El sistema de Estadística en el Hospital Goyeneche de Arequipa (página 2)

"En 1969, mediante Decreto Ley 17532 "Ley Orgánica de la Presidencia de la República" , se crea la Oficina Nacional de Estadística y Censos ONEC, con dependencia de la Oficina del Primer ministro"

"El 30 de Diciembre de 1975, por Decreto Ley Nº. 21372, se establece el "Sistema Estadístico Nacional" y se crea el Instituto Nacional de Estadística (INEI) dependiente del Primer Ministro.

"El 5 de abril de 1990, por Decreto Ley Nº. 563 se modifica el el artículo 56º de la Ley del Poder Ejecutivo (Decreto Ley Nº. 560) que amplia las responsabilidades del Instituto Nacional de Estadística como organismo encargado de conducir el Sistema Nacional de Estadística e Informática debiendo formular y evaluar la política nacional de informática y regular las actividades de informática del Sector Público"

"El 30 de abril de 1990, mediante Decreto Legislativo Nº.604, se aprueba la "Ley de Organización y Funciones del Instituto Nacional de Estadística e Informática" donde se precisa que el Instituto Nacional de Estadística e Informática es un Organismo Público Descentralizado con personería jurídica de derecho público interno, con autonomía técnica y de gestión, dependiente del Presidente del Concejo de Ministros."

"El 21 de abril de 2001, mediante Decreto Supremo Nº. 043-2001-PCM, se aprueba el Reglamento de Organización y funciones del INEI, donde se define las funciones y la estructura organizacional del INEI."

"El 28 de junio de 2003, mediante Decreto Supremo Nº. 066-2003-PCM, fusionan la Sub jefatura de informática del Instituto Nacional de Estadística e Informática –INEI y la Presidencia del Consejo de Ministros, a través de4 su Secretaría de Gestión Pública"

3.- INSTITUTO NACIONAL DE ESTADISTICA E INFORMÁTICA

Según su Reglamento de Organización y Funciones "El Instituto Nacional de Estadística e Informática (INEI) es un órgano con autonomía técnica y gestión del Estado peruano que dirige los sistemas nacionales de estadística y de informática de este país. Es también encargada de los centros de población, de vivienda, de empresa, etc"

"El INEI es el órgano rector de los Sistemas Nacionales de Estadística e Informática en el Perú. Norma, plantea, dirige, coordina, evalúa y supervisa las actividades estadísticas e informáticas oficiales del país."

"Para el cumplimiento de sus objetivos y funciones cuenta con autonomía técnica y de gestión, establecido en su Ley de creación."

Es la encargada de "Formular y evaluar la política y el Plan Nacional de Estadística e Informática, así como, coordinar y orientar la formulación y evaluación de los planes sectoriales, regionales, locales e institucionales."

"Coordinar y/o ejecutar la producción de las estadísticas a través de los censos, encuestas por muestreo y registros administrativos del sector público, así como mantener actualizada la cartografía censal."

"Celebrar convenios sobre asistencia técnica, capacitación especializada y prestación de servicios de carácter estadístico e Informático."

"Normar, orientar y evaluar la organización de las Oficinas de Estadística e Informática del Sistema, así como promover la creación de la Oficina de Estadística e Informática"

"Coordinar con los organismos responsables de la normatividad respecto a los planes contables a fin de facilitar la captación de información estadística y el procesamiento electrónico de datos"

"Coordinar, opinar y apoyar en los pr0oyectos de prestación de asistencia técnica financiera nacional e internacional, que en materia de estadística, requieran los órganos del Sistema Estadístico y/o Informático Nacional en todos los niveles."

