Introductorio del presupuesto empresarial

Enviado por IVÁN JOSÉ TURMERO ASTROS

1. Presupuesto de mano de obra

Es la determinación que se hace para saber cuánta diversidad de factor humano se requiere para ser capaz de satisfacer los requerimientos de producción planeada.

Aparte es fundamental que la persona encargada del personal incluya la mano de obra indirecta en el presupuesto de costo indirecto de fabricación, y lo distribuya de acuerdo a las distintas etapas del proceso de producción para permitir un uso del 100% de la capacidad de cada trabajador. Los Componentes que se toman en cuanta son los que aparecen a continuación

Personal diverso.
Cantidad horas requeridas.
Cantidad horas trimestrales.
Valor por hora unitaria.

También se ocupa del estándar en horas de mano de obra para cada tipo de línea que produce la empresa, así como la calidad de mano de obra que se requiere, con lo cual se puede detectar si se necesitan más recursos humanos o sí los actuales son suficientes.

2. Presupuesto de costos de fabricación

Se relaciona directamente con las HH (horas-hombres) que son necesarias, incluyendo la operatividad de máquinas y equipos, stock de accesorios y lubricantes. Es importante señalar que este presupuesto debe coordinarse con los demás presupuestos para evitar un costo adicional innecesario que luego no se pueda revertir.

Además estos análisis van a incidir de manera directa o indirecta en toda la etapa del proceso producción, son gastos que se deben cargar al costo del producto.

Observaciones. Hay que tener presente que estos presupuesto deben coordinarse con los presupuestos anteriores para evitar un gasto innecesario que luego no se pueda restituir.

3. Presupuesto de gastos administrativos

Estos presupuestos son los que incluyen las funciones de la Alta Gerencia, así como ciertas actividades de servicio tales como financieras, legales y de contabilidad, ahora las funciones que se incluyen en el presupuesto administrativo varían según el tamaño de las compañías y sus estructuras de organización. Este busca reducir los gastos innecesarios para llevar un mejor control de las verdaderas necesidades por área o departamento de la empresa.

Son considerados como la parte medular de todo presupuesto porque se destina la mayor parte del mismo; son estimados que cubren la necesidad inmediata de contar con todo tipo de personal para sus distintas unidades, buscando darle operatividad al sistema. Debe ser lo más austero posible sin que ello implique un retraso en el manejo de los planes y programas de la empresa.

Presenta como características principales:

Las remuneraciones se fijan de acuerdo a la realidad económica de la empresa y no en forma paralela a la inflación.
Son gastos indirectos. Son gastos considerados dentro del precio que se fija al producto o servicio.
Regir su aspecto legal en la legislación laboral vigente.

4. Gerencia y sistema presupuestario

El Sistema presupuestario es un conjunto de presupuestos que se relacionan entre sí; sirve para controlar periódicamente los presupuestos y para analizar las desviaciones. Está destinado a construir y a realizar los objetivos de la empresa El sistema presupuestario está conformado por un conjunto de políticas, normas, organismos, recursos y procedimientos, utilizados en las distintas etapas del proceso; tiene por objeto prever las fuentes y montos de los recursos monetarios y asignarlos anualmente para el financiamiento, tanto de planes, programas y proyectos, como de la organización adoptada, a fin de cumplir los objetivos y metas da la empresa. Este sistema tiende a reflejar de una forma cuantitativa, a través de los presupuestos, los objetivos fijados por la empresa a corto plazo, mediante el establecimiento de los oportunos programas, sin perder la perspectiva del largo plazo, puesto que ésta condicionará los planes que permitirán la consecución del fin último al que va orientado la gestión de la empresa.

La Gerencia de Presupuesto, es el órgano de asesoramiento técnico y administrativo, encargado de controlar y medir los resultados cuantitativos, cualitativos y, fijar responsabilidades en las diferentes dependencias de la empresa para logar el cumplimiento de las metas previstas.

La gerencia debe organizar sus recursos financieros, si quiere desarrollar sus actividades, establecer bases de operación sólidas y contar con los elementos de apoyo que le permitan medir el grado de esfuerzo que cada unidad tiene para el logro de las metas fijadas por la alta dirección y a la vez precisar los recursos que deben asignarse a las distintas dependencias que directa o indirectamente ayudan al plan de operaciones.

