Presupuesto Puede definirse como la presentación ordenada de los resultados previstos de un plan, un proyecto o una estrategia. A propósito, esta definición hace una distinción entre la contabilidad tradicional y los presupuestos, en el sentido de que estos últimos están orientados hacia el futuro y no hacia el pasado, aún cuando en su función de control, el presupuesto para un período anterior pueda compararse con los resultados reales (pasados).
1. Gerencia y Sistema Presupuestario
Planificación es el acto de prever y decidir las acciones que nos puedan llevar hasta un futuro deseado, al hablar de un plan estratégico nos referimos al proceso de establecer todos los futuros posibles y deseados (que queremos ser) a partir de un diagnostico interno y un diagnostico externo, es decir un análisis estratégico de un entorno cada vez más cambiante así como los puntos altos y críticos de la empresa para a partir de ahí establecer los medios más adecuados (como hacerlo) para conseguir nuestras metas, todo esto con la finalidad de establecer una posición más ventajosa con respecto a nuestros competidores.
El presupuesto representa la ultima etapa, es decir la de evaluación y control expresada en términos cuantificables (económico – financieros) de las diversas áreas o unidades de la empresa como parte de sus planes de acción a corto plazo (generalmente 1 año) todo esto enmarcado dentro del plan estratégico adaptado inicialmente por la empresa y determinando por la alta dirección.
1. Gerencia y Sistema Presupuestario
Preparación e instalación de un Sistema Presupuestario Estructura de un Sistema Presupuestario El presupuesto de una organización supone la base para tomar la decisión que permite que las realizaciones efectivas se ajusten lo más posible a sus objetivos establecidos, normalmente se elaboran los presupuestos para periodos de un año, representando la concretización de los objetivos fijados a más largo plazo.
Preparación e instalación de un Sistema Presupuestario Sistema presupuestario: métodos El presupuesto tradicional La forma presupuestaria más tradicional es el presupuesto de medios, con los gastos clasificados administrativamente de acuerdo con los órganos autorizados a gastar, su finalidad es la organización pública, el control de la legalidad y de la regularidad contable del gasto Presupuesto por Programa El presupuesto por programas es, en teoría, un buen instrumento de ayuda para la asignación eficiente de los recursos. Con esta técnica el proceso presupuestario podría ser la consecuencia de una programación a medio o largo plazo de los recursos necesarios para alcanzar determinados objetivos, incorporando los gastos destinados a un programa y estableciendo quién es el responsable de cada una de sus partes.
Preparación e instalación de un Sistema Presupuestario Planificación Es una etapa general a todos los procesos de gestión, incluida en el proceso presupuestario, comprende las tareas primarias que se han de llevar a cabo y se realiza a largo plazo, suele confundirse con la etapa de programación, en la que se determinan objetivos más específicos y suele definirse a medio plazo. Programación Es la fase más importante del presupuesto por programas, puesto que en ella se asignan los recursos presupuestarios.
Preparación e instalación de un Sistema Presupuestario Presupuestación El plan financiero debe valorar el coste que supone la programación y ha de servir de base para la elaboración del presupuesto, recogiendo las diferentes peticiones de recursos, en esta fase se ha de determinar la ejecución del programa plurianual a lo largo del año, de esta forma ha de comprender la revisión anual de los objetivos fijados previamente, así como las acciones necesarias para su consecución. Control El presupuesto por programas se caracteriza por ser finalista, lo que significa que persigue la consecución de unas determinadas metas para las que se han asignado los correspondientes recursos, para ello se necesita un control que permita informar de los resultados que se van obteniendo y las posibles variaciones que se produzcan, así como las causas que las han provocado.
Preparación e instalación de un Sistema Presupuestario Presupuesto Base Cero Es un tipo de presupuesto que se concreta en el corto plazo y en la gestión presupuestaria de un centro o unidad, en el que cada centro gestor del gasto debe realizar sus previsiones sin referirse a las asignaciones del año anterior. La diferencia con el presupuesto por programas estriba en que éste parte de la continuidad de los presupuestos mientras que el base cero exige el análisis de los programas y objetivos en cada ejercicio, sustituyendo algunos de ellos por otros nuevos, para ello quienes toman estas decisiones deben contar con el máximo de información.
Presupuesto de ventas Son estimados que tienen como prioridad determinar el nivel de ventas real y proyectado de una empresa, para determinar limite de tiempo.
