La administración del efectivo (página 2)

LOS CUATRO PRINCIPIOS BÁSICOS PARA LA ADMINISTRACIÓN DE EFECTIVO

Existen cuatro principios básicos cuya aplicación en la práctica conducen a una administración correcta del flujo de efectivo en una empresa determinada, Estos principios están orientados a lograr un equilibrio entre los flujos positivos ( entradas de dinero) y los flujos negativos (salidas de dinero) de tal manera que la empresa pueda, conscientemente, influir sobre ellos para lograr el máximo provecho. 

Los dos primeros principios se refieren a las entradas de dinero y los otros dos a las erogaciones de dinero. 

PRIMER PRINCIPIO:"Siempre que sea posible se deben incrementar las entradas de efectivo"  Ejemplo:  -Incrementar el volumen de ventas. -Incrementar el precio de ventas. – Mejorar la mezcla de ventas ( impulsando las de mayor margen de contribución). -Eliminar descuentos.  SEGUNDO PRINCIPIO: "Siempre que sea posible se deben acelerar las entradas de efectivo"  Ejemplo:  – Incrementar las ventas al contado  – Pedir anticipos a clientes  – Reducir plazos de crédito.  TERCER PRINCIPIO:"Siempre que sea posible se deben disminuir las salidas de dinero"  Ejemplo:  – Negociar mejores condiciones (reducción de precios ) con los proveedores)  – Reducir desperdicios en la producción y demás actividades de la empresa.  – Hacer bien las cosas desde la primera vez ( Disminuir los costos de no Tener Calidad)  CUATRO PRINCIPIO: "Siempre que sea posible se deben demorar las salidas de dinero"  Ejemplo:  – Negociar con los proveedores los mayores plazos posibles.  – Adquirir los inventarios y otros activos en el momento más próximo a cuando se van a necesitar  Hay que hacer notar que la aplicación de un principio puede contradecir a otro, por ejemplo: Si se vende sólo al contado (cancelando ventas a crédito) se logra acelerar las entradas de dinero, pero se corre el riesgo de que disminuya el volumen de venta. Como se puede ver, existe un conflicto entre la aplicación del segundo principio con el primero.  En estos casos y otros semejantes, hay que evaluar no sólo el efecto directo de la aplicación de un principio, sino también las consecuencias adicionales que pueden incidir sobre el flujo del efectivo. 

Importancia de la administración del efectivo

La administración del efectivo y los valores negociables es una de las áreas más importantes de la administración del capital de trabajo. Como ambos son los activos más líquidos de la empresa, pueden constituir a la larga la capacidad de pagar las cuentas en el momento de su vencimiento. En forma colateral, estos activos líquidos pueden funcionar también como una reserva de fondos para cubrir los desembolsos inesperados, reduciendo así el riesgo de una "crisis de solvencia".

Dado que los otros activos circulantes (cuentas por cobrar e inventarios) se convertirán finalmente en activo mediante la cobranza y las ventas, el dinero efectivo es el común denominador al que pueden reducirse todos los activos líquidos. Los "valores negociables" son instrumentos de inversión a corto plazo que la empresa utiliza para obtener rendimientos sobre fondos temporalmente ociosos. Cuando una empresa experimenta una acumulación excesiva de efectivo, utilizará una parte de él como un instrumento generador de intereses. Aun cuando los bancos comerciales pueden pagar intereses sobre los depósitos a la vista, los clientes perciben generalmente tal compensación por los saldos en sus cuentas, en forma de honorarios reducidos por servicio o tasas menores de interés sobre préstamos, o bien ambas cosas. Ciertos sistemas de obtención de intereses altamente líquidos permiten a la empresa percibir utilidades sobre el efectivo ocioso, sin que por ello sacrifiquen parte de su liquidez. Las estrategias básicas que deberán seguir las empresas en lo referente a la administración del efectivo son las siguientes: 1.- Cubrir las cuentas por pagar lo más tarde posible sin ganar la posición crediticia de la empresa, pero aprovechando cualesquiera descuentos en efectivo que resulten favorables. 2.- Utilizar el inventario lo más rápido posible, a fin de evitar existencias que podrían resultar en el cierre de la línea de producción o en una pérdida de ventas. 3.- Cobrar las cuentas pendientes lo más rápido posible sin perder ventas futuras debido a procedimientos de cobranza demasiado apremiantes. Pueden emplearse los descuentos por pronto pago, de ser económicamente justificables, para alcanzar este objetivo.

