Análisis y diseño de sistemas de información

Introducción

En una organización o empresa, el análisis y diseño de sistemas de información es el proceso de estudiar su situación con la finalidad de observar como trabaja y decir si es necesario realizar una mejora; el encargado de realizar estas tareas es el analista de sistemas. Antes de comenzar el desarrollo de cualquier proyecto, se conoce un estudio de sistema s para detectar todos los detalles de la situación actual en la empresa. La información reunida con este estudio sirve como base para crear varias estrategias de diseño. Los administradores deciden qué estrategia seguir. Los gerentes, empleados y otros usuarios finales que se familiarizan cada vez más con el empleo de computadoras están teniendo un papel muy importante en el desarrollo de sistemas.

Todas las organizaciones son sistemas que actúan recíprocamente con su medio ambiente recibiendo entradas y produciendo salidas. Los sistemas, que pueden estar formados por otros sistemas más pequeños denominados subsistemas, funcionan para alcanzar fines específicos. Sin embargo, los propósitos o metas se alcanzan sólo cuando se mantienen el control.

Un sistema de información es un conjunto de elementos que interactúan entre sí con el fin de apoyar las actividades de una empresa o negocio. El equipo computacional: el hardware necesario para que el sistema de información pueda operar.

El recurso humano que interactúa con el Sistema de Información, el cual está formado por las personas que utilizan el sistema.

Un sistema de información realiza cuatro actividades básicas: entrada, almacenamiento, procesamiento y salida de información.

Sistema de información

Es un Conjunto de elementos organizados para llevar a cabo algunos métodos, procedimientos o control mediante el proceso de información.

ELEMENTOS DE UN SISTEMA DE INFORMACIÓN

SOFWARE: Son Programas de computadora, con estructuras de datos y su documentación que hacen efectiva la logística metodología o controles de requerimientos del Programa

HARWARE: Son dispositivos electrónicos y electromecánicos, que proporcionan capacidad de cálculos y funciones rápidas, exactas y efectivas (Computadoras, Censores, maquinarias, bombas, lectores, etc.), que proporcionan una función externa dentro de los Sistemas.

GENTE: Los individuos que son usuarios y operadores del software y del hardware.

BASES DE DATOS: Una colección grande y organizada de información a la que se accede mediante el software y que es una parte integral del funcionamiento del sistema.

DOCUMENTACION: Los manuales, los impresos y otra información descriptiva que explica el uso y / o la operación.

PROCEDIMIENTOS: Son los pasos que definen el uso especifico de cada uno de los elementos o componentes del Sistema y las reglas de su manejo y mantenimiento.

CONTROL: Los sistemas trabajan mejor cuando operan dentro de los niveles de control tolerables de rendimiento.

Clasificación de los sistemas de información

ABIERTOS. Son los que intercambian información, materiales y energía con su ambiente.

CERRADOS. Son auto contenidos, no interactúan con el medio ambiente.

PROBABILISTICO. No se conoce con certeza su comportamiento.

DETERMINISTICO. Cualquier estado futuro que adopten puede preciarse con antelación.

CARACTERÍSTICAS DE LOS SISTEMAS DE INFORMACIÓN

• Son el primer tipo de sistemas de información que se implanta en las organizaciones.

• Son intensivos en entradas y salidas de información; sus cálculos y procesos suelen ser simples y pocos sofisticados, requieren mucho manejo de datos para poder realizar sus operaciones y como resultado generan también grandes volúmenes de información.

• Tiene la propiedad de ser recolectores de información.

• Son adaptables de aplicación que se encuentran en el mercado.

Actividades básicas de los sistemas de información

Entrada de Información: Es el proceso mediante el cual el Sistema de Información toma los datos que requiere para procesar la información. Las entradas pueden ser manuales o automáticas.

Las manuales: son aquellas que se proporcionan en forma directa por el usuario.

Las automáticas: son datos o información que provienen o son tomados de otros sistemas o módulos.

Las unidades típicas de entrada de datos a las computadoras son las terminales, las cintas magnéticas, las unidades de diskette, los códigos de barras, los escáners, la voz, los monitores sensibles al tacto, el teclado y el mouse, entre otras.