Representar al país ante organismos internacionales estadísticos o informáticos y participar en certámenes relativo a la actividad estadística e Informática"

"Reconocer y garantizar el derecho de la propiedad intelectual de los autores de programas de computación"

"Producir y consolidar información e instrumentos informáticos para fines de seguridad nacional"

4.- EL SISTEMA DE ESTADISTICA EN EL MINISTERIO DE SALUD

Revisado el Reglamento de Organización y Funciones del Ministerio de Salud se encuentra que en la estructura de organización institucional la Oficina de Estadística es un órgano de apoyo del Ministerio de salud, según el artículo 58 de este Reglamento "La Oficina de Estadística e Informática es el órgano encargado de recopilar, procesar y consolidar la información estadística en el campo de la salud, así como conducir, coordinar y evaluar las actividades de Informática y otras relacionadas con el procesamiento automático de datos del Ministerio. Sus actividades se orientan a la obtención de la información de la información que permita la adecuada toma de decisiones por la alta dirección"

Del artículo 59º del Reglamento de Organización y Funciones del Ministerio de Salud se ha extractado las funciones que merecen ser analizadas en la presente monografía los que se detallan a continuación:

"Proponer a la alta Dirección la política que oriente las actividades de Estadística e Informática del Sistema Nacional de Salud"

"Conducir el proceso de formulación y evaluación del plan estadístico e Informático del Sistema en coordinación con el Instituto Nacional de Estadística e Informática."

"Normar, supervisar y evaluar los procesamientos, actividades y ténicas de estadística e Informática"

"Coordinar permanentemente con las instituciones nacionales e internacionales en las áreas de Informática y estadística."

"Coordinar, analizar y producir las estadísticas básicas de salud y mantener actualizado el banco de datos."

En el artículo 60º de este documento de gestión analizado se consigna la estructura orgánica de la Oficina de Estadística del nivel central del Ministerio de Salud, siendo así:

"Jefatura"

"Oficina Ejecutiva de Estadística"

"Oficina Ejecutiva de Informática"

Del artículo 62º se ha extractado las siguientes funciones asignadas a la Oficina Ejecutiva de Estadística:

"Proponer los estudios necesarios para complementar la información producida por estadística as continuas mediante censos y encuestas por muestreo"

"Programar, asesorar y ejecutar las acciones referidas al análisis, recopilación, procesamiento y proyecciones de la información estadística".

En el artículo 63º del Reglamento analizado aparecen las funciones atribuidas a la Oficina Ejecutiva de Informática los que se detallan así:

"Identificar y priorizar en forma conjunta con la Oficina Ejecutiva de Racionalización y las Unidades usuarias las necesidades de información para el diseño de implementación del sistema de Información del Ministerio".

"Organizar, dirigir y evaluar la implementación del Sistema de Información Automatizada para la gestión administrativa y de la salud".

"Proponer y formular políticas que normen la actividad informática en el Ministerio".

Al concluir el presente artículo es necesario expresar algunas precisiones respecto a la categoría del término "Informática" y la estructura orgánica de la Oficina de Estadística e Informática del Ministerio de Salud.

Respecto al primer término en el momento actual, según la Web la Informática "Es la rama de la ingeniería que estudia el tratamiento de la información mediante el uso de máquinas automáticas"

"Es la ciencia que se encarga de la automatización del manejo de información a través de máquinas llamadas ordenador"

"Es la disciplina que estudia el tratamiento automático de la información utilizando dispositivos electrónicos y sistemas computarizados, para ello los sistemas informáticos deben realizar las siguientes tareas básicas: Entrada: captación de información, procesamiento o tratamiento de información y salida transmisión de resultados."

En esta parte se ha insertado las definiciones referidas a la informática porque se considera de necesidad deslindar los espacios de responsabilidad laboral destinados a cada uno de los sistemas administrativos en los cuales cada quien mantiene independencia de acción, de estructura y de función, es así que:

De las definiciones expuestas se desprende que el término "Informática" está en íntima relación con el Software y el hardware, es decir, por el avance tecnológico, las máquinas de escribir han sido sustituidos por el uso de computadoras e impresoras, en todo procesamiento de información documental, sea cual fuere su naturaleza, su origen y su destino, en consecuencia, utilizar como nomenclatura respecto al sistema de Estadística con el agregado de "Informática" no tendría significado puesto que todos los sistemas de una organización o dependencia, en el momento actual, utilizan el sistema informático computarizado para la producción y presentación de sus labores y actividades de carácter documentario convirtiéndose, por tanto la "Informática" sólo en un medio y una forma de procesar y difundir un documento escrito e impreso que procede de cualquier sistema ya sea asistencial o administrativo.

