Indice1. Planeación 2. Misión 3. Objetivos O Metas 4. Políticas 5. Procedimientos 6. Presupuesto 7. Organización 8. Departamentalizacion 9. Dirección 10. Autoridad 11. Liderazgo 12. Motivación 13. Comunicación 14. Control 15. Sistemas de control
La planeación es una función de todos los administradores aunque su carácter y alcance varían desacuerdo con la autoridad de cada uno y con la naturaleza de las políticas y los planes establecidos por la alta dirección. Si a los administradores no se les concede un cierto grado de discreción y responsabilidad para planear no serán verdaderos ejecutivos. Si se reconoce la generalización de la planeación es más fácil comprender porque algunas personas distinguen entre la elaboración de políticas (el establecimiento de normas para la toma de decisiones) y la administración, o entre el administrador o supervisor. Debido a su autoridad u oposición en la organización, un administrador puede realizar mas planeación o una planeación más importante que otros, o la planeación de uno puede ser más básica que la de otro y aplicable a una porción más grande de la empresa. Sin embargo, todos los administradores(desde los presidentes hasta los supervisores de primer nivel)hacen planes. Incluso el jefe de una cuadrilla dedicada a la reparación de carreteras o un grupo de obreros de una fabrica hacen planes en una área limitada y bajo reglas y procedimientos bastante estrictos. Es interesante observar que en los estudios sobre la satisfacción en el trabajo, un factor principal para el éxito de los supervisores en el nivel inferior de la organización es su grado de capacidad para hacer planes. La eficiencia de un plan se relaciona con el grado hasta el que logre el propósito y los objetivos que se persiguen. Por otra parte la eficiencia de un plan se mide por su contribución al propósito y los objetivos, menos los costos y otros factores necesarios para formularlo y operarlo. Un plan puede facilitar la consecución de los objetivos, pero a un costo innecesariamente alto. Los planes son eficientes si logran su propósito a un costo razonable, cuando este se mide no solo en términos de tiempo, dinero o producción sino también por el grado de satisfacción grupera o individual.
La misión o el propósito (con frecuencia estos términos se usan indistintamente identifica la función atarea básica de una empresa o agencia de cualquier parte de ella) Cualquier clase de empresa organizada tiene(o al menos debe tener para ser significativa) un propósito o misión. En todo sistema social, las empresas tienen una función o tarea básica que las ociedad les asigna. Por lo general, el propósito de ellas es la producción y distribución de bienes y servicios. El de un departamento de carreteras estatales es el diseño, constructivo y operación de un sistema vial terrestre. El de los tribunales es la interpretación de las leyes y su aplicación. El de una universidad es la enseñanza y la investigación. Y así sucesivamente.
Los objetivos son los fines hacia los cuales se dirige una actividad. Representan no solo en objetivo final de la planeación sino también el fin hacia el que se encaminan la organización, la integración, la integración de personal, la dirección y el control. Aunque los objetivos de la empresa constituyen su plan básico, los departamentos también pueden tener sus objetivos propios. Naturalmente que sus metas contribuyen al logro de los objetivos de la empresa, pero los dos grupos de objetivos pueden ser por completo diferentes. Por ejemplo, el objetivo de un negocio quizá sea obtener una cierta utilidad al producir una determinada línea de equipos para entretenimiento en el hogar, mientras que la meta del departamento de producción podría ser fabricar cierto numero de aparatos de televisión con un diseño calidad determinados, a un costo especifico. Estos objetivos son congruentes pero difieren en que el departamento de producción por si solo no puede asegurar el logro del objetivo de la compañía
Las políticas también son planes en el sentido de que constituyen declaraciones o interpretaciones generales que guían o encausan el pensamiento para la toma de decisiones. No todas las políticas son "expresas", ya que son frecuencia tan solo se deducen de las acciones de los administradores. Por ejemplo el presidente de una compañía puede seguir estrictamente la practica de ascensos internos (tal ves por conveniencia que por política) y por ello quizá la platica interprete como política y los subordinados la sigan cuidadosamente de hecho uno de los problemas de los administradores es asegurarse de que los subordinados no interpreten como política las decisiones administrativas de poco importancia cuyo fin no es servir de patrones a seguir. Las políticas definen una arrea dentro de la cual se debe tomar una disección y aseguran que esta sea congruente con un objetivo y contribuya a alcantarillo. Las políticas ayudan a decidir cuestiones antes de que se conviertan en problemas hacen innecesario analizar la misma situación cada ves que se presenta y unifican otros planes con lo cual permite a los administradores delegar autoridad y a pesar de ello mantener el control sobre lo que hacen sus subordinados. Puesto que las políticas son guías para la toma de decisiones, de ello se desprende que necesitan tener cierta flexibilidad. De lo contrario serian reglas. Con demasiada frecuencia, las políticas sin interpretadas como una especie de "diez mandamientos" que dejan poca iniciativa al individuo. Aunque en algunos casos la libertad es bastante amplia, en otros puede ser excesivamente limitada.
