Estados financieros presupuestados y análisis de la información

GESTIÓN DE COSTOS Y ANÁLISIS DE LA INFORMACIÓN.

Los estados financieros presupuestados y el análisis de la información, presenta una forma crítica de ver a los estados financieros, ya que tradicionalmente se considera que para realizar un adecuado análisis de la empresa, se debe recurrir a el Estado de Posición Financiera y a el Estado de Resultados, sin embargo consideramos que no necesariamente estos son los estados que se deben utilizar para el Control de Gestión, sino que se debe recurrir a Estados Financieros como el Estado de Origen y Aplicación de Recursos y Flujo de Efectivo. Además se presenta una forma de diferenciar los Estados Financieros Presupuestados y los Estados Financieros Pro Forma.

I. ESTADOS FINANCIEROS PRESUPUESTADOS Y ANALISIS DE LA INFORMACIÓN.

Los estados financieros son el resultado del sistema de contabilidad de una entidad. Se presentan estados de resultados de tres sectores diferentes de la economía – servicios, comercialización y producción –

Las compañías del sector servicios proporcionan servicios o productos intangibles a sus clientes por ejemplo, asesoría legal o auditorías. Estas compañías no tienen ningún inventario de productos tangibles al final de un periodo contable.

Las compañías del sector comercial proporcionan a sus clientes productos tangibles que han comprado con anterioridad en la misma forma básica de sus proveedores. La mercancía comprada de los proveedores que no ha sido vendida al final de un periodo contable, se maneja como inventario. El sector comercio incluye compañías de ventas minoristas o mayoristas.

Las compañías del sector productivo proporcionan a sus clientes productos tangibles que han sido convertidos a una forma básica diferente de los materiales que compraron de los proveedores. Al final del periodo contable, el inventario de un fabricante incluye materiales directos, producción en proceso y bienes terminados.

Las compañías comercializadoras tienen una sola categoría para su inventario (inventario de mercancías). En contraste, las compañías de producción típicamente adoptan una clasificación en de tres partes de inventarios, en que cada una muestra una etapa en la conversión de materiales y otros insumos hasta el producto terminado.

• Inventario de materiales directos. Son los materiales directos en existencia que están esperando ser usados en el proceso de fabricación

• Inventario de producción en proceso. Bienes parcialmente elaborados todavía sin terminado final. También se le llama producción en progreso o productos en proceso

• Inventario de productos terminados. Productos totalmente terminados que todavía no se venden, cabe mencionar que el criterio de costo-beneficio se aplica alas selección del número de categorías de inventario. Algunas compañías del sector manufacturero encuentran que las tres categorías tradicionales de inventario no pasan una prueba de costo-beneficio. Estas compañías sólo utilizan dos categorías de inventario: materiales directos y productos terminados. Bajo este sistema no se pretende hacer un seguimiento de trabajo en procesos, debido en parte a que el tiempo de fabricación es muy corto o la cantidad en dinero en artículos de trabajo en proceso es de magnitud poco significativa.

Como se ha comentado, las empresas de servicio no tienen inventarios, el cuadro anterior resume algunas diferencias clave entre compañías de los sectores de servicio, comercio y producción. Debiendo tener precaución en varios aspectos, en primer lugar, todas las compañías tienen un elemento de servicio cuando interactúan con sus clientes- por lo tanto, nuestra inclusión del servicio al cliente como una función en la cadena de valor, es apropiada para cualquier negocio. En segundo lugar, muchas empresas tienen operaciones en varios sectores de la economía. Por ejemplo algunos supermercados tienen elementos tanto de ventas al menudeo (reventa de cereales empaquetados), como de fabricación (panaderías de la casa) bajo el mismo techo. Las compañías en el sector servicios proporcionan a sus clientes una serie intangible de productos. No hay una sola partida en la línea de bienes vendidos en el estado de resultados.

Las compañías bien dirigidas generalmente fundamentan su planes de operación sobre un conjunto de estados financieros proyectados, El proceso se inicia con un pronóstico de ventas para las necesidades de la empresa,. Entonces se determinan los activos requeridos para cumplir con las metas de ventas, y se toma una decisión acerca de cómo financiar los activos requeridos. En este punto se puede proyectar los estados de resultados y el estado de posición financiera, y se pueden pronosticar las utilidades y dividendos por acción, así como un conjunto de razones claves. Los pronósticos de ventas comienzan generalmente con una gran revisión de las ventas durante los últimos años de funcionamiento.

