Sistemas de Información de Negocios Internacionales

Introducción

Desde hace varios años las empresas han descubierto la importancia de administrar sus procesos en base a sistemas de información automatizada, colocándose en uno de los principales recursos que poseen las empresas actualmente, colaborando a la toma de decisiones en base a información actual y verídica de la situación de las empresas.

Por ello la importancia de Analizar el ámbito que comprende la economía internacional, así como su importancia y las teorías explicativas del comercio internacional e intraindustrial, a través de conocer la importancia de los movimientos y los factores internacionales, la economía internacional y la política comercial.

La toma de decisiones por parte de las empresas contribuye a la expansión de los negocios en los distintos mercados en base a estrategias de mercado previamente planificadas utilizando el plan de negocios que guía la empresa hacia el éxito.

La plena seguridad de este éxito radica en el ente encargado de alimentar los sistemas de información, quien tendrá la responsabilidad de ingresar correctamente los datos para no incurrir en falsedad de información, para lo cual es importante contar con revisiones periódicas de la veracidad de la información por parte de entes profesionales que realicen auditorias del sistema computacional, emitiendo como resultado una opinión que avale las proyecciones financieras y mercadológicas de la empresa a nivel nacional e internacional.

Es importante no hacer de lado aspectos aduaneros, a la hora de exportar, para no incurrir en atrasos que pudieron ser subsanados con antelación, haciendo quedar mal a la empresa y al país mismo ante sus clientes en el exterior.

Descripción

En la actualidad los sistemas informáticos han cobrado gran importancia a nivel empresarial, en operaciones de producción, comercialización y registro de información, automatizando los procesos y los registros, permitiendo a las empresas ahorrar tiempos significativamente.

Es por ello que se inicia el presente haciendo referencia a la implementación de sistemas informáticos, como parte de una estrategia del plan de negocios, cuyo objetivo principal es guiar a la empresa hacia el éxito a nivel nacional e internacional, en base a estrategias de mercado previamente estructuradas

Se hace importante mencionar un proceso sistemático de información común para la mayoría de empresas, como es el registro de ingresos y egresos de la mercancía al almacén y como se conecta toda la empresa en este sistema hasta la gerencia, quien en base a esta información se encarga de estructurar el plan de expansión del negocio.

También se detalla la importancia de revisar los datos periódicamente por medio de la auditoria, para verificar la veracidad y confiabilidad de la información para tomar decisiones financieras o de proyección del negocio oportunamente.

Es de hacer notar la importancia de integrar al sistema informático registros relacionados con las importaciones y exportaciones automáticamente, como por ejemplo el inciso arancelario para cada producto y barreras arancelarias y no arancelarias a las que se encuentran sujetos, con la finalidad de agilizar los trámites aduaneros y cumplir con los tiempos de entrega estipulados.

Análisis general

El éxito en la comercialización no solamente depende de elegir correctamente los productos a comercializar, si no de la herramienta más valiosa, que es la información, siempre y cuando se sepa analizar y estructurar en la metodología del plan de negocios de exportación.

Esta metodología consiste en pensar en oportunidades de negocios potenciales y en sus amenazas, tomando en cuenta las decisiones posibles de la empresa para mitigar riesgos por medio de estrategias fundamentadas en información confiable y verídica.

Día con día las empresas necesitan ser mas competitivas, para lo que deben automatizar y agilizar la información de las órdenes de compra que realizan sus clientes solicitando los productos para cubrir sus necesidades de la mejor manera.

Es aquí donde se hace necesario contar con un sistema de información que integre los departamentos del negocio con una relación lógica de los procesos de distribución de los diversos productos, desde que se ordenan hasta su entrega, logrando el objetivo común de obtener un lugar en el mercado mundial por la competitividad alcanzada.

Los Sistemas de información son parte fundamental de las organizaciones actuales, ya que no solamente automatizan los procesos operativos, si no que proporcionan información necesaria para la toma de decisiones, logrando ventajas competitivas significativas.

Los sistemas de información integran la computación, las telecomunicaciones y la técnica para el procesamiento de datos, conformándose por elementos tales como el equipo computacional, el recurso humano, los datos o información fuente, programas computacionales, telecomunicaciones, y políticas empresariales, los cuales al estar interactuando entre si transforman la economía y la sociedad a través de metodologías de alto impacto para nuestra organización como individuos y como sociedad.

