Diseño y elaboración del procedimiento de gestión para la gerencia de administración y finanzas

RESUMEN

El presente informe se fundamenta en Diseño del procedimiento de Gestión para la Gerencia de Administración y Finanzas adecuado a los requisitos exigidos en las Normas ISO 9001: 2008 de la empresa Helados Cali, C.A., con el fin de estandarizar las actividades generadas bajo la ejecución del proceso de Administración y Finanzas. La información recopilada se obtuvo mediante varias herramientas como lo son entrevista no estructurada bajo un formato entregado por la empresa, observación directa y consultas académicas, luego se realizó la formulación de funciones y el establecimiento de normas y políticas internas y externas que sirven de orientación a la empresa. Y por ultimo el diseño del procedimiento que regirá el proceso de Gestión de la Gerencia de Administración y Finanzas.

Palabras claves: Organización Funcional, ISO 9001:2008, Manual de Normas y Procedimientos, Administración y Finanzas, Normas y Leyes.

INTRODUCCIÓN

Helados Cali C.A., es una empresa que tiene 12 años en el negocio de producción de alimentos de consumo en el país, y además actualmente se encuentra bajo un auge de crecimiento acelerado. En su afán de posicionarse como una empresa de gran trayectoria dirigiendo su segmentación de mercado no solo a jóvenes y niños sino a todo tipo de consumidores, se presenta la necesidad de organizarse internamente para poder alcanzar los objetivos propuestos y ser para el año 2016 la marca líder, en la fabricación, comercialización y preferencia de los consumidores venezolanos, brindando excelente calidad, servicio y precios justos a sus clientes y consumidores.

La Gerencia de Sistema de Gestión de la Calidad procura garantizar la estandarización de cada uno de los procedimientos presentes en la planta de manera que estas sean los mas eficientes posible. Entre estos procedimientos que se buscan estandarizar se encuentran los procesos llevados a cabo por la Gerencia de Administración y Finanzas la cual se encarga de organizar, controlar y dirigir todas las actividades económico- financieras de la empresa.

A continuación la investigación realizada tiene como objetivo principal el diseño y elaboración del procedimiento de Gestión de la Gerencia de Administración y Finanzas adecuado a los requisitos exigidos por la Norma ISO 9001:2008.

CAPITULO I

EL PROBLEMA

En el presente capítulo encontrará la descripción de la problemática que se presenta en la Gerencia de Administración y Finanzas de la empresa Helados Cali, C.A., y posteriormente se encuentra los objetivos de la investigación y la importancia del mismo.

Planteamiento del problema

Helados Cali, C.A.es una empresa creada por el Sr. José Leal, quién inicia en el año 2001 en San Félix, Estado Bolívar, Venezuela bajo el nombre de Helados Paisa, produciendo diariamente 50 helados artesanales. La idea de un negocio surge a fin de equilibrar una época de crisis, y el resultado tuvo tan buena acogida que a corto plazo la producción cambio de ser artesanal a semi-industrial.

Actualmente la empresa cuenta con dos (2) plantas, una con un proceso productivo semi-automátizado, y la otra con un proceso totalmente automatizado, además de contar con tres (3) almacenes y cuatro (4) cavas ubicados en diferentes parcelas de la zona industrial los pinos. Catorce (14) Gerencias entre las que están: General, Producción, Aseguramiento de la Calidad, Almacenes y Servicios Generales, Mantenimiento, Recursos Humanos, Ventas, Administración y Finanzas, Proyectos, Transporte, Abastecimiento, Negocios y Planta.

La Gerencia de Administración y Finanzas se encarga de planificar, organizar y controlar las actividades económico-financieras, de ejecución presupuestaria, registro SAP, facturación, de captación y registro de ingresos, auditoría fiscal, órdenes de compra, gestión de cobranzas, control y manejo de cuentas por cobrar, control y manejo de cuentas por pagar, inmuebles alquilados para ejecutivos, solicitud de chequeras, cierre de operaciones mensuales, entre otras.

En el último año la Gerencia de Administración y Finanzas viene presentando un problema, que radica, en la necesidad que surgió de combinar la Gerencia de Administración con la Gerencia de Finanzas; en la primera convergían administración, contabilidad e impuestos, y la Gerencia de Finanzas se encargaba de toda la parte de negocios, además de manejar inventario, compras, auditoria y establecer políticas de crédito y cobranza.

