El Plan y Manual de Cuentas se organiza, de acuerdo al prestador de servicio público, en tres niveles de detalle, de manera que el Ente Regulador cuente con información adecuada para cumplir su función, :
Ejemplo 1. Clase de Actividad 2. Cuentas 3. Sub-Cuentas Plan y Manual de Cuentas Organización de las Cuentas
Por cada Actividad corresponde un dato contable que se organiza en Cuentas y Subcuentas, mediante la codificación de las partidas de naturaleza homogénea, agrupadas por rubros de significatividad económica.
– Cuentas de Activo – Cuentas de Pasivo – Cuentas de Patrimonio Neto – Cuentas de Resultado ingresos egresos Plan y Manual de Cuentas Codificación
Balance tipo de Contabilidad Regulatoria
SubPorque la empresa solicita recomposición de tarifas y necesita justificarla. Porque se requieren nuevas inversiones y para ello fuentes de financiación. Porque se pueden realizar análisis de subsidios cruzados entre zonas.
Plan y Manual de CuentasEstructura y gastos de la empresa I ¿Por qué es importante determinar esa estructura? Definición La estructura de costos es aquella que intenta reflejar en qué se gasta el dinero que ingresa a la organización.
Plan y Manual de CuentasEstructura y gastos de la empresa II Las partidas de Egresos forman parte integrante del Estado de Resultados y representan los Costos y Gastos generados por la prestación del servicio público, segregando los incurridos en la prestación de los servicios no regulados. EGRESOS El Concesionario deberá clasificar los costos de acuerdo a patrones de comportamiento, actividades y procesos con los cuales se relacionan los servicios, dependiendo del tipo de medición que desea. Los mismos se pueden acumular por cuentas, trabajos, procesos, productos o servicios, u otro segmento del negocio. Costos
SubCostos Computables, condiciones: a. Ser imprescindibles para cumplimentar el servicio objeto de la concesión. b. Ser admitidos en los cálculos para determinar el monto de la tarifa del servicio. Costos NO Computables, condiciones: a. No cumplen requisitos de Costos Computables. Plan y Manual de CuentasEstructura y gastos de la empresa III Costos computables y no computables
Identificación de Actividades como conjunto de tareas ejecutadas con el fin de prestar un servicio Actividades de Costo: relacionadas con generación de ingresos Actividades de Gasto: erogaciones no vinculadas directamente con el ingreso de ninguna actividad Identificación de Procesos Acumulación de erogaciones apropiadas a través de diferentes fases dentro de cada Actividad (por ej. en agua: producción, transporte, distribución, etc.) Plan y Manual de Cuentas Costos y gastos operativos El Sistema de Contabilidad Regulatoria basa su costeo operativo de explotación en: Actividades y Procesos, es decir en ABC Costing No en productos y servicios ya que son considerados como los resultantes de un conjunto de procesos o actividades
Método de Costos Basados en Actividades (ABC Costing)
Mide el costo y desempeño de las actividades, fundamentado en el uso de recursos
Propende a la correcta relación de los Gastos Indirectos de Producción y Administración con un producto, servicio o actividad específicos, mediante una adecuada identificación de aquellas actividades y la utilización de bases de asignación (“drivers”)
Permite una mayor exactitud en la asignación de los costos de las empresas y permite la visión de las mismas por actividad Plan y Manual de Cuentas Costos y gastos operativos
Establecer bases de distribución de gastos comunes de Operación Definir bases de distribución de gastos de Áreas Centrales asignándolos a procesos Desagregar las ventas de todos los conceptos por servicios Desagregar el impago por servicio, régimen, categoría, etc. Sustituir informes actuales con los reportes del Sistema de Contabilidad Regulatoria Completar el proyecto del Sistema de Contabilidad Regulatoria con los recursos existentes en paralelo con las tareas actuales (Pruebas Piloto) Lograr un consenso tal que permita contar con una importante herramienta de lectura homogénea y comprensible para las partes Plan y Manual de Cuentas Criterios a definir
Análisis Funcional En esta etapa se analizan los puntos complejos del sistema primario y/o subsistemas que interactuan entre si. Este análisis se aplica por igual a grandes y pequeñas empresas prestadoras, variando solamente la profundidad y esfuerzo asociado a la tarea. Análisis Técnico Con el fin de comprender la situación actual de la empresa prestadora del servicio desde el punto de vista de las herramientas informáticas, se debe realizar un análisis técnico teniendo en cuenta los componentes o módulos informáticos y la integración de los mismos. Limitaciones del Sistema Debido a la complejidad de los sistemas contables, se deberá analizar en detalle los cambios solicitados al mismo.