Los estados financieros pueden dividirse en dos grupos, como sigue:

• Los que contienen operaciones reales y que muestran además hechos posteriores a la fecha en que están cortadas las cifras de los estados financieros. Puede decirse que este grupo considera operaciones consumadas. Para referirse a estos estados debe usarse el término proforma.

• Los que pretenden mostrar los resultados y la situación financiera basada en proyectos o fenómenos que se suponen se realicen como planes o proyectos futuros, o simplemente la proyección de las tendencias observadas. Para estos casos se recomienda el uso genérico del término proyecciones o presupuestadas.

El objeto de un estado financiero es proporcionar información sobre las operaciones realizadas. El objeto de los estados financieros pro forma es mostrar retroactivamente la situación financiera que se hubiese tenido al incluirse hechos posteriores que se han realizado en los resultados reales. El objeto de las proyecciones de estados financieros es mostrar anticipadamente la repercusión que tendrá la situación financiera y el resultado de las operaciones futuras de la empresa al incluir operaciones que no se han realizado. Es una herramienta muy importante para la toma de decisiones de la empresa cuando pretenda llevar a cabo operaciones sujetas a planeación que motiven un cambio importante en la estructura financiera.

Los grupos de personas a quienes les interesan estos estados son las siguientes:

Administradores. Para las personas que tienen bajo su responsabilidad el manejo de los resultados de la entidad, estos estados son una herramienta necesaria para la planeación de operaciones y la toma de decisiones, presentes y futuras.

Terceros. Como futuros inversionistas, proveedores, acreedores;

Los estados financieros deberán señalar claramente si son estados proforma o proyecciones, según se clasifican estos estados al principio de la sección. La forma es muy variada debido a los diversos usos que se les da, pero es recomendable combinarlos con estados reales o históricos, mostrando tres columnas. La primera, con saldos reales o históricos, la segunda, con ajustes o cambios de las operaciones o proyecciones propuestas, y la tercera, con los saldos proforma o proyecciones futuras.

La planeación financiera es una parte importante de las operaciones de la empresa, porque proporciona esquemas para guiar, coordinar y controlar las actividades de ésta con el propósito de lograr sus objetivos. Dos aspectos fundamentales del proceso de planeación financiera son la planeación del efectivo y la planeación de las utilidades. La primera implica la preparación del presupuesto de efectivo de la empresa y la segunda entraña la preparación de estados financieros presupuestados. El proceso de planeación financiera comienza con planes financieros a largo plazo, o estratégicos, que a su vez conducen a la formulación de planes y presupuestos a corto plazo u operativos. Por lo general, los planes y presupuestos a corto plazo cumplen los objetivos estratégicos a largo plazo de la empresa.

Los planes financieros a largo plazo (estratégicos) determinan las acciones financieras planeadas de una empresa y su impacto pronosticado, durante periodos que varían de dos a diez años o de acuerdo a las necesidades de la empresa. Las empresas que experimentan alta incertidumbre operativa, ciclos de producción relativamente cortos, o ambos, acostumbran utilizar periodos de planeación más breves. Los planes financieros a largo plazo forman parte de un plan estratégico integrado que, junto con los planes de producción y de mercadotecnia, guía a la empresa hacia el logro de sus objetivos estratégicos. Estos planes a largo plazo consideran las disposiciones de fondos para los activos fijos propuestos, las actividades de investigación y desarrollo, las acciones de mercadotecnia y de desarrollo de productos, la estructura de capital y las fuentes importantes de financiamiento; también incluyen la terminación de proyectos importantes, líneas de productos o líneas de negocios, el reembolso o el retiro de las deudas pendientes y cualquier adquisición planeada. Una serie de proyectos de utilidades y presupuestos anuales sustentan dichos planes.

Los planes financieros a corto plazo (operativos) especifican las acciones financieras a corto plazo y su impacto pronosticado. Estos planes abarcan a menudo un periodo de un año a dos años de acuerdo a las necesidades de la empresa. La información necesaria fundamental incluye el pronóstico de ventas y diversas formas de datos operativos y financieros. La información final comprende varios presupuestos operativos, el presupuesto de efectivo y estados financieros presupuestados.

La planeación financiera a corto plazo comienza con el pronóstico de ventas. A partir de éste, se preparan los planes de producción, que toman en cuenta los plazos de entrega (preparación) e incluyen los cálculos de los tipos y las cantidades de materias primas que se requieren. Se puede calcular los requerimientos de mano de obra directa, los gastos indirectos de fabricación y los gastos operativos. Una vez realizados estos cálculos, se prepara el estado de resultados presupuestado y el presupuesto efectivo de la empresa. Con la información necesaria se elabora finalmente el balance general presupuestado.

