Modelo para Optimizar el Control Administrativo en el Instituto Universitario de Tecnología del Estado Trujillo propuesto por un aspirante a liderarlo (página 2)

Finalmente,  la investigación se concluyó con el logro de los objetivos propuestos, determinados por el análisis documental y  gráficos que conllevaron a verificar la  problemática y las dificultades existentes  en el proceso de control administrativo, que se aplicaba en la institución precisada. En tal sentido se propuso, tal como estaba previsto en  el objetivo principal, el  modelo para optimizar el proceso administrativo, específicamente  en las actividades propias del control en el  Instituto Universitario de Tecnología del Estado Trujillo.

Ahora bien, en lo que respecta a la influencia del liderazgo ejercido por al autor para proponer el modelo en el Instituto, cabe destacar que ese "proceso de dirigir las actividades laborales de los miembro de un grupo y de influir en ellas" fue llevado a cabo con éxito, ya que fue, en gran parte,  por medio de la práctica del liderazgo ejercido que se hizo posible la ejecución del modelo en el organismo identificado.

                                                                  MSc. Ever Uzcategui – everuzcategui65yahoo.com

Introducción

Comencemos en este acápite del escrito haciéndonos la pregunta de rigor ¿por qué se realizo la investigación sobre la cual hace referencia el presente artículo sobre la propuesta de diseñar un modelo para optimizar el control administrativo en el Instituto Universitario de Tecnología del Estado Trujillo?. Pero antes de dar respuesta a esta interrogante es necesario señalar que en toda organización existen numerosas acciones a realizar y que son necesarias para el normal funcionamiento de las operaciones preestablecidas mediante "procesos" que deben regir el orden de cada actividad, siguiendo unos lineamientos lógicos de las mismas y cumpliendo con los objetivos formulados en la planificación  y en las metas propuestas.

La responsabilidad administrativa del día de hoy, exige que los trabajadores se familiaricen con los objetivos de la institución y los mecanismos para lograrlos. Estas responsabilidades requieren comprensión de los procedimientos y políticas fundamentales que se deben aplicar oportuna y correctamente, por lo que a través del liderazgo bien entendido se pueden obtener mayores y mejores resultados.

De acuerdo a esto, se realizo el estudio descrito sobre el aspecto del control como una función administrativa, que consiste en medir  y corregir el desempeño de los subordinados para asegurarse que los objetivos del organismo seleccionado, como fue el caso del Instituido Universitario de Tecnología del estado Trujillo sean alcanzados. En la investigación se asumió la tarea de concebir el control administrativo como una herramienta para verificar que todo se haga conforme con lo que fue planeado y organizado, de acuerdo con las órdenes dadas, para identificar los errores o desvíos, con el fin de corregirlos y evitar su repetición.

Esta temática concerniente al control administrativo revistió  gran importancia para la investigación y por ende para el Instituto Universitario estudiado, ya que la propuesta para mejorar el proceso de control permitirá, entre otras acciones: la corrección de fallas o errores, ya sea en la planeación, la organización o en la ejecución, e indicar las medidas correctivas. También permitirá, según se conoció en la indagación realizada, la prevención de nuevas fallas o errores, ya que  el modelo del control administrativo, que se propuso indicara  los medios para evitar los deslices en el futuro del ente.

Para describe el interés que tiene en el contexto científico del momento el actual informe , es de gran valor referir que Según los últimos estudios realizados por expertos en la materia, como Scanlan y Eckles, "uno de los problemas y hechos más destacados e importantes que se plantea, con la prontitud del caso, en la economía global y en la nueva orientación que debe prevalecer en las organizaciones, dando nuevos aspectos a la práctica de la gerencia, para que éstas sean más efectivas y eficientes, es la carencia de mecanismos, normas y criterios técnicos idóneos para el control administrativo". Por tal razón, diferentes organizaciones de Latinoamérica han desarrollado acciones de control administrativo destinados a estudiar los ingresos provenientes de negocios en los sistemas financieros de estos países.

Al respecto, es pertinente narrar el convenio realizado por la Cumbre de Seguridad de Centro América de 1996, donde se propone "un control administrativo sobre las instituciones de los Sistemas Bancarios para que lleven un registro de clientes, transacciones y operaciones" (1998, pp. 8 – 10).

Ahora bien, estos hechos confirman la importancia y la necesidad de desarrollar acciones sólidas y contundentes, dirigidas a lograr cada vez más, resultados óptimos en los procesos dirigidos al control y seguimiento de las operaciones de las diferentes organizaciones. Así pues,  es importante conocer que el  control en la administración,  visto desde una óptica gerencial, está implícito dentro de los procesos que se llevan a cabo. Las acciones de  este control, juega un papel muy significativo en dichos procesos. El control se considera como una función básica en la administración, el cual, como alternativa de solución, debe estar dirigido a la seguridad de que realmente se realizan las actividades planificadas para el logro de los objetivos y metas propuestas dentro de la planificación general de la organización. El control como tal, propone vigilar para que todas las acciones y operaciones en todo momento se efectúen de acuerdo con el plan adoptado, con las ordenes dadas y con los principios establecidos. Se pretende, a través de este control administrativo, comparar, discutir y hasta criticar, e igualmente a estimular la planificación y fortalecer la organización aumentado su eficacia y facilitando su coordinación.

