Indice
3. Procedimientos de Auditoría
4. Valores, Otras Inversiones y su Rendimiento
El estudio que se hará a continuación tendrá como finalidad dar una visión más amplia y clara sobre los programas de auditoría, en este caso más especialmente sobre Efectivo, valores y títulos negociables. Iniciando por la auditoría de caja y Bancos, esto es, del examen de los cobros y desembolsos (operaciones en efectivo) y del efectivo disponible y en depósito (saldos de caja y bancos). Se observará que se ocupa fundamentalmente de los procedimientos de auditoría para la verificación de la adecuación y validez de las operaciones en efectivo y los saldos de caja y Banco resultantes. Excepto cuando sea necesario, no se estudiará el efecto de las operaciones en Efectivo sobre otras cuentas. En forma general se estará enfocando hacia una organización comercial cuyos ingresos provienen de las ventas, pero también se puede aplicar con carácter general a cualquier tipo de empresa, incluyendo aquellas sin ánimo de lucro.
Igualmente, en el desarrollo de este objetivo se encontrarán la auditoría de valores, otras inversiones y su rendimiento del cual se podrá notar que es el grupo más importante de inversiones, desde el punto de vista del auditor consiste en acciones y bonos, porque se encuentran más frecuentemente, y generalmente son de valor monetario más grande que otras clases de inversiones. Los certificados de depósito bancario, el papel comercial emitido por las sociedades anónimas y el valor de rescate de las pólizas de seguros son otros tipos de inversión que a menudo se encuentra.
Se espera que este trabajo cumpla con su finalidad de ampliar conocimientos en cuanto a la Auditoría, específicamente del Efectivo, valores y Títulos negociables.
Es importante conocer y comprender las siguientes cuentas de caja y bancos, ya que el enfoque de auditoria difiere de una a otra:
1. Cuenta General de Efectivo: Es la cuenta bancaria en la mayoría de las organizaciones a través depósitos y desembolsos para todas las demás cuentas de bancos se suelen efectuar a través de la cuenta general.
2. Cuenta Bancaria de Fondo Fijo: En muchas empresas, se mantiene una cuenta de nómina con un saldo fijo como, por ejemplo, Bs. 500.000,00 en una cuenta bancaria separada. Los únicos depósitos que se efectúan en esta cuenta son el importe líquido a percibir por los empleados, de forma periódica, y los únicos desembolsos son los cheques de pago, a los mismos. Una cuenta fija puede mejorar los controles internos y reducir también el tiempo necesario para conciliar las cuentas bancarias.
3. Fondo fijo de caja chica: Es un fondo disponible en efectivo que se emplea para compras de poco valor que se pagan con mayor eficacia y comodidad al contado que mediante cheque. Normalmente el fondo de caja chica es fijo, manteniendo una cantidad mínima, por ejemplo de Bs.25.000,00 que se reembolsa periódicamente.
Objetivos del Auditor.
Los objetivos del auditor variarán dependiendo de su papel y de la finalidad del examen, el auditor ajustará el alcance de las transacciones de las que él se ocupará personalmente. También se establecerán los procedimientos específicos de auditoria y la profundidad y oportunidad de su aplicación.
El objetivo del auditor independiente que efectúa una auditoria de caja y bancos es determinar con un cierto grado de seguridad que las operaciones al contado y los saldos de bancos son adecuados y válidos. Esto deberá ser consistente con el objetivo global del examen, esto es, la emisión de su opinión sobre los estados financieros. El auditor debe obtener la evidencia suficiente como para evaluar si los saldos de caja y bancos, tal y como aparecen en el balance de situación, reflejan debidamente todas las partidas de efectivo y equivalentes en efectivo disponibles, en curso, o en depósito, con terceros, y que los saldos de caja y bancos reflejan una división correcta entre cobros y desembolsos. El efectivo debe aparecer debidamente clasificado en los estados financieros y debe informarse suficientemente de los fondos retenidos o comprometidos y del efectivo no disponible para su reintegro (depósitos permanentes, certificados de depósito a largo plazo, etc.).
Un factor clave en el desarrollo de un programa eficaz de auditoria del efectivo consiste en establecer una correspondencia entre los procedimientos de auditoria propuestos y los objetivos que se espera obtener mediante ellos.
El objetivo que persigue el auditor interno es determinar con un cierto grado de seguridad la adecuación y validez de dichas operaciones, lo que es consistente con su papel como pieza importante de los controles de dirección de una organización.
El objetivo del auditor del gobierno serán determinar con un cierto grado de seguridad la adecuación y validez de las operaciones y cuentas de caja y bancos, manteniendo una coherencia con su papel, ya se trate de una agencia independiente o de una rama de dirección de una agencia.
Habitualmente la auditoria de caja y bancos estudia fundamentalmente la adecuación y validez de las operaciones y saldos. Puesto que la adecuación y validez de estos elementos describe la situación que se produce cuando no existen errores o irregularidades, puede decirse que la auditoria de caja y bancos se ocupa fundamentalmente de los posibles errores e irregularidades. Por lo tanto, resultaría útil su posible clasificación a la hora de considerar las posibilidades de control interno y los procedimientos de auditoria.
Los errores considera que se producen sin intención, mientras que las irregularidades se producen intencionadamente. Puesto que es más difícil prevenir o detectar las irregularidades que los errores, la consideración del control interno y de los procedimientos de auditoria para determinar que posibles irregularidades pueden producirse afecta también a los errores.
Las posibles irregularidades que afectan a las operaciones de caja y bancos y a sus saldos pueden clasificarse, desde el punto de vista de su ejecución, de la siguiente forma:
Desfalcos:
· Interceptación: efectuar cobros antes de que éstos se registran (por ejemplo, ventas al contado o cobros de cuentas a cobrar no registrados).
· Sustracciones hacerse con una cantidad en efectivo después de haberla registrado (por ejemplo, apoderarse de una cantidad de los cobros registrados pero no depositados, de fondos fijos o cuentas bancarias).
· Desviaciones hace que un desembolso que en principio es legítimo se desvíe de su destino correspondiente.
Distorsiones: modificación de los estados financieros sin obtener ningún activo.
Las irregularidades en las operaciones de caja y bancos y en sus saldos pueden clasificarse también según las posibilidades de encubrimiento y la situación resultante de los registros correspondientes, de la siguiente forma:
Descubiertas o abiertas: Los recuentos o conciliaciones son inferiores a las cifras registradas.
Encubiertas:
· Temporales: los recuentos o conciliaciones han sido sobrevalorados para hacer que coincidan con las cifras registradas.
· Permanentes: las cantidades no se han registrado o se han reducido una vez registradas.
El encubrimiento "temporal " y "permanente", se refiere a la frecuencia de la acción necesaria para intentar llevar a cabo el encubrimiento. Para que se dé un encubrimiento permanente, es necesario una acción única, mientras que para que se dé el encubrimiento temporal se ha de repetir cada vez que se lleve a cabo la conciliación de las cuentas bancarias u otro tipo de conciliación entre las cifras registradas y los activos reales.
