Un concepto que subyace detrás de la conveniencia y utilidad de elaborar un plan es la necesidad de la planificación. La planificación, y por consiguiente el plan de empresa es necesaria para:
o Tener claros los objetivos y a donde se quiere ir.
o Orientar las acciones hacia el cumplimiento de dichos objetivos.
o Asignar las responsabilidades para que se sepa quien tiene que llevar a cabo cada acción.
o Aprovechar mejor las oportunidades.
o Prever las circunstancias y actuar en consecuencia. Reaccionar mejor y a tiempo.
o Coordinar las actividades.
o Asignar los recursos y tenerlos preparados y dispuestos.
o Ayudar a aunar y compartir los objetivos y por tanto los intereses.
o Evitar acciones no deseadas, conflictos e interpretaciones erróneas o no alineadas con el propósito perseguido.
o Ayudar a crear métodos y disciplinas de trabajo.
o Permitir una visión global mas clara y resumida de la empresa.
V. Proceso de la Planificación
· Descubrir la oportunidad: no es necesario inventar algo nuevo, sino estar alerta a las nuevas oportunidades que se nos pueden presentar. Muchas veces podemos tomar una idea o producto existente, y a partir de estos desarrollar una innovación o valor agregado, complementándolo o diferenciándolo. También se puede buscar una manera diferente de realizar algo ya existente, o que no se ha desarrollado adecuadamente.
· "Pulir" la idea: a veces las ideas son un diamante en bruto, y es necesario pulirlas y verificar si realmente puede llevarse a cabo, si es rentable y satisface una necesidad concreta.
· Costos e Ingresos: como primer paso debemos analizar cuál será el costo del proyecto, lo que nos ayudará a determinar cuál es el capital que necesitamos para llevarlo a cabo y el tiempo en el que recuperaremos la inversión. También es importante identificar cuáles serán nuestros costos e ingresos para proyectar las posibles utilidades.
· Establecer las estrategias: es el proceso mediante el cual se define el plan de acción. Debemos definir cada una de las instancias para trazar el futuro del negocio.
· Definir el Plan de Negocios: para alcanzar los objetivos planteados es muy importante establecer cuáles van a ser los pasos a seguir. El plan de negocios nos ayuda a orientarnos hacia dónde vamos, y es una herramienta fundamental para presentar nuestro proyecto a los socios, inversionistas o clientes.
· Evaluación y Control: además de llevar a cabo un proyecto y ponerlo en marcha, es importante evaluar constantemente como se va desarrollando el proyecto para realizar los cambios o ajustes necesarios, e identificar el momento adecuado para retirarse. Al mismo tiempo nos sirve para realizar un análisis sobre los errores y no cometerlos en un futuro.
VI. Principios de la Planificación.
- Los principios de la planificación más importantes son los siguientes:
- Principio de la contribución a objetivos – el objetivo de los panes y sus componentes es lograr y facilitar la consecución de los objetivos de la organización, con interés particular en alcanzar el objetivo principal.
- Principio de la primacía de la planificación – la primera función administrativa que desempeña la gerencia es la planificación, que facilita la organización, la dirección y el control.
- Principio de la iniciación de la planificaciones la alta gerencia – la planificación tiene su origen en la alta gerencia, porque esta es responsable de alcanzar los objetivos de la organización y la forma mas eficaz de lograrlos es por la planificación.
- Principio de la penetración de la planificación – la planificación abarca todos los niveles de la empresa.
- Principio de la eficiencia de operaciones por planificación – las operaciones eficientes se pueden efectuar mediante un proceso formal de planificación que abarca objetivos, estrategias, programas, políticas, procedimientos y normas.
- Principio de la flexibilidad de la planificación – el proceso de planificación debe ser adaptable a las condiciones cambiantes; por tanto, debe haber flexibilidad en los planes de la organización.
- Principio de sincronización de la planificación – los planes a largo plazo están sincronizados con los planes a mediano plazo, los cuales, a su vez, lo están con los a corto plazo, par alcanzar mas eficaz y económicamente los objetivos de la organización.
- Principio de los factores limitantes – la planificadores deben tomar en cuenta los factores limitantes (mano de obra, dinero, máquinas, materiales y administración) conjuntándolos cuando elaboren los planes.
- Principio de estrategias eficaces – una guía para establecer estrategias viables consiste en relacionar los productos y servicios de la empresa con las tendencias actuales y con las necesidades de los consumidores.
