Herramientas de viabilidad y seguimiento para pymes y autonomos desde un enfoque sistemico (página 2)

Fig1 Tabla de elaboración propia

Fig 2 Tabla de elaboración propia

Fig 3 Tabla de elaboración propia

2.1 DIRECCIÓN Y GESTIÓN

A continuación se recogen recomendaciones siguiendo los datos que muestran las tablas anteriores del ejemplo que estamos mostrando

Planificación

El proyecto planifica a largo plazo. Se recomienda seguir en esa línea, desarrollando cada vez métodos más innovadores para conseguir la participación e implicación de todo el personal en este proceso.

Sistemas de Información y Control de Objetivos

El proyecto pone de manifiesto un esfuerzo superior al del entorno, pues esporádicamente tiene en cuenta los datos provenientes de la información recopilada para analizar su posición en relación con la competencia. Se ha de incidir en la exigencia de un sistema de información y análisis de datos continuado en el tiempo y por lo tanto de carácter permanente. Una vez configurado el sistema, se tiene fácilmente a disposición la información actualizada lo que proporciona aumentar el plazo de previsión y sus consecuencias.

Análisis del entorno

Se pre-ve la identificación de las modificaciones que operan en el medio que le circunda y que afectarán a la posición competitiva del proyecto. Si bien la posición es apropiada, y representa ventajas competitivas, probablemente en la organización no se tienen en cuenta las posibles oportunidades del entorno.

Se recomienda un examen referente a la estructura del proyecto para localizar los elementos que reducen e impiden la adaptación a posibles cambios, se han de generar medios para reducir riesgos y solucionar los problemas derivados del entorno.

Capacidad de decisión

La toma de decisiones del proyecto se encuentra localizada en varios puntos que pertenecen a las funciones de los empleados, ello garantiza la eficacia en la resolución de problemas cotidianos. Esta división de las responsabilidades por tareas y funciones proporciona el recurso de más tiempo a la dirección para ampliar sectores de producción y venta, así como establecer objetivos de futuro.

Coordinación Interna

Se prevé un nivel de coordinación superior a la media del sector en el que opera, se pone de manifiesto un ambiente de trabajo con sinergias lo que genera elevados niveles de eficiencia en la organización y las actividades productivas. Se ha de mantener un equilibrio entre las exigencias administrativas y la acción. Se recomienda mantener un sistema de control que incorpore innovaciones con el objeto de reducir la burocracia del sistema.

Conocimientos y Habilidades 

La futura empresa posee una manifiesta orientación hacia sus empleados, prima la promoción interna sin la base de capacidades y resultados. Esta forma de actuar genera que puestos de su empresa sean ocupados por trabajadores que no poseen la totalidad de las capacidades, conocimientos, ni se ajustan a las características necesarias para su desempeño. Si bien, la promoción es un efectivo elemento de motivación, ha de operar teniendo en cuenta perfiles profesionales y ajustados al puesto de trabajo. Se recomienda una revisión del proceso de promoción que incluya una adecuación del puesto de trabajo con el trabajador, se plantea la formación previa al ascenso como elemento de garantía.

Formación

El proyecto empresarial reconoce la importancia de la formación y el reciclaje continuo. Su práctica, localiza las necesidades de formación y reconoce las pertinentes en la oferta formativa que recibe la empresa. Se recomienda la continuidad y promoción de la formación en la organización productiva a todos los niveles.

Motivación

Se reconoce la importancia que tiene la motivación e implicación personal en el proyecto empresarial. Se recomienda el establecimiento de un sistema propio de participación y reconocimiento a través de recompensas (económicas, de tiempo o las propuestas por los empleados como planes de pensiones, seguros y viajes de empresa, días adicionales de vacaciones) que incluya a todos los miembros de la organización, compradores y proveedores. Respecto a los trabajadores se ha indicar con claridad qué objetivos han de cumplirse, cómo se va a medir su contribución a los objetivos y cómo se van a retribuir los logros.

Política Innovadora

El resultado muestra que se posee espíritu innovador, lo que se manifiesta en la incorporación de propuestas novedosas y creativas en los productos, procesos y sistemas de gestión. Ello conseguirá ventajas competitivas. Se recomienda continuar desarrollando la innovación.

Acuerdos de Cooperación o Alianzas Estratégicas

Se manifiesta la aversión típica a la cooperación con otras empresas, sin embargo la cooperación es una herramienta útil de desarrollo económico y crecimiento empresarial pues se comparten riesgos y se amplía el horizonte de productos y servicios.