Componentes: Productos que comercializa la empresa. Servicios que prestará. Los ingresos que percibirá. Los precios unitarios de cada producto o servicio. El nivel de venta de cada producto. El nivel de venta de cada servicio.
Presupuesto de ventas La base sobre la cual descansa el presupuesto de venta y las demás partes del presupuesto maestro, es el pronostico de ventas, si este pronostico a sido cuidadosamente y con exactitud, los pasos siguientes en el proceso presupuestal serian muchos mas confiables, por ejemplo: Él pronostico de venta suministra los gastos para elaborar los presupuestos de: Producción Compras Gastos de ventas Gastos administrativos
Presupuesto de ventas El pronóstico de venta empieza con la preparación de los estimados de venta, realizado por cada uno de los vendedores, luego estos estimados se remiten a cada gerente de unidad.
Presupuesto de ventas Generalmente el presupuesto de ventas es el eje de los demás presupuestos por lo que debe primeramente cuantificarse en unidades, en especie, por cada tipo de líneas de artículos para posteriormente proceder a su valuación de acuerdo con los precios de mercado regidos, por la oferta y la demanda o cuando no sea así por el precio de venta unitario determinado con lo cual se tiene el monto de ventas en valores monetarios.
Presupuesto de ventas Fórmula del calculo del presupuesto de ventas.
PV= [( V± f) E] ?
PV= Presupuesto de ventas. V± = ventas del año anterior. F = factores específicos de ventas. factores de ajuste. Factores de cambio. Factores corrientes de crecimiento. E = Fuerzas económicas generales (% estimado de realización de prevista) ? = Influencia administrativa. ( % estimada de realización por la Administración).
Presupuesto de ventas Los factores de ajuste: Son acontecimientos accidentales no recurrentes. Factores de ajuste perjudicial (huelga, incendio). Factores de ajuste saludables. (contratos especiales, etc.) Influyen benéficamente en las ventas. Los factores de cambio: Ofrecen un medio para estimar las ventas si se estudiaron las posibilidades. Cambio de producto, material o rediseño. Cambio de producción, instalaciones, etc. Cambios de mercados, moda, etc. Cambios en los métodos de venta, publicidad y propaganda, comisiones y compensaciones, etc. Factores corrientes de crecimiento: Superación en las ventas. Desarrollo o expansión. Crédito mercantil.
Presupuesto de Gastos Relacionados con las Ventas Es el Presupuesto de mayor cuidado en su manejo por los gastos que ocasiona y su influencia en el gasto Financiero. Se le considera como estimados proyectados que se origina durante todo el proceso de comercialización para asegurar la colocación y adquisición del mismo en los mercados de consumo.
Presupuesto de Gastos Relacionados con las Ventas Características:
Comprende todo el Marketing. Es base para calcular el Margen de Utilidad. Es permanente y costoso. Asegura la colocación de un producto. Amplia mercado de consumidores. Se realiza a todo costo.
Desventajas:
No genera rentabilidad. Puede ser mal utilizado.
Presupuesto de Producción e Inventarios Son estimados que se hallan estrechamente relacionados con el presupuesto de venta y los niveles de inventario deseado. En realidad el presupuesto de producción es el presupuesto de venta proyectado y ajustados por el cambio en el inventario, primero hay que determinar si la empresa puede producir las cantidades proyectadas por el presupuesto de venta, con la finalidad de evitar un costo exagerado en la mano de obra ocupada.
Presupuesto de Producción e Inventarios En cuanto al Presupuesto de inventarios una vez predeterminadas las ventas cuyo presupuesto es un elemento indispensable en la formulación del programa de trabajo de casi todas las funciones de las empresas, es necesario proyectar la producción. En cantidad suficiente para cubrir la demanda requerida en el presupuesto de ventas, para formular el presupuesto de producción es indispensable predeterminar la existencia necesaria para cubrir eficientemente las ventas precalculadas.
Presupuesto de Compras y Materiales Directos Son estimados de compras preparado bajo condiciones normales de producción, mientras no se produzca una carencia de materiales esto permite que la cantidad se pueda fijar sobre un estándar determinado para cada tipo de producto así como la cantidad presupuestada por cada línea, debe responder a los requerimiento de producción, el departamento de compras debe preparar el programa que concuerde con el presupuesto de producción En el presupuesto de compras se señalan las fechas en que se deberán recibir los materiales y dichas fechas deberán ir acordes con las necesidades de producción.
