Elaboración del presupuesto empresarial

Gerencia y sistema presupuestario

El presupuesto empresarial es un plan de acción dirigido a cumplir una meta prevista, expresada en valores y términos financieros que, debe cumplirse en determinado tiempo y bajo ciertas condiciones previstas, este concepto se aplica a cada centro de responsabilidad de la organización. Representa los planes previstos para el año próximo y da a conocer la forma y los recursos en que la dirección persigue los objetivos. El presupuesto incluye un futuro incierto y factores externos que quedan fuera del control de la dirección.

El sistema presupuestario se fundamenta en tres características:

• La formulación de diferentes subobjetivos específicos y cuantificados para cada centro de responsabilidad (en función de los objetivos globales y de las responsabilidades de cada persona o área en la estructura organizativa).

• La medición del resultado de la ejecución del presupuesto y el cálculo de las desviaciones respecto de las previsiones.

• La evaluación de la actuación de cada centro de responsabilidad según la consecución de los objetivos.

Preparación e instalación de un sistema presupuestario

El presupuesto debe cumplir con los siguientes requisitos:

• Primero: El presupuesto debe ser agregable y desagregable en centros de producción, donde el producto de cada centro debe ser excluyente de cualquier otro producto, de cualquier otro centro de producción de su mismo ámbito. De no ser así, el total de asignación de recursos que se exprese el nivel del gasto presupuestario no tendría significado y encerraría duplicaciones y confusiones.

• Segundo: Las relaciones entre los recursos asignados y los productos resultantes de esa asignación deben ser perfectamente definidas; no puede haber dudas sobre el producto que se persigue con determinada asignación de recursos y un mismo recurso o parte fraccionable del mismo no puede ser requisito presupuestario de dos o más productos.

• Tercero: La asignación de recursos para obtener los productos, que directamente requieren los objetivos de las políticas (productos terminales) exige también de la asignación de recursos para lograr otros productos que permitan o apoyen la producción de los productos terminales (productos intermedios). De manera que, una parte de la producción expresada en el presupuesto es un requisito directo de las políticas y otra parte sólo es un requisito indirecto de tales políticas.

• Cuarto: El presupuesto debe expresar la red de producción donde cada producto es condicionado y, a la vez, condiciona a otros productos de la red, existiendo así unas determinadas relaciones de coherencia entre las diversas producciones que se presupuestan.

Además, las características generales que conlleva la elaboración de un presupuesto son las siguientes:

• Pronosticabilidad: Capacidad de proporcionar estimaciones razonables del futuro.

• Economicidad: La información que ha de proporcionarse debe tener en cuenta el criterio coste-beneficio, lo cual condicionará el nivel de agregación o de desarrollo de ciertos datos.

• Susceptible de revision.

• Flexibilidad: Los presupuestos, como consecuencia de las revisiones periódicas a las que pueden verse sometidos, deben ser estructurados de forma tal que puedan ser objeto de adaptaciones ulteriores.

• Fiabilidad: Las personas relacionadas con el presupuesto necesitan admitir su utilidad y ventajas.

• Participación: La implantación y operatividad de un presupuesto requiere interesar, convencer y preparar a las colaboradoras para que su participación sea adecuada y efectiva.

• Oportunidad: Los presupuestos requieren ser formulados y aprobados antes de iniciar el período que cubren.

Presupuesto de ventas

Un presupuesto de ventas es la representación de una estimación programada de las ventas, en términos cuantitativos, realizado por una organización. Generalmente son preparados por meses, áreas geográficas y productos. Pasos para la elaboración de un presupuesto de ventas son:

• Preparar pronóstico de ventas: El pronóstico de ventas es la base sobre la que descansa el presupuesto maestro, así que si éste ha sido preparado cuidadosamente y con exactitud, los pasos siguientes en el proceso presupuestal serán mucho más confiables

• Pronósticos de ventas del sector: Estas ventas recogen el potencial de negocios que pueden abarcar todas las empresas del sector o aquellas que constituyan la competencia real

• Pronósticos de ventas de la empresa: Los pronósticos de las ventas de la empresa se fijan según su participación en el mercado. La gerencia debe establecer si es o no factible alcanzar la participación deseada a partir del reconocimiento de las capacidades productivas, la situación de la empresa, el estado de intervención actual y el estudio racional de las políticas de marketing que puedan implementarse.