Almacenamiento de información: El almacenamiento es una de las actividades o capacidades más importantes que tiene una computadora, ya que a través de esta propiedad el sistema puede recordar la información guardada en la sección o proceso anterior. Esta información suele ser almacenada en estructuras de información denominadas archivos. La unidad típica de almacenamiento son los discos magnéticos o discos duros, los discos flexibles o diskettes y los discos compactos (CD-ROM).

Procesamiento de Información: Es la capacidad del Sistema de Información para efectuar cálculos de acuerdo con una secuencia de operaciones preestablecida. Estos cálculos pueden efectuarse con datos introducidos recientemente en el sistema o bien con datos que están almacenados. Esta característica de los sistemas permite la transformación de datos fuente en información que puede ser utilizada para la toma de decisiones, lo que hace posible, entre otras cosas, que un tomador de decisiones genere una proyección financiera a partir de los datos que contiene un estado de resultados o un balance general de un año base.

Salida de Información: La salida es la capacidad de un Sistema de Información para sacar la información procesada o bien datos de entrada al exterior. Las unidades típicas de salida son las impresoras, terminales, diskettes, cintas magnéticas, la voz, los graficadores y los plotters, entre otros. Es importante aclarar que la salida de un Sistema de Información puede constituir la entrada a otro Sistema de Información o módulo. En este caso, también existe una interfase automática de salida. Por ejemplo, el Sistema de Control de Clientes tiene una interfase automática de salida con el Sistema de Contabilidad, ya que genera las pólizas contables de los movimientos procesales de los clientes

Análisis de Sistemas de Información

Es un conjunto de procedimientos o programas relacionados de manera que juntos forman una sola unida.

Esto se lleva a cabo teniendo en cuenta ciertos principios:

• Debe presentarse y entenderse el dominio de la información de un problema.

• Defina las funciones que debe realizar el Software.

• Represente el comportamiento del software a consecuencias de acontecimientos externos.

• Divida en forma jerárquica los modelos que representan la información, funciones y comportamiento.

El proceso debe partir desde la información esencial hasta el detalle de la Implementación. La función del Análisis puede ser dar soporte a las actividades de un negocio, o desarrollar un producto que pueda venderse para generar beneficios.

Un Análisis de Sistema se lleva a cabo teniendo en cuenta los siguientes objetivos en mente:

• Identifique las necesidades del Cliente.

• Evalúe que conceptos tiene el cliente del sistema para establecer su viabilidad.

• Realice un Análisis Técnico y económico.

• Asigne funciones al Hardware, Software, personal, base de datos, y otros elementos del Sistema.

• Establezca las restricciones de presupuestos y planificación temporal.

• Cree una definición del sistema que forme el fundamento de todo el trabajo de Ingeniería.

Para lograr estos objetivos se requiere tener un gran conocimiento y dominio del Hardware y el Software, así como de la Ingeniería humana (Manejo y Administración de personal), y administración de base de datos.

Objetivos del análisis de sistema de información

Identificación de Necesidades

Es el primer paso del análisis del sistema, en este proceso el Analista se reúne con el cliente y/o usuario (un representante institucional, departamental o cliente particular), e identifican las metas globales, se analizan las perspectivas del cliente, sus necesidades y requerimientos, sobre la planificación temporal y presupuestal, líneas de mercadeo y otros puntos que puedan ayudar a la identificación y desarrollo del proyecto.

Antes de su reunión con el analista, el cliente prepara un documento conceptual del proyecto, aunque es recomendable que este se elabore durante la comunicación Cliente – analista, ya que de hacerlo el cliente solo de todas maneras tendría que ser modificado, durante la identificación de las necesidades.

Estudio de Viabilidad

Muchas veces cuando se emprende el desarrollo de un proyecto de Sistemas los recursos y el tiempo no son realistas para su materialización sin tener pérdidas económicas y frustración profesional. La viabilidad y el análisis de riesgos están relacionados de muchas maneras, si el riesgo del proyecto es alto, la viabilidad de producir software de calidad se reduce, sin embargo se deben tomar en cuenta cuatro áreas principales de interés:

Viabilidad económica

Una evaluación de los costos de desarrollo, comparados con los ingresos netos o beneficios obtenidos del producto o Sistema desarrollado.