- Principios de programas eficaces – para que los programas sean eficaces deben ser una parte esencial de la planificación a corto y largo plazo y debe n estar integrados a la planificación estratégica, táctica y operacional.
- Principios de políticas eficaces – las políticas se basan en objetivos de la organización; mediante estas es posible relacionar objetivos con funciones, factores físicos y personal de la empresa; son éticas definidas, estables, flexibles y suficientemente amplias; y so complementarias y suplementarias de políticas superiores.
VII. Características de la Planificación Efectiva
1) Da vitalidad en la búsqueda de resultados, identificando las interdependencias que faciliten la implementación, estableciendo las responsabilidades, las mediciones y el sistema de retribución.
2) Establece el marco donde el desarrollo integral del hombre tiene lugar produciendo un proceso de aprendizaje continuo, dándole sentido a su vida.
VIII. Causas del Fracaso de la Planificación.
- Falta de planificación: hay que pensar, meditar y planear los puntos importantes y ponerlos por escrito, no vale tenerlos en la cabeza, hay que plasmarlos en un plan que aborde las cuestiones esenciales. En gran parte del curso veremos cómo hacer este plan.
- Marketing deficiente: puede ser el mejor en lo que hace pero si nadie lo sabe no se servirá de nada. Es necesario invertir en un marketing eficiente porque si no, no se producirá venta alguna.
- Desaliento: los primeros tiempos siempre son muy duros, desalentarse y tirar la toalla antes de hora es un craso error. Recuerde lo que ya se ha dicho sobre los factores personales, son esenciales.
- Falta de fondos: las nuevas empresas suelen tener el punto débil en su estructura financiera, por ello, hay que tener un férreo control de los gastos a través de presupuestos y asegurarnos de que los que hagamos van a compensarnos (inversiones rentables).
- Ignorar al cliente: el cliente es lo fundamental, si ignoramos quién es y lo que quiere, nunca nos elegirá, un estudio de mercado y un buen enfoque son la vacuna contra este factor de fracaso.
- Ignorar a la competencia: esto es como una partida de ajedrez, los demás también juegan y si los obviamos perderemos tarde o temprano el terreno.
Como habrá deducido esos factores de fracaso le dicen también cuáles son los factores que le pueden ayudar al éxito en su empresa. Escríbalos y piense en ellos.
TEMA IV
TIPOS DE PLANES
Objetivos Específicos 4
I. Explicar los diferentes Tipos de Planes.
II. Interrelacionar los diferentes Tipos de Planes.
III. Realizar ejercicios de los distintos Tipos de Planes.
Contenido 4
I. Tipos de Planes
I.1 Según su amplitud:
– Estratégicos
– Directivos
I.2 Según el nivel en que se formulan:
– Corporativos
– Operativos
– Funcionales
I.3 Según el periodo:
– Planes a corto plazo
– Planes a mediano plazo
– Planes a largo plazo
I.4 Según su contenido:
– Visión-Misión
– Metas-Objetivos
– Estrategias-tácticas
– Programas-Proyectos
– Políticas
– Reglas-Normas
– Procedimientos
– Presupuestos
II. Interrelación entre los distintos tipos de Planes.
I. Tipos De Planes
I.1 Según su amplitud:
– Estratégicos:
Es la planeación de tipo general proyectada al logro de los objetivos institucionales de la empresa y tienen como finalidad básica el establecimiento de guías generales de acción de la misma. Este tipo de planeación se concibe como el proceso que consiste en decidir sobre los objetivos de una organización, sobre los recursos que serán utilizados, y las políticas generales que orientarán la adquisición y administración de tales recursos, considerando a la empresa como una entidad total.
Las características de esta planeación son, entre otras, las siguientes:
* Es original, en el sentido que constituye la fuente u origen para los planes específicos subsecuentes.
* Es conducida o ejecutada por los más altos niveles jerárquicos de dirección.
* Establece un marco de referencia general para toda la organización.
* Se maneja información fundamentalmente externa.
* Afronta mayores niveles de incertidumbre en relación con los otros tipos de planeación.
* Normalmente cubre amplios períodos.
* No define lineamientos detallados.
* Su parámetro principal es la efectividad.
– Directivos:
Los planes pueden ser considerados específicos cuando no admiten ninguna interpretación y deben realizarse tal como han sido definidos. Los planes direccionales, por el contrario, marcan lineamientos generales y pueden ser adaptados de acuerdo con las circunstancias y el criterio de quienes los llevan a cabo.
