Control de Recursos Humanos

Introducción

Se entiende que la gerencia de recursos humanos es el motor centra que basándose en un conocimiento integral genere las oportunas respuestas. Para llevar a efecto sus acciones, su herramienta principal es la información que se traduce en base de datos, confiable que contemple la permanente actualización y programación de la misma.

Al plantearse los cambios deberá estar apta para identificar los conflictos y el impacto de dichos cambios, con el fin de enfrentarlos y solventarlos, planteando soluciones que se ajusten a las necesidades de cambio.

Base de datos

Son elementos que sirven de base para resolver los problemas o para la formación del juicio. Un dato es solo un índice, una manifestación objetiva posible de ser analizada subjetivamente, es decir exige la interpretación del individuo para poder ser manejada.

– Procesamiento de Datos:

Es la actividad que consiste en acumular, agrupar y cruzar datos para transformarlos en información, o para tener otra información (las mismas informaciones) bajo otra forma, para alcanzar alguna finalidad u objetivo.

El procesamiento de datos

· Manual: Es cuando se efectúa de una manera manual, utilizando fichas, talonarios, mapas, etc. Con o sin ayuda de maquinas de escribir, de computadoras o de cualquier otro aparato recolector de información.

· Semiautomático: Es cuando presenta características del procesamiento manual unidas a las características del proceso automático, es decir, cuando se utilizan maquinas de contabilidad en las cuales el operador introduce fichas, talonarios o información uno tras otro (lo que constituye el procesamiento manual) y, después de recibir la ficha y los datos iniciales, la maquina realiza numerosas operaciones consecutivas ya programadas, sin la intervención del operador (lo que constituye el procesamiento automático).

· Automático: Es cuando la maquina esta programada para que realice determinado conjunto de operaciones, desarrolla la secuencia sin que haya la necesidad de intervención humana entre un ciclo y los siguientes. Por lo general este ciclo es realizado por medio de las computadoras.

Base de datos en recursos humanos

Es un sistema de almacenamiento y acumulación de datos debidamente clasificados y disponibles para el procesamiento y la obtención de información. (Conjunto de archivos relacionados lógicamente). La eficiencia de la información es mayor con la ayuda de la base de datos no sólo por la reducción de la memoria para archivos, sino también porque los datos lógicamente relacionados permiten la actualización y los procesamientos integrados y simultáneos. Es muy común que las bases de datos estén relacionadas entre si por un software que ejecuta las funciones de crear y actualizar archivos, recuperar y generar informes.

En recursos humanos, las bases de datos pueden obtener y almacenar datos de diferentes estratos o niveles de complejidad, a saber:

· Datos personales de cada empleado, que conforma el registro de personal.

· Datos de los ocupantes de cada cargo, que conforman un registro de cargos.

· Datos de los empleados de cada sección, departamento o división, que constituye un registro de secciones.

· Datos de los salarios e incentivos salariales, que constituye un registro de remuneración.

· Datos de los beneficios y servicios sociales, que conforman un registro de beneficios.

· Datos de candidatos (registro de candidatos), de cursos y actividades de entrenamiento (registro de entrenamiento), etc.

Este sistema obtiene datos e información de los empleados, del ambiente empresarial, del ambiente externo y del macro-ambiente experimentando un trabajo de recolección, procesamiento y utilización. Algunos se recolectan para evaluar la fuerza de trabajo, y otros se tabulan y se presentan en forma de encuesta, análisis y seguimiento para fines de caracterización. Otros se almacenan para ser recuperados después, procesarlos y utilizarlos en la descripción.

La elaboración de un sistema de información debe tener en cuenta el concepto de ciclo operacional utilizado tradicionalmente en contabilidad, el cual nos permite identificar precisamente un punto de inicial y un punto final (ambos externos a la empresa) que se relacionan entre si por cadenas de eventos. Una vez especificados, se evita el riesgo de proyectar un sistema de información solo para un aparte de los flujos de información, puesto que la dimensión del proceso decisorio esta perfectamente definida.