El proceso de planeación de utilidades se centra en la preparación de estados presupuestados, que son estados financieros (estados de resultados y estado de posición financiera) proyectados o pronosticados. La preparación de estos estados requiere una combinación cuidadosa de varios procedimientos para considerar los ingresos, los costos, los gastos, los activos, los pasivos y el capital contable que resultan del nivel pronosticado de las operaciones de la empresa. Los más populares rebasan en la creencia que las relaciones financieras, reflejadas en los estados financieros pasados de la empresa, no cambiarán en el periodo siguiente.

Se requieren dos datos iniciales para preparar los estados presupuestados con los métodos simplificados: 1) los estados financieros del año anterior y 2) y el pronóstico de ventas del año siguiente.

La información necesaria para elaborar los estados presupuestados es el pronóstico de ventas. Este pronóstico se basa en datos internos y externos. Los precios de venta por unidad de los productos reflejan un aumento. Estos aumentos son necesarios para cubrirlos incrementos pronosticados de los costos de la mano de obra, las materias primas, los gastos indirectos y los gastos operativos. Así pues de acuerdo con considerar a ventas como piedra angular se hace un pronóstico del nivel de actividad económica en cada una de las áreas de mercadotecnia de la compañía- por ejemplo, ¿qué tan sólidas serán las economías en cada uno de los mercados, y qué cambios en la población se pronostican en cada área?. También se considera la probable participación de mercado de la empresa en cada territorio de distribución. Se consideran factores tales como la capacidad de producción y distribución de la empresa. Las capacidades de sus competidores, los lanzamientos de los productos nuevos que sus competidores planeen. También se consideran las estrategias de fijación de precio – por ejemplo, ¿Tiene planes la compañía para subir los precios a fin de evaluar los márgenes de utilidad, o bajar los precios para aumentar la participación en el mercado y aprovechar las economías de escala?. Obviamente, tales factores podrían afectar grandemente las ventas futuras además del tipo de cambio, políticas gubernamentales y otros factores. También deben considerar los efectos de la inflación en los precios. Las campañas de publicidad, los descuentos promocionales, las condiciones de crédito y cuestiones parecidas también afectan las ventas, de modo que también se toman en cuenta los probables desarrollos para estos puntos.

Si el pronóstico de ventas está equivocado, las consecuencias pueden ser graves. Primero, si el mercado se expande más de lo estimado, la compañía no será capaz de satisfacer la demanda. Sus clientes terminarán comprando los productos de la competencia y perderá participación de mercado. Si las proyecciones son demasiado optimistas, se podría terminar con exceso de planta, equipo e inventario. Esto significaría razones más bajas de rotación total de mercancías, costos excesivos por depreciación y almacenamiento y, posiblemente, pérdidas de inventarios echados a perder. Lo que daría lugar a utilidades bajas, una menor baja de rendimiento sobre el capital contable, y a un precio de acción deprimido. Si se hubiera financiado la expansión con deuda, sus problemas, se complicarían. En conclusión un pronostico de ventas exacto es decisivo para la rentabilidad.

Una vez que se han pronosticado las ventas, debemos pronosticar el estado de posición financiera y el estado de resultados. La técnica más sencilla, y la más útil para explicar el mecanismo del pronóstico de estados financieros, es la Técnica Financiera. Los pasos de este procedimiento se describen a continuación.

Paso 1. Estado de resultados pronosticado

Se pronostica el estado de resultados para el año entrante a fin de obtener un estimado del ingreso y la cantidad de utilidades retenidas que la compañía generará durante el año. Esto requiere suposiciones acerca de la razón de costos de operación, la tasa fiscal, cargos por interés y la razón de pagos de dividendos. En el caso más sencillo, se hace la suposición de que todos los costos aumentarán a la misma tasa que las ventas; en situaciones más complicadas, los costos específicos se pronosticarán por separado. Aún así, el objetivo principal de esta parte del pronóstico es determinar los ingresos que ganará la compañía y el monto que tendrá que reinvertir durante el año pronosticado. Desde luego, si la empresa tiene costos fijos, no cambian cuando aumentan las ventas, lo que produce un incremento de las utilidades; si las ventas disminuyen, estos costos reducen las utilidades. La mejor manera de realizar un ajuste, debido a la presencia de costos fijos, cuando se utiliza un método simplificado en la preparación del estado de resultados presupuestado, consiste en dividir los costos y los gastos anteriores de la empresa en componentes fijos y variables, y efectuar el pronóstico usando esta relación. Cuando se usa un método simplificado para preparar el estado de resultados presupuestado, es aconsejable considerar primero la división de los costos y gastos en componentes fijos y variables.