I.2 Según el nivel en que se formulan:
– Corporativos:
El propósito principal de la planificación corporativa es asegurar que todos los miembros de la organización se integren para formar una empresa común. De ahí que el proceso contemple una correcta información para alcanzar un conjunto de objetivos que relacionamos a continuación: Ser capaces de realizar previsiones a largo plazo, ajustadas a las necesidades de la organización, garantizando su presencia en los mercados potenciales. Definiendo los objetivos estratégicos en términos fácilmente cuantificables. Identificando los puntos fuertes y débiles de la empresa, mediante análisis y diagnósticos de calidad, realizados permanentemente. Diseñando planes de acción que el personal en su conjunto pueda entender y en los que se les pueda involucrar y responsabilizar. Controlando y supervisando periódicamente todas las acciones empresariales para detectar los cambios que puedan producirse en los planteamientos realizados.
– Operativos:
Los planes operativos constituyen el apoyo necesario de los planes estratégicos porque atienden su aplicación a corto plazo. se orientan a actividades específicas asignando recursos y definiendo estándares de actuación. un plan operativo es disminuir 10% la rotación del personal poniendo en marcha programas de capacitación, implementación de sistemas de incentivos y otorgamiento de prestaciones.
– Funcionales:
Estos determinan planes más específicos que se refieren a cada uno de los departamentos de la empresa y se subordinan a los planes estratégicos. Son establecidos y coordinados por los directivos de nivel medio con el fin de poner en práctica los recursos de la empresa. Estos planes por su establecimiento y ejecución se dan a mediano plazo y abarcan un área de actividad específica.
I.3 Según el periodo:
Los diferentes planes se pueden ejecutar apropiadamente en los siguientes períodos:
– Planes a corto plazo:
Se lleva a efecto en cada planta y almacén. es una extensión de la planificación a mediano plazo, con gran énfasis en los presupuestos flexibles, los relacionados con los niveles de producción específicos durante el período no mayor a un año.
Incluye el uso de pronósticos trimestrales de ventas suministrados por mercadotecnia.
– Planes a mediano plazo:
Es un subconjunto de la planificación a largo plazo. Se centra en las mismas áreas que la planificación a largo plazo, pero dentro de un marco de tiempo menor (de dos a cinco años). Los estados financieros pro forma en este período son más detallados que aquellos para la planificación a largo plazo. En definitiva se refinan los planeas estratégicos a largo plazo de la organización al desarrollar planes financieros más específicos. El resultado de este nivel de planeación sirve como entrada para la planeación a corto plazo. Se relaciona primordialmente con la planificación financiera, de manera que pueda colocar a la organización en la mejor postura financiera para materializar las oportunidades descubiertas por la planificación a largo plazo.
– Planes a largo plazo:
Su parte central está formada por las consideraciones estratégicas en cuanto a oportunidades futuras de mercado y a productos nuevos para satisfacerlas. Una característica distintiva de este tipo de planificación es el descubrir oportunidades, y después desarrollar estrategias y programas efectivos para capitalizar dichas oportunidades. Se concentra en la extrapolación de datos recopilados de fuentes externas e internas para proyectar la información relacionada con la comercialización y distribución, técnica y de instalaciones, financiera, de recursos humanos y otros aspectos. comienza con un entendimiento realista de los mercados, productos, plantas, almacenes, márgenes, utilidades, retorno sobre la inversión, flujo de efectivo, disponibilidad de capital, capacidades de ingeniería y habilidades y capacidades del personal.
I.4 Según su contenido
– Visión-Misión:
La visión es la capacidad de ver más allá, en tiempo y espacio, y por encima de los demás, significa visualizar, ver con tos ojos de la imaginación, en términos del resultado final que se pretende alcanzar.
Una visión estratégica, permite cumplir dos funciones vitales;
• Establecer el marco de referencia para definir y formalizar la misión, misma que establece el criterio rector de la planificación estratégica.
• Inspirar, motivar, integrar o mover a la gente para que actúe y haga cumplir la razón de ser (misión) de la institución.
En la visión estratégica existe conocimiento del ambiente externo, capacidad adaptativa, flexibilidad estructural y habilidad en convivir con ambigüedades y cambios rápidos.
Sin visión estratégica se hace difícil establecer un sentido de dirección futura y de definir objetivos adecuados a las circunstancias.
