Planificación (página 2)

La descripción debe hacerse de manera tal que siga el curso de las operaciones en todas las unidades administrativas que intervienen, nunca se practicará en forma aislada o con subjetividad.Detallar ampliamente por escrito los métodos contables y administrativos en vigor, mencionando los registros y formas contables utilizadas por la empresa, los empleados que los manejan, quienes son las personas que custodian bienes, cuanto perciben por sueldos, etc.

La información se obtiene y se prepara según lo juzgue conveniente el Contador Público, por funciones, por departamentos, por algún proceso que sea adecuado a las circunstancias.La forma y extensión en la aplicación de este procedimiento dependerá desde luego de la práctica y juicio del Contador Público observada al respecto, y que puede consistir en:A. Preparar sus notas relativas al estudio de la compañía de manera que cubran todos los aspectos de su revisión.

B. Que las notas relativas contengan observaciones únicamente respecto a las deficiencias del control interno encontradas y deben ser mencionadas en sus papeles de trabajo, también cuando el control existente en las otras secciones no cubiertas por sus notas es adecuado. 

Siempre deberá tenerse en cuenta la operación en la unidad administrativa precedente y su impacto en la unidad siguiente.

Ventajas:

• El estudio es detallado de cada operación con lo que se obtiene un mejor conocimiento de la empresa.

• Se obliga al Contador Público a realizar un esfuerzo mental, que acostumbra al análisis y escrutinio de las situaciones establecidas.

Desventajas:

• Se pueden pasar inadvertidos algunas situaciones anormales.

• No se tiene un índice de eficiencia.

Método Gráfico.

Señala por medio de cuadros y gráficas el flujo de las operaciones a través de los puestos o lugares donde se encuentran establecidas las medidas de control para el ejercicio de las operaciones.

Este método permite detectar con mayor facilidad los puntos o aspectos donde se encuentran debilidades de control, aún cuando hay que reconocer que se requiere de mayor inversión de tiempo por parte del auditor en la elaboración de los flujogramas y habilidad para hacerlos.

Se recomienda el uso de la carta o gráfica de organización que según el autor George R. Terry, dichas cartas son cuadros sintéticos que indican los aspectos más importantes de una estructura de organización, incluyendo las principales funciones y sus relaciones, los canales de supervisión y la autoridad relativa de cada empleado encargado de su función respectiva.

Existen dos tipos de gráficas de organización:

Cartas Maestras.

Cartas suplementarias.

Las cartas maestras presentan las relaciones existentes entre los principales departamentos.Las cartas suplementarias muestran cada una, la estructura de departamento en forma más detallada.

Se recomienda además el uso combinado de estas cartas con los manuales de operación ya que se complementan.

Ventajas.

• Proporciona una rápida visualización de la estructura del negocio.

Desventajas.

• Pérdida de tiempo cuando no se está familiarizado a este sistema o no cubre las necesidades del Contador Público.

• Dificultad para realizar pequeños cambios o modificaciones ya que se debe elaborar de nuevo.

Método de Cuestionarios.

Consiste en el empleo de cuestionarios previamente elaborados por el auditor, los cuales incluyen preguntas respecto a cómo se efectúa el manejo de las operaciones y quién tiene a su cargo las funciones.

Los cuestionarios son formulados de tal manera que las respuestas afirmativas indican la existencia de una adecuada medida de control, mientras que las respuestas negativas señalan una falla o debilidad en el sistema establecido.

Ventajas:

• Representa un ahorro de tiempo.

• Por su amplitud cubre con diferentes aspectos, lo que contribuye a descubrir si algún procedimiento se alteró o descontinuó.

• Es flexible para conocer la mayor parte de las características del control interno.

Desventajas.

• El estudio de dicho cuestionario puede ser laborioso por su extensión.

• Muchas de las respuestas si son positivas o negativas resultan intrascendentes si no existe una idea completa del porque de estas respuestas.

Su empleo es el más generalizado, debido a la rapidez de la aplicación. 

De los métodos vistos anteriormente, ninguno de ellos trata con relativa profundidad, el elemento clave de la entidad, el humano.

Para cubrir ese vacío se presenta un cuarto método:

Método AFRs.

En las auditorías de gestión para la evaluación del control interno se aplican los afrs, y una vez recopilada la información incluye entre otros aspectos, las disposiciones legales relacionadas con el objeto evaluado, la misión y visión establecida, objetivios y metas, estructura organizativa, proceso productivo de bienes o servicios o procesos de apoyo a la gestión, de la cual se obtiene el conocimiento general de la entidad o gestión donde se practica la evaluación.

