La auditoria de Recursos Humanos (página 2)

Partes: 1, 2

3) RECABAR TODOS LOS DATOS

ANALISIS DE LOS DATOS RECABADOS.

La parte mas importante de la auditoria, se centra en el análisis de los datos recabados; el señalamiento de las fallas encontradas sobre el cumplimiento de los programas y presupuestos en materia de personal; la investigación de sus causas la determinación de si los programas y procedimiento pueden mejorar, ya sea para obtención de las políticas fijadas, ya para la modificación supresión, adicción o cambio de otros objetivos y políticas, a las luz de las nuevas necesidades surgidas, las nuevas técnicas que vayan apareciendo. Entre otras. También es importante mencionar las discusión con diversos jefes, para conocer sus puntos de vista, aclaraciones y adiciones hasta que el, o los auditores puedan formarse en relación con los objetivos que en materia de personal sostiene la empresa.

EL PROCESAMIENTO DE DATOS:

Manual: Es cuando se efectúa de una manera manual, utilizando fichas, talonarios, mapas, etc. Con o sin ayuda de maquinas de escribir, de computadoras o de cualquier otro aparato recolector de información.
Semiautomático: Es cuando presenta características del procesamiento manual unidas a las características del proceso automático, es decir, cuando se utilizan maquinas de contabilidad en las cuales el operador introduce fichas, talonarios o información uno tras otro (lo que constituye el procesamiento manual) y, después de recibir la ficha y los datos iniciales, la maquina realiza numerosas operaciones consecutivas ya programadas, sin la intervención del operador (lo que constituye el procesamiento automático).
Automático: Es cuando la maquina esta programada para que realice determinado conjunto de operaciones, desarrolla la secuencia sin que haya la necesidad de intervención humana entre un ciclo y los siguientes. Por lo general este ciclo es realizado por medio de las computadoras.

BASE DE DATOS EN RECURSOS HUMANOS.

Es un sistema de almacenamiento y acumulación de datos debidamente clasificados y disponibles para el procesamiento y la obtención de información. (Conjunto de archivos relacionados lógicamente). La eficiencia de la información es mayor con la ayuda de la base de datos no sólo por la reducción de la memoria para archivos, sino también porque los datos lógicamente relacionados permiten la actualización y los procesamientos integrados y simultáneos. Es muy común que las bases de datos estén relacionadas entre si por un software que ejecuta las funciones de crear y actualizar archivos, recuperar y generar informes.

En recursos humanos, las bases de datos pueden obtener y almacenar datos de diferentes estratos o niveles de complejidad, a saber:

Datos personales de cada empleado, que conforma el registro de personal.
Datos de los ocupantes de cada cargo, que conforman un registro de cargos.
Datos de los empleados de cada sección, departamento o división, que constituye un registro de secciones.
Datos de los salarios e incentivos salariales, que constituye un registro de remuneración.
Datos de los beneficios y servicios sociales, que conforman un registro de beneficios.
Datos de candidatos (registro de candidatos), de cursos y actividades de entrenamiento (registro de entrenamiento), etc.

Este sistema obtiene datos e información de los empleados, del ambiente empresarial, del ambiente externo y del macro-ambiente experimentando un trabajo de recolección, procesamiento y utilización. Algunos se recolectan para evaluar la fuerza de trabajo, y otros se tabulan y se presentan en forma de encuesta, análisis y seguimiento para fines de caracterización. Otros se almacenan para ser recuperados después, procesarlos y utilizarlos en la descripción.

La elaboración de un sistema de información debe tener en cuenta el concepto de ciclo operacional utilizado tradicionalmente en contabilidad, el cual nos permite identificar precisamente un punto de inicial y un punto final (ambos externos a la empresa) que se relacionan entre si por cadenas de eventos. Una vez especificados, se evita el riesgo de proyectar un sistema de información solo para un aparte de los flujos de información, puesto que la dimensión del proceso decisorio esta perfectamente definida.

Los antiguos sistemas tradicionales de información constituyen sistemas cerrados que abarcan casi todos los flujos importantes de información dentro de una empresa, en tanto que la administración por sistemas busca establecer un conjunto programado de reglas de decisión que sean aplicadas a un gran volumen de transacciones de tipo repetitivo. Al ser estas reglas determinadas, los subordinados podrán administrarlas en sus actividades diarias, para que así la administración sea capaz de dedicar la mayor parte de sus esfuerzos al tratamiento del conjunto no programado de transacciones. La administración por sistemas se basa en la plantación e implantación de un sistema de información, el cual puede recolectar información interna o externa a la empresa, siendo esta dirigida al nivel institucional o estratégico para que sea referido a decisiones con seguimiento y control. De cualquier manera, un sistema integrado de información de recursos humanos debe agrupar una variedad de información obtenida de datos provenientes de diversas fuentes.

