Propuesta para mejorar el plan de gestión y control de documentos en el área archivo técnico de Fibranova (PPT)

INTRODUCCIÓN El siguiente proyecto busca diagnosticar y generar propuestas en cuanto al proceso que se lleva a cabo en el Área de Archivo Técnico de la Subgerencia del Departamento de Mantenimiento, en la empresa FIBRANOVA C.A, quienes detectaron la necesidad de organizar y establecer un procedimiento de consulta y préstamo de documentos, el cual es de suma importancia para el área, puesto que tiene como objetivo principal satisfacer de manera eficaz, oportuna y con servicio de calidad las necesidades de información de sus usuarios.

LA EMPRESA Masisa Venezuela es una empresa dedicada a la producción maderera en Latinoamérica reconociendo el desarrollo sustentable como el marco de sus operaciones, optimizando el uso de los recursos humanos, materiales y económicos. Todas las actividades realizadas por la empresa son planificadas y coordinadas con el esfuerzo de todas las áreas, elaborando productos de calidad, asegurando el liderazgo de Masisa en el mercado tanto interno como externo. La empresa Masisa Venezuela es un conjunto de cuatro empresas (Terranova, Andinos, Oxinova y FIBRANOVA) que se formaron para crear una sola corporación llamada Grupo Masisa Venezuela.

LA EMPRESA Llevar diseño, desempeño y sustentabilidad para la creación de cada mueble y espacio interior en Latinoamérica. MISIÓN VISIÓN Conquistar la preferencia de los clientes siendo la marca más innovadora, sustentable y confiable de la industria de tableros de fibra y partículas de madera, maximizando la creación de valor económico, social y ambiental.

LA EMPRESA ESTRUCTURA ORGANIZATIVA

EL PROBLEMA La Subgerencia de Mantenimiento e Ingeniería cuenta con un Área de Archivo Técnico, ubicado en el edificio administrativo II, donde se encuentran almacenados documentos de equipos, manuales de procedimientos referentes al proceso productivo de planta y planos tanto de estructuras como de maquinarias.   Actualmente, esa área no cuenta con una persona encargada, lo que dificulta el acceso a dichos documentos y la efectividad de trabajo al momento de ubicar información para el mantenimiento preventivo, predictivo o correctivo de equipos. Por otra parte, el procedimiento de consulta y préstamo de material del área archivo técnico no se encuentra establecido y por ende, no existe una metodología para ambos casos.   Por tal motivo, surge la necesidad apremiante de proponer la estandarización de las instrucciones y normas que regirán las actividades que debe cumplir el área en su proceso de gestión y control de documentos.

EL PROBLEMA Proponer mejoras al plan de gestión y control de documentos en el Área Archivo Técnico de FIBRANOVA C.A. OBJETIVO GENERAL

EL PROBLEMA Diagnosticar las operaciones que se realizan en las diferentes áreas de la empresa. Crear normas e instrucciones internas en el área, en cuanto al resguardo, préstamo, consulta y atención al usuario. Elaborar una metodología que permita controlar y mantener la organización e identificación del archivo. Elaborar un plan de mejora continua, que coadyuve a la gestión y control de documentos. Elaborar una base de datos de los archivos existentes. OBJETIVOS ESPECÍFICOS

DISEÑO METODOLÓGICO TIPO DE INVESTIGACIÓN DISEÑO DE LAINVESTIGACIÓN Esta investigación implica un diseño de campo, ya que se tiene contacto directo con las personas involucradas en el proyecto orientado a proporcionar respuestas o soluciones a problemas planteados en una determinada realidad de carácter organizacional.

DISEÑO METODOLÓGICO POBLACIÓN MUESTRA Archivos digitales Manuales de maquinaria de todas las líneas de producción. Planos de maquinaria y estructuras Bitácoras de proyectos generados después de la planta matriz Planos de maquinaria y estructuras. Manuales de maquinaria de todas las líneas de producción. Bitácoras de proyectos generados después de la planta matriz. PROCEDIMIENTO Los pasos para la mejora de procedimiento de atención al usuario, consulta, préstamo de documentos y organización de estos se presentan de manera estructurada siguiendo los objetivos y al plan de trabajo establecido para la realización de los mismos, por lo que se hace de acuerdo a lo siguiente:

