(Gp:) REQUISITOS DE LOS CLIENTES/POBLACIÓN
(Gp:) REQUISITOS DE LOS ASOCIADOS
(Gp:) REQUISITOS DEL SERVICIO (Gp:) REQUISITOS DE LA GESTIÓN DEL PROYECTO (Gp:) REQUISITOS COMERCIALES (Gp:) REQUISITOS DE MARKETING
(Gp:) REQUISITOS DEL PROYECTO
(Gp:) REQUISITOS DE LA JUNTA (Gp:) REQUISITOS DE APROVISIONAMIENTO
3.1.1. Análisis de los requisitos del proyecto
Procesos requeridos para asegurar que el proyecto incluye todo el trabajo necesario y solamente el trabajo necesario, y completarlo de esta forma con éxito. Alcance del Proyecto: Trabajo que debe llevarse a cabo para entregar un servicio con las características y funciones especificadas. Procesos Lugar Participantes
3.1.2. Definición del alcance
Para garantizar el éxito del proyecto los objetivos deben ser:
Specific * específico: definición Measurable * medible: control Assignable * asignable: responsabilidades Realist * realista: recursos Time related *relacionado con tiempo: plazos 3.1.3. Definición de los objetivos del proyecto
(Gp:) 1º.- Dibujar el flujo de actividades consecutivo
(Gp:) 2º.- Descomponer el Proyecto en paquetes de trabajo atendiendo a:
(Gp:) Agrupar actividades/tareas relacionadas dentro de un mismo paquete de trabajo
(Gp:) Escindir la responsabilidad entre los distintos componentes del equipo
(Gp:) Minimizar los interfaces entre los distintos paquetes de trabajo
3.1.4. Identificación y segregación de tareas
Flujo de paquetes de trabajo sencillo para simplificar al máximo la gestión y minimizar los interfaces del equipo de trabajo.
Suficientemente elaborado y completo para describir todas y cada una de las tareas del Proyecto.
Actividades: Sencillas Descomposición detallada ? para evitar el desperdicio de recursos Completas: gestión autónoma Asignadas a un responsable único Entradas y salidas identificadas y concretas (documentos, etc.) 3.1.4. Estructura del proyecto
PREPARACIÓN DEL MATERIAL INFORMACIÓN, CONSENSO PRUEBA PILOTO EJECUCIÓN DIFUSIÓN SEGUIMIENTO Y CIERRE DISEÑO DEL PROYECTO PLANIFICACIÓN RECURSOS/COSTES/PLAZOS (Gp:) ADQUISICIÓN MATERIALES/SERVICIOS
Paquetes de trabajo 3.1.4. Identificación de los paquetes de trabajo
(Gp:) ¿ A qué llamamos riesgo? (Gp:) Cualquier contingencia que puede ocurrir, que provoque que el resultado real de una actividad se desvíe significativamente del resultado esperado.
(Gp:) E.mail: me he dado cuenta de que cada vez que resolvemos un problema, creamos dos más. Desde ahora queda prohibido resolver problemas.
Esa desviación puede ser tanto positiva como negativa.
Efectos positivos ? oportunidades Efectos negativos ? amenazas 3.1.5. El riesgo
Identificación y caracterización de riesgos. Cuantificación de riesgos. Desarrollo de respuestas a riesgos. (Preventivas y Correctivas) Supervisión y Control de los riesgos. Herramientas:
Cuantificar riesgos Matrices de priorización. Árbol de decisión Check list DAFO 3.1.5. Procesos de la gestión de riesgos
Aceptables y no aceptables Evitables e inevitables A corto y largo plazo Positivos y negativos Gestionables y no gestionables Internos (planificación y estimaciones y técnicos) y externos (imprevisibles o previsibles) 3.1.5. Tipos de riesgos
El control y prevención de los riesgos consiste en: Descripción del riesgo y objetivos afectados Definir Acciones (Plan de acción) -Preventivas (para evitar que suceda) -Correctivas (para subsanar lo sucedido) “Las sorpresas no se pueden gestionar, las malas noticias si” 3.1.5. Desarrollo de una respuesta ante los riesgos “Hay que tener previsto como reaccionar ante una situación de riesgo”
3. La gestión de proyectos INTRODUCCIÓN A LA GESTIÓN DE PROYECTOS PRESENTACIÓN DEL CASO DE TRABAJO GESTIÓN DE PROYECTOS Sec. 1: Diseño del proyecto Sec. 2: Constitución del equipo de trabajo Sec. 3: Planificación temporal y de recursos Sec. 4: Presupuesto y financiación Sec. 5: Seguimiento y cierre del proyecto Sec. 6: Difusión y comunicación
3. La gestión de proyectos Sec. 2: Constitución del equipo de trabajo 2.1 Equipo de trabajo e identificación de responsables 2.2 Reuniones de trabajo 2.3 Conflictos
Conjunto de personas con funciones diferentes y complementarias, reunidas por razón de su trabajo, unidas por un fin común, sentimiento de pertenencia al equipo y conciencia de sus deberes y responsabilidades con respecto al mismo. Implica que los participantes basen sus relaciones en, la confianza, la identificación con los objetivos de la asociación, una metodología activa para resolver los problemas de una manera creativa. 3.2.1. Equipos de trabajo
Planificación del equipo: identificar y asignar las funciones y responsabilidades del proyecto. Funciones (quién hace qué) Responsabilidades (quién decide qué) Pueden ser asignadas a personas internas o externas Equipo interno: Gerente, Presidente, Administrativo. Equipo externo: Asociados, Colaboradores, Instituciones. 3.2.1. Identificación de los responsables de cada paquete de trabajo
El equipo de trabajo funciona cuando se organiza la cooperación (división del trabajo, adaptación de las ideas individuales, adopción de normas comunes) y cuando se potencia lo mejor de cada uno en beneficio del conjunto y la satisfacción de los individuos.
