I. Objetivo Que los Enlaces en las Unidades Académicas y Administrativas del Instituto Politécnico Nacional, puedan identificar, recabar, registrar, organizar, operar, corregir, modificar y resguardar los datos personales en su poder, para mejorar la atención de los requerimientos en materia de Transparencia y Acceso a la Información.
Legislación Aplicable a los Datos Personales EN POSESIÓN DE GOBIERNO POSESIÓN DE PARTICULARES
II. CONCEPTOS Documentación entregada con tal carácter por los particulares a los sujetos obligados (Instituto Politécnico Nacional) y que contiene información confidencial, reservada o comercial reservada, siempre que tengan el derecho de reservarse la información, de conformidad con las disposiciones aplicables. Los datos personales que requieran el consentimiento de los individuos para su difusión, distribución o comercialización. (arts. 18 y 19 LFTAIPG) Información Confidencial
Conceptos básicos. Datos Personales La información concerniente a una persona física, identificada o identificable. (art. 3 f. II LFTAIPG)
Información concerniente a una persona física, identificada o identificable: Origen étnico o racial. Características físicas. Características morales. Características emocionales. Vida afectiva. Vida familiar. Domicilio particular. Número telefónico particular. Patrimonio. Ideología. Opinión política. Creencia o convicción religiosa. Creencia o convicción filosófica. Estado de salud física. Estado de salud mental. Preferencia sexual.
Datos personales: información no pública por ser concerniente a una persona física, identificada o identificable, entre otra, la relativa a su origen étnico o racial, o que esté referida a las características físicas, edad, sexo, talla, estatura, peso, características morales o emocionales, a su vida afectiva y familiar, domicilio, RFC, CURP, número telefónico particular, correo electrónico particular, patrimonio, ideología y opiniones políticas, creencias o convicciones religiosas o filosóficas, los estados de salud físicos o mentales, las preferencias sexuales, la ficha de identificación única de los trabajadores, las aportaciones adicionales extraordinarias la fotografía salvo en aquellos casos en los que se detecten circunstancias particulares que ameriten un tratamiento singular del caso en cuestión como lo es título, cédula y otras análogas que afecten su intimidad.
Importancia de los Datos personales: Que no sean utilizados con fines distintos a los autorizados por el titular, evitando con ello que se afecten derechos y libertades diversos, como puede ser discriminación laboral, por razones de salud o preferencial sexual.
Elementos de los Datos Personales Concernientes a una persona física, identificada o identificable, e Información contenida en los archivos de los Sujetos Obligados.
Por Ejemplo: Características físicas y personales: color de piel, iris, peso, tipo de sangre, ADN, etc. Datos patrimoniales: fianzas, bienes, ingresos, cuentas. Datos ideológicos: religión, ideología, pertenencia, etc. Datos académicos y laborales: puesto, domicilio de trabajo, email, títulos, cédula, etc. Datos de identificación: nombre, firma, fotografía, datos familiares, domicilio, teléfono, RFC, etc. Datos de salud y vida sexual: historial clínico, información psicológica, preferencias sexuales, hábitos, etc. Otros: Información de resoluciones judiciales, estatus migratorio, etc.
Ejemplos Prácticos Expedientes de personal: nombre, fotografía, domicilio, currícula. Banco de Sangre: peso, estatura, complexión, entre otros. Sistema de nómina: historial crediticio, cuentas bancarias, RFC, nombre, etc.
Sistema de Datos Personales (SDP) Conjunto ordenado de Datos Personales que están en posesión de una Dependencia o Entidad, con independencia de su forma de acceso, creación, almacenamiento u organización. Cuarto Lineamiento de Protección de Datos Personales.
Tipos de Sistemas de Datos Personales. Físicos: para su tratamiento están contenidos en registros manuales, impresos, sonoros, magnéticos, visuales u holográficos. Automatizados: son sujetos a un tratamiento informático y requieren de una herramienta tecnológica para su acceso o recuperación.
III. Marco Normativo Ley Federal de Transparencia y Acceso a la Información Pública Gubernamental. Reglamento de la Ley Federal de Transparencia y Acceso a la Información. Lineamientos de Protección de Datos Personales. Otros documentos. Recomendaciones sobre medidas de seguridad aplicables a los Sistemas de Datos Personales. Guía para la elaboración de un documento de seguridad.