DISEÑO METODOLÓGICO

DISEÑO METODOLÓGICO (Gp:) 4 (Gp:) Se realiza el diagrama de flujo del procedimiento actual para atención al usuario, consulta y préstamo de archivos, para así tener una mejor visualización de este y hacer la inclusión de la mejora propuesta del mismo. (Gp:) 5 (Gp:) Para solventar la situación que presenta actualmente la empresa FIBRANOVA C.A en el Área Archivo Técnico, se aplicará la metodología de los siete pasos para la mejora continua. (Gp:) 6 Se efectúa el inventario de las carpetas en el área archivo técnico, para así saber que documentos se encuentran resguardados, si existen duplicados y que archivos se pueden eliminar. Con esto se realiza la base de datos, que posteriormente ayudará a visualizar de manera más rápida la localización de las carpetas y la forma en la que están organizadas.

SITUACIÓN ACTUAL El Área Archivo Técnico cuenta con un proceso general de control y gestión de documentos, del cual se desglosan subprocesos que son los siguientes: resguardo, préstamo, consulta y atención al usuario. La mayoría de los procesos que se realizan en esta área no se ejecutan como corresponde, debido a la falta de documentación que permita abordar sus actividades con una misma metodología.   El orden y clasificación de las carpetas no está estructurado y la codificación no es homogénea, debido a que muchos documentos se han extraviado, son requeridos por los usuarios y no son devueltos por los mismos, en algunos casos hay duplicidad de archivos y así mismo se pudo notar la presencia de documentos que no deberían estar almacenados en el área por pertenecer al departamento administrativo.

SITUACIÓN ACTUAL AGRUPACIÓN DE CAUSAS

SITUACIÓN ACTUAL MATRIZ FODA

SITUACIÓN ACTUAL DIAGRAMA DE FLUJO DE PROCESO

ANÁLISIS Y RESULTADOS DIAGRAMA CAUSA – EFECTO Métodos Existe un descontrol en la consulta y préstamo de documentos, esto se genera por no tener normativas y procedimientos establecidos. Mano de Obra   No hay una persona encargada del área, por ende hay tardanza para atender al usuario. Materiales   Las carpetas no se encuentran bien distribuidas en el área debido al poco espacio Máquinas o Equipos En cuanto a la copiadora de planos, pocos son los usuarios que conocen las funciones de esta, por ende la misma tiende a fallar y genera retrasos al momento de necesitar un plano para algún mantenimiento. Medio Ambiente Espacio insuficiente para almacenar el gran número de carpetas existentes.

ANÁLISIS Y RESULTADOS ESTRATEGIAS MATRIZ FODA

ANÁLISIS Y RESULTADOS DIAGRAMA DE FLUJO DE PROCESO PROPUESTO

ANÁLISIS Y RESULTADOS PASOS DE MEJORA CONTINUA 1ero Seleccionar oportunidad de mejora:   Se realizó el diagrama de caracterización, el cual tiene como objetivo funcional gestionar y resguardar la documentación técnica, así como garantizar la organización y conservación de estos, mediante la recepción, consulta y préstamo de documentos, a fin de satisfacer las necesidades de información de los proyectos asociados al mantenimiento preventivo, predictivo, correcto y a las mejoras de estructuras y planta.

ANÁLISIS Y RESULTADOS 2do Clarificar, cuantificar y dividir:

ANÁLISIS Y RESULTADOS 3ero Análisis de causas: Ausencia de normas y procedimientos Falta de planificación Poca capacidad de mantener el orden por parte de los usuarios   Mala distribución de las carpetas Estantería inadecuada Señalización inexistente en los estantes Falta de organización Manejo inadecuado de las carpetas Falta de personal encargado   Tamaño insuficiente del almacén Poco espacio de almacenamiento Distribución incorrecta del espacio TORMENTA DE IDEAS

ANÁLISIS Y RESULTADOS 4to Establecer nivel exigido:   Atender de manera eficiente y rápida a los usuarios. Los estantes deben estar identificados. Área ordenada y limpia. Existencia de una unidad de control de inventario. Contar con normas y procedimientos formales. Los usuarios del archivo técnico deben estar comprometidos con este. Existencia de una base de datos. Inclusión de base de datos en el sistema SAP. Para toda empresa lo más importante o su fin es satisfacer las expectativas de sus usuarios. Por lo tanto para lograrlo debe funcionar de la siguiente manera:

ANÁLISIS Y RESULTADOS 5to Generar y programar soluciones:   Hacer un inventario de todas las carpetas existentes en el archivo técnico. Crear las normas necesarias para mantener el adecuado funcionamiento del área. Realizar una ampliación del área de archivo técnico. Determinar en base a las carpetas que se encuentran sin ubicación fija de estantes, las necesidades reales de espacio y de estanterías para almacenar adecuadamente las mismas. Para las estanterías y carpetas diseñar e imprimir etiquetas autoadhesivas que permitan identificarlas. Destruir planos con revisiones anteriores a las actuales. Digitalización de las carpetas e inclusión en el sistema SAP. Elaboración de formularios para el control de préstamos de documentos. Colocar una persona encargada del área.