Análisis del Sistema Informático en el Regulado
Identificación de las necesidades
Es el primer paso del análisis del sistema, en este proceso se identifican las metas globales, se analizan las perspectivas, sus necesidades y requerimientos, sobre la planificación temporal y otros puntos que puedan ayudar a la identificación y desarrollo del proyecto.
Requisitos del Usuario (Único o Global) y del entorno Comprensión del diseño Estudio de viabilidad de la aplicación Definición lógica de la aplicación (analizar la metodología elegida y el objetivo buscado) Diseño del programa (analizar la sencillez y modularidad) Análisis del Sistema Informático en el Regulador
Una compañía en proceso de gestión = factores limitantes para la implementación Cambiar o modificar el Plan de Cuentas existente por Plan de Cuentas Regulatorias NUEVO implica gran esfuerzo e inversión con riesgo cierto sobre la operatividad de la empresa regulada Algunos elementos son de implementación inmediata otros requieren proceso de diseño + prueba + implementación Mayores problemas en temas de recaudación y actividades descentralizadas Factores Limitantes de la Implementación en el Regulado Implementación en el Regulado I
Resultados de la Implementación en el Regulado
Por lo expuesto anteriormente, la Contabilidad Regulatoria debe implementarse en forma gradual, ya que en la mayoria de los casos revisados, las empresas cuentan con sistemas rigidos y complejos en su arquitectura, en los cuales se deben realizar cambios de suma importancia y no deben afectar su operatoria normal.
También se debe prever el impacto que el proyecto tendrá en la cultura de trabajo del regulado y el regulador a fin de anticiparse a los efectos no deseados y realizar a tiempo las correcciones necesarias.
Implementación en el Regulado II
Etapas a cumplir para la implementacion del Sistema Informatico en el Regulador
Fase de Prueba: La fase de prueba es crucial para determinar que los requerimientos han sido satisfechos y que el sistema se comporta como se anticipaba. Revisar todos los resultados de pruebas en paralelo para comprobar su exactitud. Verificar la seguridad. Fase de Implementación: Esta fase se inicia solo después de una exitosa fase de prueba. Debe tenerse precaución al transferir un nuevo sistema a situación de producción. Verificar toda la conversión de datos para asegurarse de que es correcta y esta completa antes de implementar en producción al nuevo sistema. Fase de Post-Implementacion: Luego que el nuevo sistema ha estado operando (en un plazo aceptable), determinar si el programa ha logrado los requerimientos de los objetivos.
Implementación en el Regulador I
Principales ventajas del Sistema Informatico
Software Flexible El sistema ha sido desarrollado para el entorno de intranet
Informacion confiable Toda la informacion se concentra y se entrega al usuario de una sola fuente, con esto se evita la duplicidad de informacion y la inconsistencia de datos.
Capacidad de exportar datos Se puede exportar informacion a Planillas de Calculo para procesar datos en forma individual o realizar calculos sobre el mismo informe.
Seguridad en la entrega de informacion simultanea a los usuarios. Implementación en el Regulador II
Actividades reguladas y no reguladas
Las Transportistas realizan actividades enmarcadas en el objeto social establecido en sus respectivos estatutos societarios, en sus contratos de concesión y en las disposiciones legales, normativas y reglamentarias del marco regulatorio eléctrico.