En lo que se refiere al segundo término considerado en la estructura de la Oficina de Estadística e Informática del Ministerio de Salud resulta contradictorio considerar como órganos de línea de una Oficina a dos "Oficinas Ejecutivas" pues textualmente expresa la Directiva Nº. 005-82-INAP/DNR, aprobada con Decreto Supremo Nº. 002-82-PCM lo siguiente:

"El Reglamento de Organización y Funciones establece la estructura funcional y orgánica de las dependencias hasta el tercer nivel organizacional, tipificándose las atribuciones de los cargos directivos, especificándose la capacidad de decisión y jerarquía del cargo".

Si esto es así entonces no guarda concordancia con el principio de autoridad y jerarquía lo considerado en el Reglamento de Organización y Funciones del Ministerio de Salud, pues una Oficina Ejecutiva es de mayor rango y jerarquía que una Oficina, por tanto, dichas Oficinas Ejecutivas no pueden estar subordinadas funcional y orgánicamente a una Oficina, el órgano inmediato superior a una Oficina Ejecutiva viene a ser una Dirección y el órgano inmediato inferior de una Oficina es una Unidad, por estas razones merecería efectuar una revisión y un replanteo de esta estructura orgánica.

CAPÍTULO II

El sistema de estadística hospitalario

2.1.- Fuente de Información disponible.

En el presente trabajo analítico la fuente de información sobre el tema está constituido por el Reglamento de Organización y Funciones de diferentes hospitales del contexto nacional entre ellos el Hospital Nacional Dos de Mayo de Lima, el Hospital Hipólito Hunanue de Tacna, el Hospital Santa Rosa de Piura, la Dirección Regional de Salud de Cajamarca, Hospital Nacional Arzobispo Loayza de Lima, Hospital de Tingo María, HOSPITAL San José del Callao, Hospital Goyeneche de Arequipa.

2.2..- Descripción del planteamiento del problema

El sistema de Estadística que existe al interior de un hospital es materia interesante de análisis debido a que se plantea con frecuencia opiniones contrapuestas de tal forma que este sistema aún siendo considerado en los organigramas estructurales de todos los establecimientos hospitalarios como un órgano de apoyo administrativo para algunos cumple funciones asistenciales y en esa condición existe la opinión que el personal de esta oficina debería ser incluido dentro del staff y el horario laboral asistencial y por ende gozar de los derechos concedidos al personal asistencial, en tanto para otros aún manteniendo una relación diaria con el paciente que solicita un turno de atención médica, o tramita un alta de sala de hospitalización o emergencia y que además custodia y distribuye historias clínicas del paciente, el personal de este sistema sería administrativo e incluido con los derechos y beneficios de dicho personal , ante ello la presente monografía pretende efectuar un deslinde de manera objetiva y técnica sobre estas posiciones encontradas efectuando un análisis respecto a las funciones, actividades, tareas y la propia estructura considerados no sólo de los documentos de gestión mencionados, sino también del estudio de campo realizado en el hospital Goyeneche de Arequipa siendo el único propósito el de contribuir a una buena administración de carácter gerencial del sistema lo que permitirá tener un concepto claro del tema y así esclarecer el verdadero rol de la Oficina de Estadística como parte integrante de una organización hospitalaria.

2.3.- Descripción de la ejecución del planteamiento

Revisado el Reglamento de Organización y Funciones de los establecimientos hospitalarios antes mencionados se encuentra que los Hospitales Loayza, Dos de Mayo, Santa Rosa de Piura, Hipólito Hunanue de Tacna, San José del Callao consignan el mismo párrafo e idéntica redacción cuando se conceptualiza a la Oficina de Estadística, esto es de la siguiente forma:

" De la Unidad de Estadística": "Es el órgano encargado de lograr que el Hospital provea la información estadística de salud y el soporte informático, mecanizado e integración de los sistemas de información requeridos para los procesos organizacionales, depende de la Dirección y tiene asignada las siguientes funciones"

En lo que respecta a la descripción de funciones de este órgano además de mantener similitud de redacción, en algunos casos como el Hospital Santa Rosa, Hospital San José del Callao, el Hospital Hipólito Hunanue por citar algunos dicha descripción de funciones se efectúan utilizando la misma redacción que podría entenderse como una actitud copista lo que a continuación se inserta literalmente.