La misión o el propósito identifica la función o tarea básica de una empresa o de cualquier parte de ella. Cualquier clase de operación organizada tiene propósitos o misiones. En cada sistema social las empresas tienen una función o tarea básica que les asigna la sociedad.
– Metas-Objetivos:
Son los fines o las metas que se pretende lograr y hacia los cuales se dirige las actividades de la empresa en su conjunto o uno de sus departamentos, secciones o funciones. Por lo regular los objetivos de mayor jerarquía representan el fin hacia el cual se dirige la empresa, la dirección, el staff. Los objetivos son las metas que se quiere alcanzar con relación a los inversionistas, a los consumidores, al personal, entre otros. Un departamento puede tener sus propios objetivos, siendo diferentes a los que constituyen el plan básico de la empresa, pero no por ello dejan de contribuir al alcance de los de la organización. los objetivos o metas son planes y requieren de un proceso de planeación al igual que el resto de los planes.
Los objetivos o metas son los fines a los que se dirige la actividad: son los resultados a lograr. Representan el fin hacia el que se encamina la organización, la integración de personal, la dirección y el control. Los objetivos de la empresa son el plan básico de la misma, un departamento puede tener también sus propios objetivos. Naturalmente, sus metas contribuyen al logro de los objetivos de la empresa, pero los dos grupos de metas pueden ser diferentes por completo.
– Estrategias-Tácticas:
Denotan casi siempre un programa general de acción y un despliegue de esfuerzos y recursos para alcanzar objetivos amplios. Se definen como el resultado del proceso a decidir sobre los objetivos de la organización, sobre los cambios en éstos, sobre los recursos usados para alcanzarlos y sobre las políticas que han de regular la adquisición, el uso y la disposición de estos recursos.
– Programas-Proyectos:
Los Programas son planes relacionados con el tiempo y comprenden la correlación que se da entre este último con las actividades que deban llevarse a cabo. También pueden definirse como un conjunto de metas, políticas, reglas, procedimientos de tareas, pasos, etc. para ejecutar una acción específica, la programación puede variar ampliamente e ir desde programas de pequeño tamaño o simples por ejemplo es uso de un calendario para programar actividades, hasta programas complejos o de gran tamaño, en donde ya se requieren técnicas matemáticas, bases de datos, etc.
Un programa primario puede requerir muchos programas derivados de la planeación de los negocios, por ejemplo es extraño encontrar un programa que se sostenga a sí mismo, por lo general se subordinan unos con otros, lo que hace muy difícil la planeación. Es por esto que la planeación coordinada requiere de ciertas habilidades administrativas que permitan el logro de los objetivos.
Los proyectos tienen objetivos delimitados por el tiempo. Tienen un principio, pero deben tener una fase de conclusión. Por ejemplo, el proyecto de construir un edificio. La naturaleza supone un término para cumplir con los objetivos para los que fue formulado.
– Políticas:
Son planes en la medida en que constituyen reglas o normas que permiten conducir el pensamiento y la acción de quienes se tenga a cargo. es en este punto donde los administradores deben ser sagaces para que los subordinados no acepten como políticas una serie de pequeñas decisiones que no se tomaran con este objetivo. Y usualmente las políticas se apoyan y precisan los objetivos y cobijan a la empresa en su conjunto. Las políticas generales de la empresa son tomadas por el consejo de administración, en las cuales se basaran las políticas de los departamentos
Todas estas delimitan un área o marco dentro del cual se debe decidir asegurando que las decisiones sean sólidas y contribuyan al alcance los objetivos. al igual que hay diversos tipos de objetivos, también los hay de políticas, entre ellas tenemos: políticas de promoción interna, de competir con base en los precios, políticas en publicidad o políticas departamentales, como el contratar los ingenieros egresados de las universidades o impulsar la participación de los empleados para contribuir con la cooperación.
Con respecto a las políticas se debe tener en cuenta que:
* Cuando se elaboren las políticas debe tenerse en cuenta la opinión de quienes a aplicarlos.
* Las políticas deben declararse por escrito.
* Deben ser difundidos y revisadas periódicamente, la interpretación de estas debe ser uniforme en toda la organización.
* Existen políticas sobre producción, finanzas, relaciones públicas, etc.
* Existen políticas relacionas con planeación, control, organización, favorecen, la coordinación y el trabajo en equipo, las consultas sobre asuntos fundamentales y la elaboración de criterios e iniciativa pero dentro de unos limites.