Paso 2. Pronosticar el estado de posición financiera

Si las ventas van a aumentar, entonces sus activos también deben crecer. La compañía que estaba operando a la capacidad total, en cada cuenta de activo debe aumentar para que se apoye el nivel de ventas más alto: se necesitará más efectivo para las transacciones, las ventas más elevadas conducirán a cuentas por cobrar más altas, el inventario adicional se tendrá que almacenar, y se deberá agregar planta y equipo nuevos.

Además, si los activos van a aumentar sus obligaciones y capital contable también van a aumentar- los activos adicionales deben ser financiados de alguna forma. Los fondos generados espontáneamente serán proporcionados por las cuentas por pagar y por las acumulaciones. Por ejemplo conforme las ventas aumentan, también se elevarán las compras de las materias primas, y estas compras mayores conducirán espontáneamente a niveles más altos de cuentas por pagar. De modo similar, un nivel más elevado de operaciones requerirá de más mano de obra, mientras que las ventas más elevadas deberían dar lugar a un ingreso gravable mayor. En consecuencia, tanto los sueldos como los impuestos acumulados aumentarán. En general, estas cuentas de obligación espontáneas aumentarán a la misma tasa que las ventas.

Las utilidades retenidas también aumentarán, pero no a la misma tasa que las ventas: el nuevo Balance para las utilidades retenidas será el nivel antiguo más la adición a las utilidades retenidas, que se calculó en el paso 1. Así mismo, los pagarés, bonos a largo plazo. Acciones preferentes y acciones comunes no se elevarán espontáneamente con las ventas- en vez de ello, los niveles proyectados de estas cuentas dependerán de las decisiones de financiamiento que se examinarán más adelante.

En resumen, 1. Las ventas más altas deben estar respaldadas con activos adicionales, 2. Algunos aumentos de activos pueden ser financiados con aumentos espontáneos en las cuentas por pagar las acumulaciones y con las utilidades retenidas, y 3. cualquier elemento que falte se debe financiar con fuentes externas usando alguna combinación de deuda, acciones preferente y acciones comunes.

Dado que el estado financiero debe estar en equilibrio, que designamos como fondos adicionales requeridos (FAR). Los FAR se elevarán al tomar prestado del banco en forma de pagarés. Al emitir bonos a largo plazo o al vender acciones comunes nuevas.

Existen varios métodos simplificados para la preparación del estado de posición financiera proyectado. Probablemente, el mejor y más popular es el método de juicio, con el que se estiman de manera aproximada los valores de ciertas cuentas del estado y se calculan otros. El financiamiento externo de la empresa se utiliza como una cifra de equilibrio o de "ajuste".

Un valor positivo del "financiamiento externo requerido", significa que para apoyar el nivel de operación pronosticado, la empresa debe obtener fondos externos mediante un financiamiento de deuda y/o de capital contable. Una vez que se determina la forma de financiamiento, el estado presupuestado se modifica para reemplazar el "financiamiento externo requerido" con los incrementos planeados de las cuentas de la deuda y/o del capital contable. Un valor negativo del financiamiento externo requerido indica que el pronóstico de financiamiento de la empresa excede a sus necesidades. En este caso habría fondos disponibles para reembolsar la deuda, recomprar acciones o incrementar los dividendos. Una vez que se determinan las operaciones específicas, el "financiamiento externo requerido" se reemplaza en el estado presupuestado con las reducciones planeadas de las cuentas de la deuda y/o del capital contable.

Aunque aquí se destaca el método de juicio para preparar el estado, es importante reconocer que los analistas emplean este procedimiento sobre todo para estimar las necesidades de financiamiento de la empresa.

Es difícil pronosticar las diversas variables que participan en la preparación de los estados presupuestados. Se espera que los métodos simplificados para la preparación de estados financieros presupuestados sigan siendo populares; por tanto, es necesario comprender sus principales desventajas.

Las desventajas básicas de los métodos simplificados, radican en dos suposiciones. 1) que la condición financiera pasada de la empresa es un indicador exacto de su futuro y 2) que ciertas variables, como el efectivo, las cuentas por cobrar y los inventarios pueden asumir ciertos valores "deseados". Como la calidad de los estados depende de la calidad del modelo de pronóstico, los analistas dedican mucho tiempo a seleccionar los mejores modelos y suposiciones.