Los procedimientos son planes que establecen un método obligatorio para realizar las actividades futuras son series cronológicas de acciones requeridas. Son pautas de acción, mas que de pensamiento, que detallan la forma exacta en que se devén realizar determinadas actividades. Con frecuencia, los procedimientos violan las jurisdicciones departamentales Unos pocos ejemplos ilustran la relación entre los procedimientos y las políticas. Los procedimientos establecidos para poner en practica las políticas permitirán programar las vacaciones para evitar interrupciones del trabajo fijar métodos y tasas de pago para las primas vacacionales, llevar registros para asegurar que cada empleado disfruta sus vacaciones y describir con claridad los medios para solicitarlas. En una compañía grande se necesitan procedimientos cuidadosos para asegurar que los pedidos de manejen en una forma especifica.
Un presupuesto es una declaración de los resultados esperados expresados en términos numéricos. S e puede considerar como un programa (expresado en números). De hecho, al presupuesto financiero de operaciones a menudo se le denomina "Plan de utilidades". El presupuesto se puede expresar en términos financieros; en términos de horas-hombre, unidades de producto, horas maquina o en cualquier otro termino numéricamente mensurable. Se puede relacionar con operaciones como es el caso de presupuesto de gastos; puede reflejar desembolsos de capital, como lo hace el presupuesto de gastos de capital o mostrar el flujo de efectivo, como el presupuesto de efectivo. Puesto que los presupuestos también constituyen medios de control. Sin embargo es evidente que preparar un presupuesto implica planeación. En muchas compañías constituye el instrumento fundamental para esta. El presupuesto obliga ala compañía a preparar por adelantado(ya sea para una semana o para 5 años)una recopilación numérica del flujo de efectivo esperado gastos e ingresos, desembolsos de capital, o la utilización de horas- hombre o de horas. El presupuesto es necesario para el control, pero no se puede usar como un estándar exacto de control a menos que refleje los planes.
Desde siempre el ser humano ah estado consciente de que la obtención de eficiencia solo es posible a través del ordenamiento y coordinación racional de todos los recursos que forman parte del grupo social; esta actividad corresponde a la etapa del proceso administrativo denominada organización. Una vez que se ah establecido "lo que se quiere hacer" dicho de otra manera. Los objetivos a alcanzar durante la etapa de planeación será necesario determinar "como hacerlo", que medidas utilizar para lograr lo que se desea; esto solo es posible a traves de la organización. La palabra organización es a la empresa lo que la estructura a un edificio en construcción, ya que la organización establece la disposición y correlación de tareas que el grupo social debe llevar acabo para lograr sus objetivos, proveyendo la estructura necesaria a fin de coordinar eficazmente los recursos.