Las interceptaciones dan como resultado un encubrimiento permanente en lo que a operaciones de caja y bancos y sus saldos se refiere, ya que no se registran las cantidades percibidas, Si los efectivos no registrados fueron recibidos como un pago por algún otro activo por el cual la contabilidad fue previamente bien registrada, la interceptación resulta en un déficit de la otra cuenta de activo, la que a su vez puede volver a mostrar o a esconder la situación anteriormente mencionada. Un ejemplo común de esta situación es la interceptación y subsiguiente encubrimiento en cadena de recaudación sobre cuentas por cobrar. Si el efectivo no registrado corresponde a ventas y otros ingresos para los cuales no hubo registro de contabilidad, el encubrimiento permanente conlleva a una infravaloración de tales cuentas de ingresos o beneficios.
Las sustracciones implican una disposición indebida de una cantidad que ha sido registrada. Esta disposición puede registrarse o no. Si no se hace, aparecerá una deficiencia, que podrá mantenerse descubierta o encubierta temporalmente mediante una sobrevaloración en los recuentos de efectivo o en las conciliaciones de las cuentas bancarias. Si se registra la disposición de la cantidad, ésta será reducida y existirá un encubrimiento permanente. El registro puede llevarse a cabo directamente, mediante un asiento que aparente o dé a entender un desembolso correcto , o indirectamente, reduciendo la cantidad registrada mediante la falsificación de los registros totales, anotaciones o saldos correspondientes.
Las desviaciones dan como resultado un encubrimiento permanente en lo que al registro de las operaciones de caja y bancos se refiere, ya que se registra el desembolso. Sin embargo, dan como resultado una infravaloración del pasivo que puede ser abierta o temporalmente encubierta.
El estudio del control interno de los saldos de caja y bancos y de sus operaciones se centrar en el tratamiento y custodia de los fondos (incluyendo los reintegros o egresos de cuentas bancarias), preparación, sumas y subtotales y anotación de asientos y de los controles ejercidos sobre todas estas funciones mediante una observación, comprobación o verificación independientes.
El estudio preliminar del control interno debe incluir una examen meticuloso con los empleados responsables y una referencia a los organigramas, manuales de procedimientos, hojas de especificaciones de trabajo y fuentes similares de información. El estudio podría incluir la inspección de documentos, observación de procedimientos y pasos similares y de esta forma, en cierta medida, cualquier resultado obtenido en las pruebas de auditoria llevadas a cabo durante el estudio preliminar, sin embargo, no siempre es éste el caso y pueden hacerse las pruebas de auditoria totalmente aparte del estudio preliminar del control interno.
El estudio preliminar debería reflejar el mejor juicio hecho por el auditor de la eficacia potencial de estos procedimientos y, en consecuencia, este debería estudiar el posible efecto de cualquier aparente falta de agudeza mental, competencia, independencia o integridad de los empleados y el posible efecto de cualquier cambio de los procedimientos o funciones, incluyendo los cambios temporales durante las horas de las comidas, vacaciones, períodos de enfermedad y circunstancias similares.
Debe considerarse también la situación financiera y otros aspectos de la organización. En una organización próspera de crecimiento rápido, puede que la dirección no estime necesario o no tenga capacidad para ampliar la planilla con el de satisfacer las exigencias cada vez más fuertes a que se somete a sus empleados. Una organización en una situación financiera menos sólida podría ser tentada por falsos métodos de ahorro de costos eliminando o simplificando los controles fundamentales.
Los controles internos sobre las operaciones de caja y bancos y sus saldos deben evaluarse según su potencial para prevenir o detectar los posibles errores o irregularidades.
Registros y Funciones
Los "registros iniciales" son los primeros preparados por la organización o sus agentes que se utilizan directamente o, mediante registros intermedios, que constituyen la base de un asiento en el Mayor General. Tales registros iniciales copias de documentos (como duplicaciones de cheques), cintas (como las cintas de caja registradora) u otras listas, Los "registros finales" son los asientos de Diario u otras fuentes que sirven de medios de anotación en el Mayor General. Los "registros intermedios" son todos los efectuados, en forma detallada y resumida, entre los registros respectivos se preparan manualmente o mediante ordenador.
Estas distinciones son significativas por dos razones: Primero, los objetivos y requisitos de control interno difieren en cierto modo entre los registros iniciales y los posteriores. En segundo lugar, los procedimientos y la separación de responsabilidades pueden permitir un control satisfactorio sobre algunos de los registros, pero no sobre otros y deberían detectarse cualesquiera de estas diferencias al evaluar los controles y relacionarlos con los procedimientos de auditoria que se han de aplicar.
Al estudiar la asignación de funciones a los empleados, es necesario incluir a todas personas que pueden modificar, insertar o suprimir datos en el proceso de realización de la función estudiada. Las personas que preparan o anotan los asientos deberían incluir no solamente a aquellos que registran los asientos directamente , sino también aquellos que lo hacen de forma indirecta preparando o manipulando tales documentos u otro material a partir del cual se obtengan los asientos. Entre las personas que preparan, calculan los totales o registran los asientos deberían incluirse a aquellas que
programan u operan los ordenadores para estos fines. Entre las personas que preparan, calculan totales, registran asientos o tramitan cobros, cheques firmados o documentos deberían incluirse solo a aquellas que lo hacen en el curso normal de sus obligaciones y sus inmediatos superiores.
Cobros
Los cobros son susceptibles de errores no intencionados y de interceptación o sustracción. Indudablemente, no todo el que tramita cobros esta capacitado para cometer cualquier tipo de irregularidad, Esta posibilidad puede reducirse de forma diferente mediante los siguientes procedimientos;
Recomendación a los clientes para que envíen todas las remesas, giros o letras de cambio directamente a un buzón cerrado bajo control del banco depositado.
Envío de instrucciones a los bancos depositarios por escrito para que no efectúen el reintegro o egreso de ningún cheque a pagar a la organización.
Endosado inmediato de todos los cheques recibidos. "Sólo para ingreso en cuentas" en los haberes de la organización.
Depósito de los cobros diarios de forma intacta antes de que se pueda disponer de los del día siguiente.
Aparte de los procedimientos anteriores u otros diseñados para impedir irregularidades, las restantes posibilidades de control interno del efectivo se centran necesariamente en la limitación de las posibilidades de encubrimiento. Esto a su vez, pretende básicamente crear y mantener los registros contables y comparar la cantidad real de efectivo disponible con la registrada a intervalos oportunos.
Dado que las interceptaciones se refieren a cobros no registrados, el objetivo obvio del control interno sobre este riesgo es asegurar un registro inmediato de todos los cobros. El grado de viabilidad de este procedimiento depende de la naturaleza de los mismos y de una variedad de circunstancias; en consecuencia; en este capítulo se explican únicamente algunos conceptos generales y distinciones a este respecto.