La dificultad principal de la administración del efectivo proviene de la falta de coordinación entre las entradas por concepto de ingresos y salidas por concepto de costos.

El administrador financiero debe proyectar sus necesidades y excedentes de efectivo durante el año. por ejemplo, una empresa que tiene muchas ventas en una época del año, debe tener en cuanta que tendrá gastos durante todo el año, en consecuencia el gerente financiero tiene que buscar la forma de tener efectivo durante la época de pocas ventas y de invertir los fondos excedentes en época de muchas ventas.

Lo que busca el administrador financiero y el objetivo del presupuesto de flujo de caja se exponen a continuación:

MÉTODOS DE RAZONES Y PROPORCIONES FINANCIERAS

El análisis de razones es el punto de partida para desarrollar la información, las cuales pueden clasificarse en los 4 Grupos siguientes:

1. Razones de Liquidez: miden la capacidad de pago a corto plazo de la Empresa para saldar las obligaciones que vencen.
3. Razones de Actividad: miden la efectividad con que la empresa esta utilizando los Activos empleados.
4. Razones de Rentabilidad: miden la capacidad de la empresa para generar utilidades.
5. Razones de Cobertura: miden el grado de protección a los acreedores e inversionista a largo plazo. Dentro de este grupo en nuestro país la más utilizada es la razón entre pasivos y activo total o de patrimonio a activo total.

Administración de la cobranza

Los diversos métodos de cobros y pagos mediante los cuales una organización mejora la eficiencia de la administración de su efectivo constituyen dos caras de la misma moneda. Producen repercusión conjunta sobre la eficiencia global de la administración del efectivo. La idea general consiste en hacer efectivas las cuentas por cobrar tan pronto sea posible y diferir lo mas que se pueda el pago de las cuentas por pagar, pero manteniendo el mismo tiempo la imagen de crédito de la organización con los proveedores. En la actualidad la mayor parte de las organizaciones de cierto tamaño utilizan técnicas sofisticadas para acelerar los cobros y controlan en forma estrecha los pagos.

Primero se considera la aceleración de los cobros, lo cual no significa otra cosa que reducir la demora entre el momento en que los clientes pagan sus cuentas y el momento en que los cheque se cobran y su importe queda disponible para ser utilizado. Se han diseñado varios métodos tendientes a acelerar este proceso de cobro y maximizar el efectivo disponible a fin de que haga una de las siguientes cosas o todas: (1) acelerar el tiempo de envío por correo de los pagos de los clientes a la organización, (2) reducir el tiempo durante el cual los pagos recibidos por la organización permanecen como fondos no cobrables y (3) acelerar el movimiento de los fondos a los bancos de pago.

El segundo punto, que representa el tiempo en que los cheques están en transito, tiene dos aspectos. El primero es el tiempo que le lleva a la empresa procesar los cheques en forma interna, este periodo se extiende desde el momento en que se recibe el cheque hasta que se deposita para ser acreditado a la cuenta de la organización. El segundo aspecto de los cheques en tránsito comprende el tiempo que se tarda para procesarlos en el sistema bancario, el cheque se convierte en fondos disponibles cuando se presenta al banco girado y este lo paga en realidad.

Este tiempo de transito es importante para el gerente o director financiero, pues casi nunca la empresa puede hacer retiros sobre un deposito hasta que los cheques que componen dicho deposito sean cobrados, como lo importante son los fondos disponibles, el gerente financiero quiere reducir en lo posible el tiempo de transito.

A continuación se presentan varias maneras de acelerar el proceso de cobro con el fin de tener mas fondos disponibles:

Transferencia de fondos

El movimiento de fondos entre los bancos es un factor importante para el control de desembolsos y para control de efectivo, dicho movimiento se hace con tres métodos principales (1) transferencias por sistema, (2) transferencia de cheques entre depositantes y (3) transferencia electrónica de cheques mediante cámara de compensación

Concentración bancaria

La concentración bancaria es una forma de acelerar el flujo de los fondos de una organización estableciendo centros estratégicos de cobranza, en lugar de tener un solo centro de cobros localizado en las oficinas centrales, se establecen diversos centros de cobranza. El propósito es acortar el periodo entre el momento en que los clientes ponen en el correo los pagos y aquel en que la organización puede utilizar esos fondos. A los clientes en un área geográfica determinada se les indica remitir sus pagos a un centro de concentración de cobros en esa área.