Viabilidad Técnica

Un estudio de funciones, rendimiento y restricciones que puedan afectar la realización de un sistema aceptable.

Viabilidad Legal

Es determinar cualquier posibilidad de infracción, violación o responsabilidad legal en que se podría incurrir al desarrollar el Sistema.

Alternativas.

Una evaluación de los enfoques alternativos del desarrollo del producto o Sistema.

El estudio de la viabilidad puede documentarse como un informe aparte para la alta gerencia.

Análisis económico y técnico de los sistemas de información

El análisis económico incluye lo que llamamos, el análisis de costos – beneficios, significa una valoración de la inversión económica comparado con los beneficios que se obtendrán en la comercialización y utilidad del producto o sistema.

Muchas veces en el desarrollo de Sistemas de Computación estos son intangibles y resulta un poco dificultoso evaluarlo, esto varia de acuerdo a la características del Sistema. El análisis de costos – beneficios es una fase muy importante de ella depende la posibilidad de desarrollo del Proyecto.

En el Análisis Técnico, el Analista evalúa los principios técnicos del Sistema y al mismo tiempo recoge información adicional sobre el rendimiento, fiabilidad, características de mantenimiento y productividad.

Los resultados obtenidos del análisis técnico son la base para determinar sobre si continuar o abandonar el proyecto, si hay riesgos de que no funcione, no tenga el rendimiento deseado, o si las piezas no encajan perfectamente unas con otras.

Modelado de la arquitectura del Sistema

Cuando queremos dar a entender mejor lo que vamos a construir en el caso de edificios, Herramientas, Aviones, Maquinas, se crea un modelo idéntico, pero en menor escala (mas pequeño).

Sin embargo cuando aquello que construiremos es un Software, nuestro modelo debe tomar una forma diferente, deben representar todas las funciones y subfunciones de un Sistema. Los modelos se concentran en lo que debe hacer el sistema no en como lo hace, estos modelos pueden incluir notación gráfica, información y comportamiento del Sistema.

Todos los Sistemas basados en computadoras pueden modelarse como transformación de la información empleando una arquitectura del tipo entrada y salida.

Especificaciones del Sistema

Es un Documento que sirve como fundamento para la Ingeniería Hardware, software, Base de datos, e ingeniería Humana. Describe la función y rendimiento de un Sistema basado en computadoras y las dificultades que estarán presentes durante su desarrollo. Las Especificaciones de los requisitos del software se producen en la terminación de la tarea del análisis.

Diseño de sistemas de información

El Diseño de Sistemas se define el proceso de aplicar ciertas técnicas y principios con el propósito de definir un dispositivo, un proceso o un Sistema, con suficientes detalles como para permitir su interpretación y realización física

La etapa del Diseño del Sistema de información encierra cuatro etapas:

El diseño de los datos

Trasforma el modelo de dominio de la información, creado durante el análisis, en las estructuras de datos necesarios para implementar el Software.

El Diseño Arquitectónico

Define la relación entre cada uno de los elementos estructurales del programa.

El Diseño de la Interfaz

Describe como se comunica el Software consigo mismo, con los sistemas que operan junto con el y con los operadores y usuarios que lo emplean.

El Diseño de procedimientos

Transforma elementos estructurales de la arquitectura del programa. La importancia del Diseño del Software se puede definir en una sola palabra Calidad, dentro del diseño es donde se fomenta la calidad del Proyecto. El Diseño es la única manera de materializar con precisión los requerimientos del cliente.

El Diseño del Software es un proceso y un modelado a la vez. El proceso de Diseño es un conjunto de pasos repetitivos que permiten al diseñador describir todos los aspectos del Sistema a construir. A lo largo del diseño se evalúa la calidad del desarrollo del proyecto con un conjunto de revisiones técnicas:

El diseño debe implementar todos los requisitos explícitos contenidos en el modelo de análisis y debe acumular todos los requisitos implícitos que desea el cliente.

Debe ser una guía que puedan leer y entender los que construyan el código y los que prueban y mantienen el Software.

El Diseño debe proporcionar una completa idea de lo que es el Software, enfocando los dominios de datos, funcional y comportamiento desde el punto de vista de la Implementación.