Los antiguos sistemas tradicionales de información constituyen sistemas cerrados que abarcan casi todos los flujos importantes de información dentro de una empresa, en tanto que la administración por sistemas busca establecer un conjunto programado de reglas de decisión que sean aplicadas a un gran volumen de transacciones de tipo repetitivo. Al ser estas reglas determinadas, los subordinados podrán administrarlas en sus actividades diarias, para que así la administración sea capaz de dedicar la mayor parte de sus esfuerzos al tratamiento del conjunto no programado de transacciones. La administración por sistemas se basa en la plantación e implantación de un sistema de información, el cual puede recolectar información interna o externa a la empresa, siendo esta dirigida al nivel institucional o estratégico para que sea referido a decisiones con seguimiento y control. De cualquier manera, un sistema integrado de información de recursos humanos debe agrupar una variedad de información obtenida de datos provenientes de diversas fuentes.

Sistemas de información en recursos humanos

Es un conjunto de elementos independientes (subsistemas), lógicamente asociados, para que a partir de su interacción se genera la información necesaria para la toma de decisiones. Por definición, es un sistema mediante el cual los datos se obtienen, se procesan y se transforman en información de una manera esquematizada y ordenada, para que sirvan de ayuda en el proceso de la toma de decisiones. Como la ARH es una responsabilidad de línea y una función de staff, el organismo de ARH debe abastecer a todos los organismos de información importante acerca del personal que existe en cada uno de los organismos, para que los respectivos jefes administren a sus subordinados de manera adecuada.

El punto de partida para elaborarlo es la base de datos, y su objetivo final es suministrar a las jefaturas información acerca del personal. Este sistema recibe entradas (inputs) que son procesadas y transformadas en salidas (outputs) bajo la forma de informes, documentos, índices, listados medidas estadísticas de posición o de tendencia, etc. Los datos, por incluir detalles, no permiten obtener un significado más amplio, en tanto que la información obtenida a través del tratamiento, el procesamiento y la combinación de datos comporta una significación mas amplia y definida, reduciendo así las condiciones de incertidumbre.

El montaje de un sistema de información de recursos humanos requiere: observación sistemática y análisis y evaluación de la empresa, o de su subsistemas, y de sus respectivas necesidades de información. Un sistema de información debe identificar y agrupar todas las redes de flujos de información para que sea proyectada hacia cada grupo de decisiones. El énfasis debe hacerse en la necesidad de información y no solo en el uso de la información, como se ha hecho convencionalmente. En lo fundamental, el sistema de información es la base del proceso decisorio de la organización.

La planeación de un sistema de información de recursos humanos

Un sistema de información de recursos humanos utiliza, como fuentes de datos, elementos suministrados por:

· Base de Datos de recursos humanos

· Reclutamientos y selección de personal

· Entrenamiento y desarrollo de personal

· Evaluación del desempeño

· Administración de salarios

· Registros y control de personal, respecto de fallas, atrasos, disciplinas, etc.

· Estadísticas de personal.

· Higiene y seguridad

· Jefaturas respectivas, etc.

El sistema de información de RH debe planearse e implementarse para alcanzar determinados objetivos. El logro de estos objetivos es lo que permitirá evaluar la eficacia del sistema: hacer que los organismos de línea puedan tomar decisiones adecuadas respecto de las personas.

El cambio

Transformaciones traen nuevas fuerzas y presiones hacia adentro de la organización, contingencias y coacciones, oportunidades y amenazas, alterando el equilibrio interno; y provocando conflictos. El mundo cambia a cada momento, y cada vez mas rápidamente. El cambio parece ser la única constante de nuestras vidas. Éste ocurre sin que tengamos conciencia de su rapidez ni de su magnitud. Y con el cambio todo queda diferente. Aún más, el cambio pasa a ser tan intenso que no deja ver el pasado ni proyectarlo hacia el futuro. El cambio es tan grande que hace el futuro sea cada vez más diferente del pasado y del presente, como si hubiese una discontinuidad, un desacompasimiento, un abismo entre lo que era y lo qué será.