Con frecuencia las organizaciones prestan atención especial al manejo de grandes cobros a fin de que sean depositados en un banco tan rápido como sea posible. Este manejo especial puede comprender que recoja personalmente los cheques o bien utilice servicios de mensajería. Cuando un pequeño numero de cobros representa un gran porcentaje del total de los depósitos, quizá valga la pena iniciar controles para acelerar el deposito y cobro de los cheques grandes. En lugar de procesar todos los cheques para su cobro a través del sistema de reservas de los bancos centrales o reservas federales, algunos bancos comerciales ofrecen servicios especiales que presentan los cheques de grandes importes directamente al banco girado.

El beneficio es el aceleramiento en el cobro de este cheque, y el banco lo pasa a su cliente al disponer este de los fondos con mas rapidez.

Algunas organizaciones mantienen demasiadas cuentas bancarias por lo que en forma innecesarias crean áreas de fondos inmovilizados. Una organización que tiene una cuanta en cada ciudad donde opera una oficina de ventas o instalación productiva quizás podría reducir mucho los saldos de efectivo si eliminara una de esas cuentas. Con frecuencia las actividades bancarias de una oficina de ventas pueden manejarse de una cuenta mayor, sin que ello represente gran perdida en servicios o disponibilidad de fondos. A pesar de que las pequeñas cuentas puedan crear buenas relaciones con los banqueros, tienen poco sentido en la administración global de la organización. Al cerrar las cuentas innecesarias, la organización puede liberar fondos y ponerlos a generar utilidades.

Políticas de crédito y cobranza

Las condiciones económicas y las políticas de crédito de la organización constituyen las influencias principales en el nivel de cuentas por cobrar de la organización. Desde luego, las condiciones económicas están fuera de control del administrador financiero. Pero al igual que sucede con otros activos circulantes puede variar el nivel de las cuentas por cobrar de acuerdo con el compromiso entre el rendimiento y el riesgo. Disminuir las estándares de calidad puede estimular la demanda, lo que a sus vez conducirá a mayores utilidades; pero existe un riesgo en mantener cuentas por cobrar adicionales, así como un mayor riesgo de perdidas por cuentas malas. Es necesario insistir en que las políticas de crédito y cobranza de una organización no son independientes de las otras organizaciones. Si el producto y los mercados de capital son razonablemente competitivos, en la practica de créditos cobranza de una organización influirán lo que hagan otras. Si cargamos L 200 por nuestro producto y si exigimos el pago dentro de los 15 días de embarque, mientras la competencia vende un producto parecido en L 200 pero da condiciones de 60 días, tendremos dificultad para vender.

Las políticas de crédito y cobranza están interrelacionadas con la fijación de precios de un producto o servicio y deben contemplarse como parte del proceso global de competencia.

Entre las variables de políticas a considerar figuran la calidad de las cuentas comerciales aceptadas, la duración del periodo de crédito, el descuento por pronto pago, cualquier condición especial, en conjunto estos elementos determinan en gran parte el periodo promedio de cobro y la proporción de las perdidas por cuentas malas.

La política de crédito puede tener una influencia significativa sobre las ventas. En teoría, la empresa debe disminuir su estándar de calidad para las cuentas que acepta siempre y cuando la rentabilidad de las ventas producidas exceda a los costos adicionales de las cuentas por cobrar. ¿Cuáles son los costos de disminuir los estándares de crédito? Algunos son consecuencia de un departamento mayor de crédito, del trabajo de oficina de verificar las cuentas adicionales y atender el mayor volumen de cuentas por cobrar. Otro costo se debe a la mayor probabilidad de perdidas en cuentas malas. Por ultimo, existe el costo de oportunidad de las cuentas adicionales por cobrar, producido por, (1) el aumento de ventas y (2) periodo promedio de cobros mas lento. Cuando se reciben nuevos clientes por los estándares de crédito menos estrictos, es probable que el cobro sea mas lento que el de los clientes ya existentes.

Rentabilidad comparada contra el rendimiento requerido – cambios en las normas de crédito

Rentabilidad de la ventas adicionales = L 2 x 60,000 unds. = L 120,000

Cuentas por cobrar adicionales = (ventas adicionales / rotación de cuentas por cobrar)

L 600,000 / 6 = L 100,000

Inversión en cuentas por cobrar adicionales = (costos variables / precio de venta) (cuentas por cobrar adicionales)

(0.80)(L 100,000) = L 80,000

Rendimiento requerido sobre la inversión adicional = 0.20 x L 80,000 = L 16,000

Una política de crédito óptima incluiría ampliar el crédito comercial en forma mas liberal hasta que la rentabilidad marginal sobre las ventas adicionales sea igual al rendimiento requerido sobre la inversión adicional en cuantas por cobrar.