Donde la naturaleza de los cobros sea tal que su registro puede efectuarse prácticamente como un paso integral de la operación, este procedimiento representa el medio de control más directo contra las interceptaciones. Entre los ejemplos de este procedimiento se incluye el registro automático mediante dispositivos mecánicos cerrados con llave (como máquinas registradoras, molinetes, contadores, etc.) y la restricción física de acceso a las copias de impresos de cobro enviados directamente a los remitentes. El elemento común de control en estos ejemplos es que el registro se efectúa de forma simultánea al cobro y es observado por los remitentes.
En el caso en que el remitente no pueda observar el registro, existe una posibilidad de emplear un segundo medio contra la interceptación que consiste en una participación mutua en la apertura del correo o vaciado de los buzones de cobro, o contenedores similares, que no producen un registro automático, así como del registro inicial de tales cobros.
La tercera clase de control posible para impedir las interceptaciones depende de algún tipo de fuente independiente para determinar o estimar la contabilización de los cobros. Dentro de este tipo de control, existe una cierta gama de variaciones respecto a la puntualidad y eficacia.
Un ejemplo de esta posibilidad es la determinación de los cobros que son competencia de los agentes de ventas o vendedores de billetes, mediante inventarios de productos frecuentes o de billetes no vencidos. Otro ejemplo lo constituye la preparación independiente y el control de los cheques o facturas de ventas minoristas, por parte del personal de ventas, para predeterminar las cantidades que ha de cobrar el cajero. En estos dos ejemplos, las posibilidades son similares a las anteriormente expuestas porque la contabilización de los cobros puede efectuarse para días o períodos concretos.
Por el contrario, la contabilización de cobros de cuentas a cobrar registrados puede establecerse a partir de las tales registros, pero la contabilización diaria no es normalmente posible. En consecuencia, la eficacia de las cuentas a cobrar registradas como medio directo para establecer la contabilización de los cobros correspondientes se centra fundamentalmente en la posibilidad de encubrir las interceptaciones mediante la "manipulación de la cuenta de clientes" o mediante el abono de la misma por asientos que no constituyan partidas de efectivo.
En donde tenga lugar una "manipulación de la cuenta de clientes", se efectuará posteriormente un abono en las cuentas de aquellos clientes cuyas remesas hayan sido interceptados, mediante los cobros registrados a otros clientes. Esto da como resultado una especie de encubrimiento temporal, ya que la cantidad acumulada en tales interceptaciones en un momento dado, está representada por los errores en los saldos de las cuentas de uno o más clientes. El requisito más obvio para impedir la manipulación de los abonos en concepto de cobros de clientes es la separación de las funciones de manipulación del cobro antes del registro inicial y de anotación de los abonos en las cuentas de cobrar.
Los abonos indebidos no efectivos en las cuentas de clientes con el fin de lograr un encubrimiento permanente de las interceptaciones pueden registrarse mediante asientos de cobros en concepto de descuentos u otras deducciones concebidas a los clientes, o mediante otros asientos como previsiones o cancelaciones de saldos por parte de la empresa. En cualquier caso, el requisito más obvio de control es exigir la aprobación de los abonos por personas que no manipulan los cobros antes de su registro inicial.
Entre las ilustraciones adicionales de fuentes independientes que puedan justificar la contabilización en cobros se incluye una gran variedad de ratios y coeficientes o índices de resultados como las proyecciones de disponibilidades, volumen de ventas, ratio de beneficios brutos y la rotación de las cuentas a cobrar; contrates de alquiler, de explotación u otro tipo de contratos; los informes sobre equipos o eliminación de desperdicios; el interés fijado o los dividendos de valores bursátiles; los registros de afiliación a clubs u organizaciones similares; y los registros de asistencia o inscripción en las reuniones. Los requisitos de control interno y eficacia respecto a éstos y otras fuentes de información varia ampliamente según las circunstancias del caso concreto y, per lo tanto, en este capítulo no se incluye una exposición adicional.
Dado que las sustracciones de cobros se producen con posterioridad al registro inicial, cualquier persona que tramite los cobros posteriormente podrá cometer este tipo de irregularidad. Los procedimientos mencionados anteriormente constituyen unos impedimentos para la realización de sustracciones, así come de interceptaciones.
A no ser que se lleve a cabo un encubrimiento permanente de las sustracciones mediante una reducción de las cantidades registradas, la deficiencia de efectivo será descubierta o bien encubierta temporalmente mediante la falsificación de los recuentos de efectivo o de las conciliaciones de cuentas bancarias. Los procedimientos para controlar estas dos últimas posibilidades se exponen en la sección referente a los saldos de caja y bancos.
La reducción de las cantidades registradas en concepto de cobros puede llevarse a cabo falsificando la suma de los registros iniciales de cobros o la preparación, determinación de totales o anotación de los registros intermedios o finales de cobros o en el cálculo de los saldos de cuentas de caja o bancos del Mayor General. Deberían estudiarse otras posibilidades de reducción indebida de las cantidades registradas mediante asientos de Diario u otros asientos en tales cuentas pero las primeras quedan fuera del alcance de este capitulo. Un método para impedir la falsificación en cualquier etapa del proceso de resumen, que se ha descrito anteriormente, es asignar esta función a personas que no admitan cobros después de su registro inicial. Otro método consiste en exigir que los registros iniciales que no sean susceptibles de manipulación sean comparados en su totalidad con los depósitos diarios en las cuentas bancarias por alguna persona que no manipule los cobros registrados. Si se depositan de forma intacta los inicialmente registrados de forma puntual, podrá tenerse la seguridad de que no se ha producido ninguna sustracción.
Desembolsos
Las sustracciones mediante desembolsos las puede cometer cualquier persona que pueda extender cheques o solicitar efectivo. Puesto que generalmente se aplican las mismas consideraciones de control interno a ambos tipos de desembolsos y normalmente éstos últimos suelen representar una cantidad menor, la exposición en esta sección se centrará en los desembolsos mediante cheques.
Entre las personas que se consideran responsables para extender cheques por si mismas debería incluirse a los firmantes de cheques con una sola firma, los firmantes de cheques con dos firmas si los documentos justificativos no son examinados por ambas partes y a otras que sean delegadas para extender cheques sin la aprobación de ninguna otra persona. Entre estos últimos debería incluirse a las personas que preparan cheques si los documentos justificativos no son examinados por, al menos, un firmante de los mismos, a las que se encargan de la custodia de los sellos de firma necesarios y a las que manipulan los equipos de firmado sin control independiente sobre el número y detalles de los cheques firmados.
Se consideran procedimientos convenientes In restricción del acceso a cheques en blanco y la utilización de papel no falsificable para impedir la realización de sustracciones, aunque probablemente la eficacia de estos procedimientos es limitada.
Los cheques irregulares pueden registrarse o no. Si tales cheques están registrados, se vera reflejado en la reducción necesaria de las cifras registradas y se producirá un encubrimiento
En consecuencia, para protegerse contra este tipo de sustracción es necesario: 1) que nadie pueda extender cheques por sí solo; o 2) que alguien, que no esté capacitado para extender cheques por sí mismo, examine posteriormente los documentos justificativos. El primero de estos métodos pretende impedir la realización de tales sustracciones y el segundo su ocultación o encubrimiento.
