Análisis operacional del proceso de distribución de la mercancía de la librería Lilí C.A.

INTRODUCCIÓN

Con el paso de los años la competencia entre las empresas ha obligado a las mismas a desarrollar un plan de mejoramiento en sus actividades, ya que las exigencias son cada día más elevadas, para que esto se lleve a cabo visualizan cuales son las herramientas que permiten de manera casi inmediata que la empresa se ajuste a los diferentes cambios, con el fin de brindar un servicio eficiente al público en general.

El análisis operacional se emplea para estudiar todos los elementos productivos e improductivos de una operación, con el propósito de aumentar la productividad por unidad de tiempo y minimizar los costos unitarios, al tiempo que se mantiene o mejora la calidad, este presenta y logra hechos mediante una diversidad de técnicas del proceso, donde se realiza el análisis y se efectúan los elementos del método propuesto.

Al unir los enfoques primarios del análisis cuando se estudia el proceso, la atención se enfoca en las partes que tienen más oportunidad de producir mejoras. Para efectos de estudio, la situación más crítica es a la que se le va a realizar dicho análisis.

En la presente investigación, se propondrá un nuevo método de trabajo que garantice una mayor eficiencia en el proceso de carga de mercancía con base a la situación actual y a la información conseguida a través del análisis operacional correspondiente a la librería y papelería, LILÍ, C.A. la cual es una empresa de servicio.

CAPÍTULO I.

EL PROBLEMA.

En este capítulo se describe y se delimita el problema encontrado en la librería y papelería LILÍ, C.A., de igual manera se darán a conocer los antecedentes que causan el mismo, por último se establecen objetivos generales y específicos para dicho estudio.

ANTECEDENTES DEL PROBLEMA.

Una vez que fueron creciendo las ventas acondicionaron el lugar, han hecho sus respectivas modificaciones desde el punto de vista de la cantidad de clientes de modo que si tenían muchos clientes colocaban los estantes de servicio al cliente hacia adelante, pero como el nivel adquisitivo de las personas ha bajado han tenido que moverse hacia atrás aprovechando el espacio restante.

El gran problema de las librerías radica en decir ""El producto solicitado no se encuentra disponible"", debido a esto se está perdiendo credibilidad porque las personas van hasta dos veces pidiendo el producto y ya a la tercera vez deciden no ir más; luego comienzan las deficientes recomendaciones y la poca fe en la misma es por esto que esta librería ha adquirido un gran volumen de materiales variados para ofrecerlo al público, trayendo como consecuencia la desorganización y el mal aprovechamiento del espacio , se tiene que tener en cuenta los dispensadores para cada tipo de material para que no ocurra ningún daño al mismo.

Debido a la situación económica del país la librería y papelería LILÍ C.A., se ha visto en la obligación de disminuir sus compras a medida que pasan los años, además de una reducción bastante notable en el personal ya que no cuenta con los recursos para dar respuestas a las obligaciones que tendría como patrono.

Actualmente en este local la mercancía se encuentra mal distribuida, generando problemas de descarga, de ubicación, de identificación y de un mal aprovechamiento del espacio, por lo que se aplicarán las herramientas del análisis operacional que garantizará una mayor eficiencia del proceso.

PLANTEAMIENTO DEL PROBLEMA.

La librería y papelería LILÍ C.A, es una empresa de servicio que se encuentra ubicada en el centro comercial Río Caura, primer piso, local 14B, Caura, Puerto Ordaz, estado Bolívar.

Esta presenta un problema que radica en la deficiente distribución del material, ya que existe un inadecuado aprovechamiento del espacio que genera mayor preocupación debido a que la organización es una variable de gran envergadura, causando un efecto negativo a la hora de brindar el servicio a los clientes.

El problema tiene su origen en que la librería no cuenta con el espacio suficiente para almacenar los productos que forman parte del inventario, que no son controlados ya que no se tiene una base de datos sistematizada, creando una situación de caos en el momento donde el trabajador necesita trasladarse de un lugar a otro, además surge el inconveniente de realizar las facturas de manera manual.

En este tipo de negocio la excelencia en cuanto al servicio es una constante del día a día, por lo tanto la existencia de demoras al momento de prestar servicio al cliente provoca la incomodidad del mismo.

Estas situaciones demuestran la necesidad de realizar constantemente un análisis operacional en el proceso de distribución de la mercancía dentro de la librería y papelería LILÍ C.A.