Condiciones del Crédito

Las condiciones de crédito ayudan a la empresa a obtener mayores clientes, pero se debe tener mucho cuidado ya que se pueden ofrecer descuentos que en ocasiones podrían resultar nocivos para la empresa. Los cambios en cualquier aspecto de las condiciones de crédito de la empresa pueden tener efectos en su rentabilidad total. Los factores positivos y negativos relacionados con tales cambios y los procedimientos cuantitativos para evaluarlos se presentan a continuación.

Descuentos por pronto pago.- Cuando una empresa establece o aumenta un descuento por pronto pago pueden esperarse cambios y efectos en las utilidades, esto porque el volumen de ventas debe aumentar, ya que si una empresa está dispuesta a pagar al día el precio por unidad disminuye.

Si la demanda es elástica, las ventas deben aumentar como resultado de la disminución de este precio.

También el periodo de cobro promedio debe disminuir, reduciendo así el costo del manejo de cuentas por cobrar. La disminución en cobranza proviene del hecho de que algunos clientes que antes no tomaban los descuentos por pago ahora lo hagan. La estimación de las cuentas incobrables debe disminuir, pues como en promedio los clientes pagan más pronto, debe disminuir la probabilidad de una cuenta mala, este argumento se basa en el hecho de que mientras más se demore un cliente en pagar, es menos probable que lo haga. Mientras más tiempo transcurra, hay más oportunidades de que un cliente se declare técnicamente insolvente o en bancarrota.

Tanto la disminución en el periodo promedio de cobro como la disminución en la estimación de cuentas incobrables debe dar como resultado un aumento en las utilidades. El aspecto negativo de un aumento de un descuento por pronto pago es una disminución en el margen de utilidad por unidad ya que hay más clientes que toman el descuento y pagan un precio menor.  La disminución o eliminación de un descuento por pronto pago tendría efectos contrarios. Los efectos cuantitativos de los cambios en descuentos por pronto pago se pueden evaluar por un método por un método similar al de la evaluación de cambios de las condiciones de crédito.

Administración internacional del efectivo

Los conceptos se pueden aplicar igualmente en el escenario internacional. Una diferencia básica es el hecho de que una compañía transnacional maneja diferentes divisas en sus operaciones internacionales. Por tanto, el riesgo del tipo de cambio en el extranjero representa un reto para tal compañía. Como respuesta a las fluctuaciones en el tipo de cambio, los flujos internacionales de efectivo pueden recibir alguna protección mediante ajustes adecuados en los activos y pasivos. Una transnacional dispone de dos caminos.

El primero se encuentra en las relaciones operacionales que una subsidiaria mantiene con otras empresas, es decir terceras partes. El segundo camino a la relación operacional que una subsidiaria sostiene con una oficina matriz (y/o subsidiarias). Al tratar los riesgos de cambio, una subsidiaria puede confiar en las cuentas. Específicamente, las exposiciones indeseables a los cambios pueden sercorregidas hasta el grado en que la subsidiaria pueda seguir los pasos siguientes:

1.- En países propensos a la sobre valuación, las cuentas por cobrar son hechas efectivas lo más pronto posible, en tanto que el pago de cuentas por pagar es retrasado lo más posible. 2.- En países propensos a la devaluación, las cuentas por cobrar son hechas efectivas lo más tarde posible mientras que las cuentas por pagar se pagan inmediatamente. Desde un punto de vista global y en lo que se refiere a las cuentas consolidadas, el manejo de tales cuentas por parte de una subsidiaria pueden significar resultados opuestos para otra (o para la matriz).

Flotante

Cando extendemos un cheque, pasa cierto tiempo antes de que los fondos se saquen de la cuenta de cheques. Este retardo se debe al tiempo que el cheque pasa en el correo, el tiempo que se necesita para procesar el cheque y el tiempo que el banco tarda en restar su monto del saldo de la cuenta. Durante ese retardo la compañía se beneficia por un flotante.

El flotante es la diferencia entre el saldo disponible en el banco y el saldo en libros de la compañía.

Hay dos clases de flotante:

Flotante de desembolso. Cuando extendemos un cheque, nuestro saldo en libros se reduce en el monto del cheque, pero nuestro saldo disponible o cobrado en el banco no se reduce sino hasta que el cheque por fin se aplica.

Flotante de cobro. El flotante puede ser positivo o negativo. Si se recibe un cheque y se deposita en el banco. En tanto los fondos no se acrediten a la cuenta, el saldo en libros será más alto que el saldo real.