Las personas que manipulan cheques firmados están en situación de desviar un cheque legítimo de su debido destino y hacer uso propio del mismo. Esta irregularidad haría necesaria generalmente una alteración del librado, una falsificación del endosado del librado seguido de un endosado del falsificador, pero la experiencia indica que el conocimiento de estos hechos no impide la perpetración de los mismos.
Dado que las desviaciones implican pagos destinados a proveedores legítimos, el resultado inmediato es una forma de encubrimiento temporal, ya que las cuentas a pagar superarán a las cifras correspondientes registradas y cabe esperar quejas por parte de los proveedores. En consecuencia, un encubrimiento permanente de las desviaciones requiere que el ejecutor o falsificador esté capacitado para efectuar los verdaderos pagos que se han de hacer al proveedor. De forma coincidente o dentro de un período razonable. Los pagos a los proveedores podrían hacerse mediante cheques duplicados, o posiblemente de fondos obtenidos por el ejecutor o falsificador mediante la obtención de la cantidad del cheque sobre valorado y el retenimiento del exceso. En este último caso, el exceso constituye una sustracción. Los cheques duplicados podrían estar justificados por copias de los documentos empleados para justificar los cheques desviados o mediante documentos no cancelados empleados para justificar otros cheques. El procedimiento más directo de control para impedir la perpetración de desviación es limitar la manipulación de cheques firmados a personas que nos participen en la preparación de recibos u otros documentos. Justificativos de los desembolsos. Entre los posibles controles para impedir el encubrimiento se incluye un examen de los cheques pagados para detectar evidencia de alteraciones o endosados irregulares y un examen de los documentos justificativos por parte de las personas que tengan funciones incompatibles.
Saldos de caja y bancos
Los objetivos del control interno sobre los saldos de caja y bancos son asegurarse de que la cantidad de efectivo real disponible: 1) coincide con la cifra registrada correspondiente a las operaciones efectuadas, y 2) es suficiente pero no excesivo para las necesidades de la organización. Este último objetivo es un aspecto de control administrativo que se expone más adelante en este mismo capítulo.
La cantidad disponible coincidirá, por supuesto, con la registrada si no se han producido errores o irregularidades en el registro de las operaciones. Indudablemente, el primer requisito para determinar si existe tal coincidencia es la realización de recuentos de efectivo y conciliaciones de cuentas bancarias con carácter periódico. Este procedimiento, por si solo, debería ser suficiente para desvelar los errores existentes, pero no para descubrir la irregularidades. Pare detectarlas es necesario que los recuentos y conciliaciones sean efectuados: 1) por personas que no están capacitadas pera perpetrar sustracciones o desvíos, como se ha expuesto anteriormente, y 2) de tal forma que permitan detectar cualquier encubrimiento temporal.
El encubrimiento temporal de deficiencias en los saldos de caja o bancos puede lograrse mediante: 1) la falsificación de los recuentos de efectivos o conciliaciones bancarias; 2) la inclusión de partidas no válidas en los recuentos de efectivo o depósitos bancarios; 3) la sustitución de partidas validas de otros fondos de la organización.
"La falsificación de recuentos de efectivo o conciliaciones bancarias", tal y como se utiliza en este capitulo, se refiere a un listado erróneo de las partidas recontadas, de los saldos que aparecen en los libros o extractos bancarios, cheques pendientes de pago u otras partidas de conciliación o un cómputo erróneo de la suma de los recuentos o conciliaciones. La preparación de los mismos por personas independiente, como se ha mencionado anteriormente, es el método más directo de control de este tipo encubrimiento. Las dos posibilidades restantes corresponderían a acciones llevadas a cubo por los encargados de custodiar los fondos cuyo recuento o conciliación se está llevando a cabo, y por lo tanto, deberían tenerle en cuenta las personas que realizan estas funciones.
"Las partidas no válidas" se refieren a cheques, comprobantes u otros documentos incorrectos o indebidamente incluidos en los recuentos de efectivo con el pretexto de mantenerlos para un depósito, cobro o reembolso posteriores, y a aquellos cheques indebidos que se han depositado, pero que cabe esperar que el banco los rechace. Los procedimientos para descubrir la inclusión de partidas no válidas en los recuentos de efectivo y conciliaciones bancarias incluyen el examen de los cheques, comprobantes o documentos similares incluidos en ellos, obteniendo una aprobación independiente de partidas cuestionables, depositando cheques bajo el control de la persona que efectúa el recuento e investigando los cheques depositados pero rechazados por los bancos, durante el período razonable con posterioridad al recuento de efectivo.
"La sustitución de las partidas válidas" se refiere a la utilización de depósito bancarios o cheques obtenidos de otros fondos de la organización para ocultar una deficiencia en el fondo cucho recuento o conciliación se está llevando a cabo. Entre las fuentes a partir de las que puede efectuarse tal sustitución se encuentran los cobros no depositados, fondos de explotación y cuentas bancarias. Un ejemplo corriente de sustituciones consiste en la utilización de los cobros de un día o días posteriores para efectuar un depósito bancario exigido por los cobros registrados de un día anterior. Otro ejemplo consiste en el depósito de un cheque en una cuenta bancaria o el cobro del mismo a otra, lo que corrientemente se denomina "recambio". El principal procedimiento de control para evitar la sustitución de los recuentos de efectivo constituye el recuento simultáneo de todos los fondos a partir de los cuales sería factible efectuar la sustitución, considerando la custodia y ubicación de los fondos respectivos. En lo que respecta a los cobros no depositados, requiere que se registren todas las cifras correspondientes a los cobros no depositados, requiere que se registren todas las cifras correspondientes a los cobros hasta el momento del recuento. La conciliación simultánea de todas las cuentas bancarias consiste también en un método de protección contra "recambio". Sin embargo, dado que este recambio también requiere un depósito no registrado en la cuenta bancaria a partir de la que se giró el chequeo sustituido, podría emplearse un procedimiento alternativo para evitar la sustitución que consiste en una comparación de los depósitos reales con los cobros registrados desde la fecha de la última conciliación de los demás cuentas bancarias.
Además de los errores e irregularidades anteriormente expuestos, los saldos de caja y bancos son también susceptibles de una forma de distorsión denominada "retoque de cuentas". Como se ha indicado anteriormente, esta práctica no implica la existencia de desfalcos, pero pretende mejorar la posición financiera aparente, el ratio del capital circulante o la relación entre los saldos de caja y otras, como las de cuentas a cobrar o a pagar. Puede lograrse "manteniendo abiertos los libros de contabilidad" de forma que se puede disponer del tiempo necesario para registrar los asientos debidos o mediante asientos incorrectos. El establecimiento de fechas puntuales de cierre de libros y los controles previamente mencionados para los recuentos de efectivo y las conciliaciones bancarias deben permitir detectar este tipo de distorsión; sin embargo, no es probable que se produzca si la dirección no da instrucciones evidentes para olvidar los procedimientos de control interno establecidos. En consecuencia, los auditores constituyen el factor disuasivo más eficaz de esta práctica.