Para evaluar la calidad de una presentación del diseño, se deben establecer criterios técnicos para un buen diseño como son:

• Un diseño debe presentar una organización jerárquica que haga un uso inteligente del control entre los componentes del software.

• El diseño debe ser modular, es decir, se debe hacer una partición lógica del Software en elementos que realicen funciones y subfunciones especificas.

• Un diseño debe contener abstracciones de datos y procedimientos.

• Debe producir módulos que presenten características de funcionamiento independiente.

• Debe conducir a interfaces que reduzcan la complejidad de las conexiones entre los módulos y el entorno exterior.

• Debe producir un diseño usando un método que pudiera repetirse según la información obtenida durante el análisis de requisitos de Software.

Estos criterios no se consiguen por casualidad. El proceso de Diseño del Software exige buena calidad a través de la aplicación de principios fundamentales de Diseño, Metodología sistemática y una revisión exhaustiva.

Cuando se va a diseñar un Sistema de Computadoras se debe tener presente que el proceso de un diseño incluye, concebir y planear algo en la mente, así como hacer un dibujo o modelo o croquis.

Diseño de la Salida

En este caso salida se refiere a los resultados e informaciones generadas por el Sistema, Para la mayoría de los usuarios la salida es la única razón para el desarrollo de un Sistema y la base de evaluación de su utilidad. Sin embargo cuando se realiza un sistema, como analistas deben realizar lo siguiente:

• Determine que información presentar. Decidir si la información será presentada en forma visual, verbal o impresora y seleccionar el medio de salida.

• Disponga la presentación de la información en un formato aceptable.

• Decida como distribuir la salida entre los posibles destinatarios.

Diseño de Archivos

Incluye decisiones con respecto a la naturaleza y contenido del propio archivo, como si se fuera a emplear para guardar detalles de las transacciones, datos históricos, o información de referencia.

Entre las decisiones que se toman durante el diseño de archivos, se encuentran las siguientes:

• Los datos que deben incluirse en el formato de registros contenidos en el archivo.

• La longitud de cada registro, con base en las características de los datos que contenga.

• La secuencia a disposición de los registros dentro del archivo (La estructura de almacenamiento que puede ser secuencial, indexada o relativa).

No todos los sistemas requieren del diseño de todos los archivos, ya que la mayoría de ellos pueden utilizar los del viejo Sistema y solo tenga que enlazarse el nuevo Sistema al Archivo maestro donde se encuentran los registros.

Diseño de Interacciones con la Base de Datos

La mayoría de los sistemas de información ya sean implantado en sistemas de cómputos grandes o pequeños, utilizan una base de datos que pueden abarcar varias aplicaciones, por esta razón estos sistemas utilizan u administrador de base de datos, en este caso el diseñador no construye la base de datos sino que consulta a su administrador para ponerse de acuerdo en el uso de esta en el sistema.

Herramientas para el Diseño de Sistemas de Información

Apoyan el proceso de formular las características que el sistema debe tener para satisfacer los requerimientos detectados durante las actividades del análisis:

Herramientas de especificación

Apoyan el proceso de formular las características que debe tener una aplicación, tales como entradas, Salidas, procesamiento y especificaciones de control. Muchas incluyen herramientas para crear especificaciones de datos.

Herramientas para presentación

Se utilizan para describir la posición de datos, mensajes y encabezados sobre las pantallas de las terminales, reportes y otros medios de entrada y salida.

Herramientas para el desarrollo de Sistemas

Estas herramientas nos ayudan como analistas a trasladar diseños en aplicaciones funcionales.

Herramientas para Ingeniería de Software

Apoyan el Proceso de formular diseños de Software, incluyendo procedimientos y controles, así como la documentación correspondiente.

Generadores de códigos

Producen el código fuente y las aplicaciones a partir de especificaciones funcionales bien articuladas.

Herramientas para pruebas

Apoyan la fase de la evaluación de un Sistema o de partes del mismo contra las especificaciones. Incluyen facilidades para examinar la correcta operación del Sistema así como el grado de perfección alcanzado en comparación con las expectativas.

La revolución del procesamiento de datos de manera computarizada, junto con las prácticas de Diseño sofisticadas está cambiando de forma dramática la manera en que se trasladan las especificaciones de Diseño d Sistemas de Información funcionales.

