ) Prueba por fase validación, actualización ( ) Prueba integral del paralelo ( ) Prueba en paralelo sistema ( ) Otros (especificar)____________________________________________
La entrevista se deberá llevar a cabo para comprobar datos proporcionados y la situación de la dependencia en el departamento de Sistemas de Información .
Su objeto es conocer la opinión que tienen los usuarios sobre los servicios proporcionados, así como la difusión de las aplicaciones de la computadora y de los sistemas en operación.
Las entrevistas se deberán hacer, en caso de ser posible, a todos los asuarios o bien en forma aleatoria a algunos de los usuarios, tanto de los más importantes como de los de menor importancia, en cuanto al uso del equipo.
Desde el punto de vista del usuario los sistemas deben:
- Cumplir con los requerimientos totales del usuario.
- Cubrir todos los controles necesarios.
- No exceder las estimaciones del presupuesto inicial.
- Serán fácilmente modificables.
Para que un sistema cumpla con los requerimientos del usuario, se necesita una comunicación completa entre usuarios y responsable del desarrollo del sistema.
En esta misma etapa debió haberse definido la calidad de la información que será procesada por la computadora, estableciéndose los riesgos de la misma y la forma de minimizarlos. Para ello se debieron definir los controles adecuados, estableciéndose además los niveles de acceso a la información, es decir, quién tiene privilegios de consulta, modificar o incluso borrar información.
Esta etapa habrá de ser cuidadosamente verificada por el auditor interno especialista en sistemas y por el auditor en informática, para comprobar que se logro una adecuada comprensión de los requerimientos del usuario y un control satisfactorio de información.
Para verificar si los servicios que se proporcionan a los usuarios son los requeridos y se están proporcionando en forma adecuada, cuando menos será preciso considerar la siguiente información.
- Descripción de los servicios prestados.
- Criterios de evaluación que utilizan los usuarios para evaluar el nivel del servicio prestado.
- Reporte periódico del uso y concepto del usuario sobre el servicio.
- Registro de los requerimientos planteados por el usuario.
Con esta información se puede comenzar a realizar la entrevista para determinar si los servicios proporcionados y planeados por la dirección de Informática cubren las necesidades de información de las dependencias.
A continuación se presenta una guía de cuestionario para aplicarse durante la entrevista con el usuario.
1. ¿Considera que el Departamento de Sistemas de Información de los resultados esperados?.- Si ( ) No ( ) ¿Por que?
2. ¿Cómo considera usted, en general, el servicio proporcionado por el Departamento de Sistemas de Información? Deficiente ( ) Aceptable ( ) Satisfactorio ( ) Excelente ( ) ¿Por que?
3. ¿Cubre sus necesidades el sistema que utiliza el departamento de cómputo? No las cubre ( ) Parcialmente ( ) La mayor parte ( ) Todas ( ) ¿Por que?
4. ¿Hay disponibilidad del departamento de cómputo para sus requerimientos? Generalmente no existe ( ) Hay ocasionalmente ( ) Regularmente ( ) Siempre ( ) ¿Por que?
5. ¿Son entregados con puntualidad los trabajos? Nunca ( ) Rara vez ( ) Ocasionalmente ( ) Generalmente ( ) Siempre ( ) ¿Por que?
6. ¿Que piensa de la presentación de los trabajadores solicitados al departamento de cómputo? Deficiente ( ) Aceptable ( ) Satisfactorio ( ) Excelente ( ) ¿Por que?
7. ¿Que piensa de la asesoría que se imparte sobre informática? No se proporciona ( ) Es insuficiente ( ) Satisfactoria ( ) Excelente ( ) ¿Por que?
8. ¿Que piensa de la seguridad en el manejo de la información proporcionada por el sistema que utiliza? Nula ( ) Riesgosa ( ) Satisfactoria ( ) Excelente ( ) Lo desconoce ( ) ¿Por que?
9. ¿Existen fallas de exactitud en los procesos de información? ¿Cuáles?
10. ¿Cómo utiliza los reportes que se le proporcionan?
11. ¿Cuáles no Utiliza?
12. De aquellos que no utiliza ¿por que razón los recibe?
13. ¿Que sugerencias presenta en cuanto a la eliminación de reportes modificación, fusión, división de reporte?
14. ¿Se cuenta con un manual de usuario por Sistema? SI ( ) NO ( )
15. ¿Es claro y objetivo el manual del usuario? SI ( ) NO ( )
16. ¿Que opinión tiene el manual? NOTA: Pida el manual del usuario para evaluarlo.
17. ¿Quién interviene de su departamento en el diseño de sistemas?
