Finanzas básicas para organizaciones sociales (página 2)

Esquema conceptual

El contenido del módulo se enmarca dentro del esquema que se encuentra a continuación, y lo relaciona con el macroambiente ( Político, Legal, sociodemográfico y Tecnológico ) y con el micromabiente ( Beneficiarios y comportamiento , competencia y sus actores.

La organización social como empresa

• ¿Qué es una empresa?

Es la suma de los siguientes elementos :

• Unas personas que se asocian, llamadas "socios" o "accionistas" o " asociados"
• Un dinero – recurso financiero – que aportan, dinero que se complementa con otro que si es necesario se pide prestado a otros y se invierte en la adquisición de recursos físicos, humanos y de conocimiento
• Con el fin de lograr un propósito,
• Haciendo el uso mas eficiente o productivo posible de los recursos.

1. ¿Qué tipos de empresa existen?

En función de su propósito se distinguen dos tipos diferentes de empresas:

• Aquellas cuyo propósito es el beneficio personal económico representado en utilidades – ojalá las máximas posibles – para los asociados o "socios" que han aportado el dinero para establecerla y operarla, que pueden llamarse empresas " de acumulación de capital" y que cuando solamente generan lo suficiente para que se sostengan quienes han invertido el dinero, se llaman " de subsistencia"
• Aquellas para cuyo establecimiento y operación unos asociados han colocado o aportado un dinero y cuyo propósito es el beneficio de una muy amplia cantidad de gente, de pocos recursos, generalmente con necesidades básicas insatisfechas, bien hayan o no aportado dinero. Estas ultimas son las "organizaciones sociales". Las organizaciones solidarias o cooperativas, son "organizaciones sociales".

1. Una "organización social" tiene todos los elementos propios de una empresa, es una empresa, luego en el manejo de ella se aplican todas las políticas y herramientas que la ciencia de la Administración de empresas y sus componentes de Planeación Estratégica, Mercados, Operaciones y Producción, Organización y Financiación ha ido estableciendo para que se logre el propósito buscado.

   En la "empresa de acumulación de capital" los recursos que ponen los creadores para que esta funcione, se llama CAPITAL

   En la "organización social" o empresa sin ánimo de lucro, se llama FONDO SOCIAL

2. La organización social es una empresa

   Ambos tipos de empresas necesitan UTILIDADES. Deben lograr utilidades. Su uso sin embargo es diferente

   Las "Empresas de acumulación de capital", las utilizan parte para entregarlas o "repartirlas" como una especie de "reconocimiento" a los asociados que pusieron el dinero original o capital para establecer y operar la empresa y parte para reinvertirlas en equipos y otros recursos que le permiten su crecimiento. Esa búsqueda de utilidades, pero especialmente la posibilidad de repartirlas entre sus asociados que aportaron el capital, las define frente a la Ley como EMPRESAS CON ANIMO DE LUCRO

   En ellas las utilidades se reparten en proporción a lo que cada uno puso o aportó : El que mas capital aporto, mas utilidades recibe.

   Por lo contrario, en Las "organizaciones sociales" aunque necesitan utilidades, la búsqueda de ellas no es su objetivo fundamental y los que aportaron el dinero para crearlas no esperan que se las entreguen. Las utilizan únicamente para reinvertirlas en adquirir recursos que les permitan prestar mas servicios a sus beneficiarios. Esas empresas, que no reparten o entregan las utilidades que obtienen, se llaman SIN ANIMO DE LUCRO.

3. Las utilidades y su destino

   En un gravísimo error pensar que las organizaciones sociales no deben obtener utilidades. Es lícito que las obtengan. Es Legal. Está permitido. Las necesitan como se dijo, para invertir en los recursos físicos y humanos que les van a hacer posible prestar mas servicios, o entregar mas bienes, o cubrir mas beneficiarios o para cubrir los aumentos naturales que se producen periódicamente en los costos como producto de la inflación.

   Si no es de las utilidades, ¿de dónde van a sacar ese dinero?. Ciertamente es posible que de donaciones, de fondos que le asignen diferentes Entidades del Estado para desarrollar ciertas actividades, pero siempre será conveniente tener excedentes, por ejemplo, para sostenerse mientras se consiguen las donaciones y los proyectos.

   Cosa diferente es que si esas organizaciones quieren ser clasificadas legalmente como EMPRESAS SIN ANIMO DE LUCRO y gozar de muchos privilegios fiscales ( Exención de algunos impuestos) así como de tener posibilidad de recibir fondos de cooperación Internacional y Nacional, privada y oficial, no pueden repartirle utilidades a los "asociados" o "socios" que las establecieron, como sí ocurre en las empresas de acumulación de capital.

4. El mito de las utilidades en las organizaciones sociales

   Es la diferencia que queda entre lo que se recibe por lo que se hace y se entrega a los "clientes" ( en el caso de las empresas de acumulación ) o "beneficiarios" ( en el caso de las organizaciones sociales ) o sea los INGRESOS, y todo lo que cuesta hacerlo o sea los COSTOS.

   Como se dijo, en el caso de las "empresas de acumulación de capital " la diferencia se llama UTILIDAD mientras que en el caso de las "organizaciones sociales" u "Instituciones sin animo de lucro", se llama EXCEDENTE.

5. ¿Qué es la "utilidad" o el "excedente"?

   Es un índice o proporción que resulta de establecer la relación entre las UTILIDADES de una empresa de acumulación y el dinero que los asociados o "socios" tienen invertido en ella o INVERSION es decir, el que colocaron originalmente mas las utilidades que no les entregaron y se quedaron dentro de la empresa.

   Ejemplo:

   Supongamos que un "asociado" o " socio" puso $ 50.000.000 para establecer la empres, es decir, esa fue la INVERSION y que al final del año la empresa tuvo UTILIDADES , después de pagar los impuestos, de $ 10.000.000 que resultaron de unos INGRESOS de $ 120.000.000 y unos COSTOS de $ 110.000.000

   Entonces la RENTABILIDAD es

   UTILIDADES $ 120.000.000 – $ 110.000.000 $ 10.000.000

   RENTABILIDAD = —————- = ———————————— = ————— = 0.2

   INVERSION $ 50.000.000 $ 50.000.000

   Que es lo mismo que el 20%

   Esa rentabilidad es buena o mala? Para saber eso, hay que compararla con la de otro negocio que pudiera hacer el socio o asociado.