5. Preparación e instalación de un sistema presupuestario

PREPARACION

La preparación de Presupuestos se puede resumir en tres sub procesos:

1. Sub Proceso de Estimación: se basa en estimaciones, datos históricos, pronósticos. Consiste en la preparación de pronósticos y las consecuentes propuestas de presupuestos por los responsables a la Gerencia de Finanzas.

2. Sub Proceso de Planeamiento: la Dirección aprueba las propuestas presupuestarias. Las propuestas se convierten en decisiones para la organización en forma de planes concretos. EL proceso de planeamiento se da en sentido descendente desde los niveles jerárquicos más altos a los más bajos.

3. Sub Proceso de Control de Gestión: se inicia con la aprobación del presupuesto. Implica la preparación de informes periódicos, comprobando lo real con lo presupuestado. Las variaciones o desvíos entre lo presupuestado y lo real se enfatizan en estos informes, se analizan las variaciones y se determina y publican las causas que las originaron.

INSTALACION

1. Definición y Transmisión de las Directrices Generales

Consiste en plasmar en un documento las políticas definidas por la empresa en función de objetivos, metas preestablecidas, así como la asignación de recursos de acuerdo con su disponibilidad, para el cumplimiento de esas metas y objetivos.

2. Elaboración de Planes, Programas y Presupuestos

A partir de las directrices recibidas, y ya aceptadas; cada responsable asignado elaborará el presupuesto considerando las distintas acciones que deben emprender para poder cumplir los objetivos marcados.

3. Negociación de Presupuestos

La negociación es un proceso que va de abajo hacia arriba, en donde, a través de fases sucesivas, cada uno de los niveles jerárquicos consolida los distintos planes, programas y presupuestos aceptados en los niveles anteriores.

4. Coordinación de los Presupuestos

Se comprueba la coherencia de cada uno de los planes y programas, con el fin de introducir, si fuera necesario, las modificaciones adecuadas y así alcanzar el óptimo equilibrio entre las distintas áreas.

5. Aprobación de los Presupuestos

La aprobación por parte de la dirección general, de las previsiones que han ido realizando los distintos responsables supone evaluar los objetivos que pretende alcanzar la entidad a corto plazo, así como los resultados previstos en base de la actividad que se va a desarrollar.

6. Seguimiento y Actualización de los Presupuestos

Control de la evolución de cada una de las variables que lo han configurado y proceder a compararlo con las previsiones.

6. Presupuesto de ventas

Un presupuesto de ventas es la representación de una estimación programada de las ventas, en términos cuantitativos, realizado por una organización.

Este pronóstico se puede basar en un análisis interno, uno externo o ambos. Con el interno se les pide a los vendedores que proyecten las ventas para el próximo período. Los gerentes de ventas revisan estos estimados por productos y los consolidan en estimados de ventas por líneas de productos. Los estimados para las diversas líneas de productos se combinan después en un estimado global de ventas para la empresa. Por lo general, el pronóstico externo debe servir como base para el presupuesto final de ventas, con frecuencia modificado por pronóstico interno. Normalmente un presupuesto final de ventas basado tanto sobre el análisis interno como el externo, es más exacto que un pronóstico interno o uno externo por sí solos.

Este Presupuesto constituye el fundamento básico sobre el que se construye el programa de presupuestos. Únicamente si se fijan con exactitud los pronósticos de ventas de los productos y/o servicios pronósticos que se espera realizar durante el periodo presupuestado en unidades y volúmenes de Ingresos, pueden desarrollarse, sobre una base efectiva y confiable, los presupuestos de Gastos y Costos necesarios para satisfacer las ventas proyectadas.

7. Presupuesto de gastos relacionados con las ventas

Es aquel que se le considera como una estimación proyectada que se origina durante todo el proceso de comercialización, para asegurar la colocación y adquisición del mismo en los mercados de consumo. Este presupuesto es de mayor cuidado en su manejo por los gastos que ocasiona y su influencia en el gasto financiero.