18. ¿Que sistemas desearía que se incluyeran?
19. Observaciones:
Los datos son uno de los recursos más valiosos de las organizaciones y, aunque son intangibles, necesitan ser controlados y auditados con el mismo cuidado que los demás inventarios de la organización, por lo cual se debe tener presente:
a) La responsabilidad de los datos es compartida conjuntamente por alguna función determinada y el departamento de cómputo.
b) Un problema de dependencia que se debe considerar es el que se origina por la duplicidad de los datos y consiste en poder determinar los propietarios o usuarios posibles(principalmente en el caso de redes y banco de datos) y la responsabilidad de su actualización y consistencia.
c) Los datos deberán tener una clasificación estándar y un mecanismo de identificación que permita detectar duplicidad y redundancia dentro de una aplicación y de todas las aplicaciones en general.
d) Se deben relacionar los elementos de los datos con las bases de datos donde están almacenados, así como los reportes y grupos de procesos donde son generados.
CONTROL DE LOS DATOS FUENTE Y MANEJO CIFRAS DE CONTROL
La mayoría de los Delitos por computadora son cometidos por modificaciones de datos fuente al:
- Suprimir u omitir datos.
- Adicionar Datos.
- Alterar datos.
- Duplicar procesos.
Esto es de suma importancia en caso de equipos de cómputo que cuentan con sistemas en línea, en los que los usuarios son los responsables de la captura y modificación de la información al tener un adecuado control con señalamiento de responsables de los datos(uno de los usuarios debe ser el único responsable de determinado dato), con claves de acceso de acuerdo a niveles.
El primer nivel es el que puede hacer únicamente consultas. El segundo nivel es aquel que puede hacer captura, modificaciones y consultas y el tercer nivel es el que solo puede hacer todos lo anterior y además puede realizar bajas.
NOTA: Debido a que se denomina de diferentes formas la actividad de transcribir la información del dato fuente a la computadora, en el presente trabajo se le denominará captura o captación considerándola como sinónimo de digitalizar (capturista, digitalizadora).
Lo primero que se debe evaluar es la entrada de la información y que se tengan las cifras de control necesarias para determinar la veracidad de la información, para lo cual se puede utilizar el siguiente cuestionario:
1. Indique el porcentaje de datos que se reciben en el área de captación 2. Indique el contenido de la orden de trabajo que se recibe en el área de captación de datos: Número de folio ( ) Número(s) de formato(s) ( ) Fecha y hora de Nombre, Depto. ( ) Recepción ( ) Usuario ( ) Nombre del documento ( ) Nombre responsable ( ) Volumen aproximado Clave de cargo de registro ( ) (Número de cuenta) ( ) Número de registros ( ) Fecha y hora de entrega de Clave del capturista ( ) documentos y registros captados ( ) Fecha estimada de entrega ( )
3. Indique cuál(es) control(es) interno(s) existe(n) en el área de captación de datos: Firmas de autorización ( ) Recepción de trabajos ( ) Control de trabajos atrasados ( ) Revisión del documento ( ) Avance de trabajos ( ) fuente(legibilidad, verificación de datos completos, etc.) ( ) Prioridades de captación ( ) Errores por trabajo ( ) Producción de trabajo ( ) Corrección de errores ( ) Producción de cada operador ( ) Entrega de trabajos ( ) Verificación de cifras Costo Mensual por trabajo ( ) de control de entrada con las de salida. ( )
4. ¿Existe un programa de trabajo de captación de datos? a) ¿Se elabora ese programa para cada turno? Diariamente ( ) Semanalmente ( ) Mensualmente ( ) b) La elaboración del programa de trabajos se hace: Internamente ( ) Se les señalan a los usuarios las prioridades ( )
c) ¿Que acción(es) se toma(n) si el trabajo programado no se recibe a tiempo?
5. ¿Quién controla las entradas de documentos fuente?
6. ¿En que forma las controla?
7. ¿Que cifras de control se obtienen?
Sistema Cifras que se Observaciones Obtienen
8. ¿Que documento de entrada se tienen? Sistemas Documentos Depto. que periodicidad Observaciones proporciona el documento
9. ¿Se anota que persona recibe la información y su volumen? SI NO
10. ¿Se anota a que capturista se entrega la información, el volumen y la hora? SI NO
11. ¿Se verifica la cantidad de la información recibida para su captura? SI NO
12. ¿Se revisan las cifras de control antes de enviarlas a captura? SI NO
13. ¿Para aquellos procesos que no traigan cifras de control se ha establecido criterios a fin de asegurar que la información es completa y valida? SI NO
14. ¿Existe un procedimiento escrito que indique como tratar la información inválida (sin firma ilegible, no corresponden las cifras de control)?