   Cual? Por ejemplo invertir esa misma plata en un CDT en un banco

   Si el socio invierte, es decir, entrega al Banco los mismos $ 50.000.000 y le dan $ 15.000.000 de intereses ( INGRESOS ), que se asimilan a la utilidad porque para conseguir esos Ingresos no tuvo COSTOS, la RENTABILIDAD de esa Inversión será

   UTILIDADES $ 15.000.000 – $ 0 $ 15.000.000

   RENTABILIDAD = —————— = ———————— = ————— = 0.30

   INVERSION $ 50.000.000 $ 50.000.000

   Que es lo mismo que el 30%

   Obviamente el socio preferirá vender su participación en la empresa, que le den sus $ 50.000.000 e ir y meterlos en el Banco.

   Si todos los negocios están arrojando en promedio una rentabilidad del 30% un negocio que de el 20% de rentabilidad, no es rentable.

   Pero eso de la Rentabilidad se aplica en las "empresas de acumulación" porque ese es su objetivo :Que el socio obtenga unas utilidades y comparándolas con su inversión, una rentabilidad que sea mayor que la que consigue en otro negocio, para que mantenga la plata en la Empresa.

   Es el caso de las empresas que le venden insumos a las organizaciones sociales, para que estas desarrollen su objeto social

   Pero que ocurre en las "organizaciones sociales" cuyo objetivo no es buscar utilidades o rentabilidad y en las que los "socios" o "asociados" no esperan recibir utilidades?

   En ellas se utiliza otro concepto económico que es el de la SOSTENIBILIDAD

6. ¿Qué es la rentabilidad y cómo se calcula?
7. La Sostenibilidad – propósito fundamental de las organizaciones sociales

Ser sostenible una organización social, en términos económicos, es tener el dinero suficiente para

• Pagar los gastos corrientes de su actividad y
• Pagar los que necesita para incrementar su cobertura en el sentido de beneficios y beneficiarios

PARA REFLEXIONAR:

EL PROPÓSITO FUNDAMENTAL DE UNA ORGANIZACIÓN SOCIAL DESDE EL PUNTO DE VISTA ECONOMICO, DEBE SER : LOGRAR LA SOSTENIBILIDAD PARA QUE LE SEA POSIBLE CUMPLIR SU OBJETO SOCIAL Y LOGRAR LOS RESULTADOS BUSCADOS PARA SUS BENEFICIARIOS

Bien distinto es el propósito de una empresa de acumulación que es el de buscar la máxima rentabilidad posible para quienes han puesto la plata para que la empresa funcione, que generalmente no son personas de escasos recursos.

" TALLER "

Discuta con su grupo los siguientes temas

Asi con todas las preguntas

• Cuales son los elementos fundamentales de una empresa?
• Porque una organización social es una empresa?
• Cual es la diferencia entre una "empresa de acumulación de capital" y una "organización social"?
• Como se establecen o calculan las utilidades de una organización?
• Como se llama a las Utilidades en las organizaciones sociales?
• Porque una organización social necesita tener excedentes?
• Cual debe ser el objetivo económico fundamental de una organización social?

• Que quiere decir ser "sin ánimo de lucro"?

Resultados económicos y dinero disponible: dos cosas diferentes pero relacionadas, causación y caja

Las organizaciones sociales tienen, de acuerdo a lo visto anteriormente, dos necesidades:

• Una fundamental : Tener suficiente dinero disponible para pagar los gastos actuales . Es decir TENER DINERO FÍSICO EN LA CAJA O EL BANCO Y TENER PREVISTO CUANTOS FONDOS Y CUANTO TENDRÁ PARA PAGAR LOS GASTOS FUTUROS QUE LE PERMITAN DESARROLLAR SU OBJETIVO SOCIAL, es decir, SER SOSTENIBLE ECONOMICAMENTE

• Una importante, licita, pero no fundamental :Tener utilidades, que en su caso se llaman EXCEDENTES, no para entregárselos a quienes le colocaron la plata para que se organizara y funcionara, sino para invertirlos, todos, en adquirir recursos que le permitan ampliar su beneficio e impacto y sostenerse mientras obtiene esos recursos. Tener utilidades o excedentes equivale a tener RESULTADOS ECONÓMICOS POSITIVOS

Porque no es fundamental? Porque una organización social podría llegar a ser sostenible si es tan de buenas que de manera permanente consigue cubrir TODOS sus gastos, con dinero que reciba por los trabajos que hace o las cosas que vende.

Se pueden lograr en un determinado período de tiempo Resultados económicos positivos, es decir, utilidades o excedentes, pero no tener dinero disponible en la caja o en la cuenta.

Al contrario, en un cierto momento se puede tener suficiente dinero en la caja, pero los resultados económicos pueden ser malos, puede haber pérdida.

Que es mas importante?

Definitivamente tener el dinero disponible en la caja para pagar los gastos que haya que pagar.

EJEMPLO 1 :

Una organización social pueden ser uno de los comedores comunitarios de Bogotá que compra alimentos, muy baratos, para prepararlos y vender almuerzos al mas bajo costo posible a la mayor cantidad de personas de bajos recursos.

Digamos que los alimentos que compra para hacer 100 almuerzos diarios le valen $ 100.000. Es decir, el costo de los alimentos es de $ 1.000 por almuerzo. El comedor vende los almuerzos a $ 700.

Al final de la primera semana ( 7 dias ) la organización tendrá :

Resultados económicos

INGRESOS POR VENTAS – COSTOS = RESULTADOS ECONOMICOS

INGRESOS POR VENTAS = 700 almuerzos X $700 = $ 490.000 Y

COSTOS = 700 almuerzos X $1.000 = 700.000 Y

490.000 – 700.000 = – 210.000 o sea una pérdida de 210.000

Dinero disponible en caja

Pero que pasa al final de la semana, al 7º dia de haber empezado cuando ha vendido 700 almuerzos a 700 que le pagan de contado y los alimentos para prepararlos le han costado 700.000 pero todavía no tiene que pagarlos porque el que se los vendió le dio plazo para que se los pagara a los 8 días?

Al hacer las cuentas se verá que la organización tiene dinero disponible ( 490.000 en la caja ) pero el negocio está dando pérdida de 210.000 al fin de la semana.

El dinero disponible en esa semana se calcula como :

DINERO QUE HA RECIBIDO – DINERO QUE HA PAGADO = DINERO DISPONIBLE

Es decir 490.000 – 0 = 490.000

En este caso TIENE DINERO DISPONIBLE pero RESULTADOS ECONOMICOS NEGATIVOS, O SEA PERDIDA

EJEMPLO 2 :

Supongamos ahora que la organización vende el mismo número de almuerzos por dia (100), los alimentos para preparar cada uno le cuestan lo mismo ( $1.000 ) y vende los almuerzos a $1. 200 pero tiene que pagar los alimentos que compra al fin de la semana y le da plazo a los comensales para que le paguen los almuerzos de toda la semana, el 1er día de la siguiente

Entonces al final de la semana la organización tendrá :

Resultados económicos

INGRESOS POR VENTAS – COSTOS = RESULTADOS ECONOMICOS

700 almuerzos x $1.200 – 700 almuerzos x $1.000 = $840.000 – $700.000 = $140.000

O sea una UTILIDAD O EXCEDENTE DE $ 140.000

Dinero disponible en caja

DINERO QUE HA RECIBIDO – DINERO QUE HA PAGADO = DINERO DISPONIBLE

0 – 700 almuerzos x $ 1.000 = 0 – 700.000 = – $700.000

Es decir, tiene un faltante de $ 700.000 que seguramente tendrá que pedir prestados para pagar a su proveedor.