3. Procedimientos de Auditoría
Cobros
Deberían verificarse los descuentos por pronto pago, rebajas y otras deducciones efectuadas cliente registradas en los asientos de cobros, examinando si los documentos justificativos han sido aprobados o presentan otros signos claros de validez.
Deberían verificarse las ventas al contado, efectuando una selección de las mismas a de los independientes disponibles (como los registros de ventas, entregas, envíos o registros puntuales de inventario) y compararlos posteriormente con los registros de cobros. Deberían verificarse los demás cobros verificarse los demás cobros (otros que no sean los cobros correspondientes a cuentas a cobrar y a ventas al contado) efectuando una selección a partir de cualquier fuente de información independiente disponible y comparándolos con los registros de cobros o con las cuentas relacionadas.
Debería verificarse la preparación de registros finales de cobros efectuando un seguimiento de las cantidades de los registros iniciales hasta los finales.
Deberían verificarse también las sumas y anotaciones de los asientos correspondientes a los cobros.
Desembolsos
Se deben verificar los asientos en los registros iniciales de desembolsos comparando las cantidades y otros detalles pertinentes con los cheques pagados y comprobando si tales cheques presentan rasgos inusuales, como librados múltiples, alteraciones, firmas no autorizadas o endosados cuestionables (especialmente aquellos que no hayan sido endosados directamente para su depósito en un banco).
Deben verificarse también los asientos en los registros iniciales de desembolsos mediante un examen de los documentos justificativos, a no ser que ya hayan sido examinados como parte de la auditoria de compras y cuentas a pagar. El examen de documentos justificativos debería comprobar la existencia de las pertinentes aprobaciones y de la propiedad de los pagos y distribuciones de cuentas.
Debe verificarse la preparación de los rasgos intermedio y final de desembolsos, efectuando un seguimiento de las cantidades desde los registros finales hasta los iniciales.
Deben verificarse los totales y las anotaciones de los registros de desembolsos.
Saldos de caja y bancos
La consideración de los procedimientos de; auditoría sobre saldos de caja y bancos incluye cuestiones como que tipo de fondos se han de auditar y cuando, así como de qué forma se ha de hacer.
Los saldos de caja y bancos suelen incluir un número de fondos de explotación, y a veces cuentas en bancos con saldos registrados relativamente pequeños. Tanto los auditores independientes como los otros deben considerar la importancia de tales saldos en relación con su respectivo papel y los objetivos de auditoría para determinar si requieren auditarse y con qué frecuencia se ha de efectuar.
Para el auditor independiente es preferible auditar los saldos importantes registrados, disponibles o en depósito, en una fecha tan cercana a la del balance de situación como sea posible, según las circunstancias, aunque en la mayoría de los casos coincide realmente con la fecha del balance de situación. Para los auditores internos y otros auditores la fecha de auditar los saldos de caja y bancos puede tener un importancia menor. En cualquier caso, debería efectuarse un examen simultáneo o procedimientos equivalentes, como ya se ha explicado, a las cuentas en las que podría darse un encubrimiento de una deficiencia importante mediante sustitución. De forma similar, debería efectuarse un examen simultáneo o aplicarse un procedimiento similar en la auditoría de valores bursátiles, cuentas a cobrar u otras cuentes de las que pudieran obtenerse fondos para la sustitución en los saldos de caja y bancos.
Los restantes párrafos de esta sección describen de forma general los procedimientos de auditoria que se han de aplicar a los saldos seleccionados, suponiendo que se efectúe un examen simultáneo si este es necesario, según las circunstancias.
Debe efectuarse un recuento y listado de los depósitos, cheques, comprobantes, etc., que afecten a los fondos fijos o a otros fondos de explotación o a cobros no depositados, según sea necesario para una investigación posterior.
Debe efectuarse un seguimiento de los cheques que se hayan especificado como cobros no depositados hasta los asientos de los registros iniciales de cobros, tal y como se encuentren en la fecha y momento del recuento.
Debería comprobarse la propiedad de los cheques cobrados y, si es necesario, deberían depositarse en el banco o ser aprobados por una persona responsable que no sea el encargado de custodiar los fondos.
Debería efectuarse un seguimiento de los cheques cargados a otras cuentas bancarias de la organización, relacionándolos con los registros de desembolsos correspondientes o, en el caso de un examen simultáneo, con la lista asociada de cheques pendientes.
Deberían examinarse los comprobantes de anticipos o gastos y cualquier otro documento incluido en el recuento de efectivo para comprobar si cuentan con la aprobación que se haya considerado necesaria en las circunstancias presentes. Si tales partidas representan una cantidad significativa, podría ser necesario registrarlas como desembolsos correspondientes al período de auditoría.
El auditor debe verificar independientemente las conciliaciones bancarias y obtener directamente confirmaciones de los saldos por parte de los bancos. Estas confirmaciones, aunque no constituyen una parte integral sin la auditoria de los saldos de Bancos, cubren normalmente asuntos adicionales, como las obligaciones directas y de contingencia, el colateral retenido, la fianza y otras relaciones con los bancos.
Se debe hacer una comparación de los depósitos reflejados en los estados bancarios con los cobros registrados durante un período suficiente, previo a la conciliación, para permitir que los cheques y transferencias no registradas en otras cuentas bancarias lleguen a ellos para efectuar su pago, previo a la fecha de la conciliación.
Deben cuadrarse los depósitos en tránsito mostrados en las conciliaciones con los cobros registrados antes de la fecha de conciliación y deben referenciarse a los abonos en los bancos en un plazo posterior prudente.
El auditor debe obtener directamente de los bancos los extractos bancarios y cheques pagados durante un período razonable después de la fecha de la conciliación. Deben examinarse los números y fechas de cheques y las fechas de endosado de los bancos en los cheques devueltos para determinar cuáles fueron examinados antes de la fecha de la conciliación y entonces comprobarlos. con la lista de cheques pendientes de la conciliación.
Cualquier otra partida en conciliación debe considerarse como inusual y, por lo tanto, se debe investigar íntegramente.
Desgloses
La clasificación de caja y bancos en el balance de situación incluye normalmente depósitos bancarios y cheques no depositados, libretas de ahorro, certificados de depósito y depósitos a la vista. Las partidas de libretas de ahorro y certificados de depósito deberían presentarse por separado, a no ser que las cantidades sean insignificativas, y los descubiertos bancarios deben incluirse como una partida de pasivo en lugar de deducir al activo. Además, debe hacerse distinción entre el efectivo disponible. para operaciones generales y el destinado a fines especiales.
Donde exista un acuerdo entre el banco y el cliente para mantener un saldo mínimo determinado, debería separarse este saldo restringido y describirse en una nota a los estados financieros.
A esto se le denomina saldo de compensación y la información referente al mismo debería tenerse mediante confirmaciones por parte del banco, lectura de las actas y examen del acuerdo sobre préstamos entre el banco y el cliente.
Controles administrativos
Los controles administrativos, tal y come se definen en las Declaraciones de Normas de Auditoría, Sección AU 320.27, incluyen, aunque no están limitados, al organigrama y a los procedimientos y registros relacionados con los procesos de decisión que llevan a la autorización de las operaciones por parte de la dirección. Tal autorización constituye una función de dirección asociada directamente con la responsabilidad de consecución de los objetivos de la organización y constituye el punto de partida para establecer el control contable de las operaciones.