Artículo 20. Los sujetos obligados serán Responsables de los Datos Personales… Artículo 23. Los Sujetos Obligados que posean, por cualquier título Sistemas de Datos Personales, deberán hacerlo del conocimiento del IFAI, que mantendrán un listado actualizado de los SDP. Ley Federal de Transparencia y Acceso a la Información Pública Gubernamental
Artículo 48. Las Dependencias y Entidades que cuenten con SDP deberán hacer del conocimiento del IFAI y del público en general a través de sus sitios de Internet, el listado de dichos Sistemas, en el cual indicarán el objeto del Sistema, el tipo de Datos que contiene, el uso que se les da, la Unidad Administrativa que los resguarda y el nombre del Responsable. El Instituto mantendrá un listado público actualizado de los SDP que sean hechos de su conocimiento. Reglamento de la Ley Federal de Transparencia y Acceso a la Información Pública Gubernamental
Lineamientos de Protección de Datos Personales Trigésimo noveno. Para dar cumplimiento a lo dispuesto por el artículo 23 de la Ley Federal de Transparencia y Acceso a la Información Publica Gubernamental, el IFAI pondrá a disposición de las Dependencias y Entidades el “Sistema Persona”. Cuadragésimo. Los Responsables deberán registrar e informar al Instituto, dentro de los primeros diez días hábiles de marzo y septiembre de cada año, lo siguiente: a)Los Sistemas de Datos Personales; b)Cualquier modificación sustancial o cancelación de dichos Sistemas, y c)Cualquier Transmisión de Sistemas de Datos Personales.
IV. PRINCIPIOS RECTORES DE LA PROTECCION DE LOS DATOS PERSONALES. Licitud. la posesión y obtención de los datos personales obedecen exclusivamente a las atribuciones legales para una finalidad determinada y legitima. Calidad de los datos. El tratamiento debe ser exacto, adecuado pertinente y no excesivo. Acceso y corrección. Los SDP deben ser almacenados de manera que permitan el ejercicio de los derechos de acceso y corrección.
De información. Al momento de recabar los datos debe hacerse del conocimiento del Titular el fundamento, motivo y propósitos, por escrito. Seguridad. Adoptar las medidas necesarias para garantizar la integridad, confiabilidad, confidencialidad y disponibilidad de los datos personales. Custodia y cuidado de la información. Los Responsables, Encargados y Usuarios deberán garantizar el manejo adecuado en su tratamiento. Responsable: Titular de la Unidad Administrativa. Encargado: Servidor Público autorizado para llevar a cabo el tratamiento de los datos personales. Usuario: Servidor Público que utiliza de manera cotidiana los sistemas. Consentimiento para la transmisión. La otorgará el titular de manera libre, expresa e informada.
V. Tratamiento de los datos personales. Exacto. Deben mantenerse actualizados y veraces. Adecuado. Observar las medidas de seguridad aplicables. Pertinente. Realizado por personal autorizado para cumplir atribuciones de la Dependencia o Entidad. No excesivo. Información estrictamente necesaria para el fin requerido. Información al titular de datos personales. En el momento en que se recaben datos personales se deberá hacer del conocimiento al titular, el fundamento, motivo y finalidad.
Sugerencia de Modelo de leyenda para informar al titular el tratamiento de sus datos personales. “Los datos personales recabados en el presente documento, serán protegidos, incorporados y tratados en el Sistema de Datos Personales ________________ (indicar el nombre del sistema), mismo que fue registrado en el Listado de Sistemas de Datos Personales ante el Instituto Federal de Acceso a la Información y Protección de Datos, el cual tiene fundamento en el artículo ___, fracción ___ de la Ley _____________ (mencionar la Ley que fundamenta) y demás disposiciones aplicables, cuya finalidad es ______________ (describirla) y en su caso, establecer comunicación con las personas registradas, para aclarar dudas sobre sus datos, por lo que únicamente serán utilizados para ello y para fines estadísticos. La Unidad Administrativa responsable del Sistema de Datos Personales es _____________ (indicarla), y el domicilio donde el (la) interesado (a) podrá ejercer los derechos de acceso y corrección de sus datos es _________ (domicilio de la Unidad de Enlace). Lo anterior se informa en cumplimiento del Decimo Séptimo de los Lineamientos de Protección de Datos Personales, publicados en el Diario Oficial de la Federación el 30 de septiembre de 2005.”
