Los sistemas GMAC y su aplicación por administradores del transporte en Cuba

Resumen

En la actualidad es innegable el desarrollo y diversificación del transporte demostrado por lo que representa de acuerdo a sus usos ya sea para el confort individual o si son utilizados por empresas en sus negocios. Cada uno de estos medios sea cual sea su tipo, marca o modelo requieren de mantenimientos planificados que recobran la vitalidad para lo cual se dispone de equipos electrónicos de inspección y control sumamente precisos que permiten la captura de datos mediante mediciones periódicas o continuas de determinados parámetros y por la aplicación al mantenimiento de sistemas de información basados en ordenadores permitiendo el procesamiento de gran cantidad de información y de datos técnicos. Este desarrollo brinda la posibilidad de la utilización de sistemas de expertos en la gestión del mantenimiento, con amplia utilización en el diagnóstico de averías y en la predicción de fallas para la toma de decisiones de administradores.

Cuba, cuenta con un potencial científico-técnico capaz de asimilar las tecnologías de punta y se han venido creando instituciones de gran prestigio como son: Servicios Automotores S.A. (SASA), la Agencia Automotriz Mercedes Benz, el DIVEP, Motor Centro, entre otros.

Para un Administrador o Gerente contar con una herramienta informática que permita gestionar la información del mantenimiento al transporte cuando se tienen varias líneas de equipos resulta un instrumento de trabajo para la organización, planificación, ejecución y control de las operaciones que son revertidas en las utilidades de la Empresa.

Perspectiva administrativa en el uso de los Sistemas de Gestión de Mantenimiento Asistido por Computadora (GMAC) en Cuba

El acto de encaminar un sistema determinado hacia la consecución de un objetivo preestablecido es una de las tareas más importantes a las que se enfrenta la especie humana casi de manera constante. De la habilidad que se tenga para lograr este fin depende en gran medida el desarrollo social, y de hecho se ha visto demostrado con el decursar del tiempo desde la comunidad primitiva hasta nuestros días. Como es de suponer cada época ha brindado un tipo diferente de enfoque a este problema de la humanidad, y ha sido precisamente el grado de complejidad de las sociedades lo que ha estimulado en forma creciente el interés por mejorar la efectividad de los sistemas a través de un esfuerzo por alcanzar los objetivos propuestos de forma particular.

Hoy en día existen divergencias acerca de cómo llamar al esfuerzo antes mencionado, algunos le llaman dirección, gerencia, otros, administración. Parece ser que esto no es más que el fruto de las diferentes traducciones que se le han hecho al término Management, proveniente del inglés.

Los administradores son individuos que hacen las cosas por medio de otras personas. Para alcanzar sus metas, tomar decisiones, asignan recursos y dirigen las actividades de los otros. Ellos trabajan en una organización que no es más que una unidad social coordinada de manera consciente, compuesta por dos personas o más, que funciona con relativa constancia a efecto de alcanzar una meta o serie de metas comunes.

La industria cubana se ha percatado del papel que juegan los sistemas de Gestión de Mantenimiento Asistido por Computadora (GMAC), como herramientas de ayuda a la organización, planificación, ejecución y control de la actividad de mantenimiento para la toma de decisiones de sus administradores, teniendo en cuenta los sistemas tradicionales: preventivo, correctivo y predictivo. Cuando se habla de un sistema de Gestión de Mantenimiento Asistido por Computadoras (GMAC) debe entenderse que lo asistido por la computadora no es el mantenimiento sino la gestión. Dicho de otra forma: la computadora, o Herramienta Informática ayuda a gestionar la planificación, la ejecución y el control. Si se tiene en cuenta lo anterior, se puede inferir que la organización, punto inicial de cualquier gestión, es necesaria para la implantación de un sistema GMAC.

Con el desarrollo de la humanidad se hace imprescindible el uso de la computadora, considerada el eje central de negocios. Los avances en tecnología y computación son vitales para todos los aspectos del trabajo. La aplicación de la tecnología de computación a procesos radicales ha disminuido el número de empleados necesarios para ejecutar trabajos y el tiempo de espera para atender a los clientes. Todos los administradores deben entender las nuevas capacidades de hardware y software y cómo cambiarían las formas en las que se procesan las informaciones.

La administración necesita de sistemas para lograr el cumplimiento de las metas propuestas y es aquí donde se insertan los Sistemas de Gestión del Mantenimiento Asistido por Computadoras siendo un aspecto esencial para su implantación la preparación del personal no desde el punto de vista profesional sino que debe conocer y dominar la utilidad que tienen estos tipos de sistemas. En muchos lugares se preocupan por tener una gestión más consecuente, piden más posibilidades, más reportes de salidas y hacen una utilización más eficiente de la herramienta, ya que llegan al objetivo final de la Gestión que es el control, pero si la herramienta que he decidido utilizar, no es capaz de dar elementos de juicio para la toma de decisiones, sino es capaz de obtener un mejor control económico-organizativo de la actividad es ahí donde las empresas deben tener la capacidad real para asimilar la tecnología de punta que además permite mejorar la competitividad.

