Modelo para Optimizar el Control Administrativo en el Instituto Universitario de Tecnología del Estado Trujillo propuesto por un aspirante a liderarlo (página 3)

Gráfico Nº 5.- ¿Las decisiones de los directivos y de los planificadores del IUTET  son tomadas con orientación hacia el futuro?

Tabla Nº 6

6.- ¿Considera usted que el personal del área  administrativa participa, de alguna manera, en las actividades de planificación?

Fuente: Empleados  adscritos a las Áreas de Administración del IUTET

Análisis

De acuerdo a los datos obtenidos, se pudo determinó  que un alto porcentaje el 67.85.5% opinó en atención a  esta interrogante que, solo "Algunas Veces", participan en las actividades de planificación. Ante esto necesario es, promover la participación, en el marco del nuevo diseño propuesto.

Gráfico Nº 6.- ¿Considera usted que el personal del área  administrativa participa, de alguna manera, en las actividades de planificación?

  Tabla Nº 7

7.- ¿Se  planifican actividades de motivación que conlleven al incremento o la  adopción de la pertenencia institucional?

Fuente: Empleados  adscritos a las Áreas de Administración del IUTET                                    

                                          Análisis

Como puede observarse los criterios "Casi Nunca" 42,85 y "Algunas Veces" 28,57 dan respuesta a esta interrogante sobre la motivación, significando que la motivación es baja  entre los trabajadores encuestados y por tanto ésta  no contribuye el incremento de la pertenencia institucional .

Gráfico Nº 7.- ¿Se  planifican actividades de motivación que conlleven al incremento o la  adopción de la pertenencia institucional?

Tabla Nº 8

8.- ¿Ha recibido inducción o información  sobre la cultura y estructura organizacional del IUTET?

Fuente: Empleados  adscritos a las Áreas de Administración del IUTET

Análisis

Los porcentajes respecto a esta interrogante arrojan  tendencias sobre los criterios "Algunas Veces" y "Casi Nunca", lo que representa que en este sentido, no seda la suficiente inducción sobre al cultura y la estructura organizacional  en el IUTET.

Gráfico Nº 8.- ¿Ha recibido inducción o información  sobre la cultura y estructura organizacional del IUTET?

 Tabla Nº 9

9. ¿Cree usted que, desde el punto de vista organizacional, se distribuyen  correctamente las tareas laborales -administrativas, dentro de su unidad de trabajo?

Fuente: Empleados  adscritos a las Áreas de Administración del IUTET

Análisis

La información recolectada  nos comunica que la mitad de los  encuestados consideran que las tareas laborales no se distribuyen correctamente en las unidades de trabajo de su adscripción, por lo que se debe asumir esta situación, igualmente dentro del nuevo esquema del modelo propuesto.

Gráfico Nº 9. ¿Cree usted que, desde el punto de vista organizacional, se distribuyen  correctamente las tareas laborales -administrativas, dentro de su unidad de trabajo? Tabla Nº 10

10.- ¿Se definen claramente  las responsabilidades en el área  administrativa donde usted se desempaña?

Fuente: Empleados  adscritos a las Áreas de Administración del IUTET

Análisis

Según los datos suministrados la mayoría de los encuestados  considera que solo "Algunas Veces" se definen las responsabilidades en el área administrativa, lo que sin duda debe corregirse, en la nueva metodología para el control administrativo que se propondrá en la investigación.

Gráfico Nº 10.- ¿Se definen claramente  las responsabilidades en el área  administrativa donde usted se desempaña?

Tabla Nº 11

11.- ¿Se establecen relaciones efectivas de comportamiento entre las personas para lograr la eficiencia y obtener satisfacción personal al hacer las tareas administrativas?

Fuente: Empleados  adscritos a las Áreas de Administración del IUTET

Análisis

Siguiendo la tendencia la mayor parte de los encuestados hacen saber que solo "Algunas Veces" las relaciones efectivas de comportamiento logran la eficiencia y la satisfacción al ejecutar las tareas asignadas, lo que significa que en el modelo propuesto se debe prever la mejora  en la frecuencia de este criterio, hacia la búsqueda del optimo criterio a saber: "Siempre".

Gráfico Nº 11.- ¿Se establecen relaciones efectivas de comportamiento entre las personas para lograr la eficiencia y obtener satisfacción personal al hacer las tareas administrativas?

