Administracion de proyectos, por Tito Guido Rojas Mendoza y Tito Guido Rojas (página 3)

Las operaciones y los proyectos difieren principalmente en que las operaciones son sucesivas y repetitivas mientras que los proyectos son temporales y únicos. Un proyecto por lo tanto puede ser definido en término de sus características distintivas— un proyecto es una tarea temporal desarrollada para crear un producto o servicio único. Temporal quiere decir que cada proyecto tiene un comienzo definitivo y una terminación definitiva. Único quiere decir que el producto o servicio es diferente de alguna manera distintiva de todos los proyectos o servicios similares.

Los proyectos son desarrollados en todos los niveles de la organización. Estos pueden involucrar a una sola persona o a muchas miles. Los proyectos son muchas veces componentes críticos de la estrategia de negocios de la organización que los desarrolla.

Temporal quiere decir que cada proyecto tiene un comienzo definitivo y una terminación definitiva. El fin es alcanzado cuando los objetivos del proyecto han sido alcanzados, o cuando se hace claro que todos los objetivos no pueden ser alcanzados y que el proyecto tiene que ser terminado. Temporal no quiere decir necesariamente corto en duración; muchos proyectos duran varios años. En cada caso, sin embargo, la duración del proyecto es finita; los proyectos no son esfuerzos sucesivos.

Debido a que el producto de cada proyecto es único, las características que distinguen el producto o servicio deben ser elaboradas progresivamente. Progresivamente quiere decir "procedimientos en pasos; avance continuo por incrementos" mientras que elaborados quiere decir "trabajado con cuidado al detalle; desarrollado enteramente" Las características distintivas serán definidas de manera amplia, temprano en el proyecto y serán cada vez más y más explícitas y detalladas a medida que el equipo del proyecto desarrolla un entendimiento mejor y más completo del producto.

La elaboración progresiva de las características de un producto debe ser cuidadosamente coordinada en concordancia con una apropiada definición del alcance del proyecto, particularmente si el proyecto es desarrollado bajo un contrato.

¿EN FORMA GRUPAL DISCUTA Y ANALICE LASD CARACTERISTICAS Y PROCESOS DE UN PROYECTO DE INVERSION?

PROGRAMA DE CONTROL DE CALIDAD

En la actualidad, en esta época que estamos viviendo llegamos asegurar que la información es igual de valiosa que los recursos financieros, recursos humanos, recursos materiales etc. con los que cuenta una empresa para existir en el mercado ya que la información es la base de las operaciones y actividades de las empresas por ejemplo como podría una cadena de supermercados poner los mismos precios en todos los supermercados si no existiera la información entre ellos de que van a realizar un programa de ofertas para aumentar sus ventas en el mes diciembre, o como podría un banco otorgar un préstamo a una persona sin tener la información económica acerca de ella. En la actualidad quien tiene la información es quien domina en todos los ámbitos en el que se desarrolle.

La información como ya mencionamos es fundamental para las operaciones y actividades en las empresas, la información es necesario manejarla de una forma adecuada y a la vez rápida así que es necesario de los sistemas de información una empresa que quiera competir en el mercado donde se desarrolla necesita contar con sistemas de información que le provean la información necesaria para realizar sus operaciones en una forma rápida y eficiente, no basta con tener la información hay que manejarla a favor de la empresa eficientemente si es que se quiere tener competitividad, las empresas con gran cantidad de utilidades han sido aquellas que cuentan con una adecuada organización y que cuentan con sistemas de información de calidad, un sistema de calidad no significa que deba ser desarrollado por grandes empresas que desarrollan software, ya que hasta los grandes se equivocan.

Un sistema de información con calidad es aquel que es desarrollado con una adecuada organización; es por eso que es necesario dar importancia a la administración de proyectos de sistemas información como herramienta dentro de las empresas para el desarrollo de sistemas de información.

Las empresas con sistemas de información de calidad son aquellas que tiene una cultura organizacional flexible y no ortodoxa, es decir, hacen cambios en su forma de hacer las cosas, hacen uso de la tecnología para el bien de la empresa.