Entre las características principales del presupuesto por concepto de gasto se encuentran:

Gastos de Venta: Incluyen un número de elementos de costo tales como salario, comisiones y gastos de personal en ventas.
Gastos de Publicidad: Son gastos discrecionales y puede ser uno de los primeros elementos de gastos a reducir en tiempos difíciles.
Gastos de desarrollo de Productos: los cuales pueden ser internos o girados por terceros. En cualquier caso deberían ser controlados por proyectos. Un subsistema de desarrollo de productos se debe utilizar para ligar el presupuesto de investigación y desarrollo con el presupuesto de gastos de marketing.
Gastos de servicios al cliente: La creciente influencia del consumismo ha provocado que los programas de garantías tradicionales crezcan extraordinariamente. Los gastos de garantías se pueden estimar como un porcentaje de las ventas y los gastos de reposición de productos pueden estimarse mediante los ratios de fallos relacionados con el producto, fijados a través de técnicas de control de calidad.
Distribución física: Implica diferentes combinaciones entre servicios y costos. Los niveles de servicios deben encontrarse planificados y se debe vigilar el rendimiento de los mismos. En muchas ocasiones se pueden mejorar los servicios con el mismo o más reducidos niveles de inventarios mediante una buena programación de la localización geográfica de los mismos para cada producto.

8. Presupuesto de produccion y de inventarios

Éste es muy importante, ya que de él depende todo el plan de requerimientos con respecto a los diferentes insumos o recursos que se utilizarán en el proceso productivo. Para determinar la cantidad que se debe producir de cada una de las líneas que vende la organización, hay que considerar las siguientes variables:

• Ventas presupuestadas de cada línea.

• Inventarios finales deseados para cada tipo de línea.

• Inventarios iníciales con que se cuente para cada línea.

El presupuesto de producción e inventario no persigue establecer la cantidad y fechas precisas de la producción que ocurrirán durante el período del presupuesto, sino más bien la conversión del volumen de ventas planeado en la capacidad de producción planeado como base para planificar y preparar los presupuestos de los distintos aspectos de la función de fabricación.

9. Presupuestos de compras y materiales directos

El presupuesto de compras es aquel que especifica tanto las unidades a comprar como el costo resultante de cada materia prima, del mismo modo especifica cantidades diferentes de cada tipo de material; esta diferencia en cantidades resulta de los cambios en los niveles del inventario de materiales. El mismo, por lo general se orienta directamente a las fechas de la recepción física de los materiales ordenados y no a las fechas de los pedidos del material.

El presupuesto de materiales directos especifica únicamente cantidades de materiales de cada materia prima necesaria para la producción planificada, además incluye las especificaciones de cada materia prima, por períodos, por productos y por departamentos.

10. Presupuesto de capital

El término capital se refiere a los activos fijos que se usan para l producción, mientras que presupuesto es un plan que presenta en forma detallada los flujos de entrada y salida correspondientes a algún periodo futuro.

Es el proceso de evaluación y selección de las inversiones que contribuyen a maximizar el patrimonio de los propietarios, es decir, la adquisición de los activos cuyos rendimientos se recibirán en el largo plazo.

El presupuesto de capital es un esbozo de los gastos planeados sobre activos fijos y la preparación del presupuesto de capital alude a la totalidad del proceso referente al análisis de los proyectos, así como a la decisión de si deberían incluirse dentro del presupuesto de capital.

Presentación de Proyectos: La presentación de planes o proyectos de gastos de capital es realizada por personas de todos los niveles de la organización empresarial.
Análisis: Los planes de capital propuestos (especialmente los que requieren desembolsos considerables) son analizados de manera formal para determinar su conveniencia a la luz de los objetivos generales de la empresa y, principalmente, para evaluar su redituabilidad.
Toma de Decisiones: La magnitud de los gastos de capital propuestos puede variar de manera significativa. Las empresas que operan con ciertas restricciones de tiempo y producción son más flexibles en cuanto a quién habrá de autorizar los gastos de capital.
Aplicación: La implantación puede resultar rutinaria: se hace el gasto y se realiza el pago correspondiente. Pero en el caso de los gastos mayores se requiere un control más estricto a fin de comprobar que lo propuesto y lo aprobado se adquiere, en realidad, de acuerdo con los costos presupuestados.
Revisión: Control de los costos en que se incurre durante la etapa de la implantación es la revisión o seguimiento de los resultados a lo largo de la fase de operaciones de un proyecto.

