Consideraciones sobre la gestion del conocimietno (página 2)
Enviado por Clara Beatriz Bello Robaina
Consta de cuatro pasos fundamentales: identificar las áreas; almacenar y distribuir la información; capturarla y determinar las herramientas de GC. Aunque aporta herramientas, no especifica las que se emplean en cada paso. No tiene en cuenta la necesidad de trabajar en las personas que deben compartir el conocimiento.
Metodología empleada en Telefónica, Investigación y Desarrollo (Telefónica I+D, 2003)
Esta metodología consta de siete pasos que van desde la alineación con los objetivos de la organización, hasta la construcción de bloques para la GC. Facilita la recolección, organización, transformación y distribución de forma paulatina, y hace énfasis en la preparación para el cambio cultural de la organización.
Metodología propuesta por José María Saracho, de la Universidad Nacional de Río Cuarto, Argentina (Saracho, 2002).
Esta metodología está centrada fundamentalmente en las personas, en la identificación de los conocimientos y los talentos, así como en el cambio cultural necesario para la gestión. No menciona las herramientas que deben emplearse para gestionar el conocimiento.
Metodología de GC de la Empresa Multinacional Unilever, propuesta por Patricia Ordóñez de Pablos, Universidad de Oviedo, España (Ordóñez de Pablos, 2000 a, b).
La metodología está sintetizada en tres etapas, pero abarca acciones encaminadas a crear, capturar y transferir el conocimiento, en lo que emplea gran cantidad de herramientas informáticas. Se centra en los procesos y la tecnología, más que en las personas.
Metodología para gestionar el conocimiento en una empresa (PYME) Argentina, desarrollado por Rodolfo Eduardo Biasca (2002).
El autor establece cuatro pasos para gestionar el conocimiento y presta especial atención a la selección de los indicadores. Establece las herramientas informáticas en su metodología. No considera sustancial lo relacionado con la cultura organizacional.
Metodología de GC aplicada a entidades de Educación Superior propuesta por Deysi Arancibia Márquez de la Universidad Autónoma "Juan Misael Saracho" UAJMS Tarija Bolivia (Arancibia, 2006).
Establece 7 pasos, reviste el interés de haber sido creada para utilizar en el ámbito universitario, se propone analizar el campo de acción de la universidad en su entorno social para identificar sus necesidades y toma en cuenta la visión, misión y objetivos.
Metodologías de Gestión de Proyectos en las Administraciones Públicas según ISO10.006 de Ramiro Concepción Suárez (Concepción, 2007).
Esta metodología se enfoca a los servicios públicos y a sus procesos internos buscando agilidad y eficiencia. Redunda en una mejor imagen y se complementa con la gestión de proyectos.
La Gestión del Conocimiento en Cuba
Dadas las características principales del enfoque gerencial de la GC, se puede plantear que su utilización en nuestro país no es sólo de vital importancia, sino que tenemos las mejores condiciones para aplicar este proceso por la propia esencia del régimen social en que vivimos (CITMA, 2002).
Se considera que actualmente en Cuba existen factores que favorecen la aplicación de la GC en función del desarrollo económico y social que emprende el país (CITMA, 2002):
El sistema de ciencia e innovación tecnológica.
El perfeccionamiento empresarial.
Estrategia de informatización de la sociedad cubana.
Política nacional de información.
Perfeccionamiento de las unidades de investigación científica, innovación tecnológica, producciones y servicios especializados
El Sistema de Educación Superior Cubano.
El Ministerio de Ciencia, Tecnología y Medio Ambiente ha propuesto una política para introducir la GC en las entidades estatales cubanas. Algunas entidades, como el propio Ministerio de Ciencia, Tecnología y Medio Ambiente, el de Informática y Comunicaciones, el de Industria Básica y otros ya han empezado a asimilar este enfoque (CITMA, 2002; Gómez Arcia, 2006).