Los datos e información recoipilados se analizaran con una visión sistematica de la organización o de la gestión a evaluar, para facilitar la visualización de dos grandes tipos de procesos:

Los procesos esenciales o medulares, que son aquellos que se dirigen directamente a la generación de los bienes o servicios que constituyen el objeto principal de la organización o misión evaluada.

Los procesos de apoyo, es decir lo que le dan el soporte a la gestión productiva y que se lleva adelante para la materialización de su misión.

TIPOS DE CONTROL

Se diseñan para cumplir varias funciones. 

Preventivos: Anticipan eventos no deseados antes de que sucedan. 

Detectivos: Identifican los eventos en el momento en que se presentan. 

Correctivos: Aseguran que las acciones correctivas sean tomadas para revertir un evento no deseado.

Controles Preventivos 

• Son más rentables

• Deben quedar incorporados en los sistemas

• Evitan costos de corrección o reproceso

Ejemplo: El software de seguridad que evita el acceso a personal no autorizado, para tratar de evitar la producción de errores o hechos fraudulentos

Controles Detectivos.

• Son más costosos que los preventivos

• Miden la efectividad de los preventivos 

• Algunos errores no pueden ser evitados en la etapa preventiva

• Incluyen revisiones y comparaciones (registro de desempeño)

• Conciliaciones, confirmaciones, conteos físicos de inventarios, análisis de variaciones, técnicas automatizadas,

• Límites de transacciones, passwords, edición de reportes y auditoría interna.

Ejemplo: Un programa de auditoría, para descubrir a posteriori errores o fraudes que no haya sido posible evitarlos con controles preventivos.

Controles Correctivos 

• Acciones y procedimientos de corrección (la recurrencia).

• Documentación y reportes que informan a la Gerencia, supervisando los asuntos hasta que son corregidos o solucionados.

Ejemplo: Asesorar sobre el conocimiento de las normas.

Controles Directivos 

• Los preventivos, detectivos y correctivos se focalizan en evitar eventos no deseados

• Los Directivos son acciones positivas a favor de que sucedan ciertos acontecimientos que favorecen al control interno (una política de contratación de un Director Financiero).

Ejemplo: Una política de contratación de un Director Financiero

EJEMPLOS DE TIPOS DE CONTROL

Empresa Mall del Río.

• Preventivo: Cuando ponen letreros de no estacionar en los lugares que son de descarga de artículos para los distintos locales existentes

• Detectivo: En lugares donde el piso es resbaloso y no hay ningún letrero que lo informe, esto ocurre riesgos para los clientes

• Correctivo: Las cámaras existentes en distintos lugares del Mall, estos ayudan a detectar posibilidades de riesgo que en un futuro trataran de resolverlos.

• Directivo: En los baños las llaves de agua están abiertas por un cierto tiempo, esto ayuda que ha no se desperdicie el agua, y habrá menos gastos.

Empresa "Importadora Tomebamba, Toyota"

• Preventivo: Cuando ponen letreros de "solo personal autorizado". Esto ayuda a que terceros no tengan exceso a las cosas personales de la empresa

• Detectivo: Cuando no hay señales que informen, no estacionarse, esto provocara que haya problemas cuando se lleven los carros a los parqueaderos del municipio

• Correctivo: Los lugares donde hay como poner las quejas, estos ayudan a detectar posibilidades de riesgo de cómo se trata a los clientes.

• Directivo: En los baños la luz está programada para apagarse cuando no haya movimiento, esto ayuda a que la empresa pague menos gastos de servicios básicos.

Empresa ERCO

• Preventivo: Cuando ponen letreros de "La empresa no se responsabiliza por los objetos perdidos". Esto ayuda a que la empresa no tenga problemas por objetos perdidos

• Detectivo: Cuando alguna de las maquinas sean peligrosas y no haya un letrero que informe eso, puede provocar un riesgo para el personal, haciendo que la empresa será la única responsable.

• Correctivo: Detectar a tiempo y prevenir que aquellos señores que dejan sus carros en áreas restringidas, esto ayuda a prevenir posibles riesgos y contratiempos

• Directivo: Las maquinas están siempre en funcionamiento, por lo tanto no se presentan artículos dañados, esto ayuda a que la producción sea buena y efectiva.