Principios Existen nueve principios que proporcionan la pauta para establecer una organización racional, se encuentran íntimamente relacionados, y son: 1. -Del Objetivo. Todas y cada una de las actividades establecidas en la organización devén relacionarse con los objetivos y propósitos de la empresa. Es decir la existencia de un puesto solo es justificable si sirve para alcanzar realmente los objetivos. Este principio a primera vista parece obvio, sin embargo la realidad muestra que muchas veces se crean puestos con la consecuente implicación de costos y esfuerzos inútiles que nada contribuyen a lograr los objetivos, sino que, al contrario, solo coaccionan gastos innecesarios. No hay que confundir a los sistemas organizacionales con sistemas burocráticos o de papeleo excesivo; al organizar e necesario tener presente que la finalidad primordial de la organización es promover la eficiencia, simplificar el trabajo y no complicarlo. 2. -Especializacion. Este principio fue establecido por Adam Estima hace 200 años afirma que el trabajo de una persona debe limitarse, hasta donde sea posible, a la ejecución de una sola actividad el trabajo se realiza mas fácilmente si se subdivide en actividades claramente relacionadas y delimitadas. Mientras mas especifico y menor sea el campo de acción de un individuo, mayor será se eficiencia y destreza. 3. -Jerarquía Es necesario establecer centros de autoridad de los que emane la comunicación necesaria para lograr los planes en los cuales la autoridad y responsabilidad fluyan en una línea clara e ininterrumpida, desde el mas alto ejecutivo hasta el nivel mas bajo. Este principio establece que la organización es una jerarquía. 4. -Paridad de autoridad y responsabilidad. A cada grado de responsabilidad conferido, debe corresponder el grado de autoridad necesario para cumplir dicha responsabilidad no tiene objeto hacer responsable a una persona por determinado trabajo si no se le otorga la autoridad necesaria para poder realizarlo. De la misma manera que resulta absurdo conceder autoridad para realizar una función, a un empleado si no se le hace responsable por los resultados. 5.-Unidad De Mando. Este principio establece que al determinar un centro de autoridad para cada función debe asignarse un solo jefe, y que los subordinados no deberán reportar a mas de un superior pues el hecho de que un empleado reciba ordenes de dos o mas jefes solo coaccionara ineficiencia. 6. -Difusión. Para maximizar las ventajas de la organización las obligaciones de cada puesto que cubren responsabilidad y autoridad, devén publicarse y ponerse por escrito, a disposición de todos aquellos miembros de la empresa que tengan relación con las misma. Por otra parte la descripción de labores no devén hacerse con demasiado detalle 7. -Amplitud. Hay un limite en cuanto al numero de subordinados que devén reportar a un ejecutivo, de tal manera que este puede realizar todas sus funciones eficientemente. Lyndall Urwick dice que un gerente no debe ejercer autoridad directa a mas de 5 o 6 subordinados a fin de asegurar que no este sobrecargado y que este en la posibilidad de atender otras funcione mas importante. 8.-De la coordinación. Las unidades de una organización siempre deberán mantenerse en equilibrio. Un ejemplo de esto puede ser que de nada servirá contar con departamentos de mercadotecnia y finanzas muy eficientes, si la transportación es tan mala que la compañía difícilmente desplaza sus mecanices en otras palabras, el administrador debe buscar el equilibrio adecuado en todas las funciones de la empresa. 9. -Continuidad. Una ves que se ha establecido la estructura organizacional requiere mantenerse, mejorarse y ajustarse a las condiciones del medio ambiente. La organización que es apropiada para la empresa en un momento dado, puede no serlo posteriormente, por lo mismo, alguien debe tener asignada la responsabilidad de observar la estructura organizaciones y sugerir los ajustes y modificaciones necesarios.
8. Departamentalizacion
A la división y en agrupamiento de las funciones y actividades en unidades especificas, con base en su similitud se le conoce con el nombre departamentalizacion
Manuales Son documentos detallados que contienen en forma ordenada y sistemática, información a cerca de la organización de la empresa. Los manuales, de acuerdo con su contenido, pueden ser: a) De políticas b) Departamentales c) Bienvenida d) De organización e) De procedimientos f) De contenido múltiple g) De técnicas h) De puesto.
- Son de gran utilidad ya que
- Uniforman y controlan el cumplimiento de las funciones de la empresa.
- Delimitan actividades responsabilidades y funciones.
- Aumentan la eficiencia de los empleados ya que indica lo que se debe hacer y como se debe hacer.
- Son una fuente de información, pues muestran la organización de la empresa.
- Ayudan a la coordinación y evitan la duplicidad y las fugas de responsabilidad.
- Son una base para el mejoramiento de sistemas.
- Reducen costos al incrementar la eficiencia.