– Reglas-Normas:
Explican con claridad las acciones requeridas o las acciones que no se deben llevar a cabo, sin permitir la discreción en esto. Son el tipo de plan más sencillo.
Las reglas se diferencian de los procedimientos en que guían la acción sin especificar un orden de tiempo. El procedimiento se podría considerar como una serie de reglas. La regla puede o no formar parte de un procedimiento. La esencia de una regla es que refleja una decisión administrativa de que se tiene que llevar a cabo o que no se tiene que llevar a cabo una cierta acción.
Es necesario asegurarse de distinguir entre reglas y políticas. El propósito de las políticas es guiar la toma decisiones al señalar áreas en las que los gerentes pueden usar su discreción. Las reglas, aunque también son guías, no permiten flexibilidad en su aplicación.
– Procedimientos:
Son planes por que establecen un método o forma habitual para manejar actividades futuras, es decir, son planes relacionados con métodos de trabajo o ejecución. Sirven como guías de acción mas que de pensamiento pues señalan el cómo deben hacerse ciertas actividades. Usualmente los procedimientos corresponden a planes operacionales y se representan a través de flujo gramas.
– Presupuestos:
Constituye un planteamiento de resultados esperados expresados en términos numéricos, están relacionados con dinero, ya sea a través de ingresos o gastos de un determinado periodo de tiempo. Estos presupuestos pueden estar expresados en términos financieros o en horas-hombre, horas-maquina, entre otros. Puede estar relacionado a un presupuesto de gasto, de inversión, de operaciones o de caja. Aunque el presupuesto es una herramienta de control, no sirve como una medida fiel de éste, si antes no ha reflejado los planes.
Los presupuestos pueden ser planes estratégicos si cubren la totalidad de la empresa y un largo periodo de tiempo; pueden ser planes tácticos cuando cobijan una unidad o departamento a mediano plazo y pueden ser planes operacionales. Si su dimensión es local y de corto plazo.
II. Interrelación entre los distintos tipos de Planes:
La planificación se manifiesta a través de distintos tipos de planes, lo normal es usar más un tipo de plan, ya que tienen distintos grados de complejidad y de detalle, además que se complementan entre sí.
Los planes son reglas de conducta según las cuales el administrador o dirigente desea coordinar la acción del grupo. En una empresa, el o los administradores, una vez que se han establecido los objetivos, pasan a elaborar planes de acción.
Los diferentes tipos de planes que se han presentado en este capítulo no significa que podemos escoger entre ellos uno en particular, utilizarlo y olvidarnos del resto. No. Una buena administración exige que en la planificación se utilicen diferentes tipos de planes, de acuerdo a las necesidades de la empresa. Por lo tanto, debe pensarse en el establecimiento de políticas, de procedimientos para implementar esas políticas, de las estrategias que se utilizarán para alcanzar los objetivos fijados para la empresa, y finalmente, de los presupuestos, a distintos niveles y grados de amplitud, es decir, presupuestos generales para la empresa y particulares para las diferentes unidades administrativas.
En resumen, una buena planificación usa todos estos instrumentos y establece, desde luego, la coordinación entre ellos.
TEMA V
DISEÑO DE PLANES
Objetivos Específicos 5
I Diseñar distintos tipos de planes tomando como base el contenido del tema IV.
Contenido 5
I Normas para la elaboración de Planes
II Modelos de los distintos tipos de planes considerados en el tema IV.
I. Normas para la elaboración de Planes
- Contribución a los objetivos (logros). Todo plan debe poseer la fuerza necesaria, y contar con los instrumentos y recursos suficientes para contribuir al alcance de una meta
- Primacía de elementos de administración (planificación, Organización – dirección – coordinación – control).
- Iniciación del proceso de gestión empresarial.
- Eficiencia de las operaciones.
- Flexibilidad, variables no previstos por acciones coyunturales y estructurales que requieren programación.
- Sincronización, a nivel y horizontal de la organización.
- Objetivos ¿Qué queremos alcanzar?
- Estrategias ¿Cómo lograr los objetivos y que alternativas se debe emplear?
- Programas de acción. ¿Qué operaciones hay que alcanzar?
- Políticas internas ¿Qué orientación y prioridad deben alcanzarse?
- Procedimientos ¿Cómo se hace?
- Normas de control ¿Qué parámetros, medidas se utilizan en la evaluación?
