Manual practico de contabilidad para no contadores
Enviado por Ing.Licdo. Yunior Andrés Castillo Silverio
El presente Manual es una herramienta de control para facilitarle de alguna forma a los micro comerciantes del mercado Municipal de San Pablo Tacachico no obligados a llevar contabilidad formal, una mejor forma de controlar sus operaciones comerciales, así como conocer la utilidad del mismo, a la vez facilita evaluar la rentabilidad de su negocio por medio del Estado de Resultado que se presenta y la forma de cómo se elabora.
Con base al Articulo 452 de código de comercio* y las necesidades de los micro comerciante del mercado municipal de San Pablo Tacachico de conocer su situación financiera, proponemos el manual practico de contabilidad sencillo basado en la contabilidad tradicional y que puede ser aplicado por empresarios tanto contribuyentes, como los no contribuyentes del fisco. Dicho manual consta de de tres partes: En la primera parte se muestra como registrar las operaciones comerciales más comunes en los principales registros comerciales, que los micro empresarios pueden utilizar como son: registro de compras y las ventas al crédito y al contado así como los gastos, así mismo la manera de como elaborar el recuento físico de inventario.
*Art. 452: Los comerciantes individuales cuyo activo en giro sea inferior a los doce mil dólares de los Estados Unidos de América, llevaran un libro encuadernado para asentar separadamente los gastos, compras y ventas, al contado y al crédito. En dicho libro harán al final de cada año, un balance general de todas las operaciones de su giro, con especificación en los valores que forman el activo y pasivo.
En la segunda parte se presenta como elaborar el Estado de Resultados al final del año o mes de operaciones. Así como la importancia del mismo que tiene en los negocios para conocer medir la rentabilidad del mismo entre otras. Así mismo se elabora el ejercicio contable de la contabilidad formal visto en el Capitulo II del Marco de Referencia, al Manual Práctico. Cabe aclarar que el ejemplo que se hará, es para una comerciante no contribuyente del fisco. Si una persona es contribuyente y desea aplicarlo puede hacer uso del el, con excepción en los libro de Compra y venta que se presenta en el manual, ya que por ley el debe poseer estos registro para registrar esas operaciones así como el Impuesto al Valor Agregado IVA, por lo tanto puede hacer uso de los demás registro o Estados Financieros.
Por ultimo en la tercera parte se sugieren algunas técnicas para establecer precios, problemática que enfrentaban muchos comerciantes en el mercado Municipal de San Pablo Tacachico por la falta de conocimientos de los mismos.
Dar a conocer a los micros comerciantes del Mercado Municipal de San Pablo Tacachico (contribuyentes y no contribuyentes) una nueva forma de contabilidad básica, basada en la contabilidad tradicional que permita registrar y controlar las principales operaciones financieras que se realizan en la actividad normal de la empresa.
Ampliar Y fortalecer técnicas contables que permitan a los comerciantes un mejor control contable y a la vez administrativo de su negocio a través del presente manual contable.
Impartir y dar a conocer el presente manual a los alumnos del tercer año de contaduría publica que realizan sus horas sociales en las micro empresas del municipio de San Pablo Tacachico, para que se conviertan en un efecto multiplicador del mismo, siendo estos los capacitadores inmediatos a los micro empresarios, para que estos puedan al corto o largo plazo aplicarlos por si mismos.
Es una herramienta fácil y sencilla que le permite al micro empresario registrar las principales operaciones financieras de su negocio.
Permite conocer inmediatamente los saldos de las principales cuentas financieras como clientes, compras, efectivo entre otras. En el momento que el empresario lo desee.
Por la disponibilidad de datos; sirve como herramienta básica para la toma de desiciones.
Puede ser aplicado por contribuyentes y no contribuyentes así como por los no obligados a llevar contabilidad formal.
Evita los registros engorrosos de la contabilidad tradicional como partidas mayorización balances de comprobación, hojas de detalle, etc. Para conocer los saldos de las principales cuentas (compra, ventas, clientes, efectivo etc.).
El resultado de los saldos es el mismo que el de la contabilidad tradicional.
PRINCIPALES REGISTROS PARA EL CONTROL DE LAS OPERACIONES COMERCIALES, DIARIAS, MENSUALES Y /O ANUALES Muchas veces los comerciantes sobre todo los micros empresarios no llevan un control de sus operaciones que realizan, ya sea por la falta de recursos para contratar un contador o por no estar obligados ante la ley para realizar dichos registros, sobre todos los que no son contribuyentes.
Es por eso que muchas veces los micros y pequeños empresarios ignoran, su situación financiera, la cual puede estar teniendo buenas ganancias así como pérdidas en su negocio.