En este caso TIENE RESULTADOS ECONOMICOS POSITIVOS, ES DECIR, EXCEDENTES PERO NO TIENE DINERO DISPONIBLE

PORQUE OCURRE ESO

Porque los RESULTADOS ECONOMICOS se calculan en función o dependiendo de lo que valen las cosas y del compromiso que se tiene de pagarlas o de recibir el dinero, es decir, de lo que se llama la CAUSACION de LOS INGRESOS Y GASTOS. El informe en que se hacen esas cuentas se llama ESTADO DE RESULTADOS

Por lo contrario el DINERO DISPONIBLE se calcula en función del momento en que la plata física se recibe o se entrega. El informe en que se hacen esos cálculos se llama FLUJO DE CAJA

Y el momento del movimiento físico de dinero, es decir cuando se mueve LA CAJA puede ser diferente del del compromiso de pagar o recibir, es decir, de la CAUSACION

1. Preguntas de evaluación de comprensión

¿Porque en un momento del tiempo puede haber en una organización social plata en la caja y la cuenta bancaria pero estar perdiendo plata en las actividades que desarrolla?

El flujo de caja ¿cómo se construye y cómo se usa?

El FLUJO DE CAJA es un cuadro que contiene el registro organizado de cuando y cuanto entra (recibe ) y cuando y cuanto sale físicamente (entrega) plata de la organización, en razón de las actividades u operaciones que realiza

Hacer un FLUJO DE CAJA es algo similar a lo que se llama " llevar la chequera" porque en la chequera se anota cada vez que entra o sale plata, es decir, cada vez que se mueve la caja, y se actualiza el saldo para saber cuento se tiene.

No importa para cuando se haya adquirido el compromiso de pagar lo que se ha adquirido, es decir, de pagar el Costo, ni cuando le hayan hecho a uno el compromiso de pagarle lo que vendió, la cifra se anota en el Flujo de caja y se establece el saldo. Es decir, se anotan los movimientos de caja, de dinero físico. Lo que INGRESA y lo EGRESA físicamente de plata

Sin embargo la chequera, como se maneja por hojas que corresponden cada una a un movimiento que se realiza, no permite, dado su tamaño y diseño, apreciar el comportamiento o movimiento del dinero y el saldo la caja en dos aspectos vitales para un negocio :

• El momento cronológico en que la plata entró o salio, y
• A que tipo de costo o a que tipo de Ingreso, de los muchos que puede tener una empresa correspondió.

Tampoco permite hacer otra cosa importantísima para una organización : PRESUPUESTAR como será el movimiento de su dinero físico, es decir

Cuando y cuanto le entrará dinero

Cuando y cuanto tendrá que entregar dinero

Eso si se puede apreciar en un Flujo de caja, dado su diseño.

El cuadro FLUJO DE CAJA sirve entonces para anotar los movimientos, entradas y salidas de dinero, en valor ( $ ) y cuando se produjo y como quedó el saldo, o para presupuestar cuando se producirán, y ver entonces que saldo se tendrá en el futuro.

1. ¿Cómo se construye el FLUJO DE CAJA?

Para construir el FLUJO DE CAJA se dibuja un cuadro como el que aparece a continuación, cuadro No. 1 en el que cada columna se usa para anotar los Ingresos de plata a las cuentas o a la caja, y las salidas de plata física de la caja o giros, en un periodo que puede ser una semana o un mes. Habrá tantas columnas como periodos ( semanas o meses ) para los que se quieran hacer las cuentas.

En las filas del cuadro se colocan los distintos tipos de INGRESOS y de EGRESOS que la organización puede hacer, clasificados en los 6 tipos anteriores.

Una empresa , y recuérdese que la organización social es una empresa, realiza operaciones de dinero, ( Recibe y Entrega dinero ) generalmente :

1. Con "clientes" o "contratantes" a los cuales entrega productos o servicios, bien sean tangibles (elementos físicos, consultas médica, etc, ) o intangibles ( Documentos y asesorías o servicios en oficina y campo ) y le pagan por ellos. Es decir, por ACTIVIDADES DE VENTAS O DE PRESTACION DE SERVICIOS
2. Con proveedores, empleados o contratistas, relacionadas con compras de materia prima y/o insumos y servicios técnicos y profesionales necesarios para el desarrollo de sus actividades "técnicas" o propias del cumplimiento de su objetivo. Es decir, por ACTIVIDADES DE PRODUCCIÓN DE SERVICIOS O BIENES, ES DECIR DE OPERACIONES.
3. Con proveedores de servicios administrativos de apoyo, ( Servicios públicos, vigilancia, insumos de oficina, etc ), con los empleados administrativos. ( no con los del área técnica) . Es decir, por ACTIVIDADES DE ADMINISTRACION
4. Con el Estado y sus organizaciones, para efectos de pago de impuestos (timbre) y publicación de contratos, etc , es decir ACTIVIDADES CON EL ESTADO
5. Con patrocinadores , de los que recibe aportes de dinero o donaciones para realizar su trabajo. Es decir, por ACTIVIDADES CON PATROCINADORES
6. Con Instituciones financiadoras, es decir, con Bancos y otras Entidades financieras a las que puede pedir prestado dinero, de quien lo reciben y a quien deben devolvérselo, junto con los intereses. Es decir, por ACTIVIDADES DE FINANCIACION

Para que el cuadro no resulte muy grande, se puede dividir en dos : El FLUJO DE CAJA OPERACIONAL que aparece en el cuadro No.1 y contiene los ingresos y egresos de dinero por los primeros 4 tipos y el FLUJO DE CAJA FINANCIERO que contiene los ingresos y egresos de los dos últimos tipos : Los realizados con Patrocinadores y con financiadores.

Cuando se unen los dos cuadros en uno se dice que se esta haciendo el FLUJO DE CAJA INTEGRAL

Cuadro No. 1 – FLUJO DE CAJA OPERACIONAL

El RESULTADO en cada semana permite apreciar si esa semana falta o sobra plata y el RESULTADO ACUMULADO permite ver lo mismo a medida que transcurre el tiempo para varias semanas o períodos.