Sin menospreciar la capacidad de los directivos en la toma de este tipo de decisiones, es cierto que hay que acompañarla con un toque de pericia. Se conoce que funcionan, se sabe que da resultados, entonces hay que preparar al personal que utilizará la herramienta.

Como expresara en una ocasión el Dr. Ing. Ángel Sánchez, "el resultado viene con la vinculación de tres elementos fundamentales, tecnología, organización y competencia del personal…", esta afirmación solo recuerda que el capital humano, es el único recurso que siempre aumenta su valor. Solo que es responsabilidad de los jefes y directivos, que este valor sea directamente proporcional al resultado.

Gestión del Mantenimiento Asistido por Computadora (GMAC)

Es un sistema destinado a la Organización, Planificación, Ejecución y Control de la Gestión de la actividad de Mantenimiento que posibilita integrar, preparar y seguir acciones correctivas, preventivas o predictivas mediante la definición de trabajos, actividades, proyectos, normas, instrucciones, etc. determinados en función de las particularidades de cada centro de costo, activo, equipo o instrumento que reciben el servicio.

La organización: Provee el conjunto de relaciones formales que definen la posición, el contenido y la prioridad de las acciones dentro de las actividades del mantenimiento.

Esta cuando se halla claramente delimitada, ayuda a esclarecer las líneas de responsabilidad (áreas, agrupaciones, brigadas) bajo las cuales se ha de ejercer el control. Además organización define los puntos focales de responsabilidad en los que han de converger los canales de control y de los que emanan las correcciones; por lo tanto el control ha de seguir el esquema organizativo para ser coordinado y las medidas que origina incorporarlas de forma oportuna a la actividad.

La organización del mantenimiento debe dar respuesta a las siguientes preguntas:

¿Qué hacer?

¿Cómo hacerlo?

Para ello se vale de dos fases:

fase organizativa: esta fase de organización se determina la estructura de trabajo, las funciones dentro de la estructura, las relaciones externas e internas, los procedimientos para el flujo y registro de información y documentación.

Fase preparatoria: aquí se define la preparación de los recursos (materiales y humanos), documentaciones, instalaciones, etc.

La planificación: Es la función de la dirección según la cual se proporciona los objetivos a cumplimentar. Sin una planificación adecuada ninguna de las otras funciones puede ser realizada de manera efectiva, e indiscutiblemente de ningún modo el control.

La relación entre planificación y control es estrecha; porque el control es la verificación de la forma en que se cumplan los planes, en consecuencia, mide desviaciones entre plan y resultados (real). Además, el control incorpora las medidas correctivas y de este modo realimenta la planificación. Con ello la actividad dispone de una valoración continua de las condiciones bajo las cuales establece sus planes y la viabilidad de estos.

La planificación, por su parte debe dar respuesta a las siguientes preguntas:

¿Cuándo hacerlo?

¿Con qué y con quien hacerlo?

Esta fase determina las acciones de mantenimiento (preventivo, predictivo, etc.) a realizar en los equipos o instalaciones, los recursos necesarios (materiales y humanos), así como se establece el balance de las cargas de trabajo con las capacidades de medios y hombres para llevarlas a cabo.

La ejecución: es la realización, fabricación o producción del sistema y que se logra cuando la organización refuerza el control, que el control orienta las decisiones de la planificación y la información sea idónea para la planificación y el control. Esta tiene lugar una vez que se ha completado la elaboración lógica del plan, por lo general se realiza sin programación y con una programación deficiente, presentándose dificultades tales como: interferencias y desorganizaciones que disminuyen la productividad del trabajo, encarecimiento del trabajo al utilizar más recursos que los necesarios, etc. Productos de estos factores los atrasos en la ejecución del mantenimiento se producen por estar mal distribuidos los trabajos, porque no se han orientado con la anticipación adecuada, por falta de materiales o que estando en el almacén nadie se preocupó por realizarle el inventario para conocer su existencia.

De aquí que los principios básicos de la ejecución sean los siguientes:

• Precisar con claridad cada uno de los trabajos a realizar.

• Se establezcan las fechas de comienzo y culminación de cada trabajo.

• El balance de las cargas y capacidades de las caras sea dinámico.

• Existencia de retroalimentación constante con la dirección técnica o de ingeniería.

• Necesidad que exista una programación flexible a la cual se puedan incorporar los cambios que se produzcan por la operatividad del trabajo.