El auditor interno no se ocupa fundamentalmente de los controles administrativos, ya que están relacionados de forma indirecta con los registros financieros y no es necesaria su evaluación. Sin embargo, si el auditor independiente cree que ciertos controles administrativos "pudiera tener una influencia importante sobre la fiabilidad de los registros financieros", debería plantearse la evaluación de los mismos.
Areas de control administrativo
En relación con la función de dar fe, el auditor independiente se ocupará más de los aspectos financieros de la empresa. Sin embargo, cuando lleve a cabo servicios para la dirección se ocupará generalmente de los aspectos operacionales, de forma similar al auditor interno.
A continuación se presentan ilustraciones de los controles administrativos sobre cada y bancos:
Proyecciones de necesidades en efectivo. Uno de los controles administrativos más importante sobre caja y bancos es la proyección de necesidades de efectivo correspondiente a cobros y desembolsos. Muchas empresas han podido mantener constantes las necesidades de efectivo, frecuentemente con aumentos del volumen de ventas, gracias a una planificación meticulosa del mismo. El auditor puede revisar los datos fundamentales y las estimaciones de deficiencias o excesos. Debe sugerir un cambio en la oportunidad de los cobras y desembolsos para reducir las necesidades de efectivo.
Evaluación de los riesgos. Aunque en general es conveniente mantener unos controles estrictos, a veces el control es demasiado costoso debido al riesgo. En lugar de mantener el control continuo, podría ser más razonable ampliar el trabajo de auditoria. En una oficina pequeña puede resultar difícil lograr una separación de responsabilidades óptima y podría ser necesario realizar trabajos de auditoria adicionales. Sin embargo, normalmente se pueden separar ciertas funciones importantes, como el firmado cheques y la conciliación de cuentas bancarias
Eficacia de procedimiento. El auditor, al efectuar la revisión de caja y bancos, debe estudiar la eficacia de los procedimientos. Con frecuencia pueden modernizarse los procedimientos y se puede reducir el costo, siendo efectivos todavía para los posibles riesgos. Por ejemplo, un aumento de la eficacia en el proceso de las remesas contribuirá a acelerar los depósitos bancarios. El auditor puede investigar si es necesario llevar a cabo una verificación de las facturas cuyo importe sea pequeño. El costo suele superar al posible ahorro. Para mantener un control estricto, las empresas que cuenten con numerosas instalaciones y filiales podrían efectuar todos los pagos en la oficina principal, incluso cuando se trate de facturas de poca monta. El procesamiento y preparativos comerciales extraordinarios pueden resultar costosos. El auditor puede revisar la operación y sugerir un costo mínimo para las facturas que se envíen a la oficina principal. Se ha mostrado que con tal mínimo de número de pagos puede quedar reducido en un 33 % y la oficina principal todavía controla el 98 % del importe de los pagos.
Confección de diagramas de flujo. Una técnica analítica que emplean los auditores frecuentemente es la confección de diagramas de flujo. Resulta especialmente inútil en la revisión de los controles internos existentes sobre los cobros y desembolsos. Resulta útil para representar las relaciones dentro de la empresa en forma de organigrama. Se trata también de una técnica básica de auditoría por ordenador.
Utilización de los fondos. El auditor debería conocer qué fondos no se utilizan. Por ejemplo, en una empresa con una cierta cantidad de instalaciones y filiales podría existir una cantidad sustanciosa en exceso en varias de las filiales. El auditor puede efectuar un cómputo de los desembolsos medios y determinar el número de semanas para las que se habría de disponer de efectivo en la filial concreta, donde pueda comprobarse que el fondo disponible es excesivo. Podría compararse el costo de mantener un saldo equivalente a la cantidad neta de nómina en la bancaria de nómina con el que supone el enviar telegráficamente los fondos el mismo día en que tiene lugar el pago. Algunos fondos especiales restrictivos, como los fondos entregados en derecho a terceros quizá no produzcan intereses. El auditor debería revisar los documentos pertinentes para asegurarse de que la cantidad íntegra retenida es actualmente necesaria. Quizá se hayan producido cambios que justifiquen una reducción de los fondos.
Aceleración del flujo de entrada de efectivo. La aceleración del flujo de entrada de efectivo o ingresos en metálico equivale a un aumento de la cantidad total de éste. Por lo tanto, el auditor debería conocer el método mediante el cual puede acelerarse dicho flujo. Por ejemplo, si se emplea un buzón con llave para las remesas, puede reducirse notablemente la cantidad "pendiente de pago", especialmente si la oficina central está situada en una ciudad y se dispone de un buzón con llave en otra. Otra forma para acelerar el flujo de efectivo es exigir a los clientes una facturación inmediata. Como parte de este procedimiento, el auditor puede determinar que todas las facturaciones se efectúan el día siguiente después de su envío. Los métodos de reducción de los niveles de inventario y niveles de cuentas a cobrar permiten acelerar también el flujo de entrada de efectivo.
Desaceleración del flujo de salida de efectivo. La cantidad de efectivo disponible puede maximizarse desacelerando el flujo de salida del mismo. los pagos a los vendedores pueden efectuarse el último día del periodo de descuento. El auditor puede determinar el periodo de máximo número cobros y sugerir a los vendedores que establezcan las fechas de pago coincidiendo con él.
Distribución de fondos. El audito puede presentar un cambio en la distribución de las cuentas bancarias después de revisar los diversos gastos de servicio. Por ejemplo, si se mantiene una cuenta de nómina en un banco y el fondo rotativo en otra, puede efectuarse un cargo de servicio a la cuenta nómina sin que produzca un interés en el saldo del fondo rotativo. Si ambas cuentas se mantienen en el mismo banco, puede existir una compensación y no efectuarse ningún cargo de servicio bancario.
Objetivos de los auditores en el examen de la caja.
En el examen de la caja, los objetivos principales de la auditoria son:
· Estudiar y evaluar los controles internos sobre las transacciones en efectivo.
· Determinar que la caja se presente razonablemente en los estados financieros del cliente.
Las pruebas de acatamiento de las transacciones por caja indica el grado en que los controles usados a tal propósito realmente funcionan en la práctica. Los resultados de estas pruebas proporcionan a los auditores las bases para evaluar la validez de las transacciones registradas por caja, la validez de los métodos usados en el manejo y registro del efectivo y la credibilidad general de los registros contables.
El segundo objetivo el de determinar lo razonablemente que se presenta la caja como parte de la posición financiera global del cliente es relativamente simple, porque la caja, a diferencia de otros activos, virtualmente no presenta problemas de valuación, Para justificar la cantidad de caja que se menciona en el balance general, los auditores llevarán a cabo las pruebas sustancias necesarias, tales como la de confirmación de las cantidades en depósito, comunicándose directamente con los bancos y contando la existencia en efectivo en la caja.
¿Cuánto tiempo dedicar a la auditoria de caja?
