Informe de Auditoría Operativa

Características básicas de los informes

Los informes deben ser preparados de acuerdo a las características básicas que a continuación se indican para mantener altos niveles profesionales de operación y para alcanzar con efectividad los objetivos de información. Sin tener en cuenta la competencia con que se desarrollen otros aspectos de nuestro trabajo, una labor de informe hecho a la ligera puede ocasionar descréditos, y proporcionar elementos de juicio no confiables y negativos para su explotación para la toma de decisiones:

1. IMPORTANCIA.

La importancia tal como se explica en nuestros informes es un término relativo y que no puede ser definido con precisión para cubrir todas las situaciones. La importancia y el interés de la entidad auditada, son factores fundamentales que influencian nuestras decisiones sobre el nivel de información. Los asuntos incluidos en todo nuestro informe deben ser de la suficiente importancia como para justificar que les informemos y para merecer la atención de aquellos a quienes van dirigidos los informes.

La utilidad, y por tanto la efectividad, de nuestros informes disminuye con la inclusión de asuntos de poca importancia, porque ellos tienden a distraer la atención del lector de los asuntos realmente importantes que informamos.

Las decisiones sobre la importancia de los asuntos a informar deben representar un juicio integral de todos los factores pertinentes, incluyendo:

• El grado de interés de la entidad en los programas o actividades.

• La importancia de los programas o actividades.

• La novedad relativa o naturaleza experimental de los programas o actividades

• La oportunidad de contribuir a una acción constructiva de la entidad

• La oportunidad de proporcionar información útil y oportuna para asesorar a la entidad en el desarrollo de sus actividades.

• La frecuencia con que ocurra una condición adversa, la posibilidad de que ocurra en otro lugar y los montos relativos en dinero de pérdida o costo adicional.

• La falta de funcionarios de la entidad de efectuar las acciones administrativas necesarias para corregir las áreas débiles o mejorar las operaciones.

2. UTILIDAD Y OPORTUNIDAD.

La preparación de nuestros informes debe estar precedido de un cuidadoso análisis de los objetivos buscados, los receptores del informe ´revistos y la clase de información necesaria a los receptores para cumplir los propósitos designados. Debemos estudiar la información a proporcionar desde la perspectiva de los receptores del informe. Como nuestro propósito es estimular una acción constructiva a proporcionar información, nuestros informes deben ser estructurados en función del interés y necesidades de nuestra audiencia.

Los informes deben ser escritos de tal forma que sean claros a cualquier persona bien informada razonablemente inteligente que no esté muy familiarizada con los programas específicos, actividades, aun las entidades involucradas.

La oportunidad, como la utilidad son esenciales para informar con efectividad.

Un informe cuidadosamente preparado puede ser de escaso valor si llega demasiado tardear nivel de decisión. Los problemas que afectan la oportunidad de nuestros informes generalmente se originan en las fases de planeamiento, administración y de análisis del trabajo, las observaciones que involucran aspectos tales como: gastos innecesarios, desperdicio de fondos, transacciones ilegales y otras fallas en proteger los intereses de la entidad, deben ser comunicados sin tardanza de modo que se puedan tomar acciones decisivas de corrección oportuna.

3. EXACTITUD Y CONVENIENCIA DE LA INFORMACIÓN SUSTENTATORIA

Todos los procedimientos prescritos de preparación, revisión, y procesamiento deben ser aplicados con el objetivo de producir informes, que no contengan errores de hechos, lógica o razonamiento.

El requisito de exactitud esta basad en la necesidad de ser justos e imparciales en nuestro informe y de asegurar a los usuarios y lectores de nuestros informes que lo que informamos es digno de crédito. Una falta de exactitud de un informe puede ocasionar duda sobre la validez de todo informe y puede desviar la atención de lo esencial del informe.

Todos los datos, observaciones y conclusiones proporcionados en nuestros informes deben ser adecuadamente sustentados con suficiente evidencia objetiva en nuestros papeles de trabajo para demostrar o probar, cuando seamos llamados, los fundamentos de los asuntos informados y su exactitud o razonabilidad. No es necesario incluir información detallada, excepto que sea necesaria para una presentación convincente.

Las opiniones y conclusiones deben estar identificadas claramente como tales en nuestros informes, y deben estar basados en suficiente trabajo de auditoría que las respalden. En la mayoría de los casos, un ejemplo de una deficiencia no puede respaldar una conclusión amplia y la consiguiente recomendación de acción correctiva. Todo lo que sustenta es la observación del hecho que hubo una desviación, error o falla.