"Programar y ejecutar la recolección, validación, consistencia, procesamientote datos, consolidación, análisis y difusión de la información estadística de salud a los usuarios internos y externos, según las normas establecidas".

"Lograr la disponibilidad, oportunidad, seguridad y control del registro y archivo de los documentos oficiales de registros médicos del paciente, para el uso del personal autorizado en la atención de salud para los fines legales pertinentes"

"Producir los indicadores estadísticos de salud para la toma de decisiones y la generación de datos de acuerdo a las necesidades y prioridades de los órganos y las unidades orgánicas del hospital"

"Analizar e interpretar la información estadística para facilitar el proceso de toma de decisiones"

"Identificar y proponer al Ministerio de Salud a través de las instancias pertinentes las necesidades de diseño y mejoramiento de los sistemas integrados de información que se establezcan"

"Identificar y proponer nuevas oportunidades de aplicación de tecnologías de información"

"Lograr la provisión de servicios informáticos, sistemas de info0rmación, telecomunicaciones, informática y telemática en el ámbito institucional a través de las instancias pertinentes"

"Establecer y mantener la seguridad, integración y operatividad de las redes de información y bases de datos institucionales necesarios"

"Lograr que los usuarios internos y externos tengan la disponibilidad de asesoría y asistencia técnica disponible en el uso de aplicaciones informáticas, telecomunicaciones y nuevas tecnologías de información"

Analizado estos documentos de gestión respecto al sistema de Estadística y las funciones consignadas que se han expuesto se sabe que en el nivel hospitalario estas funciones se refieren a aspectos eminentemente de carácter de procesamiento de datos e información estadística a excepción del Hospital Santa Rosa de Piura que adicionalmente a las mencionas considera la siguiente:

"optimizar y sistematizar el archivo de historias clínicas, a sí como de los procedimientos de registro y oportuna distribución según la programación de la atención del paciente"

Esto significa que en dichos hospitales la oficina de Estadística tendría asignada las mismas funciones y la misma estructura que en una institución no hospitalaria en el que eminentemente es de procesamiento de datos bajo el supuesto que la custodia de historias clínicas, la provisión de estas a los consultorios y salas de hospitalización así como la distribución de turnos de atención al cliente corresponderían desarrollar a otro sistema no estadístico.

CAPÍTULO III

Reglamento de organización y funciones de la oficina de estadística del hospital Goyeneche de Arequipa

De revisar el Reglamento de Organización y Funciones de la Oficina de Estadística del Hospital Goyeneche de Arequipa se encuentra que el rol fundamental es el siguiente:

"Velar por la eficiente y eficaz atención del paciente que concurre a este hospital y lo hace en concordancia con sus funciones y responsabilidades que aparecen en el presente Reglamento de Organización y Funciones, las Normas Técnicas para la gestión de la historia clínica de los establecimientos de salud del sector público y privado, en el Reglamento de Establecimientos de Salud y Servicios Médicos de apoyo los cuales determinan el alcance y el ámbito geográfico del presente Reglamento de Organización y Funciones"

"La finalidad de de la Oficina de Estadística del Hospital Goyeneche de Arequipa es articular y coadyuvar la correcta atención del paciente proveendo una óptima ficha de filiación, velar por la integridad e intangibilidad de la Historia Clínica considerada como producto final de la consulta médica"

Son objetivos de la Oficina de Estadística del Hospital Goyeneche de Arequipa:

"Constituirse en el soporte técnico administrativo de la atención de la salud del paciente "

"Contar con un sistema de custodia de Historias Clínicas acorde a las disposiciones vigentes"

"Contar con un sistema estadístico integrado con capacidad de resolución y respuesta a la demanda de la prestación de servicios de salud"

ORGANIGRAMA ESTRUCTURAL DE LA OFICINA EJECUTIVA DE ESTADISTICA DEL HOSPITAL GOYENECHE DE AREQUIPA.

