- Introducción
- Agencia de viajes
- Funciones y elementos de una agencia de viajes
- Reglamentación
- Registro
- Clasificación
- Agencias
- Ejemplos en Guatemala
- Puestos y descripción de puestos
- Conclusión
- Bibliografía
Introducción
La siguiente investigación tiene como finalidad proporcionar información sobre las agencias de viaje y su importancia. Así mismo conoceremos los antecedentes, objetivos, funcionamiento y propósitos de la misma. Podemos encontrar que se requiere para formar una agencia de viajes, tomando en cuenta también a los colaboradores y sus puestos, también damos a conocer la clasificación de las agencias de viajes que son un negocio normal como cualquier otro Esta recopilada toda la información necesaria para crear una agencia de viajes de prestigio y categoría.
Agencia de viajes
Agencia es una empresa que se dedica a arreglar viajes personales o también se le puede definir como una persona individual o jurídica, nacional o extranjera, que se dedica profesionalmente al ejercicio de actividades mercantiles, dirigidas a servir de intermediario entre personas que lo solicitan y prestatarios de los servicios utilizados por las mismas, poniendo los bienes y servicios turísticos a disposición de quienes deseen utilizarlos.
Funciones y elementos de una agencia de viajes
Son aquellas que organizan y promocionan giras, circuitos y excursiones, pudiendo ser estas aéreas, marítimas y terrestres a desarrollarse dentro del territorio nacional y sus servicios son vendidos tanto en el extranjero como dentro del país.
Función asesora
Esta función implica informar claramente al viajero sobre las características de los destinos, los servicios que obtendrá así como quien se los proveerá y los viajes existente.
Se le debe ayudar al cliente en la selección del viaje más adecuado de acuerdo a sus necesidades específicas.
Función de intermediario
Se refiere a gestionar y mediar la reservación, distribución y venta de productos turísticos. Si la agencia de viajes desempeña muy bien tal función, esto le permitirá acercar el producto al cliente y multiplicar los puntos de venta.
Esta función comúnmente es ejercida por las agencias minoristas, ya que son quienes concretarán la reservación, la renta o venta de los siguientes grupos de servicios:
–Servicios de forma aislada como puedan ser:
Billetes para un determinado medio de transporte.
Alojamientos en establecimientos dentro del hotel.
Alojamientos en establecimientos extra hoteleros.
Entradas para determinados espectáculos culturales o deportivos.
Renta de autos o salones para fiesta y congresos.
Pólizas de seguro de viajes.
Venta de guías turísticas.
Servicios de viajes combinados: estos son ofertados generalmente por mayoristas o tour operadores; en este caso la función mediadora de la agencia se torna en mera función distribuidora.
Servicios subsidiarios:
Cambio de divisas.
Cambio y venta de cheques de viajes.
Modificación o cancelación de reservaciones.
El tramitar la documentación necesaria para el viaje como el pasaporte o la visa.
–Servicios de representación de proveedores, destinos u otras agencias de viajes: en tal caso la agencia de viajes adquiere el producto y luego lo vende, por lo tanto está asumiendo el riesgo de la operación.
El proveedor del producto turístico le da a la agencia la información necesaria sobre sus servicios y los documentos o billetes que formalizan la venta.
La agencia conoce y promueve los servicios de sus proveedores vendiéndolos a sus clientes al precio que estos han fijado.
La agencia una vez que ha recibido el dinero por parte del cliente sobre el producto, lo guarda o deposita y liquida con el proveedor.
El proveedor se compromete a abonar la comisión acordada con la agencia por tal venta. Es imprescindible que en esta función, exista entre la agencia y el proveedor la formalización de un contrato.
Función organizacional
Esta se refiere a que la agencia puede diseñar, organizar, vender y operar viajes y productos turísticos combinando distintos servicios a un precio global establecido, esto es a lo que se le llaman viajes combinados o paquetes (viajes estándar programados a la oferta).
Otro tipo de viajes que la agencia puede implementar son los forfait (viajes programados de acuerdo a la demanda y adaptados a cada cliente).
Función Técnica
Se refiere a que la agencia proyecte, elabore y ponga en marcha productos turísticos. Para ello es necesario realizar las siguientes actividades:
Planear el programa que se pretende llevar a cabo, por ejemplo si el cliente desea viajar a un determinado sitio, la agencia tiene que investigar todo lo que se refiere al lugar: como llegar, en cuanto tiempo, mejor opción para hospedarse, que lugares de interés tiene, el costo del viaje, etc.
Diseñar viajes, para ello hay que investigar con los proveedores, tener varias alternativas y realizar las contrataciones necesarias.
Organización y distribución de las plazas, asegurándose de vender solo las que vengan.
