Gestión de la Información y el conocimiento, recopilación de algunos conceptos necesarios (página 2)

Las TIC facilitan que el diseño de los sistemas puedan tener en cuenta los requerimientos de información de los distintos niveles de dirección. En consecuencia, los sistemas son evaluados a través de la aplicación de criterios tales como: oportunidad, calidad y confiabilidad. Estas tecnologías facilitan los procesos de trasmisión e intercambio de la información (Al-Hawamdeh, 2002) [29]

Estas tecnologías han hecho posible que las mismas sean utilizadas a costos relativamente bajos en comparación con sus potencialidades (Castañeda, 2001) [30] y por lo tanto disponibles en mayor o menor grado a casi todas las instituciones, llegando a existir (Gudiño et al., 1997) [31], una correspondencia entre el desarrollo de estas tecnologías y la producción de nuevos conocimientos. Las tecnologías basadas en la Web han reducido el costo de las aplicaciones y su mantenimiento tanto en el área del desarrollo de las aplicaciones como en la de la infraestructura tecnológica. Ahora es posible contar con interfaces de usuarios consistentes que pueden ser simultáneamente utilizadas por los miembros de la institución a través de un explorador o de fácil acceso y manejo. Existe una gran cantidad de herramientas comerciales y no comerciales disponibles que simplifican la creación de las páginas Web estáticas, siendo obligatorio que las mismas sean generadas dinámicamente.

Si bien es importante tener en cuenta los costos de las infraestructuras, no se puede perder la calidad de la información, la cual constituye uno de las factores de éxito más importante de los SI. Muchas de las instituciones se enfrentan al grave problema de "polución de datos" (Piattini y del Peso, 2002) [32], la cual es motivada por la facilidad y el bajo costo para la captura de datos, la redundancia incontrolada de los mismos y la existencia de grandes cantidades de datos históricos con información no relevante, los cuales al igual que en los organismos biológicos, si no se usan se atrofian (Orr, 1998) [33]. Bajo la ausencia total de un mecanismo de calidad, esta polución puede llegar a tener consecuencias desastrosas.

Indudablemente que mejorando la calidad de la información se contribuirá a mejorar la satisfacción de los usuarios del SI. Los aspectos de calidad se han centrado en la calidad de los programas (Sneed y Foshag, 1998) [34], descuidándose el aspecto de la calidad de la información. Ha llegado el momento de considerar la calidad de la información como un objetivo principal a perseguir y no como un subproducto del proceso de creación y desarrollo de bases de datos. La necesidad actual de tomar decisiones en poco tiempo para poder hacer frente a la agresividad del entorno hace necesaria la inmediatez de la información procesada con una gran dosis de veracidad.

Entre las características de calidad deseables en una vista de datos ideal están (Redman, 1996) [35]:

• Relevancia: proporción de datos necesarios para la aplicación.

• Facilidad: obtención fácil de los valores de los datos.

• Claridad: términos claramente definidos.

• Totalidad: inclusión de todos los elementos de datos necesario.

• Esencialidad: exclusión de los elementos de datos innecesarios.

• Precisión: dominio de valores suficientemente grande para soportar aplicaciones.

• Identificación: facilidad de identificación de las entidades.

• Robustez: vista suficientemente amplia como para no requerir cambios periódicos.

• Flexibilidad: facilidad para la modificación.

• Homogeneidad: definición de los tipos de entidad con los atributos necesarios.

Todas las características enunciadas son deseables para una vista ideal, lo cual no significa que un buen SI tenga que poseerlas todas, lo importante es su identificación, priorización y trabajo por la inclusión de la mayor cantidad posible de las mismas.

1.6.1 Sistemas de Información Contables

El propósito fundamental de la contabilidad es proporcionar la información financiera sobre una entidad económica. Quienes toman decisiones administrativas necesitan información financiera de una empresa para ayudarse en la planeación y el control de las actividades de las organizaciones. La información financiera también la requieren personas externas-propietarios, acreedores, inversionistas potenciales, gobierno y el público quienes han proporcionado dinero a las empresas o quienes tienen algún interés en el negocio que pueda servirse de información sobre su posición financiera y resultado de sus operaciones.

El papel del sistema contable de la organización es desarrollar y comunicar esta información. Un sistema contable comprende los métodos, procedimientos y recursos utilizados por una entidad. Para seguir la huella de las actividades financieras y resumidas en forma útil para quienes toman las decisiones.

Para lograr estos objetivos, un sistema contable puede hacer uso de computadores y pantalla de videos, como también de registros manuales e informes impresos. De hecho el sistema contable de cualquier empresa de tamaño apreciable probablemente influyen todos estos registros y recursos independientemente de que el sistema contable sea simple o muy complejo, se debe ejecutar tres pasos básicos utilizando la información relacionada con las actividades financieras, los datos se deben registrar, clasificar y resumir.

Un sistema contable debe proporcionar información a los gerentes y también a varios usuarios externos que tienen interés en las actividades financieras de la empresa. Las personas que reciben los informes contables se denominan usuarios de la información. El tipo de información que un usuario determinado necesita, depende de los tipos de decisiones que debe tomar. Por ejemplo, los gerentes necesitan información detallada sobre los costos diarios de operación con el fin de controlar las operaciones de un negocio y colocar precios de ventas razonables. Los usuarios externos, por otra parte, generalmente necesitan información resumida con relación a los recursos disponibles y la información sobre los resultados de la operación durante el año anterior para utilizarla en la toma de decisiones, para el cálculo de los impuestos sobre la renta, o para tomar decisiones regulatorias.

Entre los informes contables más importantes y más ampliamente utilizados se encuentran los estados financieros. Los estados financieros son la fuente principal de información financiera para aquellas personas fuera de la organización comercial y también son útiles para la gerencia. Estos estados son muy concisos y muestran la situación financiera del negocio al final de un período y también los resultados de la operación a través de los cuales el negocio llego a esta situación financiera.

El propósito fundamental de los estados financieros consiste en ayudar a quienes toman decisiones en la evaluación de la situación financiera, la rentabilidad y las perspectivas futuras de un negocio. Por tanto los gerentes, los inversionistas, los clientes más importantes y los trabajadores tienen un interés directo en estos informes. Cada sociedad prepara estados financieros anuales que se distribuyen a todos los propietarios del negocio.

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Autor:

Viviana Duro Novoa