Presupuesto de gastos relacionados con las ventas

Es el Presupuesto de mayor cuidado en su manejo por los gastos que ocasiona y su influencia en el gasto Financiero. Se le considera como estimados proyectados que se origina durante todo el proceso de comercialización para asegurar la colocación y adquisición del mismo en los mercados de consumo.

Características:

• Comprende todo el Marketing.

• Es base para calcular el Margen de Utilidad.

• Es permanente y costoso.

• Asegura la colocación de un producto.

• Amplia mercado de consumidores.

• Se realiza a todo costo.

Presupuesto de producción e inventario

Son estimados que se hallan estrechamente relacionados con el presupuesto de venta y los niveles de inventario deseado. En realidad el presupuesto de producción es el presupuesto de venta proyectado y ajustados por el cambio en el inventario, primero hay que determinar si la empresa puede producir las cantidades proyectadas por el presupuesto de venta, con la finalidad de evitar un costo exagerado en la mano de obra ocupada.

Proceso:

• Elaborando un programa de producción.

• Presupuestando las ventas por línea de producción.

Elaboración de un programa de producción consiste en estimar el tiempo requerido para desarrollar cada actividad, evitando un gasto innecesario en pago de mano de obra ocupada.

Las políticas más comunes son:

– Producción estable e inventario variable: Donde los costos de producción tienden a ser menores, mejora la moral de los empleados, no se requiere trabajar a marchas forzadas en los meses picos de demanda, etc.; por otra parte presenta las desventajas siguientes: puede llegarse a un inventario demasiado alto, lo que trae por consecuencia una sobre inversión ociosa, también puede dar lugar a inventarios obsoletos, finalmente podría surgir un problema de almacenamiento en los meses en que las ventas disminuyen.

– Producción variable e inventario estable: implica estar parando y arrancando la maquinaria, lo cual resulta muy costoso contra el beneficio de tener un inventario estable, actualmente se adopta la filosofía " Justo a tiempo" que consiste básicamente en disminuir lo más que se pueda el inventario y con ello se logra disminuir el costo financiero.

– Combinación de ambas políticas: Consiste en aplicar las ventajas de ambas políticas y tratando de lograr una producción flexible, ajustada a los períodos de ventas y los niveles de inventarios, pero tratando de mantener la producción sujeta a las menores variaciones.

Presupuesto de compras y materiales directos

Son estimados de compras preparado bajo condiciones normales de producción, mientras no se produzca una carencia de materiales esto permite que la cantidad se pueda fijar sobre un estándar determinado para cada tipo de producto así como la cantidad presupuestada por cada línea, debe responder a los requerimiento de producción, el departamento de compras debe preparar el programa que concuerde con el presupuesto de producción, si hubiere necesidad de un mayor requerimiento se tomara la flexibilidad del primer presupuesto para una ampliación oportuna y así cubrir los requerimiento de producción.

Presupuesto de mano de obra

Es el diagnóstico requerido para contar con una diversidad de factor humano capaz de satisfacer los requerimientos de producción planeada.La mano de obra indirecta se incluye en el presupuesto de costo indirecto de fabricación, es fundamental que la persona encargada del personal lo distribuya de acuerdo a las distintas etapas del proceso de producción para permitir un uso del 100% de la capacidad de cada trabajador.

Componentes:

• Personal diverso

• Cantidad horas requeridas

• Cantidad horas trimestrales

• Valor por hora unitaria

Presupuesto de costo de fabricación

Son estimados que de manera especifica intervienen en todo el proceso de fabricación unitaria de un producto, quiere decir que del total del presupuesto del requerimiento de materiales se debe calcular la cantidad requerida por tipo de línea producida la misma que debe concordar con el presupuesto de producción.