Los auditores ciertamente dedican una proporción bastante más grande de horas de auditoria a la caja de lo que se justifica por el importe relativo del efectivo que se presenta en el balance general.
Se invierte un tiempo considerable de auditoria en problemas de valorización en el trabajo sobre inventarios y cuentas por cobrar.
Otra razón que contribuye a una extensa auditoria de la caja es que el efectivo es el activo más líquido y ofrece la tentación más grande para el robo, el desfalco, y la malversación. El riesgo relativo es alto para los activos líquidos y los auditores tratan de hacer frente a las situaciones de alto riesgo con una investigación más detallada. En algunos trabajos de auditoria, el cliente puede tener razones específicas para sospechar de la existencia de fraudes de los empleados, y puede pedir a los auditores que pongan interés en el examen de las transacciones por caja.
Control interno de las transacciones por caja.
El departamento financiero, bajo la dirección de un tesorero, es generalmente responsable de la mayoría de las funciones que se relacionan con el manejo de la caja, Estas funciones incluyen; aprobación de crédito, manejo y depósito de ingresos a caja; firma de cheques, inversión del dinero ocioso: y custodia del efectivo, los valores cotizados y otros activos negociables. Además, el departamento financiero participa activamente en el proceso de pronosticar los requerimiento de efectivo, y hace arreglos de financiamiento a corto y largo plazo.
Los auditores independientes pueden sugerir cambios en los procedimientos operativos que reforzarán los controles sobre los ingresos a caja y los desembolsos de efectivo, sin incurrir en costos adicionales de operación.
Estas reglas universales para lograr el control interno sobre el efectivo pueden resumir como sigue:
1. No permita que un mismo empleado maneje una transacción desde el principio hasta el fin.
2. Separe el manejo de la caja del registro contable.
3. Centralice el recibo de dinero tanto como sea posible.
4. Registre inmediatamente los ingresos a caja.
5. Aliente a los clientes a que pidan recibos, y vigile los totales de registro de caja.
6. Deposite intactos todos los días los ingresos a caja.
7. Haga todos los pagos con cheques, con excepción de los gastos por caja chica.
8. Haga que las conciliaciones de las cuentas de bancos las realicen empleados que no sean responsables de la expedición de cheques o la custodia de efectivo.
Si la política de la compañía permite el pago de los gastos utilizando los ingresos en efectivo, se ocultan más fácilmente los desembolsos ficticios y la exageración de los pagos reales que cuando las obligaciones se pagan con cheques después de una comprobación adecuada. Cualquier retraso en el depósito de cheques aumenta el riesgo de que éstos resulten incobrables. Más aún, los ingresos no depositados representan fondos ociosos, los que no son un activo que produzca rendimientos.
Control interno sobre ventas en efectivo
El control sobre las ventas en efectivo es más fuerte cuando dos o más empleados (generalmente un empleado de ventas y un cajero) participan en cada transacción con un cliente.
Generalmente los teatros tienen un cajero que vende boletos prenumerados que recoge un portero cuando se admite a los clientes. Si los boletos o las fichas de venta están numerados en serie y se responde por todos los números, esta separación de responsabilidad en la transacción es un medio efectivo para evitar el fraude.
Control interno sobre los cobros al cliente
En muchos negocios fabriles de ventas al mayoreo, los ingresos pro caja consisten principalmente en cheques que se reciben por correo. Esta situación ofrece poca oportunidad para el desfalco, menos que al empleado se le permita recibir y depositar estos cheques y además registrar los créditos a las cuentas de los clientes. En supuesto, los controles que realmente se usan variarán de un cliente a otro.
Control interno sobre los desembolsos en efectivo.
Para presentar el problema en términos positivos, todos los pagos deberán hacerse por medio de cheques, excepto los pagos por partidas menores que se hacen con fondos de caja chica. Aun cuando la emisión de cheques es en cierto modo más costosa que el pago en efectivo, la ventaja que se tiene por el uso de cheques generalmente justifica el gasto implicado. La ventaja principal es obtener un recibo del beneficiario en la forma de un endoso en el cheque. Otras ventajas incluyen:
· La centralización de la facultad de pagar en manos de pocos funcionarios designados, únicamente las personas autorizadas para firmar cheques.
· Un registro permanente de desembolso.
· Una reducción en la cantidad de dinero en efectivo en caja.
Aspectos de control de los fondos de caja chica.
Un sistema de fondo fijo de caja chica requiere que los cheques que se expidan periódicamente para reponer el fondo estén de acuerdo con la cantidad de desembolsos del fondo. En consecuencia, el fondo fijo de caja chica permanece con un saldo fijo.
Control Interno sobre las Sucursales.
Las compañías que operan sucursales en las que los gerentes de sucursal no están sujetos a una supervisión directa deben cuidar especialmente el mantenimiento de un fuerte control interno. Un dispositivo de protección es la apertura de una cuenta de banco "en un solo sentido" en la cual se depositan intactos los ingresos diarios por el gerente de la sucursal. Sin embargo, el gerente de la sucursal no está autorizado para escribir cheques con cargo a esta cuenta; solamente la oficina matriz puede hacer retiros, y al banco se le dan instrucciones de que envíe los estados de cuenta y los cheques pagados directamente a la oficina matriz. La oficina matriz hace traspasos frecuentes de esta cuenta de banco a su cuenta general, a fin de que el saldo de la cuenta de la sucursal se conserve muy bajo.
Se logra un control aún mejor sobre los ingresos de la sucursal, por el sistema de caja con cerradura, en la que los clientes de la sucursal envían sus remesas a una caja de oficina postal controlada por el banco. El banco registra y procesa las remesas, e informa periódicamente de los cobros a la oficina matriz.
Puede llevarse una cuenta bancaria por separado operada por el sistema de fondo fijo por la sucursal, para sus desembolsos. A medida que esta cuenta se agota el gerente de la sucursal envía una lista de los desembolsos a la oficina matriz, con una solicitud para su reabastecimiento. La casa matriz y no el gerente de la sucursal, es la que está autorizada para hacer depósitos en esta cuenta. Los estados de la cuenta del banco y los cheques pagados se envían a la casa matriz para conciliación. Una variación de este procedimiento para el control de los desembolsos requiere que el gerente de la sucursal prepare cada cheque por duplicado, para enviar inmediatamente la copia al carbón a la oficina matriz. Los cheques están numeradas en serie, y la oficina matriz toma en cuenta todos los números de la serie.
El control interno y la computadora
El procedimiento de las transacciones en efectivo por computadora puede contribuir substancialmente a un fuerte control interno sobre la caja. Como se comentó anteriormente, el control sobre las ventas en efectivo puede reforzarse por el uso de terminales de registro en línea. Los aviso de remesa, o los listados en el cuarto de correo con los pagos de los clientes pueden perforarse para procesarse por computadora.