Por consiguiente, con la finalidad de integrar la Gerencia de Administración y Finanzas se incluye lo que tenia finanzas y se correlaciona esto con la actividad de administración, la actividad de contabilidad y la actividad de impuestos, apartando a este nuevo Gerente del área de negocios. Por esta razón, es necesario actualizar, modificar y diseñar la documentación (2011) existentes sobre las actividades del Proceso de Gestión, así como también la creación y actualización de formatos e instrucciones de trabajo que se llevaban en estas áreas cuando se encontraban separadas, y que hoy en día son la Gerencia de Administración y Finanzas, debido a que, se pretende minimizar la incertidumbre generada en el personal que ingresa a este área por no tener claro cuáles son sus verdaderas funciones al igual que permite definir a cabalidad las responsabilidades de la gerencia y la interacción que sostiene con otras áreas de la empresa.

La problemática planteada puede tener origen en las siguientes causas:

· Cambios en los procesos que se llevan a cabo en este departamento.

· Crecimiento de la empresa.

· Apertura de nuevos cargos en el área.

· Falta de personal que se encargue del seguimiento de los procedimientos para la continua actualización y creación de documentación.

Así mismo se presentan los siguientes efectos:

· Retrasos en realización de las actividades por incumplimiento de responsabilidades por parte del personal.

· Re-trabajo por parte del personal.

· Falta de control por parte de la Gerencia, sobre las actividades que deben ser realizadas por cada cargo.

· Retrasos en el cumplimiento de las normas ISO 9001:2008.

Si esta situación persiste y no se atiende a la larga se pueden presentar situaciones donde el personal no se encuentre al tanto de las actividades que debe llevar a cabo y las responsabilidades que debe asumir en el área donde labora.

Ante esta situación surgen diversas interrogantes tales como: ¿Cómo puedo levantar el proceso de gestión del área de administración y finanzas?,

¿Qué información necesito para levantar la documentación?, ¿Cuántas instrucciones de trabajos son necesarias para este Gerencia?, ¿Cuántas instrucciones de trabajo necesitan ser actualizadas?

OBJETIVOS

Objetivo general

Elaborar el procedimiento de Gestión de la Gerencia de Administración y Finanzas adecuado a los requisitos exigidos en las normas ISO 9001:2008 en la empresa Helados Cali C.A.

Objetivos específicos

· Diagnosticar la situación actual de la Gerencia de Administración y Finanzas en los aspectos referentes a las actividades que se llevan a cabo por los diferentes cargos que conforman esta Gerencia.

· Elaborar diagrama de caracterización para definir en detalle los elementos que intervienen en los procesos.

· Establecer los procedimientos necesarios de las funciones a realizar por cada uno de los funcionarios de la Unidad.

· Diseñar el Manual de "Normas y Procedimientos", instrumento que regirá el funcionamiento de la Unidad.

Justificación e importancia

La formulación y diseño del procedimiento de Gestión de la Gerencia de Administración y Finanzas es de suma importancia para la empresa debido a que con ella se mantendrá un orden y control de los procesos, las actividades que allí se realizan, además de las responsabilidades que debe asumir el empleado en cada una de las actividades que lleva a cabo el departamento. Asimismo de contribuir a la facilidad y buen manejo del conocimiento sobre las funciones que debe cumplir el personal nuevo que ingrese a la planta o el del ya existente, en efecto, me permite adquirir conocimiento de cómo levantar la documentación necesaria para el cumplimiento de las normas ISO y el manejo de mapas de proceso y caracterización.

Delimitación o alcance

Este trabajo investigativo se lleva a cabo en la empresa Helados Cali C.A. específicamente en la Gerencia de Administración y Finanzas, en un periodo de dieciséis (16) semanas, con el fin de documentar el proceso de gestión con todas las actividades que se llevan a cabo en esta área, además de las instrucciones de trabajo de las actividades que realizan.

CAPITULO II

MARCO REFERENCIAL

A continuación se presentan las generalidades de la empresa, descripción del área de pasantía, descripción del trabajo asignado, además de la descripción de proceso productivo.