JUSTIFICACIÓN.

Este estudio traerá como beneficio la posibilidad de analizar todos los elementos tanto productivos como improductivos que se estén realizando a la hora de distribuir la mercancía en la Librería y Papelería LILÍ, C.A, con el propósito de mejorar el entorno laboral y la atención del cliente.

DELIMITACIÓN.

La presente investigación abarca la aplicación de un análisis operacional al proceso de distribución de los materiales de la librería y papelería LILÍ C.A; se llevó a cabo en el local 14B, primer piso, avenida Atlántico, urbanización Caura, C.C. "Río Caura".

LIMITACIONES.

• Carencia de planos en la empresa, lo cual afecta con respecto a la realización de diagramas.

• Falta de manuales de descripción de los procesos que se realizan en la empresa.

OBJETIVO GENERAL.

Aplicar el método de análisis operacional al proceso de organización, ubicación e identificación de la mercancía en la librería y papelería LILÍ, C.A.

OBJETIVOS ESPECIFICOS.

– Aplicar la técnica del interrogatorio al operario de la librería y papelería LILÍ, C.A.

– Realizar las preguntas de la OIT al operario librería y papelería LILÍ, C.A.

– Aplicar los enfoques primarios del análisis operacional al proceso de organización, ubicación e identificación de la mercancía en la librería y papelería LILÍ, C.A.

– Proponer un nuevo método de trabajo para el proceso de organización, ubicación e identificación de la mercancía en la librería y papelería LILÍ, C.A.

– Realizar el diagrama de procesos del nuevo método propuesto para la organización, ubicación e identificación de la mercancía en la librería y papelería LILÍ, C.A.

– Realizar el diagrama de flujo/recorrido del método propuesto para la organización, ubicación e identificación de la mercancía en la librería y papelería LILÍ, C.A.

– Analizar las propuestas de mejoras para el proceso de organización, ubicación e identificación de la mercancía en la librería y papelería LILÍ, C.A.

CAPÍTULO II.

MARCO TEÓRICO.

ANÁLISIS OPERACIONAL.

El análisis operacional es un procedimiento sistemático utilizado para analizar todos los elementos productivos y no productivos de una operación con vistas a su mejoramiento, permitiendo así incrementar la producción por unidad de tiempo y reducir los costos unitarios sin perjudicar la calidad. Es aplicable a todas las actividades de fabricación, administración de empresas y servicios.

Las interrogantes planteadas en forma general serian:

Ø Estudiar los elementos productivos e improductivos de una operación.

Ø Dirigir la atención del operario y el diseño del trabajo preguntando quién.

Ø Realizar un estudio en la distribución de planta preguntando dónde.

Ø Realizar arreglos, ya sea: simplificando, eliminando, combinando y arreglando las operaciones.

Aspectos a considerar.

Ø Los hechos deben examinarse como son y no como parecen.

Ø Rechazar ideas preconcebidas.

Ø Reto y escepticismo.

Ø Atención continua y cuidadosa.

Utilidad.

1.Origina un mejor método de trabajo.

2.Simplifica los procedimientos operacionales.

3.Maximiza el manejo de materiales.

4.Incrementa la efectividad de los equipos.

5.Aumenta la producción y disminuye el costo unitario.

6.Mejora la calidad del producto final.

7.Reduce los efectos de la impericia laboral.

8.Mejora las condiciones de trabajo.

9.Minimiza la fatiga del operario.

Objetivos.

Ø Usar el análisis de la operación para mejorar métodos.

Ø Aplicar las interrogantes: por qué, cómo, cuándo, dónde, quién, de tal forma que en base a esto nos permita poder identificar los procesos y métodos que podamos mejorar para, con el fin de mejorar métodos, procesos, tiempos.

Puntos claves.

Ø Use el análisis de la operación para mejorar el método.

Ø Centre la atención en el propósito de la operación preguntando porque.

Ø Centre su enfoque en diseño, materiales, tolerancias, procesos y herramientas preguntando cómo.

Ø Dirija al operario y el diseño del trabajo preguntando quien.

Ø Concéntrese en la distribución de planta preguntando dónde.

Ø Examine con detalle la secuencia de manufactura preguntando cuando.

Ø Siempre intente simplificar eliminando, combinando y re-arreglando

las operaciones.

