Eficiencia, eficacia, efectividad, productividad, competitividad en Administración y Operación

Existe copiosa literatura sobre los conceptos de eficiencia, eficacia, efectividad, productividad y competitividad, muy relacionados entre sí y de común utilización en el manejo empresarial (operaciones y administración). Con algunos ejemplos se pretende dar un alcance práctico de estos elementales pero importantes conceptos usados cotidianamente en las diversas etapas de la administración y operación para obtención y comercialización de bienes y servicios.

Eficiencia

En la definición de los planes de trabajo, los presupuestos y los métodos de trabajo tiene mayor prevalencia la eficiencia. Tiene relación inmediata con las actividades, operaciones y procesos en la obtención o producción de bienes y servicios.

Eficiencia tiene que ver con el grado o cantidad en que se utilizan los recursos de la organización para realizar un trabajo u obtener un producto. Desde luego el recurso humano es importante para el logro de una alta eficiencia, que implica la mejor manera de hacer o realizar las cosas (mínimo de esfuerzo y costo); por tanto una alta eficiencia supone la optimización en el uso de los recursos a utilizar. También "eficiencia es la relación entre lo que se consigue y lo que puede conseguirse"[1]. La eficiencia se centra en los medios.

La eficiencia E puede definirse por la relación: E = P/R,

siendo P la cantidad de producto obtenido, y R la cantidad de los correspondientes recursos utilizados.

* Ejemplo 1. Una máquina produce inicialmente 100 piezas de plástico, utilizando 120 Kg. de chips de resina (materia prima).

La eficiencia del sistema (máquina) es de 0.833 pieza de plástico por Kg. de chip

El grado de utilización de resina es de 1.20 Kg. de chips/pieza.

Se efectúan algunos ajustes en el diseño de los moldes, y ahora se logra utilizar 115 Kg. de chips para obtener 100 piezas.

La eficiencia del sistema (máquina) ahora es de 0.870 pieza de plástico por Kg. de chip

El grado de utilización de resina ahora es de 1.15 Kg. de chips/pieza.

La eficiencia en la producción del equipo ha mejorado en 4.44%.

Esta mayor eficiencia se traduce en un ahorro de 5 Kg de chips por cada 100 piezas de producto, o en un menor consumo de 4.17% de chips: [(1.20 – 1.15)/1.20]*100.

La eficiencia puede alcanzar un valor máximo del 100% respecto al valor estándar pre-establecido de producción del equipo o sistema. Veamos el siguiente ejemplo:

* Ejemplo 2. Un taller fabrica muebles de madera de cierto diseño, que requiere 25 pies cuadrados de madera. Se ha determinado que las cantidades estándar de pegamento y de mano de obra a utilizar son de 0.5 Kg. y 4 horas-hombre, respectivamente.

En el proceso de fabricación de han utilizado 30 pies cuadrados de madera, 0.55 Kg. de cola y 3.75 horas-hombre.

Las eficiencias en la utilización de los recursos son:

° Para madera: 0.833

° Para pegamento: 0.909

° Para mano de obra: 1.067

Si se logra constantemente superar el valor estándar, o sea obtener eficiencias superiores al 100% (caso de la mano de obra en este ejemplo), significa que se ha logrado una mejora sostenible y que habrá que modificar tal valor estándar.

También se puede valorizar monetariamente cada recurso utilizado y su agregación, y luego obtener la estructura de costo. Así podremos priorizar nuestra acción sobre aquellos recursos críticos (madera en este caso):

La medición de la eficiencia en la producción de servicios es un ejercicio que puede ser más complicado.

* Ejemplo 3. Las deficiencias dentro de un sistema formado por operaciones o actividades sucesivas pueden tener un efecto dramático en el resultado final. Por ello es importante mejorar este indicador en cada actividad u operación del sistema, siendo aconsejable empezar por los menos eficientes. En este caso se trata del tiempo que debe tomar el trámite de un documento que pasa a través de 3 actividades.

Si los tiempos reales de las actividades 2 y 3 se reducen a 2 y 3 días, respectivamente, la eficiencia global de la gestión será ahora de 63%. ¿Cómo podemos hacer para lograr 100% de eficiencia? ¿Qué implicancias tendrá esto para la organización y el usuario?

Los casos técnicos pueden requerir un tratamiento cuidadoso del concepto de eficiencia. Veamos el caso de la combustión, proceso común en muchas industrias.

* Ejemplo 4. La combustión es cien por ciento eficiente cuando todas las sustancias combustibles reaccionan con oxígeno generando calor, que se utiliza como fuente de energía para generar movimiento mediante motores de combustión interna; generar vapor de agua; secar materiales, fundir minerales y obtener otros más valiosos (caso del clinker para fabricar cemento, la producción de arrabio u obtención de vidrio), etc.