Sistemas de apoyo para la toma de decisiones

Entre los tipos de sistemas que apoyan el proceso de toma de decisiones se idéntica los siguientes:

Sistemas de Soporte para la Toma de Decisiones (DSS: Decision Support Systems)

Apoyar la toma de decisiones mediante la generación y evaluación sistemática de diferentes alternativas o escenarios de decisión.

Un DSS no soluciona problemas, ya que solo apoya al proceso de toma de decisiones. La responsabilidad de tomar una decisión, de adoptar y de realizarla es de los administradores, no del DSS. Puede emplearse para obtener información que revele los elementos clave de los problemas y las relaciones entre ellos. También puede usarse para identificar, crear y comunicar cursos de acción disponibles y alternativas de decisión.

Sistemas de Soporte para la Toma de Decisiones de Grupo (Group Decision Support Systems). Cubren el objetivo de lograr la participación de un grupo de personas durante la toma de decisiones en ambientes de anonimato y consenso, apoyando decisiones simultaneas.

Sistemas Expertos de Soporte para la Toma de Decisiones (DEss: Expert Decision Supprt Systems). Permiten cargar bases de conocimiento que se integran por una serie de reglas de sentido común para que diferentes usuarios las consulten, apoyen la toma de decisiones, la capacitación, etc.

Sistemas de Información para Ejecutivos (EIS: Executive Information Systems). Están dirigidos a apoyar el proceso de toma de decisiones de los altos ejecutivos de una organización, presentado información relevante y usando recursos visuales de fácil interpretación, con el ejecutivo de mantenerlos informados.

Las principales características de estos sistemas son las siguientes:

• La Información que generan sirve de apoyo a los mandos intermedios y a la alta administración en el proceso de toma de decisiones.

• Suelen ser intensivos en cálculos y escasos en entrada y salidas de información.

• Así, por ejemplo, un modelo de planeación financiera requiere poca información de entrada, genera poca información como resultado pero puede realizar muchos cálculos durante su proceso.

• No suelen ahorrar mano de obra.

• Suelen ser interactivos y amigable, con altos estándares de diseño grafico y visual, ya que están dirigidos al usuario final.

• Apoyan la toma de decisiones que por su misma naturaleza son estructuradas y no estructuradas.

• Estos sistemas pueden ser desarrollados directamente por el usuario final sin la participación operativa de los analistas y programadores del área de informática.

Sistemas de Soporte para la Toma de Decisiones (DSS: Decision Support Systems)

• Interactividad. Interactuar en forma amigable y con el cargado de tomar decisiones.

• Tipo de decisiones. Apoya el proceso de toma de decisiones estructuradas y no estructuradas.

• Frecuencia de uso. Tiene una utilización frecuente por parte de la administración.

• Variedad de usuario. Puede emplearse por usuarios de diferentes áreas funcionales.

• Flexibilidad. Permite acoplarse a una variedad determinada de estilos administrativos participativos.

• Desarrollo que el usuario desarrolle de manera directa modelos de decisión sin la participación operativa de profesionales en informática.

• Interacción ambiental. Permite la posibilidad de interactuar con información externa como parte de los modelos de decisión.

• Comunicación ínter organizacional. Facilita la comunicación de información relevante de los niveles altos a los niveles operativos y viceversa, a través de gráficas.

• Acceso a bases de datos. Tiene la capacidad de acceder información de las bases de datos corporativas.

• Simplicidad. Simple y fácil de aprender y utilizar por el usuario final.

DSS integran en su mayoría un conjunto de modelos que apoyan las diferentes decisiones a las que se enfrenta el tomador de decisiones.

Ventajas del uso de los DSS.

• Menores costos.

• Disponibilidad de una gran variedad de herramientas en el mercado que operan en el ambiente de microcomputadoras.

• Muy baja dependencia de personas que se encuentran fuera del control de tomador de decisiones.

Desventajas pueden ser:

• Falta de integridad y consolidación en la administración de la información.

• Problemas de seguridad de la información.

• Perdida del control administrativa por parte del área de informática.

Las diferentes opciones para la implantación de los DSS

• Implantación aislada en microcomputadoras.