Todo ello orientado a los objetivos.
3.2.1. El consenso de objetivos
Las reuniones de trabajo son una parte fundamental del trabajo cotidiano, y el punto de referencia prioritario para el flujo e intercambio formal de información. Cuando se convoca una reunión debemos garantizar que ésta va a ser útil y dinámica. Reuniones eficaces: Reuniones no muy largas Llegar con los temas preparados Ceñirse al orden del día Puntualidad Talante adecuado
Al terminar, determinar las tareas pendientes y sus responsables 3.2.2. Reuniones de proyecto
¿Qué es un conflicto? Un problema, una cuestión o materia de discusión, una situación desgraciada y de difícil salida. “Oposición de intereses opiniones o valores entre dos o más partes cuya satisfacción simultánea resulta incompatible”. Si una persona gana, la otra pierde y viceversa Objetivo: WIN to WIN El conflicto bien resuelto permite la evolución de las personas
Permite al grupo innovar, crear y buscar soluciones aglutinadoras que mejoren el proyecto. 3.2.3. Conflictos personales en el proyecto
Cómo reaccionar ante una situación de conflicto Habilidades para resolver conflictos (Gp:) Enfrentar el conflicto
(Gp:) Ofrecer alternativas
(Gp:) Negociar las soluciones
(Gp:) No ser negativo
(Gp:) Prever las consecuencias
(Gp:) Ser asertivos
(Gp:) No amenazar
(Gp:) Escuchar
3.2.3. Conflictos personales en el proyecto
Cada conflicto implica dos aspectos: ¿Qué sucede si no se resuelve el conflicto? 3.2.3. Conflictos interpersonales en el proyecto
3. La gestión de proyectos INTRODUCCIÓN A LA GESTIÓN DE PROYECTOS PRESENTACIÓN DEL CASO DE TRABAJO GESTIÓN DE PROYECTOS Sec. 1: Diseño del proyecto Sec. 2: Constitución del equipo de trabajo Sec. 3: Planificación temporal y de recursos Sec. 4: Presupuesto y financiación Sec. 5: Seguimiento y cierre del proyecto Sec. 6: Difusión y comunicación
Planificación requerida para asegurar la conclusión del proyecto en los plazos previstos: Definición de actividades Secuenciación de las actividades: identificar y definir las interrelaciones. Estimación de la duración Desarrollo del cronograma Control del cronograma Felicidades!!! nuestro proyecto va adelantado respecto a la planificación y por debajo del presupuesto, No está mal para la primera hora!!!! 3.3.1. Planificación temporal: elaboración del cronograma
TIEMPO DE EJECUCIÓN TAREAS DEL PROYECTO 1er paso: El Responsable estima la duración de las tareas considerando: la complejidad, el esfuerzo requerido, las personas disponibles, tiempo disponible. 2º paso: El responsable establece las interrelaciones de las tareas e hitos. 3º paso: Plasmar esta información en un cronograma (tabla Excel, Project,..)