Técnicas de manejo del flotante

Las empresas utilizan varias técnicas para manejar el flotante:

a) Transferencias electrónicas. Los pagos grandes se pueden efectuar con transferencias electrónicas en lugar de cheques de papel. Aunque es más costosa la transferencia.

 Desembolso controlado. Esta técnica podría utilizar cuentas de desembolso en varios bancos además de la cuenta maestra en el banco principal de la compañía. Los bancos notifican a la compañía cuanto dinero se necesita, y la compañía envía entonces los fondos necesarios a los bancos electrónicamente. Por otro lado, el banco avisa a la compañía cuando hay fondos en exceso y se los envía electrónicamente.

c) Procesamiento centralizado de cuentas por pagar. Al centralizar las cuentas por pagar, un gerente de efectivo sabe cuando se deben pagar todas las facturas y puede asegurarse de que haya fondos disponibles y las facturas se paguen a tiempo. Un pago oportuno de las facturas crea buenas relaciones con los proveedores. Además, la compañía evita castigos por pago tardío y al mismo tiempo reduce sus saldos de efectivo.

d) Cajas de seguridad. Las cajas de seguridad son apartados postales a los que la compañía dirige los cheques que le llegan. Se contrata a un banco para que abra la caja de seguridad varias veces al día, procese los cheques y los cobre. Loa gerentes de efectivo enfrentan dos problemas: seleccionar la ubicación de las cajas de efectivo y asignar los clientes a cajas de efectivo específicas. Si sitúa estratégicamente cajas efectivo en todo el país y usa bancos eficientes, la compañía puede reducir su flotante.

DEMORA EN LOS DESEMBOLSOS

En relación con las cuentas por Pagar, la empresa no sólo desea pagar sus cuentas tan tarde como sea posible, sino que también demorar la disponibilidad de fondos para los proveedores y empleados, una vez se ha expedido el pago, en otras palabras, Maximizar la flotación de desembolso. 

TÉCNICAS DE DESEMBOLSO

1. El uso estratégico de oficinas de correo y cuentas bancarias para aumentar la flotación postal y la flotación de compensación respectivamente.

2. DESEMBOLSO CONTROLADO

   Es un método que consiste en pronosticar en forma consciente, la flotación resultante(o demora), relacionada con el proceso de pago, y usarla para mantener sus fondos en una forma que gane intereses tanto tiempo como sea posible. Con frecuencia las empresas manejan la flotación al extender cheques con fondos que aún no se encuentran en sus cuentas de cheques.

3. MANEJO DE LA FLOTACIÓN

   Una forma de manejar la flotación consiste en depositar cierta proporción de una nómina, o pago, en la cuenta de cheques de la empresa durante varios días sucesivos después de la emisión real de un conjunto de cheques.

4. FINANCIAMIENTO ESCALONADO

   Las empresas que utilizan el desembolso de efectivo en forma agresiva, emplean algún tipo de sistema de sobregiro o una cuenta de saldo cero.

5. SISTEMAS DE SOBRECARGO, CUENTAS DE SALDO CERO Y CRÉDITO CCA.

   Cobertura automática por el banco de todos los cheques presentados contra la cuenta de la empresa, sin importar el saldo de la cuenta. Es decir, si no es suficiente el saldo de la cuenta de cheques, el banco prestará automáticamente el dinero necesario para pagar la cantidad de sobregiro y el banco cobrará intereses a la empresa por la cantidad prestada y limitará la cantidad de sobregiro.

6. SISTEMA DE SOBREGIRO

   Son cuentas de cheques que mantienen saldos de cero. Con éste acuerdo el banco presenta a la empresa la cantidad de cheques que han sido presentadas contra su cuenta, entonces la empresa transfiere solamente esa cantidad a la cuenta de cheques, ya sea a través de una cuenta maestra o a través de la liquidación de una parte de sus valores negociables. Una vez pagados los cheques de las cuentas correspondientes, la cuenta vuelve a cero. El banco desde luego recibe una compensación por este servicio.

7. CUENTA DE SALDO CERO
8. CRÉDITOS CCA (CÁMARAS DE COMPENSACIÓN AUTORIZADAS)

Depósitos de las nóminas directamente en las cuentas de los beneficiarios (empleados). Pierden la flotación de desembolso debido a que los cobros se pueden realizar el día de pago, en tanto que las nóminas de pagadas con cheques no necesariamente son retirados los fondos el día de pago.

Maria José Sosa Solorzano