Diagnóstico de la situación del laboratorio de ensayo de la Refinería “Sergio Soto"
Enviado por Senia Figueroa Garcia
La necesidad de resultados confiables en el laboratorio de la empresa Refinería de Petróleo de Cabaiguán, por la importancia de sus producciones que tienen como destino fundamental resolver los problemas energéticos que afectan el transporte y aumentar los abastecimientos de combustibles a los grupos electrógenos para la generación de corriente eléctrica, constituyen
las premisas de este trabajo, que propone un diagnóstico de la situación actual del laboratorio para enfrentar la acreditación , se identifican las principales causas que influyen en este proceso. Se utilizan de herramientas básicas de la calidad, se destaca la tormenta de ideas, el Diagrama Causa-Efecto y de Pareto. El resultado muestra la necesidad de enfocar los esfuerzos en resolver los problemas relacionados con las causas que incluye la categoría Equipos: la falta de equipos y piezas de repuesto, equipos obsoletos y mantenimiento preventivo; también se detectó lo relativo a la categoría de causas relativas a los Métodos: falta de un Programa de Auditorías Internas, y de procedimientos documentados que aseguran la calidad de sus resultados. Se elaboró un conjunto de acciones que contribuyen a la mejora de la calidad de acuerdo a las dificultades detectadas con vistas a crear las bases para la solicitud del proceso de Acreditación en la Empresa.
Palabras clave: ACREDITACIÓN DEL LABORATORIOS DE ENSAYO; VALORACIÓN DE CAUSAS PARA MEJORAS.
TITLE: Diagnosis of the situation of the test facility Refinery Sergio Soto and requirements for accreditation.
ABSTRACT
The need for reliable results in the laboratory of the company Cabaiguán Oil Refinery, the importance of his productions whose primary destination solve energy problems affecting transport and increase supplies of fuel to power generators for generating electric current, arethe premises of this work, which proposes a diagnosis of the current situation of laboratory accreditation to address the main causes that influence this process are identified. They are used for basic quality tools, brainstorming stands, Cause-Effect Diagram and Pareto. The results show the need to focus efforts on solving problems related to causes including the category teams: the lack of equipment and spare parts, obsolete equipment and preventive maintenance; As it regards the category of cases concerning the methods was also detected: lack of an internal audit program, and documented procedures that ensure the quality of their results. A set of actions that contribute to improving the quality according to the problems encountered with a view to creating the basis for the application of the accreditation process was developed in the company..Keywords: ACCREDITATION OF TESTING LABORATORIES; ASSESSMENT OF CAUSES FOR IMPROVEMENTS.
La Refinería de Petróleo Sergio Soto ubicada en el municipio de Cabaiguán, provincia de Sancti Spíritus, actualmente presenta como objetivo fundamental la refinación de crudos cubanos, de los yacimientos (Jatibonico, Cristales, Pina, Matanzas), así como la comercialización de diferentes productos del petróleo. La refinería produce nafta solvente, queroseno, fuel oíl y diésel, productos que se obtienen a partir del fraccionamiento del crudo procesado en la torre de destilación atmosférica, siendo esta punto de partida para la obtención de otros productos como son: fuel oíl y asfaltos, estos de la torre de destilación al vacío y cortes laterales como materia prima para la fabricación de aceites básicos, a partir de la misma se producen: Aceite I-12, Componente Sigatoka y aceite para transformadores; también se comercializan gasolinas y GLP.
La Refinería cuenta con un Sistema de Gestión certificado por la NC ISO 9001-08 "Sistema de Gestión de la Calidad. Requisitos", desde el 2007, con un alcance a la comercialización de los combustibles líquidos
El laboratorio de ensayos físico-químicos juega un papel muy importante dentro de la organización, el mismo realiza análisis para el aseguramiento de la Calidad del petróleo y sus derivados, en los procesos de Producción y Operaciones, así como, el servicio a terceros utilizando técnicas físicas, químicas y mecánicas con el objetivo de:
Analizar y caracterizar los petróleos de los diferentes yacimientos.
Analizar y caracterizar los diferentes derivados del petróleo obtenidos en la refinería y reservas militares.
Suministrar los resultados necesarios para la aplicación de nuevas tecnologías en el proceso de refinación.
Analizar y caracterizar los diferentes derivados del petróleo a clientes externos.