11. Presupuesto de efectivo a corto y largo plazo

Presupuesto efectivo: Consiste en fijar los estimados de inversión de venta, ingresos varios para elaborar al final un flujo de caja que mida el estado económico y real de la empresa, comprende:

Presupuesto de ingresos (el total bruto sin descontar gastos)
Presupuesto de egresos (para determinar el liquido o neto)
Flujo neto (diferencia entre ingreso y egreso)
Caja final.
Caja inicial.
Caja mínima.

Un presupuesto de efectivo a de caja muestra los flujos de entradas y salidas efectivas, así como la posición final, por sub periodos, para un lapso especifico La mayoría de las compañías debe desarrollar planes, tanto como a largo como de corto plazo sobre sus flujos de efectivo. El presupuesto de efectivo de corto plazo forma parte del plan anual de utilidades. Un presupuesto efectivo consta básicamente de dos partes:

1. Los ingresos de efectivo(flujos de entradas) planificados
2. Y los desembolsos (flujos de salida) de efectivo planificados

El horizonte inmediato del tiempo se emplea en muchas, principalmente para estimar, controlar y administrar los flujos de entradas y salidas de efectivo, a menudo sobre una base diaria continua. Su objetivo primordial es asegurar que se creen déficits ni saldos excedentes de efectivo. Minimiza el costo de los intereses mediante el aprovechamiento de todos los descuentos por pronto pago sobre las cuentas por pagar y el cumplimiento de todas las fechas de vencimiento de los desembolsos de efectivo. Minimiza, también, el costo de oportunidad de los saldos de excedentes de efectivo al permitir las oportunas inversiones del efectivo a medida que este se vaya acumulando.

12. Presupuesto maestro

Es un Presupuesto que proporciona un plan global para un ejercicio económico próximo. Generalmente se fija a un año, debiendo incluir el objetivo de utilidad y el programa coordinado para lograrlo.

Consiste además en pronosticar sobre un futuro incierto porque cuando más exacto sea el presupuesto o pronóstico, mejor se presentara el proceso de planeación, fijado por la alta dirección de la Empresa. Beneficios: 1. Define objetivos básicos de la empresa.

2. Determina la autoridad y responsabilidad para cada una de las generaciones.3. Es oportuno para la coordinación de las actividades de cada unidad de la empresa.

4. Facilita el control de las actividades.

5. Permite realizar un auto análisis de cada periodo.

6. Los recursos de la empresa deben manejarse con efectividad y eficiencia. Limitaciones: El Presupuesto solo es un estimado no pudiendo establecer con exactitud lo que sucederá en el futuro.

El presupuesto no debe sustituir a la administración si no todo lo contrario es una herramienta dinámica que debe adaptarse a los cambios de la empresa.
Su éxito depende del esfuerzo que se aplique a cada hecho o actividad.
Es poner demasiado énfasis a los datos provenientes del presupuesto. Esto puede ocasionar que la administración trate de ajustarlo o forzarlos a hechos falsos.

13. Sistemas de control y ajustes presupuestarios

Las múltiples ocupaciones que tienen los directores de las empresas no les permiten ver con claridad la evolución de la misma en toda su extensión. Es importante introducir unos índices de gestión que informen a la dirección de cualquier desviación sobre el plan previsto. El concepto de control presupuestario permite que las actividades en la empresa sean planificadas con antelación y referidas a un periodo de tiempo determinado. Estos presupuestos estarán integrados por partidas de gastos que se consideran fijos y otros que deberán ser variables; los primeros por definición se consideran improbables que se vean alterados durante el periodo presupuestado, pero los segundos están sujetos a las fluctuaciones de los precios del mercado. Entre estos últimos estarían, por ejemplo, los precios de las materias primas, es decir, los procesos inflacionarios de costes. En algunas industrias, por ejemplo, la elaboración de productos alimenticios, las fluctuaciones en los precios de origen de las materias primas pueden causar enormes trastornos en el control del presupuesto. Algunos de estos componentes están sujetos a las variaciones en calidad y cantidad, debido a los cambios climatológicos. Los precios pueden fluctuar al alza en porcentajes muy importantes y esto hace que sea casi imposible mantener un presupuesto válido para el departamento de producción.