4. FALLA DE CONVINCENTE

Nuestras observaciones deben ser presentadas de una manera convincente, y nuestras conclusiones y recomendaciones deben inferirse lógicamente de los hechos presentados. Los datos de nuestros informes deben ser suficientes para convencer a los lectores de la importancia de nuestras observaciones, la razonabilidad de nuestras conclusiones y la conveniencia de aceptar nuestras recomendaciones. Los informes diseñados de ésta manera ayudan a centrar la atención de los funcionarios responsables en los asuntos de nuestros informes que merecen atención y para estimular la acción correspondiente. La responsabilidad de la prueba está en nosotros, no en la Entidad.

5. OBJETIVO Y PERSPECTIVA

Cada informe debe presentar nuestras observaciones de una manera objetivo y debe incluir suficiente información sobre el asunto principal de manera que proporciones a nuestros lectores una perspectiva adecuada. Nuestro objetivo es evacuar informes que sean reales y que no conduzcan a errores y que a la vez hagan énfasis especial en los asuntos que necesitan atención. Debemos cuidarnos sin embargo, de la tendencia a exagerar o enfatizar demasiado la ejecución deficiente notada durante nuestras revisiones. La información que fue necesaria para lograr una perspectiva apropiada del informe debe estar contenida en los resúmenes así como en otras partes de nuestros informes y deben incluir.

INFORMACIÓN APROPIADA. Una clara declaración de la naturaleza del alcance de nuestros exámenes: Información sobre tamaño y naturaleza de las actividades o programas. Descripciones correctas y claras de nuestras observaciones de modo de evitar malas interpretaciones y mal entendidos. Información no solo de los aspectos deficientes sino también de los aspectos satisfactorios de las operaciones examinadas cuando sean importantes y están justificadas en el alcance de nuestro trabajo. Esto no quiere decir que cuando tengamos algo malo que decir debamos informar algo bueno para balancearlo.

6. CLARIDAD Y SIMPLICIDAD

Para que nuestros informes se comuniquen con efectividad deben presentarse tan claros y simples como sean posibles. También es importante la claridad porque la información contenida en nuestros informes puede ser usada en noticias cortas por funcionarios de la Entidad que no estuvieron presentes ni participaron en las actividades de la Auditoria. No debemos suponer que a los lectores tienen conocimientos técnicos detallados. Nuestros esfuerzos en el "Estilo" deben estar dirigidos a que el significado sea claro. Sebe evitar el lenguaje florido, pedante, estilizado. Para que haya claridad es necesario una organización adecuada al material de información y precisión en el detalle de los hechos, en su análisis y emisión de conclusiones. Se deben usar en lo posible, ayudas visuales para que nuestros informes sea comprensibles y por tanto útiles.

7. PREVISIÓN

Nuestros informes no deben ser más largos que lo necesario para comunicar la información que deseamos informar. No debemos enredarnos en palabras, oraciones, párrafos o secciones demasiado detalladas que no encajan claramente con el mensaje del informe. Demasiado detallado quita el mérito al informe y puede desvirtuar el mensaje real o confundir y descontrolar a los lectores. En la determinación del contenido de nuestros informes, aunque haya espacio para juicios extensos, debemos tener presente que los informes que son completos y a la vez concisos son probables que reciban atención. La audiencia en nuestro informe comprende a su mayor parte gente ocupada que no desea ser molestada con detalles no esenciales.

8. PERFECCIÓN

Aunque nuestros informes deben ser concisos, debemos recordar que la brevedad no siempre es una virtud. Nuestros informes deben contener información suficiente sobre nuestras observaciones, conclusiones y recomendaciones para promover un entendimiento adecuado de los asuntos informados y para proporcionar representaciones convincentes, pero claras en una perspectiva adecuada. Para lograr estos fines se deben incluir cantidades suficientes de información de fondo y se debe dar apropiada consideración a los puntos de vista de la Entidad. Si tenemos conclusiones u opiniones que queremos que los lectores conozcan debemos exponerlas claramente en vez de dejarlas a que los lectores las supongan.

9. TOMO CONSTRUCTIVO.

De acuerdo con nuestro objetivo básico de mejorar las actividades operativas, para conseguir mayor Efectividad, Eficacia y Economía en una Entidad, en tono de nuestros informes deben estar dirigido a provocar una reacción de aceptación de nuestras observaciones y conclusiones. Los títulos, capítulos y contenidos de nuestros informes deben ser enunciados en términos constructivos. Aunque nuestras observaciones se presentan en términos claros, debemos tener presente que nuestro objetivo es lograr una reacción favorable y que ésta se pueda lograr con Eficiencia evitando el lenguaje que genere innecesariamente defensiva y oposición. Aunque a menudo es necesario la crítica de la ejecución pasada para demostrar la necesidad de alguna mejora de la administración, nuestro énfasis en los informes deben estar en la necesidad de mejoras más que en la crítica.