II. Modelos de los distintos tipos de planes considerados en el tema IV
Supongamos que un grupo de miembros de un Centro de Madres decide formar un pequeño negocio de confecciones de lana, las que venderán en el barrio. Se reúnen y fijan sus objetivos: fabricación de 100 suéteres para señora al mes. El trabajo lo hará cada una en su casa y utilizarán un crédito que otorga una institución gubernamental para la compra de máquinas tejedoras, lanas y otros materiales.
El objetivo global está claro: 100 suéteres. Como las socias son 10, inmediatamente subdividen este objetivo asignándosele 10 suéteres mensuales a cada una. Como trabajarán en su casa, la organización de esta empresa será bastante descentralizada, es decir, cada una de las socias tendrá bastante autoridad para tomar decisiones con relación a su propia tarea.
Este hecho debe llevar a la organización a fijar sus políticas, que son un tipo de planes. Al existir libertad de decisión entre las socias e, incluso, separación física, es necesario dictar pautas generales para que las decisiones que tomen estén de acuerdo con los objetivos y los planes generales que se han fijado. En este caso, las políticas serían el tipo de suéteres y el tipo de tejido, en cuanto a la fabricación; en relación con la distribución, se establece como política que ella será encargada a una de las socias, quien montará una pequeña tienda en el local del Centro de Madres; la función de adquisición de materiales se centralizará en otra socia, a la que se recurrirá cada vez que se necesiten. También se fijan políticas sobre los tamaños y características de los suéteres.
Otro tipo de planes son los procedimientos, o la elección de una línea de acción y su aplicación a actividades futuras. En realidad, son guías para la acción y detallan de una manera exacta cómo debe ser realizada una cierta actividad. Por ejemplo, nuestra empresa de confecciones de lana puede establecer un procedimiento general para el proceso que desarrollará cada socia. Este procedimiento puede ser el siguiente:
1. Buscar la lana que está en poder de la señora encargada de las adquisiciones.
2. Firmar un papel indicando la cantidad de lana retirada, color, marca, etc. y para qué se utilizará.
3. Confeccionar las chombas. Este paso, dentro del procedimiento descrito, es susceptible, a su vez, de poseer su propio procedimiento, generalmente técnico.
4. Entregar las chombas terminadas a la señora encargada de la distribución.
5. Exigir de ésta un comprobante de la entrega.
6. Cada dos meses presentar los comprobantes de entrega a la tesorera quien pagará la parte de la utilidad que le corresponde a las socias.
Como se puede observar, la característica principal de los procedimientos es su secuencia cronológica
Existen también las estrategias que pueden considerarse como un plan de acción que toma en cuenta las acciones o conductas de los competidores y de las otras organizaciones del medio que pueden afectar el logro de los objetivos de la empresa.
Por ejemplo, en el caso de nuestra empresa de confecciones de lana, es posible que en la población en que está ubicado este Centro de Madres, existan tiendas que, o son sucursales de fábricas grandes que elaboran producto, similares, o son pequeños negocios particulares que distribuyen, entre otras cosas, suéteres para señoras.
El dirigente que establezca sus planes sin tomar en cuenta lo que hacen sus competidores puede ver fracasar todas sus previsiones, por correctas que éstas sean. La bondad de una estrategia estará dada por la cantidad de información que se obtenga del medio y de los planes de los competidores. Sin duda que si nuestras señoras se dedican, durante un tiempo, a conversar con las socias del Centro de Madres para conocer sus gustos en cuanto a suéteres, sus disponibilidades financieras para comprar, etc., estarán en mejor pie para desarrollar sus estrategias sobre el producto, sobre el precio y sobre la venta. Sus conocimientos sobre los precios de la competencia, las facilidades de pago, los diferentes productos que venden, etc., aumentarán las posibilidades de desarrollar estrategias que se basen en la realidad, lográndose así los objetivos que se ha planteado la organización.
Los presupuestos constituyen otro tipo de plan. Concretamente, representan una declaración de los resultados que se espera conseguir, los que pueden ser expresados en términos financieros (en Bolívares Fuertes, por ejemplo) o en términos de otras unidades (unidades de productos, horas – hombres, etc.).
Las socias de la empresa de confecciones pueden hacer los siguientes cálculos. Un suéteres ocupa aproximadamente seis madejas de lana, cuyo costo es de Bs. F 3,50 c /u. Sobre estos cálculos se puede hacer el presupuesto de entradas y gastos del mes, suponiéndose que en el mes se vende toda la producción.