Para garantizar tanto la confiabilidad de los métodos de ensayos como los resultados obtenidos es necesario contar con el reconocimiento por parte de un organismo pertinente, de la capacidad técnica y administrativa del personal del laboratorio para el desarrollo de los ensayos en los cuales se declara el producto conforme.
Para determinar la calidad de un producto y saber si la calidad exigida se alcanza, se requiere de la medición del cumplimiento de los criterios especificados, mediante el seguimiento de los procesos productivos a fin de garantizar la conformidad con las características establecidas para el producto final. La exactitud de los resultados de las mediciones de las especificaciones del producto, por su parte, depende de la calidad de las mediciones, ensayos, calibraciones, también de la exactitud de los instrumentos, de la idoneidad de los procedimientos de medición utilizados y el esmero con que se realicen estas actividades en el laboratorio, es por esto que se decide ejecutar la presente investigación realizando un diagnóstico para identificar la situación de dicho laboratorio y crear las bases para lograr la Acreditación.
La acreditación tiene un rol clave para asegurar la competencia e integridad de los laboratorios que proveen servicios de ensayo y calibración. Además, el crecimiento en la utilización de los sistemas de gestión de la calidad ha incrementado la necesidad de asegurar que los laboratorios de calibración y ensayo puedan operar un sistema de gestión de la calidad (ISO 9001), un sistema de gestión ambiental (ISO 14001) o un sistema de gestión integrado (calidad, ambiente, seguridad industrial y salud ocupacional).
Al lograr la acreditación el laboratorio obtiene un reconocimiento formal de su competencia, proporcionando a los clientes una manera de identificar y seleccionar servicios de ensayos o calibración confiables y capaces de cumplir con sus necesidades. (Consultores CA)
En este sentido se desarrollan diferentes alternativas, en algunos casos se adopta por la certificación del Sistema de gestión de Calidad (SGC) por la norma ISO 9001:2008 "Sistemas de Gestión de la Calidad. Requisitos" y en otros casos, por la Acreditación como forma de demostrar competencia técnica y validez de resultados a través de la norma ISO/IEC 17025:2006 "Requisitos generales para la competencia de Laboratorios de ensayo y calibración".
Esta última desarrolla los criterios de reconocimiento de la competencia en dos grandes apartados: requisitos de gestión y requisitos técnicos. En el apartado de requisitos técnicos se incluyen criterios a tener en cuenta tanto en la fase analítica, como en las fases pre y pos analítica, en tanto los requisitos de gestión son compatibles con los requisitos del sistema de gestión de la calidad NC ISO 9001:2008. Si bien con la certificación se garantiza la satisfacción de los requisitos del Sistema de Gestión, es solo con la Acreditación como se puede demostrar la competencia técnica.
Cuba, en la batalla por ser más competitiva en la esfera internacional, con la permanente voluntad de introducir los más recientes conceptos de la gestión de la calidad y la evaluación de la conformidad, bajo las premisas de adecuado desempeño y competencia, se mantiene y muestra resultados en el desarrollo de la actividad de Acreditación, herramienta indispensable para garantizar resultados confiables de mediciones, como: ensayos, controles, inspecciones; trabajo que exige creatividad, disciplina y voluntad, especialmente para un país bloqueado. En Cuba existen 50 laboratorios acreditados, de ellos 31 son de ensayo y 19 de calibración. Plasencia León (2012)
En Cuba, los laboratorios que aspiren a esta condición deben cumplir además, los criterios de acreditación y políticas que rigen esta actividad, definidos por el Órgano Nacional de Acreditación de la República de Cuba (ONARC).
Para la acreditación del laboratorio de la empresa Refinería Sergio Soto de Cabaiguán se aplicará el siguiente procedimiento propuesto por Valdez (2012) en su tesis de maestría: Procedimiento para la acreditación de laboratorios de ensayo y calibración.
Dicho procedimiento se basa en el ciclo de mejora de Deming o ciclo PDCA (Plan-Do-Check-Act), que se ilustra en la figura 1.
Figura 1. Ciclo de mejora de Deming. Fuente: Beltrán Sanz et al. (2001).
Este ciclo considera cuatro grandes pasos para establecer la mejora continua en los procesos.
P. Planificar: implica establecer qué se quiere alcanzar (objetivos) y cómo se pretende alcanzar (planificación de las acciones), según las subetapas siguientes:
Identificación y análisis de la situación.
Establecimiento de las mejoras a alcanzar (objetivos).
Identificación, selección y programación de las acciones.