Elementos del Informe de Auditoría Operativa

1. INFORMACIÓN INTRODUCTORIA

Se necesita alguna información introductoria al comienzo de cada informe para proporcionar al lector de importante información acerca de la entidad programa o actividad examinada y sobre la naturaleza de nuestra revisión. Esta información servirá de base una mejor comprensión y apreciación del mensaje principal del informe.

Debemos tratar que el material introductorio, sea relativamente corto y evitar incluir información innecesaria que podría ser discutida más apropiadamente en otras partes del informe. La información contenida en la síntesis, respecto a asuntos tales como; porque se realizó la revisión o porque estamos informando a la entidad (empresa), no se debe repetir en el capítulo de introducción o en otra parte del informe a menos que sea útil a un propósito especial.

Por la importancia del informe de Auditoría Operativa, es indispensable que sea bien redactado, completo, claro y fácil de entender. Para conseguirlo es necesario que los informes, se elaboren empleando algunos requisitos como:

• Que se clara y sencillo, en lenguaje corriente y evitando el uso de terminología muy especializada.

• Deben evitarse los párrafos largos y complicarlos.

• Deben contener la información suficiente.

• Deben ser debidamente revisados antes de que se emitan.

• Deben conservar una estructura pre-establecida sin que esto quiera decir que no haya flexibilidad en su redacción.

Es conveniente que el informe se concluya en el campo de tal manera que los ajustes, correcciones, revisión y modificación que se realicen, se hagan más rápidamente, con el auxilio de la documentación o registros a la mano.

El informe de Auditoria Operativa, se redactará en forma sencillo, para que el lector pueda entender su contenido y propósito sin mayor indagación las personas que lo utilicen les permitirán una base sólida para tomar decisiones. (Gestión Gerencial).

2. INFORMACIÓN ACERCA DE LA ENTIDAD (EMPRESA)

Nuestros informes a la empresa deben contener usualmente información general sobre asuntos tales como: programa o actividad sobre la que se informa: creación y propósito, naturaleza y dimensión de la actividad y la organización y administración del informe.

a) PROGRAMA O ACTIVIDAD. Si el informe trata solo una parte de las actividades de un programa de una entidad, esta información debe por lo general referirse directamente a esa parte; si se refieren al Programa o área completa el informe debe indicar todo el aspecto auditado. En ambos casos sólo es necesario la información suficiente que posibilite al destinatario del informe y otros funcionarios que reciben copias de informe, comprendan fácilmente las observaciones específicas.

b) CREACIÓN Y PROPÓSITO. Una breve información sobre la creación y propósito de una entidad o programa, ayuda a situar la escena para nuestras observaciones detalladas y es de particular interés y valor para aquellos lectores que no están muy familiarizados con la entidad o programa particular. Generalmente se necesitan sólo una oración o dos sobre la creación de una entidad o programa; por ejemplo, "El programa o pacto, garantizado de préstamo para los trabajadores" fue establecido conforme al Acto del 5 de febrero de 1979, suscrita ante el Ministerio de Trabajo. La información sobre el propósito necesitará algunas veces ser mas largo, especialmente en los informes respecto a entidades, programas o empresas relativamente nuevas o únicas; sin embargo debemos ser tan breves como sea posible.

c) NATURALEZA Y TAMAÑO. Nuestros informes deben incluir una breve descripción de la naturaleza y tamaño de la actividad que se discute, como antecedente de las observaciones que se informe.

d) ORGANIZACIÓN Y ADMINISTRACIÓN. La información sobre la organización y administración de la entidad debe enfatizar cualquier área que sea objeto y comentario o recomendaciones hechos posteriores en el informe. Cada informe debe incluir como anexo los nombres, cargos y periodos y servicios de los funcionarios principales de la empresa (entidad) responsable de las actividades discutidas. Los funcionarios enumerados deben estar en situación de dictar las políticas en/o sobre el nivel de la oficina o nivel comparable de la organización. A menos que no se persiga algún propósito especial, tales relaciones no se incluirán en otros informes.

e) INFORMES SOBRE LA NATURALEZA DE LA INFORMACIÓN. La sección introductoria debe incluir cualquier información acerca del alcance y naturaleza del trabajo de auditoria realizado que sea necesario para comunicar con claridad las observaciones del informe, para situarlas en la perspectiva adecuada. La información introductoria debe proporcionar normalmente:

• Una identificación del periodo cubierto por el examen.