• Implantación en microcomputadoras interconectadas y que constituyen una red local.

• Microcomputadoras conectadas a mini computadoras o servidores.

MÓDULOS FUNCIONALES QUE INTEGRAN UN DSS.

Una de las características que poseen los DSS es la facilidad de que un usuario, sin tener conocimientos amplios sobre sistemas computacionales, pueda desarrollar sus propios modelos de decisión. Estos modelos son construidos con la ayuda de las herramientas, que en términos generales se clasifican en herramientas de hardware y de software.

MANEJO DE MODELOS

Permite al usuario utilizar modelos clásicos, que se encuentran desarrollados y disponibles, formando la base de modelos. Pueden incluir:

• Inventarios

• Control de proyectos

• Programación lineal

• Simulación

• Colas

• Análisis estadísticos

• Planeación financiera y generación de esencias

MANEJO Y ADMINISTRACIÓN DE DATOS

Incluye funciones tales como:

• Acceso a las bases de datos corporativos

• Generación de información privada en bases de datos locales.

• Manipulación de la información a través de técnicas de manejo de información.

DESARROLLO DE APLICACIONES

La mayoría de los DSS permite a los usuarios desarrollar sus propios modelos de decisión.

En este sentido, el usuario diseña sus propios formatos de entrada y salida, así como la estructura de almacenamiento y las funciones de procesamiento, tal forma que el sistema puede evolucionar de manera permanente, a través de los cambios.

Prototipo, es diferente al proceso tradicional de desarrollo de un sistema tradicional de desarrollo de un sistema transaccional típico.

Aplicaciones desechables, es decir, modelos de decisión que fueron desarrollados en tiempo muy corto, para apoyar una decisión en particular.

INTERFACES GRÁFICAS, REPORTES Y CONSULTAS

Facilidad para explorar la información a través de graficas de alta calidad y reportes que se diseñan y obtienen en intervalos cortos de tiempo, la disponibilidad de lenguajes de muy alto nivel para facilitar la consulta de información que contienen las bases de datos.

BASE DE DATOS CORPORATIVA

Integra toda la información de la compañía, la cual pueden consultar los diferentes usuarios para construir y utilizar herramientas para la toma de decisiones.

BASES DE DATOS LOCALES Y ARCHIVOS PROPIETARIOS

Las bases de datos locales y los archivos propietarios son generados y utilizados por los usuarios, para lo cual debe tomarse información de la de datos corporativa. Pueden ser manipulados por el usuario.

Sistemas de Soporte para la Toma de Decisiones de Grupo (GSS: Group Decision Support Systems)

Los sistemas de Soporte para la Toma de Decisiones de Grupo (GDSS) para considerarse como tal deben reunir un conjunto de características; las principales son las siguientes:

• GDSS. Sistemas diseñados especialmente para apoyar las decisiones en grupo.

• La meta de GDSS. Es apoyar a los tomadores de decisiones en su trabajo.

• GDSS. Es fácil de aprender y de usar. Accesible para usuarios con diferentes niveles de conocimiento computacional y de soporte a la decisión. Tales como ventas, producción, recursos humanos, administración y finanzas.

• Un GDSS. Contiene mecanismo para evitar el desarrollo de conductas negativas en el grupo, como son los problemas de comunicación.

• Un GDSS debe motivar a todos los miembros del grupo a participar de manera activa. Es importante que pueda existir anonimato de la participación.

Las principales ventajas de GDSS son:

• Motiva a los miembros del grupo a trabajar juntos

• Da la misma oportunidad de participación a todos los miembros del grupo.

• Se optimiza el uso de la información que aporta cada miembro del grupo.

• Proporciona un mecanismo para enfocar a grupo en problemas clave.

• Apoya el desarrollo de una memoria organizacional.

• Mejora la calidad de toma de decisiones.

• Incrementa la creatividad en la toma de decisiones.

Las principales desventajas de GDSS son:

• Falta de costumbre al utilizar un sistema para soportar el proceso de toma de decisiones.

• Resistencia al cambiar por parte de los administradores.

• La responsabilidad al tomar una decisión puede diluirse.

APLICACIONES DE LOS DGSS

• Establecimiento de la misión de una empresa.