Las actividades que realiza un sistema de información, básicamente son cuatro, las cuales se detallan a continuación:

• 1. Entrada de Información: es el ingreso de datos por teclado, código de barras, etc. para ser procesados.

• 2. Almacenamiento de Información: es el resguardo de la información ingresada.

• 3. Procesamiento de la Información: es la transformación de la información ingresada para ser útil al tomar decisiones.

• 4. Salida de Información: capacidad de extraer del sistema la información procesada a través de impresoras, graficas, tablas, etc.

Grafica No. 1

Actividades de un Sistema de Información

Fuente: Cohen, Asín (2001). Sistema de Información para los negocios. Un enfoque de toma de decisiones. México D.F., México: McGraw-Hill Interamericana Editores S.A. de C.V

Claro que cada empresa es libre de ir agregando funciones de acuerdo a sus necesidades, las que pueden ser: contables, financieras, logísticos, o de administración de operaciones, entre otras, para lo que necesitara contar con un plan estratégico de sistemas de información que determine los requisitos que la organización demanda, para identificar las acciones a tomar en cada proceso y nivel de organización; sin perder de vista la estrategia de la empresa para lograr eficiencia operacional, productividad, servicio y satisfacción de los clientes, generando respaldo importante a los gerentes para la toma de decisiones.

Es aquí donde viene la importancia de estructurar un Sistema de información eficiente para cumplir con los objetivos de la entidad, a través del manejo adecuado de los datos, para lo cual es importante involucrar al personal de toda la empresa, aunque cada uno tenga sus propias necesidades de información y su propia visión de la empresa u organización, es importante unificar criterios para lograr un grado de eficiencia que coloque a la compañía delante de su competencia, ya que la utilidad de los datos radica en la toma de decisiones correctas y oportunas.

Para lograr un manejo adecuado de los datos hay que examinar los procesos y operaciones que realiza la entidad, con el objeto de obtener la mayor cantidad de datos para realizar estadísticas que permitan realizar planeamientos.

Se inicia agrupando los datos comunes para armar categorías de datos rutinarios y no rutinarios, los cuales generan bases de datos, creando tablas que se alimentan por los usuarios, las cuales proporcionaran fácil acceso a los datos para consultar los datos finales, que serán los que servirán para la toma de decisiones por parte de la Gerencia.

En base a las estadísticas y cuadros que genere el sistema de información es posible establecer un plan estratégico de negocios de exportación permanente, con el cual apoyará la toma de decisiones a futuro y disminuirá la incertidumbre sobre los productos a exportar en los países donde se demanden y a qué precio puede competir en los distintos mercados.

Es importante considerar factores geográficos, económicos y políticos que puedan afectar el éxito, tales como regulaciones arancelarias o no arancelarias que debe cumplir, así como la normativa aduanera de cada país para disminuir atrasos o inconvenientes con el cliente.

Grafica No. 2

Ciclo de Información

Fuente: Elaboración propia en base a investigación realizada.

Actualización

Exportar no es solamente vender fuera, es un esfuerzo que requiere actitud permanente de dedicación y empeño, que incluye una entrega diaria para producir y vender en base a métodos, técnicas y procedimientos que generarán crecimiento económico para la empresa y el país.

Por lo tanto se debe contar con estrategias de mercado y ventajas competitivas a nivel internacional que permitan alcanzar los objetivos propuestos para competir, una de estas estrategias puede alcanzarse con la ayuda de la tecnología, que permite a las empresas automatizar sus registros.

Uno de los más importantes registros de operaciones que debe llevar todo negocio es el registro de operaciones de mercancías, por medio del sistema de inventarios, en base al cual se examinan aspectos como la capacidad económica del negocio y el volumen de operaciones.

El sistema de inventarios consiste en mantener el control constante de los costos de adquisición de las mercancías que serán entregadas en venta, así como sus correlativas entradas y salidas del almacén, enlazando estos registros con los registros contables de las cuentas inventarios o almacén y costo de ventas, que más tarde provocarán cambios en el valor de las mercancías existentes, aumentando o disminuyendo los ingresos que se generen por las ventas, afectando las ganancias de la compañía, y por ende sus índices de capacidad y liquidez financiera.