• Una identificación de los lugares geográficos específicos o áreas involucradas. El objetivo principal aquí es identificar las observaciones individuales con los lugares involucrados en vez de indicar solamente el lugar donde hemos trabajado.

• Cualquier declaración compensatoria específica y/o general necesaria para evitar dar al lector una impresión menos favorable de la que los hechos pueden justificar.

• Cuando sea apropiado se puede hacer una referencia a cualquier otro informe que se haya emitido sobre el mismo asunto.

• Una breve exposición de los objetivos de nuestro trabajo realizado cuando fuera necesario poner sobre alerta al lector en ciertos aspectos de nuestro trabajo tales como la extensión limitada del alcance de Auditoría, o para posibilitarle la rápida comprensión o aceptación de nuestras observaciones.

3. DECLARACIONES GENERALES COMPENSATORIAS

Es muy importante que transmitamos a nuestros lectores la imagen más imparcial que podamos. Como durante el planteamiento y conducción de nuestro trabajo de auditoría, nosotros enfatizamos asuntos que necesitan atención, debemos hacer un esfuerzo consciente para mantener en nuestros informes un compás de equilibrio y perspectiva.

4. OBSERVACIONES Y CONCLUSIONES

A continuación de la información introductoria, a antecedentes, cada informe contendrá una o más secciones o capítulos conteniendo las observaciones, conclusiones y recomendaciones. Estos rubros constituirán el mensaje principal que queremos comunicar a los lectores, razón para la elaboración del informe.

Lo enunciado en capítulos anteriores, se refiere especialmente a las partes de nuestros informes en las que presentamos nuestras observaciones, conclusiones y recomendaciones. Estas características se enumeran a continuación: Importancia, Utilidad y Oportunidad, sustentación exacta y adecuada, Convencimiento, Objetividad, PERSPECTIVA, Claridad y Simplicidad, Concisión, Integridad, Tono Constructivo.

Para lograr estas características, se requiere un alto grado de:

a) DICERNIMIENTO

B) EXPERIENCIA, Y

C) TRABAJO ARDUO

Durante el planteamiento y conducción de nuestras auditorías debemos enfatizar aquellos aspectos de las operaciones y actividades de la entidad, en las que parezca existir oportunidades de mejorar. Por lo tanto, nuestras observaciones se referirán a menudo asuntos, tales como: Inefectividad, Ineficiencia, Desperdicio y lujo desmedido, Gastos impropios e incumplimiento de los dispositivos legales, reglamentos o propósito de la entidad. Esto no significa, sin embargo, que nosotros solo informamos observaciones negativas. Al contrario, debemos dar apropiado reconocimiento a las observaciones favorables que se relacionan con la conducción de importantes programas y actividades de la entidad.

Las apreciaciones y orientaciones tratadas en nuestro curso, pueden ser modificadas para adecuarse a circunstancias específicas así como a objetivos específicos del informe.

5. CARACTERÍSTICAS DE UNA OBSERVACIÓN.

Es fundamental asegurarse que toda la información necesaria para comunicar el mensaje con efectividad ha sido reunida y está disponible para redactar el informe. Los análisis de las observaciones encontradas de acuerdo con las características discutidas posteriormente serán útiles en la organización y evaluación de la información antes de que terminemos la auditoría mientras redactamos el informe. Todas las observaciones deberán ser objetivas y basadas en hechos y respaldadas adecuadamente en papeles de trabajo. Los informes de auditoría presentarán solamente las observaciones significativas, la de menor importancia son enviadas en el transcurso del examen con el visto bueno del Jefe el equipo de auditoría al Jefe de la entidad auditada, por medio de un informe preliminar de observaciones y recomendaciones menores.

La redacción se efectuará en estilo corriente a fin de que su contenido sea comprendido por el lector, evitando en lo posible el uso de la terminología técnica o muy especializada. La redacción debe ser clara, concisa y fácil de seguir; es una técnica muy valiosa en la determinación de la proporción o frecuencia e que se suceden.

La importancia se juzga generalmente por el Efecto. Los efectos sean actuales o potenciales, se pueden exponer frecuentemente en términos cuantitativos, tales como unidades monetarias, tiempo, unidad de producción o número de transacciones. Algunas veces los efectos tales como mal estado de ánimo, son intangibles pero obstante importantes. Cualquiera sea el uso de términos, el informe debe incluir información suficiente de modo de convencer al lector que el asunto merece atención.