Esta etapa del proceso administrativo, llamada también ejecución comando o liderazgo, es una función de tal trascendencia, que algunos autores consideran que la administración y la dirección son una misma cosa. Esto es en gran parte, debido a que al dirigir es cuando se ejercen mas representativamente las funciones administrativas de manera que todos los dirigentes pueden considerarse administradores. Como se recordara, existen muchos criterios acerca de las etapas del proceso administrativo pero en ninguno de ellos se excluye un elemento común: La dirección; porque la dirección es la escénica misma de la administración siendo una de sus características que no puede contemplarse como una etapa aislada ya que es al dirigir donde la unidad temporal se manifiesta en plano.
Principios: 1. – De la armonía del objetivo o coordinación de intereses. La dirección será eficiente en tanto se encamine hacia el logro de los objetivos generales de la empresa. Los objetivos de la empresa solo podrán alcanzares si los subordinados se interesan en ello lo que les facilitara si sus objetivos individuales o interese personales son satisfechos al conseguir las metas de la organización y si estas no se contraponen a su autorealizacion. 2.- Impersonalidad de mando. Se refiere a que la autoridad y su ejercicio(el mando),surgen como una necesidad de la organización para obtener ciertos resultados; por esto, tanto los subordinados como los jefes devén estar conscientes de que la autoridad que emana de los dirigentes surge como un requerimiento para lograr los objetivos, y no de su voluntad personal o arbitreo. Puntualiza la importancia de impersonalizar las ordenes y de no involucrar situaciones personales ni abusar de la autoridad, ya que l0o anterior ocasiona conflictos y baja moral. 3. – De la supervisión directa. Se refriere al apoyo o comunicación que debe brindar el dirigente a sus subordinados durante la ejecución de los planes de tal manera que estos se realicen con mayor facilidad. 4. – De la vía jerárquica. Postula la importancia de respetar los canales de comunicación establecidos por la organización formal de tal manera que al emitirse una orden sea transmitida a través de los niveles jerárquicos correspondientes, a fin de evitar conflictos, fugas de responsabilidad, debilitamiento a la autoridad de los supervisores inmediatos, así como perdidas de tiempos 5. – De la resolución del conflicto. Indica los problemas que surjan durante la gestión administrativa a través de los niveles jerárquicos correspondientes. 6. – Aprovechamiento del conflicto. El conflicto es un problema u obstáculo que se antepone al logro de las metas de la organización pero que han de obligar al administrador a pensar en soluciones para el mismo, ofrece la posibilidad de visualizar nuevas estrategias y diversas alternativas. Los conflictos no son mas que pequeños focos rojos que surgen en la vida normal de cualquier empresa pueden proporcionar indicios de que algo esta funcionando mal.
La autoridad es la facultad de que esta investidura persona dentro de una organización, para dar ordenes y exigir que sean cumplidas por sus subordinados para la realización de aquellas acciones que quien las dicta considera apropiadas para el logro de los objetivos del grupo.
Tipos de autoridad 1. -Formal Cuando es conferida por la organización e decir la que emana de un superior para ser ejercida por otras personas 2. -Técnica Nace de los conocimientos especializados de quien la posee. 3.-Personal. Se origina en la personalidad del individuo.
Este termino se aplica por lo general a niveles jerárquicos inferiores aunque todo administrador de mayor o menor grado lleva acabo esta función. El liderazgo o supervisión es de gran importancia para las empresas ya que mediante el se imprime la dinámica necesaria a los recursos humanos para que logren sus objetivos. El liderazgo esta ligado con la superación y, de acuerdo con los diversos estilos del liderazgo que existan en la empresa, variara el grado de eficiencia y productividad dentro de la misma.
Significa "mover conducir impulsar a la acción ". La motivación es la labor mas importante de la dirección a la ves que la mas compleja pues a través de ella se logra la ejecución del trabajo tendiente a la obtención de los objetivos de acuerdo con los estándares o patrones esperados.