En el siguiente diagrama se muestra un proceso contable fácil y sencillo que el comerciante puede emplear lo cual le permite un mejor control financiero de su negocio, así como conocer las pérdidas o ganancias que están obteniendo ya sean mensual o al final de cada año.
Los registros que se proponen son los siguientes:
.Registro de ventas diarias al menudeo (no aplica para contribuyentes)
Libro de ventas mensuales (no aplica para contribuyentes)
Registro de clientes por ventas al crédito (cuentas por cobrar)
Registro de compras mensuales (no aplica para contribuyentes)
Registro de compras al crédito
Tarjetas para el recuento físico de inventario (mercadería) que pueden ser utilizadas al inicio y final de cada año*
Libro de ingresos y egresos (Caja) mensuales
Formato de gastos generales
* El inventario final al 31 de Diciembre es igual al inventario inicial al 01 de Enero del siguiente año.
DIAGRAMA DEL PROCESO CONTABLE PARA CONOCER LA UTILIDAD O PÉRDIDA FINANCIERA DEL NEGOCIO (LOS CUADROS MARCADOS CON AZUL, SON LOS REGISTRO PROPUESTOS EN EL MANUAL)
* Es la mercadería con la que cuenta la empresa para la venta ** es la suma del inventario inicial mas las compras netas, menos el inventario final Como se puede apreciar en el diagrama anterior la utilidad que se obtiene al principio se conoce como utilidad bruta, ya que falta restarle los gastos para obtener la Utilidad Neta. Por el contrario si los gastos son mayores a la utilidad bruta el resultado se anotara entre paréntesis y se entenderá como Perdida Neta del periodo. Se considera perdida neta cuando los costos (compras) y los gastos son mayores que las ventas.
A continuación se pasara a explicar la estructura de cada registro que se menciono anteriormente, luego se elaborara un ejercicio para hacer uso de ellos y así posteriormente obtener la utilidad o perdida financiera del negocio.
LIBRO VENTAS AL MENUDEO (VENTAS DIARIAS) Este libro es un registro que pueden tener los empresarios, el cual les va a permitir tener un mejor control de sus ventas al final de cada día de clientes que realizan compras pequeñas. Algunos empresarios utilizan la factura abierta (sobre todos los contribuyentes del fisco), en la cual van escribiendo las ventas que realizan al menudeo que no necesiten factura específica para un solo consumidor, y al final del día obtienen un total que se traslada al registro de ventas a consumidor final.
Para el caso de aquellos micros empresarios que no estén obligados a ser contribuyente o sea a emitir facturas, se propone el siguiente cuadro, en el cual pueden registrar en hojas separadas de papel o en un cuaderno que contenga las siguientes columnas:
Cantidad: En esta columna se escribirá el número de artículos del mismo tipo que venda.
Concepto: Aquí se escribirá la descripción del articulo vendido
Precio unitario: en esta columna como su nombre lo dice se escribirá el precio unitario de cada articulo
Precio total: En esta columna se escribirá el total de la venta, resultado de multiplicar la cantidad de artículos por el precio unitario
A Continuación se presente el formato del cuadro mencionado, el cual al final de cada día se obtiene el total, para posteriormente trasladar esa cantidad al libro de ventas que se explicara mas adelante.
Ejemplo: la empresa El Bonito (no contribuyente) dedicada a la comercialización de artículos de primera necesidad, el 01 de Enero de 2009 realiza las siguientes ventas diarias las cuales registra en el libro ventas al menudeo de la siguiente manera:
El total de la venta del día, es de $24.00, que posteriormente se registrara en el libro de ventas mensuales.
LIBRO VENTAS MENSUALES En este registro se hace el resumen de las ventas que se realizan al mayor y al menor, así como al crédito y al contado en el transcurso de cada mes.
Este libro puede ser utilizado solo por los no contribuyentes que deseen tener un mejor control de las ventas que realizan en su negocio.
Este registro cuenta con siete columnas (según las necesidades más comunes de las empresas) las cuales se explican a continuación:
Fecha: en esta columna se escribirá el día y el mes que se realiza la venta al por mayor (a un cliente especifico que realice compras de varios artículos ya sean al crédito o al contado) o el total de las venta obtenidas al menudeo.
Nombre del cliente: En esta columna como su nombre lo dice se escribirá el nombre de cada cliente que realice compras mayores al crédito o al contado. También aquí se escribirá el total de las ventas al menudeo con el nombre "venta del día"
Crédito y al Contado: en estas dos columnas se escribirá el total de la venta que fue al crédito o al contado, en el caso que un cliente realice compras parte al crédito y parte al contado se especificara cada una ellas por la cantidad de la misma en la columnas respectivas y la sumatoria de ambas pasar a la columna venta total.
Descuentos: muchas empresas realizan descuentos por ventas al contado o por mercaderías pasadas de moda como ropa u otros, muchas veces posteriores a las ventas tanto al crédito como al contado.