4) PAPELES DE TRABAJO

Para ordenar, agilizar e imprimir coherencia a su trabajo, el auditor debe hacerlo en lo que se denomina papeles de trabajo; son los registros en donde describe las técnicas y procedimientos aplicados, las pruebas realizadas, la información obtenida y las conclusiones alcanzadas.

Estos papeles le proporcionan el soporte principal, que en su momento, el auditor habrá de incorporar en su informe, ya que incluye observaciones, hechos y argumentos para respaldarlo; ademas, apoyan la ejecución y supervisión del trabajo. Deben de formularse con claridad y exactitud, considerando los datos referentes al análisis, comprobación, opinión y conclusiones sobre los hechos, transacciones o situaciones detectadas. También se indicaran las desviaciones que presentan respecto a los criterios, nomas o previsiones de presupuesto, en la medida que esta información soporte la evidencia; la cual valida las observaciones, conclusiones y recomendaciones contenidas en el informe de auditoria.

El auditor debe preparar y conservar los papeles de trabajo, cuya forma y contenido depende de las condiciones de aplicación de la auditoria, ya que son el testimonio del trabajo efectuado y el respaldo de los juicios y conclusiones.

Los papeles de trabajo tiene que elaborarse sin perder de vista que su contenido debe incluir:

Identificación de la auditoria
El proyecto de auditoria
Indices, cuestionarios, cedulas y resúmenes del trabajo realizado
Indicaciones de las observaciones recibidas durante la aplicación de la auditoria
Observaciones acerca del desarrollo de su trabajo
Anotaciones sobre información relevante
Ajustes realizados durante su ejecución
Lineamientos recibidos por área o face de la aplicación
Reporte de posibles irregularidades para homogeneizar su presentación e información, y facilitar el acceso a su consulta, los papeles no deben sobrecargarse con referencias muy operativas sino consignar los tópicos relevantes, estar redactados en forma clara y ordenada, y ser lo mas suficiente sólidos en sus argumentos para que cualquier persona que los revise pueda seguir secuencia del trabajo. Asimismo, son un elemento probatorio de que la evidencia obtenida, los procedimientos y técnicas empleados son suficientes y competentes.

5) INFORME FINAL

ELABORACION Y ENTREGA DEL INFORME:

Describir las prácticas de RR.HH. de la empresa
Valorar las prácticas: indicar cuales son las correctas y cuales son las incorrectas
Proponer sugerencia y recomendaciones con el fin de cubrir las deficiencias detectadas.

ESTRUCUTURA DEL INFORME:

Objetivos y alcance de la auditoria.
Procedimientos de auditoria y aspectos metodológicos generales aplicados.
Presentación de resultado.
Resumen de las conclusiones.
Informe del auditor.
Recomendaciones del auditor.
Anexo (soporte de los resultados aportados)

EL INFORME DEBE CUMPLIR UNA SERIE DE REQUISITOS:

Claridad: comprensible y de fácil lectura.
Atractivo: presencia de tablas, gráficas, formato muy cuidado, entre otros.
Riguroso: sin errores de calculo, centrado en hechos constatados mas que en opiniones.
Relevancia: centrado en los aspectos importante, mas estratégicos.
Constructivo: presenta recomendaciones y sugiere acciones de mejora.

5.1) DEFINICION: Constituye una descripción general de las actividades de personal he incluye tanta recomendaciones como el reconocimiento formal de las practicas que están logrando su objetivo.

5.2) PROPOSITO

Aplicar las técnicas de análisis procedentes para lograr los fines propuestos con la oportunidad, extensión y profundidad que requiere el universo sujeto a examen, y las circunstancias especificas del trabajo, a fin de reunir elementos de decisión óptimos.

Una vez que el informe ha quedado debidamente estructurado, el responsable de la auditoria convocara al grupo de auditor para efectuar una revisión de contenido; en caso de detectar algún aspecto susceptible de enriquecer o clarificar, realizara los ajustes necesario para depurarlo.