15. En caso de resguardo de información de entrada en sistemas, ¿Se custodian en un lugar seguro?
16. Si se queda en el departamento de sistemas, ¿Por cuanto tiempo se guarda?
17. ¿Existe un registro de anomalías en la información debido a mala codificación?
18. ¿Existe una relación completa de distribución de listados, en la cual se indiquen personas, secuencia y sistemas a los que pertenecen?
19. ¿Se verifica que las cifras de las validaciones concuerden con los documentos de entrada?
20. ¿Se hace una relación de cuando y a quién fueron distribuidos los listados? _________________________________________________________________________
21. ¿Se controlan separadamente los documentos confidenciales? _________________________________________________________________________
22. ¿Se aprovecha adecuadamente el papel de los listados inservibles? _________________________________________________________________________
23. ¿Existe un registro de los documentos que entran a capturar? _________________________________________________________________________
24. ¿Se hace un reporte diario, semanal o mensual de captura? _________________________________________________________________________
25. ¿Se hace un reporte diario, semanal o mensual de anomalías en la información de entrada?
26. ¿Se lleva un control de la producción por persona?
27. ¿Quién revisa este control?
28. ¿Existen instrucciones escritas para capturar cada aplicación o, en su defecto existe una relación de programas?
CONTROL DE OPERACIÓN
La eficiencia y el costo de la operación de un sistema de cómputo se ven fuertemente afectados por la calidad e integridad de la documentación requerida para el proceso en la computadora.
El objetivo del presente ejemplo de cuestionario es señalar los procedimientos e instructivos formales de operación, analizar su estandarización y evaluar el cumplimiento de los mismos.
1. ¿Existen procedimientos formales para la operación del sistema de computo? SI ( ) NO ( )
2. ¿Están actualizados los procedimientos? SI ( ) NO ( )
3. Indique la periodicidad de la actualización de los procedimientos:
Semestral ( ) Anual ( ) Cada vez que haya cambio de equipo ( )
4. Indique el contenido de los instructivos de operación para cada aplicación:
Identificación del sistema ( ) Identificación del programa ( ) Periodicidad y duración de la corrida ( ) Especificación de formas especiales ( ) Especificación de cintas de impresoras ( ) Etiquetas de archivos de salida, nombre, ( ) archivo lógico, y fechas de creación y expiración Instructivo sobre materiales de entrada y salida ( ) Altos programados y la acciones requeridas ( ) Instructivos específicos a los operadores en caso de falla del equipo ( ) Instructivos de reinicio ( ) Procedimientos de recuperación para proceso de gran duración o criterios ( ) Identificación de todos los dispositivos de la máquina a ser usados ( ) Especificaciones de resultados (cifras de control, registros de salida por archivo, etc. ) ( )
5. ¿Existen órdenes de proceso para cada corrida en la computadora (incluyendo pruebas, compilaciones y producción)? SI ( ) NO ( )
6. ¿Son suficientemente claras para los operadores estas órdenes? SI ( ) NO ( )
7. ¿Existe una estandarización de las ordenes de proceso? SI ( ) NO ( )
8. ¿Existe un control que asegure la justificación de los procesos en el computador? (Que los procesos que se están autorizados y tengan una razón de ser procesados. SI ( ) NO ( )
9. ¿Cómo programan los operadores los trabajos dentro del departamento de cómputo? Primero que entra, primero que sale ( ) se respetan las prioridades, ( ) Otra (especifique) ( )
10. ¿Los retrasos o incumplimiento con el programa de operación diaria, se revisa y analiza? SI ( ) NO ( )
11. ¿Quién revisa este reporte en su caso?
12. Analice la eficiencia con que se ejecutan los trabajos dentro del departamento de cómputo, tomando en cuenta equipo y operador, a través de inspección visual, y describa sus observaciones.
13. ¿Existen procedimientos escritos para la recuperación del sistema en caso de falla?
14. ¿Cómo se actúa en caso de errores?
15. ¿Existen instrucciones especificas para cada proceso, con las indicaciones pertinentes?
16. ¿Se tienen procedimientos específicos que indiquen al operador que hacer cuando un programa interrumpe su ejecución u otras dificultades en proceso?
17. ¿Puede el operador modificar los datos de entrada?
18. ¿Se prohibe a analistas y programadores la operación del sistema que programo o analizo?
19. ¿Se prohibe al operador modificar información de archivos o bibliotecas de programas?
20. ¿El operador realiza funciones de mantenimiento diario en dispositivos que así lo requieran?