1. Es el flujo de caja, presupuestado, que se construye enseguida del operacional y que contiene los movimientos de plata, diferentes de los generados por las operaciones, es decir, los que se generan con los Bancos o los patrocinadores cuando se necesita acudir a ellos porque la plata de los Ingresos de las operaciones no alcanza para pagar los gastos.

   El cuadro No. 2 lo muestra

   Cuadro No. 2 – FLUJO DE CAJA FINANCIERO

   

   Estas cuentas ya tienen en cuenta lo que se va a recibir de los patrocinadores o de los bancos o entidades financieras si se acude a ellas y lo que hay que pagarles, para saber el SALDO FINAL EN LA CAJA que es el NUEVO RESULTADO ACUMULADO

   PARA RECORDAR

   El FLUJO DE CAJA es el elemento mas importante de la administración y presupuestación económica de una organización social

2. El flujo de caja financiero
3. Documentos para registrar y controlar la entrada y salida de dinero

Cualquier empresa, y dentro de ellas la organización social, debe mantener un registro muy estricto, en documentos, de todos los dineros que recibe y que entrega, para responder por ellos a quienes le han dado la responsabilidad de manejarlos.

Esos documentos son dos

• EL RECIBO DE CAJA para registrar, es decir, anotar, cualquier dinero que se reciba, de cualquier fuente y por cualquier razón
• EL COMPROBANTE DE EGRESO para registrar, es decir, anotar, cualquier dinero que se entregue, a quienquiera que sea y por cualquier razón

Los documentos deben tener numeración continua y no deben tener ningún borrón, enmendadura o tachadura.

La organización los puede mandar imprimir, o puede usar los que venden preimpresos.

Esos documentos son los que se entregan al contador para que con base en ellos realice la contabilidad y la declaración de renta, y por Ley, deben ser guardados

para ser mostrados a la DIAN ( Dirección Nacional de Impuestos y Aduanas ) cuando esta los solicite, o para ser presentados como pruebas en procesos jurídicos en que la organización se vea envuelta.

Aunque el dinero se le entregue a alguien transfiriéndoselo electrónicamente a su cuenta bancaria, hay que hacer el comprobante de egreso.

Igualmente, si a la organización le consignan un dinero en su cuenta, hay que hacer el recibo de caja.

En estas dos ultimas ocasiones, el comprobante contable puede reemplazar al recibo de caja y al comprobante de egreso

1. Generalmente la organización social realiza varios tipos diferentes de "actividades" o " proyectos" a los que dedica recursos económicos, humanos y físicos.

   Cuando ello ocurre, es importante saber para los miembros de la organización, cuanta plata está ingresando y cuanta se está pagando por cada actividad o proyecto.

   Es cuando se realiza el cuadro No. 3 que permite esa apreciación

   Cuadro No. 3 – FLUJO DE CAJA INTEGRAL PRESUPUESTADO POR PROYECTOS O ACTIVIDADES

   

2. Flujo de caja proyectado, por proyectos o actividades
3. Preguntas de evaluación de comprensión

• Con que grupos de Entidades o personas puede tener movimientos de plata una organización social?
• Para que sirve hacer un FLUJO DE CAJA?
• Como se construye el cuadro de FLUJO DE CAJA? Que contienen sus filas y sus columnas?
• Cual es la diferencia entre la chequera y el FLUJO DE CAJA?
• Cómo se llama el documento que se usa para anotar cada vez que se recibe un dinero?
• Como se llama el documentos que se usa para anotar cada vez que se entrega un dinero?
• Porque hay que elaborar y guardar organizadamente el COMPROBANTE DE EGRESO y el RECIBO DE CAJA?

El estado de resultados o estado de Pérdidas y Ganancias

Que registra el estado de resultados. Diferencia con lo que registra el flujo de caja

En la Unidad 2, pagina 7 mencionamos los RESULTADOS ECONOMICOS y explicamos que se calculan así :

INGRESOS POR VENTAS – COSTOS = RESULTADOS ECONOMICOS

En la misma página mencionamos el DINERO DISPONIBLE y explicamos que se calcula así:

DINERO QUE HA RECIBIDO – DINERO QUE HA PAGADO = DINERO DISPONIBLE

La Unidad 3 explicar en detalle como se establece el DINERO DISPONIBLE por medio del FLUJO DE CAJA que registra los ingresos o egresos de dinero ( lo que entra a la caja y bancos o sale de ella ) independientemente de cuando se haya adquirido el compromiso de pagar el gasto al que corresponda el ingreso o de cuando nuestro cliente o contratista nos haya prometido pagar lo que se le ha entregado.

El FLUJO DE CAJA no nos permite ver si ha habido o no utilidades o pérdidas, es decir, excedentes positivos o negativos.

PARA RECORDAR

Es en el ESTADO DE RESULTADOS o ESTADO DE PERDIDAS Y GANANCIAS en el que apreciamos si ha habido UTILIDAD / EXCEDENTE POSITIVO o PERDIDA / EXCENDENTE NEGATIVO

Cómo se construye el Estado de Resultados o de Pérdidas y ganancias

El cuadro No. 4 que se encuentra en la página siguiente, muestra un ESTADO DE RESULTADOS

Es idéntico en estructura al FLUJO DE CAJA. Eso no debe llevar a confusión

Cual es la diferencia entonces entre el Estado de pérdidas y ganancias y el Flujo de Caja?

La diferencia radical, muy importante, entre el FLUJO DE CAJA y el ESTADO DE RESULTADOS es que en el flujo de caja se registran los movimientos

de dinero cuando se produce el movimiento físico de plata y en el Estado de resultados cuando se generan los compromisos de pago o el gasto.

Cuadro No. 4

Estado de Resultados

• EN EL FLUJO DE CAJA se registran los MOVIMIENTOS FISICOS DE DINERO
• EN EL ESTADO DE RESULTADOS se registran los COMPROMISOS EN EL PERIODO EN QUE OCURREN AUNQUE EN ESE PERIODO NO HAYA MOVIMIENTO FISICO DE PLATA

Ejemplo 1 :

La organización social le vende a un cliente en Enero ( Periodo 1 ) una mercancía que han producido artesanas madres cabeza de hogar, que se la han entregado. Por ejemplo $ 2.000.000, y le da 90 dias de plazo para que se la pague.

Al venderla, y el cliente aceptar comprarla, la organización vendedora emite una FACTURA por $ 2.000.000 y registra ese valor, $ 2.000.000 en el "Estado de resultados" en el periodo 1 pero no registra nada en el Flujo de caja.

El cliente le debe pagar a la organización la mercancía asi : $ 1.000.000 en Abril (Periodo 4 ) y $ 1.000.000 en Mayo (periodo 5 ). Entonces en el Flujo de caja se registra un ingreso de $ 1.000.000 en el periodo 4 ( Abril ) y otro de $ 1.000.000 en el periodo 5 ( Mayo ).