Seguidamente, pero dejando un poco la generalidad o la universalidad del control administrativo se relata que Lansberg, (1998), en un estudio realizado en el ámbito nacional, señalo que , "el Control Administrativo Venezolano, representa uno de los problemas o situaciones de mayor relevancia en las instituciones del Estado, por cuanto y según este autor,  "es uno de los procesos gerenciales de mayor trascendencia en la administración pública y privada, que permite medir y examinar los resultados de una organización nacional, regional o local, o evaluar los criterios, normas, técnicas del registro, así como la emisión de informes  que oriente hacia el logro de los objetivos organizacionales."  Y claro está, dicha situación es pertinente al ámbito de las instituciones educativas, y más aun las de educación superior donde se observa una afluencia significativa de operaciones con personas naturales y jurídicas en materia de formación, donde existen factores internos y externos perturbadores, como por ejemplo: políticos, gubernamentales, legales, de carácter y personalidad, entre otros, que impiden el libre intervenir de los elementos que la conforman, estos pueden suceder  bien por falta de coordinación de los pasos a dar en el canal de comunicación o por falta de control y seguimiento.

Es así como,  la administración en los organismos que imparten educación , vista desde el punto de vista gerencial, lógicamente, está implícita dentro de los procesos que los gerentes llevan a cabo, siendo que las acciones de control, juega un papel muy importante en los procesos administrativos, por aquello de que el  control se considera como una función básica de todo ese proceso, debiendo estar dirigido a la seguridad de que realmente se realizan las actividades planificadas para el logro de los objetivos y metas propuestas dentro de la planificación general de la organización.

Tradicionalmente, nos revela el informe en cuestión, en las organizaciones educativas, la función de control se realiza a partir del nivel jerárquico más elevado, hasta llegar al nivel inferior de la estructura organizativa de cada institución, quienes tienen que rendir cuenta a su superior inmediato sobre el cumplimiento de cada actividad que realiza dentro de la institución y el logro de los objetivos y metas propuestas por la organización, utilizando instrumentos y mecanismos que le permitan la información necesaria sobre el funcionamiento de la misma.

Este enfoque, nos remite a organizaciones con una estructura piramidal, donde el Jefe, quien generalmente es también el líder autocrático y extraordinario,  es quien sabe, ordena y el subalterno es quien escucha, acata y cumple de una manera mecánica, es decir no se corresponde para nada con una gerencia participativa y abierta al desarrollo de las capacidades de sus empleados. Ello indudablemente ha generado gran cantidad de problemas, que van desde inasistencias a los centros de trabajo, hasta apatía por cumplir con  las funciones.

Ruiz (1996), acota que en el caso del sistema educativo los controles se vienen ejecutando e instrumentando de un modo inadecuado y que se basan primordialmente en la planificación y documentos estadísticos, los cuales no aseguran la calidad del proceso y menos aún la calidad del servicio en la Educación. Cada día el sistema educativo necesita más y mejores gerentes o lideres que orienten a su personal hacia metas realizadas con alta motivación al logro y fuertes sentimientos de pertenencia para su institución.

De acuerdo  las informaciones recabas para escribir el artículo, las evidencias señaladas por otros  autores, son similares a las que presenta la Institución objeto de estudio, por cuanto se ha pudo observar, investigación, realizada que los procesos administrativos se cumple, pero con  ciertas limitantes, específicamente el proceso de control, el cual es fundamental para el logro de los objetivos organizacionales, es decir, que no se da la correspondencia debida entre la  ejecución y  la planificación operativa para poner en marcha los diferentes programas y proyectos, trayendo como consecuencia, en algunos casos, el desvió de los planes.

Informaciones recabadas, según el informe realizado en el aspecto del control administrativo y su vinculación con el liderazgo que se practica,  indican que, los directivos de la institución seleccionada, hasta la fecha,  presentan insuficiencias en cuanto a las dimensiones de participación, comunicación, influencia en su seguidores, creatividad, perseverancia, responsabilidad y conocimiento. Con esta aseveración, según Montilla, (1996), cuando esta situación se hace presente, "se puede establecer que los controles administrativos son efectuados de un modo ineficiente y que con seguridad maximizan las debilidades presentes en la institución a su cargo".

Por lo anterior y para el caso de la  investigación que se llevo a cabo, referida a una Propuesta para el diseño de un modelo de Optimización del Control Administrativo en el Instituto Universitario de Tecnología del Estado Trujillo, a fin de garantizar el cumplimiento de las metas organizacionales, se busco dar  respuestas,  en primera instancia, y a través de un diagnostico,  a la interrogante relacionada a: ¿cómo es el proceso para el control administrativo que se aplicaba  el Instituto universitario identificado?, para luego, en el marco de la investigación, analizar ¿cuáles son los diferentes componentes que integrarían el diseño del modelo  para la optimización del control administrativo  en el IUTET? y  finalmente plantear ¿Cómo se diseñaría el modelo propuesto para esa institución?