Breve Descripción de la Empresa.

Helados Cali, C.A.es una empresa creada por el Sr. José Leal, quién inicia en el año 2001 en San Félix, Estado Bolívar, Venezuela bajo el nombre de Helados Paisa, produciendo diariamente 50 helados artesanales. La idea de un negocio surge a fin de equilibrar una época de crisis, y el resultado tuvo tan buena acogida que a corto plazo la producción cambio de ser artesanal a semi-industrial.

En Noviembre del 2005, se instala la fábrica de helados en la ciudad de Puerto Ordaz, y se sustituye el nombre por Helados Cali, que significa "CALIDAD CERTIFICADA", trabajando con la fabricación y producción de helados industriales, ofreciendo productos de excelente calidad, cumpliendo con altos estándares de manufactura.

Desde esa fecha la empresa se ha focalizado en fabricar productos de excelente calidad a precio competitivos.

Helados Cali, C.A.desarrolla sus propias fórmulas de helados y sirope. Para ello mezclamos la pureza de lo natural y lo industrial, con la precisión de la ciencia y la tecnología.

En Junio del 2010 se apertura un Centro de Distribución en Maracay, Estado Aragua, para abastecer el centro y capital del país. Actualmente cuenta con tres (3) Centros de Distribución, ubicados en: Boleíta, La Victoria y Barquisimeto.

Ubicación Geográfica

Helados Cali, C.A., está ubicada en la UD 304, Manzana 28, Parcela 01, Zona Industrial Los Pinos, Puerto Ordaz – Estado Bolívar 8050 Venezuela, y se dedica a la fabricación de productos alimenticios congelados, distribuyendo su producción en toda Venezuela y considerando en sus procesos estándares de calidad, inocuidad, seguridad industrial, salud ocupacional y cuidado del ambiente.

Filosofía de gestión

Política Integral

La Presidencia de Helados Cali, C.A. desea manifestar a todos los niveles de la organización, el compromiso de la empresa en la eliminación, prevención y notificación de los riesgos a los que pudieran estar expuestos sus trabajadores, sin distinción de género, haciendo extensivo el acatamiento de esta responsabilidad a sus proveedores y distribuidores, para lo cual se establecen las siguientes líneas de acción:

1. Respetar y cumplir estrictamente las leyes, reglamentos y normas vigentes en la República Bolivariana de Venezuela, así como los procedimientos, instructivos y normas internas de la empresa que regulan las distintas labores, actividades, procesos, insumos, servicios, productos, maquinarias y equipos que forman parte de nuestras operaciones.

2. Elaborar e implementar, junto con los trabajadores, trabajadoras y sus representantes, un Sistema de Gestión Integral de Calidad, Seguridad permita garantizar la integridad física y mental de los trabajadores y trabajadoras, la calidad e inocuidad de los productos elaborados y la protección al ambiente.

3. Capacitar a los trabajadores y trabajadoras, en todos los niveles de la organización, para promover la participación activa en temas de prevención de incidentes, accidentes y enfermedades ocupacionales, en temas de conservación ambiental y en temas relacionados con la calidad e inocuidad de los productos elaborados.

4. Asegurar recursos financieros suficientes para la implementación de todos los requerimientos, planes, programas y actividades del Sistema de Gestión Integral.

5. Recibir constantemente de parte de los trabajadores y trabajadoras, todas las sugerencias y observaciones que conduzcan al mejoramiento continuo del Sistema de Gestión Integral de Calidad, Seguridad Industrial, Ambiente e Higiene Ocupacional.

6. Sancionar a los trabajadores y trabajadoras que no cumplan con lo establecido en las leyes y normas vigentes en el país y con lo establecido en las normas y procedimientos internos de la empresa.

7. Cumplir con todos los objetivos y metas que se establezcan en la organización.

Todos los colaboradores que laboran en la empresa, incluyendo al personal de Dirección, al personal supervisor y a los trabajadores y trabajadoras en general, son responsables de cumplir y hacer cumplir los lineamientos establecidos en esta Política, considerándolos como parte fundamental en la ejecución de sus tareas diarias.