2.2 ESTRATEGIA COMERCIAL

De acuardo con los resultados expresados a partir de los datos indicados en las tablas anteriores se realizan las siguientes recomendaciones:

Público objetivo

Los datos indican que el proyecto empresarial responde a las necesidades de un localizado y determinado público objetivo, ello supone una definición concreta de productos y/o servicios de sus clientes. Se recomienda analizar otros posibles consumidores y segmentos nuevos de mercado donde pueden manifestarse nuevas oportunidades de negocio.

Análisis de la competencia

El entorno en épocas de crisis es altamente competitivo, por ello es fundamental identificar a la competencia y conocerla. La información que se obtenga en este sentido proviene de consumidores, proveedores, informes y memorias de la competencia, anuncios etc.; Uno de los análisis que debiera realizarse es un DAFO que defina los puntos fuertes y débiles, los cuales pueden constituir oportunidades o amenazas para el proyecto.

Cuota de mercado

El comportamiento de los consumidores y competidores define los elementos que impulsan el crecimiento o reducción de la cota de mercado. Debiera revisarse los principales parámetros que impulsan dicha cuota.

Política de producto o servicio

La base de la oferta y el consumo debe revisar las características que hace más atractivos los productos y servicios en función del público objetivo al que se dirige, debe igualmente tenerse en cuenta la oferta comercial de sus competidores. En este sentido deben revisarse las posibilidades de ampliación de productos o servicios, subproductos relacionados, así como la retirada de aquellos productos que no se venden, innovar y modernizar gama de productos, mejorar formatos, imagen, calidad, etc. El objetivo es presentar un producto o servicio diferenciado y de calidad.

Diferenciación del producto o servicio

La calidad es uno de los mejores criterios de diferenciación. Se recomienda incorporar procesos de calidad en esta ventaja competitiva, teniendo en cuenta la relación coste beneficio.

Análisis de los clientes

El conocimiento de los motivos de consumo de los clientes satisfechos define los factores positivos y negativos percibidos referentes al servicio y/o productos. En este sentido la información recabada por un procedimiento de recogida de quejas y sugerencias permite tener información sobre las expectativas de los clientes y la calidad percibida de los productos o servicios de la empresa. Analizando los datos anteriores se definen las acciones, se amplía mercado y se mejora la oferta empresarial generando mayores cuotas de fidelidad, es igualmente una buena herramienta de captación.

Política de precios

En el proyecto se estima una adecuada política de precios, que se fijan de forma coherente al realizarse teniendo en cuenta los objetivos económicos, los costes, la competencia y el mercado, también son importantes la sensibilidad al precio de la clientela y la imagen de los productos y/o servicios.

Análisis de los precios de la competencia

Para el buen desarrollo del proyecto es fundamental conocer en qué lugar y porqué se encuentran los precios dentro de la horquilla del mercado, ello define actuaciones a la subida o al alza , así como la revisión de los parámetros que deben tenerse en cuanta para fijar los precios de los productos o servicios que se ofertan. En definitiva ha de definirse una estrategia de precios a corto, medio y largo plazo.

Política de distribución

La política de distribución que lleva a cabo el proyecto es acertada, especialmente es destacable la promoción de nuevos canales. Ha de mantenerse el control del sistema que representa la empresa, fijando objetivos en crecimiento en distribución, se recomienda una revisión de los canales existentes y la búsqueda de cooperación.

Política de comunicación 

Es adecuado el planteamiento del sistema de entrada, obtención, gestión y utilidades de la información. Han de concretarse objetivos y definir medios antes de realizar actuaciones de promoción por ejemplo, es decir debe determinarse: para qué, cómo, cuándo y dónde. Recordemos que la política de comunicación, está a disposición de una mayor información sobre los productos y/o servicios con fines comerciales, además ha de generar la sensación de satisfacción y acierto en la compra. Recuérdese la conocida frase "La mejor publicidad es la que genera la satisfacción de los clientes".

2.3 ESTRATEGIA ECONÓMICA Y FINANCIERA.

Dentro del campo de las medidas a seguir en el plano económico y financiero, los datos expresados en el ejemplo indican las siguientes recomendaciones

Rentabilidad y eficacia

La rentabilidad económica es el más certero indicador de la eficiencia empresarial. Si la rentabilidad arroja un saldo notablemente superior al de los recursos invertidos en la empresa se está actuando eficaz y eficientemente. Ha de mantenerse el índice de rentabilidad de la competencia, el control de la competencia y de sus propios procesos, se recomienda el análisis de las estrategias económicas, comerciales y de procesos para tener en cuenta las nuevas variables. Se ha de incorporar el criterio de la mejora continua.