Para esta secuela, es importante señalar que existen procedimientos administrativos y técnicos que se aplicaron en el manejo administrativo del organismo seleccionado para el estudio, los cuales se trataron de analizar, con la finalidad de mejorar  los mismos, en correspondencia con los nuevos parámetros gerenciales, tanto a nivel administrativo como en el ámbito legal.

Al respecto, se ha pudo observar, que los procesos administrativos se cumplían, pero con cierta limitante, específicamente el proceso de control, el cual es fundamental para el logro de los objetivos organizacionales, por lo que  se planteo el mejoramiento de dichos procesos, para así alcanzar el mejor logro de los objetivos establecidos, poniendo en marcha cada uno de ellos y  poder cubrir las expectativas de los beneficiarios del servicio educativo prestado por el Instituto.

En  síntesis, la metodología propuesta y descritica en la investigación sobre la cual se escribe para el nuevo  control administrativo del organismo, se basaría  en la medición y corrección del desempeño de las actividades, la cuales  deben ser realizadas, en concordancia con lo estipulado en las normativas y reglamentos vigentes, al igual que con la adaptación y aplicación de los  mecanismos gerenciales modernos  que se propondrán  a lo largo del desarrollo de esta investigación. Del mismo modo, se busca que el control administrativo funcione como el suministro de información, a través de objetivos y metas establecidas para medir el desempeño con relación a las mismas, así como comparar los resultados con los objetivos establecidos y proponer las correcciones cuando sean necesarias.

Material y Métodos

Es importante señalar con claridad ¿cómo fue realizado el estudio mencionado en el artículo?, para este propósito se organiza la información de las vías a seguir desde que se inicio la investigación hasta la finalización del misma. En este contexto se establece un conjunto de actividades que permitieron  el abordaje de la realidad, a través de la utilización de una serie de métodos, técnicas y procedimientos que garantizaron su validez científica, de tal forma que estas herramientas se adaptasen a las especificaciones del objeto de estudio. En este orden de ideas los métodos son los siguientes:

Tipo y Diseño de Investigación

De acuerdo al problema planteado referido a la optimización del control administrativo en el Instituto Universitario de Tecnología del Estado Trujillo y en función de sus objetivos, se utilizo un tipo de investigación denominado proyecto factible, ya que correspondió con la definición dada según la UPEL (1998:7), de que, "consiste en la investigación, elaboración y desarrollo de una propuesta, de un modelo operativo viable para solucionar problemas, requerimiento o necesidades de organizaciones o grupos sociales; puede referirse a la formulación de políticas, programas, tecnologías, métodos o procesos:", además "es una proposición sustentada en un Modelo Operativo factible, orientada a resolver un problema planteado o satisfacer necesidades en una institución o campo de interés nacional" 

En atención a esta modalidad de investigación, se introdujeron dos grandes fases en el estudio, a fin de cumplir con los requisitos involucrados en un Proyecto Factible. En la primera de ellas, inicialmente se desarrollo  un diagnostico de la situación existente en la realidad objeto de estudio, a fin de determinar las necesidad del Instituto. En la segunda fase del proyecto y atendiendo a los resultados del diagnostico, se formulo el modelo operativo propuesto, referido al diseño de optimización para el control administrativo en el IUTET; donde se intenta dar repuesta o resolver el problema planteado en la institución estudiada.

En lo que respecta al diseño del  estudio, éste se caracterizo por estar apoyado en dos tipos de diseños de  investigación  como lo son: Documental y De Campo, la primera se refiere, de acuerdo a la UPEL (1998:8), al "estudio del problema con el propósito de ampliar y profundizar el conocimiento  de su naturaleza a través de la utilización de trabajos previos, información y datos divulgados por medios impresos" y la segunda, según la misma fuente "por el análisis sistemático del problema real  con el fin de describirlo, interpretarlo,  entender la naturaleza y factores constituyentes, así como explicar sus causas y efectos, o predecir su ocurrencia" para lo cual fue necesario obtener los datos directamente en el sitio donde ocurren los hechos".

Igualmente, atendiendo los objetivos delimitados, de manera primaria,  la investigación se oriento en este diseño de campo, por cuanto  permitió no solo observar, sino recolectar los datos directamente de la realidad objeto de estudio, en su ambiente cotidiano,  para posteriormente analizar  e interpretar los resultados  de estas indagaciones.

El estudio propuesto se adecua también a los propósitos de la investigación no experimental descriptiva, donde no se  plantearon hipótesis, pero si se definieron un conjunto de variables. Se trato de un estudio descriptivo, en la medida que el fin último, como lo fue el de  describir con precisión, las propiedades y características más importantes de los aspectos del modelo de optimización propuesto, efectivamente se pudo realizar. 

   Participantes

Para especificar apropiadamente la población objetivo y el tamaño de la muestra se hará uso del término participantes ya que se trato de la totalidad de los  funcionarios que laboran en la Unidad de  Servicios Administrativos, la Unidad de Control  y Registro, la División de Planificación y Presupuesto, la Subdirección Administrativa y la Dirección del Instituto Universitario de Tecnología del estado Trujillo. Todos ellos  constituyeron la población o universo, que en  este caso fue de tipo finita, en la medida que la integraron un determinado número de personas, que con relación al estudio está limitada a 28  trabajadores del área de control administrativo. Para reseñar el proyecto de investigación que nos ocupa, no se utilizo la muestra, ya que la totalidad de la población fue de fácil acceso, al estar representada por veintiocho  (28) participantes o  trabajadores objeto de estudio.