21. ¿Las intervenciones de los operadores:
Son muy numerosas? SI ( ) NO ( ) Se limitan los mensajes esenciales? SI ( ) NO ( ) Otras (especifique)______________________________________________________
22. ¿Se tiene un control adecuado sobre los sistemas y programas que están en operación? SI ( ) NO ( ) 23. ¿Cómo controlan los trabajos dentro del departamento de cómputo?
24. ¿Se rota al personal de control de información con los operadores procurando un entrenamiento cruzado y evitando la manipulación fraudulenta de datos? SI ( ) NO ( )
25. ¿Cuentan los operadores con una bitácora para mantener registros de cualquier evento y acción tomada por ellos? Si ( ) por máquina ( ) escrita manualmente ( ) NO ( ) 26. Verificar que exista un registro de funcionamiento que muestre el tiempo de paros y mantenimiento o instalaciones de software.
27.¿Existen procedimientos para evitar las corridas de programas no autorizados? SI ( ) NO ( )
28. ¿Existe un plan definido para el cambio de turno de operaciones que evite el descontrol y discontinuidad de la operación.
29. Verificar que sea razonable el plan para coordinar el cambio de turno.
30. ¿Se hacen inspecciones periódicas de muestreo? SI ( ) NO ( )
31. Enuncie los procedimientos mencionados en el inciso anterior:
32. ¿Se permite a los operadores el acceso a los diagramas de flujo, programas fuente, etc. fuera del departamento de cómputo? SI ( ) NO ( )
33. ¿Se controla estrictamente el acceso a la documentación de programas o de aplicaciones rutinarias? SI ( ) NO ( ) ¿Cómo?_______________________________________________________________
34. Verifique que los privilegios del operador se restrinjan a aquellos que le son asignados a la clasificación de seguridad de operador.
35. ¿Existen procedimientos formales que se deban observar antes de que sean aceptados en operación, sistemas nuevos o modificaciones a los mismos? SI ( ) NO ( )
36. ¿Estos procedimientos incluyen corridas en paralelo de los sistemas modificados con las versiones anteriores? SI ( ) NO ( )
37. ¿Durante cuanto tiempo?
38. ¿Que precauciones se toman durante el periodo de implantación?
39. ¿Quién da la aprobación formal cuando las corridas de prueba de un sistema modificado o nuevo están acordes con los instructivos de operación.
40. ¿Se catalogan los programas liberados para producción rutinaria? SI ( ) NO ( )
41. Mencione que instructivos se proporcionan a las personas que intervienen en la operación rutinaria de un sistema.
42. Indique que tipo de controles tiene sobre los archivos magnéticos de los archivos de datos, que aseguren la utilización de los datos precisos en los procesos correspondientes.
43. ¿Existe un lugar para archivar las bitácoras del sistema del equipo de cómputo? SI ( ) NO ( )
44. Indique como está organizado este archivo de bitácora.
- Por fecha ( )
- por fecha y hora ( )
- por turno de operación ( )
- Otros ( )
45. ¿Cuál es la utilización sistemática de las bitácoras?
46. ¿Además de las mencionadas anteriormente, que otras funciones o áreas se encuentran en el departamento de cómputo actualmente?
47. Verifique que se lleve un registro de utilización del equipo diario, sistemas en línea y batch, de tal manera que se pueda medir la eficiencia del uso de equipo.
48. ¿Se tiene inventario actualizado de los equipos y terminales con su localización? SI ( ) NO ( )
49. ¿Cómo se controlan los procesos en línea?
50. ¿Se tienen seguros sobre todos los equipos? SI ( ) NO ( )
51. ¿Conque compañía? Solicitar pólizas de seguros y verificar tipo de seguro y montos.
52. ¿Cómo se controlan las llaves de acceso (Password)?.
CONTROLES DE SALIDA
1. ¿Se tienen copias de los archivos en otros locales?
2. ¿Dónde se encuentran esos locales?
3. ¿Que seguridad física se tiene en esos locales?
4. ¿Que confidencialidad se tiene en esos locales?
5. ¿Quién entrega los documentos de salida?
6. ¿En que forma se entregan?
7. ¿Que documentos?
8. ¿Que controles se tienen?
9. ¿Se tiene un responsable (usuario) de la información de cada sistema? ¿Cómo se atienden solicitudes de información a otros usuarios del mismo sistema?
10. ¿Se destruye la información utilizada, o bien que se hace con ella?