EXPLICACIÓN DEL PORQUE OCURRIÓ LA DESVIACIÓN (DEFICIENCIA)

Se deben identificar y explicar las razones de porque existe una desviación entre "lo que es" y "lo que no debe ser". Cuando conocemos porque sucedió algo la causa-podemos determinar más fácilmente como su repetición. Una recomendación constructiva depende de la identificación de la deficiencia básica administrativa que permitió que ocurra la desviación. En todos los casos debemos presentar clara y lógicamente la relación entre la causa y cualquier recomendación.

Cuando encontremos que la falta de auditoria interna, ha contribuido a la deficiencia básica operativa, debemos incluir una exposición de esta falta como parte de la observación. Si encontramos una falta general de adecuada revisión interna, sería apropiado tener una sección o capítulo separado que trate de este asunto.

6. PRESENTACIÓN DE LAS OBSERVACIONES

Un buen desarrollo de las observaciones de la auditoría, no solo incluirán cada una de las características discutidas anteriormente sino que también serán redactados de modo que cada una sea claramente distinguible de las otras. El lector no debe tener dificultad para entender lo que hemos encontrado, (diagnosis) cual fue el efecto, porque sucedió y que es lo que pensamos se debe hacer al respecto (recomendación).

La manera en que presentamos nuestras observaciones en nuestros informes variará necesariamente dependiendo éste de un número de factores que incluyen:

• El objetivo específico del informe, por ejemplo: informar o convencer.

• La complejidad del asunto

• Los comentarios preliminares o reacciones de las personas involucradas, por ejemplo: funcionario de la entidad que estén familiarizados con el asunto o miembros de la entidad y otros que no estén muy familiarizados.

Deben evitarse los párrafos largos y complicados, así como las frases elegantes. Algunos términos técnicos necesariamente deben ser empleados, pero deberá hacerse un fuerzo para utilizar lenguaje comercial en lugar de términos estrictamente contables. Los errores gramaticales, las faltas de ortografía y las expresiones populares son inexcusables en documentos como el informe de auditoría. Las observaciones por regla general deberán seguir el orden de secuencia de presentación u orden en que se auditó a la entidad y/o área respectiva.

Las características de las observaciones son:

• Presentación de la condición (lo que es)

• Criterio (lo que debe ser)

• Efecto (diferencia entre lo que es y lo que debe ser)

• Causa (porque sucedió)

COMPARACIÓN DE LA CONDICIÓN CON EL CRITERIO.

La mayoría de las observaciones de auditoría se originan de la comparación de "lo que es" – condición- con "lo que debe ser" criterio. Cuando identificamos una diferencia entre las dos, hemos efectuado el primer paso en el desarrollo de una observación negativa. Son útiles ejemplos de casos específicos para ilustrar el asunto y para convencer al lector de que existe un problema y se necesita una acción correctiva. El hecho de que no existe ninguna diferencia entre "lo que es" y "lo que debe ser" constituye una observación importante especialmente cuando el objetivo es evaluar e informar sobre la efectividad de un programa o actividad.

En la sección de las condiciones a informar así como de los criterios o normas a usar en la evaluación de esas condiciones, juegan un papel importante;

a) El conocimiento profesional

b) La experiencia

c) Antecedentes, y

d) Pericia profesional del equipo de auditoría.

Es importante reconocer, sin embargo, que asumimos una responsabilidad y obligación de convencer al lector de la validez y sentido común de los criterios que usamos.

Evaluación de la Importancia de las Observaciones

La atención que se le presta a una observación depende en su mayor parte de la demostración de la importancia de nuestras observaciones; debemos ver si las situaciones adversas informadas son casos aislados o están extendidas ampliamente en la proporción o frecuencia en que se sucede.

Las secciones o capítulos de observaciones en nuestros informes pueden ser organizados con resultados positivos en diferentes formas. Por ejemplo, se pueden construir en torno a exposiciones de actividades, operaciones o programas específicos; sin embargo la práctica recomienda presentar el material en forma de series, de secciones o capítulos que presente cada uno, una observación individual, junto con toda la información importante relativa a esa información.

7. CONCLUSIONES.

Las conclusiones constituyen el resumen de las observaciones sobres irregulares, desviaciones o reparos y son el producto del criterio del auditor. Es el contenido más importante del informe de auditoría.

La formulación de las conclusiones es basada en realidades de la situación y/o actividad examinada. Los papeles de trabajo, respaldan las conclusiones.