Además de calcular la cantidad de financiamiento externo que se necesita para apoyar un nivel específico de ventas, los estados presupuestados también proporcionan una base para analizar por adelantado el nivel de rentabilidad y el rendimiento financiero general de la empresa para el año siguiente. Con el uso de estados proyectados, tanto los gerentes de finanzas como los acreedores tienen la posibilidad de analizar las fuentes y los usos de efectivo de la empresa, así como los diversos aspectos del rendimiento (liquidez, actividad, deuda y rentabilidad). Las fuentes y los usos se evaluarán por medio de la preparación de un estado proyectado de los flujos de efectivo.

A partir del estado de resultados y del estado de posición financiera presupuestado, es posible calcular varias razones para evaluar el rendimiento.

Después de analizar los estados presupuestados, el gerente de finanzas toma las medidas necesarias para ajustar las operaciones planeadas y así lograr los objetivos financieros a corto plazo. Por ejemplo, si las utilidades proyectadas en el estado de resultados son demasiado bajas, podrían iniciarse diversas acciones para ofrecer precios atractivos o reducir los costos. Si el nivel proyectado de las cuentas por cobrar en el estado de posición financiera presupuestado es demasiado alto, un cambio en la política de crédito o cobranza podría evitar este resultado. Los estados presupuestados son por tanto, de importancia primordial para dar solidez a los planes financieros de la empresa para el año siguiente.

Preparar un estado de resultados proyectado usando tanto el método del porcentaje de ventas como la división de los costos y gastos en sus componentes fijos y variables. Un estado de resultados proyectado se prepara calculando las relaciones porcentuales pasadas que existen entre ciertas partidas de costos y gastos y las ventas de la empresa, y aplicando después estos porcentajes a los pronósticos. Como este procedimiento implica que todos los costos (o gastos) son variables, tiende a subestimar las utilidades cuando aumentan las ventas y a sobrestimarlas cuando disminuyen las ventas,. Este problema se evita dividiendo los costos y los gastos en componentes fijos y variables y usándolos para preparar el estado. En este caso, los componentes fijos del año más reciente permanecen sin cambios y los costos y gastos variables se pronostican con base en el porcentaje de ventas.

Con el método de juicio para preparar un estado de posición financiera presupuestado, los valores de ciertas cuentas del estado se estiman de manera aproximada y otros se calculan con base en su relación con las ventas. Cuando se aplica este método, el financiamiento externo de la empresa se utiliza como una cifra de equilibrio o de "ajuste".

Un valor positivo de "financiamiento externo requerido" significa que para apoyar su nivel pronosticado reoperaciones, la empresa debe reunir fondos externos; un valor negativo indica que existen fondos disponibles para reembolsar la deuda, recomparar acciones o incrementar los dividendos.

Paso 3. Obtener los fondos adicionales requeridos

El personal de finanzas adicionará la mezcla financiera en varios factores, incluyendo las estructura de capital meta de la empresa, el efecto de pedir prestado a corto plazo sobre su razón corriente, condiciones en los mercados de deuda y capital contable, y restricciones impuestas por acuerdos de deuda existentes.

Nuestros estados financieros proyectados están incompletos en un sentido- no reflejan el hecho de que se debe pagar interés sobre la deuda empleada para ayudar a financiar los FAR, y que se deben pagar dividendos sobre las acciones emitidas para obtener la parte de capital contable de FAR. Estos pagos disminuirían el ingreso neto y así las utilidades retenidas que se muestran en los estados proyectados. Podríamos tomar en cuenta estos "efectos de retroalimentación financiera" y haciendo ajustes ulteriores. Los ajustes no son difíciles, pero sí implican un poco de aritmética. En vista del hecho de que todos los datos se basan en pronósticos, y dado que los ajustes acrecientan sustancialmente al trabajo.

El presupuesto de efectivo ó pronóstico de efectivo, es un informe de las entradas y salidas de efectivo planeadas de la empresa que se utiliza para calcular sus requerimientos de efectivo a corto plazo, con particular atención a la planeación en vista de excedentes y faltantes de efectivo. Ofrece al gerente de finanzas una perspectiva clara del momento de las entradas y salidas de efectivo que espera tener la empresa durante un periodo específico.