3.3.1. Planificación temporal: elaboración del cronograma
Procesos necesarios para adquirir bienes y servicios, de otras organizaciones, con el fin de alcanzar los objetivos del proyecto;
Planificar las adquisiciones: qué, cuándo Búsqueda y selección de proveedores Comparativa de proveedores y servicios Contratos y gestión de la relación con el proveedor Evaluación del servicio prestado 3.3.3. Planificación del aprovisionamiento
3. La gestión de proyectos INTRODUCCIÓN A LA GESTIÓN DE PROYECTOS PRESENTACIÓN DEL CASO DE TRABAJO GESTIÓN DE PROYECTOS Sec. 1: Diseño del proyecto Sec. 2: Constitución del equipo de trabajo Sec. 3: Planificación temporal y de recursos Sec. 4: Presupuesto y financiación Sec. 5: Seguimiento y cierre del proyecto Sec. 6: Difusión y comunicación
3. La gestión de proyectos Sec. 4:Presupuesto y financiación 4.1 Gestión de costes. Presupuesto. 4.2 Financiación
Procesos requeridos para asegurar la terminación del Proyecto dentro del Presupuesto aprobado. Planificación de recursos: qué recursos y qué cantidad de ellos Estimación de costes Presupuesto Planificación tesorería Control del presupuesto y tesorería 3.4.1. Gestión de costes Planificación del Aprovisionamiento Costes subvencionables Costes no subvencionables Riesgos Costes financieros (Tesorería) Provisiones contingencias “Planificación de la gestión de tesorería, en función de las subvenciones”
Presupuesto del proyecto + reserva de gestión = coste objetivo del Proyecto (Gp:) COSTES DIRECTOS O INDIRECTOS COSTES SUBVENIONABLES O NO SUBVENCIONABLES PROVISIONES CONTINGENCIAS Y CRONOGRAMA (Gp:) PRESUP. DE PROYECTO (Gp:) COSTE OBJETIVO PROYECTO (Gp:) COSTE FINAL PROYECTO (Gp:) COSTES FINANCIEROS
3.4.3. Elaboración del presupuesto Presupuesto interno : dedicación del personal Presupuesto externo : servicios externos contratados PROVISIONES CONTINGENCIAS RIESGOS
3.4.4. Control de costes
Presupuesto propio Financiación regional 2.1 Departamento de Industria, Comercio y Turismo 2.1.1 Dirección General de Comercio y Artesanía 2.1.2 Dirección General de Industria y de PYMES Innoempresa: – hasta 17 de Noviembre, max 50% – Identificación, desarrollo y utilización de servicios avanzados compartido Financiación nacional Financiación europea Esponsors Financiación bancaria
3.4.5. Financiación
3. La gestión de proyectos INTRODUCCIÓN A LA GESTIÓN DE PROYECTOS PRESENTACIÓN DEL CASO DE TRABAJO GESTIÓN DE PROYECTOS Sec. 1: Diseño del proyecto Sec. 2: Constitución del equipo de trabajo Sec. 3: Planificación temporal y de recursos Sec. 4: Presupuesto y financiación Sec. 5: Seguimiento y cierre del proyecto Sec. 6: Difusión y comunicación
3. La gestión de proyectos Sec. 5: Seguimiento y cierre del proyecto 5.1 Gestión de cambios 5.2 Cierre del proyecto
El control de cambios debe: Asegurar que los cambios sean beneficiosos Detectar los factores que ocasionan los cambios Determinar cuándo se produce un cambio Gestionar los cambios reales cuándo ocurren Buscar los “por qué” de las variaciones tanto positivas como negativas Los cambios pueden ser; En el alcance En los plazos En los costes En los riesgos 3.5.1. Control de cambios El control de cambios se identifica en: Los estados de revisión de los formatos del proyecto Un archivo ordenado de todos los registros Un Histórico del proyecto (de cambios) Reuniones de seguimiento. Actas de reunión
El cierre del proyecto tiene como objeto principal: Analizar económicamente el resultado del Proyecto Recursos iniciales –Recursos consumidos Diagnosticar la actividad desarrollada Identificar desviaciones y las causas Corregir las actuaciones inadecuadas OBJETIVO: Revisar la experiencia adquirida y procurar una mejora continua 3.5.2. Cierre del proyecto
Contiene: información necesaria para saber si el proyecto obtuvo los resultados previstos, y en caso contrario, las razones. Un proyecto bien gestionado es aquel en el que las desviaciones son mínimas. Si las desviaciones son favorables (> beneficio del esperado) ¡Alarma!: la superación de los objetivos no se suele lograr salvo que… Estimación en el presupuesto inicial excesivamente conservadora Se exijan sobre-esfuerzos al personal Ahorro en materiales, equipos, etc. 3.5.2. Informe de cierre
Motivos del fracaso de un proyecto 3.5.2. Análisis del proyecto
3. La gestión de proyectos INTRODUCCIÓN A LA GESTIÓN DE PROYECTOS PRESENTACIÓN DEL CASO DE TRABAJO GESTIÓN DE PROYECTOS Sec. 1: Diseño del proyecto Sec. 2: Constitución del equipo de trabajo Sec. 3: Planificación temporal y de recursos Sec. 4: Presupuesto y financiación Sec. 5: Seguimiento y cierre del proyecto Sec. 6: Difusión y comunicación
Procesos requeridos para asegurar la generación oportuna y apropiada, la difusión, recopilación, archivo, etc. de la información del proyecto:
Planificación de las comunicaciones:
QUIÉN necesita la información QUÉ tipo de información CUÁNDO la va a necesitar CÓMO le será enviada
Distribución – difusión: ¡en el momento preciso! 3.6.1. Difusión y comunicación
COMUNICACIÓN EFICAZ (Gp:) Origen idea
(Gp:) Emisor codifica
(Gp:) Receptor descodifica
(Gp:) Mensaje
(Gp:) Código
(Gp:) Destino idea
(Gp:) Canal de comunicación
3.6.1. Difusión y comunicación Canales de comunicación: Trípticos, carteles, audiovisuales, anuncios radiofónicos, elementos físicos a pie de calle, anuncios en prensa, etc.
(Gp:) Fallos que influyen negativamente en el proceso de comunicación:
La periodicidad de la comunicación El filtrado de la información El lenguaje La indefinición de los objetivos de la comunicación 3.6.2 Distribución-difusión. Fallos más comunes
| Página siguiente |