Tabla Nº 12

12.- ¿Para las actividades de orden administrativos se asigna  espacio físico suficiente?

Fuente: Empleados  adscritos a las Áreas de Administración del IUTET

Análisis

En el mismo orden, el criterio "Algunas Veces" se impone en la respuesta de que sí el espacio fisco asignado para las actividades administrativas es suficiente, lo que no favorece esta situación, siendo necesario asumir la corrección en el diseño del modelo.

Gráfico Nº 12.- ¿Para las actividades de orden administrativos se asigna  espacio físico suficiente?

                                                              Tabla Nº 13

13.- ¿Esta conforme con el ambiente de trabajo que percibe en su unidad administrativa?

Fuente: Empleados  adscritos a las Áreas de Administración del IUTET

Análisis

Se observa, según la respuesta del 48.42 % referida al criterio "Siempre", que en este sentido hay conformidad con el ambiente de trabajo que se percibe en el  área administrativa

Gráfico Nº 13.- ¿Esta conforme con el ambiente de trabajo que percibe en su unidad administrativa?

                                                                Tabla Nº 14

14.- ¿Considera usted que los recursos materiales (físicos) y humanos se han instaurado ordenadamente en las áreas administrativas?

 Fuente: Empleados  adscritos a las Áreas de Administración del IUTET

Análisis

En este ítem se puede ver que un alto 60,71 % de los encuestados consideraron que solo "Algunas Veces", se instauran proporcionalmente los recursos materiales y humanos, situación ésta que se debe corregir en un ambiente optimo que se prevé diseñar en el marco de la presente investigación.

Gráfico Nº 14.- ¿Considera usted que los recursos materiales (físicos) y humanos se han instaurado ordenadamente en las áreas administrativas?

                                                                Tabla Nº 15

15.- ¿Siente usted pertenencia y entusiasmo cuando ejecuta las actividades administrativas, en función de los planes  y metas de la institución?

Fuente: Empleados  adscritos a las Áreas de Administración del IUTET

  Análisis

Al aplicar el instrumento, en esta pregunta se obtuvo una tendencia importante  a favor del criterio "Siempre"  lo que evidencia un alto sentido de pertenencia y entusiasmo en la ejecución de las tareas con relación al logro de los objetivos y metas institucionales, por lo que se debe mantener esta tendencia en el componente motivación del modelo propuesto

Gráfico Nº 15.- ¿Siente usted pertenencia y entusiasmo cuando ejecuta las actividades administrativas, en función de los planes  y metas de la institución?

                                                                 Tabla Nº 16

16.- ¿Recibe inducción para la actualización de los procesos o tareas administrativas que debe realizar?

 Fuente: Empleados  adscritos a las Áreas de Administración del IUTET

Análisis

En este sentido, la actualización  de los procesos no ha sido muy atendida  como lo evidencia el criterio "Algunas Veces" por lo que se requiere mejorar este aspecto en el diseño de optimización propuesto..

Gráfico Nº 16.– ¿Recibe inducción para la actualización de los procesos o tareas administrativas que debe realizar?

                                                                Tabla Nº 17

17.- ¿Hay correspondencia entre las actividades administrativas  que usted lleva a cabo y los planes y la estructura organizativa que conoce del  IUTET?

Fuente: Empleados  adscritos a las Áreas de Administración del IUTET

Análisis

Según la respuesta obtenida para este ítem la tendencia de algunas veces se mantiene con un 53,57, lo que sigue significado la necesidad e asumir la mejora para exista correspondencia entre las actividades administrativas  que se realizan y los planes y la estructura organizativa que conoce del organismo

Gráfico Nº 17.- ¿Hay correspondencia entre las actividades administrativas  que usted lleva a cabo y los planes y la estructura organizativa que conoce del  IUTET?

                                                              Tabla Nº 18

18.- ¿Se aplican políticas de compensación cuando se logra cumplir con los objetivos y metas?

                                   Fuente: Empleados  adscritos a las Áreas de Administración del IUTET

Análisis

En cuanto al as compensaciones el mayor criterio obtenido es similar, una vez mas se evidencia que solo "algunas veces" hay compensación para el logro de los objetivos y metas. Lo que amerita una corrección  de este criterio, en función de las compensaciones, en el marco del modelo propuesto, a través de una política institucional y no un "tal vez" o un "de vez en cuando".