Misión

Consolidar a Helados Cali, C.A. como la empresa líder en producción y comercialización de helados, dentro de los estándares de calidad que satisfagan las expectativas de nuestros clientes, empleados y accionistas; creciendo en forma sostenida y racional, con un equipo humano motivado, con sólidos principios éticos y orientado al servicio para así proyectar una imagen de solidez y responsabilidad.

Visión

Convertir a Helados Cali, C.A. para el año 2016 en la marca líder, en la fabricación, comercialización y preferencia de los consumidores venezolanos, brindando excelente calidad, servicio y precios justos a nuestros clientes y consumidores, buscando mantener la rentabilidad y sostenibilidad que beneficie a nuestros accionistas, empleados y a la comunidad en general.

Valores

• Servicio

• Honestidad

• Excelencia

• Respeto

• Responsabilidad

• Compromiso Social.

Figura 1. Estructura Organizativa de Helados Cali, C.A.

Fuente. Sistema de Gestión de Calidad

Identificación del área donde se realizó el estudio.

El área donde se llevó a cabo la Investigación es la Gerencia de Administración y Finanzas, perteneciente a la empresa Helados Cali, C.A. Esta Gerencia debe cumplir con las siguientes funciones:

· Planificar, organizar, dirigir y controlar los procesos, proyectos, programas y acciones financieras encaminadas a la obtención de resultados positivos para la empresa; efectuando el análisis, planeación, toma de decisiones sobre inversiones y financiamiento a corto ,mediano y largo plazo, a objeto de optimizar el rendimiento del dinero de la empresa.

· Organizar, dirigir e implementar, mecanismos de control, ejecutando los procesos de cuentas por pagar y cobrar, bancos, seguros patrimoniales, activos fijos, contabilidad, normas y servicios administrativos, con el fin de asegurar el cumplimiento de la normativa legal y fiscal vigente.

· Analizar, procesar, registrar y administrar el proceso contable, asegurando la calidad, veracidad y oportunidad de la información para la toma de decisiones, asegurando el cumplimiento de las normativas legales y tributarias vigentes.

· Registrar la contabilidad y mantenerla actualizada, cumpliendo con las normativas y requerimientos contables tanto internos como externos, con el propósito de llevar al día la contabilidad de la empresa y elaborar informes para dar cumplimiento a las obligaciones fiscales, garantizando la correcta aplicación contable bajo los parámetros establecidos para el pago de los diferentes impuestos.

· Asegurar y ejecutar el proceso de crédito y cobranza de acuerdo a las normas y procedimientos establecidos por Helado Cali, C.A.

· Controlar la cartera crediticia, asegurando efectividad en la cobranza de las acreencias, así como el retorno del dinero en la fecha estipulada, siguiendo los lineamientos establecidos en la Política de Crédito y Cobranzas.

· Contribuir en el desarrollo de las actividades del área Administrativa, realizando tramites bancarios y diversas encomiendas fuera de la Empresa.

Estructura organizativa de la Gerencia de Administracion y Finanzas

Figura 2. Estructura Organizativa de la Gerencia de Administración y Finanzas

Fuente. Sistema de Gestión de Calidad

Descripción del Trabajo asignado

En esta área de la empresa Helados Cali C.A., la investigación que se llevara a cabo tendrá como fin principal el levantamiento de la documentación sobre las actividades que se realizan en el cumplimiento del proceso de Gestión de Administración y Finanzas.

Sector Productivo

La empresa Helados Cali C.A., es una empresa del sector productivo secundario, ya que, se encarga de fabricar bienes de consumo a partir de bienes provenientes del sector primario, de acuerdo a los pedidos realizados por sus clientes.

Proceso productivo

A) Preparación del Base Crema

Se Adiciona en el tanque de mezcla los ingredientes que constituyen la "Base Crema", según formula aprobada.

La mezcla se bate con el agitador a una velocidad variable, que permita mezclar y disolver los componentes.

La mezcla pasa por los filtros, al tanque de equilibrio de 200 litros de capacidad, a una temperatura aproximada de 60°C, asegurando un caudal constante de alimentación al pasteurizador.

La mezcla pasa al pasteurizador con el objetivo de reducir la carga microbiana, a través de un intercambio de calor con vapor de agua a una temperatura de 75°C a 80°C.