La información necesaria para el proceso de planeación financiera a corto plazo, y por tanto, para cualquier presupuesto de efectivo, es el pronóstico de ventas. Que es la predicción de las ventas de la empresa correspondientes a un periodo específico, que proporciona el departamento de mercadotecnia al gerente de finanzas. El gerente de finanzas calcula los flujos de efectivo mensuales que resultan de las ventas proyectadas a de la disposición de fondos relacionada con la producción, el inventario y las ventas. El gerente determina también el nivel de activos fijos requeridos y la cantidad de financiamiento necesario, para apoyar el nivel pronosticado de producción y ventas.

Los ingresos de efectivo incluyen todas las entradas de efectivo una empresa que ocurren en un periodo financiero determinado. Los componentes más comunes de los ingresos de efectivo son las ventas en efectivo, las cuentas por cobrar y otros ingresos de efectivo. Esta cifra representa el total de todas las partidas de ingresos de efectivo, registradas para cada mes en el programa de ingresos de efectivo.

Desembolsos de efectivo, los desembolsos de efectivo incluyen todos los gastos en efectivo que realiza la empresa durante un periodo financiero. Los desembolsos de efectivo más comunes son:

• Compras en efectivo

• Liquidación de cuentas por pagar

• Pagos de arrendamiento

• Sueldos y salarios

• Pagos de impuestos

• Disposiciones de fondos para activos fijos

• Pagos de intereses

• Pagos de dividendos en efectivo

El flujo de efectivo neto de una empresa se calcula restando los desembolsos de efectivo de los ingresos de efectivo en cada periodo. Entonces, si se suman el efectivo inicial y el flujo de efectivo neto de la empresa, se obtiene el efectivo final de cada periodo. Por último si se resta el saldo de efectivo mínimo deseado del efectivo final, se obtiene el financiamiento total requerido o el saldo de efectivo excedente. Si el efectivo final es menor que el saldo de efectivo mínimo, se requiere financiamiento a corto plazo. Si el efectivo final es mayor que el saldo de efectivo mínimo, existe un efectivo excedente, se invertirá en un instrumento líquido, a corto plazo y que paga intereses, es decir, en valores negociables.

Además de cuidar la preparación de los pronósticos de ventas y de otros cálculos incluidos en el presupuesto de efectivo, existen dos formas de enfrentar la incertidumbre del presupuesto de efectivo. Una consiste en elaborar varios presupuestos de efectivo: uno basado en un pronóstico pesimista, otro basado en el pronóstico más probable y uno más, basado en un pronóstico optimista. A partir de esta gama de flujos de efectivo, el gerente de finanzas es capaz de determinar la cantidad de financiamiento necesario para afrontar la situación adversa. También debe proporcionar al gerente de finanzas una idea del riesgo de las alternativas, de tal manera que pueda tomar decisiones financieras a corto plazo más inteligentes.

II. DESPUÉS DE LA ELABORACIÓN DE ESTAS PROYECCIONES

Debemos continuar analizando los estados proyectados para determinar si el pronóstico cumple con las metas financieras de la empresa, tal como se establece en el plan financiero de cinco años, por ejemplo, si los estados no satisfacen las metas, entonces los elementos del pronóstico se deben cambiar.

La elaboración de pronósticos es un proceso iterativo, tanto en la forma como los estados financieros son generados, como en la forma en que se desarrolla el plan financiero. Para propósitos de planeación, el personal financiero desarrolla un pronóstico preliminar basado en una continuación de las políticas y tendencias del pasado. Esto proporciona un punto de partida, o pronóstico de "línea base". Posteriormente, el modelo se modifica para ver que efectos tendrían los planes de operación alternativos sobre las utilidades y la posición financiera de la empresa. Esto da lugar a un pronóstico revisado. Entonces se examinan los planes de operación alternativos bajo diferentes escenarios de crecimiento de las ventas, y el modelo se usa para evaluar las decisiones tanto de política de dividendos como de estructura de capital.

El modelo también se puede usar para analizar políticas alternativas de capital de trabajo– es decir, para ver los efectos de los cambios en la administración de efectivo, política de crédito, política de inventario, y el uso de diferentes tipos de crédito a corto plazo. Examinaremos la política de capital de trabajo dentro del modelo financiero de la compañía en los siguientes capítulos, pero en lo que queda de este, consideraremos algunos otros aspectos el proceso de pronóstico financiero.

III. La fórmula FAR

La mayoría de las empresas pronostican sus requerimientos de capital al construir estados de resultados y el estado de posición financiera presupuestado como se describen a continuación. Sin embargo, cuando se espera que las razones permanezcan constantes la siguiente fórmula es útil a veces para pronosticar requerimientos financieros:

Fondos Aumento Aumento Aumento en

Adicionales = requerido en – espontáneo en – utilidades

Requeridos activos obligaciones retenidas

FAR = (A# / Vo) V – (P# /Vo ) v – MV (1- d) (14-1)

FAR = Fondos adicionales requeridos.