Las conclusiones pueden ser de dos clases:

• De carácter financiero: destinadas a divulgar aspectos cuantificables relacionados con el mando de los recursos financieros.

• De carácter operativo, son divulgaciones informativas que responden a las deficiencias generales no comprendidas en las primeras, debido principalmente a la falta de cuantificación (subjetivas)

8. SUGERENCIAS Y ADVERTENCIAS.

• Use subtítulos significativos al margen o a través de todas las secciones de observaciones para ayudar al lector a seguir la lógica de la exposición y para ver la interrelación que existe.

• Sea objetivo, incluya toda la información significativa y relevante incluso si esta indica desacuerdo con nuestro punto de vista.

• No exagere o alargue. asegúrese que su opinión esta respaldada por evidencia sustentatoria.

• Identifique las suposiciones y opiniones importantes

• Evite declarar como hecho algo que ha escuchado decir.

• No incluya información que podría conducir a error.

• Asegúrese de que las conclusiones sean razonables y se infieran lógicamente de la información presentada.

• No omita las conclusiones y opiniones importantes sobre la base de que serán obvias al lector

• Escriba en forma constructiva. Evite el tono desagradable, sarcasmo y ridículo

• Ponga en relieve la necesidad de mejoras futuras en vez de las deficiencias pasadas.

• Reconozca el conocimiento de la estructura de la entidad.

• Proporcione la suficiente información sobre el cuadro total para ubicar las observaciones.

• Asegúrese de que los asuntos importantes de política y legales se hayan aclarado antes de que se presente el informe a su proceso final.

• Aclare los efectos negativos actuales o potenciales

• No proyecte efectos negativos en forma descuidada y casual

• Redondee todos los estimados de pérdidas, ahorro y otros asuntos para evitar una impresión errónea de precisión.

• Muestre las causas fundamentales de la conducta dudosa o condiciones no satisfactorias

• Use ayudas visuales para dar más valor al mensaje (fotos, cuadros, tablas)

• Use rara vez abreviaciones no familiares.

• De más realce en el informe a las observaciones importantes en vez de las menos importantes.

• Use la voz activa en vez de la pasiva. Por ejemplo use «nosotros encontramos » en vez de «vino a nuestra atención»

• Explique las bases para los estimados y proyecciones

9. FORMA DE PRESENTACIÓN DE LAS CONCLUSIONES.

Las conclusiones son enumeradas y presentadas en orden de importancia separándolas por clase de conclusión; las de carácter financiero preceden a las de carácter operativo.

Cada conclusión debe tener, como referencia, el número de página donde se encuentra la observación de la que proviene. De esta amanera el informe resulta un instrumento ágil para el lector. Asimismo, la conclusión presenta en su contenido el cargo del funcionario responsable de la deficiencia determinada. Constituyen la expresión última del profesional en cuando a irregularidades halladas en su evaluación.

10. RECOMENDACIONES.

Las recomendaciones que presenta el auditor, luego de terminar de examinar un conjunto de actividades u operaciones, son sugerencias positivas con la finalidad de solucionar problemas u áreas problemas significativos para mejorar los sistemas operativos y financieros de la entidad examinada.

Las deficiencias significativas halladas en la gestión de la entidad auditada vienen a ser las observaciones del auditor; las cuales originan muchas veces la presentación de las recomendaciones. El ánimo del auditor al recomendar soluciones a los problemas encontrados, es el de solucionar de manera oportuna t practicable, para que el organismo examinado continúe funcionando sin impedimentos, al logro de sus metas y/u objetivos.

Las recomendaciones estarán orientadas a la mejor utilización de los recursos disponibles por la entidad examinada. La recomendación, en forma individual puede contener solución a una o varias observaciones.

11. IMPORTANCIA DE LAS RECOMENDACIONES.

Los informes que contienen recomendaciones reconstructivas pueden hacer mucho para alentar a las mejoras en la conducción de los programas o actividades de la entidad; además las recomendaciones de tipo informativo o relativo que comunican información útil sobre asuntos importantes pueden asesorar a la empresa para llevar a cabo sus responsabilidades, que son las netas u objetivos trazados.

Exponer una recomendación y describir lo que la entidad pretende, hacer da como resultados informes más provechosos y enfoca la atención en lo que aún necesita hacerse. Las recomendaciones formales proporcionan también una base para el seguimiento específico de la auditoria máxima de la entidad, para ver qué acciones apropiadas se toman para corregir la deficiencia o para hacer las mejoras necesarias, (implementación de las recomendaciones).