Presupuesto de Mano de Obra Es el diagnóstico requerido para contar con una diversidad de factor humano capaz de satisfacer los requerimientos de producción planeada. La mano de obra indirecta se incluye en el presupuesto de costo indirecto de fabricación, es fundamental que la persona encargada del personal lo distribuya de acuerdo a las distintas etapas del proceso de producción para permitir un uso del 100% de la capacidad de cada trabajador.
Presupuesto de Mano de Obra Componentes:
Personal diverso Cantidad horas requeridas Cantidad horas trimestrales Valor por hora unitaria
Presupuesto de Gastos de Fabricación Son estimados que de manera directa o indirecta intervienen en toda la etapa del proceso producción, son gastos que se deben cargar al costo del producto. Sustentación: Horas – hombres requeridas. Operatividad de maquinas y equipos. Stock de accesorios y lubricantes. Observaciones. Este presupuesto debe coordinarse con los presupuestos anteriores para evitar un gasto innecesario que luego no se pueda revertir
Presupuesto de Gastos Administrativos Considerado como la parte medular de todo presupuesto porque se destina la mayor parte del mismo; son estimados que cubren la necesidad inmediata de contar con todo tipo de personal para sus distintas unidades, buscando darle operatividad al sistema. Debe ser lo más austero posible sin que ello implique un retraso en el manejo de los planes y programas de la empresa.
Presupuesto de Gastos Administrativos Características Las remuneraciones se fijan de acuerdo a la realidad económica de la empresa y no en forma paralela a la inflación. Son gastos indirectos. 3. Son gastos considerados dentro del precio que se fija al producto o servicio. 4. Regir su aspecto legal en la legislación laboral vigente.Observaciones
Para calcular el total neto, se debe calcular al total la deducción de las retenciones y aportaciones por ley de cada país.
Presupuesto de Capital Comprende todo el cuadro de renovación de maquina y equipo que se han depreciado por su uso constante y los medios intangibles orientados a proteger las inversiones realizadas, ya sea por altos costos o por razones que permitan asegurar el proceso productivo y ampliar la cobertura de otros mercados.
Presupuesto de Capital Enfoques: Enfoque de la alta dirección.- los ejecutivos de venta, producción, finanzas y administración deben pronosticar las ventas sobre la base de experiencia y conocimiento de la empresa y el mercado.
Enfoque sobre la base de la organización.- él pronostica se inicia desde abajo con cada uno de los vendedores, la ventaja radica en que todos los niveles de la empresa participa de alguna manera en el desarrollo de la estimación presupuestal.
Presupuesto de Efectivo Consiste en fijar los estimados de inversión de venta, ingresos varios para elaborar al final un flujo de caja que mida el estado económico y real de la empresa, comprende:
Presupuesto de ingresos (el total bruto sin descontar gastos) Presupuesto de egresos (para determinar el liquido o neto) Flujo neto (diferencia entre ingreso y egreso) Caja final. Caja inicial. Caja mínima.
Presupuesto de Efectivo El presupuesto de caja suministra cifras que indican el saldo final en caja, este puede determinar si en el futuro la empresa enfrentará un déficit o un excedente de efectivo. También permite que la empresa programe sus necesidades de corto plazo, para obtener flujos positivos de efectivo.
12. Sistemas de Control y Ajustes Presupuestarios El control de costos por naturaleza
Es el más conocido y se realiza basándose en la contabilidad financiera que puede ser más o menos analítica en función de las necesidades de gestión de la empresa y del cuadre con otros controles para garantizar la calidad de la información. En este punto, los criterios de periodificación han de ser únicos para todo el sistema.
12. Sistemas de Control y Ajustes Presupuestarios Control de costes de las actividades
Es la base natural del proceso de previsión de sus valores y de comparación con la realidad pone a la empresa en un estado de alerta y de conciencia que es, en sí mismo, un resultado muy rentable. Cubre todas las áreas de la empresa, lo cual permite tener una visión global y pormenorizada de su gestión. De hecho, la divide en múltiples pequeños negocios que deben ser rentables individual y colectivamente.
12. Sistemas de Control y Ajustes Presupuestarios Control de costos de la discalidad Especialmente, si se aplica la gestión de la calidad total o si se quiere certificar la empresa según las normas ISO 9000, es indispensable crear un Sistema de Control de Costes de la discalidad en el que se identifiquen, claramente, las causas y sus responsables. El Control Presupuestario de la discalidad pone su atención en dos partidas básicas:
El coste de las anomalías Incluye la valoración de todas las consecuencias de los fallos. El tiempo auxiliar no imputable directamente a los pedidos de clientes y necesario para la realización de la actividad.
