La información interna (página 2)

Gestión de recursos de información (GRI)

La mayoría de las organizaciones posee gran cantidad de datos pero escasa información de gestión. La gestión consiste en la transformación de información en acciones mediante criterios. Ante una gran acumulación de datos y poca información de gestión se suele caer en el error de pedir más y más información. Nacía un nuevo concepto de gestión empresarial que fue bautizado como Gestión de Recursos de Información (GRI).

En el discurso de Quintin Martín (1990), existen varios principios para optimizar la gestión de la información:

1. Gestión de los sistemas de información. Aunque exista una complejidad técnica no hay que descuidarlo por la alta dirección de la empresa. Es decir, debe haber un diálogo fluido entre la dirección y el departamento técnico.

2. Objetivo de la función de gestión de información. Esta función es la de proveer servicios de la mejor calidad para lograr los objetivos de la organización.

3. Integración en el equipo de dirección. La persona responsable de la gestión de la información debe formar parte del equipo de la alta dirección de la empresa (4).

4. Independencia de la función de información. La persona que ejerza la gestión de información en el organigrama debe garantizar su independencia, es decir, debe estar en condiciones de servir a toda la organización sin recibir presiones.

5. La comunicación como una clave de éxito. Debe existir comunicación entre los diseñadores de los sistemas de información y los usuarios para conocer sus necesidades.

6. La cultura de la empresa. La gestión de la información se debe corresponder con la cultura de la organización, de lo contrario el objetivo de la integración de los sistemas con la organización del usuario es imposible.

El GRI recibió un espaldarazo inesperado por el Congreso de los Estados Unidos cuando éste aprobó la Paperwork reduction Act (algo así como la ley del papeleo). Es decir, se eliminaba la presunción de que la información podía ser solicitaba una y otra vez a las empresas.

La GRI es hoy una disciplina en la que participan profesionales procedentes de tres áreas aparentemente lejanas: administración de empresas, informática y ciencias de la información. Es el proceso de construir y gestionar la infraestructura tecnológica de la empresa, y trata de la conducción de la información mediante hardware (ordenadores, comunicaciones, redes, ofimática…). Su finalidad última es ofrecer mecanismos que permitan a la organización adquirir, producir y transmitir al menor coste posible, datos e información con una calidad, exactitud y actualidad suficientes para servir a los objetivos de la organización.

Los fundamentos de la GRI son básicamente tres: la convicción de que es el contenido de la información y no su forma o soporte lo que realmente importa. Después, la afirmación de que el gasto en el tándem de información y tecnologías de la información no debe considerarse dentro del capítulo de gastos generales de funcionamiento, sino como la adquisición de un recurso que puede ser usado para la reducción de costes de operación en otras áreas de la empresa. Y por último, la convicción de que es preciso coordinar los recursos de información y tecnologías de la información, actualmente muy desperdigados por las organizaciones.

En cuanto a sus componentes (5) la GRI debe tratar con tres funciones distintas: las tecnologías de la información, que hoy en día constituyen la columna vertebral de la gestión de la información; los sistemas de información, entendidos como el resultado de transformar la tecnología en algo de valor para el usuario; y la gestión de la información y de los conocimientos de la organización.

 Los mecanismos de comunicación

La información se transfiere dentro de la empresa a través de unos mecanismos de comunicación: interlocutores, tipos de comunicación, los canales de comunicación, la interacción entre los canales de comunicación, los individuos y los grupos y las mismas redes de comunicación empleadas:

1. En cuanto a los interlocutores, son muchos y variados dentro de la organización. Ocupan un lugar en la jerarquía de la organización y, en función de ello, reciben diferentes informaciones y desarrollan sus propias estrategias de poder dentro y fuera de la empresa.

2. En relación a los tipos de comunicación, las comunicaciones son laterales y/o recíprocas. La comunicación lateral implica el sentido único en la dirección de la información, y la recíproca involucra a ambas partes mediante un feed-back. La ventaja de esta última estriba en una mayor exactitud y precisión, es decir, cuanto más recíproco es el clima de la comunicación, menor riesgo corre el contenido de los mensajes de ser alterado y tanto más abundante es la información. Eso sí, presenta los inconvenientes de ser más lenta, la desprotección del emisor…

3. Existen limitaciones para la comunicación total dentro de la empresa debido a los soportes utilizados (fax, teléfono), los conocimientos y operatividad de los empleados y de las decisiones de los directivos, que impiden que toda la información sea transmitida. Por tanto, hay que estudiar las redes formales e informales de la organización para comprender sus interacciones.

4. El uso de los canales de comunicación por los empleados da lugar a dos procesos que Elliot Jaques ("Intervention et changment dans l´entreprise", 1977) define: el proceso de segregación en el que se crean barreras a fin de que la comunicación o el usuario lleguen al lugar adecuado de destino sin crear confusión en el resto de la organización; y el proceso de segmentación inadaptada protegiendo a los individuos y a los grupos frente a la confrontación.

5. Los tipos de redes pueden ser centralizadas o circulares. Las comunicaciones pueden tener unos contenidos muy variados: contenidos centrados en las tareas, en las necesidades psicológicas de los individuos. Unos contenidos que deben ser pertinentes (comunicación que hay que intercambiar para lograr los objetivos de la organización), lograr que las informaciones no sean alteradas al pasar por los porteros, y favorecer la pertinencia de las informaciones analizando críticamente la información disponible.

Diagnóstico y Alternativas de Solución a partir de algunos problemas que pudieran presentarse en la universidad como organización y que pudieran generalizarse a cualquier tipo de organización.