Estas actividades pueden ser partes, emerger o estar directamente vinculadas con el servicio público concesionado, o bien tener con el mismo una vinculación más indirecta. Empresas Transportistas de Energia Eléctrica
A su vez, la remuneración de tales actividades puede estar fijada en el cuadro tarifario, en otras disposiciones de la concesión, surgir de disposiciones reglamentarias o regulatorias específicas, o ser fruto de mecanismos de mercado mediante la libre participación en convenios, acuerdos o concursos.
Con lo cual, la clasificación resumida de las actividades quedará conformada así: Empresas Transportistas de Energia Eléctrica
Costos y Gastos Regulados Directos o Computables. Se definen como gastos regulados computables aquéllos que cumplen simultáneamente las siguientes condiciones:
Ser imprescindibles para cumplimentar el servicio objeto de la concesión. Ser admitidos en los cálculos para determinar el monto de la tarifa del servicio.
Los costos y gastos directos deben discriminarse según su vinculación con actividades reguladas y con las actividades no reguladas. La asignación a actividades no reguladas debe ser en función de parámetros razonablemente objetivos: costos de mantenimiento de activos físicos de uso múltiple (dedicados a los dos tipos de actividades), en la medida en que éstos fueron utilizados en la prestación de servicios y realización de actividades no reguladas, según hojas de costos, resúmenes de utilización de equipos u otros elementos de juicio Empresas Transportistas de Energia Eléctrica
Costos y Gastos Indirectos Estos costos y gastos, referidos a la estructura que puede considerarse, como no directamente productiva, incluye organizaciones centrales, de dirección, administración y eventualmente comercialización. Resulta evidente que estos costos y gastos indirectos se vinculan con la realización de actividades reguladas y no reguladas. De lo que antecede, amén de los preceptos de la contabilidad de costos por actividad, se desprende la importancia de una asignación de los costos indirectos a actividades reguladas y no. Al respecto, se podrían considerar tres alternativas: distribuirlos en función del peso relativo de los costos directos de las actividades reguladas y de los no reguladas; distribuirlos en función de los ingresos de cada tipo de actividad; distribuirlos en base al denominado resultado directo (que contribuye a la absorción de costos indirectos), o sea ingresos menos costos directos. Empresas Transportistas de Energia Eléctrica
Confeccionar Reportes Control solicitando información de fácil procesamiento por parte de la empresa regulada, coordinando entre las distintas áreas funcionales del ente, unificando criterios y sin duplicidad en los requerimientos. Establecer la periodicidad de la provisión de los informes. Acordar los aspectos formales de la presentación con la concesionaria que presta el servicio, brindando los respectivos detalles para cumplimentar dichos reportes regulatorios de control. Contar con sistemas computacionales modernos destinados al procesamiento y análisis automático de volúmenes importantes de información. Realizar un Manual Numérico de los Reportes de manera de obtener la información requerida por el Ente Regulador según un ordenamiento que simplifique su utilización. Reportes para las funciones de control del Ente Regulador
Ejemplo: Manual Numérico de las Secciones Económico – Financieras
Para que el rol de los auditores resulte efectivo, es condición fundamental asegurar su independencia. Esta condición, actualmente con debilidades podría lograrse introduciendo cambios en la forma de contratación de los auditores vigente. Acciones:
buscar un esquema contractual mediante el cual el ENTE tenga una mayor capacidad de control sobre la labor de los auditores que puede ser: a partir de que el ENTE fije las condiciones a las que debe ajustarse el contrato a celebrarse entre éstos y el prestador, estableciendo en los términos de referencia para la contratación del Auditor Contable de la Concesión, acordar procedimientos de auditoria, como el control, cotejo o comprobaciones aritméticas de los importes por rubros, entre otros.
reemplazar periódicamente del auditor contable de la concesión (por ejemplo cada dos años) Requisitos de Auditoria y CertificaciónModalidad de contratación
separar el rol del Auditor Contable del Contrato del de Auditor de la Memoria y Balance de la Empresa. Esta separación resulta recomendable, pues la principal responsabilidad del auditor contable tradicional es la de reportar a los accionistas, mientras que se pretende que el Auditor Contable del Contrato informe al Regulador.
