Ensayo
- Objetivos
- La penetración de la toma de decisiones
- El proceso racional de toma de decisiones
- Pasos en el proceso de la toma de decisiones
- Problemas y decisiones
- La toma de decisiones aplicada a los sistemas
- Analizar con argumentos propios el objetivo que cumple la Toma De Decisiones en relación al analisis de los sistemas.
OBJETIVOS ESPECIFICOS
- Conocer en que consiste la Toma de Decisiones y el porque interviene constantemente en nuestra vida cotidiana.
- Identificar las caracteristicas mas sobresalientes que se deben tener en cuenta a la hora de escoger la decisión que va a ser la más acertada para el beneficio de un sistema.
¿ QUÉ ES LA TOMA DE DECISIONES. ?
La toma de decisiones es un proceso en el que uno escogeentre dos o más alternativas. Todos y cada uno de nosotros nos pasamos todos los días y las horas de nuestra vida teniendo que tomar decisiones. Algunas decisiones tienen una importancia relativa en el desarrollo de nuestra vida,mientras otras son gravitantes en ella.
La toma de decisiones en una organización se circunscribe a todo un colectivo de personas que están apoyando el mismo proyecto. Debemos deempezar por hacer una selección de decisiones, y esta selección es una de las tareas de gran trascendencia en el trabajo del mando.
LA PENETRACIÓN DE LA TOMA DE DECISIONES.
La toma de decisiones en una organización, invade cuatro funciones administrativas, que son: Planeación, Organización, Dirección yControl.
* Planeación.-
¿ Cuales son los objetivos de la organización a largo plazo.?
¿ Qué estrategias son mejores para lograr este objetivo.?
¿ Cuales deben ser los objetivos a corto plazo.?
¿ Cómo de altas deben ser las metas individuales.?
* Organización.-
¿ Cuanta centralización debe existir en la organización.?
¿ Cómo deben diseñarse los puestos.?
¿ Quién está mejor calificado para ocupar un puestovacante.?
¿ Cuando debe una organización instrumentar una estructuradiferente.?
* Dirección.-
¿ Cómo manejo a un grupo de trabajadores que parecen teneruna motivación baja.?
¿ Cuál es el estilo de liderazgo más eficaz para unasituación dada.?
¿ Cómo afectará un cambio específico a la productividaddel trabajador.?
¿ Cuando es adecuado estimular el conflicto.?
* Control.-
¿ Qué actividades en la organización necesitan sercontroladas.?
¿ Cómo deben controlarse estas actividades.?
¿ Cuando es significativa una desviación en el desempeño.?
¿ Cuando está la organización desempeñándose de maneraefectiva.?
EL PROCESO RACIONAL DE TOMA DE DECISIONES
* Pasos en el proceso de la toma de decisiones.-
1.- Determinar la necesidad de una decisión.
2.- Identificar los criterios de decisión.
3.- Asignar peso a los criterios.
4.- Desarrollar todas las alternativas.
5.- Evaluar las alternativas.
6.- Seleccionar la mejor alternativa.
* Paso uno: Asegurarse de la necesidad de una decisión.-
El proceso de toma de decisiones comienza con elreconocimiento de que se necesita tomas una decisión. Ese reconocimiento logeneral la existencia de un problema o una disparidad entre cierto estadodeseado y la condición real del momento.
* Paso dos: Criterios de decisión.-
Una vez determinada la necesidad de tomar una decisión, sedeben identificar los criterios que sean importantes para la misma. Vamos aconsiderar un ejemplo:
" Una persona piensa adquirir un automóvil, loscriterios de decisión de un comprador típico serán: precio, modelo, dos o máspuertas, tamaño, nacional o importado, equipo opcional, color, etc. Estoscriterio reflejan lo que el comprador piensa que es relevante. Existen personasque le es irrelevante que sea nuevo o usado, lo importante es que cumpla susexpectativas de marca, tamaño, imagen, etc., y se encuentre dentro delpresupuesto del que disponen. Para el otro comprador lo realmente importante esque sea nuevo, despreciando el tamaño, marca, prestigio, etc."
* Paso tres: Ponderar los criterios.-
Los criterios enumerados en el paso previo no tiene igualimportancia. Es necesario ponderar cada uno de ellos y priorizar su importanciaen la decisión.
Cuando el comprador del automóvil se pone a ponderar loscriterios, prioriza los que por su importancia condicionan completamente ladecisión: precio y tamaño. Si el vehículo elegido tiene los demás criterios(color, puertas, equipo opcional, etc.), pero rebasa el importe de los quedispone para su adquisición o es de menor tamaño al que precisamos por el usoque se le va a dar, entonces nos encontramos con que los demás criterios sonrelevantes en base a otros de importancia trascendental.
