La Contabilidad (página 2)

La contabilidad es de gran importancia porque todas las empresas tienen la necesidad de llevar un control de sus negociaciones mercantiles y financieras. Así obtendrá mayor productividad y aprovechamiento de su patrimonio. Por otra parte, los servicios aportados por la contabilidad son imprescindibles para obtener información de carácter legal.

Base legal

Artículos del Código de Comercio relacionados con la contabilidad mercantil:

Artículo 32.- Todo comerciante debe llevar en idioma castellano su contabilidad, la cual comprenderá, obligatoriamente, el libro Diario, el libro Mayor y el de Inventarios. Podrá llevar, además, todos los libros auxiliares que estimara conveniente para el mayor orden y claridad de sus operaciones.

Artículo 33.- El libro Diario y el de Inventarios no pueden ponerse en uso sin que hayan sido previamente presentados al Tribunal o Registrador Mercantil, en los lugares donde los haya, o al Juez ordinario de mayor categoría en la localidad donde no existan aquellos funcionarios, a fin de poner en el primer folio de cada libro nota de los que éste tuviere, fechada y firmada por el juez y su Secretario o por el Registrador Mercantil. Se estampará en todas las demás hojas el Sello de la oficina.

Artículo 34.- En el libro Diario se asentarán, día por día, las operaciones que haga el comerciante, de modo que cada partida exprese claramente quién es el acreedor y quién el deudor, en la negociación a que se refiere, o se resumirán mensualmente, por lo menos, los totales de esas operaciones siempre que, en este caso, se conserven todos los documentos que permitan comprobar tales operaciones, día por día. No obstante, los comerciantes por menor, es decir, los que habitualmente sólo vendan al detal, directamente al consumidor, cumplirán con la obligación que impone este artículo con sólo asentar diariamente un resumen de las compras y ventas hechas al contado, y detalladamente las que hicieran a crédito, y los pagos y cobros con motivo de éstas.

Artículo 35.- Todo comerciante, al comenzar su giro y al fin de cada año, hará en el libro de Inventarios una descripción estimatoria de todos sus bienes, tanto muebles como inmuebles y de todos sus créditos, activos y pasivos, vinculados o no a su comercio.

El inventario debe cerrarse con el balance y la cuenta de ganancias y pérdidas; ésta debe demostrar con evidencia y verdad los beneficios obtenidos y las pérdidas sufridas. Se hará mención expresa de las fianzas otorgadas, así como de cualesquiera otras obligaciones contraídas bajo condición suspensiva con anotación de la respectiva contrapartida.

Los inventarios serán firmados por todos los interesados en el establecimiento de comercio que se hallen presentes en su formación.

Artículo 36.- Se prohíbe a los comerciantes:

1º Alterar en los asientos el orden y la fecha de las operaciones descritas.

2º Dejar blancos en el cuerpo de los asientos o a continuación de ellos.

3º Poner asientos al margen y hacer interlineaciones, raspaduras o enmendaduras.

4º Borrar los asientos o partes de ellos.

5º Arrancar hojas, alterar la encuadernación o foliatura y mutilar alguna parte de los libros.

Artículo 37.- Los errores y omisiones que se cometieron al formar un asiento se salvarán en otro distinto, en la fecha en que se notare la falta.

Artículo 38.- Los libros llevados con arreglo a los artículos anteriores podrán hacer prueba entre comerciantes por hechos de comercio. Respecto a otra persona que no fuere comerciante, los asientos de los libros sólo harán fe contra su dueño; pero la otra parte no podrá aceptar lo favorable sin admitir también lo adverso que ellos contengan.

Artículo 39.- Para que los libros auxiliares de contabilidad, llevados por los comerciantes, puedan ser aprovechados en juicio por éstos, han de reunir todos los requisitos que se prescriben con respecto de los libros necesarios.

Artículo 40.- No se podrá hacer pesquisa de oficio por Tribunal ni autoridad alguna, para inquirir si los comerciantes llevan o no libros, o si éstos están o no arreglados a las prescripciones de este Código.