Impacto de los cambios

7.1 – Los cambios en las organizaciones.

Para la ARH. Los cambios y las transformaciones están acelerándose gradualmente. Los cambios sociales tecnológicos, económicos, políticos, culturales, demográficos, etc.; los cambios en las sociedades, en los mercados y en las organizaciones.

Todo cambio –en transferencia, reorganizaciones, nuevos productos o servicios, nuevos mercados, nuevas tecnologías, etc.-, ya sea para mejorar o para empeorar; provoca un desplazamiento de lo antiguo y de lo usual y los sustituye por una nueva situación que así siempre es desconocida e incierta.

Con la ocurrencia de periodos de recesión económica, de intransigente competencia, e rápido desarrollo tecnológico, de cambios sociales, culturales y económicos, las empresas se sienten en un ambiente dinámico y pleno de desafío que cambia a cada instante.

Las grandes corporaciones han constituido los blancos preferidos y su capacidad competitiva ha sido gradualmente erosionada, gracias a leyes y reglamentos que tienen como objetivo las grandes empresas; los movimientos reivindicatorios las colocan como objetivos preferidos, la prenda y la fiscalización por lo general se concentran en ellas, y así sucesivamente.

Grandes corporaciones como IBM, General Motors, General Electric, están tratando de dejar de ser una única gran corporación para dividirse en organizaciones menores, mas ágiles y dinámicas. Las estructuras enormes, pesadas, caracterizadas por la increíble división del trabajo, están siendo gradualmente sustituidas por estructuras pequeñas, dinámicas y por la multifuncionalidad. Los feudos siendo sustituidos por la integración y por el espíritu de sociedad.

Las empresas –como todas las organizaciones sociales– son relativamente conservadoras y no están bien preparadas para enfrentar el cambio. Todavía esperan que ocurra el cambio para adaptarse a él. Y son muy raras las organizaciones que reactivamente y casi nunca proactivamente. Son pocas las organizaciones que planean el cambio o que se anticipan a él. Y son muy raras las organizaciones que hacen que ocurra el cambio. El comportamiento empresarial común es el de imprevisión frente al cambio.

El proceso de cambio implica necesariamente la reformulación de conceptos y valores muy divulgados en las últimas décadas y muy incorporados en la cultura de las organizaciones y de sus dirigentes.

7.2 – Los cambios en las personas.

Si las empresas no están preparadas para el cambio, tampoco lo están las personas. Todo cambio en el ámbito personal implica una modificación de las relaciones, de las responsabilidades o del comportamiento de las personas que son miembros de la empresa, requiriendo un significativo ajuste o alteración de su ambiente cotidiano de trabajo, modificación de hábitos, procedimientos y relaciones funcionales. Los cambios pueden ocurrir en los objetivos empresariales, en las relaciones de autoridad, en los métodos de trabajo y desempeño, en el ambiente de trabajo, en las relaciones interpersonales y en otros factores intra empresariales.

Aunque son agentes activos de cambio, las personas pueden sentirse víctimas de él, todo cambio exige lo siguiente:

· Ajuste comporta mental: Se refieren a las alteraciones objetivas que deben hacerse por aquellos que efectúan el trabajo mediante rutinas:

a. Físicas en la ejecución de tareas: Así, los patrones de comportamiento deben adaptarse a nuevos reglamentos, procedimientos y métodos de trabajo. Y, en consecuencia, deben alcanzarse nuevos patrones de comunicación, cooperación e interacción.

b. El efecto psicológico del cambio debe notarse en las actitudes desarrolladas por las personas con relación al cambio en función de su habilidad para afrontar las nuevas exigencias.

7.3 – Impacto de los cambios sobre ARH.