SIMBOLOGIA DIAGRAMAS DE FLUJO

TIPOS DE RIESGOS

Riesgo de Control: Que es aquel que existe y que se propicia por falta de control de las actividades de la empresa y puede generar deficiencias del Sistema de Control Interno.

Está relacionado con la posibilidad de que los controles internos imperantes no prevén o detecten fallas que se están dando en sus sistemas y que se pueden remediar con controles internos más efectivos.

Riesgo de Detección: Es aquel que se asume por parte de los auditores que en su revisión no detecten deficiencias en el Sistema de Control Interno.

Está relacionado con el trabajo del auditor, y es que éste en la utilización de los procedimientos de auditoría, no detecte errores en la información que le suministran.

Riesgo Inherente: Son aquellos que se presentan inherentes a las características del Sistema de Control Interno.

Es la posibilidad de que existan errores significativos en la información auditada, al margen de la efectividad del control interno relacionado; son errores que no se pueden prever.

CUESTIONARIO DEL CONTROL INTERNO: REVISIÓN GENERAL DECAJA Y BANCOS

PAPELES DE TRABAJO

Son los archivos o legajos que maneja el auditor y que contienen todos los documentos que sustentan su trabajo efectuado durante la auditoria.

Estos archivos se dividen en permanentes y corrientes; el archivo permanente está conformado por todos los documentos que tienen el carácter de permanencia en la empresa, es decir, que no cambian y que por lo tanto se pueden volver a utilizar en auditorias futuras; como los estatutos de constitución, contratos de arriendo, informe de auditorías anteriores, etc.

El archivo corriente está formado por todos los documentos que el auditor va utilizando durante el desarrollo de su trabajo y que le permitirán emitir su informe previo y final.

Los papeles de trabajo constituyen la principal evidencia de la tarea de auditoría realizada y de las conclusiones alcanzadas que se reportan en el informe de auditoría.

Los papeles de trabajo son utilizados para:

A) registrar el conocimiento de la entidad y su sistema de control interno.

B) documentar la estrategia de auditoría.

C) documentar la evaluación detallada de los sistemas, las revisiones de transacciones y las pruebas de cumplimiento.

D) documentar los procedimientos de las pruebas de sustentación aplicadas a las operaciones de la entidad.

E) mostrar que el trabajo de los auditores fue debidamente supervisado y revisado

F) registrar las recomendaciones para el mejoramiento de los controles observados durante el trabajo.

El formato y el contenido de los papeles de trabajo es un asunto relativo al juicio profesional del auditor; no hay sentencias disponibles que indiquen lo que se debe incluir en ellos, sin embargo, es esencial que contengan suficiente evidencia del trabajo realizado para sustentar las conclusiones alcanzadas. La efectividad de los papeles de trabajo depende de la calidad, no de la cantidad.

En las cédulas que se utilizan para soportar el trabajo realizado se debe considerar la referenciación de los papeles de trabajo y las marcas.

Distintos tipos de papeles de trabajo.

• 1. Archivo permanente

Se incluye en este archivo todo tipo de documento cuya información es permanente y sirve de consulta y guía para la evaluación de políticas y procedimientos de una compañía, lo mismo que para el conocimiento de situaciones legales, inversiones y proyectos que se tengan.

El auditor debe hacerle un mantenimiento en la medida que haga las visitas a cada cliente.

Contenido de un archivo permanente.

• 1. Breve historia de la compañía

• 2. Participación de accionistas

• 3. Escritura de constitución y/o modificaciones

• 4. Organigramas

• 5. Descripción de manuales o procedimientos y flujogramas

• 6. Certificados de constitución y gerencia

• 7. Actas de asamblea y juntas directivas

• 8. Litigios, juicios y contingencias

• 9. Obligaciones a largo plazo

• 10. Otros que considere el auditor

Nota aclaratoria: dependiendo del tamaño de los clientes y del volumen de los documentos, queda bajo el criterio del encargado el anexar fotocopias o hacer planillas de resumen.

• 2. Archivo corriente o recurrente.

En este archivo, se recopila toda la documentacion concerniente a la auditoria que se esta efectuando.