Devoluciones: esta columna se escribirá el valor de la mercadería que los clientes devuelven, sean estas por encontrarse defectuosas o por no ser la que ellos pidieron. Ambas se restan a las ventas al crédito o al contado para posteriormente trasladar el resultado a las ventas totales ya se estas que se den posteriormente a las ventas.
Total de ventas: en esta ultima columna se traslada el total de las ventas diarias al por mayor o el total de las ventas al menudeo, las cuales se van sumando en la columna ventas totales para conocer en el momento que se desee el total de las ventas realizadas en una fecha determinada. para el caso de los contribuyentes estos registran las ventas ya sea en el libro ventas a consumidor final o ventas a contribuyentes.
FORMA DE UTILIZACIÓN: La empresa El Amigo realiza ventas el día 01 y 02 de Enero 2009 a los siguientes clientes:
01/01 Juan Gonzáles $200.00 al contado José Morataya $150.00 al crédito Miguel Castro $ 40.00 al contado Venta del día $24.00 02 de Enero Carlos Franco $60.00 al contado Miguel Castro devuelve mercadería por $5.00 Estela Flamenco $75.00 al crédito según factura 005 plazo 60 días Venta del día $40.00 A continuación se pasara al registro de las operaciones al libro de venta de la siguiente manera:
REGISTRO DE VENTAS AL CRÉDITO (CLIENTE O CUENTAS POR COBRAR) Este registro es muy importante en todos los negocios que realizan ventas al crédito, porque les permite tener un mejor control, utilizando una hoja por cada cliente. Algunos micro empresarios incluso pequeños, utilizan un cuaderno donde solo escriben el nombre del cliente y la cantidad de crédito por venta o servicio que se brinde, sin mayores detalles que posteriormente sirven para recuperar cuentas morosas o incobrables, así como también por clientes que fallecen y nadie se responsabiliza de esa cuenta y se convierte en un gasto para la empresa.
En el siguiente cuadro de registro de ventas a crédito, se especifica en una forma clara y mas detallada para el mejor control de los clientes, donde en el encabezado incluye:
Nombre del cliente: es importante que la empresa escriba el nombre completo de su cliente y su apellido conforme a su Documento Único de identidad (DUI).
DUI o NIT: al igual que el nombre es importante escribir un número de identificación ya sea el DUI o el NIT del cliente esto para tener un mejor control si en un dado caso no paga, y la empresa decida llevarlo a juicio.
Dirección: En esta casilla es importante escribir la dirección completa del cliente para poder realizar cobros posteriores en caso de que se atrase o no pague,
Teléfono: Hoy en día es difícil que una persona no posea teléfono y esto es muy importante para poder realizar cobros vía este medio, si el cliente no posee teléfono es importante que brinde el nombre de un vecino, familiar o amigo cercano a el que si posea teléfono para un mejor control.
Limite de crédito: esto es muy importante para la empresa establecerlo, porque muchas veces se da ventas al crédito demasiado elevadas a clientes que no poseen muchos ingresos o capacidad de pago, y luego vienen los problemas que los cliente no pagan completo la deuda porque no alcanzan y solo van abonando un poco cada vez hasta que llega un punto en que ya no pagan lo ultimo que les queda. Es por eso que la empresa fijara el límite de crédito de acuerdo a la capacidad de pago que consideren que poseen sus clientes la cual puede variar por cada uno de ello ya que no todos poseen la misma capacidad de pago.
Intereses por mora: este le ayuda a la empresa en caso de que su cliente se atrase con el pago establecido en plazo señalado, y le ayuda a que sus clientes le cancelen más rápido por el temor a tener que pagar intereses por retraso. Este tipo de interés la empresa es libre de establecerlo, se recomienda no ser excesivo al 5%.
Ahora bien una vez conocido el encabezado que debe llevar un registro de clientes, se pasara a explicar el cuerpo del mismo que incluye 8 columnas, las cuales se detallan a continuación:
Fecha: en esta columna se detallara el día y mes que se realice la venta al crédito o los abonos así como los descuentos o devoluciones que se realizan posteriormente a la venta que hagan disminuir el saldo pendiente del crédito.
Plazo: esta columna es para determinar el plazo a que se dará la venta al crédito, la cual se pactara con el interes por mora en caso de retrazo del mismo. El plazo a establecer es determinado por cada empresa lo cual puede ser de 30, 60 o 90 día, para el caso de las comerciales, los plazos pueden ser mayores, dependiendo de las políticas de cada una de ellas.
Factura: Como se mocionaba anteriormente esta columna es para el caso de las personas que son contribuyentes y que emiten facturas.