12. A QUIEN SE DIRIGEN LAS RECOMENDACIONES.

Se dirigen a la máxima autoridad de la entidad auditada «buscando una mayor economía y eficiencia en los recursos » (racionalización adecuada de los recursos)

Nuestros informes deben incluir las recomendaciones apropiadas o sugerencias sobre medidas alternativas de acción, cuando nuestro trabajo indique que se requiere o desea una acción para corregir los problemas o para mejorar los programas y actividades de la entidad.

13. FUNCIONARIOS DE LA ENTIDAD.

La relación estructural y funcional entre los funcionarios varía de la entidad a entidad, por lo tanto, las recomendaciones deben sr diseñadas para adecuarse a cada uno de los casos específicos. Las recomendaciones en un informe a nivel de la entidad, generalmente están dirigidos al funcionario a quien se remite el informe. Esto debe hacerse incluso aunque algunos funcionarios de menor rango tengan que llevar a cabo las recomendaciones aceptadas. Las recomendaciones en los informes a la máxima autoridad, para acción por parte de la entidad estarán dirigidas al funcionario principal, de la respectiva entidad o al funcionario principal en una de las áreas importantes.

14. CUANDO HACER LAS RECOMENDACIONES.

Por razones de doctrina general las recomendaciones se deben incluir en los informes, cuando el trabajo del auditor indique que es necesario tomar acciones necesarias en la época que se preparan los informes. Se deben hacer las recomendaciones, incluso si las acciones necesarias se hubieran prometido o iniciado. Bajo estas circunstancias sería preferible exponer las recomendaciones en vez de cifrar simplemente las acciones prometidas o en proceso por la entidad.

Aunque las recomendaciones, generalmente sean procedentes cuando informemos las situaciones deficientes, no es necesario que hagamos una recomendación para poder informar una observación negativa. Por ejemplo una recomendación puede no ser apropiada en un informe que revele una deficiencia grave que no se volvió a repetir para lo cual no se requiere ninguna acción correctiva.

Algunos problemas revelados en nuestras revisiones pueden tener varias posibles soluciones, alternativas, ningunas de las cuales es superior de las cuales es superior a las otras. En estos casos debemos presentar las ventajas y desventajas de las diferentes soluciones en vez de tratar de solucionar.

15. QUE ES LO QUE SE VA A RECOMENDAR.

Nuestras recomendaciones constituyen nuestra opinión considerada sobre una situación y deben reflejar nuestro conocimiento y juicio sobre el asunto en términos de loa que deben hacerse acerca de ello. Las recomendaciones deben ser diseñadas para rectificar condiciones que necesitan mejoras. Cuando hagamos una recomendación la sección de observación respectiva debe incluir una exposición clara, del objeto a la razón por la que creemos que se necesita tomar una acción. Las recomendaciones que no están precedidas de tal información no son persuasivas claras ni convenientes al lector. El simple hecho que hagamos un recomendación no constituye por si mismo una regla para suponer que los funcionarios de la entidad van a aceptarla. La importancia que ha de conceder un lector a una recomendación y la respectiva observación, dependerá principalmente de la envergadura de las aplicaciones y las consecuencias prácticas experimentadas y potenciales, en cuanto se oponen a los conceptos teóricos. Por lo tanto, es importante, señalar las ventajas prácticas de nuestras recomendaciones y de proyectarlas para obtener para obtener los mayores beneficios posibles. Si la acción que recomendamos es una de las que nosotros creemos que se deben tomar a la brevedad posible las bases expuestas para la recomendación deben señalar claramente las consecuencias de una demora, por ejemplo continúas perdidas, desperdicios, etc.

Cuando un informe tiene que ver con deficiencias, nuestras observaciones deben estar diseñadas a corregir las causas principales de las deficiencias y a obtener una recuperación u otro ajuste de los casos específicos que hemos identificado. De esta manera se incrementan bastante los beneficios de nuestro trabajo. Esta es la razón por la que ponemos tanto énfasis en la identificación de las causas básicas, solo mediante la identificación de estas podemos proyectar recomendaciones efectivas.

Algunas veces podríamos observar defectos en procedimientos o control que si no se corrigieran podrían resultar en desperdicio o pérdida. Como autores, debemos estar siempre alerta a la necesidad de reforzar los controles operativos, como una medida de protección y que las recomendaciones bajo tales circunstancias sean apropiadas. Debemos también recomendar cambios o mejoras en las practicas o procedimientos de la entidad cuando nuestro trabajo indique que se necesitan tomar tales acciones para lograr mayor eficiencia y economía en las operaciones, proporcionar un mejor servicio a los funcionarios de línea o de gerencia operativa, o promover el cumplimiento con los principios y políticas prescritas por las respectivas entidades, especialmente en asuntos de administración financiera.