El control: significa guiar las acciones de un colectivo, entidad, departamento, etc., para que sus resultados coincidan o superen los objetivos establecidos.

En los sistemas tradicionales del mantenimiento siempre existió el control y la evaluación los cuales estaban limitados por las posibilidades de procesamiento.

La etapa del control tiene lugar cuando se trata de responder las siguientes preguntas:

¿Como marcha lo que debo hacer?

¿Cuánto esfuerzo en tiempo, recurso humano y materiales costó, va a costar y pudo haber costado?

Evidentemente las respuestas a estas preguntas serán el resultado de evaluar un número de indicadores capaces de reflejar la cantidad, costo, eficiencia, disponibilidad, etc. en los trabajos ejecutados. Con estos indicadores se deben confeccionar informes y documentos, los que deben cumplir con el sistema de información del mantenimiento (SIM), el cual a su vez se subdivide en el sistema de información a dirección (SID) y el sistema de información operativa (SIO).

Como filosofía de los sistemas de gestión del mantenimiento asistido por computadoras se introducen los siguientes principios:

• Los activos, equipos e instrumentos no consumen costos, sino los trabajos, actividades y proyectos.

• Los costos son la expresión cuantificada de los recursos consumidos por los trabajos, actividades y proyectos.

• Gestionar lo que se hace y no lo que se gasta, que equivale a controlar, en primer lugar, los trabajos, actividades y proyectos antes que los recursos.

• El propósito fundamental es ofrecer al operario, al técnico y al directivo de mantenimiento todo el poder de la información para que pueda actuar con eficacia.

Los beneficios cualitativos y cuantitativos que ofrece la gestión de mantenimiento son:

• Mejoras en la organización, motivación y control.

• Reconocimiento de la función de mantenimiento, e integración con las restantes áreas de la empresa de forma ágil y dinámica.

• Informes de gestión útiles desde el punto de vista técnico como económico además de tenerlo al alcance en cualquier momento.

• Mejoras del servicio y por tanto la satisfacción del cliente lo que trae consigo una mejor relación entre producción y mantenimiento.

• Disminución de los trabajos en curso y reducción de los tiempos de espera.

• Reducción de los costos de mantenimiento (hasta en un 25 %).

• Aumento de la disponibilidad técnica del equipamiento instalado (hasta un 15 %).

• Reducción de tareas administrativas.

• Reducción de los niveles de inventario y ahorro de dinero.

Para lograr obtener estos resultados es necesario realizar cambios sustanciales dentro de la organización, los cuales imponen una nueva filosofía, tanto desde el punto de vista de los métodos de trabajo como de la concepción propia de la actividad de mantenimiento. Un peso ahorrado en mantenimiento son muchos pesos de utilidad para la empresa. Cuando los equipos trabajan más eficientemente el valor del ahorro es más significativo.

La clave fundamental para la implantación exitosa de cualquier sistema es el establecimiento de metas mayores a las anteriores. Las metas ambiciosas llevan a las empresas de primer nivel a superarse y no nada más a tratar de obtener logros iguales a los de otras compañías (la mejor de las prácticas). Los grandes objetivos obligan al personal de la compañía a inventar nuevas formas de hacer negocios y nuevos productos y servicios, un proceso que demanda dar nacimiento a imaginación y creatividad nuevos y únicos sistemas.

El mantenimiento en la industria automotriz. Tipos de mantenimientos

Mantenimiento es el modulo destinado a cumplir con el objetivo del seguimiento de las ordenes de trabajo correctivo, preventivo y predictivo, a través de la definición de trabajos, actividades y proyectos. Además incluye herramientas como defecto-causa-acción y control de históricos.

A diferencia del mantenimiento industrial, el mantenimiento en una flota de vehículos se efectúa por las recomendaciones del fabricante en sus manuales donde se establece el ciclo, periodicidad y operaciones técnicas según determinados índices tales como: consumo de combustible, kilómetros recorridos o tiempo de explotación, la experiencia práctica de la entidad explotadora, las condiciones de explotación y el envejecimiento del vehículo así como lo establecido en las normas de baterías, neumáticos y cualquier otra que posibilite una mayor calidad en la ejecución de los mantenimientos técnicos. La gestión de la información será más valiosa cuantas disímiles sean las marcas y modelos que posee una Empresa pues cada línea de equipos define las operaciones a realizar por kilómetros o por tiempos de explotación teniendo en cuenta que cada medio posee un historial diferente aún cuando sean de la misma marca y modelo.

La efectividad del funcionamiento del transporte automotor, determinado por la productividad, los gastos de explotación y la seguridad del funcionamiento, depende fundamentalmente del estado técnico del vehículo. Debido al uso prolongado del vehículo el estado técnico y la capacidad de trabajo va disminuyendo paulatinamente a causa del desgaste de las piezas y mecanismos, así como y por otras causas que producen fallos.