Como parte de las acciones cometidas a partir del año 2001, se ha aprobado en el primer nivel de dirección del Ministerio del CITMA un documento titulado Bases para la introducción de la GC en Cuba, creándose una Dirección Integrada de Proyectos que lleve adelante un grupo importante de realizaciones dirigidas a crear un clima apropiado, la cultura necesaria y los insumos básicos para hacer realidad la introducción de esa práctica gerencial de manera paulatina en nuestras organizaciones.
En el documento mencionado se considera que la GC identifica y explota, en el trabajo cotidiano, el conocimiento creado en la organización y el adquirido del exterior, generaliza las mejores prácticas, propicia el incremento del capital intelectual de la organización y su valor de mercado, a la vez que facilita la generación de nuevos conocimientos y su materialización en productos y servicios.
La cultura de aprendizaje y superación que existe en el país, potencian las posibilidades de éxito y lo acercan a convertirse en uno de los ejemplos a seguir en cuanto al desarrollo de esta nueva corriente modeladora.
En esta política se recoge debido a su propia naturaleza, el conocimiento no se puede administrar externamente. Sólo es posible administrar el proceso de su creación y su utilización. De aquí que la GC no se pueda implantar aisladamente. Su implantación y uso requiere de la gestión de la información, de la gestión documental, del uso de las tecnologías de información y de un eficiente manejo del componente humano, posiblemente de una manera completamente diferente a como se hacía hasta el momento, por ello la introducción de la GC no puede ser ajena, sino que de hecho debe ser integrales, es decir, no puede haber GC sin una buena estrategia para la gestión (CITMA, 2002).
Metodologías Nacionales para la Gestión del Conocimiento
Como parte de los esfuerzos que se realizan en el país se han desarrollado distintas metodologías para la GC en distintos entornos hemos encontrado:
Metodología propuesta por Juan Pedro Febles y Vivian Estrada (Estrada, 2002).
Incluye siete pasos principales que van desde una etapa de preparación, hasta la etapa de evaluación general y mantenimiento del sistema. Las etapas siguen una secuencia lógica, incluyen gran cantidad de acciones que aseguran la GC.
Presenta siete etapas que abarca desde la determinación de los conocimientos esenciales hasta la implantación de un sistema de medición. Es abarcadora y está más orientada a los aspectos tecnológicos que a las personas.
Metodología para la gestión del capital intelectual en las organizaciones de ciencia y técnica de Abilio Marrero (2002).
Consta de las etapas de preparación, de implementación y de crecimiento. El autor resalta la importancia de la preparación de la organización para el cambio. Tiene un componente fuerte de orientación hacia las personas y los procesos. No establece las herramientas a emplear en cada paso.
Metodología conceptual para la GC propuesta por Arnaldo López Núñez
Se presenta por módulos que contienen acciones concretas para desarrollar un proyecto de GC. Presta gran importancia a la identificación de necesidades del conocimiento como punto de partida, y sus acciones van dirigidas fundamentalmente a la generación y captura del conocimiento interno y externo. No propone las herramientas a emplear.
Metodología para la GC propuesta por Yeny Quintana y Alejandro Ricardo (2004).
Consta de seis fases muy bien tratadas con una secuencia lógica de acciones que van desde la toma de conciencia para la GC, hasta la evaluación y acciones de mejora continua.
Las metodologías revisadas, tanto nacionales como internacionales, no hacen énfasis en un mismo proceso o elemento de la GC, la cantidad de etapas y acciones varían de una a otra. No obstante, el análisis realizado mostró una serie de aspectos comunes:
Necesidad de difundir el conocimiento existente.
La GC no es un hecho espontáneo, necesita un marco general y procesos específicos para llevarse a cabo.
Debe trabajarse por convertir el conocimiento inherente a los individuos (conocimiento tácito) en conocimiento explicito.
Interacción de los conocimientos tácitos y explícitos y del conocimiento individual y organizacional.
Los procesos fundamentales planteados por los diferentes autores pueden ser agrupados en generación y transmisión del conocimiento.