Otros modelos:
* Visión-Misión: Empresa Siemens de Venezuela:
Misión: Brindar las mejores soluciones a sus necesidades y oportunidades en el cuidado de la salud aumentando la satisfacción y mejorando la calidad de vida de usted y las personas.
Visión: Somos la mejor opción en el mercado en soluciones integrales de salud porque somos sus socios en el cuidado de la salud.
* Objetivos: Si un empresario obtiene actualmente $ 1.000.000,- mensuales de utilidades, al definir sus objetivos futuros, éstos debieran plantearse como: "Aumentar en un 50% las utilidades", es decir, el nuevo objetivo sería de $ 1.500.000,-, también podría plantearse como objetivos una utilidad mensual de $ 2.000.000,- o de $ 1.400.000.
* Estrategias-Tácticas: Para una empresa que produce envases, la estrategia podría ser: "Incrementar las utilidades en un 30% anual, a través de la producción de envases de cartón reciclado, reemplazando los actuales envases plásticos, y comercializar directamente los productos a los usuarios o clientes finales sin utilizar distribuidores".
* Políticas: A modo de ejemplo, políticas en una empresa serían:
– Competir sobre la base de precios y calidad
– Comprar al precio más bajo de tres oferentes calificados.
– Proteger el medio ambiente, tanto en los sistemas de producción como en los materiales utilizados
* Procedimientos: A modo de ejemplo, un procedimiento de administración de caja chica por parte de la secretaria del área de ventas sería:
– La secretaria de ventas solicitará a la Unidad de Finanzas, a través de un memorando, la emisión de un cheque para caja chica.
– En base al memorando el Jefe de Finanzas dispondrá la emisión de un cheque hasta por un valor de $ 50.000,-
– El encargado de la cuenta corriente bancaria emitirá el cheque y el comprobante de egreso (original y tres copias) y los entregará al Jefe de Finanzas para su aprobación.
– Una vez aprobado, entregará el cheque y una copia del comprobante de egreso a la secretaria de ventas, previa firma de recepción conforme en el original y primera copia.
– Hecho lo anterior, remitirá a contabilidad el comprobante de egreso.
* Reglas-Normas: A modo de ejemplo, se pueden mencionar las siguientes reglas:
– Prohibido fumar en las áreas de producción. (Esta regla no forma parte de ningún procedimiento)
– Todas las órdenes de compra deben ser aprobadas por el Gerente de Adquisiciones. (Esta regla forma parte del procedimiento de compras).
* Programas-Proyectos: Si el objetivo de la empresa es incrementar las utilidades en 50% en un plazo de seis meses, el programa de trabajo podría ser:
– El departamento de producción deberá estudiar y analizar la capacidad productiva de la empresa a fin de dar cumplimiento a los requerimientos de productos para las nuevas metas de venta, para ello deberá:
– Reorganizar turnos de trabajo, si el actual sistema no permite incrementar la producción.
– Coordinar con la Unidad de Compras el abastecimiento oportuno de materias primas para las nuevas necesidades de producción.
– Por su parte el departamento de ventas deberá preparar un plan de incentivos al personal de su área con el fin de motivar el incremento de las ventas. En caso necesario requerirá del Departamento de Personal la contratación de un staff adicional de vendedores, procurando coordinar oportunamente el programa de capacitación.
– El departamento de Ventas preparará un estudio del mercado, con el fin de determinar las posibilidades de acceso a nuevos clientes, reorientando los diseños de los productos y envases en conjunto con el departamento de producción si fuera necesario.
CONCLUSIÓN
Si una organización aspira a permanecer sana debe plantearse objetivos realistas. La planificación está comprometida en la fijación de los objetivos de la organización y en las formas generales para alcanzarlos. La opción frente a la planificación es la actividad aleatoria, no coordinada e inútil. Los planes efectivos son flexibles y se adaptan condiciones cambiantes.
Debe hacerse notar que la planificación no es un esfuerzo ocasional si se quiere que sea efectiva y logre los resultados deseados. Más bien es un círculo continuo que nunca debe terminar en una organización; debe ser vigilada periódicamente, revisada y modificada de acuerdo con los resultados internos, y externos y los eventos.
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Tipos de Planes. [Consulta: 13-02-2008] Disponible en Línea:
Autora:
Luisana Rivero
Venezuela
2008
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