Gráfico Nº 18.– ¿Se aplican políticas de compensación cuando se logra cumplir con los objetivos y metas?

Tabla Nº 19

19.- ¿Se supervisan las actividades de ejecución de  acuerdo a las normas y al plan operativo institucional?

Fuente: Empleados  adscritos a las Áreas de Administración del IUTET

Análisis

Igualmente, en el mismo orden, la consulta sobre la supervisón en la ejecución de las actividades, arroja un resultado a  favor del criterio "algunas veces" representado en un alto 64,28%, lo que se traduce en que la supervisión no es constante, por lo que se amerita atender en el componente evaluación del modelo propuesto.

Gráfico Nº 19.- ¿Se supervisan las actividades de ejecución de  acuerdo a las normas y al plan operativo institucional?

                                                               Tabla Nº 20

20.- ¿Se mide el desempeño de sus actividades de acuerdo a las metas obtenidas?

Fuente: Empleados  adscritos a las Áreas de Administración del IUTET

Análisis

            Según la consulta se determinó que "Alguna Veces" y "Casi Nunca" se mide el desempeño del funcionario  de acuerdo a las metas logradas, lo que sin duda debe modificarse en el modelo propuesto asumiendo el diseño de medidas para cambiar este criterio, hacia el anhelado "Siempre"

Gráfico Nº 20.- ¿Se mide el desempeño de sus actividades de acuerdo a las metas obtenidas?

                                                              Tabla Nº 21

21.- ¿Se detectan las diferencias o variaciones entre las actividades planificadas y las ejecutadas?

Fuente: Empleados  adscritos a las Áreas de Administración del IUTET

Análisis

"Casi Nunca" y "Algunas Veces" dominaron las respuestas en esta interrogante, es decir que prácticamente no se detectan las diferencias entre las actividades administrativas  que se ejecutan  y los planes y la estructura organizativa que conoce del  Instituto, lo que implica,  otra vez, que las funciones de evaluación y seguimiento no se están llevando de la mejor manera.

Gráfico Nº 21.- ¿Se detectan las diferencias o variaciones entre las actividades planificadas y las ejecutadas?

                                                                   Tabla Nº 22

22.- ¿Se realizan los ajustes para corregir las variaciones entre lo planificado y lo ejecutado?

Fuente: Empleados  adscritos a las Áreas de Administración del IUTET

Análisis

Las tareas de ajustes para realizar las respectivas correcciones a que diere lugar están divididas respecto a la frecuencia en los criterios, sin embargo es importante, que el diseño del modelo propuesto, persiga un tendencia, en el sentido de efectuar los arreglos para corregir las variaciones entre lo planificado y lo ejecutado.

Gráfico Nº 22.- ¿Se realizan los ajustes para corregir las variaciones entre lo planificado y lo ejecutado?

Tabla Nº 23

23.- ¿Cree usted que las actividades de control administrativo se aplican oportunamente?

Fuente: Empleados  adscritos a las Áreas de Administración del IUTET

Análisis

La frecuencia obtenida indica que este control sucede "Algunas Veces", es decir que las actividades de vigilancia no son un práctica constante, lo que seguramente perjudica ya que el revisión administrativa debe ser muy oportuna para evitar problemas administrativos y de otra índole, por lo que se debe asumir  mejorar este escenario en el modelo que se propondrá al final de la investigación.

Gráfico Nº 23.- ¿Cree usted que las actividades de control administrativo se aplican oportunamente?

                                                                Tabla Nº 24

24.- ¿Considera usted que el control administrativo se realiza como una medida positiva para compartir las informaciones y  describir fallas en el proceso?

Fuente: Empleados  adscritos a las Áreas de Administración del IUTET

Análisis

Tal como sucede con este ítem ("Algunas Veces"50%),  existe una tendencia similar en las respuestas obtenidas en el Instituto en estudio. En el ente, la actividad del control administrativo se realiza, en la gran mayoría de sus componentes, bajo criterios de "Algunas Veces"  y no por una política constante de estándares establecidos, es como un control a medias. Por tanto, se requiere el diseño de un modelo que guié el comportamiento, hacia la optimización del proceso de control administrativo en la  Entidad.

Autor:

Ever Uzcategui

Venezuela

2007