Paso cuatro: Base de la toma de decisiones.-
Desplegar las alternativas. El tomador de la decisión tieneque confeccionar una lista de todas las alternativas posibles y que podríanutilizarse para resolver el problema.
Paso quinto: Evaluar las alternativas.-
Una vez identificadas las alternativas, el tomador dedecisiones tiene que evaluar de manera crítica cada una de ellas. Las ventajasy desventajas de cada alternativa resultan evidentes cuando son comparadas.
La evaluación de cada alternativa se hace analizándola conrespecto al criterio ponderado.
Paso seis: Toma de decisiones.-
Una vez seleccionada la mejor alternativa se llegó al finalde proceso de toma de decisiones. En el proceso racional, esta selección esbastante simple. El tomador de decisiones solo tiene que escoger la alternativaque tuvo la calificación más alta en el paso número cinco. El ejemplo nos daríacomo resultado la compra del Mercedes, con mínimas diferencias con las otrasdos marcas.
El paso seis tiene varios supuestos, es importanteentenderlos para poder determinar la exactitud con que este proceso describe elproceso real de toma de decisiones administrativas en las organizaciones.
El tomador de decisiones debe ser totalmente objetivo y lógicoa la hora de tomarlas. Tiene que tener una meta clara y todas las acciones en elproceso de toma de decisiones llevan de manera consistente a la selección deaquella alternativa que maximizará la meta. Vamos a analizar las tomas dedecisiones de una forma totalmente racional:
* Orientada a un objetivo.- Cuando se debentomar decisiones, no deben existir conflictos acerca del objetivo final. Ellograr los fines es lo que motiva que tengamos que decidir la solución que másse ajusta a las necesidades concretas.
* Todas las opciones son conocidas.- El tomador de decisiones tiene que conocer las posibles consecuencias de su determinación. Así mismo tiene claros todos los criterios y puede enumerar todas las alternativas posibles.
* Las preferencias son claras.- Se supone que se pueden asignar valores numéricos y establecer un orden de preferencia para todos los criterios y alternativas posibles.
EL PROCESO RACIONAL DE LA TOMA DE DECISIONES
A pesar de la existencia de modelos alternativos, la mayoría de los cuales son mucho más exactos, el modelo racional sigue siendo dominante en el proceso administrativo. El proceso administrativo presupone que el tomador de decisiones es del todo racional, ya sea que ofrezca guías sobre cómo hacer una planeación estratégica, cómo diseñar la estructura de una organización o como medir la efectividad organizacional.
PASOS EN EL PROCESO DE LA TOMA DE DECISIONES
1.- Definir en forma precisa la meta de la decisión.
2.- Identificar todos los criterios de decisión relevantes.
3.- Identificar todas las consecuencias posibles de cada alternativa.
4.- Identificar todas las alternativas de decisión relevante.
5.- Evaluar las alternativas respecto a los criterios para obtener un orden preferencial calificado.
6.- Seleccionar la alternativa que califique más alto lapreferencia.
Diversos problemas se presentan a la hora de tener quetomar decisiones. vamos a presentar algunos de ellos y las posibles soluciones:
TIPOS DE PROBLEMAS:
* Problemas bies estructurados.-
El objetivo del tomador de decisiones es claro: el problemaes familiar y la información acerca del problema es fácil de definir ycompletar. Estos problemas se llaman "bien estructurados". Elmodelo de toma racional de decisiones está en esencia diseñado para respondera estos problemas.
* Problemas mal estructurados.-
Muchos problemas enfrentados por los mandos suelen serproblemas mal estructurados. Son totalmente nuevos. La información sobre elloses ambigua e incompleta.
TIPOS DE DECISIONES:
Las decisiones, al igual que los problemas pueden estardivididos en dos categorías. Como se mostró, las decisiones programadas orutinarias son la manera más eficiente de tratar problemas bien estructurados.En cuanto a los problemas mal estructurados, los mandos recurren a lasdecisiones no programadas para intentar soluciones únicas.
* Decisión programada.-
Las decisiones son programadas en la medida en que sonrepetitivas y rutinarias, así mismo en la medida en que se ha desarrollado un métododefinitivo para poder manejarlas. Al estar el problema bien estructurado, elmando no tiene necesidad de pasar por el trabajo y gasto de realizar un procesocompleto de decisión.
Procedimiento:
El procedimiento son los pasos secuenciales que un mandopuede usar para responder a un problema estructurado. La única dificultad realestá en identificar el problema, una vez el problema identificado el proceso esde acción inmediata.
