Estudio de ingeniería de métodos para optimizar el proceso de facturación, en el área de cajas de Traki Ivg Plus

RESUMEN

La presente investigación tuvo como propósito principal la optimización del proceso facturación de la empresa TRAKI IVG PLUS C.A. — Puerto Ordaz, basada en la ingeniería de métodos. Es un estudio de tipo no experimental y se apoya en una investigación de campo, aplicada, descriptiva y evaluativa, puesto que, abarcó la descripción y análisis de la situación actual así como la recomendación de las acciones requeridas que se deben aplicar para la incorporación de mejoras en la gestión. La recolección de los datos para el diagnóstico inicial se basó en la observación directa, la aplicación de entrevistas no estructuradas a todo el personal inherente, así como la consulta en diversas fuentes de información. Posteriormente se procedió a la caracterización del proceso para determinar las fases claves del mismo, elaborándose el mapa de procesos, y diagrama de flujo recorrido. Seguidamente, se procedió a evaluar cada problema y de acuerdo a las estrategias manejadas ordenarlos jerárquicamente y elaborar propuestas de posibles soluciones, se respondió las preguntas de la OIT y se efectúo un estudio de tiempo.

PALABRAS CLAVES: Método, estudio, diagrama, diagnostico, propuesta, problema.

INTRODUCCIÓN

TRAKI IVG PLUS C.A, es una empresa nacional que cuenta con un total de 48 tiendas en el territorio venezolano, su objetivo principal es el de ofrecer una gama de productos como ropa para damas, caballeros y niños, juguetería, artículos y muebles para el hogar, línea blanca, ferretería, accesorios para autos entre otros. Para lograr sus objetivos se basa en una política de calidad que satisfaga las necesidades del cliente, así como también maximizar los niveles de excelencia en cada uno de los procesos u operaciones que desarrolla. Entre sus estrategias de comercialización incluyen el seguimiento permanente de las tendencias que se presentan en el mercado nacional e internacional, que le permiten a la empresa ver oportunidades de negocio. Es la cadena de tiendas más grande de Venezuela, satisfaciendo las necesidades de sus clientes, marcha al paso de la sociedad, vistiendo aquellas ideas, tendencias y gustos que la misma sociedad ha ido dando.

El propósito de este trabajo de investigación es el de realizar un estudio de ingeniería de métodos al personal que labora en el área de caja, con la finalidad de obtener resultados que servirán de apoyo al departamento de planificación y control en el proceso de selección del número de personal asignado a cada nivel.

El estudio se realizo metodologicamente, a traves, de una investigación de campo de tipo descriptivo, mediante observacion directa, tomando una pequeña muestra de tres cajeras, de la poblacion treinta y dos de las mismas, entrevistas al supervisor de cajas, quien suministro la información necesaria para evaluar los tiempos y demoras.

El desarrollo del presente informe se estructuró de la siguiente manera:

· Capítulo I El Problema: Donde se explica la problemática existente, se formulan los objetivos y la justificación de la investigación.

· Capítulo II Generalidades de la Empresa: El cual presenta la descripción y funcionalidades de la empresa en cuestión, así como del área de trabajo y del proceso realizado.

· Capítulo III Marco Teórico: Contiene los aspectos teóricos utilizados como herramienta y base del estudio realizado.

· Capítulo IV Marco Metodológico: Se describe la metodología detallando el tipo de investigación, Diseño de la Investigación, Población y Muestra, y las Técnicas e Instrumentos de Recolección de datos así como el Procedimiento utilizado.

· Capítulo V Situación Actual: Incluye la descripción de la situación actual evidenciada mediante la observación directa.

· Capítulo VI Situación Propuesta: En la cual se describen y presentan los aportes desarrollados por el investigador.

· Capítulo VII Estudio de Tiempo: El cual presenta los cálculos del tamaño de la muestra, evaluación del operario, cálculo del Tiempo Normal, asignación de Tolerancias, cálculo del Tiempo Estándar.

· Conclusiones y Recomendaciones.

CAPÍTULO I:

EL PROBLEMA

1.1 Planteamiento del Problema

Durante las visitas realizadas a la empresa Traki IVG Plus, C.A. se encontró, a través de la observación directa, deficiencias en el proceso de facturación en el área de caja; esta empresa tiene como objetivo principal la comercialización y venta de mercancía accesible para todo tipo de clientes, tales como, ropa para damas, caballeros, niños, artículos deportivos, artículos para el hogar y otros misceláneos.

