GESTIÓN DE LOS RECURSOS ¿QUÉ SIGNIFICA GESTIONAR? Es hacer o promover diligencias conducentes el logro de un negocio o deseo cualquiera. ¿QUÉ ES UN RECURSO? Es un elemento del cual una colectividad puede echar mano para acudir a una necesidad o llevar a cabo una organización.
GESTIÓN DE LOS RECURSOS La alta dirección debería asegurarse de que los recursos esenciales tanto para la implementación de las estrategias como para el logro de los objetivos de la organización se identifican y se encuentran disponibles. Esto debería incluir los recursos para la operación y mejora del sistema de la gestión de la calidad, así como para la satisfacción de los clientes y de otras partes interesadas. Los recursos pueden ser personas, infraestructura, ambiente de trabajo, información, proveedores y aliados de negocios, recursos naturales y financieros.
ASPECTOS A CONSIDERARSE: Para mejorar el desempeño de la organización deberían considerarse recursos tales como: La provisión oportuna, eficaz y eficiente de recursos en relación con las oportunidades y desarrollo. Recursos intangibles tales como la propiedad intelectual. Recursos tangibles tales como mejores instalaciones de realización y apoyo. Recursos y mecanismos para alentar la mejora continua innovadora. Estructuras de organización, incluyendo la gestión de proyectos y la gestión matricial necesarias.
Gestión de la información y la tecnología. Incremento de la competencia del personal a través de la formación, educación, y aprendizaje dirigidos Desarrollo de habilidades de liderazgo y perfiles de los futuros directores de la organización. El uso de recursos naturales y el impacto de los recursos sobre el medio ambiente. La planificación de futuras necesidades de recursos.
1 – PROVISIÓN DE LOS RECURSOS La organización debe determinar, y proporcionar los recursos necesarios para: Implementar y mantener el sistema de gestión de la calidad y mejorar continuamente su eficacia. La calidad depende del oportuno suministro de todos los recursos necesarios para realizar adecuadamente los procesos. La implementación de un sistema de gestión de calidad, así como d las actividades que tienen por objetivo la mejora de los procesos, requieren de recursos adicionales:
Concientización y capacitación del personal. Tiempo disponible como para llevar a cabo las actividades Actitud de la dirección para auspiciarlas y orientarlas. Aumentar la satisfacción del cliente mediante el cumplimiento de sus requisitos. La satisfacción del cliente se obtiene mediante dos componentes: Las características del producto y la falta de deficiencias.
Se dice que los clientes están satisfechos con el producto cuando las características de éstos responden ante las necesidades de los clientes. El grado de satisfacción del cliente puede afectar la participación en el mercado y las posibilidades de venta del producto por parte de los proveedores. Es necesario que toda organización se asegure de estar al tanto de las necesidades presentes del cliente y que impliquen parámetros como: cantidad, calidad y tiempo al menor costo posible para así lograr incrementar la satisfacción del cliente hacia el producto.
2- PERSONAL La dirección debería mejorar tanto la eficacia como la eficiencia de la organización, incluyendo el sistema de gestión d calidad, mediante la participación y el apoyo de las personas. Como ayuda en el logro de sus objetivos de mejora del desempeño, la organización debería promover la participación y el desarrollo de su personal de la siguiente manera: Proporcionando formación continua y la planificación de carrera. Definiendo sus responsabilidades y autoridades. Mediante reconocimientos y recompensas.
Revisando continuamente las necesidades de su personal. Creando las condiciones para promover la innovación. Asegurando el trabajo en equipo eficaz. Comunicando sugerencias y opiniones. Utilizando mediciones de la satisfacción del personal Investigando las razones por las que el personal se incorpora a la organización y se retira de ella.
3- RECURSOS HUMANOS 3.1- GENERALIDADES El personal que realice trabajos que afecten a la calidad el producto debe ser competente con base en la educación, formación, habilidades y experiencias apropiadas. Se hace referencia sobre la evaluación del desempeño del trabajo individual que, por lo general, se conoce como valoración del desempeño. La selección del personal que incluye las características de las personas que tienen la probabilidad de tener éxito en un trabajo dado una organización, reclutamiento de los candidatos, obtención de la información relevante acerca de cada candidato y la aplicación de las reglas apropiadas de decisión para elegir a aquellos a quienes se ofrecerá el trabajo.
3.2- COMPETENCIA, TOMA DE CONCIENCIA Y FORMACIÓN COMPETENCIA La dirección debería asegurarse de que se dispone de la competencia necesaria para la operación eficaz y eficiente de la organización. Al igual considerar el análisis tanto de las necesidades de competencia presentes como de las esperadas en comparación con la competencia ya existente en la organización. La consideración d necesidades de competencia incluye fuentes tales como:
Demandas futuras relacionadas con los planes y los objetivos estratégicos y operacionales. Anticipación de las necesidades de sucesión de la dirección y de la fuerza laboral. Cambios en los procesos, herramientas y equipos de la organización. Evaluación de la competencia individual del personal para desempeñar actividades definidas. Requisitos legales y reglamentarios y normas que afecten a la organización y a sus partes interesadas.