El mundo está pasando por enormes y rápidas transformaciones. El medio ambiente en que las organizaciones viven y operan cambia a cada momento. Las empresas que pretenden ignorar los cambios dentro de una postura cerrada e introvertida. Corren el serio riesgo de desaparecer, las organizaciones necesitan adaptarse continuamente a los cambios ambientales para tener éxito. Estos cambios afectan de manera directa a la ARH.

Siempre afirmamos que la ARH debe ser el agente de cambio dentro de la organización. La ARH ayuda a promover o a resistir los cambios empresariales. El papel de la ARH -como responsabilidad de línea y función de staff- consiste en crear condiciones organizacionales y ambientales para el cambio puede aceptarse, asimilarse, incorporarse y dinamizarse por todos los miembros de la empresa. Para ello, la ARH necesita aprovechar las acciones directas e indirectas que efectúa sobre los miembros de la empresa para predisponerlos y prepararlos hacia el cambio empresarial. Mediante la acción directa efectuada a través de sus actividades de reclutamiento, selección, entrenamiento, consejería y orientación a las personas, la ARH está en condición de cambiar la cabeza de las personas. Mediante la acción indirecta efectuada a través de las políticas de ARH y de procedimientos y prácticas administrativas de cómo los jefes –directores, gerentes o supervisores– deben afrontar los asuntos relacionados con personas, también la ARH está en condiciones de cambiar la cabeza de los jefes y dirigentes.

Responsabilidad social de la empresa.

El balance social evidencia el concepto de responsabilidad social de la empresa. Responsabilidad social no significa la actuación socialmente responsable de sus miembros, ni las actividades de beneficencia, sino los compromisos de la empresa para con la sociedad en general y de manera más intensa con aquellos grupos o comportamiento de la empresa de cara a las exigencias sociales, como consecuencia de sus actividades. Esto implica la evaluación y compensación de los costos sociales que la misma genera y la ampliación del campo de sus objetivos, definiendo el papel social a desarrollar para conseguir, con todo esto, la legitimidad y la responsabilidad de cara a los diversos grupos humanos que la integran e imperan en la sociedad en su conjunto.

Control

El proceso de control contribuye a asegurar que se alcancen los objetivos en los plazos establecidos y con los recursos planeados, proporcionando a la empresa la medida de la desviación que los resultados puedan tener respecto a lo planeado. Dicho proceso de control consta de cuatro pasos básicos:

Señalar niveles medios de cumplimiento; establecer niveles aceptables de producción de los trabajadores, tales como cuotas mensuales de producción para los operarios y ventas para los vendedores.

Verificar el desempeño a intervalos regulares (día, semana, mes).

Determinar si existe alguna variación de los niveles medios reales respecto a los establecidos.

Si existiera una variación, tomar medidas correctivas, tales como un entrenamiento o mayor instrucción. Si no existe ninguna variación, continuar con la actividad.

Las actividades básicas que comprende el proceso de control son:

Establecimiento de indicadores y estándares de control (ventas, costos, productividad, competitividad, calidad); medir y juzgar lo que se ha realizado (análisis de datos estadísticos, informes contables, informes de producción); comparar lo realizado contra lo planeado para definir si existen diferencias (evaluación del funcionamiento, inspección y localización de fallas), y establecer medidas correctivas (ajustes para alcanzar lo planeado).

Con el paso de los años se han desarrollado mejores métodos de control, dirección y administración de las empresas. Algunas de las herramientas que están utilizando las empresas para mejorar su desempeño son:

Administración de la Calidad Total

Reingeniería de Procesos de Negocios

Estas dos herramientas contienen una fuerte orientación hacia los procesos. Ello implica la búsqueda por:

Mejorar la calidad del producto.

Reducir el tiempo del ciclo de producción.

Reducir los costos.