Características:

• Debe considerarse solo los materiales que se requiere para cada línea o molde.

• Debe estimarse el costo.

• No todos requieren los mismos materiales.

• El valor final debe coincidir con el costo unitario establecido en el costo de producción.

Presupuesto de gasto administrativo

Considerando como la parte medular de todo presupuesto porque se destina la mayor parte del mismo; son estimados que cubren la necesidad inmediata de contar con todo tipo de personal para sus distintas unidades, buscando darle operatividad al sistema. Debe ser lo más austero posible sin que ello implique un retraso en el manejo de los planes y programas de la empresa.

Características

• Las remuneraciones se fijan de acuerdo a la realidad económica de la empresa y no en forma paralela a la inflación.

• Son gastos indirectos. Son gastos considerados dentro del precio que se fija al producto o servicio. Regir su aspecto legal en la legislación laboral vigente.

• Para calcular el total neto, se debe calcular al total la deducción de las retenciones y aportaciones por ley de cada país.

Presupuesto de capital

Es el mecanismo mediante el cual se planean "gastos" cuyos rendimientos se espera que se extiendan por periodos superiores a un año. En el esquema de planificación financiera o planificación de corto plazo puede resultar que la empresa tiene potencial para crecer, pero el mismo no podrá ser desarrollado si no se acometen los procesos de inversión necesarios Para buscar el crecimiento. Este conocimiento es un insumo para la planificación estratégica, que entonces debe tomar las previsiones para incorporar los presupuestos de capital o de inversión necesarios, resaltando la necesidad de que ambos procesos de planificación estén en estrecha coordinación. Un presupuesto de capital es entonces la previsión de la inversión necesaria en terrenos, edificaciones, maquinarias, equipos, instalaciones, etc., que han de soportar el crecimiento o mejor, el potencial crecimiento.

Presupuesto de efectivo a corto y largo plazo

El presupuesto de caja suministra a la empresa cifras que indican el saldo final en caja, que puede analizarse para determinar si se espera un déficit o un excedente de efectivo durante cada período que abarca el pronóstico.

El encargado del análisis y de los recursos financieros debe tomar las medidas necesarias para solicitar financiamiento máximo, si es necesario, indicando en el presupuesto de caja a causa de la incertidumbre en los valores finales de caja, que se basan en los pronósticos de ventas.

• Presupuesto a corto plazo: Son los que se realizan para cubrir la planeación de la organización en el ciclo de operaciones de un año. Este sistema se adapta a los países con economías inflacionarias.

• Presupuesto a largo plazo: Este tipo de presupuestos corresponden a los planes de desarrollo que, generalmente, adoptan los estados y grandes empresas. En el caso de los gobiernos los planes presupuéstales están bajo las normas constitucionales de cada país. Los lineamientos generales suelen sustentarse en consideraciones económicas, como generación de empleo, creación de infraestructura, lucha contra la inflación, difusión de los servicios de seguridad social, fomento del ahorro, etc. Las grandes empresas adoptan este presupuesto cuando emprenden proyectos de inversión en actualización tecnológica, ampliación de la capacidad instalada, integración de intereses accionarios y expansión de los mercados. También ocurre cuando se utiliza el método uno + cuatro es decir se planifica el primer año y se les va sumando los restantes.

Ambos tipos de presupuestos son útiles; es importante para los directivos tener de antemano una perspectiva de los planes del negocio para una período suficientemente largo, y no se concibe ésta sin la formulación de presupuestos para períodos cortos, con programas detallados para el periodo inmediato siguiente.