Grafica No. 3

Enlace de Registros en el Sistema de Información

Fuente: http://www.promexico.com.mx

Es importante tomar en cuenta que la base de este sistema es el control que se tenga en el almacén, el cual depende de la rotación de mercancías que exista, la cual puede ser diaria, semanal, mensual o anual, dependiendo el producto. Así, existen tres métodos para determinar el costo de las mercancías que salen del almacén.

• Primeras entradas primeras salidas: considera el costo de adquisición del lote menos reciente, y al terminarlo el que sigue a este.

• Ultimas entradas primeras salidas: toma el coso del lote más reciente hasta agotarlo, y luego el costo del menos reciente.

• Costo promedio: considera el promedio de los costos de adquisición de los lotes comprados a diferentes costos.

Todo depende del tipo de producto que se trate, ya que si se trata de un almacén con diversidad de clases de materiales deben clasificarse y referenciarse adecuadamente para mantener el control de los productos.

Es importante tener como medida de control del almacén el recuento analítico de las mercancías resguardadas, el cual debe ser con cierta periodicidad y puede ser realizado por profesionales que se dediquen a validar la información existente en los sistemas de la entidad, para comprar la veracidad de la información que reflejan los informes finales, denominados Estados Financieros.

Este examen deberá ser realizado por profesionales de la auditoria, quienes en base a Normas Internacionales de Información Financiera y Normas Internacionales de Auditoria, iniciaran su examen partiendo de los Estados financieros, verificando sistemas y procesos, hasta llegar al ente encargado de dar ingreso a la información en el sistema, verificando cada dato registrado para luego emitir una opinión sobre si los estados contables reflejan razonablemente la realidad patrimonial y financiera de la entidad objeto de examen.

Es importante que el sistema de la entidad cumpla con normas de auditoria a nivel internacional, para tener la certeza que sus operaciones de intercambio comercial a nivel internacional cumplen con los estándares de control de auditoria a nivel mundial.

Es importante tener en cuenta que el sistema también puede simplificar el proceso de exportación e importación, indicando el inciso arancelario de cada producto y las regulaciones y restricciones arancelarias y no arancelarias a las que están sujetos, para cumplir con dichas regulaciones para agilizar su ingreso al país de destino.

El sistema también puede mantener al día el registro de las importaciones y las exportaciones automáticamente, así como colaborar con el manejo de la documentación de soporte de las Declaraciones Aduaneras generando un kardex que indique el ingreso y egreso del producto, indicando el valor unitario de ingreso, así como el saldo que queda en el almacén, el cual debe ser agregado a las Declaraciones aduaneras de egreso del almacén, en el caso de que las mercancías se encuentren en Zona Franca o Agencia Zolic, colaborando de esta manera con la entrega oportuna de los productos al consumidor final.

Grafica No. 4

Modelo de Hoja de Control de Descargos

Fuente: Intendencia de Aduanas, SAT Guatemala (2012). Procedimiento de Egreso de mercancías de Zonas Francas o Agencias Zolic. PR-IAD-DNO-DE-08, versión 5, 30 de noviembre 2011. Guatemala, Guatemala.

De esta manera puede observarse como los sistemas de información automatizan los procesos de exportación e importación, incrementando la productividad y eficiencia de las empresas que tienen actividades comerciales a nivel internacional.

Sin embargo, los empresarios requieren tener estrategias de mercado para distribuir sus productos con éxito asegurado, para lo cual mantener un orden secuencial en sus acciones o actividades le será muy útil para elaborar el plan de negocios de exportación de su empresa.

Grafica No. 5

Orden de Actividades para un Plan de Negocios

Fuente: http://www.promexico.com.mx

Un plan de negocios se inicia con el resumen ejecutivo, que incluye el perfil de la empresa, la naturaleza el producto a ofrecer indicando sus ventajas competitivas, identificando los mercados en los que se ofrecerá, dimensionando el crecimiento que se alcanzará en base a tendencias del mercado objetivo.