De todos modos en ambos informes se registró un Ingreso de $ 2.000.000 pero en cada uno se hizo en diferentes cantidades y en diferentes periodos.

En el Estado de resultados se registró cuando se emitió la factura y el cliente quedo comprometido a pagarla.

En el FLUJO DE CAJA se presupuesta, se anota cuando se espera que el dinero entre físicamente

Ejemplo 2

El anterior ejemplo se refirió a los Ingresos que la organización tiene a raiz de lo que entrega.

Miremos ahora que pasa con los gastos de la organización.

También en el ESTADO DE RESULTADOS se anotan en el periodo en que le llegan la FACTURAS a la organización, por ejemplo, la factura de un servicio que contrató en Enero. Como lo contrató en Enero y en ese momento aceptó pagarlo, lo anota en el ESTADO DE RESULTADOS de Enero.

Pero si piensa pagar ese servicio en Marzo, lo anota también en el FLUJO DE CAJA pero ya no en Enero, sino en Marzo.

1. En las empresas se presentan ciertos "costos" que no hay necesidad de pagarle a nadie, cuyos valores no se deben girar o entregar a nadie, pero al fin y al cabo, son costos.

   Entonces, como son costos se anotan en el ESTADO DE RESULTADOS pero como no se le gira dinero a nadie, no se anotan en el FLUJO DE CAJA.

   Uno de estos costos el de la DEPRECIACION

   Es un costo muy importante si la organización tiene una cantidad importante de Edificios y equipos propios y corresponde a la valorización del "desgaste" que sufren en cada periodo esos edificios y equipos por el uso al que son sometidos. Es calculada por el contador.

   En este caso, lo que si se anota en el FLUJO DE CAJA es el valor en dinero que se le giró al vendedor de los equipos o edificios cuando se le giró o entregó

2. Otras diferencias – La depreciación y la compra de activos

   Generalmente el FLUJO DE CAJA se hace cada mes, mes por mes, para los 12 meses siguientes. Es un informe de presupuestación.

   Es decir, por ejemplo en Diciembre del 2007 se hace para cada mes del año siguiente. En Enero de 2008 año se vuelve a hacer, mes por mes, para el año que va de Febrero de 2008 a Enero de 2009 y así sucesivamente.

3. Periodicidad del flujo de caja

   El ESTADO DE RESULTADOS generalmente se hace una sola vez con todo lo que ocurrió en los meses anteriores desde que empezó el año, cada vez que termina un mes de este.

   También se hace, como elemento de presupuestacion, para saber si se van a tener o no excedentes, al principio de cada año para lo que se espera que pase ese año.

   Se presupuesta cuanto es lo que se puede vender o facturar, y cuanto es lo que cuesta lo que se necesita para hacer esa producción o proyectos, sin importar cuando va a entrar el dinero

4. Periodicidad del estado de resultados
5. Preguntas de evaluación de comprensión

• Cual es la diferencia fundamental entre el FLUJO DE CAJA y el ESTADO DE RESULTADOS?
• Que es la FACTURA y para que sirve?
• Como se agrupan los distintos tipos de costos o gastos en que incurre una organización social?

1. La fijación del precio a cobrar por los productos o los servicios entregados

El PRECIO que una organización cobre por los servicios que preste, los proyectos que realice o los productos que venda, debe cumplir dos características :

1. Debe ser por lo menos igual, nunca menor, que la suma de todo lo que le cuesta generar lo que hace, vende o entrega.
2. Debe ser tal, que le sirva a su contratante. Que él esté dispuesto a pagarlo porque le parezca apropiado lo que le están cobrando por lo que le entregan. Entre otras cosas, porque no encuentre otra organización, COMPETENCIA, que le haga lo mismo o le dé lo mismo, a menor precio.

Aunque no haya nadie haciendo lo mismo o en la misma forma, ninguna organización debe confiarse en que a ello siempre será asi.

Siempre existe la posibilidad de que aparezca alguien que lo hace mejor que uno a los ojos del usuario, inclusive aunque lo haga a mayor precio, pero el usuario puede preferirlo.

Esa es una máxima de obligatorio cumplimiento para las empresas de acumulación, pero también para las organizaciones sociales

1. Para fijar el precio de lo que se va a hacer hay que seguir los siguientes pasos :

   Paso 1 : Identificar y sumar TODOS los costos propios de cada tipo de actividad o proyecto, clasificándolos por los tipos de costo mostrados en el cuadro No. 4, pag 17, es decir:

   A. Costos por producción u operaciones de realización del servicio o proyecto – Son todos los costos en que incurre para realizar el proyecto o para prestar el servicio con el que busca beneficiar comunidades o personas.

   Personal ( Costo laboral total de empleados con contrato de trabajo que prestan el servicio o producen bienes que se entregan o venden )

   Contratistas ( Profesionales, Asesores, trabajadores de campo contratados por prestación de servicios )

   Servicios Públicos y generales ( Agua, energía y se gasta especialmente para la producción )

   Mantenimiento de los equipos e instalaciones donde se producen las cosas

   Materias primas si se producen bienes

   Insumos, por ejemplo, materiales educativos

   Transportes para desplazamiento para prestar el servicio o transporte

   Arriendos de espacios o equipos destinados exclusivamente a la realización de los proyectos, a la generación de los servicios o a la producción de las cosas que se venden

   B. Costos por ventas o promoción de la organización o de los productos o servicios que vende o genera

   Personal ( Costo laboral total de empleados con contrato de trabajo que promocionan a la organización para conseguirle contratos )

   Publicidad ( folletos de la organización, etc, )

   C. Costos de Administración de la organización ( de lo dedicado a la administración general,)

   Personal ( Costo laboral total de empleados como el administrador o gerente, la contabilidad, los de sistemas, la vigilancia )

   Proveedores de Insumos de oficina como papelería

   Intereses que paga a quienes le prestan plata cuando necesita que se la presten

   Paso 2 : Calcular el excedente que se quiera obtener

   Este excedente generalmente se calcula como una proporción del costo total, que se le suma a este.