• Formulación de estrategias que ayudarán a que la misión se cumpla.

• Evaluación de administradores. Para incrementar el sueldo de un administrador o para verificar que esté cumpliendo con su deber.

• Planeación de sistemas de información. Cuando se requiere introducir nueva tecnología de sistemas de información es necesario modificar el plan de sistemas

• Soporte en negociaciones.

• Apoyar los trabajos que visuales, como la selección de un empaque para un nuevo producto.

• Apoyar los trabajos que involucran diseño y revisiones de control de calidad.

• Apoyar una decisión en particular.

Sistemas Expertos de Soporte para la Toma de Decisiones (EDSS: Expert Decision Support Systems)

Los sistemas expertos constituyen el área de la inteligencia artificial que quizá en este momento tiene más relación con el apoyo al proceso de la toma de decisiones en las organizaciones.

Beneficios de la utilización de un sistema GDSS

• Reducción en la dependencia de personal clave se debe a tener los conocimientos del personal especializado son detenidos durante el proceso de aprendizaje y están listos para ser utilizados por diferentes personas.

• Facilitar el entrenamiento del personal. Capacitación y adiestramiento del personal sin experiencia.

• Mejora en la calidad y eficiencia en el proceso de la toma de decisiones. Las decisiones podrán tomarse de una forma más ágil con el apoyo de un sistema experto.

• Transferencia de la capacidad de decisiones. Un sistema experto puede facilitar la descentralización de datos en el proceso de la toma de decisiones en aquellos casos que se consideren convenientes.

COSTO QUE INVOLUCRA

• El Shell o paquete generador del sistema experto.

• El equipo computacional o hardware que se requiera.

• Consultorio especializado.

• Contratación o pago a los ingenieros especialistas.

• El tiempo de los expertos.

• Costos de implantación.

• Costos involucrados con el mantenimiento y seguimiento del sistema.

Sistemas de Información para Ejecutivos (EIS: Executive Information Systems)

CARACTERÍSTICAS DE UN EIS

• Están diseñados para cubrir las necesidades específicas y particulares de la alta administración de la empresa.

• Extraen, filtran, comprimen y dan seguimiento a formación crítica del negocio.

• Pueden acceder información que se encuentra en línea, extrayéndose en forma directa de las bases de datos de la organización

• El sistema está soportado por elementos especializados de hardware, tales como monitores o videos de alta resolución y sensibles al tacto.

Las siguientes características adicionales deben estar presentes para considerar a un ESS:

• Contempla las facilidades de comunicación electrónica.

• Capacidad de análisis de datos, tales como hoja electrónica de cálculo.

• Herramientas para la organización personal del ejecutivo, tales como calendario.

FACTORES DEL ÉXITO DE UN EIS

Es necesario que cumpla con los siguientes factores:

• Que se vea bien. Debe de estar orientado al uso gráfico de las pantallas.

• Que sea relevante. Debe dar a los ejecutivos acceso a los datos que son importantes para la organización y que se han identificado como críticos para el éxito de la empresa.

• Que sea rápido. Se necesitan tiempos de respuesta cortos, de lo contrario los ejecutivos dirán que están perdiendo su tiempo.

• Que la información esté disponible y actualizada. Un ELS debe proporcionar a los ejecutivos la información en el momento oportuno, es decir, cuando ellos la requieren.

Los cuatros factores anteriores aseguran que un EIS se utilice en una empresa y que tenga el éxito esperado.

EL PROCESO DE DESARROLLO DE UN EIS

El proceso de desarrollo de un EIS tiene características que lo hacen único.

En la primera instancia, por que es el primer sistema que se desarrolla en la empresa dirigida al ejecutivo, en segundo lugar, las técnicas utilizadas para el análisis y desarrollo de los tradicionales sistemas transaccionales no necesariamente funcionan100% de manera similar durante el desarrollo de un EIS.

A continuación se propone una metodología para su desarrollo e implantación.

Identificación de las alternativas para el desarrollo del sistema

Existen diferentes alternativas para el desarrollo de un EIS.

A continuación se mencionan algunas de las alternativas que existen para su desarrollo:

• Desarrollar sistema de manera interna y partiendo de cero.