Regla:
Una regla es un enunciado explícito que dice al mando lo queuno tiene que hacer. Las reglas las aplican con frecuencia los mando cuandoconfrontan un problema bien estructurado, porque son simples de seguir ygarantizan consistencia. Así mismo las reglas acerca de la impuntualidad yausentismo permiten a los mandos tomar decisiones de disciplina y con un altonivel de justicia.
Política:
Una tercera guía para las decisiones programadas es la política.Dar directrices para canalizar el pensamiento del mando en una direcciónconcreta.
* Decisión no programada.-
La reestructuración de una organización o cerrar una divisiónno rentable, son ejemplos de decisiones no programadas. Sus características queson únicas y no concurrentes. Cuando un mando confronta un problema malestructurado o uno que es nuevo, no tiene solución instantánea. Requiere de untratamiento específico y a su medida.
La creación de una estrategia de mercado para un nuevo producto representa un ejemplo de decisión no programada.
LA TOMA DE DECISIONES APLICADA A LOS SISTEMAS
La toma de decisiones se presenta en nuestras vidas a todo momento en el que necesitemos escoger el mejor camino en el tema o actividad que estemos desarrollando, ya que se basa en el analisis de varias alternativas que se nos van presentando durante el proceso, y estas posibilidades pueden llevarnos a terminar el proceso ya sea de la mejor manera o conducirnos al error.
Como todo proceso, la toma de decisiones tiene unos pasos o recomendaciones que se podrian tener en cuenta, como lo es el analizary tener un buen conocimiento del problema o incognita que se tiene para saber de verdad cual es la mejor manera de resolverlo; y tambien sería importante evaluar cada una de las alternativas que se irán a presentar, ya que así se sabra escoger la que más le convenga al problema en análisis.
Este proceso, aplicado al análisis de los Sistemas, considero que siempre se va a presentar, quiza más frecuente de lo que uno piensa, ya que, primero que todo, al tratar de resolver alguna entropía o problema que presente el sistema, se van a presentar de seguro, varias alternativas o vias, que pueden ser viables o no, de acuerdo a las características del proceso, y analizar cada una puede tomar un buen tiempo, porque se debe optar por lo que mas le convenga a todas las partes que tengan relación con dicha entropía.
Un sistema, para que sea exitoso, debe tener varias relaciones de acuerdo al medio en el que se encuentre, por consiguiente, va a tener entradas de información o energía, que pueden ser, tanto de gran utilidad para todas sus partes, como tambien pueden ser perjudiciales para el proceso que se tenga en desarrollo, y en algunos sistemas se puede presentar que a varias de sus partes (subsistemas) estos datos pueden ser muy provechosos, pero para otras, puede incluso, llevar a la destrucción. Por eso, es importante usar la toma de decisiones para saber cual es la información que le va a servir, y le va ayudar a tener una regularidad, no constante pero si a menudo estable a todo el sistema en general, teniendo en cuenta las necesidades de cada una de sus partes.
En un sistema social, como los que se presentan en las empresas, se puede demostrar como interviene el proceso de toma de decisiones en el trabajo grupal, que en muchas ocasiones puede resultar más beneficioso que el trabajo individual, ya que se puede experimentar con las diferentes opciones que den cada uno de los miembros de dicha organización, y así llegar a una unanimidad, que va a llevar al sistema por el mejor camino.
Pero si cuando el trabajo lo realiza uno, se toma un determinado tiempo, en una organización se incrementa mucho más, por las teorias o desiciones que tengan cada una de las personas, y por supuesto, en este tipo de sistemas se debe tener muy en cuenta la posición en la que se encuentre cada uno.
En conclusión, la toma de decisiones se presenta en todo momento en nuestras vidas, cuando debamos seleccionar entre varias opciones o caminos, y este proceso se va a presentar mucho más para un analista de sistemas, ya que para realizar un sistema, o modificar errores (entropías) que encuentre en estos, va a tener que optar por la forma mas eficaz de resolverlo, teniendo en cuenta, tanto las necesidades que tenga, como todas las partes que lo constituyen.
Además, la eficacia y eficiencia en tomar la decision que al final va a ser la acertada, ya sea en un sistema, o cualquier problema que se nos presente, se forma en la objetividad y claridad que nos puedan mostrar los datos o la información que se tiene, porque si se conoce bien lo que se esta realizando, no vamos a tener inconvenientes que sean perjudiciales.
Internet:
- http://malaadministracion.webspace4free.biz/seleccion_personal/p7_toma_decisiones_hechos.php
- http://www.ilustrados.com/secciones/Recursos_Humanos-11.html
Datos del Autor:
Rodrigo Perez Mosos
Trabajo para la asignatura Teoría General de Sistemas.
UNIVERSIDAD COOPERATIVA DE COLOMBIA
FACULTAD INGENIERIA DE SISTEMAS
Ibague, Tolima
Colombia.