Destruye ( ) Vende ( ) Tira ( ) Otro ______________________________
CONTROL DE MEDIOS DE ALMACENAMIENTO MASIVO
Los dispositivos de almacenamiento representan, para cualquier centro de cómputo, archivos extremadamente importantes cuya pérdida parcial o total podría tener repercusiones muy serias, no sólo en la unidad de informática, sino en la dependencia de la cual se presta servicio. Una dirección de informática bien administrada debe tener perfectamente protegidos estos dispositivos de almacenamiento, además de mantener registros sistemáticos de la utilización de estos archivos, de modo que servirán de base a registros sistemáticos de la utilización de estos archivos, de modo que sirvan de base a los programas de limpieza (borrado de información), principalmente en el caso de las cintas.
Además se deben tener perfectamente identificados los carretes para reducir la posibilidad de utilización errónea o destrucción de la información.
Un manejo adecuado de estos dispositivos permitirá una operación más eficiente y segura, mejorando además los tiempos de procesos.
CONTROL DE ALMACENAMIENTO MASIVO
OBJETIVOS
El objetivo de este cuestionario es evaluar la forma como se administran los dispositivos de almacenamiento básico de la dirección.
1. Los locales asignados a la cintoteca y discoteca tienen:
- Aire acondicionado ( )
- Protección contra el fuego ( )
- (señalar que tipo de protección )__________________________________
- Cerradura especial ( )
- Otra
2. ¿Tienen la cintoteca y discoteca protección automática contra el fuego? SI ( ) NO ( ) (señalar de que tipo)_______________________________________________
3. ¿Que información mínima contiene el inventario de la cintoteca y la discoteca?
Número de serie o carrete ( ) Número o clave del usuario ( ) Número del archivo lógico ( ) Nombre del sistema que lo genera ( ) Fecha de expiración del archivo ( ) Fecha de expiración del archivo ( ) Número de volumen ( ) Otros
4. ¿Se verifican con frecuencia la validez de los inventarios de los archivos magnéticos? SI ( ) NO ( )
5. En caso de existir discrepancia entre las cintas o discos y su contenido, se resuelven y explican satisfactoriamente las discrepancias? SI ( ) NO ( )
6. ¿Que tan frecuentes son estas discrepancias? _________________________________________________________________________
7. ¿Se tienen procedimientos que permitan la reconstrucción de un archivo en cinta a disco, el cual fue inadvertidamente destruido? SI ( ) NO ( )
8. ¿Se tienen identificados los archivos con información confidencial y se cuenta con claves de acceso? SI ( ) NO ( ) ¿Cómo?_______________________________________________________________
9. ¿Existe un control estricto de las copias de estos archivos? SI ( ) NO ( )
10. ¿Que medio se utiliza para almacenarlos? Mueble con cerradura ( ) Bóveda ( ) Otro(especifique)_______________________________________________________
11. Este almacén esta situado: En el mismo edificio del departamento ( ) En otro lugar ( ) ¿Cual?_________________________________________________________________
12. ¿Se borran los archivos de los dispositivos de almacenamiento, cuando se desechan estos? SI ( ) NO ( )
13. ¿Se certifica la destrucción o baja de los archivos defectuosos? SI ( ) NO ( ) 14. ¿Se registran como parte del inventario las nuevas cintas que recibe la biblioteca? SI ( ) NO ( )
15 ¿Se tiene un responsable, por turno, de la cintoteca y discoteca? SI ( ) NO ( )
16. ¿Se realizan auditorías periódicas a los medios de almacenamiento? SI ( ) NO ( )
17. ¿Que medidas se toman en el caso de extravío de algún dispositivo de almacenamiento?
18. ¿Se restringe el acceso a los lugares asignados para guardar los dispositivos de almacenamiento, al personal autorizado? SI ( ) NO ( )
19. ¿Se tiene relación del personal autorizado para firmar la salida de archivos confidenciales? SI ( ) NO ( )
20. ¿Existe un procedimiento para registrar los archivos que se prestan y la fecha en que se devolverán? SI ( ) NO ( )
21. ¿Se lleva control sobre los archivos prestados por la instalación? SI ( ) NO ( )