TOMA DE CONCIENCIA Y FORMACIÓN La planificación de las necesidades de educación y formación debería tener en cuenta el cambio provocado por la naturaleza de los procesos de la organización, las etapas de desarrollo del personal y la cultura de la organización. El objetivo es proporcionar al personal los conocimientos y habilidades que, junto con la experiencia, mejoren su competencia. La educación y la formación deberían de enfatizar la importancia del cumplimiento de los requisitos y las necesidades y expectativas del cliente y de otras partes interesadas. Debería también incluir la toma de conciencia de las consecuencias sobre la organización y su personal debido al incumplimiento de los requisitos.
Para apoyar el logro de los objetivos de la organización y el desarrollo de su personal, la planificación de la educación y la formación debería considerar: La experiencia del personal. Los conocimientos tácitos y explícitos. Las habilidades de liderazgo y gestión. Las herramientas de planificación y mejora. La creación de equipos. La resolución de problemas. Las habilidades de comunicación.
Para facilitar la participación activa del personal, la educación y la formación también incluyen: La visión para el futuro de la organización. Las políticas y objetivos de la organización. El cambio y desarrollo de la organización. La iniciación e implementación de procesos de mejora. Los beneficios de la creatividad e innovación. El impacto de la organización en la sociedad.
Los planes de formación deberían incluir: Objetivos. Recursos necesarios. Identificación del apoyo interno necesario. Evaluación en términos de aumento de la competencia del personal. Medición de la eficacia y del impacto sobre la organización.
La educación y formación proporcionada deberían evaluarse en términos de expectativas e impacto en la eficacia y eficiencia de la organización como medio para la mejora de futuros planes de formación.
4- INFRAESTRUCTURA Sub LA ORGANIZACIÓN DEBE DETERMINAR, PROPORCIONAR Y MANTENER LA INFRAESTRUCTURA NECESARIA PARA LOGRAR LA CONFORMIDAD CON LOS REQUISITOS DEL PRODUCTO.
EL PROCESO POR EL QUE SE DEFINE LA INFRAESTRUCTURA NECESARIA PARA LOGRAR LA REALIZACION EFICAZ Y EFICIENTE DEL PRODUCTO DEBERIA INCLUIR LO SIGUIENTE: Proporcionar una infraestructura en términos tales como objetivos, función, desempeño, disponibilidad, costo, seguridad, protección, y renovación. Desarrollar e implementar métodos de mantenimiento, para asegurarse de que la infraestructura continué cumpliendo las necesidades de la organización. Evaluar la infraestructura frente a las necesidades y expectativas de todas las partes interesadas. Considerar aspectos ambientales asociados con la infraestructura tales como conservación, contaminación, desechos y reciclados.
EDIFICIOS: LOS AMBITOS DE TRABAJO TIENEN QUE RESULTAR APROPIADOS PARA LAS ACCIONES A DESARROLLAR Y LA POBLACION A ALBERGAR DURANTE LAS MISMAS CONFORTABLES HIGIENICOS SEGUROS INSTALACIONES ELECTRICIDAD COMUNICACIONES EQUIPAMIENTOI FLEXIBILIDAD DE LOS ESPACIOS.
4.1- LINEAMIENTOS: Sub Cada proceso requiere de cierta infraestructura, equipamiento y otras condiciones para poder desarrollarse sin inconvenientes y lograr sus propósitos, tanto en materia de resultados académicos, como de satisfacción para quienes participan en el proceso o tienen algún interés en el mismo o en sus productos.
4.1-a) Los ámbitos de trabajos tienen que resultar apropiados (confortables, higiénicos, seguros) para las acciones a desarrollar y la población (estudiantil, empleados o visitantes) a albergar durante las mismas así mismo tienen que estar disponible y en condiciones adecuadas durante los periodos en que las actividades los requieran, así como contar con la infraestructura (instalaciones, electricidad, comunicaciones , ventilación, servicios, limpieza, mantenimiento ) y el equipamiento( lugares de trabajos, implemento, recursos dinámicos) necesarios para la actividad a desarrollar.
La flexibilidad de dichos espacios así como de las instalaciones de las que estos gocen, facilitara, a demás su crecimiento o ajustes, de acuerdo a las necesidades que impongan la variación en el currículo y la matricula, y el equipamiento que se vaya adoptando. Las dimensiones de los laboratorios de computación tienen que permitir instalar la cantidad prevista de equipos como para servir a los alumnos a la relación prevista alumno/maquina. Las mesas de trabajos tienen que prever una superficie de apoyo de material de consulta o trabajo, la instalación eléctrica tiene que ser flexible para adaptarse a los cambios pero tener condiciones de seguridad contra el maltrato ocasional, la iluminación adecuada para ver las pantallas y la circulación tiene que permitir que los docentes se acerquen y ayuden a los alumnos
4.1-b) Alumnos, gimnasios, talleres, laboratorios y otras instalaciones educativas tienen que contar con el equipamiento necesario para que la población estudiantil prevista pueda realizar sus actividades dinámicas en forma apropiadas y con seguridad. Los materiales a utilizar (material de librería para el trabajo, equipo de laboratorio, elementos deportivos) tienen que ser de características y calidad requeridas, además estar disponibles en las oportunidades que resultan necesarias. Los equipos (instrumentos de medición, máquinas) tienen que cumplir apropiadamente con lo especificado, con normas de seguridad industrial y mantenerse en condiciones para realizar las actividades previstas.