La mezcla pasa al homogeneizador a una temperatura de 80°C.

La mezcla regresa al pasteurizador por el sistema de placas de frío, Saliendo la mezcla a una temperatura de 10°C a 14°C aproximadamente.

La mezcla llegue a los tanques de maduración a una temperatura de 2°C por tiempo de tres a ocho horas, obteniéndose la "Base Crema".

B) Preparación de Base fresh

Se Adicionan en el tanque de mezcla los ingredientes que constituyen la "Base Fresh", según formula aprobada.

Se bate la mezcla con el agitador a una velocidad variable, que permita mezclar y disolver los componentes.

La mezcla pasa por los filtros, al tanque de equilibrio de 200 litros de capacidad, a una temperatura aproximada de 60°C, asegurando un caudal constante de alimentación al pasteurizador.

La mezcla pasa al pasteurizador con el objetivo de reducir la carga microbiana, a través de un intercambio de calor con vapor de agua a una temperatura de 75°C a 80°C.

La mezcla pase al homogeneizador a una temperatura de 80°C.

La mezcla regrese al pasteurizador por el sistema de placas de frío, Saliendo la mezcla a una temperatura de 10°C a 14°C aproximadamente.

La mezcla llega a los tanques de maduración a una temperatura de 2°C por tiempo de dos horas, obteniéndose la "Base Fresh".

C) Preparación de Base de chocolate

Se adicionan al tanque de mezcla, los ingredientes según formula aprobada para Base Crema

Adicionan el cacao en polvo realizando una agitación lenta y constante. Se agrega el color caramelo a la mezcla con agitación constante.

La mezcla pasa por los filtros, al tanque de equilibrio, a una temperatura aproximada de 60°C, asegurando un caudal constante de alimentación al pasteurizador.

La mezcla pasa al pasteurizador con el objetivo de reducir la carga microbiana, a través de un intercambio de calor con vapor de agua a una temperatura de 75°C a 80°C.

La mezcla pasa al homogeneizador a una temperatura de 80°C.

La mezcla regresa al pasteurizador por el sistema de placas de frío, saliendo la mezcla a una temperatura de 10°C a 14°C aproximadamente.

La mezcla llega al tanque de maduración a una temperatura de 2°C por un tiempo de tres a ocho horas, obteniéndose la "Base Chocolate".

D) Proceso de preparación de cobertura de chocolate.

Adiciona al tanque de mezcla, los ingredientes necesarios a una temperatura de 60°C, para que se derritan los materiales, por un tiempo de treinta a cuarenta minutos dependiendo de la dureza de los ingredientes.

Se gradúa la temperatura a 58°C y adiciona al tanque el resto de los ingredientes, agitando por un lapso de diez a quince minutos luego se enciende el emulsificador para que parta las partículas.

Enciende el molino verificando en el panel de control que la temperatura este entre 45°C a 50°C para que se realice un ciclo de recirculación, por 99 minutos, con la finalidad de disolver la azúcar.

Toma una muestra y la entrega al Supervisor de Calidad para que realicé las pruebas de calidad necesarias (textura, color sabor, aroma, pureza, entre otras).

Se abre la válvula de los tanques de almacenamiento para depositar el chocolate el cual se mantiene a una temperatura de 42°C a 45°C para que compacte cuando haga contacto con el helado

Glosario de términos

Actividad: Es el conjunto de acciones que se llevan a cabo para cumplir las metas de un programa o subprograma de operación, que consiste en la ejecución de ciertos procesos o tareas (mediante la utilización de los recursos humanos, materiales, técnicos, y financieros asignados a la actividad con un costo determinado), y que queda a cargo de una entidad administrativa de nivel intermedio o bajo.

Administración: Es la ciencia social y técnica encargada de la planificación, organización, dirección y control de los recursos (humanos, financieros, materiales, tecnológicos, del conocimiento, etc.) de una organización, con el fin de obtener el máximo beneficio posible; este beneficio puede ser económico o social, dependiendo de los fines perseguidos por la organización.

Calidad: Grado en el que un conjunto de características inherentes cumple con los requisitos.