   Ejemplo. :

   Si la organización es contratada por la Secretaría de Salud para realizar una campaña de prevención en salud y vacunación durante dos meses en un barrio de la ciudad, en ese lapso de tiempo se tiene :

   COSTO	VALOR
   A. Producción u operaciones de realización del servicio
   Honorarios y costo laboral de las enfermeras promotoras	$ 2.000.000
   Costo del transporte de las enfermeras a los sitios	$ 400.000
   Honorarios del coordinador de la campaña de vacunación	$ 3.000.000
   Costo de las jeringas, algodón y otros insumos necesarios	$ 400.000
   B. Costos por ventas o promoción del servicio
   Costo del perifoneo para invitar a la vacunación	$ 600.000
   Costo de los volantes repartidos	$ 500.000
   Costo del muñequito entregado a los niños vacunados	$ 800.000
   C. Costos de la administración
   Costo laboral del director y la secretaria de la organización	$ 3.600.000
   Costo de la papelería y servicios de la organización	$ 600.000
   COSTO TOTAL	$ 11.900.000

   El costo total de la campaña en esos dos meses es de $ 11.900.000

   Si el excedente que quiero dejar para la organización es, digamos un 10% del costo, son entonces $ 1.190.000 ( Es el 10% de $ 11.900.000 )

   Paso 3 : Sumar las cifras obtenidas en los pasos 1 y 2

   PRECIO DE VENTA = COSTO + EXCEDENTE

   PRECIO DE VENTA = $ 11.900.000 + $ 1.190.000

   PRECIO DE VENTA O VALOR DEL CONTRATO = $ 13.090.000

   Ese es el valor que la organización le debe cobrar a la Secretaría de salud.

2. Pasos para la fijación del precio

   Es tan importante como el valor que se cobre por lo que se hace.

   Porque? Porqué una cosa es que el contratante le pague a la organización todo lo que vale lo que hace, mas el excedente que pide pero otra cosa es cuando se lo paga pues puede que la organización no tenga plata en su caja, de excedentes de proyectos o contratos anteriores para empezar el nuevo trabajo.

   Hay que calcular entonces cuando, en que oportunidad y en que monto es que la organización tiene que entregar dinero, pagar, las cosas que adquiera, los servicios, el personal, los insumos, etc, para ver cuanto y en que oportunidades le pide a la Secretaría de salud que le pague los $ 12.650.000

   La organización no puede aceptar, aunque ese sea el dinero que quiera cobrar, que la Secretaría de Educación le pague todo cuando termine la campaña porque esta dura dos meses y antes ha tenido que pagar cosas como los servicios públicos, los sueldos y honorarios.

   Que hacer entonces : Realizar un FLUJO DE CAJA PROYECTADO como se indica en la Unidad 3, cuadro No.1, pagina 12.

   Del resultado de él se definirá cuando se le pide el pago al contratante, de cuanto, que generalmente lo hace en 3 pagos hasta completar el total, dejando el último para cuando haya recibido el servicio completo a satisfacción

   PARA RECORDAR

   ES MUY IMPORTANTE CONOCER EL COSTO DETALLADO DE TODO LO QUE ES NECESARIO HACER, CONTRATAR, Y COMPRAR POR PARTE DE LA ORGANIZACIÓN SOCIAL, PARA REALIZAR TODAS LAS ACTIVIDADES QUE SE REQUIEREN ADELANTAR PARA EJECUTAR UN PROYECTO Y OPERAR LA ADMINISTRACIÓN.

   Es posible, por ejemplo en el caso de la vacunación, que los insumos, es decir, las jeringas, sean entregadas por la Secretaría de salud, caso en el que entonces no deben sumarse dentro de los costos para la organización, pero si es un costo de la campaña.

3. La forma de pago
4. Preguntas de evaluación de comprensión

20. Como se calcula el costo de un proyecto, actividad, o de toda la organización que lo realiza?

21. Como se calcula el excedente o utilidades que se quiere para obtener en un determinado periodo o proyecto o actividad

22. Como se calcula el Precio o valor a cobrar por los servicios que se presten?

23. Porque puede no ser conveniente que cuando contratan a una organización, le paguen todo el valor del servicio cuando lo termine?

La determinación del precio cuando hay varios proyectos o actividades diferentes

No toda empresa, y entre ellas la organización social, desarrolla siempre un solo tipo de actividad, sino varios tipos de actividad.

Para el director de la organización y los miembros que participan en su dirección resulta muy importante establecer, en cada periodo, como contribuye cada actividad o proyecto, después de que con los ingresos recibidos ha pagado sus propios costos, a pagar los gastos generales de la organización y a generar el excedente que se necesita y espera para dedicar a invertir en recursos físicos y humanos en ampliar la capacidad de cobertura.

Igual a como se hizo con el FLUJO DE CAJA ( página 12 ) el ESTADO DE RESULTADOS también se puede hacer por proyecto o actividad, para cumplir el propósito mencionado

Para realizar ese análisis de contribución de cada proyecto o actividad al resultado de la organización hay que :

Paso 1 : Identificar las actividades o proyectos de diferente tipo que realiza la organización

Paso 2 : Identificar los Ingresos propios de cada tipo de actividad o proyecto

Paso 3 : Identificar los costos propios de cada tipo de actividad o proyecto.

Paso 4 : Establecer para cada tipo de Actividad o proyecto la diferencia entre los Ingresos y la totalidad de sus costos propios . Esta diferencia, en el lenguaje de negocios se llama MARGEN DE CONTRIBUCIÓN A LOS COSTOS FIJOS Y AL EXCEDENTE

Paso 5 : Establecer cuales son los costos generales de Administración

Con estos datos se construye un cuadro como el No. 5 que aparece en la página siguiente.

Veamos como se hace, a través de un EJEMPLO :

Paso 1 : Los 2 proyectos que está desarrollando la organización durante un año son :

Proyecto No. 1 : Cursos de capacitación para el trabajo y el desarrollo humano a 100 desplazados por los que le pagan $ 400.000.000 a la organización

Proyecto No. 2 : Establecimiento de línea de base en un proyecto de concientización de una comunidad en resolución de conflictos vecinales y convivencia. Es el presupuesto de la licitación que han sacado para ese propósito.

Cuadro No. 5 – FIJACION DEL PRECIO O INGRESO CUANDO HAY VARIOS PROYECTOS O ACTIVIDADES

Cifras en millones

Organizada la información, apreciamos que el MARGEN DE CONTRIBUCIÓN de los proyectos, es decir, el valor con el que cada uno contribuye a pagar los costos generales, fijos, de la organización, después de haber pagado sus propios costos, es :

Proyecto No. 1 $ 195.0 millones

Proyecto No. 2 $ – 35.0 millones

Se observa que el proyecto No. 2, con los Ingresos que tiene, $ 700.000.000 no alcanza ni siquiera a cubrir sus propios costos y entonces no puede contribuir con nada a pagar los $ 150.0 millones que valen los costos fijos generales.

Sin embargo, entre los dos proyectos la contribución marginal es de $ 160.0 millones, que no solo cubre los $ 150.0 millones de gastos generales, sino que deja un excedente de $ 10.0 millones

Como en las organizaciones sociales se mide primero que todo el impacto social y en segundo lugar el resultado económico, lo que debe analizar la organización del

ejemplo es si los $ 10.0 millones de excedentes le son apropiados y suficientes o no, aunque en un proyecto haga pérdida y en otros le quede excedente positivo.