Procedimiento por el cual los datos no pueden asociarse al Titular ni permiten la identificación individual del mismo. (fines estadísticos) Tratamiento de datos por terceros. Disociación de datos. Cuando se contrate a terceros para que realicen el Tratamiento de datos personales se deberá estipular en el contrato la implementación de medidas de seguridad y custodia de conformidad con los Lineamientos de Protección de Datos Personales y la imposición de penas convencionales por su incumplimiento.
Toda entrega total o parcial de SDP realizada por las Dependencias y Entidades a cualquier persona distinta al Titular de los Datos, utilizando medios físicos o electrónicos o cualquier tecnología que lo permita. Transmisión de Datos Personales Tercer Lineamiento de Protección de Datos Personales.
Razones estadísticas, científicas o de interés general previa disociación de datos. Cuando se transmitan entre sujetos obligados siempre que se utilicen para el ejercicio de sus facultades. Por orden judicial. A terceros cuando se contrate la prestación de un servicio que requiera el tratamiento de datos, quienes no podrán usarlos para otros propósitos. En los demás casos que se establezcan otras leyes. Transmisión sin Consentimiento del Titular.
Transmisión con Consentimiento del Titular. El consentimiento deberá otorgarse por escrito incluyendo la firma autógrafa y la copia de identificación oficial, y el servidor público encargado de recabar el consentimiento del Titular deberá informar las implicaciones de otorgar su consentimiento. El consentimiento podrá ser revocado en cualquier momento sin que se le atribuyan efectos retroactivos
vi. seguridad de los sistemas de datos personales. Medidas de seguridad: Designar responsables. Criterios para el manejo, mantenimiento y protección de los sistemas. Difusión de la normatividad en la materia. Plan de capacitación interna.
Para el resguardo de datos personales físicos el responsable de los sistemas deberá: Adoptar las medidas para el resguardo de los sistemas. Autorizar expresamente a los encargados y usuarios. Informar al Comité de Información los nombres de los encargados y usuarios.
Asignar un espacio seguro y adecuado. Controlar el acceso físico a las instalaciones. Contar con lugares que cumplan con las condiciones de seguridad. Realizar procedimiento de control de asignación y renovación de claves de acceso a los sistemas. Implantar procedimientos de control y medidas de seguridad. Para el resguardo de datos personales automatizados las Dependencias y Entidades deberán:
vii. Sistema “PERSONA” Aplicación informática desarrollada por el IFAI para mantener actualizado el listado de los sistemas de datos personales que posean las Dependencias y Entidades para registrar e informar sobre las transmisiones, modificaciones y cancelaciones de los mismos. Se actualiza los Primeros 10 días hábiles de: Marzo Septiembre
Actualizaciones del Sistema Persona Únicamente los Responsables de los Sistemas de Datos Personales, están facultados para decidir sobre el tratamiento que se les dará a los mismos: * Registro * Eliminación * Modificación * Transmisión
Ocho movimientos en el sistema persona considerados como actualización. Registro del Sistema de Datos Personales. Modificación del Sistema de Datos Personales. Eliminación del Sistema de Datos Personales. Registro de Transmisiones. Modificación de Transmisiones. Eliminación de Transmisiones. Reasignación del Sistema de Datos Personales. Modificación de Responsables del Sistema de Datos Personales.
El cumplimiento ante el IFAI implica: El registro en el Sistema Persona de cualquiera de los 8 movimientos considerados actualizaciones de los SDP; dentro de los primeros diez días hábiles de Marzo y Septiembre de cada año. De NO realizar AL MENOS UNO de los ocho movimientos ; las Dependencias deberán comunicar al IFAI mediante oficio dentro del período ya mencionado.
En el Sistema Persona. NO se almacenan Datos Personales o SDP; éstos solamente están en resguardo de las Dependencias legalmente facultadas para ello. NO se realizan Transmisiones o cargas de Datos Personales o SDP. Mediante El Sistema Persona únicamente se registran “los reportes” de las Transmisiones, por lo que debe ser cargada una “constancia” que respalde dicha Transmisión (oficio, convenio de confidencialidad, etc.)
Datos de Registro en el Sistema Persona Unidad Administrativa en la que se encuentra el sistema. Nombre del Responsable del sistema. Cargo del Responsable. Teléfono y correo electrónico del Responsable. Nombre del sistema. Finalidad del sistema. Tipos de datos personales que contiene el sistema. Normatividad aplicable al sistema.