22. En caso de préstamo ¿Conque información se documentan? Nombre de la institución a quién se hace el préstamo.
- fecha de recepción ( )
- fecha en que se debe devolver ( )
- archivos que contiene ( )
- formatos ( )
- cifras de control ( )
- código de grabación ( )
- nombre del responsable que los presto ( )
- otros
23. Indique qué procedimiento se sigue en el reemplazo de las cintas que contienen los archivos maestros:
24. ¿Se conserva la cinta maestra anterior hasta después de la nueva cinta? SI ( ) NO ( )
25. ¿El cintotecario controla la cinta maestra anterior previendo su uso incorrecto o su eliminación prematura? SI ( ) NO ( )
26. ¿La operación de reemplazo es controlada por el cintotecario? SI ( ) NO ( )
27. ¿Se utiliza la política de conservación de archivos hijo-padre-abuelo? SI ( ) NO ( )
28. En los procesos que manejan archivos en línea, ¿Existen procedimientos para recuperar los archivos? SI ( ) NO ( )
29. ¿Estos procedimientos los conocen los operadores? SI ( ) NO ( )
30. ¿Con que periodicidad se revisan estos procedimientos? MENSUAL ( ) ANUAL ( ) SEMESTRAL ( ) OTRA ( )
31. ¿Existe un responsable en caso de falla? SI ( ) NO ( )
32. ¿Explique que políticas se siguen para la obtención de archivos de respaldo?
33. ¿Existe un procedimiento para el manejo de la información de la cintoteca? SI ( ) NO ( )
34. ¿Lo conoce y lo sigue el cintotecario? SI ( ) NO ( )
35. ¿Se distribuyen en forma periódica entre los jefes de sistemas y programación informes de archivos para que liberen los dispositivos de almacenamiento? SI ( ) NO ( )
¿Con qué frecuencia?
CONTROL DE MANTENIMIENTO
Como se sabe existen básicamente tres tipos de contrato de mantenimiento: El contrato de mantenimiento total que incluye el mantenimiento correctivo y preventivo, el cual a su vez puede dividirse en aquel que incluye las partes dentro del contrato y el que no incluye partes. El contrato que incluye refacciones es propiamente como un seguro, ya que en caso de descompostura el proveedor debe proporcionar las partes sin costo alguno. Este tipo de contrato es normalmente mas caro, pero se deja al proveedor la responsabilidad total del mantenimiento a excepción de daños por negligencia en la utilización del equipo. (Este tipo de mantenimiento normalmente se emplea en equipos grandes).
El segundo tipo de mantenimiento es "por llamada", en el cual en caso de descompostura se le llama al proveedor y éste cobra de acuerdo a una tarifa y al tiempo que se requiera para componerlo(casi todos los proveedores incluyen, en la cotización de compostura, el tiempo de traslado de su oficina a donde se encuentre el equipo y viceversa). Este tipo de mantenimiento no incluye refacciones.
El tercer tipo de mantenimiento es el que se conoce como "en banco", y es aquel en el cual el cliente lleva a las oficinas del proveedor el equipo, y este hace una cotización de acuerdo con el tiempo necesario para su compostura mas las refacciones (este tipo de mantenimiento puede ser el adecuado para computadoras personales).
Al evaluar el mantenimiento se debe primero analizar cual de los tres tipos es el que más nos conviene y en segundo lugar pedir los contratos y revisar con detalles que las cláusulas estén perfectamente definidas en las cuales se elimine toda la subjetividad y con penalización en caso de incumplimiento, para evitar contratos que sean parciales.
Para poder exigirle el cumplimiento del contrato de debe tener un estricto control sobre las fallas, frecuencia, y el tiempo de reparación.
Para evaluar el control que se tiene sobre el mantenimiento y las fallas se pueden utilizar los siguientes cuestionarios:
1. Especifique el tipo de contrato de mantenimiento que se tiene (solicitar copia del contrato).
2. ¿Existe un programa de mantenimiento preventivo para cada dispositivo del sistema de computo? SI ( ) NO ( )
3. ¿Se lleva a cabo tal programa? SI ( ) NO ( )
4. ¿Existen tiempos de respuesta y de compostura estipulados en los contratos? SI ( ) NO ( )
5. Si los tiempos de reparación son superiores a los estipulados en el contrato, ¿Qué acciones correctivas se toman para ajustarlos a lo convenido? SI ( ) NO ( )
6. Solicite el plan de mantenimiento preventivo que debe ser proporcionado por el proveedor.- SI ( ) NO ( ) ¿Cual?
8. ¿Cómo se notifican las fallas?
9. ¿Cómo se les da seguimiento?
Una dirección de Sistemas de Información bien administrada debe tener y observar reglas relativas al orden y cuidado del departamento de cómputo. Los dispositivos del sistema de cómputo, los archivos magnéticos, pueden ser dañados si se manejan en forma inadecuada y eso puede traducirse en perdidas irreparables de información o en costos muy elevados en la reconstrucción de archivos. Se deben revisar las disposiciones y reglamentos que coadyuven al mantenimiento del orden dentro del departamento de cómputo.