Entorno

El estudio se efectúo en el Instituto Universitario de Tecnología del Estado Trujillo, y la población, por tratarse de una investigación de carácter administrativo dirigida los procesos de controles internos, vine dada, por la totalidad de los funcionarios que intervienen en los procesos administrativos del IUTET, como un todo; exactamente, el autor se refiere a 28 trabajadores.

Técnicas e Instrumentos de Recolección de  Información

En función de los objetivos definidos  en el actual proyecto, donde se planteo el Diseño de un Modelo de Optimación para el Control Administrativo en el Instituto Universitario de Tecnología del Estado Trujillo, ubicado dentro de la modalidad de Proyecto Factible, se emplearon una serie de instrumentos y técnicas de recolección de la información  orientadas de manera esencial a alcanzar los fines propuestos. Para esta estrategia, necesariamente hubo que cumplir con tres etapas básicas, la primera de ellas, estuvo referida a la circunscripción de todos los aspectos teóricos de la investigación, vinculados al planteamiento, formulación y  delimitación del problema objeto de estudio, así como a la elaboración del marco teórico, etc.

La segunda implico la realización de un diagnostico organizacional relacionado con el proceso de control administrativo que se ejecutaba en la institución; y la tercera, estuvo ligada al nuevo diseño del  modelo antes mencionado.

Dada la naturaleza del estudio y en función  de los datos que se requirieron, tanto del momento teórico, como del momento metodológico de la investigación, así como con la presentación del trabajo escrito, en primer lugar se situaron las denominadas técnicas y protocolos instrumentales de la investigación documental. Empleándose de ellas fundamentalmente, para el análisis de las fuentes documentales, que  permitieron  abordar y desarrollar los requisitos del momento teórico de la investigación, la: observación documental, la presentación resumida, resumen analítico y  análisis crítico.

Dentro de este ámbito, también se usaron una serie de técnicas operacionales para manejar las fuentes documentales desde una dimensión estrictamente técnica y común a todas las ciencias, a saber; de subrayado, fichajes bibliográficas y de ampliación de textos, construcción y presentación de índices, presentación de cuadros, gráficos e ilustraciones, presentación de trabajo escrito, etc.

En segundo lugar, se usaron técnicas de la  observación directa, no participante y sistemática en la realidad objeto de estudio. Finalmente y en tercer lugar, se emplearon las técnicas de la encuesta y del cuestionario con el propósito de sondear a las personas que laboran en el Instituto Universitario seleccionado y que estaban directamente vinculadas al problema investigado.

Técnicas de Análisis y Procesamientos de Datos Investigación Documental

La información proveniente de la fuente secundaria se recolectó, se seleccionó, se fichó y luego se incorporó al texto definitivo, lo que se consideró de mayor relevancia para la investigación.

Investigación de Campo

Los datos se obtuvieron con la aplicación de los instrumentos, luego fueron presentados en cuadros distributivos de frecuencias e índices porcentuales de las respuestas que arrojaron cada ítem con la finalidad de desarrollar los objetivos planteados. Este procesamiento corresponde a la técnica de análisis cuantitativo.

El análisis e interpretación de los resultados que se obtuvo con la investigación de campo a realizar, también fue analizada de manera cualitativa. Con este tipo de análisis se pudo afianzar; más el análisis cuantitativo, puesto que el mismo fue interpretado para describir la frecuencia en que se presentaron los indicadores que dieron origen a una problemática que fue vista como una necesidad que debió ser atendida.

Procedimientos de la Investigación. Investigación Documental

Para la instrumentación de la investigación documental se emplearon los procedimientos siguientes;

a) Ubicación y arqueo de fuentes bibliográficas y documentales: Textos, Informes, Proyectos, Foros, Seminarios, Artículos de Revistas, que permitirán obtener la información pertinente al tema en estudio.

b) Realización de entrevistas a fuentes vivas o representantes de organismos involucrados en el área.

c) Discriminación de la información significativa pertinente a la estructuración del cuerpo demostrativo del reportaje.

d) Codificación y sistematización de la información seleccionada y registro de la misma en el análisis acorde a sus contenidos.

e) Interpretación y presentación de los resultados.

Investigación de Campo

El trabajo de campo requerido para la investigación incluyo la ejecución de las tareas básicas siguientes;

a) Contextualización y delimitación del problema a objeto de establecer las dimensiones de su análisis,

b) Determinación de la población y selección de la muestra.

c) Selección y construcción de los instrumentos de recolección de  datos. Se escogió el cuestionario por ser el instrumento más idóneo para la recolección de información sobre la problemática planteada.

d) Organización y procesamiento de los datos producto de  las respuestas obtenidas a través del instrumento.

e) Interpretación de los resultados.