Total: En esta columna se escribirá el total de la venta realizada al crédito, que al mismo tiempo se trasladara esa cantidad a la columna saldo pendiente; el cual aumentara según las ventas al crédito que realice la empresa al cliente, y disminuirá con los abonos, descuentos y devoluciones que el cliente realice posteriormente a la venta.
Descuentos y devoluciones: estas dos columnas aunque separadamente están para especificar mejor las operaciones. Ambas disminuirán el saldo pendiente posterior a la venta, según sea el caso si se realizase descuentos, muchas veces por pronto pago, o devoluciones por mercadería dañada o defectuosa.
Abonos: aquí se escribirán los abonos parciales o totales que el cliente realice posteriormente a la venta para disminuir su saldo. Cuado cancele su deuda por completo inmediatamente será restado a la columna de saldo pendiente el cual quedara cero
Saldo Pendiente. Como su nombre lo dice, es el resultado pendiente de pago que falta que se realice.
Una vez explicado el modelo de registro de clientes o cuentas por cobrar se pasara a conocer su estructura la cual se muestra a continuación.
Siguiendo con el ejemplo anterior la empresa el bonito realizo los días 1 y 2 de Enero ventas al crédito las cuales se registran en el libro de la siguiente manera:
El día 01 emitió venta al crédito al señor José Morataya por $150 según factura 002 a un plazo de 30 días El día 02 realizo venta al crédito a la señora Estela Flamenco por $ 75 según factura 005 a un plazo de 60 días y un interés por mora para ambos del 5% Suponiendo que el señor José morataya le cancele $50 dólares el días 15 del mismo mes la operación se registrara de la siguiente manera en el registro correspondiente a el. Así mismo la señora Estela Flamenco le devuelve mercadería por un valor de $25 por encontrarse defectuosa lo cual reduce su deuda.
RESUMEN DE CUENTAS POR COBRAR
Para poder conocer el resultado de las cuentas por cobrar cuando el empresario lo desee es recomendable que al inicio de libro de clientes anexe una hoja llamada "Hoja de Resumen de Cuentas por Cobrar" la cual inicia con el saldo que se tiene del total de las cuentas por cobrar a los clientes, la cual tiene 5 columnas que son:
Fecha: Es esta columna se escribirá la el día y mes en que se realicen abonos o se den ventas al crédito a los clientes.
Cliente: en este se escribirá el nombre y apellido del cliente que efectué compras al crédito o abonos a su deuda.
Crédito: se escribe el total de la venta efectuada al crédito para posteriormente registrarla en la hoja específica de cada cliente.
Descuentos y devoluciones: estas dos columnas representa descuentos o devoluciones que el cliente realice posteriores a las ventas Abonos: como su nombre lo dice son los abonos que el cliente hace para disminuir su deuda o cancelarla por completo.
Saldo: como se mencionaba anteriormente esta columna inicia con el total de las cuentas por cobrar a los cliente, aumenta con las ventas al crédito que realicen los clientes y disminuye con los abonos, devoluciones y descuentos Ejemplo: la empresa el Bonito al inicio de sus operaciones posee cuentas por cobrar de $ 650.00 posteriormente se registran las que se van realizando en el transcurso del tiempo:
REGISTRO DE COMPRAS MENSUALES. Al igual que los registros de las ventas que lleva la empresa es necesario también llevar un registro de las compras que realiza, lo cual le permite tener un mejor control en sus operaciones y posteriormente conocer la utilidad o pérdida de la misma.
Dicho registro contiene ocho columnas las cuales se detallan a continuación:
Fecha: En esta columna se describe el día y el mes en que se realiza la compra.
Nombre del proveedor: En esta columna se escribirá el nombre del proveedor, la razón o denominación social (nombre de la empresa).
Crédito y al contado: En estas dos columnas se escribirá la cantidad de la mercadería que se realice tanto al crédito como al contado en su respectiva casilla. Si se tratase de compras tanto al crédito como al contado al mismo proveedor esta se sumara y el resultado se trasladara a la columna compra total.
Total: Esta columna indica el resultado de la compra tanto al crédito como al contado antes de descuentos o devoluciones; sino hubiese ninguna de estas dos, esta cantidad se trasladara a la columna compras netas.
Si se diera el caso que esta cantidad que se ha trasladado a la última columna (compras netas) y posteriormente hubiese un descuento o devolución esta vendrá a disminuir la cantidad total por el monto de la devolución o descuentos.
Descuentos y devoluciones. Estas dos columnas como se explicaban anteriormente hacen disminuir el total de las compras para obtener el total neto.
Compras netas es el monto total de las compras menos los descuentos o devoluciones que se realicen en el mes.
Una vez conocida la estructura del registro de compras mensuales, se pasara a la forma de cómo llenarlo, siguiendo con el mismo ejemplo de la empresa el bonito se tiene las siguientes operaciones de compra del mes de Enero de 2009
El 02 de enero realiza compras al contado por un valor de $500.00 según factura numero 055 a la empresa El Baratillo.