1. Indique la periodicidad con que se hace la limpieza del departamento de cómputo y de la cámara de aire que se encuentra abajo del piso falso si existe y los ductos de aire:
Semanalmente ( ) Quincenalmente ( ) Mensualmente ( ) Bimestralmente ( ) No hay programa ( ) Otra (especifique) ( )
2. Existe un lugar asignado a las cintas y discos magnéticos? SI ( ) NO ( )
3. ¿Se tiene asignado un lugar especifico para papelería y utensilios de trabajo? SI ( ) NO ( )
4. ¿Son funcionales los muebles asignados para la cintoteca y discoteca? SI ( ) NO ( )
5. ¿Se tienen disposiciones para que se acomoden en su lugar correspondiente, después de su uso, las cintas, los discos magnéticos, la papelería, etc.? SI ( ) NO ( )
6. Indique la periodicidad con que se limpian las unidades de cinta:
Al cambio de turno ( ) cada semana ( ) cada día ( ) otra (especificar) ( )
7. ¿Existen prohibiciones para fumar, tomar alimentos y refrescos en el departamento de cómputo? SI ( ) NO ( )
8. ¿Se cuenta con carteles en lugares visibles que recuerdan dicha prohibición? SI ( ) NO ( )
9. ¿Se tiene restringida la operación del sistema de cómputo al personal especializado de la Dirección de Informática? SI ( ) NO ( )
10. Mencione los casos en que personal ajeno al departamento de operación opera el sistema de cómputo:
Evaluación de la configuración del sistema de cómputo
Los objetivos son evaluar la configuración actual tomando en consideración las aplicaciones y el nivel de uso del sistema, evaluar el grado de eficiencia con el cual el sistema operativo satisface las necesidades de la instalación y revisar las políticas seguidas por la unidad de informática en la conservación de su programoteca.
Esta sección esta orientada a:
a) Evaluar posibles cambios en el hardware a fin de nivelar el sistema de cómputo con la carga de trabajo actual o de comparar la capacidad instalada con los planes de desarrollo a mediano y lago plazo.
b) Evaluar las posibilidades de modificar el equipo para reducir el costo o bien el tiempo de proceso.
c) Evaluar la utilización de los diferentes dispositivos periféricos.
1. De acuerdo con los tiempos de utilización de cada dispositivo del sistema de cómputo, ¿existe equipo? ¿Con poco uso? SI ( ) NO ( ) ¿Ocioso? SI ( ) NO ( ) ¿Con capacidad superior a la necesaria? SI ( ) NO ( )
Describa cual es ____________________________________________________
2. ¿El equipo mencionado en el inciso anterior puede reemplazarse por otro mas lento y de menor costo? SI ( ) NO ( )
3. Si la respuesta al inciso anterior es negativa, ¿el equipo puede ser cancelado? SI ( ) NO ( )
4. De ser negativa la respuesta al inciso anterior, explique las causas por las que no puede ser cancelado o cambiado. ________________________________________________________________
5. ¿El sistema de cómputo tiene capacidad de teleproceso? SI ( ) NO ( )
6. ¿Se utiliza la capacidad de teleproceso? SI ( ) NO ( )
7. ¿En caso negativo, exponga los motivos por los cuales no utiliza el teleproceso? SI ( ) NO ( )
8. ¿Cuantas terminales se tienen conectadas al sistema de cómputo?
9. ¿Se ha investigado si ese tiempo de respuesta satisface a los usuarios? SI ( ) NO ( )
10. ¿La capacidad de memoria y de almacenamiento máximo del sistema de cómputo es suficiente para atender el proceso por lotes y el proceso remoto? SI ( ) NO ( )
Seguridad lógica y confidencial
La computadora es un instrumento que estructura gran cantidad de información, la cual puede ser confidencial para individuos, empresas o instituciones, y puede ser mal utilizada o divulgada a personas que hagan mal uso de esta. También puede ocurrir robos, fraudes o sabotajes que provoquen la destrucción total o parcial de la actividad computacional.
Esta información puede ser de suma importancia, y el no tenerla en el momento preciso puede provocar retrasos sumamente costosos. Antes esta situación, en el transcurso del siglo XX, el mundo ha sido testigo de la transformación de algunos aspectos de seguridad y de derecho.
En la actualidad y principalmente en las computadoras personales, se ha dado otro factor que hay que considerar el llamado ""virus" de las computadoras, el cual aunque tiene diferentes intenciones se encuentra principalmente para paquetes que son copiados sin autorización ("piratas") y borra toda la información que se tiene en un disco.
Al auditar los sistemas se debe tener cuidado que no se tengan copias "piratas" o bien que, al conectarnos en red con otras computadoras, no exista la posibilidad de transmisión del virus.