       Prueba Piloto

Para la validez del instrumento se utilizo la validez de contenido, la cual consistió, para efectos de presente estudio, en hacer entrega del cuestionario a un grupo de tres expertos en la materia para que emitieron su opinión (juicio de expertos)  en relación a los siguientes criterios: relación ítems – objetivos, relación ítems – variables y relación ítems – indicadores. Esto en función de constatar el vocabulario y la redacción de los ítems y si el contenido de los mismos mide lo que se desea medir. Los expertos le hicieron observaciones de tipo general, las cuales fueron atendidas y corregidas.

Técnicas para Analizar los Resultados

Para analizar los resultados se utilizo la estadística descriptiva  siguiendo los siguientes pasos;

a) Cada uno de los ítems se codificaron

b) Se construyeron las tablas de frecuencia con la presentación, análisis y discusión teórica de los resultados.

c) Se representaron gráficamente.

Técnicas para la Formulación del Modelo o Sistema Propuesto

Las técnicas para la formulación del modelo o sistema propuesto siguieron las pautas definidas de acuerdo a un proyecto factible, es decir, cubrió  las fases de investigación, elaboración y desarrollo de una propuesta para un modelo operativo viable de solucionar el problema planteado, además, las técnicas comprendieron las etapas de diagnóstico, planteamiento y fundamentación teórica de la propuesta, procedimientos metodológicos, actividades y recursos necesarios para su ejecución.

Resultados

Para la etapa inicial y básica de la investigación, referida a la demarcación de todos los aspectos teóricos del estudio, la información procedente de la fuentes secundarias se recolectó, se eligió, se fichó y luego se agregó al texto final, lo que se consideró de mayor preeminencia para la investigación.

La segunda etapa que envolvió la realización de un diagnostico organizacional relacionado con el proceso de control administrativo que se elaboraba en la institución seleccionada, para lo cual se presentaron los datos obtenidos de la aplicación del instrumento diseñado, como lo fue el cuestionario, de manera organizada, a través de varias formas: por codificación y tabulación de los datos , relacionados con los procedimientos técnicos en el análisis estadístico que permitió determinar el número de respuestas referidas a las  diferentes categorías, luego por una representación escrita, que consistió en incorporar los datos estadísticos recolectados, en forma de texto, a partir de una descripción  de los mismos., así como por una representación grafica  a través de la figuras de "tortas" donde se ilustro, pictóricamente, la información obtenida y los porcentajes que ésta representa. Y la tercera y última etapa del estudio,  ligada al diseño del  modelo propuesto para optimizar el control administrativo en el organismo, efectivamente la propuesta se presento en un anexo separado del estudio describiendo con detalle las Técnicas y componentes que integrarían el modelo de optimización para el control administrativo en el Instituto Universitario de Tecnología del estado Trujillo

Discusión

A continuación, se presentan a manera de discusión, la interpretación de los resultados por  cada de las interrogantes que conllevaron a  la idea necesaria de presentar una propuesta de optimización  para el control administrativo en el Instituto Universitario de Tecnología del estado Trujillo ( para efectos del articulo las paginas que incluyen como anexo las tablas y las figuras de torta que fundamentan el análisis  de la discusión se colocan al final y no se contabilizan  para el artículo como tal)

Tabla Nº 1

1.- ¿Las operaciones administrativas se realizan de acuerdo a las leyes y reglamentos vigentes que rigen estas labores en la administración pública?

Los datos obtenidos (ver tabla1) determinaron que el 53,57% de los encuestados respondieron en atención a los criterios "Siempre", lo que representa una tendencia  favorable a la interrogante. Lo que se traduce en  que las operaciones si se realizan  de acuerdo a las leyes  y reglamentos vigentes.

2.- ¿Los procesos administrativos  se ejecutan de conformidad a la normativa interna del Instituto Universitario de Tecnología del Estado Trujillo?

Al efectuar el análisis del presente ítem se pudo evidenciar que el 57.14% de los encuestados opinaron bajo el criterio "Siempre" y  un 42.85% opinó que "Algunas Veces", lo que demuestra que existe poca diferencia entre los que consideran que si se ejecuta de acuerdo  a la normativa  interna. Y los que consideran que solo algunas veces  se actúa de esta manera. Esto significa  que el 42,85 de algunas veces debe ser atendido para efectos del modelo de control administrativo  propuesto en la presente investigación.

3.- ¿Los principios generales de la administración  como: división de trabajo y especialización, de autoridad y responsabilidad, jerarquía, unidad de mando, amplitud administrativa, definición de funciones y tareas, son aplicados durante el proceso administrativo del IUTET?

Esta pregunta arroja resultados a favor del criterio "Algunas Veces" representado en un 50 %, lo que significa un problema, ya que el hecho de que la mitad  de los encuestados sea de esta opinión significa que existe la necesidad de corregir, en el marco de la propuesta,  la aplicación de los principios generales de la administración,  durante el proceso administrativo.

4.- ¿Usted considera que se planifican las actividades en función de objetivos y metas en  su unidad de trabajo,  antes de iniciar  las actividades  administrativas?