Si considera que los $ 10.0 millones de excedente positivo le son apropiados y el proyecto No, 2 en que da pérdida le permite un alto impacto social, está bien que lo realice aunque con los $ 700.0 millones no cubra sus costos propios ni contribuya a pagar los generales porque es lícito gerencialmente que un proyecto o un producto muy importante para la organización pueda dar pérdida que sea subsidiada o compensada por los excedentes de otros proyectos o actividades.

Lo grave sería que la organización como un todo diera pérdida, es decir, que no cubriera sus costos totales.

1. Preguntas de evaluación de comprensión

24. Cuando es aceptable económicamente que una organización realice un proyecto o actividad aunque esta no alcance a cubrir con el Ingreso sus propios costos?

El Balance

1. Lo que representa

El Balance es una representación, con cifras, de lo que en un momento específico:

• Tiene una empresa como elementos o medios para desarrollar su actividad y generar ingreso
• De quien es la propiedad de esos elementos o medios.

La estructura de los balances que se publican en los periódicos e informes de empresas siempre es la siguiente :

BALANCE

El significado o lo que representa la información que está a cada lado es lo siguiente:

BALANCE

Pues bien, según lo anterior entonces :

EL ACTIVO es todo lo que tiene la empresa como elementos o medios para desarrollar su actividad y que puede convertir en dinero.

EL PASIVO es la parte del ACTIVO que pertenece a terceros diferentes de los dueños porque ha sido adquirida con plata de esos terceros, es decir, con plata que le han prestado a los dueños

EL PATRIMONIO es la parte del ACTIVO que pertenece a los dueños, a quienes han creado y establecido la empresa. En el caso de las organizaciones sociales, a quienes son los patrocinadores.

Todo lo que hay en la empresa u organización, es decir el ACTIVO, o es de los dueños, es decir es PATRIMONIO, o es adquirido con plata prestada o PASIVO.

En las organizaciones sociales al PATRIMONIO se le llama FONDO SOCIAL está constituido por la plata que pusieron originalmente los patrocinadores + los excedentes positivos o utilidades de la organización social o – los excedentes negativos si así han resultado.

1. El valor monetario ($) de cualquier operación que realice una empresa, se debe registrar en el sistema contable o contabilidad, que tiene lo que los contadores llaman " cuentas" cuyos nombres aparecen en el P.U.C que ya se mencionó .

   Todos los movimientos de una empresa aparecen registrados en el BALANCE, en alguna de sus "cuentas" y siempre el valor que se registra a la izquierda del balance, se debe registrar a la derecha del mismo, para mantener la igualdad, o el BALANCE. De ahí viene el nombre del informe. El "balance" consiste en que lo que se tiene, el ACTIVO, siempre, en su total, pertenece solo a una de dos fuentes : o a quien ha prestado el dinero, relacionados en el PASIVO, o a los patrocinadores relacionados en el PATRIMONIO.

2. La igualdad contable
3. Las cuentas del Balance

Al examinar los balances de diferentes empresas y organizaciones se aprecian en todos, las cuentas que aparecen en el Cuadro No. 6 de la pagina siguiente, aunque se las puede denominar algo diferente.

Los nombres de estas cuentas son bastante claros para indicar a que corresponden los valores que se encuentran al frente de ellas.

Esos valores son el saldo de esas cuentas al momento de realizar el balance.

Lo que está a la izquierda, en los activos, corresponde a lo que la organización tiene como resultado de sus operaciones.

Lo que está a la derecha en los pasivos es lo que la empresa debe

Lo que está a la derecha en el Fondo social, es la plata de los asociados o patrocinadores, es decir, lo que tienen menos lo que deben.

CUADRO NO. 6 – ESTRUCTURA Y CUENTAS TÍPICAS DE UN BALANCE

Los índices financieros

Las Entidades oficiales que sacan a licitación proyectos para que las organizaciones sociales se postulen para desarrollarlos, o liciten, generalmente solicitan que la organización social

1. Envíe su Balance del ultimo año y
2. Con base en las cifras de éste, calcule unos "Índices financieros" que tienen que tener unos valores mínimos para que se pueda presentar la oferta.

Esos índices financieros son

1. El resultado de esta división tiene que ser generalmente mayor a 1, es decir, debe ser mas lo que se tiene ( Activo corriente ) que lo que se debe (Pasivo corriente )

2. El "índice de liquidez" que consiste en dividir el valor del Activo Corriente por el valor del Pasivo Corriente.
3. El "Índice de endeudamiento" que consiste en dividir el valor del Pasivo corriente por el Valor del Activo total.

El valor de esa división generalmente debe ser menos de 0.5, es decir, lo que se debe ( Pasivo corriente ) no debe ser mas de la mitad de lo que se tiene ( Activo Total )

1. Observando los nombres de las cuentas del Balance, se aprecia que hay dos de ellas que coinciden con informes que se han explicado en las páginas anteriores :

   La de caja, tema en relación al cual se ha explicado extensamente como se elabora un Flujo de Caja.

   La de utilidades o excedentes, tema en relación al cual se ha explicado en detalle como se elabora un Estado de Resultados, que permite apreciar los excedentes o utilidades.

   En todo momento en que se calcule, el saldo que esté mostrando el FLUJO DE CAJA debe ser igual al valor que aparece en la cuenta CAJA del Balance.

   En todo momento el saldo que muestre el ESTADO DE RESULTADOS al elaborarlo, debe ser igual al valor que aparece en la cuenta UTILIDADES/EXCEDENTES del Balance.

   El balance se realiza siguiendo una mecánica contable que es propia de la profesión de los contadores que la dominan.

   Para nosotros en este punto es suficiente con entender como se relacionan estos tres informes, lo que se muestra claramente en el esquema que aparece enseguida.

   Cuadro No. 7

   

2. La relación BALANCE – ESTADO DE RESULTADOS – FLUJO DE CAJA
3. Preguntas de evaluación de comprensión

• ¿ Que representa desde el punto de vista económico un balance?
• ¿ Como se llama lo que la organización posee para poder desarrollar su labor?
• ¿ Como se llama al dinero que los Fundadores o patrocinadores ponen para empezar una organización social?
• ¿ Como se calcula y que muestra el índice de liquidez de una organización?
• ¿ Como se calcula y que muestra el índice de endeudamiento de una organización?
• ¿ A que corresponde la resta de lo que una organización debe a otros, de lo que tiene para poder desarrollar su labor

El control de las cuentas por cobrar, las cuentas por pagar y los inventarios

Como se vio anteriormente, la organización invierte dinero en pagar los recursos que necesita para realizar las actividades que le periten cumplir su objeto social o los compromisos que haya adquirido.