D. Hacer: implantación de las acciones planificadas según la etapa anterior.
C. Verificar: se comprueba la implantación de las acciones y la efectividad de las mismas para alcanzar las mejoras planificadas (objetivos).
A. Actuar: en función de los resultados de la comprobación anterior, en esta etapa se realizan las correcciones necesarias (ajuste) o se convierten las mejoras alcanzadas en una «forma estabilizada» de ejecutar el proceso (actualización), de la etapa de Planificar.
La acreditación de un laboratorio, abarca particularmente requisitos de gestión y técnicos, y desde que un laboratorio se traza esta meta, debe determinar en qué punto se encuentra en relación con la construcción de un Sistema de Gestión de la Calidad que abarque todos los requisitos establecidos; para ello se realiza una autoevaluación previa o diagnóstico que abarque todas las actividades que se realizan (Pérez, 2008).
Figura 2. Procedimiento para la acreditación del laboratorio. Fuente: Valdés (2012)
El diagnóstico inicial del laboratorio se realizó según los requisitos establecidos para la competencia técnica de los laboratorios de ensayo en la norma NC-ISO/IEC 17025:2006. Con alcance a todos los Requisitos de la Norma. El objetivo de este diagnóstico es identificar los problemas que existen, así como clasificar y definir sus causas, para su posible eliminación; y de esta forma encausar el proceso de acreditación.
1. Orientar etapas, aspectos y beneficios para la toma de decisiones de la alta dirección
Para la implantación de la norma de la futura acreditación se recomienda comenzar por la orientación, información y capacitación de la alta dirección sobre todo el proceso, las etapas. En la preparación se establece un plan de formación que incluye las ventajas y exigencias que reporta para un laboratorio y/o la organización de la que forma parte, el cumplimiento de los requisitos de la norma; de esta forma se garantiza el compromiso de la alta dirección con la buena práctica profesional, la calidad de los ensayos, calibraciones y con el cumplimiento de la norma Internacional. A continuación se muestra el programa de acreditación:
Tabla 1: Programa para acreditación laboratorio por la NC-ISO 17025.
| n | Denominación de la Tarea | Inicio / Cumplimiento | Responsable | Ejecutantes | Observ. | ||||||||||||
1 | Climatización Central y mejoras en las condiciones ambientales ( extractores de gases ) | 1-2-15 / 31-12-15 | Director Técnico | Director de Inversiones | |||||||||||||
2 | Revisar la documentación según el nuevo procedimiento de Cupet para asegurar el adecuado funcionamiento del laboratorio de acuerdo a lo establecido en la NC-ISO-17025 | 1-2-15 / 31-12-15 | Especialista Principal | Coordinador de Calidad | |||||||||||||
| 3 | Dar cumplimiento al Plan de Capacitación del año principalmente los cursos externos | 1-2-15 / 31-12-15 | Especialista principal | Coordinador Técnico | |||||||||||||
| 4 | Adquirir los materiales y patrones de Referencia para la calibración de los equipos | 1-2-15 / 31-12-15 | Especialista principal | Coordinador Técnico | |||||||||||||
| 5 | Terminar la remodelación del laboratorio | 1-2-15 / 31-12-15 | Director Técnico | Director de Compras | |||||||||||||
| 6 | Implantar todos los procedimientos e instrucciones que se originen en el SGC del laboratorio según NC-ISO- 17025 | 1-2-15 / 31-12-15 | Especialista principal | Coordinador de Calidad | |||||||||||||
| 7 | Realizar auditorías internas | 21-9-15/ 23-9-15 | Especialista principal | Equipo de auditores | |||||||||||||
| 8 | Revisión por la dirección al SGC implantado | 20-10-15 | Especialista principal | Alta dirección del laboratorio | |||||||||||||
9 | Implantar nuevos métodos de Ensayo | 1-2-15 /31-12-15 | Especialista Principal | Coordinador Técnico | |||||||||||||
10 | Solicitud a la ONARC la acreditación del laboratorio con la correspondiente confección del cuestionario. | 15-10-15 | Director General | Especialista principal | |||||||||||||
Como parte de sesiones de formación del personal directivo, se determinan las causas que en particular limitan la toma de decisiones en el proceso de acreditación.