Los datos obtenidos en el presente ítem demuestran que las respuestas están divididas entre los primeros criterios, pero la suma de "Algunas Veces" y "Casi Nunca" supera considerablemente al criterio de siempre, lo que implica que, durante al propuesta, se pretende corregir estos niveles, en función de los objetivos y metas que se planifiquen antes de iniciar las actividades en las unidades de trabajo,

5.- ¿Las decisiones de los directivos y de los planificadores del IUTET  son tomadas con orientación hacia el futuro?

De los criterios considerados el que presentó mayor frecuencia fue "Algunas Veces", representado por el 50%, lo que simboliza que para efectos de la toma de decisiones,  en pocas ocasiones éstas se orientan con visón de futuro, debiéndose abordar esta premisa en el diseño de la propuesta para el nuevo modelo del control administrativo.

6.- ¿Considera usted que el personal del área  administrativa participa, de alguna manera, en las actividades de planificación?

De acuerdo a los datos obtenidos, se pudo determinó  que un alto porcentaje el 67.85.5% opinó en atención a  esta interrogante que, solo "Algunas Veces", participan en las actividades de planificación. Ante esto necesario es, promover la participación, en el marco del nuevo diseño propuesto.

7.- ¿Se  planifican actividades de motivación que conlleven al incremento o la  adopción de la pertenencia institucional?         

Análisis

Como puede observarse los criterios "Casi Nunca" 42,85 y "Algunas Veces" 28,57 dan respuesta a esta interrogante sobre la motivación, significando que la motivación es baja  entre los trabajadores encuestados y por tanto ésta  no contribuye el incremento de la pertenencia institucional .

8.- ¿Ha recibido inducción o información  sobre la cultura y estructura organizacional del IUTET?

            Los porcentajes respecto a esta interrogante arrojan  tendencias sobre los criterios "Algunas Veces" y "Casi Nunca", lo que representa que en este sentido, no seda la suficiente inducción sobre al cultura y la estructura organizacional  en el IUTET.

9. ¿Cree usted que, desde el punto de vista organizacional, se distribuyen  correctamente las tareas laborales -administrativas, dentro de su unidad de trabajo?

La información recolectada  nos comunica que la mitad de los  encuestados consideran que las tareas laborales no se distribuyen correctamente en las unidades de trabajo de su adscripción, por lo que se debe asumir esta situación, igualmente dentro del nuevo esquema del modelo propuesto.

10.- ¿Se definen claramente  las responsabilidades en el área  administrativa donde usted se desempaña?

Según los datos suministrados la mayoría de los encuestados  considera que solo "Algunas Veces" se definen las responsabilidades en el área administrativa, lo que sin duda debe corregirse, en la nueva metodología para el control administrativo que se propondrá en la investigación.

11.- ¿Se establecen relaciones efectivas de comportamiento entre las personas para lograr la eficiencia y obtener satisfacción personal al hacer las tareas administrativas?

            Siguiendo la tendencia la mayor parte de los encuestados hacen saber que solo "Algunas Veces" las relaciones efectivas de comportamiento logran la eficiencia y la satisfacción al ejecutar las tareas asignadas, lo que significa que en el modelo propuesto se debe prever la mejora  en la frecuencia de este criterio, hacia la búsqueda del optimo criterio a saber: "Siempre".

12.- ¿Para las actividades de orden administrativos se asigna  espacio físico suficiente?

            En el mismo orden, el criterio "Algunas Veces" se impone en la respuesta de que sí el espacio fisco asignado para las actividades administrativas es suficiente, lo que no favorece esta situación, siendo necesario asumir la corrección en el diseño del modelo.

13.- ¿Esta conforme con el ambiente de trabajo que percibe en su unidad administrativa?

Se observa, según la respuesta del 48.42 % referida al criterio "Siempre", que en este sentido hay conformidad con el ambiente de trabajo que se percibe en el  área administrativa

14.- ¿Considera usted que los recursos materiales (físicos) y humanos se han instaurado ordenadamente en las áreas administrativas?

            En este ítem se puede ver que un alto 60,71 % de los encuestados consideraron que solo "Algunas Veces", se instauran proporcionalmente los recursos materiales y humanos, situación ésta que se debe corregir en un ambiente optimo que se prevé diseñar en el marco de la presente investigación.

15.- ¿Siente usted pertenencia y entusiasmo cuando ejecuta las actividades administrativas, en función de los planes  y metas de la institución?

            Al aplicar el instrumento, en esta pregunta se obtuvo una tendencia importante  a favor del criterio "Siempre"  lo que evidencia un alto sentido de pertenencia y entusiasmo en la ejecución de las tareas con relación al logro de los objetivos y metas institucionales, por lo que se debe mantener esta tendencia en el componente motivación del modelo propuesto

16.- ¿Recibe inducción para la actualización de los procesos o tareas administrativas que debe realizar?

            En este sentido, la actualización  de los procesos no ha sido muy atendida  como lo evidencia el criterio "Algunas Veces" por lo que se requiere mejorar este aspecto en el diseño de optimización propuesto..

17.- ¿Hay correspondencia entre las actividades administrativas  que usted lleva a cabo y los planes y la estructura organizativa que conoce del  IUTET?