Los combustibles (gasolina, petróleo diesel o residual, gas natural, carbón, etc.) tienen como constituyentes fundamentales al carbono e hidrógeno (y otros en muy pequeña cantidad como azufre), que reaccionan con el oxígeno presente en el aire para transformarlos en anhídrido carbónico (CO2) y agua (H2O), desprendiendo al mismo tiempo una gran cantidad de energía (calor). Si la combustión es deficiente se desprenden además monóxido de carbono (CO), hidrógeno, sulfuros e incluso inquemados (partículas de carbono en forma de hollín), con la consecuencia de menos generación de calor y mayor daño ecológico. Lo ideal es que el cien por ciento del combustible sea transformado a CO2 y H2O:

Lo real es que para lograr la combustión completa necesariamente se requiere una cantidad de oxígeno (o de aire que lo contiene) mayor que la teóricamente necesaria, con lo que parte de la energía (calor) desprendida en el proceso se pierde al utilizarse para calentar el exceso de aire usado. Este exceso de aire es del orden del 10 al 25% aproximadamente (tipo de combustible, diseño del quemador, tiempo de permanencia en el hogar).

La máxima eficiencia (100%) de uso de combustible sólo se logra a expensas de un exceso óptimo del aire de combustión (entre 10 a 30% según cada situación específica), con necesarias pérdida al ambiente. Este valor óptimo tiene importantes repercusiones económicas en el negocio.

Eficacia

La eficacia mide el grado de cumplimiento de los objetivos o metas propuestos por la organización; esto es, mide la capacidad de obtener o lograr resultados. La eficacia se centra en los fines (en tanto que la eficiencia lo hace en los medios o recursos). En la formulación de la estrategia y de los objetivos estratégicos prevalece la eficacia.

* Ejemplo 5. La meta de producción para el mes de junio debe ser de 105 piezas por hora, y la meta de utilización de chips debe ser 1.10 Kg. por pieza obtenida.

La producción promedio obtenida en el mes es de 102 piezas por hora, y el consumo unitario de chips es 1.06 Kg. por pieza.

La eficacia de nuestra unidad de producción será:

o Respecto a la meta de producción horaria: 102/105 = 97.1%.

o Respecto a la meta de consumo unitario de chips: 1.00/1.06 = 94.3%

Lo deseable es ser eficaces al 100%.

Efectividad

Existen actividades humanas donde la relación de eficiencia y eficacia tiene connotaciones que merece la pena considerar. Veamos por ejemplo, un deporte colectivo que puede tener un vínculo económico importante en la sociedad actual, como el fútbol. Un equipo puede tener el balón en su poder, mediante jugadas preciosistas, la mayor parte del lance: ¡Qué eficiencia para tener el balón a su disposición la mayor parte del tiempo de juego! Pero ocurre que el equipo contrario con unas pocas jugadas simples logra anotar un par de goles y ganar el partido: ¡Qué tal efectividad! ¿Qué es mejor en este caso, eficiencia o eficacia? La respuesta es obvia, aunque no pocos podrían opinar que el factor suerte o azar pudo estar presente para ganar la competición.

Lo deseable es ser al mismo tiempo altamente eficiente y eficaz, como se puede inferir del cuadrante eficiencia-eficacia. Sin embargo en un servicio de salud o de seguridad pública posiblemente deberá ponderarse la eficacia frente a la eficiencia.

Ser altamente efectivo implica actuar bajo la mejor relación de "equilibrio" o "ponderación" entre eficiencia (mejor uso de los recursos en las actividades cotidianas) y eficacia (alcanzar el logro de las metas u objetivos de la organización), según sea cada situación que se enfrenta.

El cuadrante eficiencia-eficacia

Ejemplo 6. Imaginemos el proyecto de construcción de un edificio con un plazo de entrega de 16 meses y un presupuesto de 1 millón de dólares. Se cumplió el plazo de entrega pero se tuvo que tomar horas extras de trabajo y contratar equipos y personal adicional. Con esto el presupuesto se elevó a 1.3 millones de dólares (30% de incremento). En este caso se ha sido 100% eficaz pero 30% ineficiente. Ser altamente efectivo en este caso, sería cumplir con ambas restricciones de tiempo y costo. Sin embargo podría ser preferible ser eficaz (antes que totalmente eficiente) considerando otros factores importantes como el costo financiero; la imagen del constructor respecto a sus competidores, acreedores y clientes, etc.

Productividad

Es la relación entre la producción total y los insumos totales utilizados; esto es, la relación entre los resultados logrados y los recursos consumidos; o la relación entre la efectividad con la cual se cumplen las metas de la organización y la eficiencia con que se consumen estos recursos en el transcurso de ese mismo cumplimiento. Dicho de otra manera, es la medida del desempeño que comprende la eficiencia y eficacia [2]

El logro de elevada productividad se conseguirá mediante la adecuada y correcta combinación de recursos, de modo que se logre una sinergia. El incremento constante de la productividad apoyará la mayor competitividad de la empresa, y en otras dimensiones a un sector industrial y finalmente al país.