Artículo 41.- Tampoco podrá acordarse de oficio ni a instancia de parte, la manifestación y examen general de los libros de comercio, sino en los casos de sucesión universal, comunidad de bienes, liquidación de sociedades legales o convencionales y quiebra o atraso.

Artículo 42.- En el curso de una causa podrá el Juez ordenar, aun de oficio, la presentación de los libros de comercio, sólo para el examen y compulsa de lo que tenga relación con la cuestión que se ventila, lo cual deberá designarse previa y determinadamente; pero no podrá obligarse a un comerciante a trasladar sus libros fuera de su oficina mercantil, pudiendo someterse el examen o compulsa, a un Juez del lugar donde se llevaren los libros.

Artículo 43.- Si uno de los litigantes ofrece estar y pasar por lo que constare de los libros de su contender, y éste se niega a exhibirlos sin causa suficiente a juicio del Tribunal de Comercio, el Tribunal podrá deferir el juramento a la otra parte, o decidir la controversia por lo que resulte de los libros de éste, si fuere comerciante y aquéllos estuvieren llevados en debida forma.

Artículo 44.- Los libros y sus comprobantes deben ser conservados durante diez años, a partir del último asiento de cada libro. La correspondencia recibida y las copias de las cartas remitidas, serán clasificadas y conservadas durante diez años.

Artículos de la Ley de Impuestos sobre la Renta relacionados con la contabilidad:

Inventario

Es el conjunto de bienes propiedad de una empresa que han sido adquiridos con el ánimo de volverlos a vender en el mismo estado en que fueron comprados, o para ser transformados en otro tipo de bienes y vendidos como tales.

TIPOS DE INVENTARIOS

INVENTARIO PERIÓDICO: Este inventario es generalmente utilizado por empresas pequeñas y medianas y tiene dos características:

• para conocer en una fecha determinada cual es el inventario, es indispensable hacer un conteo físico del mismo y luego darle valores.

• Para controlar el costo de las transacciones que afectan el inventario se utilizan diferentes cuentas de acuerdo con la naturaleza de la operación que se este realizando.

El registro de las transacciones a sí hecho, junto con la toma de inventario físico y su correspondiente valuación, permitirán la elaboración del importantísimo estado financiero denominado estado de ganancia y perdida.

El costo de los artículos vendidos y el saldo del inventario solo se calculan al final del periodo contable, cuando se toma un inventario físico.

Inventario Inicial + Compras- Inventario Final = costo de Art. Vendidos

Método de inventario periódico: la mercancía que entra se registra en la cuenta de compra con el objetivo de realizar un solo asiento de ajuste para acumular el costo de venta en una cuenta separada.

Existen básicamente dos métodos para determinar el inventario que pueden, en un momento dado, sustituir el método de conteo físico:

• Método de la utilidad bruta: Este método esta sustentado a la experiencia que la empresa ha tenido en periodo anterior, en relación con el margen de utilidad.

De todo es conocido que el precio de venta de una de un artículo esta compuesto por una parte que representa al costo de compra o de fabricación de ese artículo, y otra parte representa la utilidad bruta que el empresario desea ganar es decir:

Precio de ventas = costo de venta + utilidad

De la relación se desprende que:

Costo de venta = precio de venta – utilidad

Si en adición a ellos, los registros de contabilidad nos permite determinar el costo de la mercancía disponible, podremos determinar el costo del inventario de mercancías que existe para esa fecha, así:

Inventario de mercancía = mercancía disponible – costo de venta.

Se puede observar que para obtener el monto de inventario por este método, la acción se circunscribe en determinar la mercancía disponible y el costo de venta.

El método de utilidad bruta puede ser utilizado no-solo para determinar el inventario final, si no también para calcular el saldo de cualquier cuenta relacionada con las ventas y el costo de ventas.