Tener el control de las operaciones, estar al tanto de como se va desarrollando el viaje.
Función Financiera
Se refiere a la buena administración de los recursos económicos de la agencia, para lograrlo es necesario:
El conocimiento y análisis de la estructura económica-financiera de la empresa.
Elaborar y analizar presupuestos.
Idear un método adecuado para generar ingresos, organizar y supervisar gastos, así como de cobros y pagos para que se realicen de manera oportuna.
Función Contable
Esta función se relaciona con llevar un control adecuado de los registros contables de las agencias, los cuales son muy útiles y obligatorios, ya que sirven para conocer el estado financiero en que se encuentra la empresa, además de que es información que los proveedores solicitan, los posibles inversionistas, los empleados y hasta la opinión pública.
Función Social
Esta función es muy importante, ya de la buena relación y atención de la agencia para con sus empleados y de éstos últimos con la gente, se deriva el buen funcionamiento de la empresa, su estabilidad y por que no hasta su expansión.
Función Comercial
En este aspecto se pretende conectar a la agencia con el exterior, tanto por medio de los proveedores como de los consumidores y con ello mejorar las condiciones de ventas y compra de la empresa.
Función Administrativa
Esta función abarca la planificación, organización mando y control de todas las actividades que se realizan en la agencia; algunas sobre todo las grandes empresas tiene departamentos que llevan a cabo estas funciones, en cambio para las pequeñas quien las realiza es el director.
Reglamentación
OBLIGACIONES:
Son obligaciones de las agencias de viajes;
a) Cumplir con la presente ley y demás reglamentos y disposiciones legales del INGUAT que le sean aplicables.
b) Proporcionar a INGUAT información estadística cuando se les requiera
c) Notificar a INGUAT cualquier cambio de propietario, gerente, administrador o representante legal, así como cambio de nombre o razón social y domicilio de la agencia dentro de los 30 días posteriores al mismo y acompañando fotocopia de los documentos que según el caso correspondan.
d) Efectuar propaganda y publicidad, respetando los principios de veracidad y exactitud particularmente en todo aquello que se relacione con los hechos históricos y manifestaciones de cultura nacional.
e) Poner a disposición del INGUAT ejemplares del material promocional e informativo que utilizara para vender sus servicios al público.
f) Colocar en un lugar visible del establecimiento la calcomanía del registro que el INGUAT le otorgue y el número que se le asigne utilizarlo en la papelería que de ordinario utilice.
g) Cumplir a cabalidad con los servicios contratados con los clientes.
h) Las demás que fijen las leyes y reglamentos del INGUAT.
DERECHOS
Son derechos de las agencias de viajes:
a) Solicitar al INGUAT el material turístico que le sea necesario para realizar sus actividades.
b) A estar incluidos como empresas dentro del inventario turístico del INGUAT
c) Participar en los programas de capacitación, guía de servicios turísticos y publicaciones que el
INGUAT realice, así como eventos promocionales y otros proyectos que tengan relación en material de turismo y que el INGUAT lleve a cabo para el efecto.
d) Recibir el material estadístico e informativo que el INGUAT publique.
PROHIBICIONES
Son prohibiciones de las Agencias de Viajes:
a) Usar el nombre o razón social distinta al que tienen registrado en el INGUAT.
b) Variar actividad turística con que se registro en INGUAT.
c) Usar parcial o totalmente emblemas, logotipos y nombres que den lugar a confusión con otras empresas turísticas.
Registro
REQUISITOS PARA INSCRIPCION:
El INGUAT proporcionara a las personas individuales o jurídicas y/o a los
Representantes legales de las agencias que soliciten registro, una solicitud la cual contendrá la
Siguiente información:
a) Nombres y apellidos del propietario, edad, estado civil, nacionalidad, profesión u oficio, domicilio, lugar para recibir notificaciones.
b) Nombres y apellidos del Gerente, Administrador o de la persona que tendrá a su cargo la representación de la agencia, así como sus generales.
c) Nombre o razón social de la agencia, dirección, número de teléfono, numero de télex y telefax.
d) Determinación del tipo de agencia según el articulo 4º.del presente reglamento que se pretende escribir.
La documentación que deberá acompañarse a la solicitud anteriormente: mencionada es la siguiente:
a) Fotocopia de la Patente de Comercio de la agencia, extendida por el Registro Mercantil General de la República, si se trata de empresa individual y Patente de Comercio de Sociedad si se trata de una Sociedad.
b) Fotocopia del documento en que se acredite el nombramiento del representante legal de la agencia, debidamente inscrito y
c) Fotocopia de la constancia de Inscripción de la agencia en la Dirección General de Rentas Internas del Ministerio de Finanzas Publicas.