El 07 de enero compro $700.00 al crédito a la empresa Productos del Norte según factura numero 1255
12 de enero compro a Unilever la cantidad de $800.00 al crédito según factura numero 55589
20 de enero realizo compras al crédito y al contado por la cantidad de $400 y 500 respectivamente a la empresa Productos del Norte según factura numero 0820
22 de enero devuelve a su proveedor Unilever mercadería por $50.00 por encontrarse en mal estado
22 de enero la empresa Productos del Norte le realiza un descuento de $20.00 por productos que no eran de la marca pedida y que no se devolvieron, las cuales tienen un bajo costo del solicitado
A continuación se presenta el registro de las operaciones antes realizadas por la empresa en el libro compras mensuales. Nota: las operaciones se registran conforme como sucedan en el día y mes en que se dan.
REGISTRO COMPRAS AL CRÉDITO. Una vez registradas las compras mensuales que realiza la empresa, es bueno que la misma separe las compras que realiza al crédito, ya que estas le generan deudas (pasivos) que posteriormente tendrá que pagar, y muchas veces los proveedores también imponen intereses por mora, y es mejor tener un control del plazo estipulado que corresponde pagar para no tener que pagar intereses, o muchas veces se realizan descuentos o devoluciones posteriores a las compras que hacen disminuir el saldo pendiente de pagar, y además se tiene un mejor control de los abonos que se realizan por las compras al crédito a los proveedores. Este registro se especifica una hoja por cada proveedor al que se le debe, el cual consta al igual que el libro de clientes de 8 columnas con el mismo encabezado solo que aquí el caso es diferente pues estas son cuentas por pagar y no por cobrar, aquí no se establece plazo ni interese por nuestra empresa, si no que es opción del proveedor hacerlo, al igual que el limite de crédito que establezca.
Es por eso que no es necesario explicar cada columna porque se trabaja como se menciono anteriormente al igual que el libro del cliente, por lo que a continuación se presenta el registro y cómo llenarlo, siguiendo con el mismo ejemplo de la empresa el bonito, sobre las compras que realizo al crédito en el mes de enero.
El 07 de enero compro $700.00 al crédito a la empresa Productos del Norte según factura numero 1255
12 de enero compro a Unilever la cantidad de $800.00 al crédito según factura numero 55589
20 de enero realizo compras al crédito por la cantidad de $400 a la empresa Productos del Norte según factura numero 0820
22 de enero devuelve a su proveedor Unilever mercadería por $50.00 por encontrarse en mal estado
22 de enero la empresa Productos del Norte le realiza un descuento de $20.00 por productos que no eran de la marca pedida y que no se devolvieron.
Suponiendo que la empresa EL BONITO el 25 de enero cancela a Productos del Norte la cantidad de $300.00.
TARJETAS PARA EL RECUENTO FÍSICO DE INVENTARIO (MERCADERÍA) A REALIZARSE AL FINAL DE CADA AÑO Las tarjetas de inventario constituyen un registro de la mercadería que se tiene para vender, la cual según el articulo 142 del Código Tributario Todos los sujetos pasivos(Contribuyentes) cuyas operaciones consisten en la transferencia de bienes muebles corporales están obligados a llevar registros de control de inventario, que reflejen clara y verazmente su real movimiento, su valuación, resultado de las operaciones, el valor efectivo y actual de los bienes inventariados así como la descripción detallada de las características de los bienes que permitan individualizarlo e identificarlos plenamente, dichos sujetos están obligados a practicar inventario físico al comienzo del negocio y al final de cada ejercicio impositivo.
Del inventario físico practicado se elaborara un detalle, consignado y agrupando los bienes conforme a su naturaleza, con la especificación necesaria dentro de cada grupo, indicándose claramente la cantidad, la unidad que se toma como medida, la denominación del bien y sus referencias o descripción; el precio unitario neto de IVA y el valor total de las unidades las cuales deberán expresarse de la referencias del libro de costos.
El inventario de cierre de un ejercicio regirá para el próximo venidero para el efecto de establecer la comparación entre el monto de las existencias al principio y al final de cada ejercicio.
Para el caso de los micro empresarios que no están obligados por no ser contribuyentes, siempre es bueno que en su negocio practiquen un recuento físico de su mercadería al final de cada año esto con el objetivo de poder conocer mejor la utilidad o perdida de la empresa así como tener un mejor control de las existencias que poseen.
Con base a la ley tributaria, y al articulo antes mencionado en la siguiente imagen se muestra una de las formas de cómo elaborar y preparar el inventario físico, el cual puede usar el empresario que es contribuyente así como el que no lo es.