• Método de ventas al detalle: Este otro método que permite estimar el inventario en cualquier fecha y es utilizado, básicamente, en aquellas empresas donde se vende mercancía al detalle o menudeo, tales como tiendas por departamentos. Esta empresa requieren, por lo general elaborar estados financieros en fechas intermedias al cierre para lo cual, sabemos, es indispensable disponer del monto de los inventarios para esas fechas. Es obvio que tomar inventario físico mensualmente en este tipo de negocios es una labor tan ardua que justifica utilizar métodos estimativos, ya que si el proceso de calculo se lleva a cabo con cuidado y en forma sistemática, el costo del inventario así determinado se acercara, razonablemente, al resultado que se obtendría haciendo el inventario físico.

Para aplicar este método estimativos de inventarios se requiere que se den una serie de condiciones.

INVENTARIO CONTINUO O PERPETUO:

La mercancía que entra se registra a la cuenta de Inventario directamente. En este método de inventario se lleva un registro de tal forma que muestra a cada momento cual es la existencia y el importe o valor de los artículos en existencia, es decir, los cargos o créditos, o mas bien, las compras y las ventas de inventarios se registran según vayan ocurriendo las transacciones o movimientos.

Se lleva un registro continuo, corriente y diario del inventario y de los costos de artículos vendidos.

Asientos:

a) Compras

Inventario XX

Cuentas por Pagar XX

b) Venta

Cuentas por cobrar XX

Ingresos por Ventas XX

Costo de Art.Vendidos XX

Inventario XX

De entre ello mencionaremos solo los más utilizados:

• Métodos de primeras entradas, primeras salidas(PEPS):

Bajo el método de primeras entradas, primeras salidas, la compañía debe llevar un registro del costo de cada unidad comprada del inventario. El costo de la unidad utilizado para calcular el inventario final, puede ser diferente de los costos unitarios utilizados para calcular el costo de las mercancías vendidas. Bajo PEPS, los primeros costos que entran al inventario son los primeros costos que salen al costo de las mercancías vendidas, a eso se debe el nombre de Primeras Entradas, Primeras Salidas. El inventario final se basa en los costos de las compras más recientes. Este inventario también llamado por las iniciales que lo identifican en ingles (first in first out) fifo.

• Métodos de ultimas entradas, primeras salidas(UEPS):

El método últimas entradas, primeras salidas dependen también de los costos por compras de un inventario en particular. Bajo este método, los últimos costos que entran al inventario son los primeros costos que salen al costo de mercancías vendidas. Este método deja los costos más antiguos (aquellos del inventario inicial y las compras primeras del periodo) en el inventario final. La filosofía de este método consiste en dar salida primero a los costo a los que se hicieron las últimas compras. Esto trae como consecuencia que los inventarios que van quedando, estarán valorados a los costos de las primeras compras.

La diferencia que existe entre el método de PEPS con el UEPS consiste en la forma de calcular el costo de la mercancía que sale del almacén.

• Método de Costo de promedio ponderado:

Aunque poco usado, es este otro método de valuación de los inventarios.

Para determinar el costo promedio aritmético ponderado se procede como sigue:

• Se suman las unidades de que se ha dispuesto en el periodo es decir, el saldo inicial mas las compradas, después de deducir las devoluciones.

• Se suman los respectivos costos.

• Se divide el costo total entre el total de unidades.

Los métodos de promedio ponderado y promedio simple, solo han sido comentados a manera de ilustración, por que su utilización en la práctica, hace que no le dediquen en los libros mayores comentarios.

• Método de promedio móvil: Este método de control de inventarios tiene como características fundamentales las siguientes:

• cada vez que entra en el almacén un lote de mercancía, el costo unitario del saldo resultante, debe ser recalculado.

• La existencia física es presentada en un solo total, en vez de estar segregado en lotes según el orden de entrada.

• El costeo de las unidades que van saliendo, se hace en base al costo promedio calculado en saldo inmediato anterior.