Responsabilidad de compartir el conocimiento.
Necesidad de apoyo de la dirección.
Necesidad de cambio en la cultura organizacional que puede ser un poderoso impulsor o una barrera para la utilización de los conocimientos.
Relación entre la GC y el desarrollo organizacional.
La GC debe contribuir al desempeño organizacional para el logro de mayores beneficios.
Finalidad y objetivos claros, concretos y prácticos.
La necesidad de estrategias para la GC.
La utilización de indicadores.
Relación de la actividad con resultados finales o intermedios.
Las personas son el elemento básico, porque son las que crean, adquieren, comparten y guardan y usan los conocimientos.
Las TIC son importantes soportes y facilitadoras del proceso y se requiere aplicarlas ampliamente.
Interacción de todos los elementos del sistema.
Entre las limitaciones encontradas en los modelos y metodologías consultados para la GC están las siguientes:
Falta de estrategias y programas concretos.
No queda explícita la forma de alinear el rumbo estratégico y la GC.
No se presta la atención requerida a factores clave; se ignoran las relaciones causa-efecto.
Prevalencia de las herramientas informáticas por encima de los métodos y estilos de dirección.
También podemos apreciar como preferencias extremas una muy basada en las posibilidades tecnológicas, que parecen anteponerse a cualquier otra consideración (es decir, como si la GC tuviera sentido sólo en la medida en que la tecnología la hace posible), y otra claramente centrada en aspectos humanos (que se justifica básicamente con el argumento de que sólo las personas desarrollan, incorporan y usan conocimiento en el sentido más amplio de la palabra (Almanza, 2002), el investigador considera que deben combinarse cuidadosamente el aspecto tecnológico, el humano, y el humano agrupado en su contexto organizacional.
Elementos de un Procedimiento de Gestión por el Conocimiento
2.5.1. Estructura del procedimiento
Un procedimiento cuenta con los siguientes aspectos
1. Objetivo general.
2. Fundamentación.
3. Aparato conceptual que sustenta el procedimiento.
4. Entradas y salidas del procedimiento
5. Etapas, pasos o eslabones que componen el procedimiento como proceso. Concatenación y ordenamiento de las mismas.
6. Acciones, métodos, técnicas que corresponden a cada etapa. Secuencia, interrelación específica entre dichos procedimientos que permite el logro de los objetivos propuestos.
7. Representación gráfica total o parcial siempre que sea posible.
8. Evaluación. Acciones que permiten comprobar si el procedimiento garantiza el logro de los objetivos propuestos.
9. Recomendaciones para su instrumentación. El procedimiento debe acompañarse de las orientaciones que permiten su aplicación en diferentes contextos y condiciones
Etapas del procedimiento
El procedimiento consta de cuatro etapas
Estas etapas deben ser ejecutadas de manera secuencial, ya que existe precedencia entre ellas, se corresponden con las etapas del ciclo de administración lo que se considera necesario introducir en la organización en lo que el investigador coincide con Romero (2004). A cada una de ellas le es inherente un conjunto de acciones algunas de las cuales son factibles de adelantar, de ejecutar al mismo tiempo y otras pueden ejecutarse en más de una etapa. Estas acciones están agrupadas por componentes e incluye en cada una de ellas acciones encaminadas a los componentes humano, organizacional y tecnológico.
Figura 4: Etapas del procedimiento.
Fuente: Elaboración propia
Acciones por etapas y recomendaciones para su instrumentación.
En la Figura 1 puede apreciarse la representación gráfica de las etapas y acciones, a continuación se describen con las orientaciones para su implementación.
Etapa I: Planificación.
El objetivo de esta etapa es preparar las condiciones en la organización para implementar el sistema de GC.
Planificación componente humano.
PCH 1. Crear grupo gestor del conocimiento. Para la conformación del grupo se debe tener en cuenta:
Años de experiencia en la organización
Categoría docente o científica
Liderazgo dentro del grupo.