A# = Activos que están directamente vinculados a las ventas, de aquí que deben de aumentar si las ventas deben de aumentar, obsérvese que A denota activos totales y A# denota aquellos activos que deben aumentar si las ventas van a aumentar. Cuando la empresa está operando a toda su capacidad, como es el caso aquí, A# = A. A menudo, sin embargo, A# y A no son iguales y la ecuación se bebe modificar o de otro modo se debe usar el método de estado financiero proyectado.

Vo = Ventas durante el año pasado.

A# / Vo = Relación porcentual de activos requeridos a ventas, que muestra el aumento en pesos requerido de los activos por un dólar de aumento en las ventas.

P# = Obligaciones que aumentan espontáneamente. P# es normalmente mucho menor que las obligaciones totales (P).

P# / V o = Obligaciones que aumentan espontáneamente como un porcentaje de las ventas o es el financiamiento generado P# / V o espontáneamente por un peso de aumento en las ventas.

V1 = Ventas totales proyectadas para el año siguiente.

(V = Cambio en ventas = V -Vo .

M = Margen de utilidades, o utilidades por un peso de ventas.

d = Porcentaje de las utilidades pagadas como dividendos comunes, o la razón de pago de dividendos.

En la fórmula están implícitas las suposiciones 1) de que cada partida de activos debe aumentar en proporción directa en a los aumentos en ventas, 2) que las cuentas por pagar y las acumulaciones también crecen a la misma tasa que las ventas, y 3) que el margen de utilidades es constante. Obviamente, estas suposiciones no siempre se sostienen de modo que la fórmula no siempre produce resultados confiables. Por tanto, la fórmula se usa principalmente para obtener un pronóstico de inventario pero efectivo de los requerimientos financieros, y como complemento de los estados financieros proyectados.

Relaciones entre crecimiento de las ventas y requerimientos financieros

Mientras más rápida sea la tasa de crecimiento de las ventas, mayor será su necesidad de financiamiento adicional.

1. Factibilidad financiera. A tasa de crecimiento bajas, no necesita financiamiento externo, e incluso genera superávit en efectivo. Mientras más rápida sea la tasa de crecimiento, mayor será el requerimiento de capital. Si la gerencia pronostica dificultades para obtener el capital requerido, debería considerar la factibilidad de los planes de expansión.

2. Efecto de la política de dividendos sobre las necesidades financieras. La política de dividendos como tal como se refleja en la razón de pagos también afecta los requerimientos de capital externo –mientras más alta sea la razón de pagos, más pequeña será la visión a utilidades retenidas, y por ende mayor será la necesidad de capital externo. Por tanto, si se pronostican dificultades para obtener capital, debería reducir la razón de pagos de dividendos. Esto haría disminuir la línea lo cual indica menores requerimientos de capital externo a todas las tasas de crecimiento de ventas. Sin embargo, antes de modificar su política d dividendos, la gerencia debería considerar los efectos de esta decisión sobre el precio de la acción.

3. Intensidad del capital. La cantidad de activos requeridos por peso de ventas A * No en la ecuación, suele denominarse la razón de intensidad del capital. Esta razón tiene un efecto principal sobre los requerimientos de capital. Si la razón de intensidad de capital es baja, las ventas pueden crecer rápidamente sin mucho capital externo. Sin embargo, si la empresa es de capital intensivo, incluso un crecimiento pequeño en la producción requerirá de una gran cantidad de capital externo nuevo.

4. Margen de utilidad. El margen de utilidad, M, es también un determinante importante de la ecuación de fondos requeridos- mientras más alto sea el margen, más bajos serán los requerimientos de fondos. En términos de la gráfica, un aumento en el margen de utilidades haría que la línea se desplazara hacia abajo, y esta curvatura también se haría menos pronunciada. Debido a la relación entre los márgenes de utilidades y los requerimientos de capital adicional, algunas empresas que crecen muy rápidamente no necesitan mucho capital externo. Por ejemplo, durante muchos años Xerox creció a una tasa rápida con muy pocos préstamos o venta de acciones. Sin embargo cuando la compañía perdió protección de patente y conforme la competencia se intensificaba en la industria de las copiadoras, el margen de la utilidad de Xerox declinó y sus necesidades de capital externo se elevaron, y empezó a tomar prestado de bancos y otras fuentes.

