El flujo de tesorería como mecanismo de control financiero de la empresa (página 2)

El empleo de técnicas, herramientas y mecanismos de diferente índole en la gestión empresarial se hace imprescindible si se desea que una empresa no solo crezca, sino que se consolide. En una época en que parece que los pronósticos no son más que una pura especulación o una simple predicción, el control se hace más necesario, porque es el que permite saber lo que se está haciendo y lo que está sucediendo.

En el proceso de compra-elaboración-venta–distribución intervienen muchos factores y, de su correcta conjugación dependerá en buena medida la calidad del resultado y en definitiva la eficiencia de la actividad. No basta con llegar, lo verdaderamente importante es saber mantenerse, y para eso no es poco lo que se debe hacer.

Los mecanismos de control financiero

Toda la actividad de una empresa se puede resumir en términos cuantitativos en la magnitud del beneficio obtenido en un determinado período de tiempo. Este indicador global, permite incluso establecer comparaciones con períodos precedentes y su resultado puede estar condicionado por los aspectos cualitativos asociados a la gestión, esos que no siempre son susceptibles de ser cuantificados, como la calidad del producto o servicio, el marketing, los servicios post venta, el nivel de satisfacción y de fidelidad de los clientes e incluso el saber hacer del equipo de dirección y el colectivo de trabajadores. Sin embargo, todos sabemos que no siempre el aumento del beneficio es sinónimo de que las cosas se estén haciendo bien, porque para ello se hace necesario realizar análisis de un mayor nivel de desagregación y emplear un sistema de indicadores que permitan dictaminar cómo se ha estado trabajando, detectando dónde existen reservas y dónde están las debilidades. Dicho de otra manera: la rentabilidad de una empresa es una condición necesaria pero no suficiente. En términos económicos generar beneficios y obtener un cierto margen de rentabilidad no supone en primera instancia una buena salud financiera.

Lo peor de todo, no es que el espejismo del beneficio no permita observar con precisión cómo se ha estado trabajando, sino, que el análisis no se realice sistemáticamente, garantizando con esto hacer valer la necesaria oportunidad de los mecanismos de control. El control post mortem no es precisamente el más efectivo, aunque también sirve, pero el más importante es el control preventivo, ese que se realiza sistemáticamente. Este será el objetivo fundamental del presente trabajo, asociado a una herramienta de control relativamente simple y muy importante a la que no siempre se recurre.

Tampoco se puede dejar de tener en cuenta que alcanzar un determinado beneficio no significa necesariamente que la salud financiera de una empresa sea buena, porque aunque una cosa lleva a la otra, el hecho cierto es que no necesariamente tienen que coincidir.

2.1.-LOS RECURSOS FINANCIEROS.

La conjugación de los recursos humanos, materiales y tecnológicos son los que garantizan la producción de bienes y servicios. Sin embargo, la obtención de estos recursos, necesarios para la actividad, depende en primera instancia de la disponibilidad de los recursos monetarios. Sin las finanzas (sean de fuentes propias o ajenas) no solo es imposible poner en marcha un proyecto empresarial, sino también mantenerlo y desarrollarlo. Pero hay que tener en cuenta que los recursos monetarios son escasos y costosos, sobre todo en épocas de crisis, lo cual determina la necesidad de su uso y empleo de manera racional, planificada y controlada.

Partiendo del hecho de que las empresas tienen la necesidad de recurrir al empleo de recursos ajenos para financiar parte de su actividad, la relación entre recursos propios y ajenos es una de las cuestiones más recurridas en el ámbito financiero. Hasta qué límite debe una empresa endeudarse, es algo que puede ser visto desde ópticas diferentes, a pesar de que existen indicadores (ratios) que permiten evaluar el nivel de riesgo de una organización en función de su estructura económica y financiera. Por demás, los recursos ajenos generan un costo, amén del compromiso por parte de la empresa de devolverlos en un determinado período de tiempo. De ésta manera, emplear recursos ajenos facilita emprender, mantener y desarrollar proyectos, pero genera el riesgo asociado a la incapacidad para ser capaces de obtener la magnitud necesaria de los recursos financieros que permitan cubrir las obligaciones con los acreedores. Mientras mayor resulte el nivel de endeudamiento de una empresa, mayor también será su nivel de riesgo.