Dominio de tecnologías informáticas que le facilite la búsqueda y manejo de información en este soporte y la comunicación con otros miembros del grupo.
PCH 2. Definir personas que van a implementar el conocimiento en soporte informático. Se incorpora a los tres técnicos en informática que trabajan en la organización
PCH 3. Definir posibles líderes en el proceso. Debe tenerse en cuenta las características de liderazgo de los cuadros, especialistas, técnicos , capital humano de la organizaciónPCH 4. Definir las funciones y responsabilidades de los gestores del conocimiento así como de todos los implicados en el proceso. Se crearán las siguientes responsabilidades:
Editor del sitio Web (Webmaster) que se responsabiliza con la edición de los contenidos a ubicar en la red, debe ser miembro del grupo gestor, que es quien genera estos contenidos.
Administrador el cual garantiza el funcionamiento del sitio.
Facilitador que es quien aprueba el contenido de la información el cual debe pertenecer al grupo de trabajo del secreto estatal, el cual tendrá en cuenta consideraciones éticas, de calidad y estimula la participación de los miembros de la organización.
Planificación componente organizacional.
PCO 1. Determinar las características de la organización. Para lo cual se analizará la estructura de la organización, composición y experiencia del capital humano, extensión territorial de la provincia y otras aledañas con las cuales se colabora.
PCO 2. Alinear con la Planificación Estratégica de la organización. Se analizará la misión, visión y objetivos estratégicos de la organización específicamente las de las áreas de resultados clave
PCO 3. Preparar el cambio cultural de la organización. Un factor fundamental para iniciar un proceso de GC lo constituye la existencia de un compromiso claro, nítidamente liderado por la organización, para asimilar la necesidad de gestionar este importante recurso. El ápice estratégico debe estar convencido de la utilidad de gestionar el conocimiento como una clave para el éxito y no como una formalidad para estar a tono con los nuevos métodos de dirección. Se debe accionar en:
Fomentar los valores organizativos.
Valorar el rendimiento por los resultados en cuanto a la cooperación y compartir el conocimiento. Lo cual deberá estar incorporado en la evaluación del capital humano.
Establecer incentivos por la consecución de objetivos comunes a un grupo. En este aspecto se debe considerar:
La evaluación dada su función estimuladora.
La emulación sindical en que se precise el cumplimiento y sobrecumplimiento de su contenido de trabajo.
Velar por el desarrollo en la organización de la actividad científica técnica potenciándola y estimulándola realizando acciones relacionadas con la GC.
PCO 4. Identificar las áreas donde maximizar el beneficio. Se identificarán las áreas donde los beneficios que producen el desarrollo de la ciencia y la técnica se podrán maximizar.
Planificación componente TIC.
PCT 1. Determinar características de la red de computadoras. Incluye nodos, redes, terminales y posibilidades de acceso a éstas de los implicados en el proceso.
PCT 2. Determinar software en que se va a montar el sistema. Este será fundamentalmente de los siguientes tipos:
Herramientas de búsqueda y recuperación de la información.
Herramientas de filtrado y personalización de la información.
Tecnologías de almacenamiento y organización de la información (Gerencia CAD)
Herramientas de análisis de información
Sistemas de gestión de flujos y comunicación
Herramienta para la protección de la información generada sistemáticamente
Herramientas de aprendizaje.
Software: Autoproyec, Tupres, Autocad, Canales, Aris (Todos estos se encuentran implementados en la actualidad en la organización).
Etapa II: Organización.
Esta etapa incluye la identificación de las necesidades de conocimiento necesarios a los miembros de la organización, la localización de la información, creación del mapa de conocimiento de la organización y definir métodos, formas, vías de obtención, almacenamiento y distribución del conocimiento a emplear.
Organización componente humano.