CONTROL DE RECURSOS HUMANOS

El control del talento humano es estudiado como la última etapa del proceso de gerencia y es tan importante como las demás etapas, ya que permite detectar las fallas, así como establecer los mecanismos para su corrección, generando un proceso de retroalimentación constante.

El control de los Recursos Humanos es la evaluación de la efectividad en la implantación y ejecución de todos los programas de personal, y del cumplimiento de los objetivos de éste departamento.

Se logra a través de las siguientes actividades:

Auditoria de recursos humanos.- En cualquier función que se desarrolla en una empresa existen ciertas deficiencias, es por ello que mediante la auditoria de recursos humanos se evalúan y analizan tales deficiencia, para recabar ésta información es necesario realizar entrevistas y cuestionarios.

También en éste punto se realiza el inventario de recursos humanos, del que obtenemos la cuantificación y registro de habilidades, experiencias, características y conocimientos de cada uno de los integrantes de la empresa.

Evaluación de la actuación.- Mediante ésta, evaluaremos la efectividad de los trabajadores de la organización, se lleva a cabo mediante estándares de evaluación en los que intervienen factores como rotación, ausentismo, pérdidas por desperdicio, quejas de consumidores, reclamación de los clientes, entre otros. Los factores antes mencionados sirven para llevar a cabo acciones correctivas y recompensas.

Evaluación de reclutamiento y selección.- Se concentra en evaluar lo efectivo que son los programas y procedimientos concernientes al área de personal, analizando ciertos aspectos como efectividad en el proceso de selección, eficiencia del personal contratado, así como su rápida integración a los objetivos de la empresa, las causas que provocan las renuncias y despidos de los trabajadores.

Evaluación de capacitación y desarrollo.- Para llevar a cabo dicha evaluación es conveniente apoyarnos del estudio de ciertos índices como productividad y desarrollo del personal.

Evaluación de la motivación.- Es uno de los aspectos más difíciles de evaluar, porque como ya sabemos, la motivación no podemos medirla, sin embrago, existen algunas técnicas para obtener resultados de los cuales podemos analizar la conducta del trabajador en la empresa:

– Encuestas de actitud.

– Estudios sobre ausentismo, retardos.

– Frecuencia de conflictos.

– Buzón de quejas y sugerencias.

– Productividad.

Evaluación de sueldos y salarios.- Esta, es una situación un tanto delicada y riesgosa, debido a que el personal de la empresa siempre estará inconforme con su pago. Algunas medidas que se adoptan para efectuar éste tipo de control son las siguientes:

• Investigación de salarios con empresas de la región que tengan características similares.

• Estudios de incentivos en relación con la productividad.

• Presupuestos de salarios.

• Evaluación de puestos.

Evaluación sobre higiene y seguridad, y servicios y prestaciones.- Para medir la efectividad de éstos programas, se lleva a cabo a través de análisis y registros:

• Índices de accidentes.

• Participación del personal en los programas de servicios y prestaciones.

• Estudios de ausentismo, de fatiga.

• Sugerencias y quejas.

La finalidad de la aplicación de los controles analizados, se centra en la corrección de errores en base a los planes de la empresa para la toma de decisiones.

Conclusión

A través de ellos se realiza el análisis organizacional y las técnicas operativas que deben conducir a resultados, para lo cual la veracidad de la fuente de información y la actualización de datos es de primordial importancia.

Los individuos y el ambiente estimulan los cambios que se esperan tengan éxitos y en la adaptación a ellos y la recompensa esperada, es necesaria una percepción positiva tanto de si mismo, como de los demás; una vez establecida la necesidad de efectuar cambios, éstos se hacen a través de la gerencia de recursos humanos, la cual mediante la auditoria, evaluará y determinará el grado de resistencia activa y pasiva, y conducir a acciones directas y/o indirectas basándose en políticas que entre otras contemple entrenamientos, consejerías y programas educativos para en conjunto generar un clima organizacional que optimice la relación entre jefe y empleados.

Autor:

Jorge Aguilar Santoyo