El software (bibliografías, mapas, programas de computación y otros recursos dinámicos) tienen que estar actualizados, en condiciones apropiadas de uso y disponible como para no entorpecerla marcha de los cursos. Esto mismo resulta aplicable a los trabajos administrativos y de secretaria (puestos de trabajo, papelería, formularios, registros, archivos). Los equipos de computación de los laboratorios tienen que estar estandarizados (en su capacidad y en su configuración ) para soportar todos, salvo a excepciones previamente determinadas, las mismas versiones de software con las cuales se piensa trabajar. El software tiene que tener el mismo nivel de actualización e instalación, y estar adecuadamente mantenido, para que una misma operación tenga el mismo resultado en cada equipo.
Conviene que existan protecciones para evitar alteraciones por parte de los alumnos, antivirus que protejan el software y a los otros trabajos, normas e instructivos sobre como y en donde almacenar los trabajos en curso, lo cual contribuirá a evitar inconveniente a los estudiantes.4.1-c) Todo esto ( ámbito y recurso) resulta aplicable a los servicios de apoyo que formen parte del proyecto educativo (apoyo pedagógico social para los estudiantes, asistencia médica, mantenimiento del edificio, mantenimiento del equipamiento, transporte, seguros, sistemas de seguridad ante cualquier tipo de siniestro o contingencia ( alarma, escape, incendio, robo, provisión de energía alternativa).
La disposición de un programa permanente de mantenimiento del edificio y de sus instalaciones asegurará las prestaciones esperadas de las mismas, evitara interrupciones en las clases por cortes de energía, falta de calefacción, ventilación, e indirectamente, permitirá obtener mejores resultados académicos.
5-AMBIENTE DE TRABAJO La dirección debería asegurarse de que el ambiente de trabajo tenga una influencia positiva en la motivación, satisfacción y desempeño del personal con el fin de mejorar el desempeño de la organización. La creación de un ambiente de trabajo adecuado, como combinación de factores humanos y físicos debería tomar en consideración lo siguiente:
Metodología de trabajo creativas y oportunidades de aumentar la participación activa para que se ponga de manifiesto el potencial . Reglas y orientaciones de seguridad, incluyendo el uso de equipo de protección. Ergonomía. La ubicación del lugar de trabajo.
Interacción social. Instalaciones para el personal en la organización. Calor, humedad, luz, flujo de aire. Higiene, limpieza, ruido, vibraciones, y contaminación.
La dirección debería tratar los datos como un recurso fundamental para su conversión en información y para el desarrollo continuo del conocimiento de una organización, el cual es esencial para la toma de decisiones basada en hechos y además puede estimular la innovación. Con el fin de gestionar la información, la organización debería:1- Identificar sus necesidades de educación.2- Identificar y acceder a las fuentes internas y externas de información.3-Convertir la información en conocimiento de utilidad para la organización.4-Asegurarse de la protección y confidencialidad apropiadas.
La dirección debería establecer las relaciones con los proveedores y los aliados de negocios para promover y facilitar la comunicación con el objetivo de mejorar mutuamente la eficacia y eficiencia de los procesos que crean valor. Existen varias oportunidades para que las organizaciones incrementen el valor a través del trabajo con sus proveedores y aliados de negocios tales como: 5.1-Proveedores y Alianzas
Optimizado el número de proveedores y de aliados de negocios. Estableciendo comunicación en ambos sentidos en los niveles apropiados en ambas organizaciones para facilitar la solución rápida de problemas y evitar retrasos y disputas costosos. Cooperando con proveedores en la validación de la capacidad de sus procesos.
Dando seguimiento a la habilidades los proveedores para entregar productos conformes con el objetivo de eliminar verificaciones redundantes. Involucrando a los aliados de negocios en la identificación de necesidades de compra y en el desarrollo de estrategias conjuntas.
La mejora de al eficacia y eficiencia del sistema de gestión de al calidad puede influir de manera positiva en los resultados financieros de la organización: por ejemplo Debería considerarse la disponibilidad de recursos naturales que puedan influir en el desempeño de la organización. Aunque tales recursos estan frecuentemente fuera del control directo de la organización, pueden tener efectos positivos o negativos significativos en su resultado. 5.2-RECURSOS NATURALES 5.3-RECURSOS FINANCIEROS
Internamente, mediante la reducción de fallas en los procesos y en el producto, o el desperdicios de material y tiempo. Externamente, mediante la reducción de fallas en el producto, costo de compensación por garantías, y costos por perdida de clientes y mercados.