OCH 1. Definir los conocimientos necesarios a cada miembro de la organización. Para ello se tendrá en cuenta los resultados del proceso de Determinación de las Necesidades de Aprendizaje. Esto será trabajo coordinado y realizado por el grupo multidisciplinario creado al efecto y con la participación del grupo gestor del conocimiento, pudiendo existir miembros pertenecientes a ambos.
OCH 2. Identificar a aquellas personas que producen conocimientos necesarios a la organización. Se identificará a aquellas personas que producen conocimientos necesarios para ello se realizarán encuestas o entrevistas para su identificación.
OCH 3. Elaborar Estrategias de Preparación y Superación para los miembros de la organización. Se desarrollará acciones formativas como cursos, talleres, entrenamientos, pasantías, tutorías, diplomados y maestría que incorporen los temas que le interesan a la organización.
Organización: Componente organizacional.
OCO 1. Identificar conocimientos deficitarios en la organización. Que no sean trabajados en ningún área y que requieran de búsquedas para ponerlos en función de los implicados en el proceso. Se realizará a partir de los resultados de la acción OCH 1 donde se identificaron los conocimientos necesarios a cada miembro de la organización con los que se realizará entrevistas al capital humano con el fin de identificar que temas trabaja cada uno.
OCO 2. Elaborar los mapas de conocimiento de la organización (fuentes y redes de experiencia). Se debe reflejar en un documento, preferentemente de forma gráfica, las personas que trabajan un tema específico o tienen información sobre ese tema, lo que permita un rápido acceso en caso necesario. Se elaboró un mapa del conocimiento por el grupo gestor que refleja por actividades sustanciales los principales especialistas y asesores con que la organización cuenta para asesorar el proceso de toma de decisiones que se realiza en la misma.
OCO 3. Protección del secreto estatal: En el cumplimiento de ésta acción interviene la Comisión evaluadora del secreto estatal la cual determinó si el conocimiento generado puede ser publicado, y el nivel de acceso del mismo.
Organización componente TIC.
OCT 1. Localizar la información tanto impresa como en formato electrónico. Este aspecto es trabajado fundamentalmente por el grupo gestor del conocimiento, gestionándose información tanto en el ámbito local como nacional e internacional, recopilándose información impresa (la cual se llevará a formato electrónico) e información en formato electrónico procedente fundamentalmente de Internet, Intranet y distintas revisiones y resultados de trabajos confeccionados por el capital humano . La información es organizada empleando mapas conceptuales.
OCT 2. Definir métodos, formas y vías de obtención, almacenamiento y distribución del conocimiento a emplear. Selección y diseño de los instrumentos y tecnología a utilizar:
Encuestas
Entrevistas
Confección de boletines electrónicos
Foros de discusión
Chat
Sitio Web
Bases de datos
III: Implementación.
En esta etapa se pone en funcionamiento el sistema para la GC
Implementación componente humano.
ICH 1. Implementación de acciones formativas con los miembros de la organización. Consiste en llevar a la práctica las acciones planificadas en la Estrategia de preparación y superación como resultado de la acción OCH 3
Implementación componente organizacional.
ICO 1.Promover cambio hacia cultura de compartir el conocimiento. Se fomentará entre los miembros de la organización una cultura dirigida a compartir los conocimientos y la experiencia.
ICO 2. Establecer el ambiente que garantice el aprendizaje y el enriquecimiento permanente del sistema. Promover un ambiente agradable de forma tal que el conocimiento se incremente y se comparta.
ICO 3. Fomentar espacios de intercambio, comunicación y socialización de conocimientos y aprovechar mejor los existentes. Entre ellos:
Talleres y reuniones de tipo presencial establecidas por la organización
Sesiones y actividades de intercambio científico establecidas por distintas instancias.
Talleres sobre diversos temas
Conferencias especializadas
Presentaciones de libros
Presentación de proyectos elaborados especialistas y técnicos de la organización
Eventos presenciales o virtuales
Sesiones de Chat
Listas de discusión
Foros de discusión
Implementación componente TIC.