Cuando se cuente con el informe final, se procederá a su entrega y presentación a:

Titular de la organización
Órgano de gobierno
Niveles directivos
Mandos medios y nivel operativo
Grupo(s) de filiación, corporativo(s) o sectorial(es)
Dependencia globalizadora (en caso de instituciones publicas)

Atendiendo a las normas de funcionamiento, convenios de coordinación, convención sectorial, estrategia y relaciones con el entorno, el informe se puede hacer extensivo a las instituciones con las que interactúa la organización, con el objetivo de fortalecer o reconsiderar los criterios para el desarrollo del trabajo en conjunto.

La presentación del informe puede realizarse con el apoyo de equipos de computo, laminas o material audiovisual.

5.3) CONTENIDO

El resultado final debe contener los siguientes puntos, para lograr que sea precisa, técnica y concisa:

La indicación de aquellas fallas o los programas y procedimientos que se hayan encontrado, con la indicación de los daños que se estima ha causado o pudieron causar.
La adecuación o inadecuación de los programas, en relación con los objetivos y políticas señalados en materia de personal.
La recomendación de aquellos casos en los que convenga elevar, reducir, modificar, cambiar, o suprimir determinados objetivos y políticas, por considerarse inalcanzables, inadecuados, obsoletos, entre otros. Indicando la razón y demostraciones objetivas en que se funde lo anterior.
La información de que no pudo auditarse, y las razones que lo impidieron.

Esto con el propósito que el informe sea lo mas viable posible y verdadero ya que es información muy y sobre todo útil para las empresas ya que de esto depende las mejoras que se implante.

Es importante señalar que siempre se vallan a realizar las auditorias, las cuales realmente sean benéficas para las organizaciones, nunca deben de ser recibidas:

De manera sorpresiva: ya que esto da pie a fallas
Se debe de dar aviso: para que exista por lo menos un orden en los archivos
No contar con información obsoleta: ya que continuamente se tiene que estas haciendo revisión de lo que sirve y de los que es necesario conservar.
Tratar al auditor como nos gusta ser tratados: ver al auditor como persona la cual esta realizando un trabajo de gran beneficio tanto para la empresa como para los trabajadores de esta.
No dar información de mas: es importante que solamente se hable de lo necesario.
Dar únicamente la información solicitada: esta relacionada con la anterior, ya que no se debe dar información que no se pida.
No ocultar problemas: decir siempre todo lo bueno que para en el área que se esta auditando esto con el fin de mejorar y que se puedan obtener mejores resultados.
Realizar de manera conjunta con el auditor un muestreo o chequeo evaluando cada área, ademas de verificar si las políticas están bien establecida

Una auditoria puede ser llevada a cabo en toda la organización, es decir en cada una de las áreas de esta, y por citar o mencionar algunas puede:

Objetivos y políticas: para saber si se están cumpliendo y si están bien definidos dentro de la empresa.
Funciones de los departamentos: para ver si existe jerarquía, una estructura organizacional.
Conocimiento de datos de los trabajadores: para conocer con mayor profundidad el récord de estos.
Conocer cual es el proceso de reclutamiento y selección: esto con el fin de conocer cual es la dinámica de las convocatorias para el reclutamiento si es el mas adecuado y para ver si funciona de la mejor manera.
Revisar el proceso de capacitación y adiestramiento que se da a los empleados: esto con el fin de contar con una capacitación especializada para cada área y no con cursos que no sean útiles.
Ver los tabuladores de sueldos y salarios: para verificar si se esta dentro de los estándares de la competencia.
Que tanta rotación de personal existe: esto con el fin de detener y saber que es el que mueve a los empleados a dejar su trabajo.
Moral de l personal: para ver que tanta motivación tienen.
Higiene y seguridad: para conocer si están cumpliendo con el reglamento de esta área para chequear y saber el porque de los accidentes ocurridos, entre otros.

5.4) PREPARACION:

Recabas la información preliminar, se debe proceder a seleccionar la necesaria para instrumentar la auditoria, la cual incluye dos apartados: la propuesta técnica y el programa de trabajo:

Propuesta técnica: Tipo de auditoria que se pretende realizar.

Alcance: Área(s) de aplicación.

Objetivos: Logros que se pretenden alcanzar.

Estrategia. Ruta fundamental para oriental el curso de acción y asignación de recursos.

Justificación: Demostración de la necesidad de instrumentarla.

Acción: Iniciativas o actividades necesarias para su ejecución.

Recursos: Requerimientos humanos, materiales y tecnológicos.

Costos: Estimación global y especifica de recursos financieros necesarios.

Resultados: Beneficios que se espera obtener.

Información complementaria: Material e investigación que pueden servir como elementos de apoyo.

Identificación: Nombre del estudio.

Responsable(s): Auditor a cargo de su implementación.