El mantenimiento técnico de alta calidad disminuye y retrasa el proceso de desgaste de los elementos y el punto de partida deberá ser el de concebir un sistema de diagnóstico ajustado a las características del equipamiento.

Antes de realizar los mantenimientos técnicos es necesario efectuar un control individual o general de los sistemas del vehículo, según sea el caso, el cual permita, con la ayuda de equipos especiales, descubrir las irregularidades existentes y determinar el número de operaciones profilácticas y de reparación a realizar. A este control se le llama diagnóstico del estado técnico.

Se llama trabajo de diagnóstico y regulación a aquellos que se realizan junto al mantenimiento técnico y que tienen como objetivo detectar cualquier alteración del estado técnico, así como la regulación de todos los mecanismos y sistemas que lo necesiten.

El diagnóstico es una nueva tendencia dentro del mantenimiento y representa una reserva para aumentar la productividad del trabajo, la fiabilidad y la seguridad del funcionamiento del transporte, es un elemento de la organización científica del trabajo y forma parte integral del mantenimiento técnico .El diagnóstico de averías y de control del funcionamiento del vehículo en tiempo real constituye uno de los avances que caracterizan el progreso técnico de las máquinas automotrices.

Tipos de mantenimientos

Se reconocen los tipos de mantenimiento principales siguientes:

• Mantenimiento Preventivo

• Mantenimiento Correctivo

• Mantenimiento Predictivo

Mantenimiento Preventivo

Es la suma de tareas que se efectúan sobre un equipo de acuerdo a una frecuencia determinada con el fin de disminuir, al menor costo posible, la probabilidad de falla. Estas tareas se efectúan aunque el equipo no falle y generalmente es necesario sacarle de servicio para realizarlas.

 Mantenimiento Correctivo.

Es la suma de tareas que se efectúan sobre un equipo que ha sufrido una falla, con la finalidad de restablecer su capacidad para cumplir su función. En este caso siempre es necesario sacar el equipo de servicio.

Mantenimiento Predictivo.

Consiste en efectuar en un equipo mediciones periódicas de variables previamente elegidas, y mediante comparaciones sistemáticas establecer la necesidad o no de efectuar trabajos de mantenimiento. No hay necesidad de sacar el equipo de servicio.

En la tabla 1 se muestra una comparación entre estos tres tipos de mantenimientos, para su mejor comprensión.

Tabla 1 Comparación entre mantenimientos preventivo, correctivo y predictivo.

Estructura del GMAC como sistema desarrollado

Al desarrollar una aplicación personalizada de un sistema GMAC se debe prestar atención en primer lugar, a la estructura organizativa y funcional de la empresa y considerar todas las recomendaciones de la ingeniería del software y en particular las establecidas para un sistema gestor de base de datos.

Los sistemas deben tener una estructura modular con una elevada interacción entre sus módulos (ver figura 5). Los módulos del sistema son: gestión de Información, planificación del mantenimiento y medición del desempeño.

Figura 5: Estructura del Sistema GMAC.

Los resultados de la ejecución permiten rectificar las políticas y procedimientos del mantenimiento en aras de lograr una elevada disponibilidad de los vehículos y la reducción no solo del número de fallas, sino también, de los efectos negativos de su ocurrencia. Por otra parte, resulta muy importante la reducción de los costos de mantenimiento y la adecuada planificación de todo proceso. Es muy provechoso extender este tipo de aplicaciones al resto de las industrias del país porque con ello se logra dar un paso de avance al proceso de perfeccionamiento Empresarial, los sistemas GMAC pueden catalogarse por su importancia y utilidad en la herramienta de trabajo de los administradores cubanos para la toma de decisiones.

Bibliografía

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ZABISKIDUARDO, Erol Isaac. GMAC: ¿Problema resuelto? CUBAMAN, Nota Técnica No 052.

Autor:

Lic. Elisabet Reyes Velázquez

Resumen del Currículum Vital: Nacida en la provincia de Holguín, Cuba a los 26 días del mes de diciembre del año 1972, cursó estudios de educación primaria, secundaria y preuniversitaria con resultados satisfactorios. Ingresa a la Universidad de Holguín en el año 1991 en la carrera de Licenciatura en Economía, actualmente se desempeña como Jefe de Aseguramiento y Transporte de la Cadena de Tiendas TRD Caribe División Oriente Norte.

Estudios realizados: Diplomado en Dirección 1, Curso Básico de contabilidad de empresas, Curso de Técnicas para analizar estados financieros, Curso de Ética y Valores en los cuadros, Curso de administración Pública, Postgrado en Administración de Empresas.

Publicaciones realizadas: Articulo "El nacimiento de un oficio. Cinco notas sobre el cine y la critica cinematográfica en Cuba".