Cabe aclarar que en las empresas que realicen recuento físico al final de cada año, deben elaborar una tarjeta para cada articulo de diferentes naturaleza; por ejemplo en un venta de repuestos para carro, se debe especificar en una tarjeta, las llantas en otra los aceites para carro y así sucesivamente pueden ser agrupadas dependiendo de su naturaleza.
Continuando con el ejemplo de la empresa "El Bonito" realiza un recuento físico al 31 de diciembre del año 2008, clasificando su mercadera de acuerdo a su naturaleza en cada tarjeta de inventario respectiva. Solo como ejemplo se elaboraran dos tarjetas des diferentes clasificación de artículos, aunque en la realidad en la empresa pueden ser varias dependiendo de su tamaño
Una vez elaborada las tarjetas de inventario, estas se suman para sacar el total de la mercadería en existencia. Luego se elabora un acta donde se especifica el día y las horas en que fue realizado el recuento físico, así como también la cantidad en que ascendió el total. Finalmente firman los que elaboraron dicho recuento y el propietario quien también participa como testigo de este recuento y a falta de este un representante.
LIBRO DE INGRESOS Y EGRESOS DE EFECTIVO (CAJA) Este registro permite tener un mejor control tanto de las salidas como de las entradas de efectivo así como conocer en el momento en que el empresario lo desee el efectivo disponible con que cuenta su negocio. Dicho efectivo es proveniente de las ventas que se realizan al contado o por abonos que los clientes realizan a sus cuentas, u otras entradas que representen dinero como ventas de cajas o sacos vacíos, por regalías o por venta de un activo fijo entre otros.
Así mismo tiene salidas de efectivo provenientes de las compra de mercadería. Que realiza al contado a sus proveedores o por abonos a su deuda, así como los gastos que se presenta, entre ellos pagos de impuesto compra de artículos de oficina entre otros.
En el siguiente cuadro se muestran en una forma más resumida y detallada los ingresos y egresos de la empresa "El Bonito", que tiene en el curso normal de sus operaciones, iniciando con el saldo de efectivo al principio de sus operaciones, así como el saldo al final de cada mes; el cual escrito entre paréntesis representa que la empresa tuvo mas egresos que ingresos.
Muchas empresas sobre todo aquellas que son contribuyentes llevan un libro para ingresos y otro para egresos. En este manual se propone en un solo libro llevar tanto los ingresos como los egresos y el saldo del que se dispone el cual puede ser una mejor opción para aquellos que no son contribuyentes una forma mas practica de controlar las entradas y salidas de dinero.
Ejemplo de formato de libro de ingreso y egreso
LIBROS OTROS GASTOS. En este libro se registraran todos aquellos gastos ocasionados por operaciones normales de la empresa como pago de empleados, recibos de agua, de luz, teléfono, impuestos, alquileres, propaganda, etc.
Este formato se utiliza como complemento del anterior para la dualidad económica de la salida de efectivo cuyo resultado total se ve reflejado al final de cada mes el cual es restado en el estado de resultado después de la utilidad bruta para determinar la utilidad neta.
Siguiendo con el ejemplo anterior pasaremos a registrar lo que son los gastos según el formato de caja:
DIAGRAMA DE CORRELACION DE REGISTROS A SEGUIR PARA EL PROCESAMIENTO DE LAS OPERACIONES FINANCIERAS.
El siguiente diagrama muestra las forma de cómo se deben registrar las operaciones en los registros antes mostrado, iniciando con el recuento de inventario al principio de las operaciones del negocio, o cuando el empresario decida aplicar el presenta manual, así mismo deberá hacer le inventario final al final de cada año o cuando desee conocer la utilidad del negocio. El diagrama esta dividido en tres partes: inventario inicial y final, ventas y compra con sus correlativos registros
ESTADO DE RESULTADO O ESTADO DE PERDIDAS O GANANCIAS
El estado de resultado es que permite juzgar los resultados de operación de una empresa en un periodo dado de tiempo, este muestra todos los totales de las transacciones efectuadas en un periodo, esto con el fin de deducir todos los costos a los que se ha incurrido para realizar el giro normal de la empresa, así como también las compras de mercadería efectuadas y los gastos que se incurrió finalizando con la utilidad o perdida.
Formas de elaboración de un estado de resultado
La manera mas común que se utiliza para elaborar el estado de resultado es al total de las ventas restarle los costos y así obtener la utilidad o ganancia Ejemplo: Un comerciante compro una silla con un costo de $10.00 y posteriormente la vendió en $15.00.