Clasificación
Las agencias de Viajes se clasifican así:
– Agencias Operadoras de Turismo Interno y Receptivo.
– Agencias de Viajes de Turismo Emisor.
– Agencias de Mayoristas de Viajes
Agencias
Agencia operadora de turismo interno y receptivo:
Son aquellas que organizan y promocionan giras, circuitos y excursiones, pudiendo ser estas aéreas, marítimas y terrestres a desarrollarse dentro del territorio nacional y sus servicios son vendidos tanto en el
Extranjero como dentro del país
Las Agencias Operadoras de Turismo Interno y Receptivo además de presentarla
Documentación descrita en el articulo anterior, deberán adjuntar los itinerarios de las giras, circuitos y excursiones que tengan programados realizar, incluyendo precios; información que deberán actualizar cada año durante el mes de enero; enviándola a la División de Mercadeo del INGUAT
Agencia de viajes mayoristas
Son aquellas empresas intermediarias, con una o varias representaciones turisticas extranjeras y realizan sus ventas unicamente por intermedio de agencias emisoras o receptivas. Crea contactos para distribuirlas esta no tiene relacion o contacto con el cliente.
Las agencias Mayoristas deberán presentar lo anteriormente puesto de agencias. El documento que demuestre que tienen la representación de una o varias empresas turísticas del
Extranjero.
Agencia de turismo emisor:
Son aquellas que se encargan como intermediarias, de organizar, promocionar y vender giras, transportación, circuitos y excursiones aéreas, marítimas y terrestres a realizarse en el extranjero.
Servicios ofrecidos por agencias de turismo emisor:
Reservación y venta de alojamiento
Reservación y venta de boletos aéreos
Reservación y venta de boletos de buses internacionales
Reserva y venta de habitaciones y servicios en cruceros
Reserva y venta de alquiler de automóviles
Venta de seguros de viaje
Tramite de crédito a través de empresas financieras.
Reservación y venta de paquetes turísticos dentro y fuera del país
Organización de eventos (hospedaje, transporte y visitas)
Organización de vuelos charter
Tramite de visas (cuando sea permitido por el consulado que emita la visa)
En los servicios de reserva de agencia de viajes se encarga de reservar los servicios a través de los sistemas de reservación computarizada con que cuentan, vía telefónica o facsímil; también se encargan de reconfirmar las reservaciones.
La agencia de viajes puede funcionar como intermediario entre la empresa que provee los servicios y el cliente en caso que surjan problemas o que el servicio no sea satisfactorio.
Empresas con trato directo con agencia de viajes emisoras;
Las empresas que aparecen a continuación son empresas con las cuales las agencias de viajes emisoras tienen contacto en el momento de proveer servicios a sus clientes. En algunas situaciones puede haber hasta tres intermediarios entre la agencia de viajes y la empresa que da el servicio final a cliente.
Líneas aéreas
Operadores mayoristas de turismo
Hoteles nacionales e internacionales
Empresas de alquiler de autos nacionales e internacionales
Compañías de buses
Otras agencias de viajes
Compañías de seguros
Compañías de crédito
Otro tipo de agencias de viaje:
Agencia de viajes virtuales:
Este tipo de agencias constituye una nueva forma de competencia de las agencias emisoras tradicionales y establecidas, aunque en principio ofrecen el miso producto, el modelo de negocio con el que trabajan es diferente, trabjan con diferentes estructuras de costos y atienden mercados que se difieren en la forma de atenderlos.
Este tipo de agencias trabaja exclusivamente a traves de internet y cuenta con lo ultimo en tecnologia para dar distintas tarifas instantaneas de boletos aereos, hoteles, renta de autos, etc. Tambien ofrecen l aposibilidad de reservar y pagar los servicios en linea; no exite contacto fisico alguno entre el proveedor y cliente, por lo que la persona que hace uso de este tipo de agencia debe tener un conocimiento mas que basico para hacer usto de este tipo de servicio ya que de lo contrario puede hallar prolemas o encontrarse insatisfecho con el servicio.
Agencias de viajes Online
Son el punto medio entre las agencias de viaje emisoras tradicionales y las virtuales. Estas cuentan con un sitio de internet pero no se encuentra automatizado en la misma forma que las agencias virtuales ya que la funcion principal de la pagina es dar al cliente la posibilidad de ingresar toda su informacion sobre el viaje que desea realizar, posteriormente en cuestio de horas o e el mismo transcurso del dia se le envia toda la informacion solicitada incluyendo precios. La agencia puede ser parte de otra emiora tradicionaln o individual. Existe contacto fisico entre el cliente y la agencia en momento de cancelar los servicios o entregar los documentos de viaje.