Tanto la fórmula FAR como el método de estados financieros proyectados presuponen que las razones de los activos y obligaciones con las ventas (A* No y P* No) permanecen constantes en el tiempo. Esto a su vez, requiere de la premisa de que cada inciso "espontaneo" de activo y obligación aumente a la misma tasa que las ventas. La suposición de razones constantes y crecimientos idénticos es apropiada en cierto tiempo, pero hay tiempo cuando es incorrecta. Estas tres situaciones se describen en las secciones siguientes.

Hay economías de escala en el uso de muchos tipos de activos, y cuando las economías ocurren, las razones son propensas a cambiar con el tiempo a medida que el tamaño de la empresa aumenta. Por ejemplo, las empresas a menudo necesitan mantener inventarios base de diferente artículos, incluso si las ventas actuales son muy bajas. Conforme las ventas aumentan, los inventarios crecen con menos rapidez que las ventas, de modo que la razón de inventarios a ventas (I/V) declina.

La relación utilizada para ilustrar las economías de escala es lineal, pero a menudo existen relaciones no lineales. De hecho, si la empresa usa un popular modelo para establecer niveles de inventario ( el modelo EOQ), sus inventarios se elevarán con la raíz cuadrada de las ventas.

En muchas industrias, las consideraciones tecnológicas dictan que para que una empresa sea competitiva, debe agregar activos fijos en unidades grandes y discretas; tales activos se conocen a menudo como activos acumulados. Los activos acumulados tienen un efecto principal sobre la razón activos fijos/ventas (AF/V) en diferentes niveles de ventas y, en consecuencia, sobre los requerimientos financieros.

IV. OTRAS TÉCNICAS PARA PROYECTAR

Regresión Lineal simple

Si suponemos que la relación entre un cierto tipo de activo y las ventas es lineal, entonces podemos usar las técnicas de regresión lineal simple para estimar los requerimientos de ese tipo de activo para cualquier aumento dado en las ventas. Obsérvese también que cuando existe capacidad ociosa, las ventas pueden crecer a la capacidad de producción de la planta, como se determinó anteriormente, sin ningún incremento en activos fijos, pero las ventas por arriba de ese nivel requerirán de adiciones de activos fijos. La misma situación ocurriría en lo tocante a inventarios, y las adiciones requeridas se determinarían de la misma forma para los activos fijos. Teóricamente, la misma situación podría ocurrir con otros tipos de activos, pero como una cuestión práctica, normalmente existe capacidad en exceso u ociosa principalmente en lo tocante a activos fijos e inventarios.

Así pues podemos concluir que:

• La gerencia establece una hoja de estado de posición financiera meta con base en el análisis de razones financieras.

• El pronóstico financiero suele iniciarse con un pronóstico de las ventas de la empresa, tanto de unidades como de dólares, para cierto periodo futuro.

• El método de los estados financieros proyectados y el método de la fórmula se usan para pronosticar los requerimientos financieros.

• Una empresa puede determinar sus fondos adicionales requeridos (FAR) mediante una estimación de la cantidad de activos nuevos necesaria para respaldar el nivel pronosticado de ventas, y luego restar de esa cantidad los fondos espontáneos que se generarán de la operaciones. La empresa planea entonces elevar el FAR a través de préstamos bancarios, emisión de acciones o ambas cosas.

• Mientras más alta sea la tasa de crecimiento de las ventas de una empresa, mayor será su necesidad de financiamiento adicional. De modo parecido, mientras más grande sea la razón de pago de dividendos de la empresa, mayor será su necesidad de fondos adicionales.

• Se deben hacer ajustes si existen economías de escala en el uso de los activos, si existe capacidad ociosa o si los activos se deben agregar en incrementos acumulados.

• Se puede usar la regresión lineal y ajustes por exceso de capacidad ociosa para pronosticar los requerimientos de activos cuando no cabe esperar que éstos crezcan a la misma tasa de las ventas.

El tipo de pronóstico descrito es importante por varias razones.

• Primero, si los resultados de operación proyectados son insatisfactorios, la gerencia puede "regresar al borrador", reformular sus planes y desarrollar metas más razonables para el año entrante.

• Segundo, es posible que los fondos requeridos para cumplir con el pronóstico de ventas sencillamente no se puedan obtener; de ser así, obviamente será mejor saberlo con antelación y reducir la escala del nivel proyectado de operaciones que quedarse de pronto sin efectivo y detener las operaciones.

• Tercero, aun si es posible obtener los fondos necesarios, es deseable planear su adquisición con la suficiente antelación.