• Hacer modificaciones a los sistemas actuales con el fin de cubrir los requisitos del ejecutivo.

• Desarrollar el sistema partiendo de cero con la ayuda de desarrolladores externos con experiencia previa en EIS.

• Cada una de estas alternativas tiene ventajas y desventajas en reglones tales como costo tiempo y control durante el desarrollo de la aplicación.

Creación de la propuesta

En este paso debe escribirse o elaborarse una presentación de la propuesta del EIS. La creación de la propuesta ayudará a tener un apoyo más sólido para el desarrollo del EIS.

Las principales razones que existen para presentar de manera formal una propuesta de un EIS son:

• Claro entendimiento con el ejecutivo. Esto se refiere a que el desarrollo del EIS se haga tomando como base lo que piensa el desarrollador y lo que espera el ejecutivo.

• Reducir la resistencia al cambio.

• Manejar las expectativas. En la creación y presentación de una propuesta deben ponerse en una balanza las expectativas. De la misma manera en que se hable de los beneficios que pueden lograrse con un EIS, deben informarse los riesgos que implica y de los recursos que requiere.

• Lograr el compromiso de los recursos.

Con todo esto, el ejecutivo tendrá una visión más clara de lo que es un EIS, de las expectativas con respecto a su uso y de los recursos que requiere su desarrollo.

Determinación de las necesidades del ejecutivo

Este paso consiste en determinar las necesidades del ejecutivo. Turban surgiere un conjunto de estrategias para lograr lo anterior:

• Cuestionar al ejecutivo acerca de cuáles son las preguntas que le gustaría formular al regresar de un periodo vacacional de tres semanas.

• Realizar entrevistas con los directores o gerentes de las diferentes áreas funcionales de la empresa.

• Listar los principales objetivos de la empresa a corto y mediano plazos y definir la información necesaria para darle seguimiento.

• Preguntar a los ejecutivos cuáles son los datos que no les gustaría que llegaran a manos de la competencia.

Conclusiones

En Conclusión un proyecto de desarrollo de un Sistema de Información comprende varios componentes o pasos llevados a cabo durante la etapa del análisis, el cual ayuda a traducir las necesidades del cliente en un modelo de Sistema que utiliza uno más de los componentes: Software, hardware, personas, base de datos, documentación y procedimientos.

En una organización o Empresa, el análisis y Diseño de Sistemas, es el proceso de estudiar su Situación con la finalidad de observar como trabaja y decidir si es necesario realizar una mejora; el encargado de llevar a cabo estas tareas es el analista de sistemas.

Antes de comenzar con el desarrollo de cualquier proyecto, se conduce un estudio de Sistemas para detectar todos los detalles de la situación actual de la empresa. La información reunida con este estudio sirve como base para crear varias estrategias de Diseño. Los administradores deciden que estrategias seguir.

Los Gerentes, empleados y otros usuarios finales que se familiarizan cada vez mas con el uso de computadoras están teniendo un papel muy importante en el desarrollo de sistemas.

Todas las organizaciones son Sistemas que actúan de manera reciproca con su medio ambiente recibiendo entradas y produciendo salidas. Los Sistemas que pueden estar formados por otros Sistemas de denominan subsistemas y funcionan para alcanzar los fines de su Implantación.

Bibliografía

INTERNET. SISTEMAS DE INFORMACION (Documento en línea). Disponible en www.google.com

INTERNET. DISEÑO DE INFORMACION (Documento en línea). Disponible en www.google.com

INTERNET. SISTEMAS DE INFORMACION (Documento en línea). Disponible en www.monografia.com

Autor:

Deyan, Dayana

Manrique, Liliana

Maita, Yunmelis

Ordenes, Morís

Reyes, Nairelis

Rosales, Ana

Tome, Surelys

Valera, Francia

Villegas, Yelitza

Enviado por:

Profesor:

MSc. Ing. Iván Turmero

UNIVERSIDAD NACIONAL EXPERIMENTAL POLITÉCNICA

"ANTONIO JOSÉ DE SUCRE"

VICE-RECTORADO PUERTO ORDAZ

DEPARTAMENTO DE INGENIERÍA INDUSTRIAL

SISTEMAS DE INFORMACIÓN

Ciudad Guayana, Abril 2007