Importancia.

Su importancia radica en que, con este análisis se pueden conocer cuáles son las fallas que actualmente existen, se podrán sugerir nuevas propuestas que permitan la comodidad que necesita el operario, el material o el equipo.

Enfoques primarios.

1.Propósito de la operación.

Consiste en justificar el objetivo, el ¿para qué? y ¿por qué?, determinando así la finalidad de la tarea. Es recomendable evaluar para así determinar si es posible eliminar de lo contrario, combinar, simplificar, reducir o mejorar, en base a la operación más crítica. La mejor manera de simplificar una operación es formular una manera de obtener los mismos resultados o mejores, sin costo adicional.

2. Diseño de la parte o pieza.

Considerar al diseño como algo importante, su complejidad, y evaluar si es posible mejorarlo a través de:

· Disminución de número de partes o piezas.

· Reducción del número de operaciones, longitud de recorridos, uniendo partes, haciendo maquinados y ensamblajes más fáciles.

· Utilización de un mejor material.

3. Tolerancias y/o especificaciones.

La tolerancia es el margen entre la calidad lograda en la producción, y en la deseada (rango de variación). Las especificaciones es el conjunto de normas o requerimientos impuestos al proceso para adecuar el producto terminado respecto al producto diseñado. Este enfoque se refiere a las tolerancias y las especificaciones que se relacionan con la calidad de producto, es decir, su habilidad para satisfacer una necesidad dada, por tal razón se debe seleccionar el mejor método o técnica de inspección que implique control de calidad, menor tiempo y ahorro de costo.

4. Materiales.

Presentan un porcentaje alto de costos total de la producción y su correcta selección y uso adecuado es muy importante. Los costos se reducirán a medida que:

· Si se puede sustituir por uno más barato.

· Si es uniforme, y de acuerdo a las condiciones en que llega al operario.

· Si se pueden reducir los almacenamientos, demoras y material en proceso.

· Si se utiliza el material hasta el máximo.

· Si se encuentra utilidad a los desperdicios y piezas defectuosas.

Para el desarrollo de esta investigación se llevaron a cabo minuciosos estudios acerca de qué sistema de almacenamiento usar debido al tipo y cantidad de materia prima utilizada en la empresa. En este estudio realizado intervienen muchos factores como son: costo, que se puedan aprovechar al máximo posible, las instalaciones de almacenamiento existentes, utilización de desechos, estandarizar los materiales, tener un buen proveedor con buena disponibilidad y un buen precio.

5. Preparación y herramental

Las actividades de preparaciones deben estar estandarizadas; éstas son necesarias para el proceso; se enfocaría en evitar perder tiempo por este concepto que traduciría en disminución de costos significativos. Para esto se debe considerar:

· Mejorar la planificación y control de la producción.

· Entregar instrumentos, instrucciones, materiales, etc. al inicio de la jornada de trabajo.

· Programar trabajos similares en secuencia

· Entregar por duplicado las herramientas de corte.

· Implantar programas de trabajo para cada operación.

Las herramientas, deben tener la calidad adecuada, deben corresponderse con la actividad que se realiza, y hacer de su uso el correcto, para ello se recomienda:

· Efectuar mayor número de operaciones de maquinado por cada preparación.

· Diseñar las herramientas que pueda utilizar las máquinas a su máxima capacidad.

· Utilizar la mayor capacidad de la máquina.

· Introducción una herramienta más eficiente.

6. Proceso de manufactura.

El ingeniero de métodos debe entender que el tiempo dedicado al proceso de manufactura se divide en dos pasos: plantación y control de inventarios. Para perfeccionar el proceso de manufactura, el analista debe considerar lo siguiente:

· Reorganización de las operaciones

· Mecanizado de las operaciones manuales

· Utilización de instalaciones mecánicas más eficientes

· Operación más eficiente de las instalaciones mecánicas

· Fabricación cerca de la forma final

· Uso de robots.

7. Condiciones de trabajo.

Se consideran tanto las condiciones que afectan al operario, como las que afectan a la operación en sí. Es necesario proveer al operario un ambiente de trabajo adecuado considerando su entorno:

· Adoptar la iluminación según la naturaleza del trabajo.

· Mejorar las condiciones climáticas hasta hacerlas óptimas.

· Control de ruidos y vibraciones.

· Ventilación.