ICT 1. Establecimiento de métodos, formas y vías para obtener el conocimiento. Puede utilizarse entre otros:
Mapas conceptuales.
Encuestas.
Entrevistas.
Solicitud de informes.
Búsquedas en Internet e intranet.
Adquisición de textos.
Filmación de videos.
ICT 2. Establecimiento de métodos, formas y vías de representación y almacenamiento del conocimiento. Pueden utilizarse entre otros:
Bases de datos
Mapas del conocimiento
Libros en formato papel o electrónicos
Boletines y revistas periódicas.
Sitio y páginas Web
Videos
ICT 3. Establecimiento de métodos, formas y vías de distribución del conocimiento. Pueden utilizarse entre otros:
Bases de datos
Libros en formato papel o electrónicos
Boletines y revistas periódicas.
Sitio y páginas Web
Videos
Listas de distribución.
Etapa IV: Evaluación y control.
Una vez en funcionamiento el sistema se requiere la evaluación y el mantenimiento del mismo, al estar el proceso de GC vinculado a la preparación y superación del capital humano, se deben utilizar los espacios establecidos para su evaluación y análisis en los balances, rendiciones de cuentas, análisis del cumplimiento de los objetivos estratégicos de la organización.
Control componente humano.
CCH 1. Evaluación del impacto que ha tenido la aplicación del sistema de GC en los miembros de la organización.
Se medirá a través de encuestas aplicadas a los miembros de la organización y de los resultados de la organización vinculados a las acciones de capacitación realizadas.
Control componente organizacional.
CCO 1. Evaluación periódica del impacto que ha tenido la aplicación del sistema de GC en los resultados generales de la organización.
Se medirá a través de definición de indicadores y evaluación de su variación al aplicar el procedimiento.
CCO 2. Mantener el ambiente en función del conocimiento que garantice el enriquecimiento permanente del sistema. Garantizar la actualización y mantenimiento del sistema
CCO 3. Publicar los resultados y recomendaciones que pueden ser transferidas a otras áreas u organizaciones. Para el cumplimiento de esta acción se debe lograr por parte del capital humano:
Publicación de artículos científicos
Publicación de libros
Presentación de trabajos en eventos provinciales, nacionales e internacionales.
Esta actividad se recogerá como un aspecto a evaluar.
Control componente TIC.
CCT 1. Evaluación del impacto que ha tenido la aplicación del sistema de GC en las TIC disponibles por la organización.
Para ello se realizará una cuantificación de las TIC existentes en la organización antes y después de la aplicación del procedimiento
CCT 2. Garantizar la actualización permanente del sistema (bases de datos y de conocimiento). Al estar vinculado el sistema a un proceso de administración en constante análisis y perfeccionamiento, cada año se debe agregar o modificar la información incorporada al sistema.
Componente organizacional:
Número de organizaciones con las que se establecen alianzas estratégicas
Cantidad de materiales para incluir en el sitio
Cantidad de Materiales de Consulta existentes
Componente Tecnológico:
Número de computadoras disponibles
Conectividad de la organización
Cantidad de enlaces previstos
Cuentas de correos existentes
Se considera que los aspectos aquí expuestos pueden servir de base para adentrarse en una propuesta de procedimiento para lograr la GC.
Autor:
Clara Beatriz Bello Robaina
[1] ARTILES VISVAL, L. y ARTILES VISVAL, S. (2005). Gestión del conocimiento y cooperación internacional en el ámbito universitario. Curso-Taller. Gestión del conocimiento para la cooperación y movilización de recursos en ambiente académico. [Formato Digital] Lima 23-26 de Mayo 2005
[2] ESTRADA SENTÍ, V. y FEBLES RODRÍGUEZ, J. P. (2002). Gestión del conocimiento en la Educación Superior. En: Las Nuevas Tecnologías de la Información y la Comunicación aplicadas a la Educación Superior. [monografía en CD-ROM] Editorial Feijoo Villa Clara. 2002
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