• a) Órgano de Dirección

Jefatura de la Oficina Ejecutiva de Estadística

• b) Órgano de Asesoría

Comité Técnico Asesor

c) Órgano de Apoyo

Secretaría

d) Órganos de Línea

Oficina de Registro y Custodia de Historias Clínicas

. Unidad de Registro de Ingreso y Egreso del Paciente

. Unidad de Custodia y Archivo de Historias Clínicas

Oficina de Producción Sistematizada de Información Estadística

Hospitalaria

. Unidad de Clasificación Estadística de Enfermedades

. Unidad de Sistematización de Información Hospitalaria

. Unidad de Sistematización de Información HIS, HISDIS, SEM

Del análisis que se efectúa tanto de la estructura interna como la distribución de funciones del sistema de estadística del hospital Goyeneche de Arequipa resulta que en la nomenclatura encontrada en el Reglamento de Organización y Funciones de este hospital se ha obviado el término "Informática" puesto que este sistema informático no tendría un significado mas halla de lo relacionado con aspectos de Harware y Sofware que son de responsabilidad del sistema de Informática, esto sería en el entendido que en dicho hospital no se da el caso ni se tiene la responsabilidad de creación y formulación de programas informáticos y además se encargue de la parte reparativa de computadoras e impresoras propias del sistema y de la ingeniería de Informática,

Otra situación interesante que se observa en el estudio de campo del hospital Goyeneche de Arequipa es la atención que se brinda al cliente que demanda servicios de salud a los que se les atiende otorgándoseles el turno de atención médica diaria para consultorios externos y en función a ello se apertura la hoja de filiación, se desarchiva historias clínicas y se distribuye de manera selectiva según destino de consultorio médico dichas historias, en esta misma área de trabajo se tramitan las historias de pacientes hospitalizados que han sido dadas de alta, de todo ello se desprendería en opinión de unos que estas funciones serían relativas a sistemas asistenciales y en esto se fundaría el criterio de estos que el sistema de Estadística hospitalario es asistencial. La responsabilidad de absolver lo expuesto se encuentra a cargo de la Oficina de Registro y Custodia de Historias Clínicas y sus respectivas Unidades.

Si bien es cierto que la Oficina antes citada desarrolla sus funciones en contacto permanente y frecuente con el cliente que demanda servicios de salud en el Hospital Goyeneche de Arequipa, se ha encontrado que existe en la estructura de este hospital la Oficina de Producción Sistematizada de Información Estadística Hospitalaria que se encarga de procesar la información de las estadísticas de salud, establecer indicadores estadísticos de salud hospitalaria, así como tendencias y proporcionar de documentos e información fuentes de esta naturaleza a las instancias superiores para los fines que dichas instancias vean por conveniente, en este proceso se toma como materia prima y fuente de producción laboral de la estadística hospitalaria la información acopiada a través de la Oficina de Registro y Custodia de Historias Clínicas y sus respectivas Unidades que procede de los consultorios externos y de las salas de hospitalización.

De la observación de campo y del análisis de su documento de gestión que es el Reglamento de Organización y Funciones se ve que la Oficina de Estadística del Hospital Goyeneche de Arequipa se desagrega en dos grandes áreas de trabajo una vinculada a la captación del cliente y otra al procesamiento de la información proveniente de la anterior y ambas dan cuerpo y forma a la Oficina Ejecutiva de Estadística del Hospital Goyeneche de Arequipa.