Dentro de unos pocos años aquellas empresas que no cambien sus viejos sistemas por sistemas de información computacionales, sean capaces de desarrollar dentro de ellas sistemas de información de calidad con la ayuda de una buena administración de proyectos de sistemas de información, hagan uso adecuado de la información y tengan una apertura hacia nuevas ideas y uso de nuevas tecnologías simplemente serán aplastadas por la tecnologías y por su misma ignorancia al cambio.

¿Comente y discuta en forma grupal?

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El Contexto de administración de Proyectos

Los proyectos y la administración de proyectos operan en un ambiente más amplio que el del proyecto mismo. El equipo de administración de proyectos debe entender este contexto más amplio – administrar día a día la actividades del proyecto es necesario para el éxito de este, pero no suficiente. Este capítulo describe aspectos claves del contexto de la administración de proyectos, que no están descritos en otras partes de este documento. Los tópicos incluidos aquí son:

2.1 Fases del Proyecto y el Ciclo de Vida del Proyecto

2.2 Los Partidos Interesados del Proyecto

2.3 Influencias Organizacionales.

2.4 Habilidades Claves de Administración General

2.5 Influencia Socioeconómicas

Fases del Proyecto y Ciclo de Vida del Proyecto

Porque los proyectos son tareas únicas, involucraran cierto nivel de incertidumbre. Las organizaciones ejecutaras de proyectos generalmente dividirán cada proyecto en fases del proyecto para poder administrar mejor los enlaces apropiados con las operaciones de organización ejecutara. De manera colectiva, estas fases se conocen como el ciclo de vida del proyecto.

¿EN FORMA GRUPAL ANALICE Y DISCUTA EL CONTEXTO DE UN PROYECTO?

La adopción del Enfoque de Marco Lógico o la Matriz de Marco Lógico – EML – se basa en los requerimientos de análisis pertinentes en la etapa de planificación: de los objetivos, de los grupos de actores intervinientes y de los factores externos que determinan el éxito o el fracaso de un proyecto (EML, 1993). Los insumos físicos y financieros, el personal, las actividades y los resultados físicos esperados se encuentran presentes en las metodologías de abordaje tradicional. Empero una visión que permita estructurar los principales elementos de un programa o proyecto resaltando las vinculaciones entre los insumos previstos, las actividades planeadas y los resultados esperados; resulta fundamental para responder efectivamente a las necesidades de los beneficiarios propuestos.

El EML considera que la ejecución de un proyecto resulta del devenir de un conjunto de acontecimientos que presentan una vinculación causal interna. Un proyecto de desarrollo se basa en sus insumos, las realización de ciertas actividades y llevará a cierto número de resultados que contribuirán – hipótesis de trabajo – al logro de los objetivos deseados descriptos como situación futura deseada (EML, 1993)

Como condición para la utilización de la metodología de la EML, ésta debe ser desarrollada con la participación de los principales involucrados desde el inicio del proceso. La metodología posibilita que el proceso de planificación pueda ser modificado desde la etapa de diseño hasta la etapa de ejecución y seguimiento de desempeño.

En la etapa de diseño del proyecto, se define en primera instancia la problemática a la que debe dar respuesta, la situación actual del contexto en la que se sitúa, la situación futura deseada como el escenario posible de realizarse el proyecto y la intervención para transitar desde la situación actual a la deseada conocida como proyecto o programa con las herramientas propias.

¿COMENTE Y DISCUTA EN FORMA GRUPAL LAS APLICACIONES DEL MARCO LOGICO?

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Los mismos conceptos y propósitos analizados para la estructuración de una definición sobre la naturaleza de la organización nos dan la pauta para determinar su importancia. Las condiciones que imperan en esta época actual de crisis así como la necesidad de convivencia y labor de grupo, requieren de una eficiente aplicación de esta disciplina que se verá reflejada en la productividad y eficiencia de la empresa que la requiera.

Para demostrar lo anterior nos basamos en los siguientes hechos:

La organización puede darse adonde exista un organismo social, y de acuerdo con su complejidad, ésta será más necesaria. Un organismo social depende, para su éxito de una buena administración, ya que sólo a través de ella, es como se hace buen uso de los recursos materiales, humanos, etc. con que ese organismo cuenta.