· Promover orden, limpieza y buen cuidado de instalaciones.

· Evitar desechos de polvos, humos, gases y nieblas irritantes y dañinas.

· Proporcionar al personal la protección adecuada.

· Organizar y promover un buen programa de buenos auxilios.

8. Manejo de materiales

En la elaboración del producto, es necesario evaluar y controlar la inversión del dinero, tiempo y energía en el transporte de los materiales de un lugar a otro, es por ello que hay que tratar en primera instancia de eliminar o reducir la manipulación de productos en base a los siguientes indicadores:

· Demasiadas operaciones de carga y descarga.

· Transporte manual de carga pesada.

· Largos trayectos de materiales.

· Congestionamientos de algunas zonas.

Y en segunda instancia, mejorar los procedimientos de transporte y su manipulación, en base a los siguientes indicadores:

· Incrementar el número de unidades a manipular cada vez.

· Aprovechar la fuerza de la gravedad.

· Disponer de los medios que faciliten el transporte.

· Utilizar equipos de manipulación de materiales que tengan usos variados.

· Realizar una buena selección del equipo de manejo de los materiales.

9. Distribución de la planta y/o equipos

Implica la reorganización física de los elementos del proceso en cuanto a:

· Espacio necesario para el movimiento de materiales.

· Áreas de almacenamiento.

· Trabajadores indirectos.

· Equipos y maquinarias de trabajo.

· Puestos de trabajo.

· Personal de taller.

· Zonas de carga y descarga.

· Espacios para transportes fijos.

Ventajas:

· Reducción de riesgo y aumento de seguridad.

· Aumento de la moral y satisfacción del trabajador.

· Incremento de la producción.

· Disminución en los retrasos en la producción.

· Ahorro del área ocupada.

· Reducción del manejo de materiales.

· Reducción del material en proceso.

· Acortamiento del tiempo de fabricación.

10. Principios de Economía de Movimientos (P.E.M)

Este último enfoque primario tiene que ver con el mejoramiento de la disposición de las piezas en la estación de trabajo, y de los movimientos necesarios para realizar esa tarea. Cuando se estudian las labores efectuadas en una estación de trabajo, se debe preguntar

¿Trabajan ambas manos en direcciones simétricas u opuestas?, ¿Cada mano efectúa los menores movimientos posibles?, ¿Está organizado el sitio de trabajo de manera que se eviten las distancias a alcanzar excesivas?, ¿Se usan las dos manos efectivamente y no como medios para sostener? Si la respuesta a cualquiera de las preguntas anteriores fuera no, habrá entonces oportunidades de mejoramiento en la estación de trabajo.

· Ambas manos deben trabajar simultáneamente

· Cada mano debe efectuar los menos movimientos posibles.

· El sitio de trabajo debe estar diseñado para evitar movimientos de alcances largos.

· Evítese el uso de las manos como dispositivos de sujeción.

Los movimientos deben ser mínimos, simultáneos, simétricos, naturales, rítmicos, habituales y continuos.

EXAMEN CRÍTICO.

Etapa que consiste en la revisión exhaustiva, minuciosa, detallada de los hechos que se tienen, poniendo a prueba y en evidencia dicha información, es el escrutinio de esa información para validar su veracidad, esto permitirá establecer posibilidades alternativas y orientaciones para su mejora, evaluar la posibilidad de cambiar, reducir, simplificar y en el mejor de los casos eliminar, para ello, es necesario evaluar cinco aspectos: propósito, lugar, sucesión y persona.

Abarca tres herramientas fundamentales:

1. Preguntas de la OIT.

2. Técnica del interrogatorio.

3. Enfoques primarios.

Ø Antecedentes de la OIT.

La Organización Internacional del Trabajo fue creada en 1919, al término de la Primera Guerra Mundial, cuando se reunió la Conferencia de la Paz, primero en París y luego en Versalles. Ya en el siglo XIX dos industriales, el galés Robert Owen (1771-1853) y el francés Daniel Legrand (1783-1859), habían abogado por la creación de una organización de este tipo.

Las ideas que estos formularon tras haber sido puesta a prueba en la Asociación Internacional para la protección legal de los trabajadores, fundada en Basilia en 1901, se incorporaron en la Constitución de la Organización Internacional del Trabajo adoptada por la Conferencia de la Paz en Abril de 1919.

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