Preguntas y respuestas

1.- ¿Por qué es importante para una organización, proyecto o departamento tener un presupuesto? Porque, el presupuesto es una herramienta administrativa esencial. Es decir, una empresa sin presupuesto es como no tener control de las diferentes situaciones que se presenten. Por lo tanto los presupuestos te van a orientar a los siguientes aspectos que soy muy ventajoso:

El presupuesto te indica cuánto dinero necesitas para llevar a cabo tus actividades.
El presupuesto te obliga a pensar rigurosamente sobre las consecuencias de tu planificación de actividades. Hay momentos en los que la realidad del proceso presupuestario te obliga a replantearte tus planes de acción.
Si se utiliza de manera correcta, el presupuesto te indica cuándo necesitarás ciertas cantidades de dinero para llevar a cabo tus actividades.
El presupuesto te permite controlar tus ingresos y gastos e identificar cualquier tipo de problemas.
El presupuesto constituye una buena base para la contabilidad y transparencia financiera. Cuando todos pueden ver cuánto debería haberse gastado y recibido, pueden plantear preguntas bien fundadas sobre discrepancias.
No puedes recaudar dinero de donantes a menos que tengas un presupuesto. Los donantes utilizan el presupuesto como base para decidir si lo que solicitas es razonable y está bien planificado.

2.- ¿Quiénes o quien son los responsables de la presupuestación? En la elaboración de los planes y presupuestos deben participar todos los niveles de la administración. Los titulares de los respectivos departamentos dentro de cada área son los responsables por la confección de sus respectivas estimaciones sectoriales. El responsable directo es el Gerente de Finanzas que tendrá a su cargo la tarea de coordinación y preparación formal de los presupuestos.

3.- En el contexto del desarrollo del plan maestro es muy importante utilizar el denominado presupuesto flexible, ¿en qué consiste este presupuesto? Este presupuesto consiste en presupuestar según diferentes niveles de actividad tanto los ingresos como los gastos, de acuerdo con el comportamiento que manifiesten ambos en función de una actividad determinada.

4.- ¿Cuáles son los principios que rigen el control presupuestario?

Principios de previsión

De Predictibilidad: Es posible predecir algo que ha de suceder o que queremos que suceda.

De Determinación Cuantitativa: Debemos Determinar en pesos y centavos cada uno de los planes de la empresa para el período presupuestal.
De Objetivo: Se puede prever algo siempre y cuando se trate de lograr un objetivo.

Principios de planeación
De Precisión: Los presupuestos son planes de acción y como tales deben expresarse en forma precisa y concreta.
De Costeabilidad: El beneficio de instalación del sistema de control presupuestal ha de superar el costo mismo de instalación y funcionamiento del sistema.
De Flexibilidad: Todo plan debe dejar margen para los cambios que surjan en razón de la parte totalmente imprevisible y de las circunstancias que hayan variado después de la previsión.
De Unidad: Debe existir un solo presupuesto para cada función y todos los que se aplican a la empresa deben estar debidamente coordinados.
De Confianza: El decidido apoyo y fe en todos los principios y en la eficiencia del control presupuestal por parte de todo el grupo directivo de la empresa es factor importantísimo para su buena marcha.
De Participación: Es esencial que en la planeación y control de los negocios intervengan desde el primero hasta el último de los empleados con el objeto de que se tenga el beneficio que se deriva de la experiencia de cada uno de ellos en su área de operación.
De Oportunidad: Los planes deben estar concluidos antes de que se inicie el periodo presupuestal para tener tiempo de tomar las medidas conducentes a los fines establecidos.
De Contabilidad Por Áreas De Responsabilidad: La contabilidad debe modificarse en tal forma que además de cumplir los postulados de la contabilidad general, sirve para los fines de control presupuestal.

Principios de organización
Del Orden: La planeación y control presupuestal de los negocios deben descansar en una sana organización, esta organización debe estar claramente trazada en los organigramas preparados por los jefes de departamento; las líneas de autoridad y responsabilidad deben ser tan precisas que no quede duda a nadie sobre el área en que actúa.
De La Comunicación: La comunicación debe ser oportuna y concisa y siempre que sea posible, debe ser escrita para evitar que la información se tergiverse.