* Ejemplo 7. Con relación al Ejemplo 1, ocurre que con un adecuado entrenamiento de los operadores y una mejora de la iluminación del área de trabajo se logra que se produzcan 104 piezas en una hora. Asimismo el rediseño de los moldes ha permitido que el uso de resina se reduzca a 1.10 Kg. por pieza. Actividades semejantes se toman en otras actividades y procesos de operaciones, administración y gerencia

Con las acciones ejecutadas se está obteniendo un mejor desempeño del sistema. Se ha logrado una mayor producción a partir, en este caso, del uso de un intangible (mayor destreza del operador), de un factor ambiental (mejor iluminación), y de la mejora de un activo (máquina de moldeo). Todo esto se traduce en ahorros en mano de obra, en energía eléctrica por la mayor producción de la máquina, en materia prima, etc. Al mismo tiempo se logra una mayor satisfacción en el personal (operadores, supervisores, ingenieros). La mayor productividad deberá considerar también la disponibilidad oportuna de los equipos y la constante mejora de la calidad del producto. Todo lo anterior implicará un menor costo (de producción, administración, logístico, comercialización, financiero), mayor satisfacción del cliente, mayor aporte a las utilidades, etc.

En consecuencia la productividad ha mejorado. Una forma de cuantificarlo podría ser valorizando monetariamente el costo y gastos antes y después de las mejoras.

Competitividad

Hay distintos niveles a los que se puede aplicar el concepto de competitividad; esto implica variación en el análisis, factores incidentes de relieve para cada nivel, y su correspondiente medición.

Algunos estudiosos del tema consideran niveles de competitividad micro (empresas), meso (el sector industrial y la región en que se desenvuelve la empresa) y macro (país). Indudablemente hay una interrelación entre estos niveles, y lo deseable es que se dé un efecto sinérgico como consecuencia de una adecuada actuación de y entre sus integrantes.

Fuente: Sobre el Concepto de Competitividad. David Romo Murillo y Guillermo Abdel Misik. En http://www.cepal.org/dmaah/noticias/paginas/1/27731/26845597.pdf.

El Instituto Alemán de Desarrollo acuñó el concepto de competitividad sistémica: "un patrón en el que el estado y los actores de la sociedad civil crean, de forma deliberada, las condiciones para un desarrollo industrial exitoso". Este concepto incluye cuatro niveles: micro (empresas y redes de empresas), macro (condiciones macroeconómicas), meso (instituciones y políticas específicas) y meta (factores socioculturales, orientación económica básica y capacidad de formular estrategias y políticas.

El Plan Nacional de Competitividad del Perú recoge este enfoque sistémico para definir la competitividad como la "interrelación de los diversos elementos que determinan el incremento de la productividad de las empresas y el contexto que las rodea y que les permite utilizar de manera eficiente los factores productivos, tales como los recursos humanos, el capital físico, los recursos financieros y la tecnología". Esta definición "incluye el fortalecimiento de la institucionalidad para crear un clima de negocios favorable, dentro de un marco macroeconómico estable, que permita un adecuado funcionamiento de los mercados de factores, productos y servicios".[3]

A nivel de unidad empresarial, la competitividad viene a ser la capacidad inmediata y futura así como la posibilidad de la empresa de diseñar, producir y vender bienes y servicios, cuyos precios y otras cualidades formen un conjunto más atractivo de productos ofertados respecto de las empresas competidoras. También puede definirse como la posición superior en el mercado que tiene un competidor con relación a otros competidores.

Habrá una serie de factores intrínsecos al negocio que lo hacen más competitivo, como el uso de innovaciones tecnológicas en la producción y administración y el empleo de mejor capital humano. En este caso, la productividad será uno de los factores que apoya de manera importante a la competitividad del negocio.

El Foro Económico Mundial define a la competitividad como el conjunto de instituciones, políticas y factores que determinan el nivel de productividad de un país. El nivel de productividad, a su vez, sienta las bases del nivel de prosperidad que puede alcanzar una economía. El nivel de productividad determina también la tasa de retorno que pueden obtener las inversiones en una economía, las que asimismo son impulsores fundamentales de su velocidad de crecimiento. En otras palabras, una economía que es más competitiva probablemente crecerá más rápidamente en el tiempo.

El Índice de Competitividad Global del Foro Económico Mundial se determina en base a determinados Pilares de la Competitividad.

Estructura de los doce pilares de la competitividad del Foro Económico Mundial

Tomado de The Global Competitiveness Report 2013-1014. World Economic Forum. En: http://www3.weforum.org/docs/WEF_GlobalCompetitivenessReport_2013-14.pdf

El GCI tiene una escala de 1 a 7. Para el período 2013-2014, la posición de los diez países más competitivos de América Latina según el Foro, de un total de 148 evaluados a nivel mundial, es el siguiente, comparado con los dos mejores y peores del planeta:

Elaboración propia.

Autor:

Ricardo Z. Vera Guerra.

Ingeniero Químico. Magíster en Administración de Negocios. Perú.

Febrero 2014.

[1] Harrington Emerson, The Twelve Principles of Efficiency. N. Y., The Engineering Magazine Co., 1912.

[2] Planeamiento Estratégico Sistémico, Heber Jaime Barreto. Aníbal J. Paredes Galván, editor. 1ª Edición. Lima.

[3] Tomado de Índice de Competitividad Regional. En: http://www.mef.gob.pe/index.php?option=com_content&view=article&id=1581&Itemid=101148.