Utilizando la formula anterior Tenemos:
Sustituyendo:
Venta = $15.00 (-)Costo = $ 10.00 Utilidad = $5.00 Esta técnica es utilizada por los Comerciantes del Mercado Municipal que ha simple vista presumen a ver ganado $5.00 pero cabe aclarar que a estos $5.00 falta que restarle los gastos de operación que incurrieron en la transacción de este evento, y es por ello que financieramente se le conoce a esta utilidad como "UTILIDAD BRUTA".
Los gastos se clasifican financieramente en dos tipos que son:
Los administrativos Gastos de venta Gastos Administrativos están, los sueldos que paga por la administración del negocio como salario al contador entre otros, especialmente los que son contribuyentes. Estos gastos se registran en este manual en el formato de GASTOS GENERALES al igual que los Gastos de Venta u otros gastos.
Gastos de Venta se incluyen todas aquellas salidas de dinero que se dieron con el fin de aumentar el volumen de ventas, entre ellas podemos mencionar sueldos de vendedores, propaganda, gasto de transporte de las compras, pago de luz, teléfono entre otras que sean necesario para realizar dicha actividad o incrementar las ventas.
La elaboración del estado de resultado para conocer la utilidad o pérdida del negocio al final de cada año, comienza con el recuento físico inicial del inventario, el cual debe practicarse al 31 de diciembre de cada año, ya que este será el inventario inicial para el siguiente año, ejemplo:
El inventario final al 31 de diciembre de 2008 de la empresa El Bonito es de $ 2,850.00 Lógicamente el inventario Inicial al 01 de enero de 2009 es de $ 2,850.00, ya que la mercadería es la misma.
Luego en libro de ventas de cada mes se suma el total de los doce meses para obtener las ventas de todo el año. Así mismo el libro de compras, y el total de los ingresos o egresos que ha obtenido el comerciante, o la clasificación de los gastos tanto de ventas como de administración.
El estado de resultado también permite al empresario que es contribuyente poder elaborar sin ninguna dificultad su renta anual, ya que este se incorpora en dicho formulario.
En el diagrama siguiente se muestra la formula para elaborar el estado de resultado, este consta de 3 parte que son: Encabezado, Cuerpo y Pie.
Como observamos en el diagrama anterior, cada uno de los registros mostrados anteriormente son necesarios para la elaboración del Estado de Resultado es por esta razón que se vuelve indispensable la realización de cada uno de estos.
Ejemplo:
La empresa el bonito ha concluido sus operaciones al 31 de diciembre del año 2009 obteniendo los siguientes datos:
Inventario inicial $2,525.00 Inventario final según recuento a la fecha $1,250.00 Compras netas $3,500.00 Ventas netas $6,200.00 El libro de gastos reporto saldo de: $180.00 Haciendo uso del diagrama anterior tenemos:
Inventario inicial Compras netas Mercadería disponible Inventario final costo de venta 2,525.00 (+) 3,500.00 (=) 6,025.00 (-) 1,250.00 (=) 4,775.00 Ventas Netas Costo de venta Utilidad bruta Gastos Utilidad Neta 6,200.00 (-) 4,475.00 (=) 1,725.00 (-) 180.00 (=) 1,545.00 Una vez obtenido los datos se pasara a la forma de presentación que puede incluir tres o más columnas dónde en la primera columna, van las cuentas de compra e inventario inicial, en la segunda columna se ubican las sumatorias entre estas la mercadería disponible menos el inventario final. En la tercera columna van los totales de las ventas y el costo de venta así como la diferencia de esta que es la Utilidad o Perdida Bruta, además de el total de gastos e ingresos y la Utilidad Neta
RAZONES DE RENTABILIDAD O RENDIMIENTO. Son las que determinan el grado de eficacia con que la empresa ha administrado sus recursos y la rentabilidad que produce para la inversión de los propietarios.
A continuación se presentan algunas razone de rentabilidad:
Esta Razón Financiera mide la rentabilidad que obtienen los accionistas en relación con su inversión en acciones.
Ejemplo: La empresa El Bonito en su Estado de Resultado posee de Utilidad Bruta $1,700.00 y de Ventas Netas $6,200.00.
El Margen de Utilidad Bruta es el siguiente:
Margen de Utilidad Bruta = 1,725.00 = 0.28 6,200.00 La Utilidad que obtiene la empresa después de recuperar el costo de la mercadería vendida es de $0.28 centavos o 28%, lo cual le ayudara a cubrir los Gastos de Operación.
El Margen de Utilidad de Operación de la empresa El Bonito es el siguiente:
Margen de Utilidad de Operación= 1,520.00 = 0.25 aprox.