Al hacer nuestras recomendaciones debemos considerar cuidadosamente los costos para llevarlas a práctica en relación a las ventajas a obtener. Nuestro informe debe incluir hasta la máxima posible información que muestre nuestras recomendaciones deben ser tan específicas, como sea posible. Son menos deseables las recomendaciones simples de que se corrijan situaciones o que se realicen estudios sobre un problema y no son tan efectivas como las recomendaciones específicas, pero ellas podrían ser apropiadas si fuéramos incapaces de proponer soluciones específicas.

Cuando creemos que se debe efectuar una acción acerca de nuestras observaciones, el informe no debe dejar duda en la mente del lector que estamos haciendo una recomendación sustancial.

En los informes se deben establecer siempre quien es el que se espera que actué acerca de nuestras recomendaciones.

Se deben evitar recomendaciones que incluyan expresiones tales como inmediatamente y sin demora y tan pronto como sea posible (tono). El uso de tales términos en la presentación de las recomendaciones tiende a general resistencia en razón de su tono prioritario.

Debemos hacer un esfuerzo especial para asegurarnos que el lenguaje usado en su exposición es claro y no es susceptible de ser mal interpretado. Nuestras recomendaciones deben ser expuestas en oraciones afirmativas simples y sinceras y deben estar libres de ambigüedades y calificaciones innecesarias (claridad).

Las recomendaciones deben ser presentadas de forma ordenada, considerando numeración y grado de importancia. Su contenido debe ser expresado en lenguaje práctico y sin sofisticaciones.

16. ANEXOS AL INFORME.

Muy raras veces es necesario incluir anexos al informe de auditoría. Estos cuando se crean sumamente necesarios, están ubicados al final del informe, serán presentados en manera clara, accesible al lector, sin abundar en terminología técnica, salvo el caso el caso en que se deben adjuntar informes técnicos completos de anexos de exámenes especializados. Normalmente, se debe adjuntar la inclusión de anexos dentro de los informes, dejando información detallada en los papeles de trabajo que son disponibles en caso de necesidad.

Las conclusiones y recomendaciones resultantes de informes técnicos deben estar incluidas dentro del informe de auditoría propia.

Síntesis del informe

1. OBJETO.

El síntesis del informe, tiene por ejemplo resumir la opinión del auditor, indicándolas observaciones, conclusiones y recomendaciones más significativas e importancia del informe.

Se prepara principalmente para informar al lector del informe, generalmente persona importante que no dispone del tiempo suficiente para leer el íntegro del informe, sobre el contenido fundamental de este para motivarlo a tomar las acciones correctivas necesarias.

2. PROPÓSITO.

El propósito principal es hacer que el informe sea más útil a sus usuarios. La inclusión de las síntesis de nuestros informes mejora nuestra comunicación de la entidad y elimina la necesidad de que otros preparen una sinopsis.

Como muchos receptores del informe leerán solo la síntesis, es importante que este presente el contenido del informe en forma clara y apropiada. Debe presentar en forma exacta, justa y clara lo más importante del informe de modo de evitar malo entendidos e interpretaciones. Una síntesis no debe presentar hechos ya sea de que se subestima o sobreestima el mensaje.

3. COBERTURA.

Las síntesis se incluirán en todos los informes, salvo en los borradores de informes puestos a consideración para revisión preliminar externa.

4. UBICACIÓN Y ESTRUCTURA FÍSICA.

La síntesis debe seguir al índice, a menos que la información contenida en la síntesis sea de carácter reservado, debe ser impreso en hojas desglosables perforadas de modo que se pueda desglosar. Una síntesis es recomendable que no exceda de cuatro páginas.

5. ESTILO.

A continuación se dan algunas sugerencias para preparar síntesis:

• Usar la construcción gramatical en tercera persona (la sociedad, Cia.) recomienda en vez de nosotros recomendamos.

• Use oraciones y párrafos cortos

• Use palabras simples, no técnicas, no profesionales, pero no repita literalmente el lenguaje usado en el cuerpo del informe, tales como opiniones sobre los estados financieros

• Use frases que califiquen tales como la compañía (de auditores) cree y en opinión de la compañía cuando sea necesario para evitar conducir el error al lector. Pero no exagere.

• Use abreviaturas bien conocidas y familiares.

• Subraye o escriba en letra cursiva para enfatizar

Partes: 1, 2