Tratamiento contable

El tratamiento contable, es el conjunto de pasos o fases de la contabilidad que se repiten en cada período contable, durante la vida de un negocio. Se inicia con el registro de las transacciones, continúa con la labor de pase de las cantidades registradas del diario al libro mayor, la elaboración del balance de comprobación, la hoja de trabajo, los estados financieros, la contabilización en el libro diario de los asientos de ajuste, su traspaso a las cuentas del libro mayor y, finalmente el balance de comprobación posterior al cierre.

Es importante destacar que el ciclo contable se refiere al proceso de registros que va desde el registro inicial de las transacciones hasta los estados financieros finales. Además de registrar las transacciones explícitas conforme van ocurriendo, el ciclo contable incluye los ajustes para las transacciones implícitas. Es importante reconocer cómo los ajustes para las transacciones implícitas en el período anterior pueden afectar la contabilidad adecuadamente en el período actual para las transacciones explícitas relativas. Por ejemplo, si se han acumulado salarios al final del período anterior, la primera nómina del periodo actual eliminará esa cuenta por pagar.

El pasar a un nuevo período contable se facilita cerrando los libros, que es un procedimiento de oficina que transfiere los saldos de ingresos y gastos a la utilidad acumulada, y prepara los libros para el comienzo de un nuevo ciclo contable.

Sin embargo, no solamente cerrar los libros y preparar los estados financieros completa el ciclo contable, los auditores con frecuencia revisan los estados antes que estos se revelen al público. Una auditoría le agrega credibilidad a los estados financieros.

Las cuentas te ayudan a organizar el pensamiento y a descubrir las cantidades desconocidas. La idea clave es la de llenar las cuentas relativas con todos los cargos, abonos y saldos conocidos, y luego resolver para encontrar las cantidades desconocidas.

La vida de un negocio o de una empresa se divide en períodos contables, y cada período es un ciclo contable recurrente, que empieza con el registro de las transacciones en el diario y que termina con el balance de comprobación posterior al cierre. Para comprender con más exactitud y cabalidad todos los componentes del ciclo contable se necesita que cada paso se entienda y se visualice en su relación con los demás.

Los pasos, según el orden en que se presentan, son los siguientes:

1.- Balance General al principio del período reportado:

Consiste en el inicio del ciclo contable con los saldos de las cuentas del balance de comprobación y del mayor general del período anterior.

2.- Proceso de análisis de las transacciones y registro en el diario:

Consiste en el análisis de cada una de las transacciones para proceder a su registro en el diario.

3.- Pase del diario al libro mayor:

Consiste en registrar en las cuentas del libro mayor los cargos y créditos de los asientos consignados en el diario.

4.- Elaboración del Balance de Comprobación no ajustado o una hoja de trabajo (opcional):

Consiste en determinar los saldos de las cuentas del libro mayor y en comprobar la exactitud de los registros. Con la hoja de trabajo se reubican los efectos de los ajustes, antes de registrarlos en las cuentas; transferir los saldos de las cuentas al balance general o al estado de resultados, procediendo por último a determinar y comprobar la utilidad o pérdida.

5.- Analizar los ajustes y las correcciones, registrarlos en el diario y transferirlos al mayor:

Consiste en registrar en el libro diario los asientos de ajuste, con base en la información contenida en la hoja de trabajo, en sus columnas de ajustes; se procede luego a pasar dichos ajustes al libro mayor, para que las cuentas muestren saldos correctos y actualizados.

6.- Elaboración de un balance de prueba ajustado

7.- Elaboración de los estados financieros formales

Consiste en reagrupar la información proporcionada por la hoja de trabajo y en elaborar un balance general y un estado de resultados.

8.- Cierre de libros

Consiste en contabilizar en el libro diario los asientos para cerrar las cuentas temporales de capital, procediendo luego a pasar dichos asientos al libro mayor, transfiriendo la utilidad o pérdida neta a la cuenta de capital. Los saldos finales en el balance general se convierten en los saldos iniciales para el período siguiente.