Sistemas de información

El proyecto prevé un sistema de información, sin embargo ha de revisarse, estableciendo procedimientos mediante el diseño de un sistema de Contabilidad de Costes o Contabilidad de Gestión por ser muy útil en la toma de decisiones al identificar los departamentos y procesos más eficientes. Se ha de invertir en la generación del sistema pues su desarrollo se realiza automáticamente junto con la Contabilidad Financiera.

Eficacia y gastos

Los datos muestran que los gastos fijos de la empresa son iguales a los de la competencia. En la línea de la mejora continua, ha de buscarse la reducción de gastos revisando todo el proceso desde el comienzo hasta el punto final de forma sistémica.

Calidad y Política de inversiones

La información vertida en el ejemplo supone una explotación racional de los activos. Ha de tenerse en cuenta que si los fondos generados por la amortización se reinvierten correctamente por y en la empresa, no debe haber problemas de fondos para financiar nuevas necesidades que imponga el mercado y el desarrollo empresarial.

Calidad y control de la Gestión de inventarios

El proyecto prevé una actuación de forma eficiente respecto a la gestión de inventario, se recomienda reducir al mínimo posible los costes relativos al almacén, revisando la estructura, sistemas y procedimientos de control que se encuentran vinculados al almacenaje. Se ha de mantener un stock mínimo de seguridad para cubrir la demanda.

Mejora continua y Política comercial

Se recomienda revisar la gestión de la política comercial, especialmente podrían tomarse alguna de las siguientes medidas: reducir el tiempo y la cantidad en dinero de desfase entre cobros y pagos, reducir el coste y aplazar el pago a proveedores, utilizar medidas como el factoring que aumenten los resultados.

Eficiencia y Gestión de tesorería

El proyecto prevé la utilización de las tecnologías de la información (TICS) para hacer más eficiente el proceso de gestión y control de la tesorería, los datos actualizados de contabilidad y tesorería son fundamentales para una correcta gestión empresarial.

Equilibrio Financiero

Los datos del proyecto indican que se han planteado actuaciones que aseguran el equilibrio financiero. Se ha de prever futuros problemas que afecten a la liquidez. Para evitar este riesgo se recomienda el utilizar medidas dirigidas a un fondo de seguridad y maniobra, también es importante reducir los tiempos de cobro.

.Eficacia, endeudamiento y riesgo financiero

Se recomienda tener controlada la deuda, para ello es útil: realizar estudios comparativos de rentabilidad, conocer y adelantarse a las variaciones del sistema económico financiero relativas al sector y a nivel general, plantearse nuevas vías de financiación.

Capacidad de crecimiento

El proyecto muestra la actitud propia de los autónomos o Pymes de temor ante las causas que un crecimiento podría ocasionarles, como la pérdida de control junto con los riesgos que acechan en las fases de desarrollo. Se recomienda superar esta actitud y estudiar alternativas de inversión, tener en cuenta los recursos financieros infrautilizados y realizar una planificación adecuada del proceso de crecimiento para que ante la falta de recursos económicos y humanos se logren objetivos de crecimiento estable. Una buena planificación prevé las debilidades y las minimiza.

2.3 CONCLUSIÓN

EVALUACIÓN FINAL

Autor:

María Méndez Rocasolano

Prof. Dr Derecho Constitucional UCAM España

Consultor de Sistemas de Calidad y Medioambiente

[1] VVAA.: Estadisticas Pyme, evolución e indicadores, nº 10 abril 2012, Ed. Secretaria General de Industria y de la Pequeña y mediana empresa , Ministerio de industria, energia y turismo, Secretaría general técnica subdirección general de desarrollo normativo, informes y publicaciones, Centro de publicaciones, págs. 4 y 182 y ss, Madrid 2012

[2] Existen múltiples programas de creación y consolidación de empresas, a nivel financiero destacamos los Prestamos ICO o los Fondes de la Unión FEDER que tanto han ayudado a las Pymes en los últimos tiempos.

[3] El modelo que aquí se presenta se denomina MMR001 de seguimiento y viabilidad de proyectos, autoría de María Méndez Rocasolano.

[4] En cuanto a las conclusiones y recomendaciones, ha de tenerse en cuenta que el lenguaje varíará si se refiere a Pyme o autónomo. Así pues cuando nos refimos a Pymes se habla de proyecto y cuando lo hacemos de los trabajadores autónomos se individualiza haciendo el lenguaje más cercano. A continuación se proponen ejemplos con ambas realidades. Quizás lo más oportuno es hablar siempre de proyecto