Abordando la situación actual de la empresa se ordenaron por grado de prioridad las deficiencias encontradas.

La deficiencia mas grave a considerar en el área de caja, es la demora en el proceso de facturación. La cual acarrea otros problemas, tales como, extensas colas, concentración excesiva de personas en esta área y en la salida. Gracias a las visitas realizadas durante el periodo de estudio se logró determinar, las causas que originan este problema.

Debido al renombre que posee Traki IVG Plus, C.A., gran cantidad de consumidores visitan diariamente sus instalaciones; por lo general, la mercancía pierde el número de codificación que detecta el sistema para su posterior facturación. Además, existe la deficiencia en los puntos de venta manipulados en el área de cajas para formalizar cancelaciones debitadas y a crédito.

Consecuentemente, se debe someter el proceso de facturación de Traki IVG Plus, C.A. a un estudio de ingeniería de métodos, con el propósito de optimizar las actividades que lo conforman.

El Presente trabajo de investigación busca optimizar el proceso de facturación y aplicar las mejoras pertinentes para la satisfacción de los clientes en tanto atención se refiere.

1.2 Objetivos

1.2.1 Objetivo General

Realizar un estudio de ingeniería de métodos en el proceso de facturación, en el área de cajas de la empresa Traki IVG Plus C.A. y Proponer un Método Eficiente de Trabajo que permita mejorar el Proceso para mayor satisfacción del cliente.

1.2.2 Objetivos Específicos

1. Identificar los elementos del proceso de facturación de la empresa Traki IVG Plus C.A.

2. Obtener toda la información del proceso dibujos, especificaciones, requerimientos cuantitativos, etc.)

3. Describir el proceso y presentar los hechos e información en forma ordenada para su estudio y análisis.

4. Elaborar los diagramas de proceso y flujo actual de la empresa.

5. Aplicar las preguntas de la OIT al personal de Traki IVG Plus C.A.

6. Aplicar la técnica del interrogatorio a la actividad más crítica del proceso.

7. Aplicar los enfoques primarios del análisis operacional.

8. Evaluar el método actual de trabajo en la empresa.

9. Describir el nuevo método de trabajo.

10. Elaborar el Diagrama de Proceso Propuesto.

11. Elaborar el Diagrama Flujo-Recorrido Propuesto.

12. Definir las mejoras propuestas.

13. Realizar el análisis general del proceso.

14. Identificar los elementos del proceso de facturación y someterlos a un estudio de tiempo.

15. Registrar la lectura de tiempos del proceso de facturación por medio del cronometraje.

16. Determinar el tamaño de la muestra a la cual se le realizara el estudio.

17. Calcular la desviación estándar de la muestra.

18. Calcular el tiempo promedio estándar para el estudio.

19. Calcular el intervalo de confianza por medio del método de probabilidad t de Student.

20. Calcular el intervalo de la muestra empleando el criterio de decisión.

21. Calcular el factor de calificación del personal de caja a través del método de Westinghouse.

22. Calcular el tiempo normal requerido por el personal de caja para realizar la facturación.

23. Determinar la jornada de trabajo del personal de caja.

24. Calcular las tolerancias por fatigas atribuidas al personal de caja.

25. Calcular el tiempo estándar requerido por el personal de caja para realizar satisfactoriamente el proceso de facturación.

1.3 Justificación

Este trabajo se realiza con el objetivo de obtener conocimiento práctico para aplicar el estudio de Métodos en una empresa y de esa manera adquirir experiencia y forjar un piso para futuros estudios de métodos que se tengan que realizar.

1.4 Delimitación

El estudio se realizo exclusivamente en el área de cajas de Traki IVG Plus C.A. Altavista, a una muestra determinada tomada del personal que labora en el área.

1.5 Limitación

Debido a que no se posee el tiempo suficiente para realizar los estudios correspondientes, para hallar todas las causas que generan las demoras en el proceso de facturación, nos vemos en la necesidad de demarcar nuestra investigación.