2. Información y capacitación del personal relacionado con el proceso de Acreditación
Antes de comenzar la capacitación del personal, se valoran los criterios sobre los problemas fundamentales que afectan al laboratorio para su acreditación, se definen necesidades de los clientes internos, para dar respuestas a las expectativas y necesidades del cliente externo que se expresan en requisitos técnicos del servicio que se presta, a partir de las exigencias de la norma NC ISO/IEC 17025:2006; de esta forma se involucra a todo el personal de la organización, para lograr su motivación y compromiso. Es vital considerar la aplicación de los ocho principios de gestión de la calidad, a partir de las actividades del laboratorio implicadas. Se realizan las siguientes acciones de capacitación:
Tabla 2: Acciones de capacitación.
No | Acciones de capacitación | Participantes | |||||||||||||||
1 | Competencia Técnica según NC ISO/IEC 17025:2006. Organización del Laboratorio. | 20 | |||||||||||||||
2 | Documentación de los Sistemas de Gestión de la Calidad. | 15 | |||||||||||||||
3 | Las normas de la familia ISO 9000. Aplicación Práctica. | 15 | |||||||||||||||
4 | Formación de Auditores de la Calidad | 20 | |||||||||||||||
5 | Incertidumbre de las mediciones analíticas | 5 | |||||||||||||||
6 | Metrología General | 5 | |||||||||||||||
3. Diagnóstico inicial del laboratorio
Para detectar las deficiencias presentes en el proceso se emplea el método de expertos de acuerdo a las interacciones e intercambios que se define el método de experto a utilizar.
El número de expertos se define según la expresión 1, se seleccionan por los conocimientos específicos y la calificación técnica. Para el consenso se utiliza el Coeficiente de Kendall.
Se utilizan como herramientas las prácticas de la NC ISO 19011:2012, y de forma simultánea se verifica el cumplimiento de los requisitos de la NC ISO/IEC 17025:2006.
Se elabora un informe del diagnóstico que se presenta y aprueba por la alta dirección del laboratorio, permite identificar las brechas, determinar los procesos identificados en procesos claves, estratégicos y de apoyo y confeccionar los planes de mejora de los procesos, encaminados a la superación de las no conformidades para alcanzar el cumplimiento de todos los requisitos de la normativa.
Como resultado del diagnóstico inicial se obtuvo de forma general que:
El laboratorio cumple con algunos de los requisitos de gestión y técnicos según la norma NC-ISO/IEC 17025:2006 pero otros no están debidamente implementados. Además tiene un diseño de responsabilidades, funciones y estructura de la documentación según la ISO 9001:2008. La documentación por la norma NC ISO/IEC 17025:2006 no está implementada para su comprensión y disposición por el personal que trabaja en el mismo.
Por otra parte se determinó que el laboratorio cumple con algunos de los procedimientos operativos de la refinería, pero no está integrado al sistema de gestión certificado por la ONN según la ISO 9001:2008, esto hace que no se implementen programas de Auditoria Internas, no se realicen Análisis de Datos, ni Revisiones por la Dirección.
En el laboratorio se realiza un total de 28 ensayos a combustibles y lubricantes (NSRV, Queroseno, Gasolina, Diésel, Fuel oíl, Asfalto, Aceites) lo que representa el 65% de los ensayos necesarios para estos productos debido a la falta de equipos para realizar los mismos.
Se determinaron las causas por categorías, como se muestra en la figura 2
Figura 3. Las posibles causas clasificadas en cinco categorías
A través del Diagrama de Pareto se obtiene la prioridad de las causas (figura 4). En este caso específico para determinar las causas secundarias que más afectan en la no Acreditación de los Laboratorios.
Figura 4. Prioridad de las causas secundarias que afectan la acreditación de los laboratorios.
El resultado obtenido muestra la necesidad de enfocar los esfuerzos sobre las causas relacionadas con la categoría Equipos: la falta de equipos y piezas de repuesto, equipos obsoletos y mantenimiento preventivo; también se detectó lo relativo a la categoría de causas relativas a los Métodos: falta de un Programa de Auditorías Internas, y de procedimientos documentados que aseguran la calidad de sus resultados.
Con la identificación de las principales causas que más influyen en la acreditación del laboratorio de ensayos de la Refinería de Petróleo "Sergio Soto" de Cabaiguán, se procede a proponer las acciones que contribuyen a la mejora del proceso.
En la tabla 3 se representan las causas fundamentales, el efecto y las acciones a realizar para la contribución a su mejoramiento.