            Según la respuesta obtenida para este ítem la tendencia de algunas veces se mantiene con un 53,57, lo que sigue significado la necesidad e asumir la mejora para exista correspondencia entre las actividades administrativas  que se realizan y los planes y la estructura organizativa que conoce del organismo

Gráfico Nº 17.- ¿Hay correspondencia entre las actividades administrativas  que usted lleva a cabo y los planes y la estructura organizativa que conoce del  IUTET?

18.- ¿Se aplican políticas de compensación cuando se logra cumplir con los objetivos y metas?

            En cuanto al as compensaciones el mayor criterio obtenido es similar, una vez mas se evidencia que solo "algunas veces" hay compensación para el logro de los objetivos y metas. Lo que amerita una corrección  de este criterio, en función de las compensaciones, en el marco del modelo propuesto, a través de una política institucional y no un "tal vez" o un "de vez en cuando".

19.- ¿Se supervisan las actividades de ejecución de  acuerdo a las normas y al plan operativo institucional?

            Igualmente, en el mismo orden, la consulta sobre la supervisón en la ejecución de las actividades, arroja un resultado a  favor del criterio "algunas veces" representado en un alto 64,28%, lo que se traduce en que la supervisión no es constante, por lo que se amerita atender en el componente evaluación del modelo propuesto.

20.- ¿Se mide el desempeño de sus actividades de acuerdo a las metas obtenidas?

            Según la consulta se determinó que "Alguna Veces" y "Casi Nunca" se mide el desempeño del funcionario  de acuerdo a las metas logradas, lo que sin duda debe modificarse en el modelo propuesto asumiendo el diseño de medidas para cambiar este criterio, hacia el anhelado "Siempre"

21.- ¿Se detectan las diferencias o variaciones entre las actividades planificadas y las ejecutadas?

            "Casi Nunca" y "Algunas Veces" dominaron las respuestas en esta interrogante, es decir que prácticamente no se detectan las diferencias entre las actividades administrativas  que se ejecutan  y los planes y la estructura organizativa que conoce del  Instituto, lo que implica,  otra vez, que las funciones de evaluación y seguimiento no se están llevando de la mejor manera.

22.- ¿Se realizan los ajustes para corregir las variaciones entre lo planificado y lo ejecutado?

Las tareas de ajustes para realizar las respectivas correcciones a que diere lugar están divididas respecto a la frecuencia en los criterios, sin embargo es importante, que el diseño del modelo propuesto, persiga un tendencia, en el sentido de efectuar los arreglos para corregir las variaciones entre lo planificado y lo ejecutado.

23.- ¿Cree usted que las actividades de control administrativo se aplican oportunamente?

La frecuencia obtenida indica que este control sucede "Algunas Veces", es decir que las actividades de vigilancia no son un práctica constante, lo que seguramente perjudica ya que el revisión administrativa debe ser muy oportuna para evitar problemas administrativos y de otra índole, por lo que se debe asumir  mejorar este escenario en el modelo que se propondrá al final de la investigación.

24.- ¿Considera usted que el control administrativo se realiza como una medida positiva para compartir las informaciones y  describir fallas en el proceso?

Tal como sucede con este ítem ("Algunas Veces"50%),  existe una tendencia similar en las respuestas obtenidas en el Instituto en estudio. En el ente, la actividad del control administrativo se realiza, en la gran mayoría de sus componentes, bajo criterios de "Algunas Veces"  y no por una política constante de estándares establecidos, es como un control a medias. Por tanto, se requiere el diseño de un modelo que guié el comportamiento, hacia la optimización del proceso de control administrativo en la  Entidad.

Conclusiones

En cuanto a Diagnosticar el proceso para el control administrativo que actualmente aplica, el Instituto Universitario de Tecnología del Estado Trujillo, efectivamente, se logro la realización del diagnostico organizacional relacionado con el proceso de control administrativo que se lleva a cabo en el organismo escogido. Se mostraron  los datos  obtenidos de la aplicación del instrumento representado en el cuestionario, de forma ordenada, con su respectiva codificación y su tabulación, todo relacionado con los procedimientos técnicos en el análisis estadístico. Esto  permitió determinar el numero de respuestas referidas a las  diferentes categorías, lo cual fue objeto de un análisis estadístico que se redactó y se presentó a manera de texto. Seguidamente,  se presento,  a través de  figuras de "tortas" la indagación obtenida y los porcentajes que representan .las tendencias obtenidas.

En la gran mayoría de los ítems relacionados a Diagnosticar la situación del actual  del proceso para el control administrativo en el instituto en estudio, la categoría "Algunas Veces"  fue la  tendencia dominante , muy similar en las respuestas obtenidas en el ente, por lo que se concluyo que la actividad del control administrativo se realiza, en la gran mayoría de sus componentes,  a saber, bajo criterios de "Algunas Veces"  y no por una política constante de estándares establecidos, es como "un control a medias", por lo que se determino que, ciertamente, se requiere la implantación de mejoras o innovaciones, a través del diseño de un modelo que guié el comportamiento hacia la optimización del proceso de control administrativo en la  entidad.