El archivo recurrente, se divide en dos grupos:

Primer grupo de papeles: conclusiones:

Grupo de papeles de trabajo donde debe llegar nuestros trabajo realizado, se relaciona a continuacion:

Contenido:

• 1. Informe final u opiniones sobre ef´s

• 2. Informes parciales por vista

• 3. Resumen o control de tiempo

• 4. Carta de gerencias

• 5. Memorando de planeacion

• 6. Situaciones encontradas

• 7. Ajustes y reclasificaciones

• 8. Estados financieros

• 9. Aspectos generales

Segundo grupo de papeles: desarrollo de la auditoria

Planillas de soporte que muestran el trabajo de campo y se diregen finalmente al informe.

Archivo recurrente por areas.

• 1. Planilla sumarias

• 2. Programas de auditoria

•  Objetivos generales

•  Cuestionario de control interno

2.3. Procedimientos

2.3.1. Pruebas de recorrido

2.3.2. Pruebas de cumplimiento

2.3.3. Pruebas sustantivas

2.3.4 conclusion

• 3. Planillas sub-sumatorias

• 4. Planillas de detalle

5. Otros pt´s

5.1. Fotocopias

5.2. Listados ped (procesamiento electronico de datos)

EVIDENCIA DE AUDITORIA

Se llama evidencia de auditoría a " cualquier información que utiliza el auditor para determinar si la información cuantitativa o cualitativa que se está auditando, se presenta de acuerdo al criterio establecido".

La evidencia para que tenga valor de prueba, debe ser suficiente, competente y pertinente.

También se define la evidencia, como la prueba adecuada de auditoría. La evidencia adecuada es la información que cuantitativamente es suficiente y apropiada para lograr los resultados de la auditoria y que cualitativamente, tiene la imparcialidad necesaria para inspirar confianza y fiabilidad…

La evidencia es suficiente, si el alcance de las pruebas es adecuado. Solo una evidencia encontrada, podría ser no suficiente para demostrar un hecho.

La evidencia es pertinente, si el hecho se relaciona con el objetivo de la auditoria.

La evidencia es competente, si guarda relación con el alcance de la auditoria y además es creíble y confiable.

Además de las tres características mencionadas de la evidencia (suficiencia, pertinencia y competencia), existen otras que son necesarias mencionar, porque están ligadas estrechamente con el valor que se le da a la evidencia: relevancia, credibilidad, oportunidad y materialidad.

Tipos de evidencias:

Evidencia física: se obtiene mediante inspección y observación directa de las actividades, bienes o sucesos; esta evidencia puede presentarse en forma de documentos, fotografías, gráficos, cuadros, mapas o muestras materiales. Cuando la evidencia física es decisiva para lograr los objetivos de la auditoría interna, debe ser confirmada adecuada y oportunamente por los auditores internos.

Evidencia documental: puede ser de carácter física o electrónica. Pueden ser externas o internas a la organización.

Las evidencias externas abarcan, entre otras, cartas, facturas de proveedores, contratos, auditorías externas y otros informes o dictámenes y confirmaciones de terceros.

Las evidencias internas tienen su origen en la organización, incluye, entre otros, registros contables, correspondencias enviadas, descripciones de puestos de trabajo, planes, presupuestos, informes internos, políticas y procedimientos internos.

La confiabilidad de las evidencias documentales tiene que valorarse en relación con los objetivos de la auditoría interna.

Evidencia testimonial: se obtiene de otras personas en forma de declaraciones hechas en el curso de investigaciones o entrevistas.

Estas manifestaciones pueden proporcionar importantes indicios que no siempre cabe obtener a través de otras formas de trabajo en las auditorías internas.

Se requiere la confirmación si van a utilizarse como prueba, por medio de la:

—   confirmación por escrito del entrevistado;

—  el análisis de múltiples fuentes independientes que revelen o expliquen los hechos analizados; y

—   comprobación posterior en los documentos.

Evidencia analítica: surge del análisis y verificación de los datos.

El análisis puede realizarse sobre cálculos, indicadores de rendimiento y tendencias reportadas en los informes financieros o de otro tipo de la organización u otras fuentes que pueden ser utilizadas.

También pueden efectuarse comparaciones con normas obligatorias o ni-veles propios del sector al que pertenece la organización.