El uso inadecuado de la computadora comienza desde la utilización de tiempo de máquina para usos ajenos de la organización, la copia de programas para fines de comercialización sin reportar los derechos de autor hasta el acceso por vía telefónica a bases de datos a fin de modificar la información con propósitos fraudulentos.
Un método eficaz para proteger sistemas de computación es el software de control de acceso. Dicho simplemente, los paquetes de control de acceso protegen contra el acceso no autorizado, pues piden del usuario una contraseña antes de permitirle el acceso a información confidencial. Dichos paquetes han sido populares desde hace muchos años en el mundo de las computadoras grandes, y los principales proveedores ponen a disposición de clientes algunos de estos paquetes.
El sistema integral de seguridad debe comprender:
- Elementos administrativos
- Definición de una política de seguridad
- Organización y división de responsabilidades
- Seguridad física y contra catástrofes(incendio, terremotos, etc.)
- Prácticas de seguridad del personal
- Elementos técnicos y procedimientos
- Sistemas de seguridad (de equipos y de sistemas, incluyendo todos los elementos, tanto redes como terminales.
- Aplicación de los sistemas de seguridad, incluyendo datos y archivos
- El papel de los auditores, tanto internos como externos
- Planeación de programas de desastre y su prueba.
Se debe evaluar el nivel de riesgo que puede tener la información para poder hacer un adecuado estudio costo/beneficio entre el costo por perdida de información y el costo de un sistema de seguridad, para lo cual se debe considerar lo siguiente:
- Clasificar la instalación en términos de riesgo (alto, mediano, pequeño).
- Identificar aquellas aplicaciones que tengan un alto riesgo.
- Cuantificar el impacto en el caso de suspensión del servicio en aquellas aplicaciones con un alto riesgo.
- Formular las medidas de seguridad necesarias dependiendo del nivel de seguridad que se requiera.
- La justificación del costo de implantar las medidas de seguridad para poder clasificar el riesgo e identificar las aplicaciones de alto riesgo, se debe preguntar lo siguiente:
- Que sucedería si no se puede usar el sistema?
- Si la contestación es que no se podría seguir trabajando, esto nos sitúa en un sistema de alto riego.
- La siguiente pregunta es:
- ¿Que implicaciones tiene el que no se obtenga el sistema y cuanto tiempo podríamos estar sin utilizarlo?
- ¿Existe un procedimiento alterno y que problemas nos ocasionaría?
- ¿Que se ha hecho para un caso de emergencia?
Una vez que se ha definido, el grado de riesgo, hay que elaborar una lista de los sistemas con las medias preventivas que se deben tomar, así como las correctivas en caso de desastre señalándole a cada uno su prioridad .
Hay que tener mucho cuidado con la información que sale de la oficina, su utilización y que sea borrada al momento de dejar la instalación que está dando respaldo.
Para clasificar la instalación en términos de riesgo se debe:
- Clasificar los datos, información y programas que contienen información confidencial que tenga un alto valor dentro del mercado de competencia de una organización, e información que sea de difícil recuperación.
- Identificar aquella información que tenga un gran costo financiero en caso de pérdida o bien puede provocar un gran impacto en la toma de decisiones.
- Determinar la información que tenga una gran pérdida en la organización y, consecuentemente, puedan provocar hasta la posibilidad de que no pueda sobrevivir sin esa información.
Para cuantificar el riesgo es necesario que se efectúen entrevistas con los altos niveles administrativos que sean directamente afectados por la suspensión en el procesamiento y que cuantifíquen el impacto que les puede causar este tipo de situaciones.
Para evaluar las medidas de seguridad se debe:
- Especificar la aplicación, los programas y archivos.
- Las medidas en caso de desastre, pérdida total, abuso y los planes necesarios.
- Las prioridades que se deben tomar en cuanto a las acciones a corto y largo plazo.
- En cuanto a la división del trabajo se debe evaluar que se tomen las siguientes precauciones, las cuales dependerán del riesgo que tenga la información y del tipo y tamaño de la organización.
- El personal que prepara la información no debe tener acceso a la operación.
- Los análisis y programadores no deben tener acceso al área de operaciones y viceversa.
- Los operadores no debe tener acceso irrestringido a las librerías ni a los lugares donde se tengan los archivos almacenados; es importante separar las funciones de librería y de operación.
- Los operadores no deben ser los únicos que tengan el control sobre los trabajos procesados y no deben hacer las correcciones a los errores detectados.
Al implantar sistemas de seguridad puede, reducirse la flexibilidad en el trabajo, pero no debe reducir la eficiencia.
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