Ser los primeros y constituir el ejemplo en el cumplimiento del deber, el desempeño de la justicia y el amor por lo que hacemos; traerá consigo la necesidad de la comunicación eficiente en la empresa, lo que puede contribuir; si es orientado estratégicamente; a modificar la cultura organizacional en beneficio de los resultados de la organización, cumpliendo objetivos como:
- Integrar a los trabajadores a las metas , normas de la empresa, políticas, estrategias, etc.
- Establecer un clima socio psicológico favorable.
- Fomentar la participación de los trabajadores.
- Lograr fortalecer y aprovechar las ventajas distintivas de la empresa para convertirlas en ventajas competitivas.
- Crear una imagen exterior de la empresa coherente con la identidad corporativa que favorezca su posicionamiento adecuado en el mercado.
De la calidad de las comunicaciones depende que el colectivo laboral de una empresa potencie el trabajo en grupo y el valor de las comunicaciones formales e informales, que se mantenga el contacto , desarrolle confianza, brinde ayuda, monitoree el desempeño y comparta la visión, el fortalecimiento de sentimiento de pertenencia como forma de crear relaciones dentro y fuera de la organización a fin de elevar la producción, productividad ,competitividad y el aprovechamiento racional de los recursos.
Todo lo anterior contribuye a elevar y perfeccionar la función que realizamos, pues a través de la comunicación, transmitimos el cumplimiento del Código de Ética de los cuadros y sus acciones en el desempeño de sus funciones, la moral a la que aspiramos, a partir de la formación de principios que conscientemente instaurados en la personalidad llegan a convertirse en convicciones.
Logramos entonces una imagen positiva a partir de la conducta que desempeñamos y en función del cumplimiento de normas , reglas eficientes y reconocidas en el mundo entero como lo es el protocolo en su estrecha vinculación estrechamente vinculados con la ética y la comunicación.
Es indiscutible el nivel alcanzado por nuestro país en la enseñanza a partir de los esfuerzos de la Revolución, sin embargo; no es raro encontrar algunos profesionales muy calificados técnica y científicamente, desconocedores de las normas de cortesía y protocolo, que tan útiles pueden resultar para afianzar la buena imagen del empresario, la de su institución y hasta la del país.
Muchas veces la observancia de las normas de cortesía es subestimada o considerada como algo propio de la aristocracia, nada más lejos de la realidad, ellas son una evidente muestra de cultura y buena educación que en nada afectan nuestra natural espontaneidad y mucho ayudan a expresar mejor la idiosincrasia hospitalaria y cordial de la cubanía.
¿Qué es protocolo?
Conjunto de normas preestablecidas que se aplican para el mejor desarrollo y realce de las actividades que se efectúan dentro de un grupo social determinado, y que están determinadas a mantener la armonía dentro del mismo y asegurar a cada participante las prerrogativas y privilegios a que tiene derecho.
Ese conjunto de reglas preestablecidas se refiere a elementos relacionados con la cortesía y que se aplican en las interrelaciones personales, como el saludo, la conversación, la vestimenta, la presentaciones, la conducta en la mesa, en las recepciones, la precedencia, en las presentaciones, etc.
El protocolo tiene una función reguladora dentro de un grupo social determinado; en cuanto hablamos de sociedad surge un elemento imprescindible, la comunicación como un proceso socialmente compartido.
Un grupo determinado tiene normas, códigos de comunicación que lo caracterizan, un comportamiento uniforme y salirse de esos cánones puede acarrear dificultades.
Aplicaciones del protocolo
Desde su inicio el protocolo y el ceremonial fueron utilizados como un instrumento político en el trabajo diplomático.
Las reglas de protocolo se aplican en la actualidad en diversos campos, como son las relaciones públicas, la diplomacia, el deporte, la política, los negocios, etc. Muchas personas la aplican hasta en sus relaciones interpersonales.
El conocimiento y la práctica del protocolo contribuye a que un individuo sepa en cada momento cómo comportarse, le da confianza en sí mismo , le evita situaciones embarazosas y hacer el ridículo.
Cuando uno no sabe cómo comportarse en una actividad está tenso y esto se refleja en su profesionalidad.
Al protocolo no lo podemos considerar como una categoría única, pues aunque muchas de sus reglas son aceptadas universalmente, existen variantes determinadas por las condiciones objetivas del lugar, como son: régimen social, cultura, religión, costumbres, etc., que se prescriben en buenas maneras, respeto, consideración y en general, cortesía.
La cortesía como base de las relaciones sociales
Se establece a partir de conceder
- Importancia de una conducta correcta
- El saludo, vestimenta y aspecto personal
- La moda, su uso adecuado las presentaciones, elementos a tener en cuenta, precedencia en las mismas, presentaciones en grupo, auto presentación. Lo que debe evitarse al ser presentado, la postura.
La cortesía es una amplia consideración hacia los demás. Es el respeto a las personas, a su modo de ser, a sus costumbres, a sus ideas y es también, amor al prójimo. Constituye un elemento importante en nuestras relaciones sociales pues es una demostración o acto con que se manifiesta la atención, respeto o afecto que sentimos por otra persona.
Entre sus beneficios se encuentran:
- Contribuir a la preservación de la paz; facilita las relaciones humanas y hacerlas más flexibles.
- Desarrollar la armonía entre las personas, aun de distintos países y creencias.
- Hacer más agradable la convivencia.
- Enriquecer espiritualmente a quien la práctica.
En la empresa el servicio de protocolo para cualquier entidad de cierta magnitud, debería contar con un servicio de protocolo para atender sus necesidades en cuanto a la organización y desarrollo de actividades, eventos y cualquier otro tipo de encuentro. Además se encargará de organizar cualquier otro tipo de acto que se de en la empresa.
La organización de la parte numérica y la papelería serán responsabilidad compartida entre los administrativos y las secretarias.
El personal no fijo de plantilla según el tipo de acto, traductores, asesores técnicos en determinadas especialidades.
El área de Relaciones Públicas se encargará de crear un clima agradable y comunicativo entre los asistentes a un acto, así como de las relaciones con la prensa y otros medios de comunicación.
En cualquier acto son nexo o lazo de unión entre los asistentes, cuidado de su "comodidad" durante el desarrollo del evento.
Los claustros de profesores, el consejo de dirección y el colectivo de trabajadores de los centros deben constituir ejemplo a seguir en su desempeño cotidiano derrochando cortesía, aplicando el protocolo, manteniendo un comportamiento ético que demuestren en su comunicación con los estudiantes , los visitantes y en general con su público interno, acoger a los compañeros, que se integran, haciéndoles sentir parte de su colectivo por lo que con su comportamiento se ven implicados en defender desde la identidad corporativa , la imagen positiva que mantienen.
La comunicación como eslabón indispensable permite la aplicación adecuada de la cortesía, el protocolo y el cumplimiento de la ética profesional; hace que se logre la identidad corporativa, el establecimiento de relaciones sociales internas y externas, que favorecen una imagen exitosa.
Enviado por Carmen M González
Autora: MsC Floralba Alemán Cabrera
Profesora Adjunta Incomex
Y profesora de la Facultad de Comunicación Social de la Universidad de la Habana.
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