Presupuesto maestro

Es un Presupuesto que proporciona un plan global para un ejercicio económico próximo. Generalmente se fija a un año, debiendo incluir el objetivo de utilidad y el programa coordinado para lograrlo. Consiste además en pronosticar sobre un futuro incierto porque cuando más exacto sea el presupuesto o pronóstico, mejor se presentara el proceso de planeación, fijado por la alta dirección de la Empresa.

Beneficios:

• Define objetivos básicos de la empresa.

• Determina la autoridad y responsabilidad para cada una de las generaciones.

• Es oportuno para la coordinación de las actividades de cada unidad de la empresa.

• Facilita el control de las actividades.

• Permite realizar un auto análisis de cada periodo.

• Los recursos de la empresa deben manejarse con efectividad y eficiencia.

Limitaciones:El Presupuesto solo es un estimado no pudiendo establecer con exactitud lo que sucederá en el futuro.

• El presupuesto no debe sustituir a la administración si no todo lo contrario es una herramienta dinámica que debe adaptarse a los cambios de la empresa.

• Su éxito depende del esfuerzo que se aplique a cada hecho o actividad.

• Es poner demasiado énfasis a los datos provenientes del presupuesto. Esto puede ocasionar que la administración trate de ajustarlo o forzarlos a hechos falsos.

Sistemas de control y ajustes presupuestarios

Las múltiples ocupaciones que tienen los directores de las empresas no les permiten ver con claridad la evolución de la misma en toda su extensión. Es importante introducir unos índices de gestión que informen a la dirección de cualquier desviación sobre el plan previsto.

El concepto de control presupuestario permite que las actividades en la empresa sean planificadas con antelación y referidas a un periodo de tiempo determinado. Estos presupuestos estarán integrados por partidas de gastos que se consideran fijos y otros que deberán ser variables; los primeros por definición se consideran improbables que se vean alterados durante el periodo presupuestado, pero los segundos están sujetos a las fluctuaciones de los precios del mercado. Entre estos últimos estarían, por ejemplo, los precios de las materias primas, es decir, los procesos inflacionarios de costes.

En algunas industrias, por ejemplo, la elaboración de productos alimenticios, las fluctuaciones en los precios de origen de las materias primas pueden causar enormes trastornos en el control del presupuesto. Algunos de estos componentes están sujetos a las variaciones en calidad y cantidad, debido a los cambios climatológicos. Los precios pueden fluctuar al alza en porcentajes muy importantes y esto hace que sea casi imposible mantener un presupuesto válido para el departamento de producción.

Preguntas y respuestas

IMPORTANCIA DE LOS PRESUPUESTOS

• Presupuestos: Son útiles en la mayoría de las organizaciones como: Utilitaristas (compañías de negocios), no-utilitaristas (agencias gubernamentales), grandes (multinacionales, conglomerados) y pequeñas empresas

• Los presupuestos son importantes porque ayudan a minimizar el riesgo en las operaciones de la organización.

• Por medio de los presupuestos se mantiene el plan de operaciones de la empresa en unos límites razonables.

• Sirven como mecanismo para la revisión de políticas y estrategias de la empresa y direccionarlas hacia lo que verdaderamente se busca.

• Facilitan que los miembros de la organización

• Cuantifican en términos financieros los diversos componentes de su plan total de acción.

• Las partidas del presupuesto sirven como guías durante la ejecución de programas de personal en un determinado periodo de tiempo, y sirven como norma de comparación una vez que se hayan completado los planes y programas.

• Los procedimientos inducen a los especialistas de asesoría a pensar en las necesidades totales de las compañías, y a dedicarse a planear de modo que puedan asignarse a los varios componentes y alternativas la importancia necesaria

• Los presupuestos sirven como medios de comunicación entre unidades a determinado nivel y verticalmente entre ejecutivos de un nivel a otro. Una red de estimaciones presupuestarias se filtran hacia arriba a través de niveles sucesivos para su ulterior análisis.

• Las lagunas, duplicaciones o sobreposiciones pueden ser detectadas y tratadas al momento en que los gerentes observan su comportamiento en relación con el desenvolvimiento del presupuesto.