En las grandes empresas es donde se manifiesta mayormente la función organizativa. Debido a su magnitud y complejidad, es esencial, sin ella no podrían actuar.

Para las pequeñas y medianas empresas, la organización también es importante, por que al mejorarla obtienen un mayor nivel de productividad, ya que se coordinan mejor sus elementos: maquinaria, mano de obra, mercado, etc.

La elevación de la productividad, en el campo económico social, es siempre fuente de preocupación, sin embargo, con una adecuada organización el panorama cambia, repercutiendo no solo en la empresa, sino en toda la sociedad.

Para los países en vías de desarrollo, como el nuestro, mejorar la calidad de la organización es requisito indispensable, por que se necesita coordinar todos los elementos que intervienen en ésta para poder crear las bases esenciales del desarrollo como son: la capitalización, la calificación de sus trabajadores y empleados, etc.

¿Comente y discuta en función al desarrollo del tema?

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PROGRAMACIÓN CON RECURSOS LIMITADOS Y PROGRAMACIÓN CON COSTE MÍNIMO

Programación con recursos limitados

Hasta ahora sólo se ha tenido en cuenta el análisis de relaciones temporales entre las actividades del proyecto. Pero además, hay que tener en cuenta los recursos, su consumo y sus limitaciones. El proceso, por lo tanto, ante la programación sería el siguiente:

• Programación de duración mínima sin tener en cuenta los recursos.

• Se estudia si moviendo las actividades no críticas dentro del margen que representan sus holguras, se puede conseguir el objetivo perseguido en relación con los recursos.

• Si no es posible, aplicar alguna de las técnicas para programar bajo limitación de recursos.

Minimización de costes

Se trata de ajustar las holguras de las actividades, con la premisa de que la duración total esté prefijada por las actividades críticas. Hay costes que disminuyen con el tiempo (costes directos) y costes que aumentan con el tiempo (costes indirectos). Existen dos métodos que fueron analizados en el desarrollo del tema:

¿DISCUTA EN FORMA GRUPAL COMO PUEDE APLICAR ESTOS METODOS EN UN PROYECTO DE INVERSION?

La etapa de control de ejecución de proyectos es la mas compleja del proceso y debe ser abordada con puntos de corte en función del cumplimiento de los objetivos parciales, representados en la programación estructurada por los hitos donde se reflejan los criterios de medida asociados al control del costo, el tiempo, la calidad y la logística.

La complejidad de los proyectos, la participación multidisciplinaria y la incidencia de varias instituciones en función de la solución de un problema abordado a ciclo completo, requiere del uso de sistemas informáticos flexibles de uso común y de fácil acceso a los especialistas.

La combinación del control del tiempo y el costo, el empleo de un sistema de costos eficiente que le permite evaluar alternativas hacer uso del flujo de cajas y desarrollar los conceptos de gerencia de proyectos acorde con las exigencias actuales del entorno garantiza el éxito del proyecto.

Tomando como base la información en los cortes, las evaluaciones con las decisiones tomadas, las características del próximo intervalo de corte y el conjunto de índices e indicadores representativos de la caracterización del proyecto, es posible evaluar el comportamiento del proyecto y las decisiones necesarias para garantizar su desarrollo a partir de la elaboración de un pronóstico sobre bases objetivas que caractericen el mismo.

La metodología garantiza un sistema único de documentación de proyectos sobre una base informática de fácil acceso a los integrantes del proceso inversionista, garantizando comunicación entre los participantes y la interpretación de los resultados en los cortes programados en el sistema.

¿EN FORMA GRUPAL DISCUTA Y COMENTE?

La tarea de entender a una organización es compleja por cuanto ella se desenvuelve en un mundo en el cual nada está quieto y hay incertidumbre. De otro lado, el líder organizacional es como un piloto de un avión, requiere de instrumentos que en poco tiempo le informen sobre su avión (organización) y las condiciones del vuelo (entorno); a efectos de llevar la nave a su objetivo (alcanzar la visión, cumplir la misión y los objetivos; etc.).