Principios de dirección
De La Autoridad: Este principio dispone que la delegación de autoridad no sea jamás tan absoluta como para eximir totalmente al funcionario de la responsabilidad final que le cabe de las actividades bajo su jurisdicción.
De La Coordinación: El interés general debe prevalecer sobre el interés particular; el control presupuestal actúa como coordinador de todos los intereses al establecer un programa balanceado que lleve a la empresa a su objetivo central.

Principios de control
De Reconocimiento: Debe reconocerse al individuo por sus éxitos y reprenderlo o aconsejarlo por sus faltas y omisiones.
De Las Excepciones: Los ejecutivos deben dedicar su tiempo a los problemas excepcionales sin preocuparse por los asuntos que marchan de acuerdo con los planes.
De Las Normas: El establecimiento de normas claras y precisas en una empresa puede contribuir en forma apreciable a las utilidades y producir además otros beneficios.
De La Conciencia De Costos: Si un ejecutivo tiene conciencia de costos, sus subordinados tenderán a seguir su ejemplo; comprender los costos y su influencia en la utilidad, precio de venta y posición de la empresa en relación con la competencia, es esencial para el éxito de los negocios.

5.- ¿Por cuales etapas pasa un presupuesto?

Previsión: esto significa tener anticipadamente todo lo necesario para la elaboración y ejecución del presupuesto, ya que prever es disponer de lo conveniente para atender a tiempo las necesidades presumibles.

Planeación: los presupuestos se consideran como un cálculo anticipado que prevé las operaciones que e pretenden realizar, y la obtención del resultado correcto dependerá de la información que se tenga, en el momento de efectuar la estimación.

Formulación: esta fase integra la elaboración de los presupuestos parciales, que se hacen en forma analítica de cada departamento del organismo, y la realización de los presupuestos globales o sumarios previos, puesto que están sujetos a ajustes; pero con la visión completa, general del presupuesto.

Aprobación: es la Dirección General o Gerencia de la entidad, después del Comité, quien sanciona los presupuestos hasta el resultante de la etapa anterior; simultáneamente son verificados por los jefes de departamento, y otros funcionarios que se hagan responsables de llevarlos a cabo, después de las discusiones y modificaciones pertinentes. Esta aceptación tiene por objeto, lograr el apoyo y la cooperación consistente de todo el personal, así como su afinación, y ajuste, dando lugar al presupuesto definitivo al ejercer.

Organización: siendo la empresa un todo para lograr sus metas y objetivos es necesario que los diferentes departamentos que la integran colaboren en forma estrecha y armoniosa con el fin de evitar situaciones de desequilibrio entre las diferentes partes que la forman.

Ejecución Y Coordinación: el trabajo de llevar a efecto los presupuestos, es de todo el personal, desde los obreros, bajo las órdenes de su jefe, hasta los funcionarios de la más alta jerarquía; por lo que es necesario formular manuales específicos de labores coordinadas de procedimientos, y de métodos, de la misma forma como se hace para la instalación de cualquier sistema administrativo. La obra de ordenar metódicamente las metas departamentales, y compaginar las actividades, es una atribución que se delegará de los más altos niveles a los de mediana jerarquía.

Dirección: es la función ejecutiva para guiar, conducir e inspeccionar a los subordinados de acuerdo a los objetivos planeados. En este punto los presupuestos son de gran utilidad ya que facilitan la toma de decisiones y contribuyen a la buena dirección de la empresa.

Control: Es la acción por medio de la cual se aprecia si los planes y objetivos se están cumpliendo, en este punto es por medio del presupuesto que se conocen las variaciones entre lo presupuestado y lo real, proporcionando elementos suficientes para tomar medidas y hacer las correcciones necesarias.

Evaluación: con base en los resultados obtenidos y sus costos, se hace la evaluación, mediante la comparación, el análisis, la revisión y la interpretación de ellos, para formular un juicio y determinar si se está procediendo correctamente, o de lo contrario, tomar las decisiones necesarias. Los juicios servirán de plataforma a los directivos para la toma de decisiones y para la obtención de mayor eficiencia, así como para un costo óptimo.