12. Sistemas de Control y Ajustes Presupuestarios Control periódico de las desviaciones En un sistema ABC y de calidad total, el control de las desviaciones debe ser básicamente participativo. Se debe crear un sistema de control de efectividad de la consecución de los objetivos, a fin de que se puedan comentar, con todos los implicados, desde los valores previstos hasta los resultados y lograr su compromiso activo y creativo en la mejora continua de sus cuantías y gestión.
13. Análisis de Casos y Problemas Problema Dados los siguientes datos: Ventas del año anterior.9,000,000 Factores específicos de ventas a- 600,000 b-250,000 C-10% E-8% ?-0 %
Se pide calcular el presupuesto de ventas y repartiendo en meses: el 60% de enero a junio y del mes de julio a diciembre el 40% elabore un cuadro donde presente los importes realizados en cada mes:
13. Análisis de Casos y Problemas Sustituyendo en la fórmula: PV= [(V± f) E] ? PV= [(9, 000,000 + 1, 250,000) 1.08] 1.00 PV= 10, 250,000 * 1.08 * 1.00 PV= 11, 070,000
13. Análisis de Casos y Problemas
13. Análisis de Casos y Problemas La compañía ABC esta preparando un presupuesto de caja para los meses de octubre, noviembre y diciembre. las ventas en agosto fueron de $100.000 y en septiembre $200.000. Se pronostican ventas de $400.000 para octubre, $300.000 para noviembre y $200.000 para diciembre. El 20% de las ventas de la empresa se han hecho al contado, el 50% han generado cuentas por cobrar que son cobradas después de 30 días y el restante 30% ha generado cuentas por cobrar que se cobran después de dos meses. No se tiene estimación de cuentas incobrables. En diciembre la empresa espera recibir un dividendo de $30.000, proveniente de las acciones de una subsidiaria. A continuación se presentan los datos.
13. Análisis de Casos y Problemas
13. Análisis de Casos y Problemas Ahora se relacionan todas las erogaciones hechas y proyectadas por la compañía ABC durante los mismos meses. Las compras de la empresa representan el 70% de las ventas, el 10% de las compras se paga al contado, el 70% se paga en el mes siguiente al de compra y el 20% restante se paga dos meses después del mes de compra. En el mes de octubre se pagan $20.000 de dividendos. Se paga arrendamiento de $500 mensuales. Los sueldos y salarios de la empresa pueden calcularse agregando 10% de sus ventas mensuales a la cifra del costo fijo de $8.000. En diciembre se pagan impuestos por $25.000. Se compra una máquina nueva a un costo de $130.000 en el mes de noviembre. Se pagan intereses de $10.000 en diciembre. También en diciembre se abona a un fondo de amortización $20.000. No se espera una readquisición o retiro de acciones durante este periodo. El programa de desembolsos de efectivos es el que se presenta a continuación:
13. Análisis de Casos y Problemas
13. Análisis de Casos y Problemas El flujo neto de efectivo, el saldo final de caja y financiamiento. El flujo neto de efectivo se obtiene deduciendo cada mes los desembolsos hechos por la empresa de las entradas obtenidas por la actividad económica. Agregando el saldo inicial de caja en el periodo al flujo neto de efectivo obtenemos el saldo final de caja para cada mes. Por último cualquier financiamiento adicional para mantener un saldo mínimo de caja debe agregársele al saldo final de caja, para conseguir un saldo final con financiamiento.
13. Análisis de Casos y Problemas Entonces tenemos que para el mes de septiembre el saldo final de caja fue de $50.000 y se desea tener durante los siguientes meses un saldo mínimo de caja de $25.000. Basándose en los datos recogidos anteriormente podemos realizar el presupuesto de caja para la compañía ABC, así:
13. Análisis de Casos y Problemas
Conclusiones El Presupuesto es de mucha importancia para proyectar o estimar los gastos e ingresos de una empresa que puede ser a corto o largo plazo, haciendo comparaciones de los años anteriores para desarrollar una mejor inversión, así tener menos gasto y mayor ingreso para la compañía.
Se hace un buen presupuesto haciendo consultas a las diferentes áreas de la compañía como el área de venta, cobranzas, compra, etc.; comparaciones de otras empresas como son los estados financieros, también hacer consultas en las diferentes zonas del mercado y desarrollar de acuerdo las estadísticas y las tentaciones económicas y financieras y de acuerdo a las normas vigentes del país donde reside la empresa.