A partir de la matriz DAFO

Debilidades

• En los niveles inferiores no se muestra de forma detallada la información.
• Falta de optimización en el uso de los canales de información.
• Vulnerabilidad de los canales de información a la interrupción temporal debido a la informatización.
• Infraestructura que no responde a las necesidades del crecimiento de la UPR.
• Falta de financiamiento para la compra y reparación de equipos

Fortalezas

• La información tiene carácter piramidal.
• Utilización sistemática de la información para la toma de decisiones.
• Utilización de la intranet y correo electrónico para la fluctuación de la información más general.
• Alta socialización de la información para la toma de decisiones.
• Nivel tecnológico.
• Condiciones y utilización de los medios de comunicación.
• Nivel de capacitación de la fuerza de trabajo para la utilización de los medios y canales de comunicación.

Oportunidades

• El avance tecnológico.
• Prioridad de la organización en el territorio, en cuanto al desarrollo tecnológico.

Amenazas

• Deterioro de los medios informáticos.
• Creación y entrega de información innecesaria.

Problema Estratégico General

Si continúan las amenazas relacionadas con el deterioro de los medios informáticos y la creación y entrega de información innecesaria y no atenuamos o eliminamos las debilidades relacionadas con que en los niveles inferiores no se muestra de forma detallada la información, que la falta de optimización en el uso de los canales de información y su vulnerabilidad a la interrupción temporal debido a la informatización, la infraestructura que no responde a las necesidades del crecimiento, falta de financiamiento para la compra y reparación de equipos a pesar de que la información tiene carácter piramidal y se utiliza sistemáticamente para la toma de decisiones, la utilización de la intranet y correo electrónico para la fluctuación de la información más general, alta socialización de la información para la toma de decisiones, nivel tecnológico de la universidad, condiciones y utilización de los medios de comunicación y por último el nivel de capacitación de la fuerza de trabajo para la utilización de los medios y canales de comunicación; no podremos aprovechar la oportunidad que nos brinda el avance tecnológico del territorio y el prestigio del centro en la provincia.

Solución Estratégica General

Si somos capaces de aprovechar la oportunidad que nos brinda el avance tecnológico del territorio y el prestigio del centro en la provincia potenciamos las fortalezas que nos da el carácter piramidal de la información, que se utiliza sistemáticamente esta para la toma de decisiones, la utilización de la intranet y correo electrónico para la fluctuación de la misma, alta socialización de la información para la toma de decisiones, nivel tecnológico de la universidad, las condiciones y utilización de los medios de comunicación y por último el nivel de capacitación de la fuerza de trabajo para la utilización de los medios y canales de comunicación; y atenuamos o eliminamos las debilidades relacionadas con que en los niveles inferiores no se muestra de forma detallada la información, la falta de optimización en el uso de los canales de información, la vulnerabilidad de estos a la interrupción temporal debido a la informatización, la infraestructura que no responde a las necesidades del crecimiento, falta de financiamiento para la compra y reparación de equipos, estaremos en condiciones de defendernos de las amenazas que representan el deterioro de los medios informáticos y la creación y entrega de información innecesaria.

Objetivos a alcanzar en el subsistema.

Después del análisis del diagnóstico se proponen los siguientes objetivos estratégicos.

1. Socializar el uso de las bibliotecas personales digitalizadas.
2. Alcanzar mayores resultados en la gestión del conocimiento para utilizar efectivamente TIC.
3. Optimizar el uso de la Intranet.
4. Realizar por cada uno de los centros de estudio y departamentos una página de información interactiva que permita el acceso de información para quién lo requiera.
5. Estructurar la información de manera que llegue la información necesaria a cada uno de los niveles.
6. Potencializar la transferencia de Know How.

CONCLUSIONES

Las organizaciones dedican una parte importante de su tiempo y de sus recursos económicos y humanos a la obtención, proceso, aplicación y proyección de información. Por esta razón, la información interna juega un papel decisivo y se convierte en su principal patrimonio. Debe ser clara, precisa y que se adapte a la formación y perfil de las personas a la que va dirigida. Tiene que ser rápida y estar disponible en el momento que se la necesite, y de una manera completa y armonizada con otras informaciones. Debe ser una información fácilmente accesible y con un costo de obtención menor que la utilidad que ofrece.

A partir del diagnóstico realizado se concluye que se debe potencializar las fortalezas, eliminar las debilidades, atenuar las amenazas y aprovechar las oportunidades para ello se propone un conjunto de objetivos que de una u otra forma contribuya a lo antes mencionado.

De esta forma la Universidad como organización en función de estos objetivos, junto a un plan de acción detallado, debe dar respuesta a los problemas vigentes y actuales en el proceso de información interna, es válido resaltar que estos cambios futuros no deben ser bruscos y radicales sino que deben ser a partir de acciones sistemáticas y conscientes de cada uno de los miembros de la institución.

RECOMENDACIONES

De esta forma recomendamos:

• Continuar profundizando en el tema que es considerado de vital importancia para la excelencia en el desempeño laboral.
• Generalizar el uso de las bibliotecas personales digitalizadas o bibliotecas virtuales.
• Crear habilidades y potencializar las ya existentes para transmitir las tecnologías intangibles.
• Optimizar el uso de la Intranet.
• Utilizar por cada uno de los centros de estudio y departamentos una página de información interactiva que permita el acceso de información para quién lo requiera y auxiliarse de los estudiantes de alto aprovechamiento de las carreras a fines.
• Crear la información de forma tal que llegue de la mejor forma.

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Autora:

Lic. Yairín Arteaga Prado.

Lic. Contabilidad y Finanzas

Centro de Estudios de Gerencia y Turismo. Facultad de Economía. Universidad de Pinar del Río.