El mecanismo económico determina que en toda empresa u organización productiva, los recursos financieros empleados en cada ciclo deberán incrementarse, es decir, los ingresos deberán de ser superiores a lo gastado o consumido. Este es el principio de la reproducción ampliada. Si no sucede así no tiene ningún sentido que una empresa o negocio exista. Si bien esto es algo sumamente elemental, no siempre es fácil lograrlo, entre otras porque para que se generen ingresos se tiene que producir la venta y, vender en condiciones de competencia perfecta no es una tarea expedita, sobre todo cuando la oferta resulta superior a la demanda. De todos modos esto forma parte de las reglas del juego del mundo empresarial, la que deberá ser conscientemente aceptada por los que decidan participar.

2.2.-EL FLUJO DE LOS RECURSOS FINANCIEROS.

Los recursos monetarios a disposición de una empresa están para garantizar no solo la puesta en marcha del negocio, sino también para obtener los recursos necesarios con los cuales realizar la actividad empresarial, por lo tanto, si analizásemos el empleo de los recursos de una forma estática, observaríamos que en un primer momento los recursos se gastan o se invierten, provocando esto una salida de efectivo. De hecho esto sucede al menos una vez en la vida de una empresa o negocio: en el momento de su creación. A partir de aquí lo normal es que en un determinado período de tiempo se produzcan egresos e ingresos (para un mejor entendimiento o ser más exactos: pagos y cobros respectivamente), pero en lo que sí no hay dudas, es que por las características del proceso económico, por lo general el egreso antecede al ingreso.

Lo anterior es fácil de entender: para vender (y obtener entonces un determinado ingreso monetario por esa venta) hay que producir, y para producir hay que adquirir los recursos necesarios, recursos que obviamente tendrán que pagarse.

Sin embargo, el movimiento de los recursos monetarios tiene determinadas particularidades, asociadas a las formas de pago y de cobro. En la práctica económica se emplean las facilidades de pago entre comprador y vendedor, de modo que esto puede dar lugar a que en determinadas circunstancias se obtengan ingresos antes que los recursos empleados en la venta se hayan pagado. Esta circunstancia tiene lógicamente una determinada influencia en el Flujo de Caja, en función del comportamiento de los ciclos de Cobro y de Pago.

El flujo de caja

El Flujo de Caja, Flujo de Efectivo, de Tesorería o Cash Flow como también se le denomina, no es más que el movimiento de efectivo que tiene una empresa en un período de tiempo determinado, es decir, de cuánto dinero dispone la organización en un momento dado. Como es de suponer, para que una determinada empresa tenga una buena salud financiera, uno de los requisitos es que el saldo del Flujo de Caja resulte positivo, es decir, sus cobros resulten superiores a los pagos. Esto apunta a que la empresa deberá realizar un seguimiento constante de la situación financiera, pues el carácter permanente del ciclo productivo (considerando tanto la producción de bienes como de servicios) determina la existencia de obligaciones de pago, no solo con los proveedores, sino también con los trabajadores, con los bancos y con el estado.

El Flujo de Caja es un instrumento de control, toda vez que permite conocer cómo se desarrolla la situación financiera de una empresa. Mediante el empleo del FC puede incluso estimarse en el corto plazo el comportamiento financiero, a partir de conocer las obligaciones de pago contraídas, las deudas de los clientes y las ventas proyectadas.

Como veremos más adelante, en el comportamiento del FC incidirán otros factores que no tienen que ver directamente con la actividad de la empresa, sin embargo, influirán en el mismo.