Este diagnóstico, evidenció que la mayoría de los funcionarios consideran que los directivos presentan dificultad para tomar en consideración las necesidades de cada sección o departamento; evaluar el avance de los planes que están en ejecución; identificar factores críticos de las operaciones que requieren control; uso de las técnicas de control; el rol que cada funcionario cumple dentro de la estructura organizativa y evaluación de los cambios que surgen como producto de tipo de control aplicado en el departamento.

En lo que tiene que ver con Identificar y Analizar los diferentes componentes que integrarían el diseño del modelo propuesto, para optimizar el  control administrativo en el IUTET, se concluyo que esos  propósito (identificar y analizar) se llevaron a cabo exitosamente, mediante la caracterización y el estudio detallado  que se desarrolló, en todos los aspectos y componentes, desde un punto de vista teórico-descriptivo.

Finalmente, el propósito principal como lo fue el diseñar y proponer el  modelo de optimización para el sistema de control administrativo en el instituto seleccionado, se considero alcanzado puesto que se presento la propuesta para perfeccionar el control administrativo en el Instituto Universitario de Tecnología del Estado Trujillo.

  Referencias

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Hemerográficas:

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  Anexos de la parte de la  discusión Tabla Nº 1

1.- ¿Las operaciones administrativas se realizan de acuerdo a las leyes y reglamentos vigentes que rigen estas labores en la administración pública?

Fuente: Empleados  adscritos a las Áreas de Administración del IUTET

Los datos obtenidos en la presente tabla determinan que el 53,57% de los encuestados respondieron en atención a los criterios "Siempre", lo que representa una tendencia  favorable a la interrogante. Lo que se traduce en  que las operaciones si se realizan  de acuerdo a las leyes  y reglamentos vigentes.

Gráfico Nº 1. ¿Las operaciones administrativas se realizan de acuerdo a las leyes y reglamentos vigentes que rigen estas labores en la administración pública?

     Tabla Nº 2

2.- ¿Los procesos administrativos  se ejecutan de conformidad a la normativa interna del Instituto Universitario de Tecnología del Estado Trujillo?

Fuente: Empleados  adscritos a las Áreas de Administración del L IUTET

  Análisis

Al efectuar el análisis del presente ítem se pudo evidenciar que el 57.14% de los encuestados opinaron bajo el criterio "Siempre" y  un 42.85% opinó que "Algunas Veces", lo que demuestra que existe poca diferencia entre los que consideran que si se ejecuta de acuerdo  a la normativa  interna. Y los que consideran que solo algunas veces  se actúa de esta manera. Esto significa  que el 42,85 de algunas veces debe ser atendido para efectos del modelo de control administrativo  propuesto en la presente investigación.

Gráfico Nº 2.– ¿Los procesos administrativos  se ejecutan de conformidad a la normativa interna del Instituto Universitario de Tecnología del Estado Trujillo?

Tabla Nº 3

3.- ¿Los principios generales de la administración  como: división de trabajo y especialización, de autoridad y responsabilidad, jerarquía, unidad de mando, amplitud administrativa, definición de funciones y tareas, son aplicados durante el proceso administrativo del IUTET?

Fuente: Empleados  adscritos a las Áreas de Administración del IUTET                                      

Análisis

Esta pregunta arroja resultados a favor del criterio "Algunas Veces" representado en un 50 %, lo que significa un problema, ya que el hecho de que la mitad  de los encuestados sea de esta opinión significa que existe la necesidad de corregir, en el marco de la propuesta,  la aplicación de los principios generales de la administración,  durante el proceso administrativo.

Gráfico Nº 3.- ¿Los principios generales de la administración  como: división de trabajo y especialización,  de autoridad y responsabilidad, jerarquía, unidad de mando, amplitud administrativa, definición de funciones y tareas, son aplicados durante el proceso administrativo del IUTET?

Tabla Nº 4

4.- ¿Usted considera que se planifican las actividades en función de objetivos y metas en  su unidad de trabajo,  antes de iniciar  las actividades  administrativas?

Fuente: Empleados  adscritos a las Áreas de Administración del IUTET

Análisis

Los datos obtenidos en el presente ítem demuestran que las respuestas están divididas entre los primeros criterios, pero la suma de "Algunas Veces" y "Casi Nunca" supera considerablemente al criterio de siempre, lo que implica que, durante al propuesta, se pretende corregir estos niveles, en función de los objetivos y metas que se planifiquen antes de iniciar las actividades en las unidades de trabajo,

Gráfico Nº 4.- ¿Usted considera que se planifican las actividades en función de objetivos y metas en  su unidad de trabajo,  antes de iniciar  las actividades  administrativas?

Tabla Nº 5

5.- ¿Las decisiones de los directivos y de los planificadores del IUTET  son tomadas con orientación hacia el futuro?

Fuente: Empleados  adscritos a las Áreas de Administración del IUTET

  Análisis

De los criterios considerados el que presentó mayor frecuencia fue "Algunas Veces", representado por el 50%, lo que simboliza que para efectos de la toma de decisiones,  en pocas ocasiones éstas se orientan con visón de futuro, debiéndose abordar esta premisa en el diseño de la propuesta para el nuevo modelo del control administrativo.