Tabla 3 Causas y acciones a realizar para contribuir al mejoramiento del proceso de Acreditación
Causas | Efectos sobre el proceso | Acciones | |||
Equipos | Falta de equipos de nuevas tecnologías Falta de piezas de repuesto | Obtener financiamiento para la compra de equipos modernos. | |||
Métodos | No está establecido un Programa de Auditorías Internas para el Control de la Calidad de los procesos en el laboratorio Falta de procedimientos documentados que aseguren la calidad de los procesos | Establecer programas de Auditorías Internas y Revisiones por parte de la Dirección. Integrar el laboratorio al SGC de la empresa Elaborar toda la documentación del Sistema de Gestión. | |||
Suministros | El laboratorio no mantiene registros de las acciones tomadas para verificar las compras y suministros de reactivos, el cumplimiento de las especificaciones normalizadas o de los requisitos definidos en los métodos de ensayos. | Definir a través de un procedimiento documentado las etapas a seguir en el proceso de compras para la información de las compras, la aceptación del producto comprado, su almacenamiento y evaluación de proveedores. | |||
Personal | Deficiente capacitación de Directivos y Técnicos sobre las Normativas vigentes para la Acreditación en Cuba. Falta de motivación del personal involucrado en el proceso Liderazgo | Impartir adiestramientos, conferencias y talleres en coordinación con los organismos, con la participación de los Especialistas de la Unidad Territorial de Normalización de Sancti Spíritus. Sensibilizar a los Dirigentes con la necesidad de la Acreditación, impartirles conferencias de motivación. | |||
1. Se realizó un diagnóstico para identificar las principales causas que afectan al laboratorio de ensayos de la Refinería de Petróleo de Cabaiguán para enfrentar el proceso de acreditación.
2. Se definió la necesidad de enfocar los esfuerzos sobre las causas relacionadas con la categoría Equipos: la falta de equipos y piezas de repuesto, equipos obsoletos y mantenimiento preventivo; también se detectó lo relativo a la categoría de causas relativas a los Métodos: falta de un Programa de Auditorías Internas, y de procedimientos documentados que aseguran la calidad de sus resultados.
3. Se propuso una serie de acciones para lograr la acreditación del laboratorio.
Beltrán Sanz, J. y otros. (2002). Guía para una Gestión basada en procesos. España: Instituto Andaluz de Tecnología.
Cuba. (2008). NC ISO 15189:2008 Laboratorios clínicos. Requisitos particulares para la calidad y la competencia. Oficina Nacional de Normalización. La Habana. Cuba.
Cuba. (2006). NC ISO/IEC 17025:2006 Requisitos Generales para la competencia de los laboratorios de ensayo y de calibración. Oficina Nacional de Normalización. La Habana. Cuba.
Cuba. (2008). NC ISO 9001:2008 Sistemas de Gestión de la Calidad. Requisitos. Oficina Nacional de Normalización. La Habana. Cuba.
Cuba. (2005). NC ISO 9000:2005 Vocabulario. Términos y Definiciones. Oficina Nacional de Normalización. La Habana. Cuba.
ONARC. (2011). Directivas de Acreditación 2011.
Órgano Nacional de Acreditación de la República de Cuba. (s.a). Extraído desde www.onarc.cubaindustria.cu
Plasencia León, Y. (2012). Procedimiento para el Diagnóstico de la situación de los laboratorios de ensayo y calibración de la provincia Sancti Spíritus y necesidades para su Acreditación. Trabajo de Diploma. Facultad de Ingeniería, Departamento Ingeniería Industrial, UNISS.
Sosa Vera, R. (2008). Ensayos de Aptitud. Impacto de su gestión competente para la Acreditación de Laboratorios en Cuba. Revista Normalización, (2/3). Publicación de la Oficina Nacional de Normalización, Cuba.
Valdés Peña, I. (2012). Procedimiento general para facilitar el proceso de acreditación de laboratorios de ensayos y de calibración. Tesis en opción al título académico de Master en Ingeniería Industrial. Mención Calidad. Facultad de Ingeniería, Departamento Ingeniería Industrial, UNISS.
Autor:
Lic. Senia Figueroa García*
Ing. Arlety Reyes Espinosa**
DrC. Zuleiqui Gil Unday ***
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*Licenciada en Química. Empresa Refinería de Petróleo Sergio Soto Cabaiguán. Sancti Spíritus, Cuba.
**Ingeniera Química. Empresa Refinería de Petróleo Sergio Soto Cabaiguán. Sancti Spíritus, Cuba.