Aunque es una herramienta muy utilizada en la evaluación de proyectos de inversión para estimar el Valor Actualizado Neto y la Tasa Interna de Retorno, en este artículo solo mencionaremos su empleo en empresas en funcionamiento.

3.1.-ESTRUCTURA DEL FLUJO DE CAJA (FC).

El Flujo de Caja está compuesto por tres partidas:

• 1. Cobros: incluye todo lo que se cobre en un período, sea a cuenta de la producción o servicio o por cualquier otra vía, como por ejemplo, por la venta de un medio básico, envases o material reciclable.

• 2. Pagos: incluye todas las erogaciones de efectivo a cuenta de las obligaciones adquiridas por la empresa. Se incluyen los pagos a proveedores, pagos por servicios (agua, electricidad, comunidad, teléfono), sueldos, imposiciones, transporte, combustibles, mantenimiento, pago de IVA, gastos bancarios, intereses, etcétera.

• 3. Saldo: es la diferencia entre los Cobros y los Pagos que se realizan en el período.

Veamos una representación simplificada del Flujo de Caja:

Como es de suponer, para que la empresa no tenga déficit de recursos monetarios, los Cobros deberán de ser superiores a los Pagos, aunque puede suceder que en un determinado período esta condición no se cumpla, sin que necesariamente esto implique una insuficiencia de recursos. Si la empresa dispone de un Saldo que le permite cubrir el déficit de Cobro o el exceso en los Pagos, su situación financiera no resultará afectada. De aquí la importancia de incluir en el FC el Saldo Final e Inicial.

Ahora bien, si partimos del supuesto que el Flujo de Caja debe considerar la totalidad de los recursos monetarios de los que dispone la empresa, en el caso de que por insuficiencia de fondos o por otras circunstancias se decida por parte de la dirección (o el dueño/s) acudir al empleo de dinero de los bancos u otras entidades financieras en forma de pólizas o créditos, estos deberán de considerarse en el FC, toda vez que representarán una disponibilidad de dinero líquido, además de crear obligaciones de pago en los períodos subsiguientes. Igual procedimiento se debe seguir con los aportes de capital por parte de los socios a cuenta del Capital de Trabajo. De acuerdo a esto el FC quedaría de la siguiente forma:

Resumiendo:

Para que el Flujo de Caja o de Tesorería sirva de manera efectiva como instrumento de gestión financiera, deberá considerar todos los ingresos y todos los egresos de recursos monetarios que tenga una empresa en un determinado período de tiempo, partiendo de considerar un Saldo Inicial que incluirá el dinero disponible en cuentas de banco o en caja.

3.2.-CARACTERÍSTICAS DEL FLUJO DE CAJA (FC).

Como he señalado antes, el FC es una herramienta relativamente simple para llevar el control financiero de una empresa, aunque como es de suponer, requiere de un trabajo sistemático, sobre todo de actualización.

Entre las características más significativas del FC se pueden señalar las siguientes:

• 1. Por lo general se hace para un período de tiempo igual a un año, aunque esto no significa que no pueda realizarse para períodos más largos, como sucede en los proyectos de inversión. En el caso específico de las empresas, el FC puede trabajarse incluso diariamente.

• 2. En la medida en que el plazo de tiempo para el que se elabore el FC sea más largo, el nivel de confiabilidad del resultado puede disminuir, asociado esto a la incertidumbre y al efecto del factor tiempo.

• 3. El FC está relacionado con el nivel de liquidez de una empresa, pero hay algo más al respecto: permite estimar el comportamiento que tendrá este indicador en un momento determinado, pudiendo plantear acciones alternativas ante la posible falta de liquidez.

• 4. En el caso de las empresas en funcionamiento se establece una relación con la contabilidad, al convertirse ésta en una fuente de información para el FC.