¿Qué son las contingencias o los pasivos contingentes? ¿Se incluyen en el presupuesto?

Constituye un pasivo del Estado que potencialmente puede convertirse en una obligación real de largo plazo. Generalmente los principios contables no permiten registrar este tipo de deuda. En consecuencia por su naturaleza no están incluidas en el presupuesto.

¿Qué requiere una institución para ampliar o modificar su presupuesto?

Requiere cumplir con los requisitos que señala la normatividad vigente:

El presupuesto de una Institución se modifica según lo siguiente:

• Créditos Suplementarios,

• Habilitaciones y Transferencias de Partidas:

Se denominan Créditos Suplementarios, a los incrementos de los montos de ingresos y egresos autorizados en la Ley Anual de Presupuesto del Sector Público, debiendo ser aprobados por Ley.

¿Qué es un pliego presupuestario?

Son las Entidades del Sector Público, a las que se le aprueba una asignación en el presupuesto anual para el cumplimiento de las actividades y proyectos a su cargo, de acuerdo a los objetivos institucionales determinados para un año fiscal. La creación o supresión de los pliegos presupuestarios se autoriza por ley.

¿Cuáles son las instituciones que participan en el proceso de ejecución del presupuesto?

Ejecución del presupuesto: Participan las siguientes instituciones:

• Dirección Nacional de Presupuesto Público: Determina la Asignación y Previsión Trimestral.

• El Pliego presupuestal: Detalla y mensualiza la Asignación y Previsión Trimestral.

• DNPP: Emite el Calendario de Compromisos.

• Unidades ejecutoras: Son las unidades de gasto ubicadas en los Pliegos Presupuestarios que realizan diariamente las operaciones presupuestales.

• Dirección General de Tesoro Público: Autoriza los giros conforme a los Calendarios de Compromisos que autoriza la Dirección Nacional del Presupuesto Público.

• Banco de la Nación: Actúa como el órgano de recaudación de los ingresos públicos así como agente financiero del Estado. También efectúa los pagos a los servidores, pensionistas y proveedores del Estado.

¿Cuáles son las instituciones que participan en el proceso de control del presupuesto?

Control del presupuesto: Participan

• Dirección Nacional del Presupuesto Público: Realiza el seguimiento de los niveles de ejecución de los ingresos y de los gastos respecto al presupuesto autorizado y sus modificaciones.

• Contraloría General de la República y órganos de control interno de los Pliegos Presupuestarios: Supervisan el uso de los fondos y desarrollan las funciones específicas que señala las normas de control.

• El Congreso de la República fiscaliza la ejecución presupuestaria.

¿Cuáles son las etapas del proceso presupuestario de un ejercicio determinado?

Las Etapas en el Proceso Presupuestario son:

1.    Programación

2.    Formulación

3.    Aprobación

4.    Ejecución

5.    Control

6.    Evaluación.

Bibliografía

http://www.ocepre.gov.ve/conceptos/conceptos.html

http://www.monografias.com/trabajos64/presupuesto-venta/presupuesto-venta

http://www.monografias.com/trabajos11/claspres/claspres

http://www.mailxmail.com/curso-como-hacer-presupuestos-inversion/presupuesto-produccion

http://www.inosanchez.com/files/mda/fpenf/i_04_valor_del_dinero_en_el_tiempo_w.pdf

http://www.eumed.net/libros/2006a/prd/7c.htm

Autor:

Anés, Andreina

Ramos, Carolina

Saloma, Aura

Enviado por:

Iván José Turmero Astros

República Bolivariana de Venezuela

Universidad Nacional Experimental Politécnica

"Antonio José de Sucre"

Vice-Rectorado Puerto Ordaz

Departamento de Ingeniería Industrial

Asignatura: INGENIERÍA FINANCIERA

Profesor: Ing. Andrés Blanco

CIUDAD GUAYANA, DICIEMBRE DE 2009