Evidencia informática: puede encontrarse en datos, sistemas de aplicaciones, instalaciones y soportes, tecnologías y personal informático. Para determinar la confiabilidad de la evidencia informática, el auditor interno:

—  Puede efectuar una revisión de los controles generales de los sistemas automatizados y de los relacionados específicamente con sus aplicaciones, que incluya to-das las pruebas que sean permitidas; y

— si no revisa los controles generales y los relacionados con las aplicaciones o comprueba que esos controles no son confiables, podrá practicar pruebas adicionales o emplear otros procedimientos

Tipos de evidencias:

1. Evidencia física: muestra de materiales, mapas, fotos.

2. Evidencia documental: cheques, facturas, contratos, etc.

3. Evidencia testimonial: obtenida de personas que trabajan en el negocio o que tienen relación con el mismo.

4. Evidencia analítica: datos comparativos, cálculos, etc.

Técnicas para la recopilación de evidencias.

Son los métodos prácticos de investigación y prueba que el contador público utiliza para comprobar la razonabilidad de la información financiera que le permita emitir su opinión profesional.

Pruebas sustantivas.

Una prueba sustantiva es un procedimiento diseñado para probar el valor monetario de saldos o la inexistencia de errores monetarios que afecten la presentación de los estados financieros. Dichos errores (normalmente conocidos como errores monetarios) son una clara indicación de que los saldos de las cuentas pueden estar desvirtuados. La única duda que el auditor debe resolver, es de sí estos errores son suficientemente importantes como para requerir ajuste o su divulgación en los estados financieros.

Deben ejecutarse para determinar si los errores monetarios han ocurrido realmente.

En resumen ayudarán a comprobar si la información ha sido corrompida comparándola con otra fuente o revisando los documentos de entrada de datos y las transacciones que se han ejecutado.

 una vez valorados los resultados de las pruebas se obtienen conclusiones que serán comentadas y discutidas con los responsables directos de las áreas afectadas con el fin de corroborar los resultados. Por último, el auditor deberá emitir una serie de comentarios donde se describa la situación, el riesgo existente y la deficiencia a solucionar, y en su caso, sugerirá la posible solución.

 esta será la técnica a utilizar para auditor el entorno general de un sistema de bases de datos, tanto en su desarrollo como durante la explotación.

Pruebas de cumplimiento

Las pruebas de cumplimiento representan procedimientos de auditoria diseñados para verificar si el sistema de control interno del cliente está siendo aplicado de acuerdo a la manera en que se le describió al auditor y de acuerdo a la intención de la gerencia. Si, después de la comprobación, los controles del cliente parecen estar operando efectivamente, el auditor justifica el poder tener confianza en el sistema y por consiguiente reduce sus pruebas sustantivas.

Las pruebas de cumplimiento están relacionadas con tres aspectos de los controles del cliente:

• La frecuencia con que los procedimientos de control necesarios fueron llevados a efecto. Para reducir las pruebas sustantivas, los procedimientos prescritos en el sistema deben estar cumpliéndose consistentemente.

• La calidad con que se ejecutan los procedimientos de control. Los procedimientos de control se deben ejecutar en forma apropiada. La calidad de su ejecución puede ser probada mediante discusiones sobre el criterio seguido para tomar ciertas decisiones.

• La persona que ejecuta el procedimiento. La persona responsable de los procedimientos de control, debe ser independiente de funciones incompatibles para que el control sea efectivo.

HALLAZGOS DE AUDITORÍA.

Se considera que los hallazgos en auditoria son las diferencias significativas encontradas en el trabajo de auditoría con relación a lo normado o a lo presentado por la gerencia.

Atributos del hallazgo:

1. Condición: la realidad encontrada

2. Criterio: cómo debe ser (la norma, la ley, el reglamento, lo que debe ser)

3. Causa: qué originó la diferencia encontrada.

4. Efecto: qué efectos puede ocasionar la diferencia encontrada.

Al plasmar el hallazgo el auditor primeramente indicará el título del hallazgo, luego los atributos, a continuación indicará la opinión de la personas auditadas sobre el hallazgo encontrado, posteriormente indicará su conclusión sobre el hallazgo y finalmente hará las recomendaciones pertinentes. Es conveniente que los hallazgos sean presentados en hojas individuales.

Solamente las diferencias significativas encontradas se pueden considerar como hallazgos (generalmente determinadas por la materialidad), aunque en el sector público se deben dar a conocer todas las diferencias, aun no siendo significativas.

Una vez concluida la fase de ejecución, se debe solicitar la carta de salvaguarda o carta de gerencia, donde la gerencia de la empresa auditada da a conocer que se han entregado todos los documentos que oportunamente fueron solicitados por los auditores.

Autor:

Marcus