Ejemplos en Guatemala
Agencia de viajes mayoristas
ABASA .TREBAX
16 A 4-53, ZONA 10. EIF. MARBELLA, NIVEL 10. OF 1OC
Telefono2366-1532
Fax2366-5134
AMTOURS
4a. Ave. 12-59 ZONA 10 OFICINA 3E PLAZA FONTABELLA
Teléfono (502) 2415 9600
Fax (502) 24159616
CARIBBEAN TOURS
11 AVENIDA 18-72, ZONA 10, LA VILLA
Telefono2367-0627, 2363-0578, 2363-0565, 2385-4089, 2385-4046
Fax2337-2973
DISCOVER THE WORLD MAKETING
AVE LA REFORMA 7-62, ZONA 9 EDIFICIO ARISTOS
Telefono2361-7125, 2362-8018
Fax2362-8019
EUROTOURS
AVE LA REFORMA 8-60, Z, 9, EDIF. LAS GALERIAS REFORMA, 3ER NIVEL OFIC 302
Telefono2361-3088
Fax2339-3986
Agencia operadora de turismo interno y receptivo:
Adrenalina tours Guatemala – Quetzaltenango
Interno
Abba turismo en Guatemala
Mundo Maya – Mundo Sol Maya Tour Operator
Receptivo
SunnyGuatemala – Guatemala
S.T.S. SPECIAL TRAVEL SERVICE – Guatemala
EnjoyGuatemala, S.A – Guatemala
REUXTREME – REUXTOURS – Guatemala
Guatemala adventure
Agencia de turismo emisor
Amtours, s.a.
Guatemala travels
PTP mundo maya
Boumerang tours agencia de viajes y tour operador
Puestos y descripción de puestos
Director General, con funciones de dirección y coordinación de la agencia.
Product Manager (el encargado de producto, su creación, estudio, contacto con proveedores, etc.)
Director de Administración (básicamente tareas administrativas, cobros y pagos, etc.)
El Director comercial (todos los temas referidos a la promoción, tanto off-line como on-line).
Si la empresa trabaja mucho con internet y se promociona básicamente a través de estos cauces, puede tener alguien encargado del marketing electrónico así como del diseño y actualización de las páginas (web máster).
Por último estaría el personal con funciones de trato con el cliente, reservas, etc.
Junta General de Accionistas:
Revisar periódicamente la gestión administrativa y financiera de la empresa.
1. Presidente
2. Gerente General
3. Gerencia Administrativa
4. Gerencia Financiera
5. Gcia. Mercadeo y Vtas.
6. Contabilidad
7. Control de Boletos
8. Depto. Ventas
9. Boletos Aéreos
10. Paquetes Turísticos
11. Depto. Serv. Admtivo.
12. Depto. Personal
13. Auditoria Interna
14. Créditos y Cobros Junta General de
15. Accionistas
16. Auditoria Externa
Presidente:
Coordinar todas las actividades relacionadas con la operatividad de la empresa en colaboración con el gerente general y gerentes de área.
Auditoría Interna:
Verificar la efectividad del control interno de la empresa y que todas las operaciones se hayan registrado de acuerdo a las políticas y principios de contabilidad generalmente aceptados.
Gerencia General:
Establecer metas y objetivos en coordinación con las unidades gerenciales a su cargo, esta gerencia se encargará de emitir un informe a la Presidencia de la Sociedad, y con base a las metas y objetivos establecidos evaluará el desempeño de las gerencias que están bajo su responsabilidad.
Gerencia Administrativa:
Es la encargada de velar por el desarrollo de las actividades administrativas y además de informar a la gerencia general, aquellos aspectos que tengan que ver con recursos humanos y servicios generales.
Gerencia Financiera:
Dará lineamentos a los departamentos a su cargo para que lo provean de información financiera, que le permita realizar el análisis de la situación financiera y económica de la empresa, proponiendo medidas correctivas según sean las circunstancias.
Gerencia de Mercadeo y Ventas:
Proveer a la gerencia general de la información que ésta le solicite, relacionada con su área. Informar a la gerencia general sobre el funcionamiento del departamento de ventas y discutir con la misma sobre nuevas políticas de ventas, líneas de productos, servicios y mercado potencial.
Conclusión
Al término podemos concluir que una agencia de viajes, tiene como fin mostrar y enseñar al turista una nueva forma de turismo
Bibliografía
Leyes y reglamento del turismo
Acuerdo no. 269-93-D regulación para el registro de agencias de viaje
http://www.trabajo.com.mx/funciones_de_una_agencia_de_viajes.htm
Autor:
Lesly E de León
Administración II
Guatemala 11 Junio 2012