La comunicación es un aspecto clave en el proceso de dirección. La comunicación puede ser definida como el proceso a través del cual se transmite y recibe información de un grupo social La comunicación en una empresa comprende múltiples interacciones que abarcan desde las conversaciones telefónicas informarles hasta los sistemas de información mas complicados. Su importancia es tal que algunos autores sostienen que es casi imposible determinar todos los canales que transmiten y reciben información en una organización La comunicación consta de tres elementos básicos: Emisores donde se origina la información Transmisor A través del cual fluye la comunicación Receptor que recibe y debe entender la información
14. Control
El control es una etapa primordial en la administración, pues, aunque una empresa cuente con magníficos planes, una estructura organizacional adecuada y una dirección eficiente el ejecutivo no podrá ejecutar cual es la situación real de la organización si no existe un mecanismo que se cerciore o informe si los hechos van de acuerdo con los objetivos
Principios La aplicación racional del control deben fundamentarse en los siguientes principios: Equilibrio: A cada grupo de delegación conferido debe proporcionarse el grado de control correspondiente. De la misma manera que la autoridad se delega y la responsabilidad se comparte, al delegar autoridad es necesario establecer los mecanismos suficientes para verificar que se esta cumpliendo con la responsabilidad. De los objetivos Se refiere a que el control existe en función de los objetivos, es decir, el control no es un fin sino un medio para alcanzar los objetivos preestablecidos. De la oportunidad El control, para que sea eficaz necesita ser oportuno, es decir, debe aplicarse antes de que se efectúe el error, de tal manera que sea posible tomar medidas correctivas, con anticipación. Un control cuando no es oportuno, carece de validez y, obviamente reduce la consecución de los objetivos al mínimo De las desviaciones Todas las variaciones o desviaciones que se presenten en relación con los planes deben ser analizadas detalladamente de tal manera que sea posible conocer las causas que las originaron, a fin de tomar las medidas necesarias para evitarlas en el futuro es. Es inútil detectar desviaciones si no se hace el análisis de las mismas y si no se establecen medidas preventivas y correctivas. De Excepción El control debe aplicarse, preferentemente a las actividades excepcionales o reprecentativas, a fin de reducir costos y tiempo delimitando adecuadamente cuales funciones estratégicas requieren de control este principio se auxilia de métodos probabilisticos, estadísticos o aleatorios De La Función Controlada La función controladora por ningún motivo debe comprender a la función controlada, ya que pierde efectividad el control. Este principio es básico, ya que señala que la persona o la función que realiza el control no debe estar involucrada con la actividad a controlar.
Un sistema de control deberá ajustarse a las necesidades de la empresa y tipo de actividad que se desee controlar. Así una pequeña empresa necesita de un sistema de control distinto al de una empresa grande; los controles que se implanten en el departamento de ventas serán diferentes a los controles del departamento de producción. Lo buenos controles deben relacionarse con la estructura organizativa y reflejar su eficacia; como ya se dijo la función del control no puede suplir una organización precaria.
Establecimiento De Estándares Un estándar puede ser definido como una unidad de medida que sirve como modelo, guía o patrón con base en la cual se efectúa el control. Los estándares representan el estado de ejecución deseado de hecho, no son mas que los objetivos definidos de la organización. 1.-Rendimiento de beneficios 2.-Pocision en el mercado. 3.-Productividad 4.-Calidad del producto. 5.- Desarrollo del personal. 6.- Evaluación de la actuación.
Medición De Resultados Consiste en medir la ejecución y los resultados, mediante la aplicación de unidades de medida, que deben ser definidas de acuerdo con los estándares. El establecer dichas unidades es uno de los problemas mas difíciles sobre todo en área con aspectos eminentemente cualitativos. Para llevar acabo su función esta etapa se vale primordialmente de los sistemas de información; por tanto la efectividad del proceso de control dependerá directamente de la información recibida, misma que debe ser oportuna(a tiempo), confiable(exacta), valida.
Corrección La utilidad concreta y tangible del control esta en la acción colectiva para integrar las desviaciones en relación con los estándares. El tomarse acción correctiva es función de carácter netamente ejecutivo; no obstante antes de iniciarla es de vital importancia reconocer si la desviación es un síntoma o una causa. Un ejemplo frecuente sucede cuando existe una baja en las ventas lo que indica que algo no se ha ejecutado de acuerdo con lo planea, pero antes de incrementar vendedores o entrenarlos es conveniente analizar si esta bajo no es causa de una mala calidad en el producto o de una publicidad muy pobre.
Retroalimentacion Es básica en el proceso de control, ya que a través de la retroalimnetacion, la información obtenida se ajuste al sistema administrativo al correr del tiempo.
Autor:
Fco. Ivan Patino Resendiz