Conclusión

Con base a la revisión bibliográfica efectuada en torno al tema central de este trabajo, la contabilidad, se puede concluir que, el hombre desde tiempos memorables se ha empecinado en llevar un control exhaustivo de todos los movimientos financieros que se ejecutan en sus pequeñas, medianas o grandes empresas.

En la historia de los pueblos la contabilidad aparece como resultado de la expansión comercial, ya en tiempos de la primera civilización se llevaba registros y operaciones financieras de empresas privadas y publicas en tablillas de barro. En el presente siglo existen organizaciones académicas que evalúan la situación.

La contabilidad nos permite conocer la estabilidad y solvencia de la compañía, las rentas, cobros, pagos; de manera que podamos conocer la capacidad financiera de la empresa.

El primordial objetivo de la contabilidad es suministrar información razonada, en base en registros técnicos, de operaciones realizadas por un ente privado o publico y por esta información cumplir con el objetivo administrativo y financiero.

Entre las diversas funciones de la contabilidad la principal es suministrar información razonada de las operaciones realizadas.

Los principios de la contabilidad generalmente aceptados son: equidad, ente, bienes económicos, moneda de cuenta, empresa en marcha, valuación al costo, ejercicio, devengado, objetividad, realización, prudencia, uniformidad, materialidad, exposición.

De acuerdo a las actividades que se realizan la contabilidad puede ser privada y oficial. La privada se encarga de registrar y analizar todas las operaciones económicas de empresas, socios, individuos particulares que les permita decidir en los campos financieros y económicos.

Esta a su vez se clasifica en contabilidad comercial, contabilidad de costo, bancaria, de cooperativas, hotelera y contabilidad de servicios.

La contabilidad oficial registra, clasifica, controla, analiza e interpreta las operaciones de derecho público y tomar decisiones en materia fiscal, presupuestaria, administrativa, económica y financiera.

Pero la contabilidad como método de control no puede ir sola sino que tomado de la mano para cualquier empresa de compra – venta debe ir el control y manejo de un buen inventario el cual es un puente de unión entre la producción y las ventas.  En una empresa manufacturera el inventario equilibra la línea de producción si algunas maquinas operan a diferentes volúmenes de otras, pues una forma de compensar este desequilibrio es proporcionando inventarios temporales o bancos.  Los inventarios de materias primas, productos semi-terminados y productos terminados absorben la holgura cuando fluctúan las ventas o los volúmenes de producción, lo que nos da otra razón para el control de inventarios.  Estos tienden a proporcionar un flujo constante de producción, facilitando su programación. Los inventarios de materia prima dan flexibilidad al proceso de compra de la empresa.  Sin ellos en la empresa existe una situación  "de la mano a la boca", comparándose la materia prima estrictamente necesaria para mantener el plan de producción, es decir, comprando y consumiendo.

Para muchas firmas, la cifra del inventario es el mayor de los activos circulantes. Los problemas de inventario pueden contribuir, y de hecho lo hacen, a las quiebras de los negocios. Cuando una firma solo falla en que involuntariamente se queda sin inventario, los resultados no son agradables. Si la firma es una tienda de menudeo, el comerciante pierde la utilidad bruta de este artículo. Si la firma es un fabricante, la falta de inventario (incapacidad de abastecer un artículo del inventario) podría en casos extremos, hacer que se detenga la producción. Por el contrario si una firma mantiene inventarios excesivos, el costo de mantenimiento adicional puede representar la diferencia entre utilidades y pérdidas. Nuestra conclusión debe ser que la administración habilidosa de los inventarios, puede hacer una contribución importante a las utilidades mostradas por la firma.

Tanto el inventario, como las cuentas por cobrar, deben incrementarse hasta donde el resultado de ahorro sea mayor que el costo total de mantener un inventario adicional.

La eficiencia del proceso de un sistema de inventarios es el resultado de la buena coordinación entre las diferentes áreas de la empresa, teniendo como premisas sus objetivos generales.

Autor:

Jose Miguel Moreno