• 5. El FC será realmente útil en la medida en que se mantenga constantemente actualizado.

• 6. El FC es una combinación de datos reales y estimaciones, toda vez que existen acciones realizadas por la empresa que derivan en una obligación concreta de pago (sueldos, alquiler, leasing, compras), mientras que otras solo pueden ser estimadas, como es el caso de los cobros por ventas futuras.

• 7. El movimiento financiero de una empresa estará influenciado positiva o negativamente por el comportamiento de los ciclos de Cobro y de Pago (calculados y expresados en días). En la medida en que el Ciclo de Pago sea mayor al Ciclo de Cobro, la empresa puede disfrutar de una posición financiera más ventajosa, pues tendrá la posibilidad de utilizar recursos de los proveedores para financiar una parte de su actividad. Si sucede lo contrario el efecto será inversamente proporcional. Esta es una de las acciones que las empresas deben evaluar, pues la tendencia es que los clientes presionen con tal de obtener plazos de pago más largos, mientras que los proveedores lo que les interesa es cobrar en el menor plazo de tiempo posible. Con un Ciclo de Pago menor al Ciclo de Cobro, la empresa puede verse necesitada de acudir a opciones de financiación.

3.3.-EL FLUJO DE CAJA Y LA LIQUIDEZ.

Desde siempre el nivel de solvencia de una empresa ha sido un indicador muy recurrido para evaluar la posición que ésta tiene. Sin embargo, en la práctica no siempre el nivel de solvencia es garantía de una sólida posición financiera, toda vez que existen activos que su nivel de conversión en recursos monetarios puede ser lenta o incluso nula (artículos ociosos por defectos, pasados de moda, de mala calidad o sin aceptación por parte de los potenciales clientes), sobre todo en determinadas situaciones, como por ejemplo, en períodos de crisis como la que se está viviendo desde finales del año 2008. En estos casos se le concede una mayor importancia a la liquidez, por mucho que los Activos Circulantes (Corrientes) sean mayores a los Pasivos Circulantes (Corrientes).

Si bien es cierto que por la propia concepción del Flujo de Caja éste refleja el nivel de liquidez de una empresa, no necesariamente tiene que ver con el indicador de Liquidez, toda vez que se pueden disponer de recursos provenientes de fuentes externas, básicamente entidades financieras. En semejante situación estos recursos efectivamente aumentan la liquidez, pero a cuenta de deudas, es decir, el Pasivo.

De lo anterior se deriva la importancia del análisis financiero, evaluando las fuentes y los destinos de los recursos monetarios, es decir, la estructura del Flujo de Caja.

Conclusiones

Los recursos financieros, como los restantes recursos que utilizan las empresas, requieren de un uso racional y sobre todo eficiente, al garantizar el surgimiento y desarrollo de las mismas. Dicho de una forma más simple: la subsistencia.

De acuerdo a lo anterior, el empleo de técnicas que contribuyan a una correcta planificación de la disponibilidad, necesidad y uso de los recursos monetarios, constituye una tarea de importancia vital para las organizaciones. El desconocimiento voluntario o involuntario, por ignorancia o por simple omisión, solo contribuirá a colocar a la empresa en una posición desfavorable que puede conllevar incluso a su desaparición.

En la medida en que aumenta el nivel de complejidad de la actividad económica se hace más importante el empleo de técnicas de análisis, control y evaluación que permitan pulsar constantemente el "estado de salud" de la organización, implementando oportunamente las acciones correctivas que posibiliten subsanar las desviaciones ocasionadas por factores internos y/o externos. En este sentido, el Flujo de Caja es una herramienta relativamente sencilla que contribuye al logro de estos objetivos.

Autor:

Lic. Fidel Alvarez Gainza

Licenciado en Economía por la Universidad de la Habana. Experiencia como profesor universitario, consultor de empresas y directivo.

País de nacimiento: Cuba

País de residencia: España

5 de febrero de 2009