Cheque: Es un documento contable de valor en el que la persona que es autorizada para extraer dinero de una cuenta (por ejemplo, el titular), extiende a otra persona una autorización para retirar una determinada cantidad de dinero de su cuenta la cual se expresa en el documento, prescindiendo de la presencia del titular de la cuenta bancaria

Chocolate: Es el alimento que se obtiene mezclando azúcar con dos productos derivados de la manipulación de las semillas del cacao: una materia sólida (la pasta de cacao) y una materia grasa (la manteca de cacao).

Control presupuestario: Es el proceso de descubrir qué es lo que se está haciendo, comparando los resultados con sus datos presupuestados correspondientes para verificar los logros o remediar las diferencias.

Diagramas de flujo: Representación gráfica de la sucesión en que se realizan las operaciones de un procedimiento y/o el recorrido de formas o materiales, en donde se muestran las unidades administrativas (procedimiento general), o los puestos que intervienen (procedimiento detallado), en cada operación descrita. Además, suelen hacer mención del equipo o recursos utilizados en cada caso.

Distribuidor: Se aplica a la persona o entidad que recibe un producto del fabricante y lo entrega a los comerciantes.

Estándar: Es aquello que sirve como tipo, modelo, norma, patrón o referencia.

Estándar de calidad: Es el que reúne los requisitos mínimos en busca de la excelencia dentro de una organización institucional.

Expediente: Es una herramienta administrativa utilizada en organismos de gobiernos de varios países de habla hispana.

Factura, factura de compra o factura comercial: Es un documento mercantil que refleja toda la información de una operación de compraventa.

Finanzas: Son las actividades relacionadas para el intercambio de distintos bienes de capital entre individuos, empresas, o Estados y con la incertidumbre y el riesgo que estas actividades conllevan.

Gerente: Denomina a quien está a cargo de la dirección o coordinación de la organización, institución o empresa, o bien de una parte de ella como es un departamento o un grupo de trabajo.

Gestión: Actividades coordinadas para dirigir y controlar una organización.

Gestionar: Es llevar a cabo diligencias que hacen posible la realización de una operación comercial o de un anhelo cualquiera.

Helado: Es un postre congelado hecho de agua, leche, crema de leche o natilla combinadas con saborizantes, edulcorantes o azúcar.

Inocuidad: Es la condición de los alimentos que garantiza que no causaran daños al consumidor cuando se preparen y /o consuman de acuerdo con el uso al que se destinan.

Manual: Instrumento administrativo que contiene en forma explícita, ordenada y sistemática información sobre objetivos, políticas, atribuciones, organización y procedimientos de los órganos de una institución; así como las instrucciones o acuerdos que se consideren necesarios para la ejecución del trabajo asignado al personal, teniendo como marco de referencia los objetivos de la institución.

Nota debito: Es un comprobante que una empresa envía a su cliente, en la que se le notifica haber cargado o debitado en su cuenta una determinada suma o valor, por el concepto que se indica en la misma nota. Este documento incrementa el valor de la deuda o saldo de la cuenta, ya sea por un error en la facturación, interés por mora en el pago, o cualquier otra circunstancia que signifique el incremento del saldo de una cuenta.

Nota crédito: Es el comprobante que una empresa envía a su cliente a su cliente, con el objeto de informar la acreditación en su cuenta un valor determinado, por el concepto que se indica en la misma nota. Algunos casos en que se emplea la nota crédito pueden ser por: avería de productos vendidos, rebajas o disminución de precios, devoluciones o descuentos especiales, o corregir errores por exceso en la facturación.

Orden de compra: Es un documento que emite el comprador para pedir mercaderías al vendedor, indicando cantidad, detalle, precio, condiciones de pago, entre otras cosas.

Presupuesto: Es un plan de acción dirigido a cumplir una meta prevista, expresada en valores y términos financieros que, debe cumplirse en determinado tiempo y bajo ciertas condiciones previstas, este concepto se aplica a cada centro de responsabilidad de la organización.

Procedimiento: Forma especificada para llevar a cabo una actividad o un proceso.

Proveedor: Es una persona o una empresa que abastece a otras empresas con existencias (artículos), los cuales serán transformados para venderlos posteriormente o directamente se compran para su venta.

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