CAPÍTULO II:

GENERALIDADES DE LA EMPRESA

2.1 Reseña Histórica de la Empresa

Antonio Chambra Brouri, mejor conocido como MANITO, nacido en San Félix a mediados de la década de los sesenta, comenzó su carrera de comerciante a los dieciséis años de edad;

En el año 1984 inaugura su primera mini tienda denominada TRAFIC en su ciudad natal, luego creo sucursales en san Félix, Puerto Ordaz, Ciudad Bolívar y Maturín; en vista del auge surgido en sus tiendas a mediados de 1988 se ve en la necesidad de crear una distribuidora y le da por nombre CONTACTO DISTRIBUIDORA, C.A. ubicada en un pequeño local del Centro Comercial Trébol I, convirtiéndose en el año de 1991 en TRAKI DISTRIBUIDORA, C.A.

A mediados de 1990 encantado de una de las ciudades mas imponentes de l Oriente Venezolano como lo es Puerto La Cruz y con una gran incógnita se encomienda a Dios y piensa ¿Qué nombre le pongo a mis tiendas? Y al tercer día luego de analizar registra el nombre de "TRAKI".

A partir de ese momento sus tiendas comienzan a denominarse TRAKI y a extenderse por todo el Oriente Venezolano, Cumana, Barcelona, El Tigre, Anaco y Carúpano.

A mediados de 1992 luego de conquistar la Región Oriental, Decide ir por la conquista del Centro y Los Llanos, creando tiendas en Maracay, Valencia, Valle de la Pascua, Calabozo, San Fernando de Apure entre. En vista de la receptividad de la Región Llanera y de la Región Central inicio a mediados del año 1994 una lucha veloz y ardua contra los gigantes amos del Valle, restableciendo una tienda en el Silencio, cerca de la Iglesia Santa Teresa en la Ciudad Capital, llamándola Grupo Traki, C.A.

Luego se metió en el exclusivo y nada menos envidiable Sabana Grande con sus denominadas tiendas Plaza Venezuela y Sabana Grande, en el local ocupado por unas cuantas décadas gloriosas tiendas que se denomino Bazar Bolívar, así mismo construye su primera tienda TRAK Distribuidora en Alta Vista Puerto Ordaz. Por el año 1996 en la Avenida Baralt se crea la tienda de la Baralt, luego Propatria, Los Ilustres y San Martín, Maiquetía Acarigua y en el Centro Comercial Alta Vista se instala una tienda grande para darle más vida al Centro Comercial. A finales del año 1996 y comienzo de 1997 arranca para la ciudad de los crepúsculos Barquisimeto y desde allí se planifica la estrategia para poder dominar la Región Andina comenzando por Mérida y ya estando en la cumbre de los Andes este joven guayanés con mucho ímpetu conquista la monumental San Cristóbal y Valera. En el año 1998 leyendo un libro sobre el Faro Zuliano y el Lago de Maracaibo cae de improviso sobre la tierra de la gaita y monta tiendas Traki en Cabimas y Maracaibo y al ver la Vela de Coro se instala en la ciudad petrolera de Punto Fijo; en ese mismo año se necesitó tener una sede mas grande y se construyo el emporio que hoy ocupa en la Zona Industrial los Pinos. En el año 1999 nos toco trabajar bastante sin abrir tiendas para evitar que el banco se lo llevara todo y no se lo llevo. En el año 2000 para Honrar a la patrona de Venezuela abrimos una tienda en Guanare y a finales de ese año la tienda mas grande de este ramo en toda la región andina como lo es la nueva tienda creada en San Cristóbal.