Queda en manos de los líderes, la implantación y el mantenimiento de estos modelos, y el análisis, interpretación y evaluación de los resultados que se desprendan de ellos. Los líderes organizacionales ya cuentan con instrumentos modernos para entender a su organización e interactuar con su entorno. Sea UD. uno de ellos.

El organigrama es un instrumento metodológico de la ciencia administrativa. Este tiene una virtud dual, por una parte trae ventajas, debido a que permite observar la estructura interna de una organización; y por otra parte trae desventajas que esa estructura de adecue a algo escrito y no a lo que es en realidad.

El organigrama es el resultado de la creación de la estructura de una organización la cual hay que representar. Estos muestran los niveles jerárquicos existentes en una empresa u organización. En cuanto a los tipos de organigramas, los verticales con los que se utilizan con mas frecuencias, mientras que los de tipo escalar y circular son los menos conocidos. Entre la ventaja más resaltante de un organigrama es que muestra quien depende de quien y tiene la particularidad de indicar a los administradores y al personal nuevo la forma como se integra la organización. Así como existen múltiples factores positivos, también se detallan las desventajas, considerándose muy desfavorable de aspecto que con frecuencia indican la organización como era antes y no como actualmente es, ya que algunos administradores olvidan actualizarlos y descuidan dinamismo de la organización lo cual hace que un organigrama sea obsoleto. La jerarquía constituye un principio básico de la organización y también lo es de la dirección.  

En cuanto a los tipos de organigramas, los verticales con los que se utilizan con mas frecuencias, mientras que los de tipo escalar y circular son los menos conocidos.  Así como existen múltiples factores positivos, también se detallan las desventajas, considerándose muy desfavorable de aspecto que con frecuencia indican la organización como era antes y no como actualmente es, ya que algunos administradores olvidan actualizarlos y descuidan el dinamismo de la organización lo cual hace que un organigrama sea obsoleto.

  ¿EN FORMA GRUPAL DISCUTA Y COMENTE?

El hombre es por naturaleza un ser eminentemente social que requiere de su entorno Para lograr un desarrollo integral. Siendo este entorno básicamente social, resulta Necesario que desarrolle habilidades que le permitan tener relaciones interpersonales Satisfactorias y efectivas.

Teniendo en cuenta que el éxito de un proyecto depende de las personas encargadas De la concepción, desarrollo, ejecución y término, el Gerente depende directamente De su relación con ellas. Normalmente los profesionales no tienen conocimiento de muchas de las habilidades que buscan optimizar las relaciones con el recurso humano, por lo tanto, no las Practican, perdiendo de esta manera la oportunidad de lograr una ventaja competitiva con su uso.

El éxito de un proyecto, y como consecuencia de su Gerente, radica en el equilibrio entre aspectos cuantitativos (técnicas, herramientas, metodología y estándares) y aspectos cualitativos (relaciones adecuadas, comunicación efectiva, empatía e inteligencia emocional); saber manejarse usando estos aspectos facilitará el éxito de Quien las practique.

El Gerente de Proyectos debe ser un profesional con gran capacidad de trabajo en equipo para aprovechar su sinergia, valorando las diferencias y manejando adecuadamente la diversidad; asimismo, debe conocer técnicas de negociación para lograr una ventaja comparativa con los que no las conocen, ya que logrará llegar a Conseguir acuerdos que favorecen al proyecto que está manejando.

• Es importante reconocer lo relevante que es para un Gerente llegar a ser un buen líder, que transmita confianza, que sepa motivar a su personal, que use su creatividad y se adapte a los cambios, que tenga una gran capacidad para el desarrollo personal, que pueda crecer y hacer crecer a su personal, sin olvidar la importancia que tienen los valores como la ética y la honestidad; actuar con profesionalismo y vocación de servicio, teniendo en cuenta el gran reto que tiene para con la sociedad.

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Enviado por:

Ing.+Lic. Yunior Andrés Castillo S.

"NO A LA CULTURA DEL SECRETO, SI A LA LIBERTAD DE INFORMACION"®

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Santiago de los Caballeros,

República Dominicana,

2015.

"DIOS, JUAN PABLO DUARTE Y JUAN BOSCH – POR SIEMPRE"®