Papeles de trabajo para la auditoría de la caja
Los papeles de trabajo que comprueben las pruebas de acatamiento de las transacciones por caja, y una evaluación del control interno para la caja. Otros papeles de trabajo para la caja incluyen una hoja de agrupamiento, arqueos de caja, confirmaciones bancarias, confirmaciones de saldos de compensación, conciliaciones bancarias, listas de cheques en circulación, listas de cheques investigados, las conclusiones escritas de los auditores respecto a la fuerza del control interno, recomendaciones al cliente para mejorar el control interno.
Programa de Auditoria para la Caja
· Estudio y evaluación del control interno para la caja.
· Pruebas sustantivas de las transacciones y saldos de caja.
4. Valores, Otras Inversiones y su Rendimiento
Las empresas comerciales hacen inversiones en valores por muy variadas razones. Y el efectivo que se requiere en los períodos activos de las operaciones estaría ocioso e improductivo si no estuviera invertido durante la estación floja. La inversión temporal de dinero ocioso en tipos selectos de valores cotizados es un elemento de buena administración financiera. Tales posesiones se ven como una reserva secundaria de caja, susceptibles se ven como una reserva secundaria de caja, susceptible de convertirse rápidamente en efectivo en cualquier momento, a la vez que produce una tasa de rendimiento modesta pero constante.
Objetivos de los auditores al examinar los valores
En el examen de las inversiones en valores los auditores tratan de determinar si existe un control interno adecuado sobre los valores y sobre el rendimiento de dichas inversiones. Otros objetivos incluyen el determinar que los valores realmente existen y que son propiedad del cliente, que están valorizados razonablemente de acuerdo con los principios de contabilidad generalmente aceptados, y que están adecuadamente clasificados en el balance general.
El control interno sobre los valores
En virtud de que la mayoría de los valores son fácilmente negociables el problema de la protección física tiene una importancia similiar a la salvaguarda de la caja y de las cuentas por cobrar. La revisión del control interno por parte de los auditores indicará el grado y la dirección del trabajo de auditoría que se requiera en un trabajo en particular.
1. Separación de obligaciones entre el ejecutivo que autoriza la compra y la venta de valores, el encargado de la custodia de los valores, y la persona que lleve el registro de las inversiones.
2. Registros complejos y detallados de todos los valores que se poseen, y el rendimiento respectivo en intereses y dividendos.
3. Autorización de todas las transacciones de compra y venta por funcionario responsables.
4. Registro de los valores a nombre de la compañía.
5. Inspección física periódica de valores por un auditor interno o un funcionario que no tenga responsabilidad en cuanto a la autorización, custodia o registro contable de las inversiones.
Papeles de trabajo de la auditoria para valores
Es raro que se requieran hojas de agrupamiento para los valores porque una sola cuenta de mayor, apoyada por registros auxiliares, es generalmente suficiente para cada clasificación de valores en el balance general.
Programa de auditoria para valores
Los procedimientos más apropiados para una auditoria en particular dependen de los estudios de los auditores y de la evaluación del control interno sobre los valores, así como sobre otros aspectos del trabajo. Por ejemplo, si el compromiso incluye la preparación de la declaración del impuesto del cliente, se tendrán que reunir ciertos informes relativos a las transacciones con valores que para los propósitos de la auditoria pueden no ser esenciales.
Otras Inversiones.
Un Certificado de depósito de un banco es un recibo que da un banco por un depósito de fondos durante un tiempo específico, Generalmente los certificados de depósito son negociables, y ganan una tasa de interés mayor que las cuentas de ahorro bancarias comunes.
Si el cliente tiene un certificado en exceso de la cantidad asegurada, emitido por un banco que tiene problemas financieros, los auditores deben considerar la posible necesidad de una reserva por pérdida en el certificado.
El término papel comercial describe los pagarés no asegurados emitidos por sociedades por período generalmente menores de un año. Los auditores deberán inspeccionar los papeles comerciales del cliente y confirmarlos con los emisores. Si los auditores deberán inspeccionar los papeles comerciales del cliente y confirmarlos con los emisores. Si los auditores tienen alguna duda respecto a la recuperabilidad del papel comercial, deberán investigar situación financiera del emisor.
Presentación de otras inversiones en el balance general
Como se dijo en el Capítulo 11, certificados de depósito que tienen importancia en cuanto a su cantidad se presentan por separado en la sección del activo circulante del balance general. El papel comercial también puede presentarse como una cuenta de activo por separado, o puede combinarse con la de valores cotizados que se incluyen como activo circulante.
Certificado de Depósito: Un recibo emitido por un banco por un depósito de fondos durante un tiempo específico.
Papel Comercial: Pagarés a corto plazo no garantizado emitidos por muchas de las grandes por período de un año o menos.
Solicitud de Confirmación: Valores Una carta preparada por un cliente, dirigida a un corredor, banco u otro tenedor de valores propiedad del cliente, solicitando al tenedor que responda directamente a los auditores independientes dándoles una información completa de los valores y el propósito para el que los guarda.
Luego del anterior estudio se logró conocer entre los aspectos más resaltantes que las distorsiones que se suelen presentar pueden estar relacionadas con el momento del registro de asientos legítimos o con el de los incorrectos. Del análisis previos se desprende que los procedimientos de control interno y de auditoría relacionados con las operaciones de caja y bancos se ocupan de la posibilidad de mantener unos registros de caja y bancos, mientras que el control interno sobre los saldos se ocupa de determinar que la cantidad real del efectivo disponible en caja y bancos se ajusta a la registrada. Igualmente se expusieron las posibilidades de perpetrar y encubrir las irregularidades que afectan a los cobros, desembolsos, saldos de caja y bancos y a los procedimientos de control interno asociados.
El análisis precedente de las posibilidades de errores e irregularidades ha pretendido poner de manifiesto los propósitos de los procedimientos de auditoría que se cometieron y el análisis correspondiente de los requisitos de control interno pretendía servir de guía para conocer el grado de su aplicación.
En cuanto a la Auditoría de valores y títulos negociables se observó que la administración también puede decidir conservar algunas inversiones en valores cotizados sobre una base semipermanente. El tiempo que se retienen estas inversiones puede quedar determinado por la tendencia de los mercados de valores y por la situación del impuesto sobre la renta de la compañía, así como por las necesidades del Efectivo. Las inversiones en valores pueden efectuarse también con el propósito de conservar el control o la influencia sobre compañías afiliadas.
Aún cuando la inversión en acciones comunes es el medio básico para conservar el control sobre las subsidiarias, los auditores encuentran a encuentran a menudo que se conceden créditos entre las compañías afiliadas por medio de la adquisición de bonos o pagarés.
- Auditoria
- Tomo II
- Control Interno
- Áreas Específicas de Implantación
- Procedimientos y Control
- Edición 1997
- Edición Especial para Cultural, S.A.
- Enciclopedia de la Auditoría
- Océano Centrum
- Principios de Auditoría
- Walter B. Meigs
- E. John Larsen y Robert F. Meigs
- 2da. Edición
Autor:
Suárez Galviz, Keyla
Edad: 27 años
T.S.U. en Contaduría
Estudiante de Postgrado en Gerencia Tributaria
Cursos de: Auditoria Interna
Ajuste por Inflación
Gerencia, Mercadeo y Finanzas
Impuesto sobre la Renta