6,200.00 Esto nos indica que la ganancia que ha obtenido la empresa después de haber recuperado el costo de la mercadería vendida y cubrir los gastos de operación es de $0.25 cts. Por cada dólar o el 25%(1520/6200 X 100)
APLICACIÓN DEL MANUAL Para comprobar la dualidad económica entre la contabilidad formal y el Manual; a continuación se pasara a resolver el ejercicio contable que se elaboró en el Capitulo II del Marco Teórico:
La empresa "El Amigo" inicia sus operaciones del mes de enero de 2009 con los siguientes saldos de su Balance Inicial:
Efectivo en Caja $1,800.00 Inventario de mercadería $2,000.00 Mobiliario y Equipo $ 200.00 Capital Contable $3,800.00 Durante el mes realizo las siguientes operaciones:
1) 02/01/09 Compro mercadería por valor de $200.00 a la empresa El Baratillo al contado
2) 03/01/09 Las compras anteriores Originaron Gastos por valor de $30.00 que se pagan de contado a la empresa Transportes del Norte
3) 04/01/09 Vende mercadera a Sr. Juan López por $500.00 al contado
4) 10/01/09 Vende mercadería al cedito al Sr. Miguel Pérez por valor de $375.00
5) 12/01/09 El señor Juan López nos devuelve mercadería por valor de $ 20.00 que se le entrega de contado.
6) 15/01/09 Devolvemos a nuestro proveedor "El Baratillo" la cantidad de $60.00 por mercaderías que se encontraron dañadas.
7) 20/01/09 El Sr. Miguel Pérez nos cancela $25.00 de su adeudo
8) 25/01/09 Se pagan los recibos de Agua, luz y teléfono por valor de $30.00
9) 27/01/09 Compra Mercadería al crédito la empresa "Claudicar " por valor de $200.00
10) 30/01/09 Paga a su proveedor "Claudicar" la cantidad de $100.00 de su adeudo.
Una vez obtenida la información el primer paso, es hacer el Balance General del la Empresa visto en este Manual, posteriormente se registraran las operaciones en los respectivos registros que se han propuesto, y por ultimo se elaborará el Estado de Resultado suponiendo que la empresa realizó un recuento físico de la mercadería en existencia al final del mes, para así pode conocer la Utilidad Neta.
Una vez conocido el Balance General pasaremos al registro de las operaciones que se dieron en le mes de Enero. Primeramente se explicará como se procederá a registrar cada operación y posteriormente en los registros respectivos
1) La compra que fue realizada en 02/01/09 al contado se registrara en el los registros de Compras y El Libro de Ingresos y Egresos el cual según Balance inicial su Saldo es de $1,800.00.
2) Los gastos sobre compras por los fletes con fecha 03/01 se registran en libro de Gastos Generales y el libro de Ingresos y Egresos por la cantidad de $30.00.
3) 04/01 la venta de mercadería al contado por valor de $500.00 al Sr. Juan López se registrara primeramente en el libro de Ingresos y Egresos, así como también en el libro de Ventas con especificación en la columna "al contado"
4) La venta de mercadería al crédito se registrará en el Libro Cuentas por Cobrar "clientes" primeramente en el resumen de cuentas por cobrar y posteriormente el libro de clientes el cual se establece una hoja para cada uno, así también esta operación la registraremos en el libro de ventas con especificaciones la columna "al Crédito" por valor de $375.00.
5) La devolución del Sr. Juan López de fecha 12/01 se registra en el libro de Ingresos y Egresos como una salida de dinero en la columna "egresos" y en libro de Ventas se registrará en la columna "Devoluciones" restándole esta cantidad a las ventas totales.
6) La operación del 15/01 es una devolución que se realiza de las compras realizadas a la empresa "El Baratillo" por la cantidad de $60.00 la cual se registrará en el libro Compras específicamente en la columna "Devoluciones" restándole esta cantidad a las compras totales, así también se registrara en el libro Ingresos y Egresos como una entrada de efectivo por la cantidad que devolvemos.
7) El abono del Sr. Miguel perez por valor de $25.00 se registrar primeramente en la hoja de resumen de cuentas por cobrar y posteriormente en el libro clientes en la hoja que corresponde a él, especificando el importe en la columna "abonos" y a la vez restandole esa cantidad al saldo pendiente. También ese abono lo registraremos como una entrada de efectivo en el libro de Ingresos y Egresos.
8) Los pagos de agua luz y teléfono se registraran en Formato otros Gasto por el total de $30.00 así mismo en el libro Ingreso y Egresos como una salida de efectivo.
9) La compra al crédito a la empresa "Claudicar" por valor de $200.00 se registrara en libro de compras especificando en la columna "al crédito" el importe; así mismo se registrara en el libro Cuentas por pagar o Proveedores especificando una Hoja por cada proveedor.
10) El abono al proveedor "Claudicar" por valor de $100.00 se registra en libro cuentas por pagar a proveedores en la columna "abono" restándole este importe al saldo pendiente pera obtener el nuevo saldo; así mismo se registrará en el Libro de Ingresos y Egresos por la salida de dinero que se dio.
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