También menciona el financiamiento requerido, resaltando proyecciones clave de ventas, ganancias netas, ingresos netos, entre otros. Sin olvidar la programación de la asignación de los recursos que serán requeridos en tiempos y cantidades.

Discusiones

En este mundo globalizado todas las empresas que se dedican a importar y exportar, sin importar si son grandes, medianas o pequeñas, siempre deben estar atentas a las modificaciones arancelarias o de tratados de libre comercio, sin mencionar que deben ofrecer productos innovadores y de alta calidad para lograr obtener un lugar en el mercado mundial.

Sin mencionar que sus procesos deben ser sencillos, agiles y con los datos correctos para no cometer ningún error en la preparación de los pedidos, es por ello que la mayoría de empresas adoptan la tecnología, implementando un sistema informático que colabore en el manejo de la documentación, desde su ingreso al almacén, hasta la entrega del producto al consumidor, inclusive si se encuentra en otro país, cumpliendo exactamente con todas las normas internacionales de contabilidad y auditoría, sin olvidar las regulaciones aduaneras, evitando retrasos, satisfaciendo a sus clientes a cabalidad.

Los sistemas de información y el comercio internacional van de la mano, ahorrando cantidad considerable de tiempo, haciendo mucho más eficientes a las empresas permitiéndoles ser mucho más competitivas a nivel mundial.

Recomendaciones

Lo primero que debe considerarse al pensar en exportar es hacer un plan de competitividad que incluya un análisis de precio, plaza, promoción y logística, para lo que es de suma importancia investigar el mercado en el cual se piensa comercializar, y verificar que la calidad del producto sea apta para competir en dichos mercados.

También es importante contar con personal confiable para expandir el negocio a otros países en el exterior, así como la certeza que los datos que se ingresas en el sistema informático son verídicos y confiables en cada país en el que se comercie, con la finalidad de contar con informes razonables en base a los cuales la gerencia pueda tomar decisiones de corrección o de crecimiento.

Debe incluirse dentro del plan de negocios la revisión periódica de los sistemas de información por medio de la auditoria, la cual es importante para verificar que los procesos cumplan con estándares internacionales de contabilidad y auditoría, además de verificar la veracidad y confiabilidad de la información al emitir una opinión.

Recordemos que la información que se obtenga de los sistemas informáticos es útil para realizar el análisis financiero la compañía, en base a la que puede realizarse proyecciones financieras de liquidez y solvencia importantes para evaluar la buena marcha de la empresa y proceder a realizar más y mejores estrategias de producción y venta que permita el crecimiento empresarial de nuestro país a nivel mundial.

Conclusión

Los sistemas de información han cambiado totalmente la forma de operar de las actuales empresas, logrando importantes mejoras de automatización de los procesos productivos, enlazando las operaciones de todos los departamentos de la empresas que conforman un todo para dar como resultado final informes clave para la toma de decisiones a nivel gerencial que permiten realizar proyecciones financieras y de mercado hacia nuevos mercados, logrando ventajas competitivas al reducir significativamente los tiempos de distribución y entrega a sus clientes.

Esta es la nueva era del desarrollo informático de los procesos de producción, comercialización, contabilidad, auditoria y análisis mercadológico, con base al cual se realizan nuevas estrategias de negocios que permiten expandir las empresas a nivel mundial, logrando como resultado el desarrollo para todos los países a nivel mundial a través del intercambio comercial electrónico en base a sistemas diversos de información automatizada, en una sociedad moderna.

Bibliografía

• Cohen, Asín (2001). Sistema de Información para los negocios. Un enfoque de toma de decisiones. México D.F., México: McGraw-Hill Interamericana Editores S.A. de C.V

• http://www.promexico.com.mx

• Intendencia de Aduanas, SAT Guatemala (2012). Procedimiento de Egreso de mercancías de Zonas Francas o Agencias Zolic. PR-IAD-DNO-DE-08, versión 5, 30 de noviembre 2011. Guatemala, Guatemala.

Apéndice

Modelo de Control de Entradas y Salidas de Mercancías

Fuente: Elaboración propia en base a investigación realizada y experiencia laboral.

Autor:

Ligia Santos