ANÁLISIS Y RESULTADOS 6to Verificar soluciones: Por cuestión de tiempo para solventar el problema descrito se llevó a cabo el plan de acción en el siguiente orden:   Se hizo un inventario de todas las carpetas existentes en el archivo técnico. Se crearon las normas necesarias para mantener el adecuado funcionamiento del área. Se colocaron las etiquetas autoadhesivas en los estantes y carpetas para poder identificarlas. Se elaboraron formularios para el control de préstamos de documentos.

La subgerencia de mantenimiento e ingeniería debe hacerle seguimiento al método de trabajo para constatar: El personal este cumpliendo a cabalidad con sus funciones. Se respeten las normas establecidas para mantener el orden del área. El hacer llegar de buena manera la implantación del nuevo método de trabajo a los usuarios, ya que en muchos casos estos no son aceptados y asimilados de manera rápida y efectiva. Que los usuarios pongan en práctica a la brevedad posible la implantación del nuevo método de trabajo, ya que esto implicaría adaptarse y adiestrarse en el mismo. Visualizar si los resultados obtenidos con los cambios efectuados son los esperados por la empresa y si garantizan la mejora continua del área. ANÁLISIS Y RESULTADOS   7mo Establecer acciones de garantía:

No existe un control sobre los préstamos de documentos, debido a esto se propone la elaboración de un formulario para el Control de Préstamos de Documentos. Con la elaboración del formulario, se registrará y se controlará los préstamos, con el fin de determinar la ubicación del documento, el tiempo establecido de permanencia fuera del Área de Archivo Técnico y el responsable de su respectivo préstamo. ANÁLISIS Y RESULTADOS PROPUESTA ELABORACIÓN DE FORMULARIOS

Normas   El Área de Archivo Técnico, debe recibir, resguardar, permitir consulta y préstamo de los documentos técnicos correspondientes a la gestión interna y/o externa de la empresa FIBRANOVA C.A. El usuario debe solicitar al encargado la reproducción del documento que necesite. El área debe permanecer limpia y en orden. No ingresar al área con bebidas y/o comidas. No despegar las etiquetas de las carpetas. ANÁLISIS Y RESULTADOS PROPUESTA NORMAS E INSTRUCCIONES

Instrucciones   Recepción de documentos   El personal del Área de Archivo Técnico, deberá cotejar todos los documentos que ingresen, para verificar el destino y los datos de origen del proveedor que la remite y asunto correspondiente.   El Área de Archivo Técnico codifica el documento y anexa a la base de datos.   Conservación de documentos   Se abrirán tantas carpetas como sean necesarias, para no forzar su capacidad.   Se utilizarán el material de oficina idóneo para garantizar la perdurabilidad de los documentos. ANÁLISIS Y RESULTADOS PROPUESTA NORMAS E INSTRUCCIONES

Instrucciones   Recepción de documentos   El personal del Área de Archivo Técnico, deberá cotejar todos los documentos que ingresen, para verificar el destino y los datos de origen del proveedor que la remite y asunto correspondiente.   El Área de Archivo Técnico codifica el documento y anexa a la base de datos.   ANÁLISIS Y RESULTADOS PROPUESTA NORMAS E INSTRUCCIONES Conservación de documentos   Se abrirán tantas carpetas como sean necesarias, para no forzar su capacidad.   Se utilizarán el material de oficina idóneo para garantizar la perdurabilidad de los documentos.  