Es posible que haya determinado correctamente el Precio que debe cobrar por los servicios, para cubrir todos los costos y dejar un excedente razonable, ya que su objeto no es hacer uno desproporcionadamente grande o el máximo posible.

Sin embargo, lo importante es que tenga oportunamente plata en la caja, para hacer los pagos que necesite.

1. Las cuentas por pagar y por cobrar

Piénsese por EJEMPLO en una organización social que vende almuerzos a muy bajo precio:

Primero que todo, los debe vender a un precio tal que con el producido pueda pagar todos los gastos. Si no, si el precio al que vende, considerando los almuerzos que vende, le genera un ingreso menor que lo que gasta – todos los gastos en que incurre para producir los almuerzos, no solo los materiales, – alguien tiene que donarle la plata o entregársela sin que tenga que devolverla para que pueda cubrir la diferencia.

Suponiendo que ha hecho los cálculos y vende los almuerzos a un precio tal que con todos los que vende en el día cubre todos los costos, respecto de la plata en la caja, tendrá la siguiente situación:

• Si se compran las materias primas ( alimentos ) y hay que pagarlas antes de que se haya recibido la plata de quien compra los almuerzos, se necesita que alguien le preste plata mientras le llega el pago de los comensales. Y entonces tiene que pagar intereses por el préstamo y el costo del almuerzo se le sube. Y entre mas tiempo pase, necesitará que le presten mas plata, tendrá que pagar mas intereses y el costo del almuerzo le subirá.

En este caso, le han dado menos plazo a la organización para pagar, que el plazo que ella le ha dado a sus clientes para que le paguen.

Lo que la organización debe pagar, las Facturas que debe pagar de lo que compra y queda debiendo, se llaman CUENTAS POR PAGAR

Lo que los clientes le quedan debiendo a la organización cuando esta les entrega cosas, los almuerzos, y ellos no los pagan inmediatamente, se llaman CUENTAS POR PAGAR.

• Por lo contrario, si compra y recibe las materias primas ( alimentos ) las tiene que pagar después de que los clientes le han pagado los almuerzos, no tiene problema. Se dice que se ha financiado con los clientes.

Por la gran influencia que tienen sobre la cantidad de plata física de la que puede disponer una organización en una fecha determinada, es muy importante CONTROLAR las Cuentas por pagar y por cobrar y lo que se controla es CUANTO VALEN Y QUE TANTO ATRAZO PRESENTAN

Decir QUE ATRAZO presentan, en negocios se llama decir QUE EDAD TIENEN, es decir que tan viejas o atrasadas están, respecto a lo que debían estar.

Ese control se lleva en un cuadro en que se registran todas y cada una de las deudas que tienen con la organización sus clientes, clasificándolas por el tiempo de antigüedad, y es el CONTROL DE CUENTAS POR COBRAR. – Cuadro No. 8 página siguiente

El otro cuadro similar, se registran todas y cada una de las deudas que tiene la organización con sus proveedores, clasificándolas por el tiempo de antigüedad, y es el CONTROL DE CUENTAS POR PAGAR – Cuadro No. 9, página siguiente.

1. Cuando se trata de una organización social que produce cosas para vender un tiempo después de producidas, hay que cuidar mucho que no se gaste dinero que hay que pagar, en producir cosas que van a durar mucho tiempo guardas antes de que se le despachen a los clientes.

   Si duran mucho tiempo guardadas antes de que el cliente las reciba y si ademas se le da plazo para que las pague, se necesita bastante tiempo para que la plata entre, y mientras tanto es posible que haya habido que pagarle a los empleados o contratistas y a los proveedores y entonces entre mas se guarde por mas tiempo, se necesitará tener mas plata y posiblemente acudir a préstamos por los que hay que pagar intereses que aumentan los costos.

   PARA RECORDAR

   Controlar cuanto tenemos guardado y cuanto vale, se llama hacer CONTROL DE INVENTARIOS y se hace en un formato, No 10 que aparece en la pagina siguiente, que se llama HOJA DE KARDEX en la que se anota, para cada

   producto o material prima, CUANDO Y CUANTO ENTRA, ( Entradas ) CUANDO Y CUANTO SALE, ( Salidas ) y CUANTO QUEDA

   Cuadro No. 8 – CONTROL DE CUENTAS POR COBRAR

   

   Cuadro No. 9 – CONTROL DE CUENTAS POR PAGAR

   Nota: El diseño es idéntico al del cuadro anterior. Solamente se cambia el nombre y se coloca CUENTAS POR PAGAR en vez de CUENTAS POR COBRAR

   Cuadro No. 10 – TARJETA DE KARDEX PARA CONTROL DE INVENTARIOS

   

2. Los inventarios
3. Preguntas de evaluación de comprensión

• ¿Que son las CUENTAS POR PAGAR?
• ¿Que son las CUENTAS POR COBRAR?
• ¿Que ocurre cuando se le da mas plazo a los clientes para pagar lo que se les entrega, que el plazo que le dan los proveedores a la organización?
• ¿Porque es importante que lo que se produce no dure guardado mucho tiempo en inventario antes de que se le entregue a los clientes y estos se comprometan a pagarlo y lo paguen?

TALLER ( en 8 pasos )

Con el objeto de involucrar a cada miembro participante en la aplicación de los conceptos y herramientas estudiados y profundizar y explicar los tres conceptos (MARGEN DE CONTRIBUCIÓN  A LOS COSTOS FIJOS Y EL EXCEDENTE) herramientas fundamentales para la administración financiera de las organizaciones sociales, proceder a desarrollar los siguientes pasos:

1. Analice las actividades de su organización, y clasifíquelas por tipos / objetivos, y dentro de ellos, por proyectos.

2. En cada proyecto de su organización, identifique y relacione las actividades  que están totalmente ligadas con cada uno, es decir, que se realizan solo por causa o para un proyecto específico

3. Valorice monetariamente cada una de esas actividades por periodo ( Meses o Año )

4. Identifique las actividades de su organización que no se pueden asociar directamente con un proyecto, es decir, que se realizan para apoyarlos a todos, y que no desaparecerían si el proyecto no existiera porque se necesitan para los demás.

5. Valorice monetariamente esas actividades ( establezca su costo ) para el mismo periodo ( Meses o año )

6. Determine que Ingresos en dinero necesita para cubrir todos los costos del periodo que haya seleccionado

7. Establezca un % de excedente ( utilidad ) que considere adecuado para su organización en el mismo periodo.

8. Establezca cual es el ingreso en dinero necesita por cada proyecto, en el periodo, para que la organización obtenga el excedente que considera adecuado.

BIBLIOGRAFÍA

"Emprendimientos sociales sostenibles". Uniandes. Colombia

"Contabilidad administrativa" Horngren y Sundam. Prentice Hall

Autor Manuel Antonio Botero Borda