Encontrándonos en el primer año del siglo XXI se crea la primera Ciudad Traki en el Municipio Turístico de Lecherías a mediados de junio de este año en la tierra de la patrona del grupo Traki La Virgen del Valle imagen que se puede ver Lara la veneración en todas nuestras tiendas se abre el majestuoso Sambil Margarita nuestra tienda Islan´d Moderna; el Sábado primero de diciembre en el Centro Comercial Metrópolis de Valencia se abre la tienda Ciudad Valencia, y el siguiente Sábado se inaugura una tienda que tiene dos niveles de cinco mil metros cuadrados cada nivel y cinco mil de estacionamiento en la ciudad de Maracaibo denominada Ciudad Zuliana. Para los primeros meses del año 2002 se inaugura en Valencia Ciudad Carabobo y en Sabana Grande Caracas la conocida Kapitana, los inversionistas de los grandes centros comerciales de Maturín conocido como la Cascada y de Maracay conocido como Paseo Las Ameritas se establecen las Mega Tiendas Ciudad Maracay y Ciudad Cascada, en el año 2003 bajo el concepto de Brands Store de la Ciudad de los Caballeros se instala otra tienda conocida como Ciudad Mérida y en Junio del mismo año se hace la tienda orgullo de la organización en la tierra que lo vio nacer y se denomina CIUDAD TRAKI ALTAVISTA imponente con sus 14000 metros cuadrados y su Feria de Comidas sitio obligatorio de reunión de los Guayaneses y de los que nos visitan para saborear un buen café, deleitar un buen scotch o un buen almuerzo o cena con variedad en comidas internacionales y ver las innovaciones que trae TRAKI día a día y la buena atención de su personal.

Ya es común ver por las carreteras de Venezuela las 35 gandolas blancas del Consorcio Transporte Los Pinos, también propiedad del grupo. Además posee su propio Taller y Departamento de Publicidad y Mercadeo llamado Publitraki.

2.2 Misión

Comercializar prendas de vestir para damas, caballeros, niños y niñas y productos para el hogar y oficina de excelente calidad, a precios asequibles con el compromiso de brindar un buen servicio a los clientes, manteniendo la calidad e innovación continua como una filosofía de nuestro trabajo.

2.3 Visión

Seguir siendo la empresa líder en la comercialización de prendas de vestir y artículos para el hogar, camping y oficina en todo el territorio venezolano, garantizando el buen servicio, el desarrollo del talento humano, la implementación de nuevas tecnologías de compras y logísticas de distribución de mercancía, a través de la consolidación, excelencia y calidad, generándose en instalaciones modernas de tipo Mall, tratando de ser la opción favorita del consumidor final.

2.4 Ubicación de la Empresa

La empresa TRAKI IVG PLUS C.A, se encuentra ubicada en el Estado Bolívar, dentro del perímetro urbano de Ciudad Guayana en la zona de alta vista específicamente en la calle churummeru, con avenida las Américas, Edif. TRAKI.(Ver anexo n°3)

Sus instalaciones se entienden sobre una superficie de 18.705,46 m2, dividido en 3 niveles, el nivel 1 cuenta con 6268,56 m2, nivel 2 con 6231,09 m2 y el nivel 3 con 6205,81 m2. Un área de estacionamiento de 5351,40 m2. Cuenta también con un área de almacén para cada nivel, siendo el del nivel 1 el almacén principal, donde se recibe la mercancía y luego de revisada es enviada al almacén correspondiente. También cuenta con un área de cajas con un total de 32, que laboran en 2 turnos, de 9:00 am a 2:00 pm y de 2:00 pm a 10:00 pm. Cuenta con una nómina de 299 empleados que laboran en los diferentes niveles y áreas de la tienda en los turnos antes mencionados.

Cuenta con oficinas en las cuales se desarrollan las áreas administrativas y de soporte al personal, tales como: administración, control y pérdidas, recursos humanos, seguridad industrial, servicios médicos, sistemas. Además cuenta con área de comedor y estacionamiento de carga y descarga de mercancía.

2.5 Estructura Organizativa

TRAKI está dividida en dos grandes áreas: el área de distribución, conocida como Distribuidora TRAKI, la cual se encuentra ubicada en la zona industrial los pinos, y es la que se encarga de llevar a cabo todas las operaciones corporativas de la empresa, Y el área de tienda.(Ver figura 2)

2.6 Proceso Productivo

Traki es un grupo de empresas privadas, eficientes y rentables que le venden a los consumidores de Venezuela artículos variados, muebles, juguetería y ropa para caballeros, damas y niños, tomando como premisas fundamentales una esmerada atención al público, precios accesibles, calidad que satisfaga las necesidades del cliente y maximizar niveles de excelencia en cada uno de los procesos u operaciones que desarrolla.

EL PRESENTE TEXTO ES SOLO UNA SELECCION DEL TRABAJO ORIGINAL. PARA CONSULTAR LA MONOGRAFIA COMPLETA SELECCIONAR LA OPCION DESCARGAR DEL MENU SUPERIOR.