instrumentar los medios y pautas contractuales para que los Auditores Técnicos y Contables trabajen, efectivamente, en forma conjunta para la elaboración de informes propios para ilustración del ENTE, particularmente en la instrumentación del sistema de contabilidad regulatoria, actualmente en fase de diseño por el ENTE. Requisitos de Auditoria y CertificaciónRol y función de los auditores
Los Estados Contables objeto de ser auditados, comprenden al Estado de Situación Patrimonial, Estado Resultados, Estado de Evolución del Patrimonio Neto e Información complementaria de los estados anteriores en Notas o Anexos, dichos Estados deben ser preparados y emitidos por la Administración de la sociedad que es responsable por su contenido.
La responsabilidad es expresar una opinión, o abstenerse de emitirla, basada en el examen de auditoria con el alcance de las normas técnicas vigentes, donde requieren que el auditor planifique y desarrolle su trabajo para formarse una opinión. Requisitos de Auditoria y Certificación Informe de Opinión o Certificación Contable
A los efectos regulatorios la información a receptar por el ENTE, se divide: 1) información regulatoria y 2) información de control. Información regulatoria, los Estados, Notas y Anexos que forman parte integrante, objeto del examen serán presentados con Informe de Opinión, cuyo contenido debe encontrarse la Contabilidad Regulatoria, manifestando que dicha información especial requerida por el ENTE, deberá dar cumplimiento a disposiciones vigentes, informando que los Estados Contables examinados surgen de registros contables que en sus aspectos formales han sido llevados de conformidad con las normas legales vigentes. En la opinión por parte del Auditor certificante, sobre cierta información especial, deberá incluir una nota a los estados contables donde se refiera a: NOTA Nro. XX “ DIFERENCIAS ENTRE LAS NORMAS DEL ENTE REGULADOR y LAS NORMAS CONTABLES PROFESIONALES”. Requisitos de Auditoria y Certificación Diferencias entre opinión y certificación I
Información de control se manifiesta a través de Reportes o Formatos que las concesionarias entregan al ENTE, siendo estos comprobantes especiales, que deberían establecerse en los términos de referencia de la contratación del Auditor Contable del Contrato, donde se acordará procedimientos de auditoría, como el control, cotejo o comprobaciones aritméticas de los importes por rubros, entre otros, mediante una manifestación por parte del auditor, a través de una certificación contable cuyo titulo podría ser :
“CERTIFICACIÓN ESPECIAL DE CIERTOS COMPROBANTES NO AUDITADOS y SIN OPINIÓN PROFESIONAL”, o (con el aditamento que fuera necesario). Requisitos de Auditoria y Certificación Diferencias entre opinión y certificación II
Definición
Son variables que permiten medir / cuantificar niveles de actividad, el desempeño real o proyectado, sea que provengan de saldos de cuentas contables o de unidades físicas.
Fuentes: Sistema de Contabilidad Regulatoria Estadísticas Pronósticos Estimaciones Organismos Públicos Competencia (en caso de Benchmarking) Mercado Indicadores de Gestión
Informar o Diagnosticar
Medir o Evaluar
Premiar o Castigar
Comparar (Benchmarking)
Indicadores de GestiónObjetivos
La comparación de indicadores de una misma empresa en el tiempo permite: A la empresa prestadora realizar un seguimiento del resultado de las decisiones tomadas por el gerenciamiento de dicha empresa,
Al Ente Regulador tomar medidas regulatorias tendientes a reforzar o corregir las decisiones adoptadas por la empresa prestadora. La utilización de los indicadores de gestión es cada vez mayor por parte de los Reguladores y Operadores, ya que facilita la comparación del comportamiento entre empresas que actúan en condiciones monopólicos, y sirve como herramienta para visualizar la calidad de gestión de una misma empresa en el tiempo. Indicadores de GestiónBenchmarking
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