Conclusiones

1.- Teniendo en consideración la estructura organizacional y la distribución funcional de la Oficina de Estadística del Hospital Goyeneche de Arequipa se concluye que este sistema estaría compuesto por dos grandes áreas de trabajo, uno en la que desarrolla funciones administrativas atendiendo a la demanda de servicios de salud del cliente que en primera instancia debe recavar un turno de atención y en función de ello procesar una historia clínica que se pone a disposición del consultorio médico y otra área de trabajo de procesamiento de información sobre la base de las atenciones brindadas en los consultorios médicos.

2.- Existe marcada diferencia entre la Oficina de Estadística encontrada en el Hospital Goyeneche de Arequipa y la Oficina de Estadística considerada en la Gerencia Regional de Salud y el propio Ministerio de Salud puesto que en estos últimos la función es de de análisis, evaluación y estimación de tendencias e índices en aspectos de salud, mientras que la primera es de carácter gerencial a través del manejo de la prestación del servicio de salud entendido como una necesidad susceptible de satisfacer a una población que demanda dicho servicio constituyéndose en la materia prima en el procesamiento de datos estadísticos.

3.- Examinado el Reglamento de Organización y Funciones de los demás hospitales se encuentra que las funciones son similares, por no decir iguales a los de una institución no hospitalaria en la que las oficinas de Estadística no mantendrían contacto alguno con el cliente que demanda servicios de salud.

4.- Respecto al añadido de "Informática" en la nomenclatura de la Oficina de Estadística este no tendría razón de ser pues por el avance tecnológico todos los sistemas laborales, todas las instituciones y todas las entidades hacen uso del sistema informático para absolver su carga laboral en consecuencia siendo este sistema informático un medio y no el fin de la Oficina de Estadística estaría demás el agregado de "Informática" pues equivaldría a consignar por ejemplo "Oficina de Recursos Humanos e "Informática", "Departamento de Cirugía e "Informática" que no sería justificación por el sólo hecho que cada sistema necesariamente hoy por hoy utiliza el sistema informático

Sugerencias

1.- Las Oficinas de Estadística de los hospitales que pertenecen al Ministerio de Salud deberían elaborar sus documentos de gestión, para el caso el Reglamento de Organización y Funciones tomando en consideración las normas dictadas como el Reglamento de Establecimientos de Salud y Servicios Médicos de Apoyo, Las Normas Técnicas de la Historia Clínica de los Establecimientos de Salud del Sector Público y Privado entre otros.

2.- Se debería tener presente los dispositivos legales al momento de establecer y formular una estructura funcional manteniendo y respetando los niveles jerárquicos y de autoridad

Bibliografía

1.- Reglamento de Establecimientos de Salud y Servicios Médicos de Apoyo, aprobado con D.S. Nº. 013-2006-SA

2.- Norma Técnica de la Historia Clínica de los Establecimientos de Salud del Sector Público y Privado, aprobado con N.T. Nº. 002-MINSA/DGSP-V.01

3.- Reglamento de Organización y Funciones del Instituto Nacional de Estadística e Informática

4.- Reglamento de Organización y Funciones del Ministerio de Salud

5.- Reglamento de Organización y Funciones de la oficina de Estadística e Informática del Hospital San José del Callao

6.- Reglamento de Organización y Funciones de la oficina de Estadística e Informática del Hospital Santa Rosa de Piura

7.- Reglamento de Organización y Funciones de la oficina de Estadística e Informática del Hospital Dos de Mayo

8.- Reglamento de Organización y Funciones de la oficina de Estadística e Informática del Hospital Hipólito Hunanue de Tacna

9.- Reglamento de Organización y Funciones de la oficina de Estadística e Informática del Hospital Nacional Arzobispo Loayza

10.- Reglamento de Organización y Funciones de la oficina de Estadística e Informática del Hospital Tingo María

11.- Reglamento de Organización y Funciones de la oficina de Estadística e Informática del Hospital Goyeneche de Arequipa

12.- Reglamento de Organización y Funciones de la Oficina de Informática, Telecomunicaciones y Estadística de la Dirección Regional de Salud Cajamarca

13.- Directiva Nº. 005-82-INAP/DNR

14.- Liderazgo y Realidad Nacional: Deymor B. Centty Villafuerte