Consulta y préstamo de documentos   Los usuarios deben regresar las carpetas prestadas al Área de Archivo Técnico. El tiempo de préstamo no debe ser superior a cinco (5) días hábiles. En caso de necesitar más tiempo la carpeta, el usuario puede renovar el préstamo hasta por cinco (5) días hábiles más. Vencido el plazo, el Área de Archivo Técnico deberá hacer exigible la devolución inmediata. El encargado verificará que la carpeta consultada no muestre señales de haber sufrido alteración alguna, mediante revisión. Una vez revisada la carpeta devuelta por el usuario, se encuentra que el documento sufrió una pérdida o alteración, se reportará por escrito al jefe del departamento sobre esta situación, a fin de que realice las acciones pertinentes. Si el usuario no regresa la carpeta, le será enviado un correo notificándole que debe regresar el documento, en última instancia serán publicados los morosos en los muros informativos.   ANÁLISIS Y RESULTADOS PROPUESTA NORMAS E INSTRUCCIONES

Actualmente existen una cantidad de documentos, que no están digitalizados, y otros duplicados dentro del archivo, por lo que se elaboró una base de datos que permite registrar la totalidad de las carpetas físicas que se resguardan en la sala, a fin de automatizar el Área de Archivo Técnico.   Con esta base de datos se pudo conocer la cantidad de carpetas existentes y faltantes a la vez, de acuerdo a un listado previo y a las solicitudes que han realizado los usuarios.     ANÁLISIS Y RESULTADOS ELABORACIÓN BASE DE DATOS

  Con la elaboración del Diagrama Causa – Efecto, fue viable conocer las posibles causas que inciden de manera directa en el desempeño de la consulta y préstamo de documentos que se lleva a cabo en el Área de Archivo Técnico, tomando como las más relevantes el método, la mano de obra, las maquinas o equipos, el medio ambiente y los materiales.              CONCLUSIONES     A través de la Matriz FODA se obtuvo un diagnóstico preciso de la situación actual del Área de Archivo Técnico, lo que permitió diseñar estrategias para tomar decisiones afines de objetivos y metas planteadas.                 Se realizaron procedimientos y normativas que estipulan como de realizarse la consulta de documentos, los formularios a llenar, la cantidad de días hábiles para el préstamo de carpetas, el orden en que debe permanecer la sala y el compromiso del personal para conservar el buen manejo del Área de Archivo Técnico o en su defecto el mejoramiento continuo del servicio.             1 2 3

  Al elaborar el diagrama de flujo de proceso actual, ayudó a determinar más claramente los cursos de acción a seguir y el personal involucrado. Al mismo tiempo, que ofrece un nivel de detalle mayor que un procedimiento general.                 CONCLUSIONES   Se realizó un análisis de los siete pasos de mejora continua en cuanto al procedimiento que se lleva a cabo en el Área de Archivo Técnico, con esto se logra transmitir de forma sencilla y explícita, la forma en que se vienen desempeñando las actividades en la sala.                   Se elaboró una base de datos con motivo de conocer la cantidad de carpetas existentes en la sala e identificar su contenido, de esta manera se facilita la búsqueda de documentos.                  Es inminente la implementación del plan de mejora de gestión y control de documentos para evitar:   La pérdida de información que se genera cada día. La demora en encontrar la información necesaria de los equipos, al momento de cumplir con las paradas programadas o resolver alguna falla.               4 5 7 6

  Implementar las estrategias recomendadas en la Matriz FODA, comenzando en el corto plazo con las FA, con la finalidad de reducir los problemas y por ende aumentar la eficacia, la eficiencia y la satisfacción del trabajo.                          RECOMENDACIONES     Implementar los Procedimientos y normativas, de forma que se estandarice la rutina del trabajo empleado por el Área de Archivo Técnico.                               Distribuir el Procedimiento de consulta y préstamo de documentos a todo el personal directamente relacionado al mantenimiento preventivo, predictivo, correctivo y a las modificaciones estructurales y de planta, involucrados con el proceso que lleva a cabo en el Área de Archivo Técnico, de este modo minimizar la Incertidumbre existente sobre la metodología de trabajo aplicada.                               Colocar una computadora en el Área de Archivo Técnico que contenga la base de datos de las carpetas en físico resguardadas en la sala para automatizar la búsqueda de las carpetas.                         1 2 3 4

  Realizar revisiones periódicas a las documentaciones del área (Planos, Manuales, Formularios, entre otros), para mantener el mejoramiento continuo característico del control y gestión de documentos.                               RECOMENDACIONES   Asignar un encargado del Área de Archivo Técnico, de esta manera se agiliza la búsqueda de carpetas y se mantiene el orden de ellas en la sala.                       Considerar la adquisición de software para el control de documentos y de mobiliario que permita un mejor aprovechamiento del área existente o en su defecto agilizar el cambio de instalación para una mejor distribución del área y de esta manera permita almacenar más documentos.                         5 7 6